Palautekooste ja työryhmän vastine: JHS 176 -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen 4. Vastustusperusteet Vastaajien määrä: 2 4.1 Valtiovarainministeriö asetti toimikaudeksi 17.8.2015-28.2.2016 työryhmän suunnittelemaan kustannus tehokkaan ja helppokäyttöisen yhteisen ratkaisun viran omaisaineistojen sähköiseen säilyttämiseen. Kontiolahden kunnan mielestä Sähke2 voimassaoloa tulee jatkaa siihen saakka, kunnes valtakunnallinen kokonai suus on selvillä ja tehdä sen kokonaisuuden mukainen suositusluonnos. 4.2 Tähän lausuntopyyntöön olisi pitänyt saada jo kommenttien perusteella laadittu/korjattu suositusluonnos, jonka liitteenä olisi ollut palautekooste. Suosituksesta emme voi antaa lausuntoa tässä vaiheessa, koska lopullista tekstiä ei ole nähtävissä. Onko mahdollista, että tämän suosituksen tekeminen keskeytetään kunnes tähän liittyvät lakimuutokset ovat selkeytyneet (arkistolaki, laki tiedonhallinnasta jne.) ja meneillään oleva SAPAkehitys on saatu valmiiksi. Työryhmä on toiminut JHS 136 -suosituksen mukaisesti (kappale 6.2.5). JHS-sihteeriä on tiedotettu valmisteluprosessin muutostarpeesta. Arkistolaitos on jatkanut SÄHKE2-normin voimassaoloaikaa 31.12.2016 saakka. 6. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.1 Vastaajien määrä: 3 Palautekoosteessa todetaan, että suositus on JHSsuositusten laadinnan menettelytapoja koskevan JHS- 136 -suosituksen mukaisesti laadittu teknisen eritelmän muotoon, josta voidaan tehdä valtiovarainministeriön päätöksellä julkisen tietohallinnon standardi ja standardina velvoittava valtioneuvoston antamalla asetuksella. Moni polvisten viittaussäädösten sijaan olisi hyvää lain valmistelua viedä velvoittavat säädökset suoraan ylempiin normeihin, kuten valtiovarainministeriön päätökseen ja/tai valtioneuvoston asetukseen. Sisältönsä perusteella JHS-176-suositusluonnoksessa on laajalti myös JHS-136 -suosituksen mukaisia hyvien käytäntöjen kuvauksia, joita JHS 136:den mukaan voidaan soveltaa tapauskohtaisesti. Kuitenkin lausuttavana olleessa suositusluonnoksessa myös tällaisissa, organi saa tioiden operatiivisen toiminnan ohjeiksi katsottavissa kohdissa lukee velvoittavia määreitä kuten pitää, saa ja ei saa. Myös suosituksella korvattavaksi aiottu SÄHKE2-määräys sisältää sekä määräys- että ohjetasoista asiaa. Siksi lausuttavana olleessa suosituksessakin on käytävä selkeästi ilmi, kummasta sen sisällön yksityiskohdissa on kysymys.
Palautekoosteessa todetaan, etteivät suositusluonnoksen tulkinnan epäselvyydet olisi suosituksen sisällöllisiä asioita. Tästä on oltava erimieltä, koska epäselvyydet johtuvat juuri suositusluonnoksen sisällön vaikea selkoisuudesta ja ristiriitaisuuksista. Hyvä hallinto edellyttää, että viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja että viran omaisen säädökset ja ohjeet on kirjoitettu niin, että ne ovat vaikeuksitta ymmärrettävissä ja niissä käytetyt käsitteet selitettävissä. Hyväksytty 6.1 Myöskään nykyisten SÄHKE2-määritysten voimassa olon umpeutuminen ei saane johtaa siihen, että viranomaisille annetaan suositus, joka ei ole selkeästi tulkittavissa ja niin muodoin noudatettavissa tai jonka antamisella ei ole riittävä säädöspohjaa. Tämä erityisesti silloin, kun SÄHKE2-määräyksenkin taustalla oleva säädöspohja ja arkistolaitoksen norminantovalta tietojärjestelmien teknisten määräysten antamiseen on asetettu julkisuudessa kyseenalaiseksi. Odotettavissa olevan lainsäädännön, kuten uudistettavien tietohallinto- ja arkistolain huomioiminen suosituksen sisällössä ja voimaansaattamisessa on erittäin tärkeätä, koska suosituksen sisältämiä määrityksiä toteutettaisiin tietojärjestelmissä, joiden elinkaari on pitkä ja joita koskevien määritysten muuttaminen lyhyen ajan kuluessa aiheuttaisi ongelmia ja kustannuksia. Myös valtion talouden tarkastusvirasto on tarkastuskertomuksessaan (VTV 11/2014) todennut, että esim. SÄHKE-määritysten muuttuminen on joissakin tapauksissa ollut suurin yksittäinen tietojärjestelmien käyttöönoton aikataulua viivästyttänyt tekijä Jos suosituksen sisältöön on odotettavissa lyhyen ajan kuluessa suuria muutoksia, niin parempi olisi jatkaa voimassaolevien normien perusteella nykyisten määritysten, kuten SÄHKE2-määräyksen voimassaoloa aina siihen asti, kunnes uusi säädöspohja on laadittu ja saatettu voimaan. Jotta JHS- suositusluonnoksista pyydettyjen lausuntojen antamisesta olisi hyötyä, niin suositusluonnoksista eri tahoilta saatujen palautteiden käsittelyssä tulisi olla johdonmukainen ja tasapuolinen. Nyt näin ei tapahdu. Vain yhtenä esimerkkinä tästä se, että palautekoosteen kohdassa 3.1. todetaan, ettei uuden lainsäädännön valmistumista voitaisi huomioida ja kohdassa 3.10. ettei tulevalla lainsäädännöllä voitaisi spekuloida. Toisaalla palautekoosteen kohdassa 3.15 päinvastaisesti todetaan, että suositusta laativa työryhmä ottaa huomioon sen, että suosituksen päivitystä on syytä lykätä siihen asti, kunnes laajempi tietohallinnon lainsäädännön uudistus on tehty. Useita muitakin vastaavia esimerkkejä palautekoosteessa on.
Suosituksen velvoittavuudesta on esitetty perustelut vastineessa. Suositusluonnoksesta ei edelleenkään selkeästi ilmene, mikä on standardin mukaista, mikä suosituksen mukaista tekstiä; näiden erottelu tulisi olla selkeämpi. Teknisen eritelmän rakenne tuo tiettyä hankaluutta velvoittavuuksien kuvaamiseen. JHS-sihteeriä on tiedotettu valmisteluprosessin muutostarpeesta. 6.2 Vastineenne mukaan "on ymmärrettävää, että lain säädännön tilanne ja teknisen eritelmän terminologia aiheuttavat epäselvyyttä. Nämä eivät kuitenkaan ole suosituksen sisällön asioita". Näin varmaan on, mutta suositus tulee laatia mahdollisimman selkeäksi rakenteeltaan nämä reunaehdot huomioon ottaen. Hyväksytty 6.3 Useissa yleiskommenteissa nostettuihin kysymyksiin/huoliin/tunnistettuihin haasteisiin vastataan viitaten annettuun vastineeseen 3.1., jossa viitataan JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä ja siinä kuvattuun suositusten laadinta/hyväksymisprosessiin ja kuvataan JHS-järjestelmässä tuotettavat dokumentit sekä todetaan ettei suositus ota kantaan omaan velvoittavuuteensa vaan siitä määrätään muualla. Toivomme, että jatkovalmistelussa otetaan huomioon monissa palautteissa esiin nostettu tarve täsmentää ja selkiyttää suosituksen velvoittavuutta ja että ao. täsmennykset saatetaan vastaajajoukon tietoon jo ennen JUHTA käsittelyä. Nyt saadut viittaukset prosessiin ja suosituksen hyväksymisprosessiin eivät tuo vastauksia eri toimijoiden kysymyksiin/epätietoisuuteen siitä miten toivottuja täsmennyksiä asian ja sen selkeän esittämisen suhteen on tarkoitus tehdä. Työryhmä on toiminut JHS 136 -suosituksen mukaisesti. JHS-sihteeriä on tiedotettu valmisteluprosessin muutostarpeesta. Työryhmä on toiminut JHS 136 -suosituksen mukaisesti. JHS-sihteeriä on tiedotettu valmisteluprosessin muutostarpeesta. 8. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.3 Vastaajien määrä: 2 Palautekoosteessa todetaan, että lausuttavana ollutta suositusta voidaan soveltaa myös muualla kuin asiankäsittelyjärjestelmissä. Suosituksella on tarkoitus korvata voimassaoloajaltaan umpeutuva SÄHKE2- määräys ja palautekoosteessa todetaan, että se on yksi suosituksen laatimisen ja sen voimaansaattamisen kiirehtimisen peruste. 8.1 Vaikka SÄHKE2-määräyksessä todetaan sen olevan tietojärjestelmäriippumaton, on sitä selvityksissä pidetty kuitenkin liian asiankäsittelykeskeisenä. Arkistolaitoksen myöntämän sähköisen arkistoinnin luvan ehtona on, että tietojen käsittelyyn ja säilytykseen käytettävä järjestelmä toimii SÄHKEmääritysten mukaisesti. Selvityksissä on kuitenkin todettu, että tiukat vaatimukset ovat olleet osasyy siihen, ettei lupia ole haettu ja että ehtona olevat määritykset ovat selvästi hidastaneet sähköiseen arkistointiin siirtymistä (VTV 11/2014).
Siksi olisi tärkeätä, että suosituksen sisällössä eriteltäisiin selkeästi ne määritykset, jotka soveltuvat asian käsittely järjestelmiin, mutta joita ei ole tarkoituksenmukaista edellyttää muissa prosesseissa käytettäviltä tieto järjestelmiltä. Substanssijärjestelmä on niin laaja käsite, että ei voida käydä kattavasti läpi. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missä muodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKE-sertifikaatteja. 8.2 Kommentissa 3.3. on nostettu koko suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositusluonnos painottuu vahvasti perinteiseen asia kirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssi järjestelmät), jotka sisältävät asian hallintaa/asian käsittelyä. Vastineessaan JHSryhmä toteaa, että suositusta voi soveltaa myös muuallakin kuin asian käsittelyjärjestelmissä. Kun selvästikin on tarkoitus että suositusta sovelletaan myös perinteisiä asian käsittely järjestelmiä laajemmin tulee suositus käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao. käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. Substanssijärjestelmä on niin laaja käsite, että ei voida käydä kattavasti läpi. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missä muodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKE-sertifikaatteja. 9. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.4 Vastaajien määrä: 2 Suosituksen noudattamismahdollisuuksia tulisi Suosituksessa on mahdoton ottaa kantaa siihen, miten 9.1 kriittisesti arvioida: ollaanko tekemässä SÄHKE2- yksittäiset ohjelmistot sen täyttävät.suosituksessa on vaatimuksen tapaista määritystä, jota on mahdoton pyritty siihen, että se ei sisällä kohtuuttomia noudattaa kustannustehokkaasti? vaatimuksia. 9.2 1. lausuntokierroksen palautteeseemme (kohta 3.43) annettu vastine on puutteellinen, koska siinä on huomioitu vain ohjelmistotoimittajien näkökulma kustannuksiin. Todellisia kustannusvaikutuksiahan (huomioiden elinkaarikustannukset) pitää kysyä julkishallinnosta eikä ainoastaan ohjelmistotoimittajilta. Rajattu joukko ohjelmistotoimittajia ei voi tietää myöskään sitä sitä onko julkishallinnon käyttämissä ratkaisuissa sellaisia, jotka rajautuvat syystä tai toisesta esitettyjen vaatimusten vuoksi pois. Suosituksessa on mahdoton ottaa kantaa siihen, miten yksittäiset ohjelmistot sen täyttävät.suosituksessa on pyritty siihen, että se ei sisällä kohtuuttomia vaatimuksia. 20. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.15 Vastaajien määrä: 2 20.1 Katso vastaukset kohdissa 6 ja 8.
20.2 Palautteessa on nostettu esiin Arkistolakityöryhmän (OKM) esitys siitä että kaikki keskeiset tiedonhallintaa ja tietojen käsittelyä julkishallinnossa koskevat säännökset huomioiden informaation koko elinkaari tulisi koota yhteen yleislakiin. Ao. tiedonhallinnan yleislaki on kirjauksena myös pääministeri Sipilän hallitusohjelmassa. Palautteessa on pidetty JHS 176 päivittämistä ongelmallisena sekä sisällöllisesti että ajallisesti. Pidämme palautteenantajan esiin nostamaa ongelmatiikkaa oikeana ja olemme aikataulu- ja sisältöhaasteista yhtä mieltä. Tiedustelisimmekin mitä JHS-ryhmä on tarkoittanut todetessaan vastineessaan "huomioitu" JHS 136 mukaan - tarkoittaa, ettei palautetta ole hyväksytty sellaisenaan, mutta se aiheuttaa muutoksia luonnoksen sisältöön. 22. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.17 Vastaajien määrä: 3 22.1 Katso vastaus kohdassa 8. 22.2 3.17 data. Yhä enenevässä määrin asiankäsittely järjestelmissä käsiteltävä asiakirjatieto on dataa. Suosituksessa tulee paremmin huomioida tämä, sillä on tuskin tarkoituksenmukaista, että jokaiselle erilliselle datahippuselle määritellään metatietoarvot. Edes JHS 191 ei ota kantaa, miten data-asiakirjatieto kuvataan TOSiin (esim. rakenteinen hakemuslomake). JHS-176 suositusluonnos ei puolestaan kuvaa, miten dataa meta tietoineen tulisi käsitellä. On unohdettava perinteinen asiakirjakeskeisyys, ja lähestyttävä asiakirjatietoa aivan uudella tavalla. Tämä on osaltaan työryhmävaiheessa olevan suosituksen Rekisteritiedon Metatiedot asioita. Jokaisella esim. rekisterin muuttujalla on paljon metatietoja. 22.3 Kommentissa on nostettu suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositus luonnos painottuu vahvasti perinteiseen asiakirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssijärjestelmät), jotka sisältävät asianhallintaa/asiankäsittelyä. Vastineessaan JHS-ryhmä toteaa, että suositusta voi soveltaa myös muuallakin kuin asiankäsittely järjestel missä. Kun selvästikin on tarkoitus että suositusta sovelletaan myös perinteisiä asiankäsittelyjärjestelmiä laajemmin tulee suositus käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao. käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. Tietyt pakolliset metatiedot pitää olla siinä vaiheessa, kun asiakirja tulee asiankäsitteyn piiriin. Sillä ei ole väliä, mistä nämä tiedot tulevat. Substanssijärjestelmä on niin laaja käsite, että ei voida käydä kattavasti läpi. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missämuodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää.
25. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.20 Katso vastaus kohdassa 6. 25.1 Lisäksi julkisuudessa on useissa yhteyksissä tuotu esiin, ettei arkistolaitoksen taholta tai toimeksiannosta tapahtuvasta tietojärjestelmien sertifioinnista ole säädetty laissa ja niin muodoin arkistolaitoksella ei olisi sertifiointeihin laeissa säädettyä toimivaltuutta eikä myöskään oikeutta valtuuttaa yksityistä yritystä tekemään sertifiointia arkistolaitoksen nimissä. Näin ollen arkistolaitoksen Sähke2-määräyksen kyseenalaistettua asemaa sertifiointien pohjana ei voine suoraan siirtää myöskään JHS 176 suositukselle. 35. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.30 Käsitteellä asiakirjallinen tieto ei voida kattaa kaikkea viranomaisen tehtävien hoidossa ja asianhallinnassa kertyvää tietoa, jonka hallintaan viranomaisilla on tarve. Jos suosituksen sisältö halutaan saada kattamaan kaikki viranomaisen tehtävien yhteydessä kertyvät tiedot, niin asiaa kannattanee tarkastella myös nykynormeihin tarvittavien muutosten näkökulmasta 35.1 Nykyisen julkisuuslain 5 :ssä märitellään viranomaisen asiakirja, eli asiakirjallinen tieto ja julkisuuslakia koskevassa hallituksen esityksessä todetaan, että esim. ne viranomaisen asiakirjat jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle, joita ei arkistolainsäädännön mukaan liitetä viranomaisen arkistoon ja että arkistolain soveltamisala vastaa näiltä osin julkisuuslain soveltamisalaa. Ei voida ottaa kantaa lakiluonnoksiin. Suosituksella korvattavaksi tarkoitetun arkistolaitoksen SÄHKE2-märäyksen ilmoitetaan perustuvan arkistolakiin sekä sähköistä asiointia viranomaistoiminnassa koskevaan lakiin. Arkistolain nojalla arkistolaitos voi antaa pysyvään säilytykseen määräämiensä asiakirjojen laatimista, tallentamista ja säilyttämistä koskevia määräyksiä. Sähköisestä asioinnista viranomais toiminnassa annetun lain 22.1 :n perusteella arkistolaitos voi antaa määräyksiä sähköisen asioinnin yhteydessä kertyvien asiakirjojen arkistoinnista mutta se ei voine sen perusteella antaa määräyksiä muussa viranomaisen prosessissa kertyvien tietojen käsittelystä.
37. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.32 37.1 Katso vastaus kohdassa 35. 38. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.33 38.1 Katso vastaus kohdassa 25. 39. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.34 39.1 Katso vastaus kohdassa 6. 40. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.35 40.1 Katso vastaus kohdassa 6. 42. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.37 Vastaajien määrä: 2 42.1 Katso vastaus kohdissa 8 ja 35. 42.2 Tullin kuvaus dokumenttipohjaisten asianhallinta järjes telmien sopimattomuudesta on hyvä esimerkki siitä, että substanssijärjestelmät eroavat kovin monella tavalla yleishallinnollisista asiankäsittely järjestelmistä. Suosituk sen soveltuvuutta substanssijärjestelmiin on testattava, mikäli suosituksesta halutaan tehdä myös substanssi järjestelmiä koskeva suositus. On täysin järjetöntä tehdä uudelleen SÄHKE1 tai SÄHKE2- vaatimusten kaltainen suositus, jota kukaan ei pysty lopulta noudattamaan. Kuinka moni SÄHKE1 ja SÄHKE2 luvista on myönnetty substanssijärjestelmille eikä yleis hallinnollisille järjes telmille? Ja, kuinka moni näistä järjestelmistä on aikoinaan onnistunut siirtotestauksessa? Substanssijärjestelmä on niin laaja käsite, että niitä ei voida käydä kattavasti läpi. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missä muodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKE-sertifikaatteja. 44. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.39 44.1 Katso vastaus kohdassa 6.
46. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.41 Vastaajien määrä: 3 46.1 Katso vastaus kohdissa 6 ja 8 sekä 25 ja 35. 46.2 tämä palautteenantajan kommentti tiivisti hyvin oleellisen suosituksen soveltamiskysymyksistä, mutta valitettavasti työryhmä vastineessaan sivuutti sen vain toteamalla keskustelleensa tietojärjestelmätoimittajien kanssa. Avoimeen lähdekoodiin perustuvat järjestelmät ovat kuitenkin suositeltava askel pois kalliiksi tulevista toimittajariippuvuuksista, ja osittain jo nykypäivää. Työryhmä ei vastineessa kertonut, ovatko he olleet yhteydessä myös avoimeen lähdekoodin kehittäjätahoihin, kuten esimerkiksi Alfameen? Nykyjärjestelmistä saa melko suppean kuvan, jos haastatellaan vain asiankäsittelyä painottavien ohjelmistojen toimittajia. Suosituksen kannalta on aivan sama, onko kyseessä avoimen vai suljetun lähdekoodin ohjelmisto. On oletettavaa, että avoimeen koodiin perustuvissa järjestelmissä joudutaan tekemään enemmän omaa muokkausta. 46.3 Palautteessa 3.41 on nostettu kysymys suosituksen kustannusvaikutuksista. näkisimme tärkeänä, että suosituksen jatkovalmistelussa kiinnitetään huomiota myös suosituksen kustannusvaikutuksiin. Emme näkisi huonona vaikka suosituksen ehdotuksiin liittyen laadittaisiin kustannus-hyötyanalyysi jolloin kyettäsiin näkemään tulevat kustannusvaikutukset ja arvioimaan saatujen hyötyjen suhdetta kustannuksiin ja sitä kautta arvioimaan myös vaikuttavuutta. Yrityisen tärkeää tämä on niiden osa-aluieden osalta, joista on tarkoitus toteuttaa standardi tai jopa VN asetus. Kustannus-hyötyanalyysit ovat hyvin pitkälti organisaatiokohtaista toimintaa. 47. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.42 47.1 Katso vastaus kohdassa 6. 48. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.43 48.1 Katso vastaus kohdassa 6. 49. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.44 Vastaajien määrä: 2 49.1 Katso vastaus kohdassa 35.
Kommentissa on nostettu suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositusluonnos painottuu vahvasti perinteiseen asiakirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssijärjestelmät), jotka sisältävät asianhallintaa/asiankäsittelyä. Vastineessaan JHS-ryhmä toteaa, ettei se näe ristiriitaa eikä suositus estä muidenkaan asioiden käsittelyä Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missämuodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKEsertifikaatteja. 49.2 Suosituksen ymmärrettävyyden ja tulkinnan kannalta pidämme tärkeänä, että ao rajanveto suosituksen kohdentumisesta perinteisiin asianhallinta/asiankäsittelyjärjelmiin vai myös niitä laajemmin myös niihin substanssijärjestelmiin jotka sisältävät asianhallintaa/käsittelyä tulee selkiyttää. Samoin suositus tulisi käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao. käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. Kustannus-hyötyanalyysit ovat hyvin pitkälti organisaatiokohtaista toimintaa. Suosituksen kannalta on aivan sama, onko kyseessä avoimen vai suljetun lähdekoodin ohjelmisto. On oletettavaa, että avoimeen koodiin perustuvissa järjestelmissä joudutaan tekemään enmmän omaa muokkausta. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missämuodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKE-sertifikaatteja. Samoin palautteesssa esiinnostettu poikkihallinnolliset prosessit/monitoimijaprosessit ja suosituksen vaikutus niihin tulee selkeyttää. Digitalisaatio edellyttää yhteentoimivuutta ja asiakaslähtöisyyttä jossa keskeistä on toteuttaa palvelut ja prosessit & niiden kehittäminen kokonaisuutena - ei yksinomaan yksittäisen viraston osaoptimoinnin näkökulmasta. Tämä edellyttää työvälineitä ja ohjeistusta myös tässä suosituksessa Tämä on jo huomioitu suositukstekstissä. 52. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.47 52.1 Katso vastaus kohdassa 6. 53. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.48 53.1 Katso vastaus kohdassa 6. 54. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.49 54.1 Katso vastaus kohdassa 35.
55. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.50 Vastaajien määrä: 2 55.1 Katso vastaus kohdassa 35. Kommentissa on nostettu suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositusluonnos painottuu vahvasti perinteiseen asiakirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssijärjestelmät), jotka sisältävät asianhallintaa/asiankäsittelyä. Vastineessaan JHS-ryhmä toteaa, että tekstä selvennetään Substanssijärjestelmä on niin laaja käsite, että ei voida käydä kattavasti läpi. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missämuodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Tietyt pakolliset metatiedot pitää olla siinä vaiheessa, kun asiakirja tulee asiankäsitteyn piiriin. Sillä ei ole väliä, mistä nämä tiedot tulevat. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKE-sertifikaatteja. 55.2 Suosituksen ymmärrettävyyden ja tulkinnan kannalta pidämme tärkeänä, että ao rajanveto suosituksen kohdentumisesta perinteisiin asianhallinta/asiankäsittelyjärjelmiin vai myös niitä laajemmin myös niihin substanssijärjestelmiin jotka sisältävät asianhallintaa/käsittelyä tulee selkiyttää. Samoin suositus tulisi käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao. käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. Substanssijärjestelmä on niin laaja käsite, että ei voida käydä kattavasti läpi. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missämuodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Tietyt pakolliset metatiedot pitää olla siinä vaiheessa, kun asiakirja tulee asiankäsitteyn piiriin. Sillä ei ole väliä, mistä nämä tiedot tulevat. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKE-sertifikaatteja. 57. Kommentit kohtaan Vastustusperusteet, kohta 6.1 57.1 Katso vastaus kohdissa 6 ja 35. 59. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 6.3 59.1 Katso vastaus kohdassa 6. 60. Kommentit kohtaan Vastustusperusteet, kohta 6.4 60.1 Katso vastaus kohdassa 6.
61. Kommentit kohtaan Vastustusperusteet, kohta 6.5 61.1 Katso vastaus kohdassa 35. 64. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.2 Asiakirjahallintoa koskevien normien terminologia on usein keskenään ristiriitaista niin lainsäädännön, alemman asteisten normien kuin standardien sekä niin muodoin myös hallinnon operatiivisessa toiminnassa käytettyjen termien välillä. Ongelmia aiheutuu, jos päivittäisessä toiminnassa sovelletut käsitteet eroavat huomattavasti normien tarkoittamista tulkinnoista jo senkin takia, että viranomaisen olisi käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Käynnissä olevat sanastotyöryhmät pyrkivät yhdenmukaistamaan ja selkeyttämään käsitteistöä ja termistöä. 64.1 Terminologista selkeyttä ei lisää se, että suosituksen käsitteet avataan mahdollisimman abstraktilla tavalla. Arkistolaitoksen ylläpitämässä alan sanastossa esim. termi asia tarkoittaa suomalaisen hallintolainsäädännön mukaisesti organisaation käsiteltäväksi annettua tai otettua tehtävää, josta organisaation on saatava aikaan ratkaisu. Selkeän vakiintuneen ja hallinnon käytännön toimintaan viittaavan tarkoituksen sijasta esim. termi asia on suosituksen termistössä muuttunut asiakirjatietojen kokonaisuudeksi ja käsittelyprosessin kuvauksen yksittäiseksi ilmentymäksi. Käynnissä olevat sanastotyöryhmät pyrkivät yhdenmukaistamaan ja selkeyttämään käsitteistöä ja termistöä. 66. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.4 Vastaajien määrä: 3 66.1 Katso vastaus kohdissa 6 ja 35. 66.2 vastineessa kerrotaan, että palveluluokituksen ja tehtäväluokituksen käytöstä laaditaan oma JHSsuositus. Tämän suosituksen perusteella asiaa ja asiakirjoja ei voi olla olemassa ilman niihin liittyvää tehtäväluokitusta tai palveluluokitusta. Luontevinta olisi, jos myös suositus palveluluokituksen ja/tai tehtäväluokituksen käytöstä saataisiin sisällytettyä tähän suositukseen. Mitä useampi suositus on samasta teemasta, sitä hankalampi suosituksia on noudattaa. Joka tapauksessa tehtäväluokituksen tai vaihtoehtoisesti palveluluokituksen käyttö johtaa jo siihen, että asian/asiakirjan kulku ei ole sujuvaa organisaatiosta toiseen. Tätä suositusta ei tulla jukaisemaan tässä vaiheessa. Tämä on hyvä ehdotus ja se viedään jatkoharkintaan.
66.3 Kommentissa on nostettu suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositusluonnos painottuu vahvasti perinteiseen asiakirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssijärjestelmät), jotka sisältävät asianhallintaa/asiankäsittelyä. Vastineessaan JHS-ryhmä toteaa, että suositusta voidaan soveltaa laajemminkin, kun taasa aiemmin vastaavanlaiseen palautteeseen ryhmä vastaa ettei se näe ristiriitaa eikä suositus estä muidenkaan asioiden käsittelyä. Suosituksen ymmärrettävyyden ja tulkinnan kannalta pidämme tärkeänä, että ao rajanveto suosituksen kohdentumisesta perinteisiin asianhallinta/asiankäsittelyjärjelmiin vai myös niitä laajemmin myös niihin substanssijärjestelmiin jotka sisältävät asianhallintaa/käsittelyä tulee selkiyttää. Samoin suositus tulisi käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao. käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. Samoin palautteessa - kuten muissakin palautteissa - viitataan muihin joko valmisteilla tai olemassa oleviin suosituksiin sekä epävarmuuteen niiden pällekkäisyydetsä yms. JHS -ryhmä toteaa usein vastineessaan että toinen suositus laadinnassa eikä siihen näin ollen oteta kantaa. Toivottavaa on että eri ao. kokonaisuuteen (asinahallinta, asiankäisttely, tehtävänluokitus, asianhallinnan metatiedot jne) liittyvein joko olemassa olevien tai valmisteilla olevien suositusten väliset suhteet, roolit yms selkiytetään, koska selvästi useiden samanaihealueen suositusten väliset suhteen eivät ole toimijoille selvät ja niiden kirjo Suhteet on toki tarkoitus selkeyttää kussakin suosituksessa. Substanssijärjestelmä on niin laaja käsite, että ei voida käydä kattavasti läpi. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missämuodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Tietyt pakolliset metatiedot pitää olla siinä vaiheessa, kun asiakirja tulee asiankäsitteyn piiriin. Sillä ei ole väliä, mistä nämä tiedot tulevat. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKE-sertifikaatteja. Kustannus-hyötyanalyysit ovat hyvin pitkälti organisaatiokohtaista toimintaa. 68. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.6 68.1 Katso vastaus kohdassa 35. 70. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.8 70.1 Katso vastaukset kohdissa 6 ja 25. 73. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.11 73.1 Katso vastaus kohdassa 6.
74. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.12 Vastaajien määrä: 2 74.1 Katso vastaus kohdassa 35. 74.2 VNK kiinnitti aiemmalla kierroksella huomiota lukuisissa kohdissa siihen, että TOS on oletusmetatietojen lähde ja että tiettyjen metatietojen arvoja on voitava muuttaa käyttöoikeuksien puitteissa. Juhta on ottanut palautteen huomioon. VNK:n näkemyksen mukaan suositustekstissä ei voi liikaa korostaa TOS:n roolia oletusmetatietojen lähteenä. SÄHKE2:n voimassaoloa on jatkettu, joten metatiedot ovat sen mukaiset. 76. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.14 76.1 Katso vastaus kohdassa 35. 77. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.15 77.1 Katso vastaus kohdassa 35. 79. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.17 79.1 Asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä päättää nykyisen arkistolain perusteella arkistolaitos, eikä ole mitenkään ennakolta selvää, että laitos päättäisi säilyttää kaikki samaan asiakokonaisuuteen kuuluvat asian eri käsittelyvaiheissa kertyvät vireillepanon, valmistelun ja päätöksenteon asiakirjat säilytettäväksi yhdenmukaisesti joko määräajan tai pysyvästi. Pitää paikkansa, mutta ei ole tämän suosituksen skooppia. Tämä on Arkistolaitoksen seulontastrategian mukaista tomintaa. 82. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.20 77.1 Katso vastaus kohdassa 35. 84. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.22 84.1 Katso vastaus kohdassa 6.
85. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.23 85.1 Katso vastaus kohdassa 35. 86. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.24 Vastaajien määrä: 2 86.1 Katso vastaus kohdassa 25. 86.2 Pidämme kattavien kustannus - ja markkinavaikutusten arviointia tämän suosituksen yhteydessä hyvin tärkeänä (ks. palaute nro 9). Organisaatio vastaa hankintojen kustannusarvioinneista. 133. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.1 133.1 Mitä julkishallinnon sanastotyötä tässä tarkoitetaan? Kaikkia mistä ollaan tietoisia, mm. KMR, TSK Tepa. 137. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.5 137.1 Mikä tämä ero asiakirja ja dokumentti käsitteiden välillä? Asiakirja on määritelty suosituksessa ja sillä on selkeästi merkitys asianhallinnassa. Dokumenttia ei määritellä erikseen. Dokumentti on yleisluontoisempi termi eikä varsinaisesti ole tämän suosituksen termistöä. 158. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.2 158.1 hyvin epämääräinen rajaus, sillä käytännössä järjestelmään tallennettu paperiaineisto on sähköisessä muodossa heti skannauksen jälkeen ei voi puhua enää siis varsinaisesti paperiaineistosta. Näin etenkin, kun arkistolaitos/kansallisarkisto antaa luvan säilyttää asiakirjat yksinomaan sähköisessä muodossa myös sitä mukaan, kun asiakirjat saadaan takautuvasti skannattua järjestelmään. Pitääkö siis paikkansa, että paperilta skannattuja asiakirjoja ei tarvitse ottaa lainkaan TOS-ohjauksen piiriin eli skannatuille aineistoille ei tarvitsi tällöin lainkaan metatietoarvoja? Skannatuille asiakirjoille olisi hyvä määritellä metatiedot. Jos ne viedään asiankäsittelyjärjestelmiin, metatiedot tulee olla.
159. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.3 159.1 Suosituksen mukaan suositusta sovelletaan asiakirjatietoa käsitteleviin järjestelmiin. Suosituksen ja Vastineen perusteella yhtäkään järjestelmää ei ole haluttu sulkea suosituksen ulkopuolelle. Jos suositusta ei ole kuitenkaan tarkoitettu palkanmaksujärjestelmiin ja taloushallinnon järjestelmiin niiden erilaisen toimintalogiikan vuoksi, niin tämä pitäisi ehdottomasti mainita suosituksessa. Miten lukijat ja suosituksen soveltajat muuten voisivat tästä rajauksesta tietää? Suositus on oikea paikka tällaiselle tiedolle, sillä suosituksen mahdollisesti velvoittavaksi tekevässä asetuksessa tuskin enää huomataan tehdä tällaista rajausta. Sovelletaan sellaisiin järjestelmiin, mihin sitä voidaan soveltaa. 160. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.4 160.1 Suositukseen tulee lisätä näkyviin työryhmän näkemys siitä, että suositus ei ota kantaa luonnos-tilaisiin ja eidiarioitaviin asiakirjoihin. Työryhmän vastaus on tosin ristiriidassa suosituksen kanssa, sillä asiakirjan valmisteluvaiheessa asiakirja on usein luonnostilassa. Todellako luonnosten toimenpidetiedot tulisivat kertyä vasta siitä lähtien, kun asiakirja merkitään valmiiksi? Toimenpide ei suoraan liity siihen, mikä on asiakirjan tila. Suositus ei myöskään määrää siitä, missä vaiheessa metatiedot tulisi muodostaa. Ei oteta kantaa yksityiskohtaisiin toteutuksiin. 168. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.12 168.1 Tähän tarvittaisiin selkeämpi kannanotto. Koskeeko suositus tilanteita, jossa irrallisia asiakirjoja siirretään säilytettäväksi operatiivisesta järjestelmästä tiedonohjausjärjestelmän ohjaamaan dokumenttienhallintajärjestelmään? Asiakirjat liittyvät käsittelyprosessiin vain tiedonohjausjärjestelmän rakenteen kautta. Kun asiakirja viedään asiankäsittelyjärjestelmään, se tulee tiedonohjauksen piiriin, joten sille tulee antaa tarpeelliset metatiedot. 177. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.5 177.1 Käsittelyvaihe ja toimenpide eivät tarkoita samaa. Käsitteiden määrittelyjä ja käyttöä tulisi tarkentaa. Hyvä huomio.
179. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.7 179.1 13.7 asian ja asiakirjan laadittu metatiedosta pitää muodostaa yhteinen ymmärrys. Tai vaihtoehtoisesti suosituksen metatietokortin laadittu-kohdassa pitää kertoa näistä sallituista käyttökohdista: asiakirjan järjestelmään tallentamisajankohta, valmis-tila, tai/ja allekirjoittamisen hetki. Tämä liittyy metatietokorttien viimeistelyyn, ja täsmennetään tämä sinne. Tähän ei oikein ole olemassa mitään selkeää vastausta. 181. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.9 181.1 Hyvä täsmennys. 192. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.2 192.1 Kun asiakirja on Valmis-tilassa niin käytännön työ on osoittanut, että sen metatietoja on pystyttävä muokkaamaan vielä senkin jälkeen esim: salassapidettävän asiakirjan käyttöoikeuksia muutettava (uusia käyttäjiä), julkisuusluokkaa (salassapidettävä muuttuu julkiseksi), lähetyspäivä, asiakirjatyyppi Organisaation on määriteltävä millä käyttöoikeuksilla metatietoja voidaan muokata missäkin elinkaaren vaiheessa. Tärkeää on myös lokittaa tietoa siitä, kuka on muuttanut ja miten ja missä vaiheessa. Tämä on hyvää tiedonhallintatapaa. 214. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.8 214.1 Kommenttimme numerolla 15.8 ei ole aiheuttanut toimenpiteitä. Korostamme kuitenkin, että oletus meta tietoja on pystyttävä muuttamaan asian, toimenpiteen ja asiakirjan elinkaaren eri vaiheissa käyttöoikeuksien puitteissa. On huomioitu korjatussa tekstissä.
244. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.2 Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, kohta 17.7 244.1 Osa kommentistamme numerolla 17.7 oli hylätty. Tietojärjestelmässä on suositeltavaa olla toiminnallisuus, jolla asian, toimenpiteen ja/tai asiakirja muuttuu julkiseksi, kun salassapidon päättymisajankohta saavutetaan. Korjausehdotukseen siitä, että tietojärjestelmän on ilmoitettava tiedon olevan tulossa julkiseksi, saimme vastineeksi Tietojärjestelmätoteutus, johon ei tarvitse suosituksessa ottaa kantaa. Pidämme kuitenkin tärkeänä, että järjestelmän on mahdollistettava ilmoitukset tiedon julkiseksi tulosta. Ei haluttu tuoda uusia pakollisuuksia verrattuna SÄHKE2:een. 359. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 8. Hävittäminen, kohta 35.10 Ovatko hävitysluettelot vastauksessa tarkoitettuja TOS=hävitysluettelo, erillistä hävitysluetteloa ei tarvita. 359.1 rekisteröintitietoja? On eri asia kuin rekisteröintitieto. 361. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 8. Hävittäminen, kohta 35.12 361.1 Kommenttimme numerolla 35.12 on otettu huomioon, mutta Juhtan vastine ottaa kantaa eri asiaan kuin olimme kommentoineet. VNK esitti ensimmäisellä palautekierroksella seuraavan vaatimuksen poistamista: hävitysesitykseen sisältyvä asiakirjatieto tai käsittelyprosessi (asia) ei saa viitata suhdemerkinnöin eikä olla linkitettynä keskeneräiseen käsittelyprosessiin (asiaan). Perustelimme poistoesitystä sillä, että tietojärjestelmä tukee parhaiten organisaatioiden toimintaa, kun monipuoliset linkitykset ovat mahdollisia. Juhtan vastineessa todetaan, että Vaatimus ei estä tietojen poistamista, kun molempien keskenään linkitettyjen asioiden käsittely on päättynyt. Täsmennetään tekstiin. Työryhmä ei ymmärrä palautetta kokonaisuudessaan. Toisiinsa linkitettyjä asiaoita tai asiakirjoja ei tulisi hävittää ennenkuin kaikki linkitetyt kohteet ovat hävitettävissä, koska tämä rikkoisi eheyden. Tätä myös edellytetään SÄHKE2-normissa. 388. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 12. Liitteet, kohta 39.2 388.1 JHS191:n ja JHS 176:n vertailu tulee tehdä huolella, jotta vielä luonnoksessa esiintyvät ristiriitaisuudet saadaan eliminoitua, ja että molemmat suositukset edistävät mahdollisimman tehokkaasti yhdenmukaisuutta ja yhteensopivuutta. Työryhmä on samaa mieltä.
418. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun 2.1.6 Tila, kohta 46.3 418.1 Toivotaan tämän huomiointia. Tärkeä sähköisten asiointiprosessien kannalta. 435. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun 2.1.10 Säilytysajan pituus, kohta 50.3 435.1 Määräaikaisissa säilytysajoissa ei ole kyse näyttömuodosta. 439. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun 2.1.11 Säilytysajan peruste, kohta 51.1 439.1 Yleiset säilytysaikojen perusteet tulisi olla saatavilla kootusti, ainakin yleisellä perustapausten tasolla, ettei jokaisen organisaation tarvitsisi erikseen hakea ja koostaa niitä; tässäkin tavoitteena on siis yhteisen tiedon hyödynnettävyys mahdollisimman tehokkaasti. Omia tehtäviä koskevan erityislainsäädännön säilytysaikoja koskevat perusteet tulee tietysti jokaisella organisaatiolla olla itsellään lähtökohtaisesti selvillä. Viittaamme JHS 191 -suositukseen, siellä on pyritty hakemaan yhteisiä arvojoukkoja. 440. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun 2.1.11 Säilytysajan peruste, kohta 51.2 440.1 Säilytysajan peruste asialla. Nykyinen Sähke2-normin mukainen käytäntö, asian säilytysaika on sama kuin sille liitettyjen asiakirjojen pisin säilytysaika. Miten asian säilytysajan peruste määritellään tämän suosituksen perusteella? Samoin kuin Sähke2:ssa? Samoin kuin SÄHKE2:ssa. 455. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun 2.2.4 Salassapidon laskentaperuste, kohta 56.2 455.1 Julkisuusluokan muutoksen tulisi tapahtua automaattisesti salassapidon laskentaperusteen mukaisesti. Tämän tulee toteutua SÄHKE2:n mukaisesti.
463. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun 2.3.1 Säilytysajan laskentaperuste, kohta 58.2 463.1 Ks. kommentti 51.2 581. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun 4.1.6 Julkisuusluokka, kohta 104.4 581.1 Tarkennettava julkisuus arvo on julkisuuslain mukainen "ei vielä julkinen" (eikä työryhmän kommentissa mainittu "ei julkinen") Tarkistetaan. 589. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun 4.1.9 Säilytysajan pituus, kohta 107.3 589.1 Toivotaan kommentin laajempaa huomiointia kuin pelkkää muotoilun täsmentämistä. 609. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun 4.3.1 Säilytysajan laskentaperuste, kohta 115.2 Toivotaan kohdan huomiointia, jotta ohjaisi Järjestelmätoimittajia voidaan ohjata mm. 609.1 järjestelmän toimittajia tämän tyyppisen Vaatimusmäärittelyillä. toiminnallisuuden toteuttamiseen.
715. Kiitos palautteestasi! Allaolevaan kenttään voit halutessasi jättää vapaamuotoisia kommentteja. Vastaajien määrä: 4 715.1 Keskeinen ongelma suosituksen käyttötarkoitukselle on sen suhde SÄHKE2-määräykseen ja sen on ongelmalliseen nykyiseen säädöspohjaan sekä laadittavaan tietohallinnon lainsäädännön kokonaisuudistukseen, mihin useat lausunnon antajat ovat kiinnittäneet huomiota. On epätarkoituksenmukaista hioa suosituksen sisällön yksityiskohtia, jos sen voimaansaattaminen on näistä syistä epävarmaa. 715.2 Katso kohta 4. 715.3 Eikö kaikissa aikamääreissä (esim. laadittu, lähetetty jne.) tulisi olla myös minuutit ja sekunnit, nyt on vain ohjeistettu merkitsemään päivämäärä. Tarkistetaan laki sähköisestä asioinnista ja selvennetään tekstiin. Täydellisen timestampin käyttö olisi ihan hyvä käytäntö. Näyttömuoto voi sen lisäksi olla jotain muuta. Edellyttää edelleen selkiyttämistä 715.4 - asianhallinta/asiankäsittelyjärjestelmät vs. substanssijärjestelmät/käsittelyjärjestelmät - monitoimijaprosessien tarpeiden täsmentäminen - ei organisaatiolähtöisyyden ylikorostamista ja tarkastelua liiaksi ao näkökulmasta - yhteisen sanastotyön roolin tunnistamista asiakirjallisen yhteentoimivuuden edistämisessä nykyistä selkeämmin - HO:ssa olevan tiedonhallinnan yleislain valmistelun vaikutus JHS 176 valmisteluun ja aikataulutukseen Tarkennetaan tekstissä. Tarkennetaan tekstissä. Tarkennetaan tekstissä.