Arkistolaitoksen asiakaslehti 3/2011 sivu 6 Sähköinen tilauspalvelu jo käytössä sivu 14 Kunnallinen asiakirjahallinto sai wiki-oppaan sivu 22 Puoli vuosisataa vaihto-oppilaita
2 akti 3/2011 akti 3/2011 Sisältö Julkaisija Arkistolaitos 3 Miten näkyviä ovat vähemmistöjen arkistot, kysytään pääkirjoituksessa. Osoite Kansallisarkisto PL 258 00171 Helsinki 4 Lyhyet 6 Arkistolaitoksen tutkijasaleissa on siirrytty syksyn aikana tilauslapuista sähköiseen järjestelmään. Lehden taitto Mainostoimisto HINKU 8 Eurooppalaisiin arkistoaineistoihin rakennetaan yhteistä hakuportaalia. Painopaikka Kopijyvä Oy 9 Selvitys: Tutkijat arvostavat digitoituja aineistoja, mutta kritisoivat käyttöliittymiä. Kotisivu www.arkisto.fi 10 Viranomaiset luovuttavat arkistolaitokseen miltei 130 hyllykilometriä arkistoja tulevina vuosina. Tilaukset ja palaute akti@narc.fi 11 Yhdysvaltalainen Karen Offen on tutkinut yhtenä ensimmäisistä naisten historiaa. ISSN 1798-2065 Päätoimittaja Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto Toimituskunta yksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto Toimitussihteeri Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti minna.nurro@pp.inet.fi 12 14 16 17 18 Joel Blankett on selvittänyt juutalaisen sukunsa historiaa jo parinkymmenen vuoden ajan. Uudessa kunnallisen asiakirjahallinnon oppaassa on huomioitu monet alalla tapahtuneet muutokset. Arkistolaitos haki Sveitsistä ja Norjasta oppia tietokantojen tietojen säilyttämiseen. Sähköisen säilyttämisen luvan hakeminen on aiempaa yksinkertaisempaa. Sähköinen arkistointi on Helsingin kaupunginarkiston suurin haaste. 20 21 Arkistouralla: arkistopäällikkö Jari Suutari, eduskunta Arkistoneuvos Eljas Orrman piti jäähyväisluennon asiakirjojen seulonnasta ja julkisuudesta. Kannen kuva Pekka Niittyvirta, YFU Suomen YFUn historiateos julkistettiin Kansallisarkistossa lokakuussa. Teoksia signeerasi kirjoittaja Terttu Mämmelä. Pääkirjoituksen kuva Marja Pohjola, Kansallisarkisto 22 23 Kansallisarkisto pelasti Suomen YFUn arkiston, ja lopputuloksena on tutkimus, joka kattaa 50 vuotta järjestön historiaa. Arkistolöytöjä Käsitätkö?
akti 3/2011 3 Pääkirjoitus Puuttuvat arkistot Terveisiä Kautokeinosta, kaukaa Norjan Lapista! Olin siellä syyskuun lopulla kahden kollegan kanssa yhteispohjoismaisessa seminaarissa, jossa käsiteltiin alkuperäiskansojen ja muiden vähemmistöjen arkistojen näkyvyyttä Pohjoismaiden arkistolaitosten yksityisarkistopolitiikassa. Asia on erityisen ajankohtainen Suomessa juuri nyt, koska ensi vuoden alussa Inarissa aloittaa toimintansa Saamelaisarkisto. Se on Pohjoismaissa lajissaan toinen, sillä tätä ennen saamelaisilla on ollut oma arkisto vain Norjassa, juuri Kautokeinossa. Miten Suomessa on muiden vähemmistöjen arkistojen laita? Arkistolaitoksen tavoitteena on saada riittävän monipuolinen kuva yhteiskunnan eri toimijoista eri aikakausilta. Erityisesti korostetaan vähemmistöjen, niin vanhojen vähemmistöjen kuin maahanmuuttajienkin arkistoaineistojen saamista talteen. Tähän mennessä parhaiten on onnistuttu Suomen juutalaisten kanssa. Heidän arkistoaineistojaan on saatu sekä Kansallisarkistoon että Turun maakunta-arkistoon yhteensä lähes 1 000 kotelon verran. Helsingin ja Turun lisäksi Viipurissa toimi juutalainen seurakunta vuoteen 1944 asti, mutta sen arkisto on kadonnut jäljettömiin. Tataarit tulivat Kansallisarkistoon vuoden 2007 lopulla. Suomen Islam-seurakunta luovutti silloin hallussaan olleet vanhat metrikkakirjansa tutkijoiden käyttöön. Erityisen huomattavaa oli, että lahjoitukseen sisältyi myös vuosien 1850 1863 metrikka, jonka oli kerrottu joutuneen lähetetyksi Turkkiin 1960-luvulla. Romanien arkistot puuttuvat vielä arkistolaitoksesta, mutta alustavia keskusteluja niiden saamiseksi on kuitenkin jo käyty. Samoin on laita maahanmuuttajien arkistojen kanssa. Toivottavasti pystymme tulevina vuosina luomaan näihin ryhmiin niin luottamukselliset suhteet, että ne uskovat haltuumme arkistojaan. Vuosi 2011 on pian ohi, joten kiitän Aktin lukijoita kuluneesta vuodesta koko toimituskunnan puolesta ja toivotan kaikille Hyvää Joulua sekä menestystä vuodelle 2012. marja pohjola, yksikönjohtaja, Kansallisarkisto
4 akti 3/2011 Lyhyet Saamelaisarkisto avautuu helmikuussa Saamelaiskulttuurikeskus Sajokseen sijoittuva Saamelaisarkisto avaa ovensa helmikuussa 2012. Arkiston tärkein tehtävä on tukea ja edistää saamelaistutkimusta, mikä vahvistaa saamelaiskulttuuria ja lisää saamelaisia koskevaa historiatietoa. Hallinnollisesti arkisto kuuluu Kansallisarkiston tutkimuksen ja kehittämisen vastuualueeseen. Saamelaisarkisto keskittyy palvelemaan kansalaisia ja tutkijoita. Se ottaa vastaan saamelaisia ja saamelaisaluetta koskevia asiakirjoja sekä huolehtii niiden digitoinnista ja käytettävyydestä. Oulun maakunta-arkisto jatkaa entiseen tapaansa viranomaisten ohjaamista ja kouluttamista. Arkistolaitos satsaa tutkimukseen uudella vastuualueella Arkistolaitos uudisti organisaatiotaan marraskuun alussa. Kokonaan uutena vastuualueena on aloittanut tutkimuksen ja kehittämisen vastuualue. Se vastaa yhteistyöstä tutkimusyhteisön kanssa sekä ohjaa sähköistä asiakirjahallintaa. Tarkoituksena on parantaa arkistolaitoksen tunnettuutta tutkimusinfrastruktuurina ja luoda kumppanuuksia tutkimusyhteisöihin. Tutkimusjohtaja Päivi Happosen luotsaama yksikkö vastaa esimerkki arkistolaitoksen digitointistrategiasta. Asiakirjojen elinkaareen liittyvät tehtävät kuuluvat aineistohallinnan vastuualueelle, jota johtaa arkistoneuvos Jaana Kilkki. Vastuualueelle keskittyvät viranomais- ja yksityisarkistojen vastaanotto ja hankinta. Se myös huolehtii aineistojen konservoinnista ja digitoinnista. Tutkijasali- ja verkkopalveluista vastaa tietopalvelun vastuualue. Se tekee myös selvityksiä sekä koordinoi arkistopedagogista toimintaa. Yksikköä johtaa arkistoneuvos Jarno Linnolahti. Neljäntenä vastuualueena toimii toiminnanohjaus, joka vastaa hallinnosta sekä suunnittelusta ja seurannasta. Sitä johtaa hallintojohtaja Anitta Hämäläinen. Kansallisarkisto keskittää tutkijapalveluitaan Kansallisarkiston tutkijapalvelu keskittyy vuoden 2012 alussa Rauhankadun päärakennukseen, kun Sörnäisten toimipisteen tutkijasali suljetaan 21. joulukuuta. Jatkossa niin Rauhankadun, Siltavuoren kuin Sörnäisten toimipisteenkin aineistot ovat tutkittavissa yhdessä paikassa, Rauhankadun tutkijasalissa. Sörnäisten toimipisteen käytetyintä aineistoa on siirretty Rauhankadulle noin kuusi hyllykilometriä. Muuta Sörnäisten toimipisteen aineistoa voi tilata tutkittavaksi päärakennukseen, ja sitä kuljetetaan kerran päivässä toimipisteiden välillä. Rauhankadulta löytyviin aineistoihin kuuluvat muun muassa suojeluskunta-aineistot, Pikkukokoelmat ja Militaria-sarja. Myös Lotta Svärd -järjestön ja heimosotien aineistot on siirretty päärakennukseen. Saamelaiskulttuurikeskus Sajos revontulien välkkeessä.
akti 3/2011 5 Kouvolan arkistotilat palkittiin vuoden arkistotekona Arkistojen päivän toimikunta on valinnut vuoden 2011 arkistoteoksi Kouvolan kaupungin Archium-arkistotilahankkeen. Kiinteistö Oy Kouvolan Archium rakennutti uudet tilat, joihin on keskitetty Kouvolan kaupunginarkisto sekä aikaisemmin kuudessa eri paikassa säilytetyt uuden Kouvolan edeltäjien arkistot sekä Anjalankosken, Elimäen ja Valkealan kunnan- ja kotiseutuarkistot. Kouvolan Archiumissa kansalaiset voivat tutkia kulttuuriperintöään ja saada palveluja keskitetysti yhdessä paikassa. Toimikunnan mukaan Kouvolan uusi kaupunginarkisto -hanke on osoitus esimerkillisestä vastuullisuudesta, laajasta kulttuuritietoisuudesta ja hyvästä mallista muille kunnille. Archiumissa on hyllytilaa yhteensä noin 9000 metrille asiakirjoja. Kouvolan kaupunki / Heli Lehti Arkistojen päivän toimikunta myönsi lisäksi kunniamaininnan dosentti Marianne Tallbergille hoitotyön yksityisarkistojen hankkimisesta Kansallisarkistoon. Ymmärrys sotavahinkojen vaikutuksista kasvoi Vaasan maakunta-arkistossa ylitarkastajana työskentelevä Jussi Jääskeläinen on tutkinut Suomen sotaan 1808 1809 liittyviä sotavahinkoja proseminaarityöstä vasta ilmestyneeseen väitöskirjaansa saakka. Jääskeläisen väitöskirja on perustutkimusta siitä, miten sotavahingot jakaantuivat Ruotsin valtakunnan itäisessä osassa vuosina 1808 1809. Se antaa myös tarkan kuvan sodan paikallisyhteisölle aiheuttamista menetyksistä. Sotavahingot sotatoimien painopistealueella, eli silloisessa Vaasan läänissä, liittyivät ennen muuta venäläisten joukkojen logistiikkaan. Paikallisyhteisön aineellisen hyvinvoinnin edellytykset olivat suuresti sidoksissa sodan aikana siihen, miten joukkojen huolto organisoitiin sota-alueella. Jussi Jääskeläinen väitteli tohtoriksi elokuussa åbo akademi Aikaisempi tutkimus ei ole nostanut riittävästi esiin sotavahinkojen ja väestökriisin mahdollista yhteyttä. Tutkimus ei ole myöskään korostanut kylliksi huollon organisoinnin merkitystä niukkavaraisen alueen paikallisyhteisölle ja toisaalta varhaismodernin sotien lopputuloksiin, ja sitä kautta valtioiden historiaan. Tutkimuksen primaarilähteet löytyivät Kansallisarkistosta. Ne kuuluvat senaatin ja osittain Buxhoevdenin päämajan siviilikanslian arkistoihin. Väitöskirjan kirjoittaminen kesti yli kymmenen vuotta. Jääskeläinen teki tutkimusta päätoimisena jatko-opiskelijana vain seitsemän kuukauden ajan ja muuten työn ohella vapaa-aikanaan. Waldemar von Frenckellin ja Otto A. Malmin lahjoitusrahaston lahjoittamat stipendit mahdollistivat virkavapaudet. Jääskeläisen väitöskirja Paikallisyhteisö resurssina ja tuhojen kohteena. Venäjän armeijan logististen ratkaisujen seuraukset Suomen sodassa 1808 1809 tarkastettiin Åbo Akademissa elokuussa.
6 akti 3/2011 Sähköinen tilauspalvelu on jo rutiinia Kansallisarkistossa ja Oulun maakunta-arkistossa ryhdyttiin pilotoimaan kuluvan vuoden kesäkuussa Astian nimellä tunnetun sähköisen tilauspalvelun eri järjestelmiä. Pilotoinnista saadut kokemukset olivat niin hyviä, että palvelu päätettiin ottaa suoraan käyttöön. asiakkaille muutokset näkyvät tutkijasalikäyttöliittymän parempina hakuominaisuuksina. Seuraava askel sähköisen tilauspalvelun laajentamisessa saavutettiin, kun järjestelmät otettiin lokakuun alussa käyttöön Kansallisarkiston ja Oulun maakunta-arkiston lisäksi kaikissa muissa maakunta-arkistoissa. Pilotoinnin kohteena oli asiakkaiden asiakirjatilausten tekemiseen käyttämä ns. tutkijasalikäyttöliittymä ja henkilökunnan operoima tilattujen asiakirjojen hallinnointityökalu, ns. tilaustenhallinta. Tuotantokäytön aikana järjestelmän kehittäminen on jatkunut, esimerkiksi syyskuun lopussa otettiin käyttöön uudet versiot tilaustenhallinnasta ja tutkijasalikäyttöliittymästä. Arkistolaitoksen Seuraavaksi verkkoon Seuraava luonnollinen askel on sähköisen tilauspalvelun siirtäminen verkkoon, jolloin asiakkaat voivat tilata verkon yli niin asiakirjoja, selvityksiä kuin kaukolainojakin sekä hakea käyttölupia aineistoihin. Verkkoympäristössä toimiva sähköinen tilausjärjestelmä vahvoine kirjautumisineen on siinä määrin erilainen verrattuna arkistolai- Ylitarkastaja Christina Forssell esitteli arkistolaitoksen verkkopalveluja Turun kirjamessuilla syyskuussa.
akti 3/2011 7 toksen sisäverkossa toimivaan Astia-järjestelmään, että se vaatii oman koekäyttönsä, joka toteutuu lähitulevaisuudessa. Näillä näkymin verkon yli toimiva sähköinen tilausjärjestelmä on todellisuutta vuoden 2012 alkupuolella. Tämähän on helppoa Sähköisestä tilauspalvelusta saatu palaute on ollut lähes poikkeuksetta positiivista. Asiakkaat ovat nopeasti oppineet ohjelman salat ja monesti päivystäjä ilokseen kuulee kommentin Tämähän on helppoa." Kun tilauksen teon ja aineiston hakemisen tutkijasaliliittymää käyttäen kerran oppii, niin huomaa, kuinka se monessa tapauksessa on huomattavan paljon helpompaa ja nopeampaa kuin vanhojen paperimuotoisten luetteloiden selaaminen ja tilauslappujen täyttäminen käsin. Erityisesti henkilökunta on oppinut rakastamaan uutta tilaustenhallinta-työkaluaan. Tehtyjen tilausten löytäminen, kuittaaminen, päättäminen tai vaikkapa päivittäisen tilaston laskeminen vie nykyisin murto-osan siitä ajasta mitä vanha manuaalinen järjestelmä vei. Paluuta vanhaan ei ole! Astian etu on keskitetty haku Astian avulla myös tilastonikkareiden on mahdollista tehdä erilaisia tilastoja tilatuista aineistoista. Ongelmakohtana on, että kaikki arkistolaitoksessa oleva arkistoaineisto ei ole löydettävissä Astiahaun kautta. Tällöin asiakkaat käyttävät tilauspalvelun vapaamuotoista tilausta, jonka miinuspuolena on se, että tilastoinnin kannalta olennaisia metatietoja jää saamatta. Astia on siis pitkälle riippuvainen ns. taustajärjestelmistä, joista se hakee tietonsa, kuten arkistotietokanta Vakasta tai Digitaaliarkistosta. Jos taustajärjestelmässä on puutos tai virhe, toistaa Astia saman virheen. Vaikka Astia onkin nopea reagoimaan muutostarpeeseen, sen taustajärjestelmät eivät sitä välttämättä ole. Joustava organisaatio reagoi nopeasti Niin Astia-projektin tuottamassa sähköisessä tilauspalvelussa kuin projektin joustavassa organisaatiossa on sellaista käytännön toimivuutta, jota ei välttämättä ole valtionhallinnossa totuttu näkemään. Niinpä kykenenkin Astia-projektin aikaansaannoksia ilman pienintäkään ylilyönnin tunnetta hehkuttamaan. Hyvä esimerkki projektin toimivuudesta on onnistunut siirtyminen pilotointivaiheesta suoraan tuotantokäyttöön. Projektin joustava ja nopeasti reagoiva johtamisorganisaatio ja tekninen tuki mahdollistivat, että pilotoinnin aikana havaitut pienet puutteet tai virheet saatiin usein korjattua jo samana päivänä muutosten millään tavalla vaikeuttamatta järjestelmien käyttöä. Kansallisarkiston tutkijasalihenkilökunnan harras toive on, että Astian toiminnasta vastaava organisaatio säilyttää projektin päätyttyäkin joustavuutensa ja kykynsä reagoida nopeasti muutostarpeisiin. Kansallisarkiston pitkäaikainen salipäivystäjä, tutkija Pertti Vuorinen kirjoitti Astia-projektista Nordisk Arkivnyt -lehdessä 3/2011: Projektin onnistuminen on seurausta tekijöittensä ainakin suomalaiselle työkulttuurille hieman vieraasta ajattelutavasta, että kannattaa keskustella mahdollisimman usein arkistojen tietopalvelussa työskentelevien kanssa ongelmista. Vanha tsaristinen tapa lukea raportteja ja antaa ukaaseja ei enää toimi. teksti: Ville kontinen, tutkija, Kansallisarkisto Ajan myötä entistä enemmän arkistolaitoksen aineistoa tulee sähköisten tietokantojen piiriin ja sitä kautta Astian hakuominaisuuksilla löydettäviksi ja tilastoijien iloksi. Muun muassa AARRE -arkistorekisteri liittyy tulevaisuudessa Astian taustajärjestelmiin. Tässä kohdassa päästään Astian yhteen selkeään etuun: sähköisen tilauspalvelun käyttäjän ei tarvitse enää miettiä, mistä tietokannasta tai hakuohjelmasta hänen haluamansa tieto löytyy, vaan kaikki on löydettävissä keskitetysti palvelun avulla. teksti: Ville Kontinen, tutkija, Kansallisarkisto kuva: Heidi Mustajoki, tiedottaja, Kansallisarkisto
8 akti 3/2011 Uusi kanava eurooppalaisiin arkistoaineistoihin rakentumassa Ensi vuoden alussa julkaistaan eurooppalaisten arkistolaitosten yhteinen arkistoaineistojen Archives Portal Europe -hakuportaali tutkijoiden käyttöön. Myös Suomen arkistolaitos on ollut mukana luomassa sitä Apenet-hankkeessa. Monille pienille arkisto-organisaatioille Apenet-hanke on ollut ainut kanava saada aineistoja digitaalisessa muodossa laajan yleisön käyttöön. Hankkeella on ollut edustus Europeanan jatkokehitystyössä, mikä on auttanut arkistojen erityistarpeiden huomioimisessa. Apenet on EU:n econtentplus-ohjelmaan kuuluva parhaiden käytäntöjen hanke. Siinä rakennettava uusi portaali tarjoaa pääsyn lähes kaikkien eurooppalaisten arkistolaitosten arkistoaineistoihin, jotka on luotu erilaisten historiallisten ja poliittisten prosessien aikana. Portaali auttaa käyttäjiä tutkimaan syvemmin omia kiinnostuksenkohteitaan sekä löytämään uusia mielenkiintoisia lähteitä tarjoamalla yleiskuvan eurooppalaisten arkistojen aineistoista. Tämän lisäksi portaali toimii arkistopalveluiden keskeisenä hakemistona, jonka avulla löytyvät muun muassa eri maiden arkistojen yhteystiedot. Suomen arkistolaitoksella on eurooppalaisittain modernit sähköisen tietopalvelun kanavat, joita kehitetään jatkuvasti yhteistyössä opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnoiman Kansallisen digitaalisen kirjaston kanssa. Osallistuminen Apenet-portaalin kehittämiseen on tarjonnut arkistolaitoksen asiantuntijoille sekä yhteistyöverkoston että ratkaisumalleja, joita on voitu hyödyntää myös omissa kehittämishankkeissa sekä Kansallisessa digitaalisessa kirjastossa. Jatkohanke on jo käynnistymässä Hankkeen toisen vaiheen neuvottelut ovat vielä käynnissä. Kuitenkin voidaan pitää jo lähes varmana, että hankkeen toinen kolmevuotinen kehitysjakso käynnistyy heti ensimmäisen vaiheen jälkeen. Hankkeen työnimenä on APEX Archives Portal Europe network of excellence. Linkin www.archivesportaleurope.eu takaa paljastuva portaalin Beta-versio sisältää aineistoa jo 47 organisaation kokoelmista 17 maasta kattaen lähes 8 miljoonaa arkistoyksikköä. Lisäksi portaalin kautta on pääsy yli puoleen miljoonaan digitoituun kohteeseen. Varsinainen portaali julkaistaan vuoden 2012 alussa. Synergiaa Europeanan kanssa Portaalin tehtävänä on lisäksi välittää arkistosektorin aineistoa Europeanan hakupalveluihin, jossa on aineistoa myös museoja kirjastosektoreilta. Työtä on tehty sekä kehittämällä arkistojen eurooppalaista yhteistyöverkostoa että tarjoamalla osallistuville arkistoille valmiita palveluita ja työkaluja. Toisen vaiheen työskentely laajentaa osallistujien määrän 28 maahan. Palvelun kattavuutta laajennetaan niin aineistojen kuin osallistuvien organisaatioiden näkökulmasta sekä tuodaan mukaan tarkempia kuvailuja. Tämän lisäksi palvelusta kehitetään pysyvämpi osa eurooppalaista tutkimusinfrastruktuuria ja Europeanaa. Suomen arkistolaitos on jatkossakin mukana työssä, ja luomassa näin osaltaan arkistoille uusia tapoja tuottaa ajantasaisia ja tehokkaita tietopalveluita asiakkailleen. teksti: Markus Merenmies, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto
akti 3/2011 9 Digiaineistot ovat mieleen, mutta järjestelmät eivät toimi Svenska litteratursällskapet i Finlandin selvityshanke Tutkijoiden ääni ja sähköiset aineistot on loppusuoralla. Laajan kyselyaineiston viesti on selkeä: digitoitu aineisto on saatava nykyistä paremmin käyttäjien ulottuville. Hankkeen raportti julkaistaan alkuvuodesta 2012, mutta jo lokakuussa 2011 järjestetyssä seminaarissa paljastettiin keskeisin tulos: käyttäjät arvostavat digitoituja aineistoja, mutta kritisoivat käyttöliittymiä. Hanke haastaakin arkistot, kirjastot ja museot ajattelemaan asiaa uudelta kannalta: organisaatiot voivat tuntea aineistonsa läpikotaisin, mutta paras asiantuntemus niiden käytöstä on käyttäjillä. Käyttöliittymät hankalia Nykytilanteen ongelmat rakentuvat monista osatekijöistä. Käyttöliittymät on rakennettu alkuperäisaineistojen hallinnan ehdoilla, organisaatioiden näkökulmasta. Hakuehdot vaativat liian täsmällistä tietoa aineistosta ja selailuominaisuudet ovat harvinaisia tai puutteellisia. Digitoitu aineisto vaatisi uudenlaisia hakemistoja ja luetteloita, jotka helpottaisivat kokonaisuuden hahmottamista, selaamista ja halutun yksityiskohdan löytämistä. Arkistolaitoksen Digitaaliarkisto keräsi runsaasti kritiikkiä ja nousi ongelmallisimmaksi verkkopalveluksi juuri käytettävyyskysymysten takia. Pidetyin ja kehutuin oli Suomen sukuhistoriallisen yhdistyksen Digiarkisto, joka on toteutettu käyttäjien ehdoilla. Eriytymisessä hyvää ja huonoa Toinen keskeinen ongelmavyyhti on sähköisten aineistojen pirstoutuminen eri organisaatioiden verkkopalveluihin ja käyttöliittymiin. Yhdelläkin organisaatiolla saattaa olla monta erilaista kokoelmaa, joista jokaista varten on erilainen käyttöliittymä. Käyttäjät eivät tiedä, millaista aineistoa on saatavilla sähköisessä muodossa ja joutuvat jokaisen kokonaisuuden kohdalla opettelemaan uuden hakulogiikan. SLS:n hanke kannustaa muistiorganisaatioita kuuntelemaan paremmin tutkijoiden mielipiteitä. hakuihin. Tällä perusteella vastaajat esimerkiksi kiittivät Suomen sukututkimusseuran Hiski-tietokantaa, mutta lähtökohtaisesti vähemmistö vastaajista toivoi kehityksen kulkevan kohti sen kaltaisia järjestelmiä. Tärkeämpänä pidetään nykyisten järjestelmien käytettävyyden parantamista ja niiden aineistomäärän kasvattamista, ja vasta sen jälkeen on aika rakentaa erikoistuneita tietokantoja. Keskitetty wiki-luettelo rakenteilla Vastauksissa esitettyihin toiveisiin keskitetystä luettelosta pystytään vastaamaan pian, sillä hankkeen yhteydessä SLS laatii yhteistyössä Agricola-portaalin kanssa yhteenvetoa sähköisten aineistojen verkkopalveluista, käyttöliittymistä, tietokannoista ja portaaleista. Luettelo julkaistaan wiki-muotoisena, joten kuka tahansa voi käydä täydentämässä ja päivittämässä tietoja. Askel on kokonaisuuteen nähden pieni, mutta sekin vie eteenpäin matkalla kohti digiaineistojen parempaa käytettävyyttä. Eriytyminen ei ole yksinomaan huono asia, sillä erilliset järjestelmät ja alkuperäisaineistosta edelleen muokattu tieto antavat käyttäjälle mahdollisuuksia uudenlaiseen tutkimusotteeseen ja räätälöidympiin teksti: Outi Hupaniittu, projektinvetäjä, Svenska Litteratursällskapet i Finland kuva: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto
10 akti 3/2011 Kysely kartoitti viranomaisasiakirjojen siirto- ja säilytystarpeita Arkistolaitos toteutti huhti-elokuussa 2011 kyselyn viranomaisten hallussa olevista pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistolaitos käyttää kyselyn tuloksia toiminnan pitkäjänteiseen suunnitteluun. Ne ovat erityisen hyödyllisiä asiakirjojen vastaanotossa ja tilanhallinnassa. Kyselyssä keskityttiin arkistotiloihin siirrettyihin pysyvästi säilytettäviin paperiasiakirjoihin. Kysely lähetettiin viranomaisille, jotka arkistolain mukaisesti luovuttavat pysyvästi säilytettävät asiakirjansa arkistolaitokseen. Lisäksi kerättiin tietoja arkistotilojen ja tietopalvelupyyntöjen määristä. Kysely lähetettiin 462 organisaatiolle. Koska osa niistä vastasi vielä alkuperäistä suunnitelmaa keskitetymmin, kyselyn kohteiden lopullinen kokonaismäärä oli 433. Vastauksia kertyi yhteensä 402 kappaletta, joten vastausprosentti oli hyvä, lähes 93 prosenttia. Määrällisesti vastaajajoukko painottui oikeus-, työ- ja elinkeino- sekä valtiovarainministeriön hallinnonaloille, joiden yhteenlaskettu vastausten ja kohdevirastojen määrä oli 310/329. Sen sijaan esimerkiksi puolustusministeriö oli hallinnonalansa ainoa kyselykohde. Puolustusvoimien aineistomäärät eivät siten sisälly kyselyn tuloksiin. Arkistopiiri hm % KA 66 635 52,7 HMA 14 820 11,7 JoMA 5 910 4,7 JyMA 3 301 2,6 MMA 9 396 7,4 OMA 9 081 7,2 TMA 11 676 9,2 VMA 5 517 4,4 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrät eri arkistopiireissä. Vastausten perusteella pysyvästi säilytettävien asiakirjojen kokonaismääräksi kertyi 126,3 hyllykilometriä. Viiden vuoden takaisessa kyselyssä aineistomäärän jakauma arkistopiirien kesken oli samansuuntainen, joten alueellistamishankkeet eivät näytä muuttaneen sitä. Asiakirjojen kokonaismäärä edellisessä kyselyssä oli 158,5 hyllykilometriä. Nyt saaduissa luvuissa tulee kuitenkin ottaa huomioon muun muassa vuoden 2005 jälkeen arkistolaitokseen tehdyt luo- vutukset ja kyselyn viimekertaista suppeampi kattavuus (edellinen kysely tehtiin 2006 ja kohteita oli 766). Valtioneuvoston arkiston liittäminen Kansallisarkistoon, yliopistojen aseman muutos sekä kyselyn rajaaminen pääte- ja lähiarkistoissa tai vastaavissa tiloissa säilytettäviin asiakirjoihin ovat nekin supistaneet kokonaismäärää. Työhuonetiloissa säilytettävien asiakirjojen määriä ei kysytty, koska luotettavien arvioiden saaminen niistä on osoittautunut vaikeaksi. Ajanjakso Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen jakautuminen vuosikymmenittäin. Vastaukset osoittavat, että paperiasiakirjojen määrä on jatkanut kasvuaan. On huomattava, että vuosikymmenittäin arvioituna asiakirjojen kokonaismäärä poikkeaa erikseen ilmoitetusta kokonaismäärästä. Kunkin arkistolaitoksen yksikön osuus vuosikymmenkertymästä oli kuitenkin linjassa asiakirjojen kokonaismäärän vastaavan jakauman kanssa. Viranomaisilta kysyttiin asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen vuosittaista kokonaismäärää ja frekvenssiä. Tietoja kysyttiin sekä 40 vuotta vanhemmista että nuoremmista asiakirjoista. Lisäksi sisäisten ja ulkoisten tietopyyntöjen määrää arvioitiin erikseen. Tietopyynnön tyyppi 40 v. vanhemmat asiakirjat hm - 1970 16 613 1971-1980 18 220 1981-1990 23 046 1990-2000 27 539 2001-2010 30 027 40 v. nuoremmat asiakirjat Sisäiset tietopyynnöt 77,1 37,1 Ulkoiset tietopyynnöt 66,7 34,3 Osuus (%) niistä asiakirjoista, joihin ei kohdistunut lainkaan tietopyyntöjä. Luvut vahvistavat näkemystä siitä, että 40 vuotta vanhempia asiakirjoja ei yleensä enää toistuvasti tarvita viranomaiskäytössä, vaan ne voidaan luovuttaa arkistolaitokseen. Tietopyyntöjen kokonaismäärissä oli kuitenkin suuria eroja; joillakin vain yksittäisiä tietopyyntöjä vuodessa, toisilla taas tuhansia. Tietopyyntöjen keskiarvojen esittäminen ei siksi ole mielekästä. Mediaaniluvut sisäisissä tietopyynnöissä (40 vuotta vanhemmat/nuoremmat) olivat 5 ja 12 kappaletta, ulkoisten tietopyyntöjen vastaavat mediaaniluvut puolestaan 5,5 ja 10 kappaletta.
akti 3/2011 11 Naisten arkistot vievät tutkijaa ympäri maailmaa ja feminismin historiaa. Myöhemmin olen päätynyt erilaisiin vertaileviin tutkimushankkeisiin. Naishistorian tutkimus on muuttunut Offenin uran aikana paljon. Marginaalisesta aiheesta on tullut suurta enemmistöä koskettava. Syynä ei hänen mielestään ole enempää eikä vähempää kuin se, että näidenkin ihmisen tulee olla osa menneisyyttä. Kaikki irti arkistomatkoilta Naishistoria kiteytyy Offenin mukaan siihen, miten naisten ja miesten väliset suhteet ovat muuttuneet. Juuri nyt hän tutkii julkisia väittelyjä, joita naiskysymyksestä on käyty. Kansallisarkistossa vieraili toukokuussa Stanfordin yliopiston vanhempi tutkija Karen Offen. Suomessa aiemminkin poikennut historioitsija osallistui tällä kertaa kansainväliseen historiakonferenssiin. Luppoajan hän hyödynsi perehtymällä lempiaiheeseensa: naisten historiaan. Hassua kyllä, miehet olivat ensimmäisinä kiinnostuneista naisten oikeuksista. Myöhemmin naiset osallistuivat enemmän kuin miehet toivoivat, ja tästä syntyi ristiriitoja. Tutkimuksen teko ei aina ole helppoa Yhdysvaltojen länsirannikolta käsin. Offenin hyödyntämät lähteet ovatkin pääosin olleet painettua aineistoa, kuten sanomalehtiä. Toisaalta hän ottaa kaiken mahdollisen irti ympäri maailmaa suuntautuvilta arkistomatkoilta. Kaliforniassa työskentelevä Offen on naistutkimuksen uranuurtajia. Aloitin naishistorian tutkimisen 1970-luvulla, jolloin koko aihe oli uusi. Tutkin yhtenä ensimmäisistä naisten historiaa Ranskassa Kerran löysin ranskalaisesta arkistosta erään merkittävän, salanimellä kirjoittaneen naisvaikuttajan henkilötiedot viime hetkellä ennen koneen lähtöä. Huusin, printtasin sivun nopeasti ja juoksin kuin hullu koneeseen. Frekvenssi 40 v. vanhemmat asiakirjat Tietopyyntöjen vuosittainen frekvenssi (%). 40 v. nuoremmat asiakirjat Viikoittain 10 31,2 Kuukausittain 9,3 12,3 Harvemmin 80,7 56,5 Luvuissa tulee huomioida, että 40 vuotta vanhempien asiakirjojen osalta 33 ja sitä nuorempien osalta 11 prosenttia kohteista jätti vastaamatta kysymykseen. Tulosten analysointia jatketaan arkistolaitoksessa. Tavoitteena on, että jatkossa asiakirjat vastaanotetaan aiempaa yhdenmukaisemmin koko arkistolaitoksessa hyvässä yhteistyössä viranomaisten kanssa. Saadut tiedot auttavat myös arkistolaitoksen toimitilojen ja tilanhallinnan strategista ja operationaalista suunnittelua. Tutkijat bloggaamaan Digitalisoituminen on helpottanut tutkimusta, mutta myös tuonut lisähaastetta. Nuorille opiskelijoille on muistutettava, että historian tutkiminen on faktojen varmistamista useampaan kertaan. Heille täytyy kertoa, että Wikipediassa ei ole kaikkea tietoa ja että kaikki tieto verkossa ei ole totta. Erinomaisena verkkolähteenä hän mainitsee Library of Congressin verkkosivut, joilla julkaistaan runsaasti materiaalia. He ovat julkaisseet myös kirjan, jossa on paljon kuvia asiakirjoista. Muidenkin arkistojen kannattaisi tehdä vastaavaa ja herättää näin ihmisten mielenkiinto, hän lisää. Tutkijoita Offen kannustaa bloggaamaan. Heidän tulisi kirjoittaa paperiartikkeleiden sijaan verkkoon. Offenin omia kirjoituksia voi lukea osoitteessa www.imow.org/community/blog/index. teksti: Ville Kajanne, ylitarkastaja, Kansallisarkisto Teksti ja kuva: Heidi Mustajoki, tiedottaja, Kansallisarkisto
akti 3/2011 12 Palapelin rakentamista ulkomailta käsin Sukututkimus on sinnikästä ja aikaa vievää puuhaa. Kesähelteillä viikon ajaksi Kansallisarkistoon saapuneen Joel Blankettin työhön tuo lisähaasteen se, että hänen aineistonsa sijaitsee tuhansien kilometrien päässä. Joel Blankett vieraili Kansallisarkistossa kesäkuussa. Jerusalemissa asuva Joel Blankett on syntyperäinen helsinkiläinen. Yliopisto-opintojen jälkeen tie vei Israeliin, jonne sukututkijan oli tarkoitus jäädä vain vuodeksi opiskelemaan hepreaa ja tarkkailemaan ulkomaiden näkymiä. temppuilemaan byrokratian rattaiden parissa pitkään. Tapahtumat lasten syntymästä naimisiin menoon piti kirjata Suomen lisäksi Venäjälle, eikä oleskelulupien myöntämiseen löytynyt tarkkoja kriteerejä. Vuoden tutkimusmatkasta versosi kuitenkin lähes 40 vuoden taival, jonka aikana Blankett ehti kasvattaa juuret ja perustaa perheen Israelin maaperälle. Hän työskenteli pitkään valtion virastoissa ja tutkimuslaitoksissa, esimerkiksi sosiaalipoliittisen tutkimustyön parissa. 1990-luvulla hän sai kipinän selvittää perheensä historiaa. Suvun tutkiminen lähti vähitellen käyntiin ja Kansallisarkistosta tuli yllättäen linkki suvun tarinoiden äärelle. Venäjänjuutalaiset sukujuuret Blankettin sukujuuret sijoittuvat Venäjälle, jossa hänen juutalaiset isoisänsä syntyivät. 1900-luvun alussa miehet päätyivät armeijan mukana Suomeen, jonne kumpikin perusti perheen monen muun venäjänjuutalaisen tapaan. Se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta käytännössä juutalaisilla ei ollut oikeutta asua Suomessa siihen aikaan. He joutuivat puolen vuoden välein anomaan uutta lupaa, kertoo Blankett. Venäjänjuutalaisten elämä 1900-luvun alun Suomessa olikin varsin hankalaa ja virallisesti Venäjällä kirjoilla olleet isoisät joutuivat Tutkimuksen alkumetreillä Sukututkimuksen alkuvaiheissa Blankettin isovanhemmat olivat jo menehtyneet, eivätkä heidän tarinansa olleet syystä tai toisesta kulkeutuneet lasten korviin hänen äitiään lukuun ottamatta. Niin kuin yleensä sukututkimuksissa käy, sitä alkaa tehdä liian myöhään, kun ei ole enää ketään keneltä kysyä, hän toteaa. Blankett saapui ensimmäistä kertaa Kansallisarkistoon viime vuosikymmenen alussa. Hän oli saanut tiedon, että Helsingin juutalaisen seurakunnan arkistot oli siirretty ja kunnostettu tutkijoiden käyttöön. Sukututkija yritti viikon mittaisella vierailulla etsiä kuumeisesti tietoa suvustaan. Se oli aika turhauttavaa. Näin, että on hirveästi materiaalia, mutta en voinut jäädä niin pitkäksi aikaa, hän huokaa. Sukututkija sai uutta pontta urakkaansa huomattuaan sen vaativan laajaa kielitaitoa. Suuri osa hänen sukuaan käsittelevistä aineistoista on kirjoitettu kielillä, joita hänen lapsensa eivät taida. Jos en tee tätä työtä, sen jättäminen seuraaville sukupolville on hankalaa, hän kommentoi.
akti 3/2011 13 Aineistoa ympäri maailmaa Isovanhempien yhteydenpito viranomaisiin on tarjonnut valtavasti tietoa Blankettille. Hänen suurimmat tietovaransa ovatkin viranomaisarkistoja tai juutalaisten omia arkistoja. Tutkimuksen kannalta tärkeää aineistoa on rutkasti Venäjällä. Hän on yrittänyt ottaa niistä selvää Kansallisarkiston Jyrki Paaskosken avustamana. Suomi on ollut kohdallani silta sellaiseen materiaaliin, jota on ehkä olemassa Venäjällä, hän kertoo. Suomen juutalaisten historiaa arkistolaitoksessa Suomen juutalaisten elämää on tallennettu myös arkistolaitoksen makasiineihin. Suomen juutalaisten arkiston sekä Turun juutalaisen seurakunnan arkiston lisäksi arkistolaitoksesta löytyy lukuisia juutalaisten henkilöiden yksityisarkistoja. Suomen kolmas juutalainen seurakunta toimi vuoteen 1944 Viipurissa, mutta sen arkisto on kadonnut jäljettömiin. Vaikka kirjallisia lähteitä on Suomen ulkopuolelta vaikea tavoittaa, sukututkija on saanut yhteyden kadonneisiin sukulaisiinsa ja isovanhempiensa tuttaviin. Osa heistä on löytynyt Venäjän puolelta ja osa muualta päin maailmaa. Olin esimerkiksi noin viisi vuotta sitten käymässä Venäjällä pienessä kylässä, ja siellä oli vielä vanha mummo, joka muisti isoisän veljen, Blankett valaisee. Ja kaikkien näiden perheiden kanssa olen päässyt kontaktiin vähitellen, erityisesti Internetin kautta. Haastavaa ja palkitsevaa puurtamista Kansallisarkistossa sijaitseva Suomen juutalaisten arkisto kattaa muun muassa Helsingin juutalaisen seurakunnan ja sen ylläpitämien laitosten sekä juutalaisten keskusjärjestöjen ja yksityishenkilöiden arkistoja vuosilta 1810 2011. Turun maakunta-arkistosta löytyvä Turun juutalaisen seurakunnan arkisto sisältää jiddishinkielisiä pöytäkirjoja, toimintakertomuksia ja kirjeitä. Molemmat aineistot ovat käyttörajoitettuja. Suomen juutalaisten elämään voit tutustua edellä mainittujen arkistojen pohjalta kootussa Fenno Judaica -verkkonäyttelyssä, joka löytyy osoitteesta: http://fennojudaica.jchelsinki.fi/index.html Arkistojen penkominen on raskasta työtä, josta tippuu tuloksia paloittain. Viikon mittaisella vierailulla satojen sivujen kirjeenvaihdon selaaminen alusta loppuun on kuitenkin tavallista vaivalloisempaa. Blankett toivookin, että mahdollisimman paljon aineistoa saataisiin indeksoitua. Toisenlaista näkökulmaa tutkimuksen tekoon on tuonut esimerkiksi juutalaisten valokuva-arkisto, jonka otoksista suuri osa on ollut Blankettille aivan tuntemattomia. Tekstirivien täyttämien papereiden välistä on löytynyt myös muuta aivan uutta ja jopa huvittavaakin tietoa. Löysin viimeksi isoäidin isän todistuksen, jossa hän eroaa armeijasta. Armeijan superior officerin vuonna 1860 kirjoittamassa kirjeessä todettiin, että henkilö oli käyttäytynyt hyvin armeijassa, eikä juopotellut ja muuta. Hitain askelin eteenpäin No tietysti sukututkimus on sellaista, että loppua ei näy, toteaa Blankett. Aion kuitenkin jatkaa vielä. Toivottavasti ehdin jossain vaiheessa tulla pitemmäksi aikaa tänne. Seuraavaa tutkimusmatkaa odotellessa sukututkija toivoo saavansa entistä enemmän kaipaamaansa materiaalia kotikoneelta selailtavaksi. Luulen, että verrattuna muihin sukututkijoihin tilanteeni on varsin hyvä. teksti ja kuva: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto Blankettin isovanhemmat David ja Malke Mirmovitsch.
akti 3/2011 14 Kunnallisen asiakirjahallinnon opas on valmistunut Kunnallisen asiakirjahallinnon opas eli KAO on valmistunut ja julkaistu osoitteessa wiki.narc.fi/kao. Opas on toteutettu uudella tavalla, wikitekniikalla, mikä helpottaa muun muassa sen päivitettävyyttä. Sitä riittää kuntasektorin asiakirjahallintoon vaikuttavien muutosten myötä. Kunnallisen asiakirjahallinnon oppaan sisältöön kohdistui moninaisia haasteita, vaikka voimassa on edelleen sama arkistolaki kuin vuonna 1996, jolloin aiempi kuntaopas julkaistiin. Maailma ympärillä on muuttunut ja muuttumassa: on otettava huomioon esimerkiksi sähköinen asiakirjahallinto, arkistoterminologia, hallinnon ja organisaatioiden muutokset, prosessiajattelu ja asia- kasnäkökulman korostaminen, taloudelliset tekijät henkilökunnan määrään vaikuttavine seurauksineen sekä julkishallinnon tietoarkkitehtuurisuunnitelmat. Näiden vuoksi voi perustellusti olla sitä mieltä, että oppaan uusimisen kanssa olisi kannattanut odottaa. Toisaalta yhtä perustellusti voi Kunnanhallituksen tehtävänä on määritellä kunnan arkistonmuodostajat. Näin myös Tammerkosken partaalla.
akti 3/2011 15 väittää, että näköpiirissä ei ole sellaista suvantoa, jossa voitaisiin rauhassa koota kokonaisvaltaiseksi oppaaksi kunnalliseen asiakirjahallintaan vaikuttavat näkökulmat. Nykytilanteen monet meneillään olevat muutokset heijastuvat siis oppaan sisältöön. Ja muutokset merkitsevät, että opasta päivitetään tiheästi. Ne merkitsevät myös, että ehkä jo muutaman vuoden sisään opas uusitaan uudistetun arkistolainsäädännön myötä. Arkistoterminologia ajan tasalla Koska KAO:n taustalla on vuoden 1994 arkistolaki, perusta sille on sama kuin edelliselläkin kuntien arkistotoimen oppaalla. Joitakin asioita on silti syytä nostaa esille KAO:sta. Arkistoterminologian kehitys on ajanut 1990-luvun arkistolain ohi. Arkistoalan terminologiaa uudistavan työryhmän tavoitteena on systemaattinen käsiterakennelma ja sen sisällyttäminen 2010-luvulla uudistettavaan arkistolainsäädäntöön. KAO-työryhmä teki tämän vuoksi yhteistyötä terminologiaa pohtivan työryhmän kanssa, mikä heijastuu muun muassa sellaisten termien käytössä kuin asiakirjatieto. Kolmantena yksittäisenä poimintana KAO:sta voi ottaa esille kuntasektorin pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävän asiakirjatiedon säilyttämisratkaisun. Kysymys sen organisoinnista on KAO:n valmistuessa ratkaisematta. Tätä koskevat ratkaisuvaihtoehdot liittyvät kiinteästi arkistolainsäädännön uudistamiseen, joka on tarkoitus käynnistää syksyllä 2011. Ylläpitoon kohdistuu haasteiden kirjo KAO perustuu voimassa olevaan arkistolainsäädäntöön. Uuden arkistolain taustatyöskentely on jo aloitettu, mikä vaikuttaa jatkossa oppaaseen. Arkistolaitoksen rooli kuntasektorilla määritellään, ja rajanveto arkistolaitoksen ja valtiovarainministeriön kesken vaatii täsmennyksen muun muassa julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurin myötä. Myös sähköinen asiakirjahallinto ja arkistoterminologia heijastuvat uudistettavassa arkistolainsäädännössä. Kuntasektorille on tunnusomaista heterogeenisuus: samalla kun kuntasektorilla on yli 3 500 sähköistä tietojärjestelmää ja osa kunnista ja kuntayhtymistä etenee vilkkaasti kohti yhä sähköisempää asiakirjahallintoa, on olemassa kuntia, joissa ollaan vasta tämän kehityksen alkutaipaleella. Tästä huolimatta KAO:ssa on yksi poikkeus ennakoituun terminologiatyöryhmän suositukseen: asiakirjahallinta-termin sijaan käytettään asiakirjahallinto-termiä. Asiakirjahallinto-termin määritelmä KAO:ssa ei siis noudata SFS-ISO-standardia, mutta se on viimeaikaisissa arkistolaitoksen määräyksissä, ohjeissa ja suosituksissa noudatettua tulkintaa. PARAS-hanke on työllistänyt, organisaatioita on muutettu ja kuntia yhdistetty, mutta uusia muutoksia on yhä edessä. Ne heijastuvat aina myös asiakirjahallintaan. Muutoksissa johdon vastuu korostuu ja tarvitaan laajaa yhteistyötä substanssi-, ICT- ja asiakirjahallinnan asiantuntijoiden kesken sekä riittävää osaamista. Kunnallisen asiakirjahallinnon oppaaseen kohdistuu siten moninaisten paineiden kirjo. Kunta päättää arkistonmuodostajat Moni toivoi, että KAO sisältäisi sellaisen kunnallisen arkistonmuodostajan määritelmän suosituksen, jonka mukaan kunta kokonaisuudessaan on yksi arkistonmuodostaja. Arkistolaitos tukeutuu oppaissaan voimassa olevaan arkistolainsäädäntöön ja sen taustalla olevaan hallituksen esitykseen. Tästä syystä arkistolaitos linjaa KAO:ssa kunnanhallituksen määrittelemään kunnan arkistonmuodostajat. KAO on varsin ylätasoinen opas, sillä ei ollut mahdollista laatia opasta, josta löytyisi yksityiskohtaiset ohjeet kaikkien kuntien ja kuntayhtymien yksilöityihin tunnistettuihin ja tunnistamattomiin tarpeisiin. teksti: Vuokko Joki, johtaja, Oulun maakunta-arkisto ja Raili Oittinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto kuva: Minna Nurro KAO:a työstämässä Kansallisarkisto asetti lokakuussa 2008 työryhmän valmistelemaan Kunnallisen arkistotoimen opasta. Työryhmän muodostivat Maaret Botska Kuntaliitosta, Eeva Miettinen Helsingin kaupungista sekä Jaana Pohjonen Kansallisarkistosta. Työryhmän sihteerinä toimi Raili Oittinen Kansallisarkistosta ja puheenjohtajana Vuokko Joki Oulun maakunta-arkistosta. Työlle loi vankan pohjan Pirkko Haarion työstämä luonnos vuoden 1996 Kunnallisen arkistotoimen oppaan uudistamiseksi. Alun perin KAO:n piti valmistua jo vuonna 2009, mutta työryhmä sai kahteen otteeseen jatkoaikaa: ensin opetusministeriön asettaman selvitysmiehen ehdotusten ja sitten arkistolaitoksen strategian vuoksi. Jälkimmäisen jatkoajan päättyessä opasluonnos luovutettiin arkistolaitoksen johtoryhmälle. Loppuvuonna 2010 toteutettiin vielä suppea lausuntokierros, muokattiin opasta lausuntojen pohjalta ja kevään 2011 kuluessa päivitettiin arkistolaitoksen viimeiset linjaukset. Kesä 2011 kului teknisen toteutuksen merkeissä.
16 akti 3/2011 Miten säilyttää tietokantojen tiedot? Tietokantojen ja rekisterien säilyttämiseen ollaan vasta luomassa menetelmiä. Arkistolaitos on selvittänyt tietokantojen säilyttämisen käytäntöjä ja kokemuksia etenkin Norjassa ja Sveitsissä. Arkistolaitos käynnisti vuoden 2011 alussa SÄHKE3- esiselvitysprojektin, jonka tavoitteena on luoda menetelmät rekisterien ja tietokantojen luotettavalle säilyttämiselle. SÄH- KE3-normin tavoitteena on, että arkistolaitos voi ottaa vastaan viranomaisten pysyvästi säilytettävien tietokantojen tietoja, varmistaa niiden luotettavan säilymisen ja tarjota aineistosta tietopalvelua. Kansainväliset ratkaisut pohjana SÄHKE3-projektin lähtökohtana on valmiiden kansainvälisten standardien ja ratkaisujen hyödyntäminen kansallisen normin pohjana. Viime keväänä projektissa perehdyttiin Norjan arkistolaitoksen kehittämään ADDML-formaattiin sekä Sveitsin arkistolaitoksen SIARD-formaattiin. Molemmat ovat teknisiä menetelmiä, joissa tietokannan rakenne ja sisältö otetaan talteen ja kootaan yhdeksi paketiksi. Formaatit eivät ole täysin rinnasteisia malleja keskenään, sillä ne kohdentuvat hieman eri asioihin. SIARD on datan tallentamiseen tarkoitettu menetelmä, ADDML puolestaan tietokannan rakenteen kuvailun menetelmä. Molempien formaattien lähtökohtana on kuitenkin tarjota työkaluja, joilla viranomainen voi itse koostaa tietokannasta säilytettävän kokonaisuuden. Kaikkea tietokantaan sisältyvää toiminnallisuutta ei pyritä säilyttämään, vaan tiedot muunnetaan mahdollisimman yleispätevään muotoon. Kattava dokumentointi tarpeen Pysyvää säilyttämistä varten tietokannasta ja siihen liittyvästä dokumentaatiosta tulee koostaa paketti, jonka on kerrottava itsestään kaikki tarpeellinen. Toisin sanoen paketti sisältää tiedot aineiston itsenäiseksi ymmärtämiseksi. Tätä varten tietokannan konteksti, sen käyttötarkoitus, siihen kuuluvat koodistot ja tiedon muodostumisen periaatteet tulee kuvata ja dokumentoida. Norjan ja Sveitsin arkistolaitoksissa osa tietokannan dokumentaatiosta tuotetaan metatietoina tietokannan sisälle. Osa tie- Arkistolaitoksen edustajat kävivät kesällä Bernissä tutustumassa tietokantojen ja rekisterien säilyttämiseen Sveitsissä. doista taas tallennetaan tietokannan rinnalla dokumenttimuotoisena. Norjan arkistolaitos ottaa dokumentaatiota vastaan myös paperimuodossa. Tutkijoille muokattavaa tietoa Tietokanta luodaan säilytettävistä SIARD- tai ADDML-paketeista uudelleen siinä vaiheessa, kun asiakas sitä tarvitsee. Tietokanta siis palautetaan mahdollisimman lähelle sen alkuperäistä muotoa. Toistaiseksi Norjassa ja Sveitsissä ei ole mahdollisuutta säilytettävän tietokannan suoraan sähköiseen tutkijakäyttöön, vaan arkistolaitoksen henkilökunta vastaa aineiston tarjoamisesta. Tulevaisuuden tutkimustarpeita on vaikea ennustaa. Tämän vuoksi tietokannassa tulee säilyttää tiedon muokattavuus ja sen monipuolisen yhdistelyn mahdollisuudet, kuitenkin siten, ettei tieto muutu säilytyksessä. Tutkijoilla on oltava mahdollisuudet muokata rekisteritietoa ja yhdistellä eri rekisterien sisältämiä tietoja keskenään ja tuottaa näin merkittävää lisäarvoa aineistolle. Norjan arkistolaitoksessa korostetaan, että asiakkaalle pitää tarjota useita erilaisia aineiston hakumahdollisuuksia ja keino vaikuttaa myös tilattavaan kokonaisuuteen. SÄHKE3-esiselvitysprojekti päättyy vuoden 2011 lopussa. SÄH- KE3-normin laadinta käynnistyy vuoden 2012 alkupuolella, ja se valmistuu 2013 2014. teksti ja kuva: Mikko Eräkaski, projektipäällikkö, Kansallisarkisto
akti 3/2011 17 Kokemuksia sähköisen säilyttämisen lupaprosessista Sähköisen säilyttämisen luvan hakeminen arkistolaitokselta on ollut mahdollista vuodesta 2005 lähtien. Lupa on toistaiseksi myönnetty viiden organisaation tietojärjestelmälle ja käsittelyssä on kymmenen hakemusta. Puolustusvoimien asianhallintaa katselmoitiin syyskuussa luvan hakijan, järjestelmätoimittaja Innofactorin ja arkistolaitoksen yhteiskokouksessa. hakumenettelyssä hakijan pitää tilata sekä tietoturvallisuus- että SÄHKE2-mukaisuuden auditointi, joten hankkeen aikataulutus vaatii huolellista suunnittelua. Luvan haku kannattaa aloittaa ennen kuin tietojärjestelmä otetaan käyttöön. Julkisen hallinnon organisaation tulee hakea sähköisen säilyttämisen lupaa, kun se haluaa säilyttää aineistoa pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa. Viranomaisten kiinnostus lupaa kohtaan on jatkuvasti lisääntynyt, sillä sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen tuo mukanaan pitkäkantoisia hyötyjä. Kehittämistyö kytkeytyy keskeisesti organisaation toiminnan ja tietojärjestelmien elinkaaren suunnitteluun ja kestää yleensä useita vuosia. Kansallisarkistossa lupakäsittelyä koordinoivan ylitarkastaja Raili Oittisen mielestä päällimmäisin kokemus tähänastisista lupaprosesseista on niiden monivaiheisuus. Olemme tehneet useita katselmointeja jokaisen luvanhakijan kanssa ja lupaprosessin aikana onkin kehittynyt syvällisiä kumppanuuksia. Samalla on tarkistettu organisaation valmius siirtää pysyvästi säilytettävä aineisto arkistolaitoksen VAPA-palveluun. Lupaprosessi uudistui Lupaprosessi koki melkoisen muutoksen vuoden 2011 alussa, minkä jälkeen luvan hakeminen on perustunut ulkopuoliselle auditointimenettelylle. Arkistolaitoksen tehtäväksi jää lähinnä luvan mukaisen toiminnan varmistaminen lupaa hakevassa organisaatiossa. Uusi menettely yksinkertaisti hakemista huomattavasti. SÄHKE2-normin mukaisten tietojärjestelmien sertifiointi on vielä osittain kehitteillä, joten vuoden aikana tulleet hakemukset ovat olleet SÄHKE2-sertifioimattoman järjestelmän mukaisia. Uudessa Keskeistä kehitettävää Kehittämistyö edellyttää muun muassa prosessien, tietoturvallisuuden ja riskienhallinnan kehittämistä sekä tiedonohjaussuunnitelman (TOS) eli eamsin laatimista. TOSin vaatimukset heijastuvat suoraan tietojärjestelmien hankintaan ja sähköisen säilyttämisen ratkaisuihin. Määräajan säilytettävien tietojen hävittämiseen on niin ikään tehtävä toimivia ratkaisuja, jotka pohjautuvat TOSin metatietomäärittelyihin. Sähköisen säilyttämisen ratkaisuja kehitettäessä ei auta unohtaa osaamisen kehittämistä ja koulutusta, jotka ovat keskeisiä onnistuneen lopputuloksen saavuttamisessa. Tarvitaan myös asiakirjahallinnollisen kulttuurin muutosta on uskallettava luottaa sähköiseen säilytysmuotoon. teksti: Armi Helenius, ylitarkastaja, Kansallisarkisto kuva: tiina tiilikainen CASE: Puolustusvoimat Puolustusvoimat on hakenut sähköisen säilyttämisen lupaa asiankäsittelyratkaisulleen. Puolustusvoimien asiakirjahallintopäällikkö Janne Mykrä luonnehtii saavutettavia etuja seuraavasti: Organisaation kannalta pysyvästi säilytettävän tietoaineiston sähköinen arkistointi on toki tärkeä asia, mutta koko toiminnan kustannustehokkuuden kannalta olisi tärkeämpää saada arkistolaitoksen tarjoamat sähköisen säilyttämisen ratkaisut ulottumaan myös määräajan säilytettävään tietoaineistoon, jota on valtaosa organisaatioiden asiakirjatuotannosta. Arkistolaitoksen, organisaatioiden ja ohjelmistonvalmistajien tiiviillä yhteistyöllä saadaan toivottavasti rakennettua järjestelmiä, jotka vastaavat sähköisen säilyttämisen vaatimuksia ja ovat mahdollisimman käyttäjäystävällisiä.
18 akti 3/2011 Matkalla Helsingin tarinoiden ytimeen Helsingin Tokoinrannassa, Kaupunginteatterin ja maamerkkinäkin tunnetun Ympyrätalon katveessa sijaitsee Kallion virastotalo. Moni ei tiedä, että rakennus kätkee sisäänsä kaikille avoimen portin kaupungin historiaan. On hyvä, että kaupunginarkisto kiinnostaa. Eilen tutkijasalimme oli aivan täynnä, toteaa Helsingin kaupungin arkistotoimen päällikkö Eeva Miettinen. Olen tutustumassa Helsingin historian pyhättöön myrskyisenä syyspäivänä. Neutraalisti väritetyissä asiakaspalvelutiloissa on kuitenkin vielä hiljaista kiertäessämme taloa ympäri aamuvarhaisella. Meillä käy asiakkaina etupäässä tutkijoita, sukututkijoita ja muita tiedonetsijöitä. Tutkijat ovat näistä suurin asiakasryhmä, hän kertoo. Jo vuodesta 1945 Helsingin kaupunginarkiston perustaminen sai alkunsa kaupungin tilastotoimen aloitteesta 1920-luvulla. Arkistotoimen järjestäminen käynnistyi lopulta arkistokomitean asettamisella sodan keskellä vuonna 1942. Perustamiseen vaikutti myös vuoden 1939 arkistolaki, joka peräänkuulutti kunnallisia keskusarkistoja. Kaupunginarkisto avasi ovensa viimein vuonna 1945 ensimmäisen kaupunginarkistonhoitajan Pentti Renwallin vetämänä. Vuosien aikana arkistoon kertyneestä aineistosta voi muodostaa häilyvän kokonaiskuvan kurkistamalla lasipinnoilla verhoiltuun näyttelytilaan. Olemme niitä arkistoja, joilla on perusnäyttely. Se kertoo kaupungin historiasta esitellen samalla erityyppisiä asiakirjoja. Meillä on lisäksi vaihtuvia näyttelyitä ja osallistumme kaupungin yhteisnäyttelyiden tekemiseen. Asiakirjoja on lainattu myös Kansallisarkiston näyttelyihin, Miettinen valaisee. Sähkön ja paperin puristuksissa Katoan Miettisen perässä maan alle. Kävelyetäisyyksissä arkisto voittaa varmasti vertaisensa. Meillä tutkijasalissa päivystävät saavat aika paljon liikuntaa päivisin, naurahtaa arkistotoimen päällikkö. Kaupunginarkistossa on lähes 14 hyllykilometriä asiakirjoja. Hyllyt ovat täyttyneet muun muassa Helsingin kaupungin virastojen ja laitosten sekä helsinkiläisten järjestöjen, taloyhtiöiden ja yksityishenkilöiden arkistoista. Asiakirjasiirrot ovat koko ajan lisääntyneet. Arkistotilat alkavat olla aika täynnä ja arkistoaineistojen ylläpito vaatii entistä enemmän aikaa ja työtä, Miettinen huokaa. Kaupungin eri virastot ja liikelaitokset ovat siirtyneet yhä enemmän sähköiseen asiankäsittelyyn ja toimintatapaan, joten ne haluavat luovuttaa entistä aikaisemmin arkistoaineistojaan meille. Vasemmalla: Eeva Miettinen esittelee raastuvanoikeuden tuomiokirjaa 1700-luvulta. Oikealla: Helsingin kaupunginarkisto syksyn väreissä.
akti 3/2011 19 Ahjosta Meritaloon Oman haasteensa kaupunginarkiston tehtäviin on tuonut Helsingin kaupungin uusi yhteinen asianhallintajärjestelmä Ahjo, joka otettiin käyttöön heinäkuussa. Järjestelmän tarkoituksena on automatisoida toimintoja ja poistaa päällekkäisyyksiä asiakirjatuotannossa muun muassa keskittämällä kirjaamista, uudistamalla asiakirjatuotantoa sekä muuttamalla toimielinten kokoukset sähköisiksi. Kaupunginarkisto vastaa järjestelmää varten laaditun tiedonohjaussuunnitelman ylläpidosta. Ahjo-järjestelmän tuottama, paperimuodossa säilytettävä aineisto arkistoidaan keskitetysti. Kaupunginarkiston yhteyteen on perustettu tätä varten Meritalon toimipiste, joka vastaa järjestelmän väliarkistotehtävistä, kertoo Miettinen. Tiedon juhlavuosi Helsingin kaupunginarkisto on yksi Helsingin kaupungin tietokeskuksen neljästä yksiköstä. Virasto kätkee sisäänsä kaupunginarkiston lisäksi kaupunkitilasto-, kaupunkitutkimus- ja hallintoyksiköt. Tietokeskus on juhlistanut tänä vuonna satavuotista taivaltaan. Jo päättyneeseen juhlavuoden ohjelmaan kuuluivat muun muassa maaliskuussa avattu Kaikkea Helsingistä -näyttely sekä Helsinki tiedon kohteena -satavuotisjuhlakirja, johon voi käydä tutustumassa tietokeskuksen kotisivuilla. Meidän asiantuntijamme olivat vahvasti mukana juhlavuoden näyttelyssä. Osallistuimme myös juhlavuoden muun ohjelman toteuttamiseen, kertoo Miettinen. Tulevaisuuden haasteita Kierroksen päätteeksi istahdamme alas Miettisen työhuoneeseen ja katseemme kääntyvät hetkeksi tulevaisuuteen. Hän mainitsee lähivuosien suureksi haasteeksi sähköisen arkistoinnin. Helsingin kartta vuodelta 1909. helsingin kaupunginarkisto Yksi iso haaste on asiakaspalvelujen monipuolistaminen, joka on ollut mahdollista arkistotietokannan käyttöönotosta alkaen. Helsingin kaupunginarkiston tärkein asiakkaille suunnattu verkkopalvelu on kuvailu- ja luettelotiedot kaupunginarkiston aineistosta sisältävä SINETTI-arkistotietokanta. Vuonna 2008 julkaistu tietokanta on saanut kaverikseen kartta- ja piirustusrekisterit, joiden sisältämät lähes 3 000 karttaa ja 16 000 piirustusta ovat selailtavina kotikoneelta. Tavoitteena on monipuolisten ja joustavien verkkopalvelujen lisääminen, minkä toivotaan vähentävän pitkällä aikavälillä asiakaspalveluun tarvittavia resursseja, päättää Miettinen. Astuessani ovesta ulos päivystäjän tiskin takana parveilee kuitenkin jo useampi asiakas. Emme ole vielä ratkaisseet pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen sähköistä arkistointia. Helsingin kaupunginjohtaja asetti syksyllä Kaupungin sähköinen muisti -työryhmän, joka selvittää käytettävissä olevia vaihtoehtoja. Sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin järjestäminen on suuri haaste, sillä kunnille on tarjolla vain vähän palveluja. Esimerkiksi arkistolaitoksen VAPA ei vielä vastaanota kuntien aineistoja, eikä ensi vuonna valmistuva SARKK ole kaikkien kuntien käytettävissä. Asiakas arkiston arvokkain Pohdimme lopuksi asiakkaiden merkitystä arkistolle. Kävijämäärät ovat laskeneet Tokoinrannassakin, mihin osasyynä on asiakirjojen digitointi. teksti ja kuvat: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto Helsingin kaupunginarkisto perustettu vuonna 1945, siirtyi 1990-luvulla osaksi tietokeskusta johtaa kaupungin arkistotointa, toimii kaupungin keskusarkistona ja Ahjo-järjestelmän väliarkistona vanhin asiakirja vuodelta 1569 ja vanhimmat asiakirjasarjat 1700-luvulta sijaitsee Kallion virastotalossa (Eläintarhantie 3 F) www.hel.fi/hki/tieke/fi/kaupunginarkisto
akti 3/2011 20 Arkistouralla Eri organisaatioissa työskentelevät arkistoalan ammattilaiset kertovat palstalla urastaan ja työstään. Tällä kertaa Aktin kysymyksiin vastaa eduskunnan tuore arkistopäällikkö Jari Suutari. Joensuusta siirryin Liikenne- ja viestintäministeriöön, jossa esimerkiksi päivitin ja siirsin ministeriön arkistonmuodostussuunnitelman sähköiseen arkistonhallintajärjestelmään. Tämä loi valmiudet eams:n käyttöönotolle. Kansanterveyslaitoksessa ja sen seuraajassa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa työskentelin monipuolisissa asiakirja- ja yleishallinnon tehtävissä. Siellä eräs haastavimmista tehtävistä oli toimia Kansanterveyslaitoksen ja Stakesin fuusiossa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yhdistämisen projektipäällikkönä. Työurani aikana olen suorittanut muun muassa arkistotutkinnon, ylemmän arkistotutkinnon ja liikearkistoyhdistyksen arkistotutkinnon. Lisäksi olen suorittanut johtamisen erikoisammattitutkinnon. Aloitit juuri työn eduskunnan arkistopäällikkönä. Mikä sinne veti? Olen aina työskennellyt valtionhallinnossa enkä oikein näe itseäni töissä muualla. Arvostan eduskuntaa instituutiona ja sen työnantajakuva on ollut silmissäni hyvä. Eduskunnan arkistopäällikön tehtävä on haasteellinen ja mielenkiintoinen. Esimiestehtävissä on myös mahdollista päästä vaikuttamaan asioihin. Eduskunta on työpaikkana ainoa laatuaan. Näkyykö se arkistopäällikön työssä? Työ on varmasti sisällöllisesti samanlaista kuin muuallakin. Vastuullani on eduskunnan arkistotoimen kehittäminen, ohjaaminen ja johtaminen sekä sen sujuvuuden ja asiakirjojen tai niihin sisältyvien tietojen säilymisen varmistaminen. Vastaan arkiston tietopalvelusta ja toimin arkistotiimin esimiehenä. heikki rajala / eduskunta Demokratian näköalapaikalla Miten Sinusta tuli arkistoalan ammattilainen? Opiskelin 1990-luvun alussa Joensuun yliopistossa historiaa. Kesällä 1996 suoritin valtionhallinnon harjoittelun Joensuun maakunta-arkistossa ja tykästyin heti alaan. Menin vuonna 1997 harjoittelijaksi maakunta-arkistoon ja pian pääsin vakinaiseen henkilökuntaan. Joensuun maakunta-arkisto oli arkistoalan korkeakoulu minulle. Siellä Jarno Linnolahti, Jorma Puumalainen ja Juhani Tikkanen perehdyttivät minut monipuolisesti alan eri tehtäviin. Talossa pitkään työskennelleiden kanssa juteltuani olen kuullut, että poliittinen päätöksenteko on läsnä myös asiantuntijapäätöksenteossa. Tämä tuo minulle uuden vivahteen työhöni. Eduskunta on koko ajan median mielenkiinnon kohteena. Tietysti on myös mielenkiintoista seurata sisältä yhteiskunnallisesti merkittävän instituution toimintaa ja kenties päästä jopa vaikuttamaan siihen. Minkä asioiden kehittämiseen aiot pureutua ensiksi? Eduskunnassa on käynnissä voimakas sähköisen asianhallinnan kehittäminen. Ensin uudistamme valtiopäiväasioiden käsittelyä tukevat tietojärjestelmät ja myöhemmin hallinnon tietojärjestelmät. Myös sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin siirtyminen kangastelee tulevaisuudessa. Osa eduskunnan arkistonmuodostussuunnitelmista on vanhoja ja puutteellisia ja ne pitää päivittää vastaamaan nykyajan vaatimuksia. Miten sujuu yhteistyö arkistolaitoksen kanssa? Yhteistyössä arkistolaitoksen kanssa ei ole koskaan ollut ongelmia. Tätä tietenkin edesauttavat useat henkilökohtaiset ystävyys- ja tuttavuussuhteet arkistolaitoksen henkilökuntaan kuuluvien kanssa.