Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen

Transkriptio

1 Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen Kuntamarkkinat Sami Kivivasara Valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon ICT-osasto

2 LÄHTÖKOHDAT

3 Tiedon hallinnan muutos Yhteentoimivuus Toimijakohtainen rekisteröinti Yksityiskohtainen sääntely Luovutus ja/tai vastaanotto säännelty tai lupamenettelyn takana Tieto liikkuu asiakkaan tarpeen ja hänen saaman palvelun mukana Henkilöllä on paremmat keinot ja kyvyt hallita omia tietojaan Tiedot vaihtuvat Tietoja kysytään vain kerran Yleissääntely ja käsittelyn yleiset edellytykset riittävät Viranomaisen palvelutehtävä => oikeus ja vastuu käsitellä tietoa asiakkaan hyväksi

4 Tiedonhallinnan muutos 1900-luku 2000-luku Asiakirjapohjainen Tietoaineistopohjainen Viranomaiskeskeinen Asia- ja palvelukeskeinen 4

5 Yhteentoimivuus 5

6 Säädösvalmistelussa huomioitavaa Säädösvalmistelussa on huomioitava seuraavat pääministeri Juha Sipilän hallitusohjelmasta lähtevät periaatteet: Julkisten asiakaslähtöisten palveluiden tiedonhallinnan tukeminen ja digitalisointi; Hallinnon sisäiset prosessit digitalisoidaan; Vahvistetaan kansalaisten oikeutta valvoa ja päättää itseään koskevien tietojen käytöstä, samalla varmistaen tietojen sujuva siirtyminen viranomaisten välillä; Sääntelyn nettomääräinen keventäminen; Säädöksille vaihtoehtoisten ohjauskeinojen lisääminen; Turhan sääntelyn purkaminen; Hallinnollisen taakan keventäminen; EU-säännösten toimeenpanossa pidättäydytään kansallisesta lisäsääntelystä; Kuntien lakisääteisten tehtävien karsiminen; 6

7 KESKEISIÄ MUUTOSTARPEITA

8 Soveltamisala Tiedonhallinnan sääntelyn organisatorista soveltamisalaa on tarpeen yhdenmukaistetaan siten, että säännöksiä sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkiin viranomaisorganisaatioihin, julkisoikeudellisiin laitoksiin laajassa merkityksessä siten, kuin PSI-direktiivissä säädetään sekä yksityisiin toimijoihin siltä osin kuin ne hoitavat julkisia hallintontotehtäviä. 8

9 Tiedon elinkaaren sääntely Ennakkoon suunnittelu Tietojen kerääminen Tietojen käyttö ensisijaiseen käyttötarkoitukseen Tietojen säilyttäminen Tietojen arkistointi Käyttötarkoitus, tarpeellisuus, elinkaaren määrittäminen, yhteentoimivuus, hyödyntäminen, kokonaisarkkitehtuuri Käyttötarkoitus, tarpeellisuus Käyttötarkoitus, tarpeellisuus, ajantasaisuus sekä käytön kontrolli ja rajoittaminen Tietojen hyödyntäminen Käyttötarkoitus, tarpeellisuus, ajantasaisuus sekä käytön kontrolli ja rajoittaminen sekä säilytysajat Tiedonhallinnan keskeinen sääntely tulisi koota yhteen yleislakiin julkisen hallinnon tiedonhallinnasta tiedon elinkaarimallin mukaisesti. Sääntelyn tulee tukea tiedon tehokasta keräämistä, hyödyntämistä, turvallista käsittelyä, luovuttamista, säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä. 9

10 Suunnitteluvelvollisuudet Tiedonhallintaan liittyvät arviointi-, suunnittelu- ja kuvaamisvelvollisuudet tulisi koota yhteen lakiin ja yhdistää ne siten, että velvollisuudet palvelisivat useita käyttötarkoituksia. Tavoitteena on, että yhdellä kuvauskokonaisuudella palvellaan niin tiedonhallinnan, arkistonmuodostuksen, tietojärjestelmien yhteentoimivuuden sekä henkilötietojen suojan käyttötarkoituksia. 10

11 Tiedonhallinnan kuvausvelvollisuuksia Tietojen arkistoinnin käyttötarkoitust en edistäminen Arkistonmuodostussuunnitelma Kokonaisarkkitehtuurikuvaukset Tietohallinnon ja tiedonhallinnon yhteentoimivuuden edistämisen Tavoitetila yksi kuvausvelvollisuus yhdessä laissa useisiin käyttötarkoituksiin Rekisteriselosteet Tietojärjestel mäselosteet Rekisterinpidon avoimuuden ja henkilötietojen suojan toteuttaminen Tiedonhallinta ja tietojärjestelmien julkisuuden toteuttaminen 11

12 Kirjaamismenettelyt Monitasoista ja soveltamisalaltaan vaihtelevaa sääntelymallia viranomaiselle saapuneiden ja viranomaisen tuottamien asiakirjojen ja tietoaineistojen kirjaamisesta arkistolaissa, julkisuuslaissa ja laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa on uudistettava. 12

13 Tietojen hyödyntäminen yli organisaatiorajojen Tietoaineistojen muodostamisessa ja käsittelyssä on vahvistettava prosessiajattelua viranomaisten välillä. Siirryttäessä prosessissa vaiheesta toiseen ja viranomaisesta toiseen, olisi samassa prosessissa jo aiemmin kerätyt tiedot hyödynnettävissä rajapintojen avulla. Julkisuuslain tiedon luovuttamista koskevissa säännöksissä olisi uudistustarpeita, jotta erityissääntelyn tarvetta voitaisiin vähentää. Ylimääräisiä säännöksiä tietojen luovuttamisesta viranomaisten välillä voitaisiin purkaa. 13

14 Tietojen hyödyntäminen yli organisaatiorajojen Viranomaisten tiedonsaanti toisen viranomaisen rekisterissä olevista tiedoista, joita ei ole säädetty salassa pidettäväksi, on tapahduttava yleislakien perusteella. Rajapintojen avaaminen. Viranomaisten tulisi huolehtia tietojen saatavuudesta rajapintojen avulla. Tietojen luovuttaminen rajapintojen avulla olisi yleislain perusteella ensisijainen vaihtoehto, kun tiedot luovutetaan viranomaiselle, jolla on oikeus yleisen tietosuoja-asetuksen tai kansallisen tietosuojalain perusteella käsitellä luovutettavia tietoja lakisääteisiä tehtävien hoitamiseksi tai jolla on tiedonsaantioikeus salassa pidettäviin tietoihin erityislainsäädännön perusteella. Myös muiden toimijoiden tietojen saantia rajapintojen avulle tulee edistää. 14

15 Yhteentoimivuus Avoimien rajapintakuvausten määrittelyn pakollisuus silloin, kun tietojärjestelmän sisältämien tietovarantojen tietoja hyödynnetään useassa viranomaisessa säännöllisesti; Viranomaisten velvollisuus arvioida tietojärjestelmässä olevien tietovarantojen hyödyntämismahdollisuuksia eri käyttötarkoituksiin sekä velvollisuus mahdollistaa uusissa tietojärjestelmissä tietojen luovuttaminen rajapinnan kautta; Semanttisen yhteentoimivuuden edistämiseksi velvoitettaisiin keskeisten käsitteiden osalta yhteisten sanastojen käyttöön erityisesti rajapintamäärittelyjä tehtäessä ja lainvalmistelussa. Sanastoja varten perustetaan sanastotietovaranto ja luoda sen ylläpitoon hallintamalli. Asiaa selvitetään valtiovarainministeriön asettamassa ydintiedonhallinnan hankkeessa (YTI-hanke). 15

16 Arkistointi ja tietoaineistojen säilyttäminen Kansallisessa sääntelyssä on selkeästi erotettava tietosuojaasetuksen tarkoittamalla tavalla asiakirjojen ja tietoaineistojen säilyttäminen alkuperäisessä käyttötarkoituksessa ja arkistointi arkistointitarkoituksissa. Arkistolaki on vanhentunut eikä se tue digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen säilyttämistä eikä arkistointia. Säilytysaikoja koskevaa sääntelyä pyritään yhtenäistämään yleislainsäädännön avulla. 16

17 Tietohallintolaki ja ohjaus Toimivaltasäännökset tietohallinnon ohjauksen ohella julkisen hallinnon tiedonhallinnan ohjaukseen. Arvioitava, onko ohjausta koskevat valtiovarainministeriön ja ministeriöiden toimivaltasäännökset erillisissä säännöksissä vai valtioneuvostolainsäädäntöön sisältyvänä sääntelynä riittävä. Kokonaisarkkitehtuurityötä on jatkettava, ja kokonaisarkkitehtuurin kuvaamista koskeva sääntely sisällytetään osaksi tiedonhallinnan kuvauksia ja rajapintoja koskevaan sääntelyyn. 17

18 JATKOVALMISTELU

19 Tiedonhallintalain valmistelun tilanteesta Työpajoja on pidetty kevään aikana Tiedonhallinnan sääntely-ympäristön kehittämistarpeiden kartoittaminen 7.2. Tiedon elinkaaren hallinta 24.3., Tietovarantojen hyödyntäminen Tiedon ja tietojärjestelmien yhteentoimivuus 4.5. Ymmärrys ja tahtotila sääntelyuudistusten tarpeesta on selkiytynyt ja kasvanut 19

20 Tiedonhallintalain valmistelun tilanteesta - Työryhmä raportti julkaistaan syyskuun puolivälissä - Raportti lähetetään lausunnoille - Toimeksianto hallituksen esityksen valmistelulle - Tavoiteaikataulu - HE kevätkaudella 2018 siten, että laki voisi tulla voimaan 2019 alussa Yhteensovittaminen tietosuoja-asetuksen kansallisen voimaanpanon kanssa 20

21 KIITOS! i Sami Kivivasara lainsäädäntöneuvos, yksikön päällikkö Valtiovarainministeriö Julkisen hallinnon