Ohjelmasuunnitelma: Kiky 25.11.2013 Versio: 0.4 Kehitysohjelman omistaja: Kehitysohjelman ohjausryhmän puheenjohtaja: Kehitysohjelman ohjelmapäällikkö: Tuula Antola Saija Äikäs Pasi Laitala
Ohjelmasuunnitelma i Ohjelmasuunnitelman versiohistoria ja hyväksyntä Versio Laatinut Päiväys Version lyhyt kuvaus 0.1 Laitala, Räsänen 4.10.2013 Ohjausryhmän 7.10.2013 kokoukseen 0.2 Laitala, Räsänen 20.10.2013 Ohjausryhmän 25.11.2013 kokoukseen 0.3 Laitala, Räsänen 25.11.2013 Ohjausryhmän päättämä 25.11.2013 0.4 Laitala, Räsänen 25.11.2013 Kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi 1.0 Laitala, Räsänen 16.12.2013 Kaupunginhallitus Ohjelmasuunnitelman hyväksyntä Hyväksyjä Päiväys Linkki päätösasiakirjaan ja mahdolliset lisätiedot Ohjausryhmän kokous 25.11.2013 <pp.kk.vvvv> Ohjelmasuunnitelman tarkoitus ja dokumentin täyttöohjeet: Ohjelmasuunnitelman tarkoituksena on kuvata ohjelman kokonaisuus ja esittää suunnitelmat ohjelman toteutusta ja hallintaa varten. Ohjelmasuunnitelma luo perustan kehitysohjelman toimeenpanolle, ohjaukselle ja seurannalle. Ohjelmasuunnitelma laaditaan kehitysohjelman suunnitteluvaiheen aikana ja se dokumentoi suunnitteluvaiheessa käydyn keskustelun ja tehdyt linjaukset. Valmisteluvaiheessa laadittu, hyväksytty ohjelmakuvaus toimii ohjelmasuunnitelman lähtökohtana. Ohjelmasuunnitelma keskittyy ohjelmakokonaisuuden ja sen hallinnan kuvaamiseen. Ohjelmasuunnitelman keskeisiä asioita ovat kehitysohjelman sisältö ja rajaukset, aikataulu ja kustannukset sekä ohjelman hallinta- ja ohjauskäytännöt. Ohjelmasuunnitelmaa täydennetään riskienhallinta- ja viestintäsuuunnitelmilla ja tarvittaessa muilla liitteillä. Kehitysohjelman toteutus ja budjetointi toteutetaan tyypillisesti kalenterivuosiin jaksotettuna. Ohjelmasuunnitelmassa esitetään yleisen tason suunnitelma koko ohjelmakaudelle ja tarkempi suunnitelma ensimmäiselle toteutusjaksolle. Suunnitelmassa kuvataan projektit ja toimenpiteet toteutuksen ensimmäiselle kalenterivuodelle. Ohjelmasuunnitelma on tarkoitus pitää tiiviinä ja ytimekkäänä, ohjepituus on alle 30 sivua (poislukien liitteet). Kehitysohjelmaan sisällytettävien projektien yksityiskohtaiset suunnitelmat kuvataan projektisuunnitelmissa ja muissa projektikohtaisissa dokumenteissa. Valmis ohjelmasuunnitelma käsitellään ja hyväksytään (versioksi 1.0) ohjelman suunnitteluvaiheen lopuksi, jolloin suunnitelma toimii ohjelman toteutuspäätöksen perusteena. Ohjelmasuunnitelmaa päivitetään ohjelman toteutuksen aikana, mm. suunniteltaessa tulevien toteutusvuosien tarkempia sisältöjä ja projekteja. Hyväksytyssä ohjelmasuunnitelmassa sovittujen asioiden muuttaminen edellyttää aina ohjausryhmän ja tarvittaessa muun toimivaltaisen tahon päätöstä.
Ohjelmasuunnitelma ii Tiivistelmä Ohjelman tavoitteena on kehittää kaupungin elinvoimaisuutta Espoo-tarinan mukaisesti. Ohjelma tukee kaupungin tavoitetta pysyvän tuottavuuden parantamiseksi. Kaupunki hyödyntää ja käyttää resurssejaan palvelujen järjestämisen tehostamiseen ja uusien ratkaisujen käyttöönoton edistämiseen. Kaupunki luo edellytyksiä alueen toimijoiden kilpailukyvyn kasvulle. Rakentamista ohjataan ja toteutetaan niin, että arki sujuu paremmin. Hyvät kuntapalvelut ja kaupungin fiksu tapa toimia lisäävät alueen houkuttelevuutta, elinvoimaa ja kuntalaisten toimeliaisuutta. Ohjelmalla on kolme hyötytavoitetta (1. Kilpailukyvyn edistäminen, 2. innovaatioiden hyödyntäminen ja 3. yrittäjyyden tukeminen), joiden kautta ohjelman tavoite saavutetaan. Hyötytavoitteet ja niiden saavuttamiseen perustettujen projektien tavoitteet kokonaisuudessaan vastaavat ohjelman tavoitteiden saavuttamisesta. Ohjelmaa toteutetaan projektien, oman tekemisen muuttumisen, uusien kokeilujen ja yhteistyön kautta. Tavoitteena on rohkeammin ja monipuolisemmin etsiä tapoja, joilla uusia ratkaisuja otetaan käyttöön sekä kannustetaan yrityksiä kehittämään uusia ratkaisuja. Ohjelman hyötytavoitteista kilpailukyvyn edistäminen ja innovaatioiden hyödyntäminen tähtäävät oman tekemisen parantamiseen, uusien ratkaisujen kehittämiseen ja kokeiluihin sekä markkinoilla tapahtuvan kehittämistyön edistämiseen pitkäjänteisesti. Espoon yrittäjämyönteisyyttä parannetaan yrittäjyyskasvatuksen, markkinoinnin ja viestinnän keinoin sekä yrittäjyyttä eri tavoin tukemalla. Palvelutarjontaa ja neuvontaa yrityksille yhtenäistetään. Ohjelman kautta edistetään arjen kansainvälisyyttä siten, että eri maista muuttaneet juurtuvat Espooseen ja rikastuttavat osaamisellaan niin työyhteisöjä kuin muitakin toimintaympäristöjä. Tavoitteena on tehdä kaupungin vetovoimatekijöitä tunnetuiksi ja näkyviksi sekä lisätä kiinnostavuutta niin kansallisesti kuin kansainvälisestikin.espoon vetovoimatekijöiden esille nostaminen lisää kaupungin houkuttelevuutta. Yrittämisen, yhteisöllisyyden ja sallivuuden kautta kukoistaa monipuolinen kaupunkielämä. Tapahtumien ja tilaisuuksien kautta lisätään kaupungin tunnettavuutta.
Ohjelmasuunnitelma iii SISÄLLYSLUETTELO 1 Tausta ja nykytila kehitysohjelman kohdealueella... 1 2 Yhteys Espoo-tarinaan... 1 3 Tavoitteet ja mittarit... 1 3.1 Tavoitetila kehitysohjelman kohdealueella... 1 3.2 Hyötytavoitteet ja mittarit... 1 3.3 Konkreettiset tuotokset... 6 4 Rajaukset... 6 5 Kehitysohjelman toteutus... 6 5.1 Osa-alueet ja vaiheistus... 6 5.2 Ensimmäisen vuoden projektit ja toimenpiteet... 6 5.3 Tulevien vuosien mahdolliset projektiaihiot ja ehdotukset... 8 5.4 Aikataulu...10 6 Kustannukset ja rahoitus... 10 6.1 Ulkoiset kustannukset ja kustannustenhallinta...11 6.2 Rahoitus...11 6.3 Työmäärä ja resurssienhallinta...11 7 Riippuvuudet muihin ohjelmiin, projekteihin ja muuhun työhön... 11 8 Organisointi ja vastuut... 12 9 Sidosryhmät ja sidosryhmien hallinta... 12 10 Viestintä... 14 11 Kehitysohjelman hallintakäytännöt... 14 11.1 Projektien ja toimenpiteiden valinta ja niitä koskeva päätöksenteko...14 11.2 Seuranta ja raportointi...14 11.3 Ohjausryhmän käytännöt...14 11.4 Dokumenttienhallinta ja muut työtavat...15 12 Riskit ja riskienhallinta... 15 13 Edellytykset kehitysohjelman toteutukselle ja onnistumiselle... 16 13.1 Edellytykset toteutukselle...16 13.2 Edellytykset kehitysohjelman onnistumiselle...16 14 Kehitysohjelman arviointi, ohjelman lopetus ja jatkotoimenpiteet... 16 15 Määritelmät, käsitteet ja lyhenteet... 16 Liitteet... 17
Ohjelmasuunnitelma 1 1 Tausta ja nykytila kehitysohjelman kohdealueella Kunnan palvelujen järjestämisen tuottavuustavoite on kantokyvyn heikkenemisen vuoksi noin 2 % vuodessa ainakin seuraavat kymmenen vuotta. Kantokyky paranee, kun yksityisten työpaikkojen osuus lisääntyy suhteessa julkisiin ja julkisesti tuettuihin työpaikkoihin. Espoon kaupunki on rahoittamassa yritystoiminnan aloittamisen neuvontapalveluja sekä kasvuun tähtäävien yritysten hautomopalveluja. Palvelut järjestetään kahden eri organisaation toimesta. Yrityspalvelut pitää nähdä kokonaisuutena, aina sijoittumisesta neuvontapalveluihin ja kumppanuuteen asti. Espoo pärjää naapureitaan hieman paremmin yritysmyönteisyys -vertailuissa. Sijoittuminen Espooseen nähdään mielekkäänä, mutta kaupungin palvelumyönteisyyttä pitäisi parantaa. Markkinointitoimenpiteet ja palvelutarjonnan selkiyttäminen lisäävät koettua yritysmyönteisyyttä. Monipuoliset asumisratkaisut ja hyvät kuntapalvelut lisäävät asumisen mielekkyyttä Espoossa. Espoolaiset yritykset saavuttavat kilpailukykyä, kun osaavat ihmiset ja yritykset juurtuvat Espooseen. Tutkimus- ja kehittämisyhteistyö on tällä hetkellä toteutettu yksittäisten hankkeiden kautta. Yhteistyötä tehdään jatkossa siten, että kehittämis- ja tutkimustarpeet ovat johdettu strategialähtöisesti poikkihallinnollisista ohjelmista tai muusta ohjelmatyöstä. 2 Yhteys Espoo-tarinaan -ohjelman tavoitteena on kehittää kaupungin elinvoimaisuutta etsimällä keinoja ja tapoja kaupungin palvelujen järjestämiseksi ja investointien hankkimiseksi kestävällä tavalla. Kaupungin oman organisaation ja kumppaneiden kanssa tehtävän yhteistyön tavoitteena on luoda edellytyksiä kilpailukyvyn ja yrittäjyyden kehittymiselle. Elinvoimaisuuden kasvu tukee eri toimijoiden kilpailukyvyn kehittymistä. Ohjelmalla on useita yhtymäkohtia Espoo-tarinaan. Ohjelma toteuttaa Espoon vision mukaisesti edelläkävijyyttä ja yrittäjyyttä sekä arvojen mukaista kumppanuutta ja kehittämishalua. Ohjelma toteuttaa osaltaan strategiaperustan mukaista palvelujen kehittämistavoitetta sekä elinvoima ja kilpailukykyosion elinkeinotavoitteita että koulutus- ja tutkimusyhteistyötä. Palvelujen kehittämiselle asetetaan kaupunkitasoiset tavoitteet, jotka ohjaavat osaltaan myös hankintojen painopisteiden määrittelyä. Ohjelmassa toteutetut pilotit ja kehittämistyö lisäävät palvelujen kehittämisen osaamista ja sitoutumista siihen koko kaupunkiorganisaation osalta. Ohjelman vahva kytkös Espoo-tarinaan lisää ohjelman strategista merkitystä. Ohjelman onnistuminen selkeyttää Espoo-tarinan mukaista tietä sinne, minne olemme menossa. 3 Tavoitteet ja mittarit 3.1 Tavoitetila kehitysohjelman kohdealueella Espoo on Suomen yrittäjämyönteisin kaupunki. Myönteisen yrittäjyysilmapiirin kasvattaminen aloitetaan jo kouluissa yrittäjyyskasvatuksen kautta. Yrityspalvelut on helppo saavuttaa. Palvelut tarjotaan asiakkaan valinnan mukaan joko henkilökohtaisina tapaamisina tai sähköisesti.
Ohjelmasuunnitelma 2 Kaupunkimarkkinointi on lisännyt Espoon vetovoimaisuutta. Espoo on kiinnostava kaupunki sijoittua asumaan ja yrittämään. Myös kansainväliset yritykset työntekijöineen haluavat sijoittua Espooseen. Espoolaiset yritykset ovat houkuttelevia työnantajia. Ne tuottavat tavaroita ja palveluja sekä paikallisille että kansainvälisille markkinoille. Tutkimus- ja kehittämistoiminta nähdään Espoossa investointina ja siihen halutaan aktiivisesti panostaa. Kaupunki kehittää toimintaansa kumppaneiden kanssa, ja yhteistyön tuloksia hyödynnetään. kaupungin tehtävien hoidon tehostamisessa. Vähintään puolet ohjelman projekteissa kehitetyistä ratkaisuista otetaan pysyvästi käyttöön kaupungin toimintoja järjestettäessä. Kaupungin työtekijät ovat sitoutuneet uuteen tapaan kehittää ja ottaa käyttöön palveluja. Hankinnat toteutetaan yhteiskuntavastuullisesti ja vaikuttavasti ja niiden avulla mahdollistetaan yritysten kyky tuottaa innovaatioita. Uudenlaisten hankintamallien avulla tuetaan markkinoiden toimivuutta. 3.2 Hyötytavoitteet ja mittarit Hyötytavoite 1: Kilpailukyvyn edistäminen Kaupunginvaltuuston 10.6.2013 hyväksymä hyötytavoite Kaupungin vetovoimatekijät muodostuvat toimivasta kaupunkirakenteesta sekä laadukkaista yksityisistä ja julkisista palveluista yhdistettynä monipuoliseen, virikkeelliseen ja elämykselliseen elinympäristöön. Myös kaupungin arjen kansainvälisyys houkuttelee osaajia alueelle. Tavoitteena on kehittää ratkaisuja, joilla edistetään sujuvaa liikkumista, turvataan monipuolisten palvelujen saavutettavuus ja sujuvuus niin asumisen kuin työpaikkojen tarpeisiin sekä vahvistetaan laadukasta rakennettua- ja luonnonympäristöä. Tavoitteena on kehittää ratkaisuja, joilla edistetään sujuvaa liikkumista, turvataan monipuolisten palvelujen saavutettavuus ja sujuvuus sekä vahvistetaan laadukas rakennettu- ja luonnonympäristö. Tavoitteena on tukea toimintaa, jolla yrittämisen, yhteisöllisyyden ja sallivuuden kautta kukoistaa monipuolinen kaupunkielämä. Tavoitteena on luoda kaupungista helppo paikka muuttaa ja asua. Se tarkoittaa monipuolisia asumisen ratkaisuja erityyppisiin elämäntilanteisiin ja erityyppisille muuttajille. Käyttäjälähtöisyydellä luodaan suunnitteluun ja toteutukseen lisäarvoa. Tavoitteena on, että kaupungissa tehdään uusia älykkään ja kestävän rakentamisen ratkaisuja. Kaupunkimarkkinoinnin tehtävänä on lisätä kaupungin vetovoimaa asumisen ja työn tekemisen alueena sekä tukea matkailuelinkeinon kehittymistä. Tavoitteena on edelleen investointien, osaavien työntekijöiden ja opiskelijoiden saaminen alueelle. Espoo tarjoaa joustavat ja ketterät toimintaedellytykset yrityksille ja huomioi kansainvälisten yritysten ja niiden työntekijöiden tarpeet. Espoo on vetovoimainen kohtaamispaikka kansainvälisille teknologiaosaajille ja tieteentekijöille. Kansainvälisillä markkinoilla menestymistä tavoitellaan osaavien maahanmuuttajien urapolkuja edistämällä. Kaupungin kansainvälisyystavoitteena on arjen kansainvälisyys.
Ohjelmasuunnitelma 3 Alustava kuvaus mittareista - Espoolaisten kasvuyritysten saama rahoitus - Kansainvälisten opiskelijoiden ja osaajien asuminen ja työllistyminen Espoossa - Palvelujen laadun mittarit (eläminen ja asuminen) - Työpaikkojen määrän kehitys ja kansainvälisten yritysten määrä Hyötytavoite 2: Innovaatioiden hyödyntäminen Kaupunginvaltuuston 10.6.2013 hyväksymä hyötytavoite 1. Kaupunki innovaatioiden hyödyntäjänä Kaupungin hankintoja käytetään nykyistä enemmän yhteiskunnallisten tavoitteiden saavuttamisen ja julkisten palvelujen kehittämisen strategisena välineenä. Innovaatioilla haetaan entistä tehokkaampaa ja laadukkaampaa palvelutuotantoa. Uusia ratkaisuja hyödyntämällä voidaan kattaa osa kaupungin kasvun kustannuksista. Kaupunki edistää hankinnoillaan innovaatioiden käyttöönottoa ja ohjaa kehitystä uusien ratkaisujen käyttöönottamiseksi. Julkinen kysyntä voi nykyistä enemmän kannustaa yrityksiä uusien ratkaisujen kehittämiseen yhteiskunnallisesti merkittävien ongelmien ratkaisemiseksi. Sen sijaan, että julkinen sektori ostaa ensisijaisesti jo markkinoilla olevia ratkaisuja, hankintoja tulisi käyttää nykyistä enemmän yhteiskunnallisten tavoitteiden saavuttamisen ja julkisten palvelujen kehittämisen strategisena välineenä. Kaupungin tapa kehittää ja toteuttaa omia palvelutehtäviään verkostoissa ja kumppanuuksissa sekä koko organisaation toimintakulttuuri ovat esimerkkinä ja näyttävät suuntaa. Kaupunki rohkaisee innovaatioihin myös muita; alueen yrityksiä, yhteisöjä, kumppaneitaan ja kuntakenttää yleensä. Sen tavoitteena on tarjota kiinnostavia toimintamalleja ja kasvualustoja myös kansainvälisesti. Espoo käy luontevaa ja strukturoitua markkinavuoropuhelua yhdessä yritysten ja muiden yhteisöjen kanssa uusien innovaatioiden synnyttämiseksi ja hankinnan kohteiden ja sopimusehtojen määrittelemiseksi. Alustava kuvaus mittareista ohjelman kautta toteutettavien projektien ja toimenpiteiden vaikutus ja toteutus 2. Yhteistyöllä kilpailukykyä Kaupunki kannustaa kumppaneitaan, yrityksiä ja yhteisöjä kehittämään uusia ratkaisuja. Tavoitteena on, että kaupungin käyttöön ottamat uudet ratkaisut ovat kehittäjille merkittäviä referenssejä ja siten lisäävät niiden kilpailukykyä ja toimintaedellytyksiä markkinoilla ja kehittämistoiminnassa. Ratkaisut ovat tarve- ja käyttäjälähtöisiä ja ne lisäävät taloudellista, sosiaalista ja ekologista kestävyyttä. Ne pohjautuvat korkeaan osaamiseen ja teknologian hyödyntämiseen. Yhteiskunnalla on merkittävä ohjausvaikutus ja erilaisilla kilpailuilla voidaan kannustaa ja innostaa uusien ratkaisujen kehittämiseen. Kaupunki voi omilla hankinnoillaan edistää innovaatioiden käyttöönottoa ja ohjata kehitystä uusien ratkaisujen
Ohjelmasuunnitelma 4 käyttöönottamiseksi. Pk-yritykset ovat kasvun ja työllisyyden kannalta keskeisiä toimijoita. Toteutetaan yritysystävällistä hankintapolitiikkaa. Keskeisiä tekijöitä yritysystävällisessä hankinapolitiikassa ovat tasapuolinen kilpailu, hankintojen avoimuus ja ennakointi, markkinavuorovuoropuhelun tarkoituksenmukainen lisääminen ja hankintakokonaisuuksien rakentaminen yrityksiä houkutteleviksi. Edistetään pienempien yritysten hankintoihin osallistumista. Järjestetään yrittäjille ja kolmannelle sektorille tilaisuuksia, joissa kerrotaan Espoon hankinnan painopisteistä ja tavoitteista. Alustava kuvaus mittareista Ostot pk-yrityksiltä ja niiden jakautuminen (muutoksen mittaminen) 3. Tutkimustoiminta tukee innovaatioiden syntyä Kaupunki rohkaisee ennakkoluulottomuuteen ja kokeilevuuteen. Kaupunki määrittelee tutkimus- ja kehittämistarpeensa hyvissä ajoin etukäteen ja haastaa kehittäjiä ja tutkijoita etsimään ratkaisuja. Kaupunki toimii aktiivisesti metropolialueen avoimissa kehittämis- ja innovaatioympäristöissä ja edistää toiminnallaan niiden välistä yhteistyötä. Tavoitteena on, että tutkimus- ja kehittämistuloksia hyödynnetään tehokkaasti kaupungin haasteiden ratkaisemisessa. Innovaatiotoimijoiden kesken luodaan yhteistyömalli kehittämistoiminnan jatkuvaan hyödyntämiseen. Kaupungin tapa kehittää ja toteuttaa omia palvelutehtäviään verkostoissa ja kumppanuuksissa sekä koko organisaation toimintakulttuuri ovat esimerkkinä ja näyttävät suuntaa. Kaupunki rohkaisee innovaatioihin myös muita; alueen yrityksiä, yhteisöjä, koulutusorganisaatioita ja muita kumppaneitaan ja kuntakenttää yleensä. Tämän yhteistyön tavoitteena on tarjota kiinnostavia toimintamalleja ja kasvualustoja myös kansainvälisesti. Valitaan kohteet, joissa palvelujen kehittämistä yhdessä kumppaneiden ja kuntalaisten kanssa edistetään Alustava kuvaus mittareista Tutkimustulosten soveltaminen käyttöönotetuissa ratkaisuissa (lkm, ) Tutkimus- ja kehittämisrahan määrä ja sen kehitys ohjelmakauden aikana Hyötytavoite 3: Yrittäjyyden tukeminen Kaupunginvaltuuston 10.6.2013 hyväksymä hyötytavoite Kaupunki kannustaa yrittäjyyteen ja on aktiivinen kumppani yrityksille. Kaupunki kehittää omia yrittäjyyteen liittyviä palveluitaan kokonaisvaltaisesti ja yhdessä kumppaneiden kanssa. Yritystoiminnan esteitä ja hidasteita poistetaan, jotta yritysten sijoittuminen Espooseen ja Espoossa toimiminen olisi sujuvaa. Kaupunki tukee koulujen yrittäjyyskasvatusta, monipuolisten tila- ja sijoittumisratkaisujen syntymistä sekä osaavan työvoiman saantia.
Ohjelmasuunnitelma 5 Kaupunki toimii yritysten ja yrittäjien asiakkaana tasapuolisesti ja eettisesti kestävällä pohjalla. Kaupunki toimii yrittäjyyteen myönteisesti suhtautuvana aktiivisena kumppanina. Myönteisen yrittäjyysilmapiirin kasvattaminen aloitetaan jo kouluissa yrittäjyyskasvatuksen kautta. Työpaikkojen ja alueen elinvoiman lisääminen vaatii yrittämisen ja yritystoiminnan edellytysten jatkuvaa parantamista. Tavoitteena on kehittää kaupungin palveluja yritysten sujuvan sijoittumisen helpottamiseksi monipuolisesti eri puolille kapunkia. Tavoitteena on myös ratkaista ja poistaa yritystoiminnan esteitä sekä hidasteita kaikissa niissä kaupungin toimissa, joilla vaikutetaan yritysten sijoittumiseen Espooseen. Kaupunki edistää toiminnallaan yritystoiminnan tulevaisuuden kilpailukykyä. Yritysten sekä tutkimus- ja koulutusorganisaatioiden osaamista ja tavoitteellisuutta hyödynnetään ennakkoluulottomasti kuntien palveluhaasteiden ratkaisemisessa. Tavoitteena on lisätä merkittävästi kuntatalouden tehokkuutta ja tuottavuutta. Tähtäimessä on myös synnyttää radikaaleja tuote- ja palveluinnovaatioita, joilla on edellytyksiä kehittyä suomalaisyritysten vientituotteiksi. Yritysten hyvät toimintaedellytykset ja sen myötä kehittyvä kansainvälinen kilpailukyky sekä uusien, korkean lisäarvon työpaikkojen syntyminen ovat avaintekijöitä hyvinvoinnille. Yritystoiminnan edistämisessä T3 -alueen (Otaniemi-Keilaniemi-Tapiola) vetovoima- ja kilpailukykytekijöiden kirkastaminen sekä tunnetuksi tekeminen on tärkeää koti- ja ulkomaisten yritysten sijoittumiskohteena. T3 -alueen yritys- ja tutkimustoiminnan keskittymä tarjoaa monipuolisia kasvu- ja toimintamahdollisuuksia yrityksille ja yrittäjyydelle. Kilpailukykyä ja elinvoimaisuutta tukevat kaupungin toimet liittyvät muun muassa koulujen yrittäjyyskasvatukseen, ikäihmisten mahdollisuuksiin osallistua työ- ja yritystoimintaan, osaavan työvoiman saantiin, innovatiivisten ja monipuolisten tila- ja sijoittumisratkaisujen tukemiseen. Näiden avulla synnytetään monialaista ja monentyyppisten yritysten yhteistä toimintaa sekä toisilta oppimista. Yhteistyötä valtion työvoimatoimijoiden kanssa lisätään. Tavoitteena on nuorten ja maahanmuuttajien työmarkkina-aseman merkittävä kohentaminen, johon voidaan vaikuttaa myös sosiaalisesti vastuullisilla hankinnoilla (edellytetään työllistämistä tai työssäoppimispaikkaa työmarkkina-aseman parantamiseksi). Ilman tätä ei työvoiman saatavuutta voida jatkossa turvata. Yrityspalveluja kehitetään siten, että ne kattavat perustamisvaiheen neuvonnan ja yrityksen muutos- ja kehitysvaiheen palvelut. Myös maahanmuuttajataustaisten yrittäjien tarpeet huomioidaan yrityspalveluiden kehittämisessä. Mittarit Yrittäjien/eri kokoisten yritysten kokonaismäärä ja vuosittainen kehitys Yrittäjien asiakastyytyväisyyden mittaaminen Yritysten kautta työllistyvien määrä yrityskokoluokittain ja vuosittainen kehitys Yrittäjyyskasvatusta edistävien toimenpiteiden seuranta
Ohjelmasuunnitelma 6 3.3 Konkreettiset tuotokset 4 Rajaukset Konkreettiset tuotokset ja ensivaiheen projektit on kuvattu kohdassa 5.2. Ohjelmalla toteutetaan Espoo-tarinaa ja edistetään strategian mukaisten kehittämistavoitteiden saavuttamista. Ohjelma keskittyy Espoossa tehtävään omaan kehittämistyöhön, jossa kaupungilla on keskeinen rooli tavoitteiden asettamisessa ja myös muiden tekemän kehittämisen hyödyntämisessä. Tavoite saavutetaan, jos espoolaiset ja kaupungin työntekijät sekä Espoossa toimivat yritykset ja yhteisöt osallistuvat laajasti yhteistyöhön. Kilpailukyvyn edistäminen Ohjelma kokoaa Espoo-tarinan tavoitteet kehittämisagendaksi. Kaupunkimarkkinointi tukee vetovoimaisuuden kasvua ja edistää kilpailukyvyn kehittymistä. Innovaatioiden hyödyntäminen Keskitytään uusien ratkaisujen kehittämiseen ja käyttöönoton edistämiseen omassa- ja kumppanuustoiminnassa. Tavoitteena on, että kaupunki toimii ensivaiheen kumppanina uusien ratkaisujen tarvemäärittelyssä, kehittämisessä ja käyttöönotossa. Toiminta kohdistetaan siten, että julkisen toimijan, innovaatiotoiminnan ja yrittäjyyden yhteistyöstä syntyy uusia ratkaisuja, uutta liiketoimintaa ja osaamisen merkittävää hyödyntämistä tutkimuksesta ja kehittämistyöstä käyttöönottoon. Yrittäjyyden tukeminen - Yhteiskunnassa yrittäjyys ja yrittäjämäinen toimintapa kasvaa (yksinyrittäjät, free lancerit, sivutoimiset yrittäjät ja vastaavat). Tästä syystä keskitytään erityisesti pienten ja pk-yritysten toimintaedellytysten parantamiseen - Lisäksi huomio kiinnitetään sellaisiin kasvaviin yrityksiin, joiden rooli työllistäjinä on merkittävä. - Keskittyminen kaupungin ja seudun alueelle elinkeinotoiminnan olosuhteiden ja houkuttelevuuden parantamisessa pienten ja keskisuurten yritysten lähtökohdista. - Keskittyminen kotimarkkinoiden ja erityisesti omaa aluetta palvelevan liiketoiminnan palvelemiseen ja kehittämiseen. 5 Kehitysohjelman toteutus 5.1 Osa-alueet ja vaiheistus Ohjelmakauden projektit ja toimenpiteet sekä tekeminen on kuvattu taulukossa 1 ja kohdassa 5.2. on kuvattu vuoden 2014 ensivaiheen toimenpiteet. 5.2 Ensimmäisen vuoden projektit ja toimenpiteet
Ohjelmasuunnitelma 7 Ohjelma on Espoon kaupungin elinvoima- ja kilpailukyvyn kehittämisagenda. Kaupunkimarkkinoinnilla asukkaita, yrityksiä ja investointeja Espooseen markkinointisuunnittelu ja kohderyhmien tunnistaminen vetovoiman kasvamista edistävien toimenpiteiden pilotointi Elinvoimaa, kilpailukykyä ja innovaatioita hankintojen kautta Lisätään vuorovaikutusta ja yhteistyötä yritysten kanssa ennakoivasti erityisesti hankinnan suunnitteluvaiheessa. Mahdollistetaan yritysten osallisuus ja innovointi palvelujen hankinnassa. Luodaan markkinavuoropuhelumalli ja arvioidaan sen laajentamista seudulliseksi. Selvitetään sähköisen markkinapaikan tai vastaavan mahdollisuudet yhteistyön lisäämisessä. Hyödynnetään ja luodaan aktiivisesti innovatiivisia hankintamalleja ja -tapoja tavoitteena yhteiskuntavastuullisten, vaikuttavien ja taloudellisten palvelujen hankinta Valmistellaan toimialakohtaiset hankintataktiikat, joiden avulla varmistetaan hankinnan painopisteiden käytäntöön vieminen. Lisätään ennakoivaa tiedottamista pitkällä tähtäimellä Kehitetään vaikuttavuuden arvioinnin mittareita Kaupunki houkuttelee yritystoimintaan Tilatarjonnan parantaminen ja yritystoiminnan vyöhykkeiden selkiyttäminen Espoon yrittäjyyden ja työelämän valmiuksien oppimisympäristö koululaisille (Yrityskylä) Yritystoiminnan kehittymisympäristön luominen ja rakentaminen Otaniemeen kumppanuusmallilla Otaniemen toimijoiden kanssa. Taulukko 1: Vuoden 2014 valitut ensivaiheen hankkeet. Projekti (P) tai toimenpide (T) ja sen nimi P: Kaupunkimarkkinoin nilla asukkaita, yrityksiä ja investointeja Espooseen Lyhyt kuvaus Laaditaan kaupunkimarkkinoinnin toteutussuunnitelma. Hyödynnetään icapital - verkostoja ja sisältöjä Yhteys kehitysohje lman hyötytavoit teisiin HT1 Vastuuhlö/ yhteyshlö Status (esim. idea/ suunnitteilla/ käynnissä) Konsernihallinto/ Konseptin kaupunkikehitysyksikkö, määrittely kaupungin rahoittamat alkuvuonna markkinointiyhtiöt ja toimialat Ajoitus 2014 P: Elinvoimaa, kilpailukykyä ja innovaatioita hankintojen kautta yhteistyötä yritysten kanssa, HT2 innovatiivisia hankintamalleja ja toimialakohtaiset hankintataktiikat Hankintojen ohjaus, hankintapalvelut, toimialat Konseptin 2014-16 määrittely alkuvuonna, kehittämisyhteist yön aloittaminen P: Espoon Yrityskylä- Määritellään yhteistyössä HT 3 konsernihallinto, SITO, Konseptin määrittely ja 2014
Ohjelmasuunnitelma 8 Projekti (P) tai toimenpide (T) ja sen nimi konsepti P: Kaupunki houkuttelee yritystoimintaan Lyhyt kuvaus Yhteys kehitysohje lman hyötytavoit teisiin kumppaneiden kanssa Yrityskylän toteutusmalli sekä käynnistetään Yrityskylän toiminta Elinkeinopoliittisen agendan määrittely ohjelman sisällöksi, tilatarjonnan parantaminen ja kehittymisympäristöt HT3 Vastuuhlö/ yhteyshlö tilakeskus Konsernihallinto, TYT ja Tilakeskus Status (esim. idea/ suunnitteilla/ käynnissä) operatiivisen vaiheen suunnittelu alkuvuonna, käynnistys syksyllä Idea, Konseptin määrittely alkuvuonna Ajoitus 2014-16 Muut projektit ja toimenpiteet, joita mahdollisesti aloitetaan vuoden 2014 aikana arvioidaan ohjausryhmän kokouksissa. 5.3 Tulevien vuosien mahdolliset projektiaihiot ja ehdotukset Taulukossa 2 on esitetty ohjausryhmässä esillä olleet projektiaihiot, joiden toteuttamista ei ole vielä aikataulutettu tarkemmin. Taulukko 2: Vuoden 2014 muut ja seuraavien vuosien projektiaihiot Projekti (P) tai toimenpide (T) ja sen nimi Vuoropuhelun kehittäminen seudun kuntien ja markkinoiden kesken Lyhyt kuvaus Markkinavuoropuheluiden kehittäminen seudullisesti. Luodaan eri palvelualueille yhtenäinen malli. Yhteys kehitysohjelman hyötytavoitteisiin HT 3 HT 3 Vastuuhlö/ yhteyshlö Hankinnan ohjaus, konsernihallinto, toimialat substanssin mukaisesti Status (esim. idea/ suunnitteilla/ käynnissä) Ajoitus Suunnitteilla Kevät 2014 Selvitetään sähköisen kaupunki-innovaatioiden markkinapaikan konseptin käyttöön oton mahdollisuudet (mahdollinen Tekes-hanke; VTT koordinoi) HT 3 ja HT 2 Hankintataktiikat Hankintataktiikat varmistavat Espoo-tarinan ja hankinnan painopisteiden (kestävä kehitys, terveen kilpailun edistäminen, hankintojen sähköistäminen, luovat hankinnat) toteutumisen. HT 2 Pilotoidaan / otetaan käyttöön palvelualoitemalli Laaditaan toimintamalli, jonka mukaisesti palvelun tarjoajat voivat esittää haasteita uudesta tavasta tuottaa palvelua nykyisen sijaan
Ohjelmasuunnitelma 9 Projekti (P) tai toimenpide (T) ja sen nimi Kansainvälinen Espoo Lyhyt kuvaus Englanninkielisten palvelujen tavoitteen määrittely ja kehittäminen Sosiaali- ja Valmistellaan ja tuodaan terveysalan päätettäväksi sosiaali- ja kehittämisohjelma terveysalan kehittämis- ja yrittäjyysohjelma. Kilpailun lisääminen markkinoilla ja referenssien luominen yrittäjille Osallistetaan kolmas sektori vahvasti mukaan palvelujen järjestämiseen Otetaan käyttöön elinkaarikustannu sten arviointimalli Otetaan käyttöön pienhankintatyökalu osana nykyistä sähköistä kilpailuttamisjärjestelmää. Järjestöille ja yhdistyksille myönnettävien avustusperiaatteiden strateginen suuntaaminen. Uudistetaan ja yhtenäistetään kaupungin avustusperiaatteet tukemaan Espoo-tarinaa. Painotetaan hankintahinnan sijasta hankinnan elinkaarikustannuksia. Otetaan käyttöön laskentamallit eri alueille Lisätään Kehitetään hankintojen vaikuttavuusmittareita (sekä kustannusvaikutta asiakasvaikutukset että vuutta taloudelliset vaikutukset) Kaupunkimarkkino Laaditaan inti lisää kaupunkimarkkinoinnin kaupungin periaatteet ja vuosikello vetovoimaisuutta Yhteys kehitysohjelman hyötytavoitteisiin HT 1 HT 2 - HT 3 HT 3 ja HT 1 HT 1, HT1 Koulutuskumppan Sovitaan poikkihallinnollisten HT 2 eiden yhteistyö ohjelmien hyötytavoitteiden innovaatioiden ja projektien käyttöönottamisek kehittämisyhteistyöstä, si tavoitteista ja yhteistyön organisoinnista Yrittäjyyskasvatuk sen tukeminen Elinkeinopoliittine n Agenda Yrityspalvelujen kehittäminen Määritellään yrittäjyyskasvatuksen ja sen tukitoimien toimintamallit Laaditaan valtuuston hyväksyttäväksi kaupungin elinkeinopoliittinen Agenda strategian toteuttamisen tukemiseksi Pääkaupunkiseudun yrityspalvelujen järjestämisen määrittely. Kannanotot ja periaatteet toteutettavalle palvelujen kehittämiselle. Vastuuhlö/ yhteyshlö SOTET ja kaupunkikehitysyk sikkö Hankinnan ohjaus, kaupunkikehitysyk sikkö, hankintapalvelut Hankinnan ohjaus, hankintapalvelut, SITO, SOTET Tilakeskus, hankintojen ohjaus, käyttäjät (toimialat) konsernihallinto, toimialat kaupunkikehitysyk sikkö, viestintäyksikkö, tyt, sito, sotet konsernihallinto, sito, tyt Status (esim. idea/ suunnitteilla/ käynnissä) Pienhankintaty ökalu käyttöön otettavissa keväällä 2014 Ajoitus Kevät 2014 Verkostoyhteist 2014-2016 yö kaikkien kanssa, Espoo-Aalto pilottina tarkemmassa määrittelyssä HT 3 SITO 2014-2016 HT 1-3 HT 3 kaikki Kaupunkikehitysyk sikkö, TYT, Tilakeskus, kaupunkisuunnittel ukeskus
Ohjelmasuunnitelma 10 5.4 Aikataulu Ohjausryhmä käsittelee valmistelelun pohjalta aloitettavat projektit sekä toimenpiteet koko ohjelmakauden ajan. Tulevat projektit liittyvät kaupunkimarkkinoinnin kehittämiseen ja markkinointiprojektien koordinointiin. Ohjelmassa toteutetaan kaupunkimarkkinoinnin vuosikello sekä vahvistetaan markkinoinnin periaatteet. Ohjelman kautta toteutetaan markkinoinnin pilottien suunnittelua ja arviointia. Ohjelman pitkäjänteistä kehittämistyötä arvioidaan kaupunkivetovoiman, tuottavuuden ja elinvoimaisuuden kehittymisen näkökulmasta. Käynnistetään projekteja sekä tehdään toimenpiteitä, joilla kehitetään hankintoja markkinavuoropuhelun, elinkaarivaikutusten, pk-yritysten, innovaatioiden käyttöönoton sekä sähköisten markkinapaikkojen edistämiseen. Projekteilla ratkaistaan konkreettinen ongelma ja ne perustetaan sitä tarkoitusta varten. Innovaatioiden käyttöönoton edistämiseksi tehdään kaupungin sisäisiä toimenpiteitä, esimerkiksi markkinoimalla tulevia hankinta- ja kehittämistarpeita markkinoille. Yrityskylä -konseptin toteuttamisella haetaan yrittäjyys ja työelämän pelisääntöjen oppimispaikkaa espoolaisille koululaisille ja opiskelijoille. Yrityskylä -projekti toteutetaan yhdessä yritysten ja muiden kumppaneiden kanssa. Projektin käynnistämistä arvioidaan alkuvuonna 2014. Ohjausryhmä käsittelee tarkemmin käynnistettävät projektit ja tekee tarvittavat resurssointi- ja priorisointipäätökset sekä suositukset. Ohjelmatyön alkuvaiheessa keskitytään Espoon kaupungin poikkihallinnollisen kilpailukyky, innovatiivisuus ja yrittäjyys -kehittämistyön organisointiin. Kehittämistyö muodostaa kaupungin poikkihallinnollisen kilpailukyky, innovatiivisuus ja yrittäjyys -agendan. Hyvät käytännöt ja vaikutukseltaan merkittävät uudet ratkaisut otetaan kaupungilla pysyvästi käyttöön ja niillä korvataan aikaisempi toimintatapa. P: kaupunkimarkkinoinnilla asukkaita, yrityksiä ja investointeja Espooseen 1. Alkuvuonna määritellään kaupunkimarkkinoinnin konsepti, ajatus, tarkoitus ja tavoite. 2. Sitoutetaan muut kaupunkimarkkinoinnin toimijat mukaan. 3. Järjestetään keväällä tilaisuus kaupunkimarkkinointia tekeville organisaatioille ja viranhaltijoille. 4. Ohjelma koordinoi projektin tulosten saavuttamista ja projektin tavoitteen asettamista. P: Elinvoimaa, kilpailukykyä ja innovaatioita hankintojen kautta 1. Luodaan toimialakohtaiset hankintataktiikat vuoden 2014 aikana 2. Tiivistetään yhteistyötä yritysten kanssa; kehitetään yhteistyössä seudun kuntien ja yrittäjien kanssa markkinavuoropuhelumalli alkuvuodesta 2014. 3. Lisätään kilpailua markkinoilla ja luodaan referenssejä yrittäjille; otetaan käyttöön pienhankintatyökalu keväällä 2014 4. Laaditaan toimintamalli, jonka myötä yritykset voivat esittää aloitteita uudenlaisista tavoista ja malleista tuottaa palveluja (syksy 2014) P: Yrityskylän perustaminen 1. Alkuvuonna luodaan konsepti ja operatiivinen toimintamalli ja tehdään rahoitussuunnitelma 2. Syksyllä yrityskylän toiminnan käynnistäminen
Ohjelmasuunnitelma 11 P: Kaupunki houkuttelee yritystoimintaan 1. Yksityisten ja julkisten tilojen tarjoutumisen markkinapaikan kehittymisen edistäminen. 2. Yrityspalvelujen kehittämisen määrittely ja yrittäjyysimagon vahvistaminen palvelujen kehittymisen kautta. 6 Kustannukset ja rahoitus 6.1 Ulkoiset kustannukset ja kustannustenhallinta Ulkoiset kustannukset vuodelle 2014 6.2 Rahoitus Kokouskulut ja matkakustannukset Materiaali- ja painatuskustannukset Kumppanuustoiminta Selvitykset ja pilotoinnit yhteensä 15 000 euroa 5 000 euroa 100 000 euroa 80 000 euroa 200 000 euroa Tarkempi kustannusarvio tehdään ohjausryhmän kokouksessa, kun määritellään toteutettavat projektit. Projekteille avataan hankenumerot, joiden kautta taloudellinen seuranta toteutetaan projektikohtaisesti sekä ohjelmatasolla. Kansallisen rahoituksen mahdollisuudet käsitellään käynnistettävien projektien päätöksenteon yhteydessä. Rahoitusta haetaan mm. EU:n EAKR ja ESR -ohjelmista sekä Tekesin Osaava ostaja-ohjelman kautta. 6.3 Työmäärä ja resurssienhallinta Arvio resurssitarpeesta vuonna 2014: - ohjelmapäällikkö ja viestintävastaava 0,5 htv - omistaja ja ohjausryhmä 0,2 htv - asiantuntijatyö 1,0 htv - projektikoordinaatio 2,0 htv - kumppanuustoiminnnan koordinaatio 0,5 htv - projektitoiminnan vaatimat muut resurssit tarkentuvat myöhemmin kun päätetään projektien ja toimenpiteiden resurssoinnista. 7 Riippuvuudet muihin ohjelmiin, projekteihin ja muuhun työhön Riippuvuudet muihin ohjelmiin käsitellään projektien käynnistämisen arvioinnin yhteydessä. Ohjelmapäällikkötapaamisissa sekä ohjelmien yhteistapaamisissa on mahdollista käsitellä ohjelmien yhteistä tekemistä sekä arvioida päällekkäistä tekemistä. Ohjelmassa on eri kumppaneiden kanssa yhdessä toteutettavia projekteja ja toimenpiteitä. Ohjelma tekee yhteistyöprojekteja ja toimenpiteitä sellaisissa asioissa, joissa ohjelman hyötytavoitteet saavutetaan. - Kaupunkimarkkinointia tekevät organisaatiot
Ohjelmasuunnitelma 12 - Koulutuskumppanit ja tutkimuslaitokset - PKS-elinkeinoryhmä, maakuntaliiton elinkeinoryhmä - Kestävä kehitys, Osallistuva Espoo, Nuorten elinvoimaisuus ja Ikääntyvä Espoo - poikkihallinnolliset kehitysohjelmat - Seminaarit 8 Organisointi ja vastuut Ohjelman ohjausryhmä: Saija Äikäs, puheenjohtaja Kimmo Oila, varapuheenjohtaja Hanna Kalanne Petri Pulkkanen Kaisa Rastimo Tuula Antola Kristiina Erkkilä Olli Isotalo Olavi Louko Eetu Salunen Ohjausryhmän kokouksiin osallistuvat lisäksi Emma Holsti, Nuorisovaltuutettu Pasi Laitala, ohjelmapäällikkö Jaana Räsänen, pysyvä asiantuntija Erkki Pärssinen, pysyvä asiantuntija Satu Tyry-Salo, viestintävastaava Ohjelman organisointi on suunniteltu osana Espoon ohjelmajohtamista ja sitä on käsitelty ohjelmapäälliköiden tapaamisissa. Ohjausryhmän tehtävänä on luoda toiminnallaan edellytyksiä ohjelman onnistumiseksi. Ohjelman ohjausryhmä vastaa koko ohjelman etenemistä koskevien suunnitelmien valmistelusta ja ohjelman sisäisestä päätöksenteosta.tehtäviä ja vastuita: - ohjelman valmistelu ja vuosittainen ohjelmatason suunnittelu - projektien priorisointi - ohjelman ja projektien edistymisen seuranta ja ohjaus Ohjausryhmän luottamushenkilöiden tehtävänä on sekä viestiä ohjelman tavoitteista muille luottamushenkilöille seminaareissa ja tapaamisissa että edistää espoolaisten luottamushenkilöiden sitoutumista ohjelman tavoitteisiin. Ohjausryhmän viranhaltijajäsenten tehtävänä on sekä viestiä ohjelman tavoitteista oman toimialansa johdolle ja työntekijöille että edistää johdon ja työntekijöiden sitoutumista ohjelman tavoitteisiin. Omistajan tehtävänä on varmistaa, että ohjelman hyötytavoitteet toteutuvat. Ohjelman omistajalla on kokonaisvastuu ohjelmasta ja sen hyötytavoitteista. Omistaja tekee
Ohjelmasuunnitelma 13 (ohjausryhmän kanssa) ohjelman etenemistä koskevat päätökset tai ehdottaa niitä toimivaltaiselle taholle. Omistaja vastaa projektin hyötyjen jälkiarvioinnista ja seurannasta projektin lopetuksen jälkeen. Ohjelmapäällikön tehtävänä on mahdollistaa tavoitteiden toteutuminen sekä valmistella ohjausryhmän kokoukset ja ohjelman toimintaa. Ohjelmapäällikkö osallistuu ohjausrymän kokouksiin esittelijänä. Ohjelmapäällikkö vastaa ohjelman operatiivisesta johtamisesta ja raportoi edistymisestä ohjelman omistajalle ja ohjausryhmälle. Ohjelmapäällikön tehtäviä ovat: - ohjelmasuunnitelman laatiminen - osapuolten toiminnan koordinointi, motivointi ja kannustaminen - ohjelman toimenpiteistä vastaavien ja projektipäälliköiden ohjaus - ohjelman projektien välisten yhteyksien ja riippuvuuksien koordinointi - ohjelmatason riskien seurannan ja hallinnan dokumentointi - ohjelman taloushallinto - ohjelman etenemisen raportointi ja ennustaminen - ohjelman viestintä ja dokumentointi yhdessä viestintäpäällikön kanssa - ohjelman toteutustavoitteiden saavuttaminen Ohjelman pysyvä asiantuntija vastaa yhdessä ohjelmapäällikön kanssa ohjausryhmän kokousten suunnittelusta ja järjestelyistä sekä osallistuu ohjelmatyön koordinointiin. Lisäksi tehtävänä on toimia ohjausryhmän sihteerinä, laatia kokousten pöytäkirjat, toimia tarvittaessa kokousasioiden valmistelijana ja esittelijänä. Pysyvä asiantuntija toimii myös yhtenä ohjelman yhteyshenkilöistä. Ohjelman viestintäpäällikön tehtävänä on: - ohjelman viestintä ja dokumentointi yhdessä ohjelmapäällikön kanssa - ohjelman toteutustavoitteiden saavuttaminen viestinnän keinoin 9 Sidosryhmät ja sidosryhmien hallinta Ohjelman suunnittelua tehtäessä on tunnistettu seuraavat sidosryhmät sekä määritelty niille tavoitteet sidosryhmittäin. - Yritykset ja kehittäjäkumppanit o sidosryhmän kanssa käydään vuoropuhelua ohjelmatavoitteiden saavuttamisesta. - Kaupunkimarkinointiyhtiöt (Espoon Matkailu Oy, Otaniemen kehitys) o Sidosryhmän tehtävänä on osallistua kaupunkimarkkinoinnin kehittämiseen. - Kaupungin hankintoihin osallistuvat (hankintojen ohjaus, hankintapalvelut, tekninen ja ympärsitötoimi, konserniyhteisöt) o Sidosryhmä tukee hankintojen kehittymistä - Yrityspalvelujen kehittäjät (kaupunkikehitysyksikkö, tonttiyksikkö, tilakeskus, muut tilojen tarjoajat) o Sidosryhmä määrittelee yrityspalvelujen kehittämisen ja osallistuu yristysten palvelutoimintaan sekä kehittää yritysten sijoittumispalvelujen kehittymistä
Ohjelmasuunnitelma 14 10 Viestintä -ohjelman viestinnän keskeinen tehtävä on kertoa ohjelman tavoitteiden eteen kaupungissa tehdystä työstä ja ohjelman onnistumisista. Tässä keinovalikoimana ovat uutiset, tiedotteet, mediatapaamiset ja - haastattelut, verkkosivut, esitteet, ja muut vastaavat keinot. Aktiivisella ja selkeällä viestinnällä lisätään asukkaiden tietoisuutta kaupungin nykyisistä osallistumisen ja vaikuttamisen keinoista. Viestintä ohjelman tekemästä työstä lisääntyy sitä mukaa, kun ohjelman projekteissa syntyy konkreettisia toimia ja tuloksia. Keskeistä ohjelmassa on myös kiteyttää ohjelman tavoitteet ja viestiä ne luottamushenkilöille ja ohjelman tavoitteiden toteutumisen kannalta oleellisille kaupungin työntekijöille. Ohjausryhmä on hionut ohjelman kuvaukseen pääviestit, joilla ohjelman tavoitteista kerrotaan. Tavoitteiden viestinnässä keinovalikoima painottuu ohjelman verkkosivuihin, seminaareihin ja ohjausryhmän jäsenten henkilökohtaisiin tapaamisiin eri sidosryhmien kanssa. Ohjelman ja sen projektien organisoitumisesta, tavoitteista, haasteista, päätöksistä ja etenemisen vaiheista kerrotaan avoimesti läheisille kohderyhmille ja kaikille muille ohjelmasta kiinnostuneille. Ohjelman keskeinen materiaali kuten kuvaukset ja suunnitelmat julkaistaan tultuaan hyväksytyksi ohjelman verkkosivuilla osoitteessa espoo.fi/kilpailukyky. Asukas-, yritys- ja mediaviestinnän painopiste on kuitenkin ohjelman konkreettisissa tuloksissa ja tietoisuuden lisäämisessä siitä, miten Espoossa voi osallistua ja vaikuttaa. Ohjausryhmä käyttää sisäisessä viestinnässään yhteistä extranettia, jonne kokous- ja muu materiaali tallennetaan. Ohjausryhmä käyttää extranettia halutessaan myös ideoiden ja taustatiedon jakokanavana. Tarkempi viestintäsuunnitelma hyväksytään alkuvuonna ohjelman ohjausryhmän kokouksessa, kun ensivaiheen projektit ovat tarkentuneet. 11 Kehitysohjelman hallintakäytännöt 11.1 Projektien ja toimenpiteiden valinta ja niitä koskeva päätöksenteko Ohjausryhmä käsittelee kunkin projektin ja toimenpiteen sekä arvioi niiden toteutuskelpoisuutta että rahoitustarvetta. Projektin käynnistämisen edellytyksenä on, että se oleellisella tavalla hyödyttää ohjelman tavoitteen saavuttamista. Projekteihin sovelletaan tarvittaessa EsPro -mallia. Kumppaneiden kanssa toteutettavat projektit käsitellään ohjausryhmässä ja ohjausryhmä myös määrittelee projektin tavoitteet Espoon osalta. Ohjausryhmä käsittelee kokouksissaan käynnistettäviä projekteja ja toimenpiteitä ohjelmansuunnitelman mukaisesti. 11.2 Seuranta ja raportointi Poikkihallinnollisten kehitysohjelmien seuranta ja raportointi toteutetaan samanaikaisesti kaupungin toiminnan ja talouden ohjauksen ja seurannan kanssa. Poikkihallinnollisten kehitysohjelmien ohjausryhmien yhteiskokoukset järjestetään kaksi kertaa vuodessa elokuussa ja helmikuussa. Yhteiskokousten sisältö annetaan ohjelmien tilannekatsauksena tiedoksi kaupunginhallitukselle ja valtuustolle yhteiskokouksen jälkeen.
Ohjelmasuunnitelma 15 Poikkihallinnollisten kehitysohjelmien raportointi valtuustolle tehdään kaksi kertaa vuodessa samanaikaisesti seuranta I:n kanssa elokuussa sekä samanaikaisesti tilinpäätöksen ennakkotiedon kanssa tammikuussa. Ohjelmista raportoidaan valtuustolle omana prosessinaan ja asianaan samanaikaisesti vuosittaisten seurantojen yhteydessä. Kehitysohjelmien ensimmäisenä toteutusvuotena raportoidaan ja arvioidaan ohjelman käynnistymisen onnistumista. Seuraavina ohjelmakauden aikaisina vuosina raportoidaan ohjelman vuoden lopun tilanne yleisellä tasolla eli arvioidaan käynnissä olevien projektien ja toimenpiteiden tilannetta. Ennustetaan ohjelman hyötytavoitteiden toteutumista ohjelmakauden aikana ja annetaan alkavan vuoden projektit ja toimenpiteet tiedoksi. Lisäksi valtuustolle raportoidaan ohjelman budjetista ja aikataulusta. Seuranta toimii samalla pohjatietona seuraavan vuoden projektien ja toimenpiteiden valinnalle sekä budjetoinnille; miten hyvin hyötytavoitteiden saavuttamisessa on edistytty ja mitä toimenpiteitä tarvitaan. Taloussuunnitelmasta päättämisen yhteydessä valtuustolle esitetään tiedoksi ohjelmittain seuraavan vuoden painopisteet. 11.3 Ohjausryhmän käytännöt Kokoukset kutsutaan koolle sähköpostilla viikkoa ennen kokousta. Kokouskutsu sisältää esityslistan ja mahdolliset liitteet. Kokousasiakirjat arkistoidaan ohjelman ryhmätyötilaan. Ohjausryhmän kokouksen pöytäkirja hyväksytään seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa, jonka jälkeen puheenjohtaja allekirjoittaa pöytäkirjan. Ohjausryhmä kokoontuu tarvittaessa ja arvioilta 8-10 kertaa vuodessa. Kokouksiin osallistumisesta maksetaan ohjeiden mukaisesti kokouspalkkioita. 11.4 Dokumenttienhallinta ja muut työtavat Ohjelman aineisto säilytetään kokonaisuudessa ohjelman ryhmätyötilassa. Työtila on avoin ohjausryhmän jäsenille ja asintuntijoille. Julkiset dokumentit tallennetaan espoo.fi -sivustolle samaan kohtaan, kuin muutkin hallinnon pöytäkirjat ja esityslistat. 12 Riskit ja riskienhallinta Ohjausryhmä on tunnistanut riskejä ja niille on laadittu suunnitelma riskien hallitsemiseksi. Riskienhallintasuunnitelma on käsitelty ohjausryhmän kokouksessa. Riskisuunnitelmaa käsitellään aina projektien käynnistämisen yhteydessä ja siten se täydentää ohjelman riskienhallintaa. Allaolevat riskit on tunnistettu ohjausryhmän kokouksessa ja ne on määritelty ohjelmakuvauksessa, jonka kaupunhallitus on käsitellyt 2.9.2013. Tehdään päällekkäistä työtä, tieto ei kulje tai asenteiden jäykkyys kaikilla tahoilla. Ei osata toimia kumppaneiden kanssa, oma organisaatio ei sitoudu kehittämistavoitteisiin. Kyky sietää epäonnistuminen ja uskallus muuttaa tarvittaessa radikaalisti valittua suuntaa. Hyvä tahtotila, mutta konkreettisuus puuttuu ja ei osata määritellä kaupungin roolia mahdollistajana. Oikea-aikaisten resurssien ja rahoituksen puute tai ei löydetä nopeasti vaikuttavia ratkaisuja ja aiheen mielenkiinto laantuu. Kumppanit eivät lähde yhteistyöhön kaupungin kanssa.
Ohjelmasuunnitelma 16 Rohkeuden, proaktiivisuuden ja rehellisyyden puute elinkeinotoiminnan uudistamisessa ja fokusoimisessa sekä halu syleillä koko maailmaa. Itsetyytyväisyys ja ylimielisyys pieniä yrityksiä sekä yrittäjiä kohtaan. Viranomais- ja luottamushenkilöbyrokratia sekä seurannasta ja vaikutusmittaamisesta lipeäminen. Toimintaympäristön rajut ja ennakoimattomat muutokset. Linkki riskienhallintasuunnitelmaan on asiakirjan lopussa. 13 Edellytykset kehitysohjelman toteutukselle ja onnistumiselle 13.1 Edellytykset toteutukselle Keskeinen edellytys ohjelman toteutukselle on, että valitut toimenpiteet käynnistyvät ja toteutuvat. Tämän takia valitut toimenpiteet ovat konkreettisia ja rajattuja. Toimenpiteiden toteutumiseksi on nimetty vastuuhenkilöt ja tarvittavat työryhmät ja niillä on tarvittaessa määrärahaa. Ohjausryhmän kannustus ja kiinnostus toimenpiteiden toteutuksessa on tärkeää. Lisäksi viestintä ja tiedotus tuloksista on keskeisessä roolissa. Kehitysohjelman suunnittelussa on määritelty ja tunnistettu kaupungin keskeisiä haasteita ja toimenpiteitä kilpailukyvyn, innovaatioiden käyttöönoton ja yrittäjyyden edistämiseksi. Kehitysohjelman käynnistäminen edellyttää, että keskeiset Espoo-tarinan tavoitteet sisältyvät ohjelman projekteihin ja toimenpiteisiin. Ohjelman käynnistäminen vaati päätöksen taloudellisista resursseista. 13.2 Edellytykset kehitysohjelman onnistumiselle Mittarointi ja selkeä mitattava tavoite mahdollistaa etenemispolun rakentamisen ohjelman tavoitteiden toteutumiselle. Ohjelmatoiminnan pitää pohjautua oikeaan arvioon nykytilasta sekä tarvittavista toimenpiteistä. Kysymyksessä on muutosjohtamisprosessi, jonka keskeinen johtamishaaste on kannustamisessa ja sitouttamisessa sekä tavoitteen johdonmukaisessa saavuttamisessa. Kaupungin oman toiminnan organisointi ja olemassa olevien toimintojen yhteen saattaminen hyötytavoitteiden saavuttamiseksi on pitkäjänteistä työtä. Eri aikoihin ja eri tarpeisiin perustetuilla projekteilla on omat tavoitteensa. Ulkoisten kumppaneiden kanssa toimiessa on tärkeää, että tavoitteena on juuri ohjelman hyötytavoitteiden saavuttaminen kestävästi ja löydetään uusia toimntatapoja kaupungin oman toiminnan avaamiseen kumppaneille ja yrityksille. Tutkimushankkeiden roolina on, että käyttöön saadaan uutta tietoa, jonka hyödyntämisaika ulottuu yli ohjelmakauden. 14 Kehitysohjelman arviointi, ohjelman lopetus ja jatkotoimenpiteet Kehitysohjelmien arvioinnista on sovittu yhteinen käytäntö. Kehitysohjelman vuosittainen arviointi tehdään joulukuussa ja seuraavan vuoden ohjelmasuunnitelma päätetään tammikuussa. Kehitysohjelma lopetetaan vuonna 2016 syyskuussa. Lopetuksen yhteydessä arvioidaan kehitysohjelma kokonaisuutena alusta loppuun. Kehitysohjelmasta laaditaan
Ohjelmasuunnitelma 17 loppuraportti. Arvioinnin perusteella tehdään mahdolliset jatkotoimenpide-ehdotukset vuoden 2017 suunnitelmiin. Hyötytavoitteiden jälkiarviointi tehdään 1-2 vuoden päästä lopetuksesta. 15 Määritelmät, käsitteet ja lyhenteet EAKR, Euroopan aluekehitysrahasto ESR, Euroopan sosiaalirahasto Liitteet Riskienhallinnan suunnitelma: https://extranet.espoo.fi/sites/kilpailukyky-innovatiivisuus-jayrittajyys/kokousaineistot/kily_riskienhallintasuunnitelma_ohjelmasuunnitelman_liite.do cx
Ohjelman riskienhallintasuunnitelma kehitysohjelma 25.12.2013 Versio: 0.2 Kehitysohjelman omistaja: Kehitysohjelman ohjausryhmän puheenjohtaja: Kehitysohjelman ohjelmapäällikkö: Tuula Antola Saija Äikäs Pasi Laitala
Ohjelman riskienhallintasuunnitelma i Riskienhallintasuunnitelman versiohistoria ja hyväksyntä Versio Laatinut Päiväys Version lyhyt kuvaus 0.1 Laitala, Räsänen 20.11.2013 Ohjausryhmän 25.11.2013 hyväksyttäväksi 0.2 Laitala, Räsänen 25.11.2013 Kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi 1.0 Laitala, Räsänen 16.12.2013 Kaupunginhallitus Ohjelman riskienhallintasuunnitelman tarkoitus ja dokumentin täyttöohjeet: Ohjelman riskienhallintasuunnitelma dokumentoi kehitysohjelman riskianalyysin ja kuvaa, kuinka ohjelman riskejä hallitaan. Riskienhallintasuunnitelma täydentää ohjelmasuunnitelmaa. Riskienhallintasuunnitelma (versio 1.0) laaditaan kehitysohjelman suunnitteluvaiheessa ja sitä päivitetään aktiivisesti ohjelman toteutusvaiheen aikana. Riskienhallintasuunnitelma on ohjelman hallinnan keskeisiä työkaluja. Riskienhallintasuunnitelmaan listataan tunnistetut riskit, esitetään arviot riskien vakavuudesta (toteutumistodennäköisyydestä ja vaikutuksesta) sekä kuvataan riskien varalle suunnitellut toimenpiteet ja niitä koskevat vastuut. Lisäksi kuvataan riskienhallinnan käytännöt, mm. kuinka ja kenen toimesta riskitilannetta seurataan ja miten usein riskianalyysi päivitetään. Riskienhallintasuunnitelmapohjaa voi muokata ja täydentää ohjelman tarpeiden mukaan. Ohjelmatasolla hallitaan ohjelmakokonaisuuteen liittyviä riskejä, eli koko ohjelmaa tai ohjelman useita projekteja ja toimenpiteitä koskevia riskejä. Toimenpide- ja projektikohtaisia riskejä hallitaan pääasiassa projektitasolla.
Ohjelman riskienhallintasuunnitelma 1 1 Riskikartoitus ja suunnitellut toimenpiteet Ohjelman riskillä tarkoitetaan epävarmaa tapahtumaa, joka toteutuessaan uhkaa ohjelman tavoitteiden saavuttamista. Ohjausryhmä on tunnistanut riskejä ja niille on laadittu suunnitelma riskien hallitsemiseksi. Riskienhallintasuunnitelma on käsitelty ohjausryhmän kokouksessa. Riskisuunnitelmaa käsitellään aina projektien käynnistämisen yhteydessä ja siten se täydentää ohjelman riskienhallintaa. Allaolevat riskit on tunnistettu ohjausryhmän kokouksessa ja ne on määritelty ohjelmakuvauksessa, jonka kaupunhallitus on käsitellyt 2.9.2013. Tehdään päällekkäistä työtä, tieto ei kulje tai asenteiden jäykkyys kaikilla tahoilla. Ei osata toimia kumppaneiden kanssa, oma organisaatio ei sitoudu kehittämistavoitteisiin. Kyky sietää epäonnistuminen ja uskallus muuttaa tarvittaessa radikaalisti valittua suuntaa. Hyvä tahtotila, mutta konkreettisuus puuttuu ja ei osata määritellä kaupungin roolia mahdollistajana. Oikea-aikaisten resurssien ja rahoituksen puute tai ei löydetä nopeasti vaikuttavia ratkaisuja ja aiheen mielenkiinto laantuu. Kumppanit eivät lähde yhteistyöhön kaupungin kanssa. Rohkeuden, proaktiivisuuden ja rehellisyyden puute elinkeinotoiminnan uudistamisessa ja fokusoimisessa sekä halu syleillä koko maailmaa. Itsetyytyväisyys ja ylimielisyys pieniä yrityksiä sekä yrittäjiä kohtaan. Viranomais- ja luottamushenkilöbyrokratia sekä seurannasta ja vaikutusmittaamisesta lipeäminen. Toimintaympäristön rajut ja ennakoimattomat muutokset.