OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ 1 20.5.2014 ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA 2013 1. Kokoonpano: Oulunkaaren kuntayhtymän tarkastuslautakunnan kokoonpano vuonna 2013: Jäsen Henkilökohtainen varajäsen Huovinen Pertti, puheenjohtaja (Ii) Kalliorinne Hilkka Ylitalo Paula, varapj (Pudasjärvi) Turpeinen Alpo Heikkilä Marja-Leena (Simo) Vakkala Lauri Juntunen Risto (Utajärvi) Valtanen Anna Liisa Moilanen Helmi (Vaala) Söderqvist Max Yhtymävaltuusto myönsi 18.12.2013 34 Helmi Moilaselle eron tarkastuslautakunnan jäsenyydestä. Samalla Max Söderqvist valittiin tarkastuslautakunnan jäseneksi ja hänen varajäsenekseen Annikki Söderqvist. Toimintavuosi 2013 oli nykyisen tarkastuslautakunnan ensimmäinen. Perussopimuksen mukaisesti tarkastuslautakunnassa on jäsen ja henkilökohtainen varajäsen jokaisesta jäsenkunnasta. Vuoden 2013 arviointiin on varajäsenenä osallistunut Anna-Liisa Valtanen. Vuoden 2013 arviointia varten tarkastuslautakunta kokoontui 5 kertaa, joista 20.5.2014 oli arviointikertomuksen laatimiskokous. Yksi kokouksista pidettiin Pudasjärven kaupungintalolla ja muut Iin Micropoliksessa. Pääsiallisena tarkastusteemana ovat olleet perhepalvelut. Tarkastuslautakunnan sihteerinä on toiminut Marja Taskinen. Pudasjärvellä pidetyssä kokouksessa sihteerinä oli Vuokko Loukusa. Tilintarkastuspalvelut on hankittu vuodeksi 2013 laaditulla tilapäisellä sopimuksella BDO Audiator Oy:ltä, koska yhtymävaltuuston 29.5.2013 18 tekemään valintapäätökseen on haettu muutosta. Vastuunalaisena tilintarkastajana on toiminut JHTT, HTM Simo Paakkola. 2. Tarkastuslautakunnan tehtävät ja tehtävien toteutus vuonna 2013 Tarkastuslautakunnan tehtävänä on kuntalain 71 ja 75 :n mukaan valmistella valtuustolle hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kuntayhtymässä toteutuneet valmistella tilintarkastuskertomuksen käsittely valtuustolle
OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ 2 hankittava asianomaisen selvitys ja hallituksen lausunto tilintarkastuskertomuksessa tehdystä muistutuksesta. Sen lisäksi mitä kuntalain 71 ja 75 :ssä säädetään, tarkastuslautakunnan tehtäviin kuuluu kuntayhtymän hallintosäännön 57 :n mukaan 1) seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi, 2) huolehdittava siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa, sekä 3) tehtävä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. on tehnyt koko valtuustokautta kattavan arviointisuunnitelman, jota on täsmennetty vuoden 2013 työohjelmalla. Tarkastuslautakunnan tehtäväkuva laajeni oleellisesti edellisellä valtuustokaudella. Vuonna 2010 kuntayhtymä muuttui perinteisestä kehittämis- ja projektiorganisaatiosta sosiaali- ja terveyspalveluita tuottavaksi ja ostavaksi kuntayhtymäksi. Elinkeinojen kehittäminen on säilynyt kuntayhtymän toimialana ja tarkastuslautakunnan käsityksen mukaan vahvistunut aikaisemmista vuosista. Arviointivuoden aikana tarkastuslautakunta pyrki saamaan kokonaiskuvan kuntayhtymän eri palveluista ja palvelualueista. Kuntayhtymään tulleet uudet johtohenkilöt on pyritty saamaan esittäytymään lautakunnalle. TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTI 1. Kuntayhtymän toimintasuunnitelman pääpainoalueet Vuosi 2013 oli kuntayhtymän nykyisen toiminnan neljäs vuosi. Sosiaali- ja terveyspalvelut ovat vakiinnuttaneet toteutusmuotonsa ja henkilöstöresurssit on pääsääntöisesti kohdennettu toimiviksi palvelualueiksi ja palveluyksiköiksi. Yhtymävaltuuston hyväksymässä suunnitelmassa tilikaudella 2013 kuntayhtymän toiminnot on jaettu: kuntayhtymän hallinto elinkeinojen kehittäminen seudullinen kuntapalvelutoimisto sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämiskeskus sosiaali- ja terveyspalvelutuotanto. 2. Tavoitteiden toteutuminen ja niiden arviointi Strategiset tavoitteet olivat Asiakaslähtöiset palvelut osaaminen ja hyvinvointi tasapainoinen talous alueellinen vaikuttavuus.
OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ 3 Tarkastuslautakunnan arvio strategisten tavoitteiden toteutumisesta Strategiset tavoitteet ovat pitkäkestoisia malleja, joiden toteuttaminen tapahtuu usean vuoden aikana. Tavoitteiden kriittisille menestystekijöille on määritelty toimenpiteet, mittarit. Hallitus on antanut oman arvionsa toteuttamisesta ja onnistumisesta. Mittareiden toteutumisen onnistumista on kehitetty. Raportoinnissa hyödynnetään liikennevalosymboliikkaa. Ensimmäinen tavoite: asiakaslähtöiset palvelut. Vuoden 2013 painospisteet ovat olleet: Palveluiden saatavuus Palveluiden laatu, toimivat ja läpileikkaavat prosessit Asiakkaan osallistuminen Jäsenkuntien ja luottamushenkilöiden ohjaus palveluiden kehittämisessä. Tavoitteena on ollut, että palvelut tuotetaan aidosti asiakaslähtöisesti. Innovatiivisia sekä kustannustehokkaita, vaikuttavia ja tarkoituksenmukaisia toimintatapoja hyödynnetään organisaation joka tasolla. Omahoito-palvelussa oli vuoden lopussa rekisteröityneitä käyttäjiä 2576. Käytetyin palvelu oli ereseptin uusiminen. Sähköisten palvelujen kehittämiseen on osoitettu resursseja. Kehitys on tältä osin myönteistä mutta tarkastuslautakunta kantaa huolta siitä, että myös tietotekniikkaa taitamattomien palvelujen saanti tulee turvata niin, että esimerkiksi vanhusväestö ei syrjäydy palvelujen käytöstä. Kommentit: Oulunkaaren perhe-, vanhus- ja terveyspalveluissa sähköisten palveluiden kehittämisessä huomioidaan tarkastuslautakunnan huoli. Kehittämistyötä ohjaavina lähtökohtina pidetään lakeihin kirjattuja ohjeita. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista määrittää 3 :ssä oikeudesta saada hoitoa ilman syrjintää. Samoin potilaslain 6 :n mukaan potilaalla on itsemääräämisoikeus ja sen perusteella hoidon tulee tapahtua yhteisymmärryksessä potilaan kanssa. Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista määrittelee 7 :ssä, että palvelut on järjestettävä niin, että ne ovat kunnan ikääntyneen väestön saatavissa yhdenvertaisesti. Oulunkaareen kuntayhtymän palvelualueet pyrkivät toiminaan lain hengen mukaisesti, joten yhdenvertaisuus, yhteisymmärrys ja syrjimättömyys ovat myös sähköisten palveluiden kehittämisessä ohjaavina tekijöinä ja kehittämistyössä tulee jatkossakin huomioida tietotekniikkaa taitamattomien palveluiden turvaaminen tarjoamalla rinnalla vaihtoehtoinen tapa saada palveluja. Toisena strategisena tavoitteena oli osaaminen ja hyvinvointi. Tavoitteena on, että johtaminen on vahvaa, uutta luovaa ja joustavaa. Henkilöstö on sitoutunutta, ammattitaitoista ja hyvinvoivaa. Osaaminen täysimääräisesti käytössä. Kehittämisosaamista ja halua löytyy organisaation joka tasolla. toteaa, että kuntayhtymässä on panostettu johtamisen
OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ 4 ja suorittavan portaan osaamiseen ja työhyvinvointiin ja saatu näin hyviä tuloksia. Oulunkaari lanseerasi uuden kehityskeskustelumallin v. 2012 lopulla. Siinä haettiin joustoa esimiehille ja henkilöstölle keskustelujen käymiseen. Malli on todettu vuoden 2013 aikana erittäin toimivaksi. Vuoden 2012 arvioinnin yhteydessä tarkastuslautakunta on ehdottanut, että kaikkiin jäsenkuntiin nimetään hyvinvointivastaava, jonka tehtävänä on koordinoida kuntayhtymä ja kunta yhdeksi palvelukokonaisuudeksi. Vuoden 2013 päättyessä ainoastaan Utajärven kunta on nimennyt hyvinvointivastaavan. Kommentit: TerPS2-hankkeen puitteissa on kehitetty monitoimijaista hyvinvointityötä kunnissa ja Oulunkaarella. Kaikissa kunnissa toimii poikkihallinnollinen hyte-ryhmä (hyvinvoinnin ja terveydenedistäminen). Samoin jokaiseen kuntaan on työstetty hyvinvointikertomus; Iissä, Simossa ja Pudasjärvellä on laadittu valtuustokausittainen sähköinen hyvinvointikertomus, Utajärvellä puolestaan sähköinen vuosittainen hyvinvointikertomus, Vaalassa sähköinen hyvinvointikertomus on työn alla. Kaikissa kunnissa kunnan johtoryhmä on sitoutunut hyvinvointikertomustyöhön. Hyvinvoinnin edistämisten tavoitteet on kirjattu myös vuosittaiseen järjestämissopimukseen, jonka toteutumista seurataan säännöllisesti yhteistyössä kuntien ja Oulunkaaren kanssa. Terveyden ja hyvinvoinnin systemaattinen edistäminen toteutuu yhteistyössä kuntayhtymän ja jäsenkuntien välillä osana normaalia toimintaa myös ilman erikseen nimettyjä hyvinvointivastaavia. Asiakkaan osallistumismahdollisuudet ovat kehittyneet myönteisesti. Asiakas- ja kuntapalautejärjestelmä ollaan saamassa täysimääräisesti käyttöön vuonna 2014. Myös tiedottaminen mm. paikallislehdissä, Oulunkaaren internet-sivulla sekä Oulunkaari-lehdessä lisäävät asiakkaiden osallistumismahdollisuuksia. Kuntaneuvottelut ovat tapahtuneet suunnitellulla tavalla. Neuvottelujen sisältöä ja vuorovaikutteisuutta on parannettu. Kuntapalvelutoimiston toiminta on kehittynyt myönteiseen suuntaan. Kolmantena strategisena tavoitteena oli tasapainoinen talous. Kuntayhtymän tilinpäätös osoittaa 98 196 euron ylijäämää. Toimintakulut ylittivät talousarvion n. 3,6 miljoonaa euroa eli 3,1 %. Vastaavasti toimintatuotot kasvoivat 3,3 %. Keskeisin erä toimintatuottojen noususta selittyy sillä, että kuntien maksuosuudet sosiaali- ja terveyspalveluissa ylittivät talousarvon n. 3,1 miljoonalla eurolla eli 3,3 %. Kuntayhtymän talous oli vuonna 2013 tasapainossa mutta haasteen muodostaa se, että kuntien rahoitusmahdollisuudet tulevat niukemmiksi. Neljäntenä strategisena tavoitteena oli alueellinen vaikuttavuus. Kuntayhtymä on ollut vaikuttanut alueen kehitykseen mm. elinkeinojen kehittämisellä, projektitoiminnalla ja verkostoitumalla. toteaa, että toimenpiteillä on pystytty vaikuttamaan myönteisesti alueen
OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ 5 kehitykseen ja posiitivisen imagon luomiseen. Oulunkaaren kuntayhtymä on monessa asiassa ollut edelläkävijä. 3. Kuntayhtymän talouden ja toiminnan toteutuminen Talouden toteutuminen Kuntayhtymän sosiaali- ja terveyspalveluissa kuntien maksuosuudet muodostuivat seuraavasti: Iissä toteuma ylitti talousarvion 247 000 euroa, joka koostui siitä, että oma tuotanto ylittyi 434 000 euroa ja erikoissairaanhoito alittui 187 000 euroa. Pudasjärvellä talousarvio ylittyi 1 179 000 euroa, josta erikoissairaanhoidon osuus 1 018 000 euroa. Utajärvellä talousarvio ylittyi 747 000 euroa, joka koostui erikoissairaanhoidon 887 000 euron ylityksestä ja omassa tuotannossa 140 000 euron alituksesta. Vaalassa päästiin 258 000 euroa alle talousarvion. Säästöjä erityisesti erikoissairaanhoidossa 232 000 euroa. Simossa talousarvio ylittyi 1 163 000 euroa, josta oma tuotanto 378 000 euroa ja erikoissairaanhoito 785 000 euroa. Yhteensä sosiaali- ja terveyspalveluiden maksuosuudet ylittivät talousarvion 3 078 000 euroa eli 3,3 %. kiinnittää huomiota erityisesti kunnan maksuosuuden kasvuun Utajärvellä (kasvu 11,4 %) sekä Simossa (kasvu 9,6 %). Näissä kunnissa pääasiallinen selittävä tekijä on erikoissairaanhoidoin menojen kasvu. näkee tärkeänä, että yhtymähallitus seuraa kustannusten kehitystä ja pyrkii koko kuntayhtymän alueella mahdollisimman hyviin toimintamalleihin. Kommentit: Tulevat sote- ja kuntakentän muutokset huomioiden vakaan talouskehityksen varmistaminen on tärkeä tavoite niin jäsenkunnissa kuin Oulunkaarella. Maltillisen menojen kasvun turvaaminen edellyttää mm. saumattomasti toimivia palveluketjuja, sähköisten palveluiden ja etäasioinnin vahvistamista, asiakastyön uudelleen organisointia sekä asiakkaiden ja kunnan eri toimijoiden kytkemistä mukaan kehittämistyöhön. Oulunkaaren kuntayhtymässä tehdään systemaattista työtä kustannusten seurantaan, toiminnan arviointiin ja laatutyöhön liittyen. Oulunkaaren johto, toimielimet ja esimiehet seuraavat menojen kehitystä kuukausittain mm. taloustiedotteen ja erilaisten täsmäraporttien muodossa. Näiden tietojen pohjalta ryhdytään tarvittaessa konkreettisiin toimenpiteisiin talouden tasapainottamiseksi. Kuluvana vuonna esimerkiksi Pudasjärvelle ja Simoon on laadittu toimenpideohjelmat kustannusten hillitsemiseksi. Kuukausittaisen talousseurannan lisäksi Oulunkaaren toimintaa tarkastellaan kolme kertaa vuodessa toteutettavalla osavuosikatsauksella sekä
OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ 6 tilinpäätöksen yhteydessä laadittavalla kattavalla toiminnan arvioinnilla. Näitä tietoja käsitellään ja analysoidaan yhdessä jäsenkuntien ja eri toimielinten kanssa. Tulosten pohjalta linjataan ja toteutetaan tarvittavat kehittämistoimenpiteet. Vaikuttavien toimintamallien ja palveluiden arviointi kytkeytyy myös luontevana osana järjestämiskeskuksen ja omistajakuntien väliseen vuosittaiseen kuntaneuvotteluprosessiin. Tilinpäätös oli 98 196 euroa ylijäämäinen eli käytännössä talous oli tasapainossa. Tilanteen saavuttamiseksi kuntien maksuosuudet sosiaali- ja terveyspalveluihin muodostuivat talousarvion lukuja suuremmiksi. Maksuosuuksien kasvun hillintä onkin keskeistä tulevina vuosina. Toiminnan toteutuminen Kuntayhtymän toimintaa ohjaavat jäsenkuntien kanssa tehdyt vuosittaiset palvelusopimukset. Ne sitovat kuntayhtymää jäsenkuntiin nähden. Sopimuksista on tilikauden aikana käyty kuntien kanssa neuvotteluja toteutumista ja poikkeamista. Elinkeinojen kehittäminen sisältää elinkeinoneuvonnan sekä elinkeinotoimintaan liittyvät jäsenyydet ja osallistumishankkeet. Kuntayhtymän elinkeinostrategia päivitettiin vuonna 2013. Kuntayhtymän yhteistyö jäsenkuntien ja yrittäjien kanssa on ollut monipuolista. Simon kunnan osalta elinkeinojen kehittäminen hoidetaan Meri-Lapin Kehittämiskeskus Oy:n kautta. Vuoden 2012 arvioinnissa kiinnitettiin huomiota siihen, että toimeentulotukimenot vaihtelevat merkittävästi kunnittain. Sama rakenteellinen ero on säilynyt. Simon kunnan toimeentulotukimenot ovat edelleen hyvin alhaiset. Lautakunta kantaakin huolta siitä, toteutuuko kuntalaisten tasa-arvo kaikissa kunnissa. (Vuoden 2013 menoista on vähennetty toimeentulotukitulot.) Toimeentulototukimenot 2010 2011 2012 2013 Ii 501 554 407 417 490 283 438 399 Pudasjärvi 1 356 672 970 821 988 183 648 684 Utajärvi 213 073 184 163 181 262 144 909 Vaala 384 711 418 589 384 869 309 138 Simo 0 59 526 46 193 53 798 Lastensuojelun osalta on ollut ongelmana pätevän henkilöstön saanti. Lautakunta pyytää kiinnittämään huomiota sijaisten käytön tarkoituksenmukaisuuteen erityisesti perhepalveluissa. Asiakaslähtöisyys tulisi huomioida riittävästi. Kommentit: Vakituisen henkilöstön yhteiskäyttöä eri yksiköiden välillä on tehostettu.
OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ 7 Yhteiskäyttöautojen osalta on otettu käyttöön sähköinen ajohallintajärjestelmä. Lautakunta kiinnittää huomioon, että järjestelmän käyttö tulisi saada kattavaksi. Kommentit: Ajohallintajärjestelmä on käytössä kaikissa kuntayhtymän autoissa.
OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ 8 4. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Vuoden 2012 arvioinnin yhteydessä tarkastuslautakunta totesi tarpeelliseksi, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistukset päivitetään vuoden 2013 aikana. Yhtymävaltuusto onkin hyväksynyt sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet kokouksessaan 18.12.2013. Toimintakertomuksessa on annettu selonteko riskeistä ja muista epävarmuustekijöistä sekä sisäisen valvonnan järjestämisestä. Johdon on syytä seurata, että ohjeistus vastuutetaan ja otetaan käyttöön kattavasti koko organisaatiossa. 5. Yhteenveto Tilintarkastaja on antanut 20.5.2014 tilintarkastuskertomuksen vuodelta 2013. Kertomus ei sisällä huomautettavaa Tilintarkastaja on esittänyt vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille vuodelta 2013. yhtyy tilintarkastajan esitykseen. Iissä toukokuun 20. päivänä 2014. Pertti Huovinen puheenjohtaja Paula Ylitalo varapuheenjohtaja Marja-Leena Heikkilä jäsen Risto Juntunen jäsen Max Söderqvist jäsen