Aulikki Hyrskykari H6: Tehtävänanto Taulukkolaskennan perusharjoitus Ennen kuin aloitat harjoituksen teon, lue siihen liittyvä taustamateriaali. Se kannattaa käydä läpi kokeilemalla samalla siinä annetut esimerkit. Tällä kerralla vastauksena harjoitukseen jätetään kaksi dokumenttia, molemmat ovat työkirjadokumentteja: H6T1jaT2.xlsx ja H6T3jaT4.xlsx. Myös Excel-taulukon voi tallentaa pdf-tiedostoksi ja voit kokeilla sitä harjoituksen vuoksi (tulostuksessa voi esimerkiksi määrätä, että haluaa viedä pdf-tiedostoon kaikki lomakkeet), mutta pdftiedostoja ei näistä taulukkolaskentatehtävistä tarvitse palauttaa. Ensimmäinen työkirjadokumentti H6T1jaT2.xlsx sisältää yhden lomakkeen ja toinen dokumentti H6T3jaT4.xlsx sisältää neljä (tai enemmän) lomaketta. Harjoituksen tavoitteet Harjoituksissa tutustutaan taulukkolaskentaan. Harjoituksen osaamistavoitteet: tiedän mitä tarkoitetaan solulla, rivillä ja sarakkeella, tiedän miten soluun voi syöttää tietoa, osaan muotoilla solu(j)a eri tavoin, osaan nimetä/lisätä/poistaa lomakkeita työkirjaan ja tallentaa sen, osaan syöttää soluihin laskutoimituksia ja käyttää valmiskaavoja osana laskutoimituksia, osaan hakea tietoa muista soluista solun laskutoimituksiin, osaan kopioida kaavoja tiedän mikä on täyttökahva ja miten se toimii ja olen harjaantuneempi ohjetoimintojen käyttäjä. Tehtävä 1 (3p): Solujen muotoiluharjoitus. Tehtävä 2 (2p): Kaavojen lisääminen taulukkoon Tehtävä 3 (2p): Kaikki kuukaudet omille lomakkeilleen. Tehtävä 4 (3p): Koko vuoden seurantalomake Opettele käyttämään ohjetoimintoja (Help toimintoja). Omatoimista avun etsintää Helptoimintojen avulla kannattaa aktiivisesti harjoitella koko ajan. Uusien ohjelmaversioiden avustustoimintoihin on panostettu selvästi aiempaa enemmän. Vaikka niiden käyttö aluksi tuntuisi monimutkaiselta, niitä kannattaa ehdottomasti opetella käyttämään. Niiden loogisuus aukeaa harjoitellessa. Ohjeita Kuva 1. Ohjetoiminto MS Officessa - 1 -
Aulikki Hyrskykari Tehtävänanto: Tehtävä 1 (3p): Solujen muotoiluharjoitus. Tässä tehtävässä ei varsinaisesti vielä käytetä taulukkolaskentaohjelman laskentaominaisuuksia. Tehtävän tarkoituksena on harjoitella solujen muotoilua. Avaa Exceltyökirja ja tallenna se jo jälleen tyhjänä kotihakemistoosi nimelle H6T1jaT2.xlsx. Laadi työkirjan ensimmäiselle välilehdelle muotoilultaan alla olevan kaltainen pohja, johon seuraavassa tehtävässä teemme taulukon taloutesi seurantaan. Kirjoita tehtävän ratkaisuympäristö tällä kertaa taulukon alle yhdelle riville. Taulukkoa arvioitaessa tarkastetaan seuraavat asiat (vrt. kuva yllä): (a) Otsikkopalkki on yksi sulautettu solu (solut A1-I1 on sulautettu yhdeksi soluksi) ja siihen on kirjoitettu muita tekstejä suuremmalla fontilla värilliselle taustalle TAMMIKUU. Vihje 1 (b) Solut A3-A6 on sulautettu yhteen, ja niihin on kallistaen kirjoitettu TULOT, ja vastaavasti sulautettuihin soluihin A9-A11 on kirjotettu MENOT. Vihje 2 (c) Tulojen ja menojen rivi- ja sarakeotsikot ovat värilliset, ts. soluilla A6-A3-H3 ja A18-A9-H9 on taustaväri (d) Riveillä 7 ja 19 on solujen yläreunassa viiva sarakkeesta A sarakkeeseen I, ja solut I3 ja I9 on kehystetty. Vihje 3 (e) Sarakkeet A ja B ovat muita kapeampia, sarakkeiden C-G leveydet ovat keskenään täsmälleen samat ja sarake H on selkeästi muita leveämpi. Vihje 4 (f) Solussa E9 sarakeotsikkoteksti on jaettu kahdelle riville ja tekstit ovat soluissa B3, C3, B9-H9 on keskitetty sekä vertikaalisti että horisontaalisti. Vihje 5 Vihje 1: Solun yhteensulatus (merging): ALOITUS/Tasaus/Yhdistä&keskitä (HOME/Alignment/ Merge&Center). Solun taustan väritys: ALOITUS/Fontti/Täyttöväri (HOME/Font/Fill Color) - 2 -
Aulikki Hyrskykari Rivin korkeuden muutos: Kakkospainikkeella saa vasemmassa reunassa rivinumeron päällä painamalla valikon, jossa on valinta Rivikorkeus (Row Height) tai vaihtoehtoisesti raahaten vasemmassa reunassa rivinjakoviivaa alas Vihje 2: Allekkaiset solut tulee ensin sulattaa yhteen. Yhdistettyyn soluun kirjoitetun tekstin kallistus: ALOITUS /Tasaus/Suunta (HOME/Alignment/Orientation) Vihje 3: Solujen kehystykset saa tehdyksi kuten Wordin taulukossa: ALOITUS/Fontti/Reunaviivat (HOME/Font/Borders) Vihje 4: Sarakkeiden leveyksiä saa muokattua sarakeotsikossa väliviivaan tarttumalla, mutta myös antamalla leveydet täsmällisinä numeroina: ALOITUS/Solut/Muotoile/Sarakeleveys (HOME /Cells/Format/Column Width) Sarakeleveyden määrityksen saa auki myös aktivoimalla sarakkeen sarakeotsikossa napsauttamalla, ja sen jälkeen antaa leveys kaikille sarakkeille samaksi kakkospainikkeella aukeavassa valikosta Sarakkeen leveys (Column Width) dialogissa. Vihje 5: Tekstin voi solussa jakaa kahdelle riville ruksaamalla tasaus (alignment) viestiruudussa Tekstin rivitys (Wrap text), tai pakottamalla solussa rivinvaihdon kirjoittamalla Alt/enter Tehtävä 2 (2p): Kaavojen lisääminen taulukkoon (a) Määritä solujen C4:C7 ja C10:G19 tietotyypiksi Valuutta (Currency). Vihje 6 (b) Tee soluun C7 summalle kaava niin, että siihen tulee lasketuksi summa samasta sarakkeesta riveiltä 4, 5 ja 6 ja soluihin C19:G19 summat kustakin sarakkeesta riveiltä 10-18. Vihje 7 (c) Tee kaava, joka kopioi solun C7 arvon soluun I3. (d) Tee kaava, joka laskee soluun I9 solujen C19-G19 summan. Kun taulukon solut ovat vielä tyhjiä, summasolujen arvoiksi tulee 0,00. Tämä tiedosto (H6T1jaT2.xlsx) palautetaan vastauksena tehtäviin 1 ja 2. Vihje 6: Solun tietotyypin määritys tapahtuu Solun muotoilu -viestiruudun ensimmäiseltä välilehdeltä: ALOITUS/Numero-oikean alarunan nuoli (HOME/Number-small arrow) Vihje 7: Summan laskevan kaavan voi tehdä joko käyttäen valmista funktiota (taustamateriaalin luku 4.3) tai tekemällä solut yhteen laskevan summalausekkeen. Palauta tähän mennessä tekemäsi Excel-työkirja (H6T1jaT2.xlsx) vastauksena kahteen ensimmäiseen tehtävään. - 3 -
Aulikki Hyrskykari Tehtävä 3 (2p): Kaikki kuukaudet omille lomakkeilleen. Tallenna kopio edellä tekemästäsi tiedostosta pohjaksi kahteen viimeiseen tehtävään nimelle H6T3jaT4.xlsx. Kopioi tammikuulle tekemäsi kuukauden talouden seuranta kahdelle uudelle lomakkeelle (työkirjan välilehdelle), ja nimeä ne seuraavien kuukausien nimillä. Muuta myös taulukoiden otsikot vastaavasti. Saa toki tehdä koko vuodenkin, mutta kolme kuukautta riittää tämän tehtävän suorittamiseksi. Vihje 8 Vie kaikille kuukausille kuvitteellisia tuloja ja menoja, niin että voit todeta kaavojen toimivan. Alla esimerkki tammikuulle viedyistä tuloista omassa taulukossasi riittää, että viet jonkunverran tuloja ja menoja kaikille kuukausille ja ainakin jossain kuukaudessa joudut lisäämään rivejä sekä tuloihin, että menoihin (tuloja enemmän kuin 3 riviä, ja menoja enemmän kuin 9 riviä). Vihje 9-4 -
Aulikki Hyrskykari Vihje 8: Uusia lomakkeen (välilehtiä) lisäys tapahtuu lomakkeen alareunan +-painikkeesta. Lomakkeen nimeäminen tehdään oletusnimen Sheet1 kohdalta hiiren kakkospainikkeen kautta aukeavan pudotusvalikon kautta (Nimeä uudelleen; Rename). Vihje 9: Uuden rivin lisääminen tuloihin tai menoihin: vie kursori ensin johonkin soluun taulukossa, jonka yläpuolelle haluat rivin lisätä ja ALOITUS/Solut/Lisää/Lisää taulukon rivejä (HOME/Cells/Insert/Insert Sheet Rows). Huomaa, että jos olet laskenut summan yhteenlaskusoluun antaen yhteenlaskettavat solut merkinnän solu1:solu2 avulla (esim. SUM C3:C6) päivittyy yhteenlaskusolun kaava automaattisesti sisältämään myös lisätyn solun, kun lisäät taulukkoon rivejä. Jos taas luettelit solut yksittäin (esim. C3+C4+C5+C6), joudut päivittämään summakaavan käsin kun väliin lisätään uusi solu. Tehtävä 4 (3p): Koko vuoden seurantalomake Tee tiedostoon H6T3ja4.xlsx vielä yksi lomake, jolle annat nimeksi koko vuosi 2016. Tee tälle lomakkeelle yhteenveto vuoden tuloista ja menoista alla olevan mallin mukaisesti. Huomaa, että ensimmäiseen sarakkeen vuoden kuukaudet saat tehdyksi täyttökahvan avulla (olettaen että käyttämäsi Excelin omissa listoissa (Custom lists) on tallennettu kuukaudet listaksi). Alla näet malliksi, miten tammikuun tulot-soluun (B5) on tuotu solun C8 arvo lomakkeelta Tammikuu. Vihje 10 Tuo muihinkin soluihin arvot vastaavasti kunkin kuukauden omalta lomakkeelta. Laske lopuksi menot kesimääräiset kuukausittaiset tulot ja menot taulukon viimeiselle riville, Vihje 11 ja kuukauden talousbalanssi taulukon Vihje 12 viimeiseen sarakkeeseen. - 5 -
Aulikki Hyrskykari Vihje 10: Soluviittaus toiselle lomakkeelle voidaan tehdä antamalla lomakkeen nimi + huutomerkki ennen varsinaista soluviittausta (esim. Tammikuu!C8). Esimerkiksi soluun B5 tuotu soluviittaus on voitu kirjoittaa itse. Yksinkertaisempi tapa on kirjoittaa kaavariville vain kaavan aloitusmerkki = ja käydä sen jälkeen Tammikuu-välilehdellä napsauttamassa solua C8 ja lopettaa kaavan kirjoittaminen painamalla enteriä. Vihje 11: Keskimääräiset kuukausittaiset tulot ja luokitellut menot saat lasketuksi KESKIARVO (AVERAGE) -funktion avulla. Oheisessa kuvassa näet esimerkkinä keskimääräisten tulojen laskennan. Funktion voi tietysti kirjoittaa itse, mutta on mahdotonta muistaa eri funktioiden syntaksia (muotoa, missä funktio tulee kirjoittaa). Siksi kannattaa noutaa Lisää funktio (Insert function) valintaruudun kautta (painike fx) KESKIARVO (AVERAGE) funktion luontiruutu, jonka kautta voit antaa funktiolle argumentit, ja pääset myös alareuden linkin (Help on this function) kautta tarkistamaan Vihje 12: Kuukauden tulojen ja menojen balanssin laskemiseksi menot vähennetään tuloista, ts. esimerkiksi solun I5 kaava olisi = B5-H5 Koko harjoituksesta jätetään siis kaksi dokumenttia: Excel-työkirja H6T1jaT2.xlsx (yksi lomake) ja H6T3jaT4.xlsx joka sisältää neljä lomaketta (tai enemmän jos teit kuukausia maaliskuusta eteenpäinkin). Tällä kertaa ei tarvitse palauttaa pdf-tiedostoja. - 6 -