Jyväskylän kaupungin ja Jyväskylän maalaiskunnan kuntajakoselvityksen viestintäsuunnitelma Käsitelty työvaliokunnassa 28.8.2007 ja ohjausryhmässä 17.9.2007 Laatijat: viestintäpäällikkö Helinä Mäenpää ja kehittämisjohtaja Tapio Soini
Lähtökohtatilanne Tämä viestintäsuunnitelmaluonnos keskittyy kuntajakoselvityksen viestintään syksyllä 2007 (elokuun loppu-joulukuu), käsittely työvaliokunnassa 28.8.07. Syksyn kuluessa laaditaan tarkempi viestintäsuunnitelma joulukuusta kevääseen 2008 -> Viestintäsuunnitelmaa tarkennetaan tarpeen mukaan. Viestintäsuunnitelma aikataulutetaan kuntajakoselvityksen aikatauluun, mm. mediatiedotteet/tiedotustilaisuudet, henkilöstölehdet, tiedotuslehdet ja kuntalaisfoorumit.
Sisältö 1. Viestinnän linjauksia 2. Prosessin toimijoiden viestintä 3. Luottamushenkilöviestintä 4. Henkilöstöviestintä 5. Kuntalaisviestintä 6. Mediaviestintä
1. Viestinnän linjauksista Viestintä on keskeinen osa kuntajakoselvitystä. Viestintä perustuu hyvän kuntaviestinnän periaatteisiin ja toimintatapoihin. Viestintää hoidetaan suunnitelmallisesti, johdonmukaisesti ja aktiivisesti. Vuorovaikutusta lisätään prosessin edetessä. Viestintää hoidetaan samansisältöisesti ja aikaisesti molemmissa kunnissa. Kuntajakoselvityksen viestintää johtaa työvaliokunta, joka hyväksyy viestintäsuunnitelman. Käytännössä viestintää johtavat kunnanjohtajat ja siitä vastaavat kuntien viestinnästä vastaavat virkamiehet. Viestinnässä käytetään olemassa olevia, toimiviksi havaittuja kuntien viestintäorganisaatioita ja käytänteitä. Uusista muodoista sovitaan työvaliokunnassa.
2.Prosessin toimijoiden viestintä Ohjausryhmän, työvaliokunnan, asiantuntijaryhmän ja muiden työryhmien sekä selvitysmiehen viestintäyhteistyö (ns. kuntajakoselvityksen sisäinen tiedonkulku) on avainasemassa, jotta prosessista voidaan tiedottaa muille tahoille. Työryhmien esityslistoista, muistioista, kokouskutsuista ym. käytännön järjestelyistä vastaa ko. ryhmän sihteeri. Ohjausryhmän ja työvaliokunnan muistiot julkaistaan kuntajakoselvityksen www-sivulla. Työvaliokunta päättää erikseen, mitä muuta materiaalia www-sivulla julkaistaan. Työvaliokunnan/ohjausryhmän jokaisen kokouksen esityslistalla on kohta Viestintä. Jokaisen työvaliokunnan kokouksen jälkeen lähetetään mediatiedote. Työryhmien materiaalit välitetään pääsääntöisesti sähköpostilla, mikäli niitä ei julkaista Internetissä tai Intrassa/Outlookissa.
3. Luottamushenkilöviestintä Molempien kuntien valtuustot ja hallitukset ovat keskeisiä kuntajakoselvityksen sidosryhmiä; toimialakohtaisen valmistelun edetessä myös lauta- ja johtokunnat. Luottamushenkilöille kerrotaan kuntajakoselvityksen sisällöstä ja etenemisestä samansisältöisesti, yhtäaikaisesti ja mahdollisimman varhain. Luottamushenkilöt voivat seurata prosessia kuntajakoselvityksen www-sivulta ja heille välitetään työvaliokunnan päättämällä tavalla ja ajankohtina muuta keskeistä tietoa sähköpostilla. Molempien kuntien valtuustoille järjestetään seminaareja, joiden viestinnästä (julkisuudesta) sovitaan erikseen. Kuntajakoselvityksen etenemisestä esitetään tiivis raportti molempien kuntien kaikissa hallitusten ja valtuustojen kokouksissa; vastuu kunnanjohtajilla.
4. Henkilöstöviestintä Molempien kuntien henkilöstöille kerrotaan kuntajakoselvityksen sisällöstä ja etenemisestä samansisältöisesti, yhtäaikaisesti ja mahdollisimman varhain ennen ulkoista viestintää (mm. media). Tieto välitetään laajasti henkilöstön saataville. Toimialojen/yksiköiden esimiehillä ja viestintävastaaviksi nimetyillä on vastuu viestinnästä kuten muulloinkin, mutta ei itsenäistä viestintäroolia ulkoisessa viestinnässä. Kuntajakoselvitysprosessin etenemistä tulee käsitellä säännöllisesti mm. työpaikkakokouksissa. Henkilöstöjärjestöjen edustajat/pääluottamusmiehet ja yhteistyötoimikunnat tulee erityisesti huomioida viestinnässä.
Henkilöstöviestintä, jatkuu Kaupungilla ja maalaiskunnalla ei ole yhteistä sähköistä viestintäjärjestelmää. Kaupungin organisaatiossa henkilöstöviestinnässä käytetään pääsääntöisesti Intraa, jonka etusivulla on pysyvästi kuntajakoselvitys-otsikko. Maalaiskunnan organisaatiossa henkilöstöviestinnässä käytetään pääsääntöisesti Outlookin kuntajakoselvitys-kansiota. Molempien kuntien kaikissa henkilöstölehdissä käsitellään kuntajakoselvitystä. Kaupungin henkilöstölehti ilmestyy 4 kertaa vuodessa ja maalaiskunnan 5 kertaa vuodessa. Käytetään myös muita organisaation henkilöstöviestinnän muotoja, mm. toimialan sähköisiä tiedotteita. Henkilöstöä opastetaan käyttämään kuntajakoselvityksen wwwsivua.
5. Kuntalaisviestintä Molempien kuntien asukkaille kerrotaan kuntajakoselvityksen sisällöstä ja etenemisestä samansisältöisesti, yhtäaikaisesti ja mahdollisimman varhain. Syksyn keskeisiä viestintäkeinoja ovat www-sivusto ja media. Tammikuusta 2008 alkaen järjestetään yleisötilaisuuksia/keskustelufoorumeja molempien kuntien alueella. Tilaisuuksista tiedotetaan jo vuoden 2007 puolella. Nykyiselle jyvaskylanseutu.fi www-sivustolle on luotu elokuun lopulla uusi kuntajakoselvitys-sivu. Sivu sijaitsee kaupungin palvelimella ja sitä päivittää pyynnöstä kaupungin internet-tiedottaja. Sivulla on perusinformaatiota selvityksestä, aikataulusta, työryhmistä, muistioita, linkkejä yms. sekä Palaute-toiminto. Keskustelupalsta avataan joulukuun alussa, jolloin tiedotetaan myös yleisötilaisuuksista. Sivun materiaalista päättää työvaliokunta.
Kuntalaisviestintä, jatkuu Kuntien tiedotuslehdet ovat erittäin luettuja, joten ne täydentävät kuntalaisviestintää hyvin. Jokaisessa tiedotuslehden numerossa käsitellään kuntajakoselvityksen sisältöä ja etenemistä. Kaupungin tiedotuslehti ilmestyy 8 kertaa vuodessa ja maalaiskunnan Kumppanit-lehti 10 kertaa vuodessa. Mediaviestinnästä seuraavassa kohdassa.
6. Mediaviestintä Mediaviestintää hoidetaan aktiivisesti ja mediaa kohdellaan tasapuolisesti. Medialle lähetetään tiedotteita ja järjestetään tiedotustilaisuuksia sovitulla tavalla ja aikataululla. Mediaa opastetaan käyttämään aktiivisesti myös www-sivua. Mediaviestinnässä käytetään samansisältöisiä mediajakelulistoja (paikallinen/maakunnallinen/valtakunnallinen), jotka kootaan molempien kuntien medialistoista. Jokaisen työvaliokunnan kokouksen jälkeen lähetetään mediatiedote. Ohjausryhmän kokousten tiedottamisesta päättää ohjausryhmä.