Karl-Magnus Spiik Oy Työryhmän / tiimin työskentelyn arviointi / sivu 1 TYÖRYHMÄ - TIIMI Analyysi voidaan tehdä kahdella tavalla (kun olet tulostanut nämä sivut): A B Jokainen työryhmän / tiimin jäsen tekee arvion itsekseen, ja sen jälkeen tulokset kootaan yhteen. Tämä on nopea tapa ja arvio voidaan tehdä työn lomassa. Tulosten käsittelemiseen ja keskusteluihin tarvitaan palaveri ja riittävästi aikaa. Työryhmä / tiimi tekee arvion yhdessä; samalla voidaan sopia kehittämistoimenpiteistä. Tähän tarvitaan paljon aikaa, koska asioista ollaan myös eri mieltä, eikä toimenpiteistä sopiminen ole aina helppoa, kun kysymys on koko ryhmän toiminnasta. Jos valitaan tämä vaihtoehto, kannattaa arvio tehdä palasina (esim. muutama kohta tai yksi väliotsikko / palaveri). Kehittämisessä on hyvä muistaa, että täydellistä yhteis- ja tiimityötä ei ole olemassa. Aina voidaan kehittyä. Siksi ei edes kannata pyrkiä täydellisyyteen. Useimmiten avoin ja rakentava keskustelu yhteisistä asioista on tärkeämpi kuin jonkin kohdan saaminen 6:ksi. Keskustelu luo yhteishenkeä ja auttaa jäseniä ymmärtämään toisiaan. Sen seurauksena toiminnan laatukin yleensä paranee. Kysymykset on suunniteltu siten, että ääripäät (huonoin ja paras) on kuvattu. Rastita sivulla 6 olevaan lomakkeeseen joka kohdasta se O, joka vastaa käsitystäsi tilanteesta. Jos ryhmä tekee arviot yhdessä ja jonkin kohdan näkemykset poikkeavat paljon toisistaan, voidaan tehdä kaksi merkintää (esim. 2 ja 5), jotta päästään eteenpäin. Tilanteeseen palataan myöhemmin. Voi nimittäin olla, että nämä eriävät näkemykset selviävät muissa kohdissa. Kysymyshän on samasta kokonaisuudesta, jota tarkastellaan eri suunnilta. Arvion tekeminen lomakkeelle sivulla 5 1 2 3 4 5 6 O O O O O O Jos ryhmän toiminta muistuttaa lähes täysin vasemmalla olevaa kuvausta, merkitse 1. Jos se muistuttaa lähes täysin oikealla olevaa kuvausta, merkitse 6. Jos ryhmän toiminta ei muistuta kumpaakaan, arvioi kummalla puolella se on kuitenkin enemmän, ja merkitse rasti sen mukaan.
Karl-Magnus Spiik Oy Työryhmän / tiimin työskentelyn arviointi / sivu 2 HEIKOSTI TOIMIVA TYÖRYHMÄ HYVIN TOIMIVA TIIMI JOHTAMINEN 1 Työnjohtaja tai esimies kertoo, mitä tehdään Tiimi suunnittelee ja sopii keskenään, ja miten (organisoi työt ja määrää tehtävät). miten oma vastuualue hoidetaan (itseohjautuvuus). 2 Työnjohtaja valvoo toimintaa ja antaa Tiimi seuraa itse omaa toimintaansa, tarvittaessa palautetta. ja palautetta annetaan kaikille tilanteen mukaan. 3 Työnjohtajan rooli on keskeinen ja tärkeä. Vetäjän rooli ei juuri näy; ristiriita- tai muutostilanteissa se tulee näkyvämmäksi. 4 Palaverit ovat esimiehen vetämiä ja usein Palaverit ovat innostavia ja tehokkaita. yksipuolisia (esimies kertoo ja muut Asiat sovitaan yhdessä. kuuntelevat), toisinaan esiintyy Osallistumismotivaatio on hyvä. palaverihaluttomuutta. 5 Työnjohtaja tai esimies keskittyy pääasiassa Vetäjä koordinoi aktiivisesti tiimin oman ryhmän johtamiseen. ja muun organisaation toimintaa. 6 Johtaminen on usein käskevää ja valvovaa. Johtaminen on kannustavaa ohjausta ja valmentamista. ORGANISAATIO 7 Ryhmä on olemassa, koska se kuuluu Tiimi tietää, miksi se on olemassa, isompaan organisaatioon. tietää ulkoiset ja sisäiset asiakkaansa tarpeineen. 8 Ryhmän paikka organisaatiossa määräytyy Tiimin paikka kokonaisprosessissa työnjohtajan tai esimiehen aseman määräytyy sen vastuualueen perusteella. perusteella.
Karl-Magnus Spiik Oy Työryhmän / tiimin työskentelyn arviointi / sivu 3 9 Jokaisella on melko tarkasti omat työt (mm. Töitä vaihdellaan joustavasti, lomien aikana töitä voi jäädä tekemättä). työopastus toimii hyvin ja moniammatillisuus lisääntyy. 10 Johto määrää kaikki organisaation Osa pelisäännöistä koskee koko pelisäännöt, ja niitä on toteltava. organisaatiota, osan tiimi rakentaa itse. Pelisäännöt ovat järkeviä ja niitä noudatetaan. 11 Johto määrää pelisääntöjen muutokset. Pelisääntöjen muutoksista keskustellaan. Tiimit tekevät myös ehdotuksia. 12 Työskentelylle ei ole olemassa riittävästi Työskentelylle on selkeitä ja toimivia mittareita. mittarit. 13 Mittarit eivät välttämättä kiinnosta ryhmän Mittarit antavat palautetta ja ohjaavat jäseniä. toimintaa. TAVOITTEET JA VIESTINTÄ 14 Ryhmää koskevat tiedot tulevat Tiedot tiimille tulevat ulkoisilta ja työnjohtajalta tai esimieheltä. sisäisiltä asiakkailta (palveluketjusta) sekä esimieheltä. 15 Johto sanelee tavoitteet. Tavoitteet määräytyvät tiimin vastuualueen mukaan. 16 Tietoa saatetaan salata. Tietoa jaetaan avoimesti kaikille. 17 Kommunikaatio voi olla epäsuoraa ja Kommunikaatio on avointa ja suoraa. sekavaa (selän takana, juoruja...). 18 Ongelmatilanteissa etsitään syyllisiä. Ongelmat ratkaistaan syyttelemättä. 19 Virheitä piilotellaan. Virheet halutaan tietää, jotta ne voidaan korjata ja jotta niistä voi oppia.
Karl-Magnus Spiik Oy Työryhmän / tiimin työskentelyn arviointi / sivu 4 RYHMÄN SUHTEET 20 Ryhmässä voi olla näkyviä tai näkymättömiä Ristiriidat ratkaistaan keskenään; jos ristiriitoja, jotka työnjohtajan tulee ratkaista. se ei onnistu, pyydetään apua. 21 Keskinäinen luottamus rakoilee. Keskustelut Tiimin jäsenet luottavat toisiinsa ja käydään usein työnjohtajan kautta. keskustelevat avoimesti keskenään. 22 Toisia autetaan joskus (esim. kun on pakko). Toisten auttaminen on luonnollista. 23 Jäsenillä on usein melko kiinteät keskinäiset Tiimissä on monenlaisia ja joustavia suhteet, ja ryhmässä voi olla klikkejä eli suhteita; klikkejä ei ole havaittavissa. sisäänlämpiäviä porukoita, jotka saattavat häiritä kokonaistyöskentelyä. 24 Klikit syntyvät usein ihmissuhteiden Pienryhmät syntyvät ja muuttuvat ja henkilökemian perusteella. tiimin tehtävien ja osatehtävien mukaan. 25 Työnjohtaja tai esimies voi myös kuulua Tiimin vetäjä tai esimies työskentelee johonkin klikkiin. Suosikkijärjestelmää avoimesti kaikkien kanssa. saattaa esiintyä. 26 Klikit saattavat arvostella toisia ja jopa Pienryhmät työskentelevät avoimesti haitata toisten pienryhmien työskentelyä. kaikkien muiden pienryhmien kanssa. 27 Ryhmän ns. hallitsevat ja mukautuvat Ryhmässä on hallitsevia ja jäsenet erottuvat selvästi; voimakkaat mukautuvia persoonia, jotka voivat pomottaa ja mukautuvat alistua. arvostavat toistensa erilaisuutta ja osaavat toimia yhdessä. 28 Ryhmän me-henki hajoaa helposti. Tiimin me-henki on vahva ja kestää ristiriitoja. 29 Tunteiden ilmaisemista pidätellään. Tunteet Positiivisia ja negatiivisia tunteita ilmaistaan epäsuorasti tai käyttämällä kehon uskalletaan ilmaista avoimesti ja kieltä, joka voi synnyttää väärinkäsityksiä. vapaasti.
Karl-Magnus Spiik Oy Työryhmän / tiimin työskentelyn arviointi / sivu 5 30 Aito innostuminen lannistetaan helposti. Aito innostuminen leviää koko tiimiin. 31 Ryhmässä esiintyy eriarvoisuutta. Jäsenet koetaan tasavertaisiksi yhteistyökumppaneiksi. KEHITTYMINEN JA VASTUU 32 Ideoita ja kehittämisehdotuksia tuodaan Kehittämisideoita tuodaan jatkuvasti heikosti esiin. esiin. 33 Toisten ideoita tyrmätään tai ne varastetaan. Toisten ideoita kuunnellaan, ideointiin kannustetaan. 34 Luotettavuus on vaihtelevaa, sovittuja Tiimin jäseniin voi luottaa. Se, mitä asioita ei välttämättä aina tehdä. on sovittu, myös tehdään. 35 Vastuunotto ja työmoraali on Kaikki kantavat vastuun omista ja yksilökohtaista. tiimin tehtävistä: työmoraali on korkea. 36 Sitovia ryhmäpäätöksiä tehdään harvoin. Ryhmäpäätöksiä osataan tehdä, ja niihin sitoudutaan. 37 Ryhmä pyrkii toimimaan kuten ennenkin. Tiimi kyseenalaistaa aika ajoin omaa toimintaansa ja pyrkii jatkuvaan kehittymiseen. 38 Koulutus on satunnaista eikä sitä aina Tiimin koulutus on suunnitelmallista; arvosteta. jatkuva oppiminen ja kehittyminen on arvo. 39 Toisia ei välttämättä tueta. Ryhmän tuki on vahva. 40 Ryhmässä esiintyy turvattomuuden tunteita. Jäsenet kokevat työskentelyn tiimissä turvalliseksi.
Karl-Magnus Spiik Oy Työryhmän / tiimin työskentelyn arviointi / sivu 6 TYÖRYHMÄ <-> TIIMI 1 2 3 4 5 6 1 Työn organisointi O O O O O O 2 Valvonta / seuranta, palaute O O O O O O 3 Esimiehen rooli O O O O O O 4 Palaverit O O O O O O 5 Esimiehen tehtäväkenttä O O O O O O 6 Johtaminen O O O O O O 7 Ryhmän olemassaolo O O O O O O 8 Ryhmän paikka organisaatiossa O O O O O O 9 Töiden jako O O O O O O 10 Pelisäännöt O O O O O O 11 Pelisääntöjen muutokset O O O O O O 12 Mittarit O O O O O O 13 Mittareiden kiinnostavuus O O O O O O 14 Tiedot ryhmälle O O O O O O 15 Tavoitteet O O O O O O 16 Tiedon jakaminen O O O O O O 17 Kommunikointi O O O O O O 18 Syyttely O O O O O O 19 Virheet O O O O O O 20 Ristiriidat O O O O O O 21 Luottamus O O O O O O 22 Auttaminen O O O O O O 23 Ryhmän suhteet O O O O O O 24 Pienryhmät O O O O O O 25 Esimiehen paikka O O O O O O 26 Pienryhmien työskentely O O O O O O 27 Hallitsevat / mukautuvat O O O O O O 28 Me-henki O O O O O O 29 Tunteiden ilmaiseminen O O O O O O 30 Innostuminen O O O O O O 31 Eri- / tasa-arvoisuus O O O O O O 32 Kehittämisideat O O O O O O 33 Ideoiden käsittely O O O O O O 34 Luotettavuus O O O O O O 35 Vastuunotto O O O O O O 36 Ryhmäpäätökset O O O O O O 37 Kehittyminen O O O O O O 38 Koulutus O O O O O O 39 Tukeminen O O O O O O 40 Turvallisuus O O O O O O
Karl-Magnus Spiik Oy Työryhmän / tiimin työskentelyn arviointi / sivu 7 SEURAAVA ASKEL OMIN VOIMIN Arvioinnin jälkeen yhdistäkää rastit viivoilla, niin saatte käyrän tiimin tilanteesta arviointihetkellä. Yhteenvedosta valitaan muutamia kehittämiskohteita (mieluimmin liian vähän kuin liian paljon, jotta kehittämiselle löytyy myös riittävästi aikaa ja resursseja). Näitä valittuja kohtia voidaan työstää kolmella eri tavalla, jotta asian käsittely etenee sujuvasti ja ajankäyttö on järkevää. A Joku ryhmän jäsenistä saa tehtäväkseen jonkin kohdan tarkemman käsittelemisen. Hän miettii työnsä lomassa parannusehdotuksia, ja esittelee ne toisille seuraavassa palaverissa. B. Valitaan pienryhmä (2-4 jäsentä) käsittelemään jotain kohtaa. Nämä sopivat tapaamisista, joissa pohtivat asiaa, ja tekevät sitten ehdotuksensa koko ryhmälle seuraavassa palaverissa. C. Jokin kohta käsitellään koko ryhmän voimin. Tämä vie yleensä enemmän aikaa, mutta sitoutuminen päätökseen saattaa olla paras, koska kaikki osallistuvat suunnitteluun. Ajankäytön kannalta on suositeltavinta valmistella asioita pienemmissä ryhmissä. Sen jälkeen koko ryhmä tekee päätökset. Kun tavasta on sovittu, jäsen (A), pienryhmä (B) tai koko ryhmä (C) vastaavat alla oleviin kysymyksiin. Tärkeimmät ajatukset kirjataan muistiin. 1. Mitkä kaikki asiat kyseisessä kohdassa ovat kunnossa ( + ). 2. Mitkä asiat ovat huonosti tai eivät toimi riittävän hyvin ( - ). 3. Mitä ehdotetaan tehtäväksi. Ehdotus sisältää seuraavat kohdat: 3.1 Tavoite (mihin pyritään). 3.2 Suunnitelma (millä käytännön toimenpiteillä tavoitteeseen päästään). 3.3 Vastuuhenkilö (kuka tai ketkä toteuttavat suunnitelman). 3.4 Aikataulu (koska työskentely alkaa, onko välitavoitteita ja milloin asia on valmis). 3.5 Seuranta (miten varmistetaan, että asia toimii myös käytännössä). Ehdotuksen pohjalta käydään avoin ja suora (reilu) keskustelu. Ehdotuksen tehnyt jäsen tai pienryhmä ei saa jyrätä ajatuksiaan. Kysymyshän on koko ryhmän toiminnasta, ja kaikkien pitäisi kokea päätökset omikseen (sitoutuminen). Kokeilustakin voidaan sopia, jos asia tuntuu vaikealta. Aina ei edes löydy parasta ratkaisua; parempi kuin nykyinen voi olla useissa kohdissa reaalinen tavoite. Tiimi voi seurata näillä lomakkeilla säännöllisesti työskentelynsä kehittymistä. Puolen vuoden kuluttua tehdään uusi arvio ja verrataan edelliseen. Monesti kehittyminen yhdellä alueella heijastuu myös muualle. Tämä koskee erityisesti me-henkeä. Kun ihmiset ovat huonolla tuulella, he näkevät ongelmia kaikkialla. Kun ihmiset ovat hyvällä tuulella, ei samoja asioita välttämättä edes koeta ongelmiksi. Jos jokin arvio on toisella kerralla huonompi, se ei välttämättä tarkoita että yhteistyö tai jokin muu asia on huonontunut. Kun ryhmä oppii arvioimaan itseään, tulee se usein kriittisemmäksi, ja siksi seuraavat arviot saattavat olla huonompia kuin edellisellä kerralla. Vastaava työkalu löytyy myös Tulokseen Tiimityöllä -kirjasta, kts. kotisivumme kohta kirjat.