Palautekooste: JHS 176 -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen 1. Organisaatio 2 - Kontiolahden kunta - Kinnulan kunta - Affecto Finland Oy - Oulun kaupunki - Tilastokeskus - Väestörekisterikeskus - Maanmittauslaitos - Valtioneuvoston kanslia, Tiedonhallintayksikkö - Mikkelin ammattikorkeakoulu/st-laitos - Patentti- ja rekisterihallitus - Verohallinto - TEM 19.10.2015 2. Yhteyshenkilön tiedot 2 3. Suositusluonnoksen hyväksyminen työryhmän ehdottamilla muutoksilla 2 4. Vastustusperusteet Vastaajien määrä: 2 - Valtiovarainministeriö asetti toimikaudeksi 17.8.2015-28.2.2016 työryhmän suunnittelemaan kustannustehokkaan ja helppokäyttöisen yhteisen ratkaisun viranomaisaineistojen sähköiseen säilyttämiseen. Kontiolahden kunnan mielestä Sähke2 voimassaoloa tulee jatkaa siihen saakka, kunnes valtakunnallinen kokonaisuus on selvillä ja tehdä sen kokonaisuuden mukainen suositusluonnos. - Tähän lausuntopyyntöön olisi pitänyt saada jo kommenttien perusteella laadittu/korjattu suositusluonnos, jonka liitteenä olisi ollut palautekooste. Suosituksesta emme voi antaa lausuntoa tässä vaiheessa, koska lopullista tekstiä ei ole nähtävissä. Onko mahdollista, että tämän suosituksen tekeminen keskeytetään kunnes tähän liittyvät lakimuutokset ovat selkeytyneet (arkistolaki, laki tiedonhallinnasta jne.) ja meneillään oleva SAPA-kehitys on saatu valmiiksi.
5. Haluatko kommentoida työryhmän vastineita yleiskommentteihin, vastustusperusteisiin ja yleisiin muutosehdotuksiin (kohdat 3.1-7.24)? 2 6. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.1 Vastaajien määrä: 3 - Palautekoosteessa todetaan, että suositus on JHS-suositusten laadinnan menettelytapoja koskevan JHS-136 -suosituksen mukaisesti laadittu teknisen eritelmän muotoon, josta voidaan tehdä valtiovarainministeriön päätöksellä julkisen tietohallinnon standardi ja standardina velvoittava valtioneuvoston antamalla asetuksella. Monipolvisten viittaussäädösten sijaan olisi hyvää lainvalmistelua viedä velvoittavat säädökset suoraan ylempiin normeihin, kuten valtiovarainministeriön päätökseen ja/tai valtioneuvoston asetukseen. Sisältönsä perusteella JHS-176-suositusluonnoksessa on laajalti myös JHS-136 -suosituksen mukaisia hyvien käytäntöjen kuvauksia, joita JHS 136:den mukaan voidaan soveltaa tapauskohtaisesti. Kuitenkin lausuttavana olleessa suositusluonnoksessa myös tällaisissa, organisaatioiden operatiivisen toiminnan ohjeiksi katsottavissa kohdissa lukee velvoittavia määreitä kuten pitää, saa ja ei saa. Myös suosituksella korvattavaksi aiottu SÄHKE2-määräys sisältää sekä määräys- että ohjetasoista asiaa. Siksi lausuttavana olleessa suosituksessakin on käytävä selkeästi ilmi, kummasta sen sisällön yksityiskohdissa on kysymys. Palautekoosteessa todetaan, etteivät suositusluonnoksen tulkinnan epäselvyydet olisi suosituksen sisällöllisiä asioita. Tästä on oltava erimieltä, koska epäselvyydet johtuvat juuri suositusluonnoksen sisällön vaikeaselkoisuudesta ja ristiriitaisuuksista. Hyvä hallinto edellyttää, että viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja että viranomaisen säädökset ja ohjeet on kirjoitettu niin, että ne ovat vaikeuksitta ymmärrettävissä ja niissä käytetyt käsitteet selitettävissä. Myöskään nykyisten SÄHKE2-määritysten voimassa olon umpeutuminen ei saane johtaa siihen, että viranomaisille annetaan suositus, joka ei ole selkeästi tulkittavissa ja niin muodoin noudatettavissa tai jonka antamisella ei ole riittävä säädöspohjaa. Tämä erityisesti silloin, kun SÄHKE2-määräyksenkin taustalla oleva säädöspohja ja arkistolaitoksen norminantovalta tietojärjestelmien teknisten määräysten antamiseen on asetettu julkisuudessa kyseenalaiseksi. Odotettavissa olevan lainsäädännön, kuten uudistettavien tietohallinto- ja arkistolain huomioiminen suosituksen sisällössä ja voimaansaattamisessa on erittäin tärkeätä, koska suosituksen sisältämiä määrityksiä toteutettaisiin tietojärjestelmissä, joiden elinkaari on pitkä ja joita koskevien määritysten muuttaminen lyhyen ajan kuluessa aiheuttaisi ongelmia ja kustannuksia. Myös valtion talouden tarkastusvirasto on tarkastuskertomuksessaan (VTV 11/2014) todennut, että esim. SÄHKE-määritysten muuttuminen on joissakin tapauksissa ollut suurin yksittäinen tietojärjestelmien käyttöönoton aikataulua viivästyttänyt tekijä Jos suosituksen sisältöön on odotettavissa lyhyen ajan kuluessa suuria muutoksia, niin parempi olisi jatkaa voimassaolevien normien perusteella nykyisten määritysten, kuten SÄHKE2-määräyksen voimassaoloa aina siihen asti, kunnes uusi säädöspohja on laadittu ja saatettu voimaan. Jotta JHS- suositusluonnoksista pyydettyjen lausuntojen antamisesta olisi hyötyä, niin suositusluonnoksista eri tahoilta saatujen palautteiden käsittelyssä tulisi olla johdonmukainen ja tasapuolinen. Nyt näin ei tapahdu. Vain yhtenä esimerkkinä tästä se, että palautekoosteen kohdassa 3.1. todetaan, ettei uuden lainsäädännön valmistumista voitaisi huomioida ja kohdassa 3.10. ettei tulevalla lainsäädännöllä voitaisi spekuloida. Toisaalla palautekoosteen kohdassa 3.15 päinvastaisesti todetaan, että suositusta laativa työryhmä ottaa huomioon sen, että suosituksen päivitystä on syytä lykätä siihen asti, kunnes laajempi tietohallinnon lainsäädännön uudistus on tehty. Useita muitakin vastaavia esimerkkejä palautekoosteessa on. - Suosituksen velvoittavuudesta on esitetty perustelut vastineessa. Suositusluonnoksesta ei edelleenkään
selkeästi ilmene, mikä on standardin mukaista, mikä suosituksen mukaista tekstiä; näiden erottelu tulisi olla selkeämpi. Vastineenne mukaan "on ymmärrettävää, että lainsäädännön tilanne ja teknisen eritelmän terminologia aiheuttavat epäselvyyttä. Nämä eivät kuitenkaan ole suosituksen sisällön asioita". Näin varmaan on, mutta suositus tulee laatia mahdollisimman selkeäksi rakenteeltaan nämä reunaehdot huomioon ottaen. - Useissa yleiskommenteissa nostettuihin kysymyksiin/huoliin/tunnistettuihin haasteisiin vastataan viitaten annettuun vastineeseen 3.1., jossa viitataan JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä ja siinä kuvattuun suositusten laadinta/hyväksymisprosessiin ja kuvataan JHS-järjestelmässä tuotettavat dokumentit sekä todetaan ettei suositus ota kantaan omaan velvoittavuuteensa vaan siitä määrätään muualla. Toivomme, että jatkovalmistelussa otetaan huomioon monissa palautteissa esiin nostettu tarve täsmentää ja selkiyttää suosituksen velvoittavuutta ja että ao. täsmennykset saatetaan vastaajajoukon tietoon jo ennen JUHTA käsittelyä. Nyt saadut viittaukset prosessiin ja suosituksen hyväksymisprosessiin eivät tuo vastauksia eri toimijoiden kysymyksiin/epätietoisuuteen siitä miten toivottuja täsmennyksiä asian ja sen selkeän esittämisen suhteen on tarkoitus tehdä. 7. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.2 8. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.3 Vastaajien määrä: 2 - Palautekoosteessa todetaan, että lausuttavana ollutta suositusta voidaan soveltaa myös muualla kuin asiankäsittelyjärjestelmissä. Suosituksella on tarkoitus korvata voimassaoloajaltaan umpeutuva SÄHKE2-määräys ja palautekoosteessa todetaan, että se on yksi suosituksen laatimisen ja sen voimaansaattamisen kiirehtimisen peruste. Vaikka SÄHKE2-määräyksessä todetaan sen olevan tietojärjestelmäriippumaton, on sitä selvityksissä pidetty kuitenkin liian asiankäsittelykeskeisenä. Arkistolaitoksen myöntämän sähköisen arkistoinnin luvan ehtona on, että tietojen käsittelyyn ja säilytykseen käytettävä järjestelmä toimii SÄHKE-määritysten mukaisesti. Selvityksissä on kuitenkin todettu, että tiukat vaatimukset ovat olleet osasyy siihen, ettei lupia ole haettu ja että ehtona olevat määritykset ovat selvästi hidastaneet sähköiseen arkistointiin siirtymistä (VTV 11/2014). Siksi olisi tärkeätä, että suosituksen sisällössä eriteltäisiin selkeästi ne määritykset, jotka soveltuvat asiankäsittelyjärjestelmiin, mutta joita ei ole tarkoituksenmukaista edellyttää muissa prosesseissa käytettäviltä tietojärjestelmiltä. - Kommentissa 3.3. on nostettu koko suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositusluonnos painottuu vahvasti perinteiseen asiakirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssijärjestelmät), jotka sisältävät asianhallintaa/asiankäsittelyä. Vastineessaan JHS-ryhmä toteaa, että suositusta voi soveltaa myös muuallakin kuin asiankäsittelyjärjestelmissä. Kun selvästikin on tarkoitus että suositusta sovelletaan myös perinteisiä asiankäsittelyjärjestelmiä laajemmin tulee suositus käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao. käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. 9. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.4 Vastaajien määrä: 2 - Suosituksen noudattamismahdollisuuksia tulisi kriittisesti arvioida: ollaanko tekemässä SÄHKE2-vaatimuksen tapaista määritystä, jota on mahdoton noudattaa kustannustehokkaasti? - 1. lausuntokierroksen palautteeseemme (kohta 3.43) annettu vastine on puutteellinen, koska siinä on huomioitu vain ohjelmistotoimittajien näkökulma kustannuksiin. Todellisia kustannusvaikutuksiahan (huomioiden elinkaarikustannukset) pitää kysyä julkishallinnosta eikä ainoastaan ohjelmistotoimittajilta. Rajattu joukko ohjelmistotoimittajia ei voi tietää myöskään sitä sitä onko julkishallinnon käyttämissä ratkaisuissa sellaisia, jotka rajautuvat syystä tai toisesta esitettyjen vaatimusten vuoksi pois. 10. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.5
11. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.6 12. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.7 13. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.8 14. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.9 15. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.10 16. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.11 17. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.12 18. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.13 19. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.14 20. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.15 Vastaajien määrä: 2 - Katso vastaukset kohdissa 6 ja 8. - Palautteessa on nostettu esiin Arkistolakityöryhmän (OKM) esitys siitä että kaikki keskeiset tiedonhallintaa ja tietojen käsittelyä julkishallinnossa koskevat säännökset huomioiden informaation koko elinkaari tulisi koota yhteen yleislakiin. Ao. tiedonhallinnan yleislaki on kirjauksena myös pääministeri Sipilän hallitusohjelmassa. Palautteessa on pidetty JHS 176 päivittämistä ongelmallisena sekä sisällöllisesti että ajallisesti. Pidämme palautteenantajan esiin nostamaa ongelmatiikkaa oikeana ja olemme aikataulu- ja sisältöhaasteista yhtä mieltä. Tiedustelisimmekin mitä JHS-ryhmä on tarkoittanut todetessaan vastineessaan "huomioitu" 21. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.16
22. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.17 Vastaajien määrä: 3 - Katso vastaus kohdassa 8. - 3.17 data. Yhä enenevässä määrin asiankäsittelyjärjestelmissä käsiteltävä asiakirjatieto on dataa. Suosituksessa tulee paremmin huomioida tämä, sillä on tuskin tarkoituksenmukaista, että jokaiselle erilliselle datahippuselle määritellään metatietoarvot. Edes JHS 191 ei ota kantaa, miten data-asiakirjatieto kuvataan TOSiin (esim. rakenteinen hakemuslomake). JHS-176 suositusluonnos ei puolestaan kuvaa, miten dataa metatietoineen tulisi käsitellä. On unohdettava perinteinen asiakirjakeskeisyys, ja lähestyttävä asiakirjatietoa aivan uudella tavalla. - Kommentissa on nostettu suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositusluonnos painottuu vahvasti perinteiseen asiakirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssijärjestelmät), jotka sisältävät asianhallintaa/asiankäsittelyä. Vastineessaan JHS-ryhmä toteaa, että suositusta voi soveltaa myös muuallakin kuin asiankäsittelyjärjestelmissä. Kun selvästikin on tarkoitus että suositusta sovelletaan myös perinteisiä asiankäsittelyjärjestelmiä laajemmin tulee suositus käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao. käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. 23. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.18 24. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.19 25. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.20 - Katso vastaus kohdassa 6. Lisäksi julkisuudessa on useissa yhteyksissä tuotu esiin, ettei arkistolaitoksen taholta tai toimeksiannosta tapahtuvasta tietojärjestelmien sertifioinnista ole säädetty laissa ja niin muodoin arkistolaitoksella ei olisi sertifiointeihin laeissa säädettyä toimivaltuutta eikä myöskään oikeutta valtuuttaa yksityistä yritystä tekemään sertifiointia arkistolaitoksen nimissä. Näin ollen arkistolaitoksen Sähke2-määräyksen kyseenalaistettua asemaa sertifiointien pohjana ei voine suoraan siirtää myöskään JHS 176 suositukselle. 26. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.21 27. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.22 28. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.23 29. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.24
30. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.25 31. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.26 32. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.27 33. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.28 34. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.29 35. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.30 - Käsitteellä asiakirjallinen tieto ei voida kattaa kaikkea viranomaisen tehtävien hoidossa ja asianhallinnassa kertyvää tietoa, jonka hallintaan viranomaisilla on tarve. Jos suosituksen sisältö halutaan saada kattamaan kaikki viranomaisen tehtävien yhteydessä kertyvät tiedot, niin asiaa kannattanee tarkastella myös nykynormeihin tarvittavien muutosten näkökulmasta Nykyisen julkisuuslain 5 :ssä märitellään viranomaisen asiakirja, eli asiakirjallinen tieto ja julkisuuslakia koskevassa hallituksen esityksessä todetaan, että esim. ne viranomaisen asiakirjat jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle, joita ei arkistolainsäädännön mukaan liitetä viranomaisen arkistoon ja että arkistolain soveltamisala vastaa näiltä osin julkisuuslain soveltamisalaa. Suosituksella korvattavaksi tarkoitetun arkistolaitoksen SÄHKE2-märäyksen ilmoitetaan perustuvan arkistolakiin sekä sähköistä asiointia viranomaistoiminnassa koskevaan lakiin. Arkistolain nojalla arkistolaitos voi antaa pysyvään säilytykseen määräämiensä asiakirjojen laatimista, tallentamista ja säilyttämistä koskevia määräyksiä. Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 22.1 :n perusteella arkistolaitos voi antaa määräyksiä sähköisen asioinnin yhteydessä kertyvien asiakirjojen arkistoinnista mutta se ei voine sen perusteella antaa määräyksiä muussa viranomaisen prosessissa kertyvien tietojen käsittelystä. 36. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.31 37. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.32 - Katso vastaus kohdassa 35. 38. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.33 - Katso vastaus kohdassa 25.
39. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.34 - Katso vastaus kohdassa 6. 40. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.35 - Katso vastaus kohdassa 6. 41. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.36 42. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.37 Vastaajien määrä: 2 - Katso vastaus kohdissa 8 ja 35. - Tullin kuvaus dokumenttipohjaisten asianhallintajärjestelmien sopimattomuudesta on hyvä esimerkki siitä, että substanssijärjestelmät eroavat kovin monella tavalla yleishallinnollisista asiankäsittelyjärjestelmistä. Suosituksen soveltuvuutta substanssijärjestelmiin on testattava, mikäli suosituksesta halutaan tehdä myös substanssijärjestelmiä koskeva suositus. On täysin järjetöntä tehdä uudelleen SÄHKE1 tai SÄHKE2-vaatimusten kaltainen suositus, jota kukaan ei pysty lopulta noudattamaan. Kuinka moni SÄHKE1 ja SÄHKE2 luvista on myönnetty substanssijärjestelmille eikä yleishallinnollisille järjestelmille? Ja, kuinka moni näistä järjestelmistä on aikoinaan onnistunut siirtotestauksessa? 43. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.38 44. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.39 - Katso vastaus kohdassa 6. 45. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.40 46. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.41 Vastaajien määrä: 3 - Katso vastaus kohdissa 6 ja 8 sekä 25 ja 35. - tämä palautteenantajan kommentti tiivisti hyvin oleellisen suosituksen soveltamiskysymyksistä, mutta valitettavasti työryhmä vastineessaan sivuutti sen vain toteamalla keskustelleensa tietojärjestelmätoimittajien kanssa. Avoimeen lähdekoodiin perustuvat järjestelmät ovat kuitenkin suositeltava askel pois kalliiksi tulevista toimittajariippuvuuksista, ja osittain jo nykypäivää. Työryhmä ei vastineessa kertonut, ovatko he olleet yhteydessä myös avoimeen lähdekoodin kehittäjätahoihin, kuten esimerkiksi Alfameen? Nykyjärjestelmistä saa melko suppean kuvan, jos haastatellaan vain asiankäsittelyä painottavien ohjelmistojen toimittajia. - Palautteessa 3.41 on nostettu kysymys suosituksen kustannusvaikutuksista. näkisimme tärkeänä, että suosituksen jatkovalmistelussa kiinnitetään huomiota myös suosituksen kustannusvaikutuksiin. Emme näkisi huonona vaikka suosituksen ehdotuksiin liittyen laadittaisiin kustannus-hyötyanalyysi jolloin kyettäsiin näkemään tulevat kustannusvaikutukset ja arvioimaan saatujen hyötyjen suhdetta kustannuksiin ja sitä kautta arvioimaan myös vaikuttavuutta. Yrityisen tärkeää tämä on niiden osa-aluieden osalta, joista on tarkoitus toteuttaa standardi tai jopa VN asetus.
47. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.42 - Katso vastaus kohdassa 6. 48. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.43 - Katso vastaus kohdassa 6. 49. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.44 Vastaajien määrä: 2 - Katso vastaus kohdassa 35. - Kommentissa on nostettu suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositusluonnos painottuu vahvasti perinteiseen asiakirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssijärjestelmät), jotka sisältävät asianhallintaa/asiankäsittelyä. Vastineessaan JHS-ryhmä toteaa, ettei se näe ristiriitaa eikä suositus estä muidenkaan asioiden käsittelyä Suosituksen ymmärrettävyyden ja tulkinnan kannalta pidämme tärkeänä, että ao rajanveto suosituksen kohdentumisesta perinteisiin asianhallinta/asiankäsittelyjärjelmiin vai myös niitä laajemmin myös niihin substanssijärjestelmiin jotka sisältävät asianhallintaa/käsittelyä tulee selkiyttää. Samoin suositus tulisi käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao. käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. Samoin palautteesssa esiinnostettu poikkihallinnolliset prosessit/monitoimijaprosessit ja suosituksen vaikutus niihin tulee selkeyttää. Digitalisaatio edellyttää yhteentoimivuutta ja asiakaslähtöisyyttä jossa keskeistä on toteuttaa palvelut ja prosessit & niiden kehittäminen kokonaisuutena - ei yksinomaan yksittäisen viraston osaoptimoinnin näkökulmasta. Tämä edellyttää työvälineitä ja ohjeistusta myös tässä suosituksessa 50. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.45 51. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.46 52. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.47 - Katso vastaus kohdassa 6. 53. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.48 - Katso vastaus kohdassa 6. 54. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.49 - Katso vastaus kohdassa 35. 55. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.50 Vastaajien määrä: 2
- Katso vastaus kohdassa 35. - Kommentissa on nostettu suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositusluonnos painottuu vahvasti perinteiseen asiakirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssijärjestelmät), jotka sisältävät asianhallintaa/asiankäsittelyä. Vastineessaan JHS-ryhmä toteaa, että tekstä selvennetään Suosituksen ymmärrettävyyden ja tulkinnan kannalta pidämme tärkeänä, että ao rajanveto suosituksen kohdentumisesta perinteisiin asianhallinta/asiankäsittelyjärjelmiin vai myös niitä laajemmin myös niihin substanssijärjestelmiin jotka sisältävät asianhallintaa/käsittelyä tulee selkiyttää. Samoin suositus tulisi käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao. käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. 56. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.51 57. Kommentit kohtaan Vastustusperusteet, kohta 6.1 - Katso vastaus kohdissa 6 ja 35. 58. Kommentit kohtaan Vastustusperusteet, kohta 6.2 59. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 6.3 - Katso vastaus kohdassa 6 60. Kommentit kohtaan Vastustusperusteet, kohta 6.4 - Katso vastaus kohdassa 6 61. Kommentit kohtaan Vastustusperusteet, kohta 6.5 - Katso vastaus kohdassa 35. 62. Kommentit kohtaan Vastustusperusteet, kohta 6.6 63. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.1 64. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.2 - Asiakirjahallintoa koskevien normien terminologia on usein keskenään ristiriitaista niin lainsäädännön, alemman asteisten normien kuin standardien sekä niin muodoin myös hallinnon operatiivisessa toiminnassa käytettyjen termien välillä. Ongelmia aiheutuu, jos päivittäisessä toiminnassa sovelletut käsitteet eroavat huomattavasti
normien tarkoittamista tulkinnoista jo senkin takia, että viranomaisen olisi käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Terminologista selkeyttä ei lisää se, että suosituksen käsitteet avataan mahdollisimman abstraktilla tavalla. Arkistolaitoksen ylläpitämässä alan sanastossa esim. termi asia tarkoittaa suomalaisen hallintolainsäädännön mukaisesti organisaation käsiteltäväksi annettua tai otettua tehtävää, josta organisaation on saatava aikaan ratkaisu. Selkeän vakiintuneen ja hallinnon käytännön toimintaan viittaavan tarkoituksen sijasta esim. termi asia on suosituksen termistössä muuttunut asiakirjatietojen kokonaisuudeksi ja käsittelyprosessin kuvauksen yksittäiseksi ilmentymäksi. 65. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.3 66. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.4 Vastaajien määrä: 3 - Katso vastaus kohdissa 6 ja 35. - vastineessa kerrotaan, että palveluluokituksen ja tehtäväluokituksen käytöstä laaditaan oma JHS-suositus. Tämän suosituksen perusteella asiaa ja asiakirjoja ei voi olla olemassa ilman niihin liittyvää tehtäväluokitusta tai palveluluokitusta. Luontevinta olisi, jos myös suositus palveluluokituksen ja/tai tehtäväluokituksen käytöstä saataisiin sisällytettyä tähän suositukseen. Mitä useampi suositus on samasta teemasta, sitä hankalampi suosituksia on noudattaa. Joka tapauksessa tehtäväluokituksen tai vaihtoehtoisesti palveluluokituksen käyttö johtaa jo siihen, että asian/asiakirjan kulku ei ole sujuvaa organisaatiosta toiseen. - Kommentissa on nostettu suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositusluonnos painottuu vahvasti perinteiseen asiakirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssijärjestelmät), jotka sisältävät asianhallintaa/asiankäsittelyä. Vastineessaan JHS-ryhmä toteaa, että suositusta voidaan soveltaa laajemminkin, kun taasa aiemmin vastaavanlaiseen palautteeseen ryhmä vastaa ettei se näe ristiriitaa eikä suositus estä muidenkaan asioiden käsittelyä Suosituksen ymmärrettävyyden ja tulkinnan kannalta pidämme tärkeänä, että ao rajanveto suosituksen kohdentumisesta perinteisiin asianhallinta/asiankäsittelyjärjelmiin vai myös niitä laajemmin myös niihin substanssijärjestelmiin jotka sisältävät asianhallintaa/käsittelyä tulee selkiyttää. Samoin suositus tulisi käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao. käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. Samoin palautteessa - kuten muissakin palautteissa - viitataan muihin joko valmisteilla tai olemassa oleviin suosituksiin sekä epävarmuuteen niiden pällekkäisyydetsä yms. JHS -ryhmä toteaa usein vastineessaan että toinen suositus laadinnassa eikä siihen näin ollen oteta kantaa. Toivottavaa on että eri ao. kokonaisuuteen (asinahallinta, asiankäisttely, tehtävänluokitus, asianhallinnan metatiedot jne) liittyvein joko olemassa olevien tai valmisteilla olevien suositusten väliset suhteet, roolit yms selkiytetään, koska selvästi useiden samanaihealueen suositusten väliset suhteen eivät ole toimijoille selvät ja niiden kirjo ja mahdolliset päällekkäisyydet aiheuttavat hämmennystä. 67. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.5 68. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.6 - Katso vastaus kohdassa 35. 69. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.7
70. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.8 - Katso vastaukset kohdissa 6 ja 25. 71. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.9 72. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.10 73. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.11 - Katso vastaus kohdassa 6. 74. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.12 Vastaajien määrä: 2 - Katso vastaus kohdassa 35. - VNK kiinnitti aiemmalla kierroksella huomiota lukuisissa kohdissa siihen, että TOS on oletusmetatietojen lähde ja että tiettyjen metatietojen arvoja on voitava muuttaa käyttöoikeuksien puitteissa. Juhta on ottanut palautteen huomioon. VNK:n näkemyksen mukaan suositustekstissä ei voi liikaa korostaa TOS:n roolia oletusmetatietojen lähteenä. 75. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.13 76. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.14 - Katso vastaus kohdassa 35. 77. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.15 - Katso vastaus kohdassa 35. 78. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.16 79. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.17 - Asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä päättää nykyisen arkistolain perusteella arkistolaitos, eikä ole mitenkään ennakolta selvää, että laitos päättäisi säilyttää kaikki samaan asiakokonaisuuteen kuuluvat asian eri käsittelyvaiheissa kertyvät vireillepanon, valmistelun ja päätöksenteon asiakirjat säilytettäväksi yhdenmukaisesti joko määräajan tai pysyvästi. 80. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.18
81. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.19 82. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.20 - Katso vastaus kohdassa 35. 83. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.21 84. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.22 - Katso vastaus kohdassa 6. 85. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.23 - Katso vastaus kohdassa 35. 86. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.24 Vastaajien määrä: 2 - Katso vastaus kohdassa 25. - Pidämme kattavien kustannus - ja markkinavaikutusten arviointia tämän suosituksen yhteydessä hyvin tärkeänä (ks. palaute nro 9). 87. Haluatko kommentoida työryhmän vastineita muutosehdotuksiin suositusluonnoksen lukuihin 1. Johdanto, 2. Soveltamisala, 3. Viittaukset ja 4. Termit ja lyhenteet (kohdat 8.1-11.23)? 2 88. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.1 89. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.2
90. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.3 91. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.4 92. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.5 93. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.6 94. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.7 95. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.8 96. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.9 97. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.10 98. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.11 99. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.12 100. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.13 101. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.14
102. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.15 103. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.16 104. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 1. Johdanto, kohta 8.17 105. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.1 106. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.2 107. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.3 108. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.4 109. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.5 110. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.6 111. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.7 112. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.8 113. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.9 114. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.10
115. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.11 116. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.12 117. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.13 118. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.14 119. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.15 120. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.16 121. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.17 122. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.18 123. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.19 124. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.20 125. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 2. Soveltamisala, kohta 9.21 126. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 3. Viittaukset, kohta 10.1
127. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 3. Viittaukset, kohta 10.2 128. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 3. Viittaukset, kohta 10.3 129. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 3. Viittaukset, kohta 10.4 130. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 3. Viittaukset, kohta 10.5 131. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 3. Viittaukset, kohta 10.6 132. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 3. Viittaukset, kohta 10.7 133. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.1 - Mitä julkishallinnon sanastotyötä tässä tarkoitetaan? 134. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.2 135. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.3 136. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.4 137. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.5 - Mikä tämä ero asiakirja ja dokumentti käsitteiden välillä? 138. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.6
139. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.7 140. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.8 141. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.9 142. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.10 143. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.11 144. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.12 145. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.13 146. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.14 147. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.15 148. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.16 149. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.17 150. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.18
151. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.19 152. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.20 153. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.21 154. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.22 155. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.23 156. Haluatko kommentoida työryhmän vastineita muutosehdotuksiin suositusluonnoksen lukuihin 5. Metatiedot ja niiden hallinta, 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, 5.1.1 Tilasiirtymät, 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, 5.2.2 Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, 5.3 Käyttäjän tuottamat metatiedot, 5.4 Vaihtoehtoiset metatiedon lähteet, 5.5 Muutokset jo päätetyille asioille (kohdat 12.1-20.6)? 2 157. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.1 158. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.2 - Suositus ei kohdennu paperiaineistoihin tämä on hyvin epämääräinen rajaus, sillä käytännössä järjestelmään tallennettu paperiaineisto on sähköisessä muodossa heti skannauksen jälkeen ei voi puhua enää siis varsinaisesti paperiaineistosta. Näin etenkin, kun arkistolaitos/kansallisarkisto antaa luvan säilyttää asiakirjat yksinomaan sähköisessä muodossa myös sitä mukaan, kun asiakirjat saadaan takautuvasti skannattua järjestelmään. Pitääkö siis paikkansa, että paperilta skannattuja asiakirjoja ei tarvitse ottaa lainkaan TOS-ohjauksen piiriin eli skannatuille aineistoille ei tarvitsi tällöin lainkaan metatietoarvoja? 159. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.3
- Suosituksen mukaan suositusta sovelletaan asiakirjatietoa käsitteleviin järjestelmiin. Suosituksen ja työryhmän vastineen perusteella yhtäkään järjestelmää ei ole haluttu sulkea suosituksen ulkopuolelle. Jos suositusta ei ole kuitenkaan tarkoitettu palkanmaksujärjestelmiin ja taloushallinnon järjestelmiin niiden erilaisen toimintalogiikan vuoksi, niin tämä pitäisi ehdottomasti mainita suosituksessa. Miten lukijat ja suosituksen soveltajat muuten voisivat tästä rajauksesta tietää? Suositus on oikea paikka tällaiselle tiedolle, sillä suosituksen mahdollisesti velvoittavaksi tekevässä asetuksessa tuskin enää huomataan tehdä tällaista rajausta. 160. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.4 - Suositukseen tulee lisätä näkyviin työryhmän näkemys siitä, että suositus ei ota kantaa luonnos-tilaisiin ja ei-diarioitaviin asiakirjoihin. Työryhmän vastaus on tosin ristiriidassa suosituksen kanssa, sillä asiakirjan valmisteluvaiheessa asiakirja on usein luonnos-tilassa. Todellako luonnosten toimenpidetiedot tulisivat kertyä vasta siitä lähtien, kun asiakirja merkitään valmiiksi? 161. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.5 162. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.6 163. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.7 164. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.8 165. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.9 166. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.10 167. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.11 168. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.12 - Tähän tarvittaisiin selkeämpi kannanotto. Koskeeko suositus tilanteita, jossa irrallisia asiakirjoja siirretään säilytettäväksi operatiivisesta järjestelmästä tiedonohjausjärjestelmän ohjaamaan dokumenttienhallintajärjestelmään? Asiakirjat liittyvät käsittelyprosessiin vain tiedonohjausjärjestelmän rakenteen kautta. 169. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.13
170. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.14 171. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.15 172. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta 12.16 173. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.1 174. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.2 175. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.3 176. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.4 177. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.5 - Käsittelyvaihe ja toimenpide eivät tarkoita samaa. Käsitteiden määrittelyjä ja käyttöä tulisi tarkentaa. 178. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.6 179. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.7-13.7 asian ja asiakirjan laadittu metatiedosta pitää muodostaa yhteinen ymmärrys. Tai vaihtoehtoisesti suosituksen metatietokortin laadittu-kohdassa pitää kertoa näistä sallituista käyttökohdista: asiakirjan järjestelmään tallentamisajankohta, valmis-tila, tai/ja allekirjoittamisen hetki.
180. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.8 181. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.9 - Hyvä täsmennys. 182. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.10 183. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.11 184. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.12 185. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.13 186. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.14 187. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.15 188. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.16 189. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.17
190. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta 13.18 191. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.1 192. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.2 - Kun asiakirja on Valmis-tilassa niin käytännön työ on osoittanut, että sen metatietoja on pystyttävä muokkaamaan vielä senkin jälkeen esim: salassapidettävän asiakirjan käyttöoikeuksia muutettava (uusia käyttäjiä), julkisuusluokkaa (salassapidettävä muuttuu julkiseksi), lähetyspäivä, asiakirjatyyppi 193. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.3 194. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.4 195. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.5 196. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.6 197. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.7 198. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.8 199. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.9 200. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.10 201. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.11
202. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.12 203. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.13 204. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.14 205. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.15 206. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1.1 Tilasiirtymät, kohta 14.16 207. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.1 208. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.2 209. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.3 210. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.4 211. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.5 212. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.6
213. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.7 214. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.8 - Kommenttimme numerolla 15.8 ei ole aiheuttanut toimenpiteitä. Korostamme kuitenkin, että oletusmetatietoja on pystyttävä muuttamaan asian, toimenpiteen ja asiakirjan elinkaaren eri vaiheissa käyttöoikeuksien puitteissa. 215. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.9 216. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.10 217. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.11 218. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.12 219. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.13 220. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.14 221. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.15 222. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta 15.16
223. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.1 224. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.2 225. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.3 226. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.4 227. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.5 228. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.6 229. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.7 230. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.8 231. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.9 232. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.10
233. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.11 234. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.12 235. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.13 236. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.14 237. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.1 Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen, kohta 16.15 238. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.2 Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, kohta 17.1 239. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.2 Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, kohta 17.2 240. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.2 Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, kohta 17.3 241. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.2 Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, kohta 17.4 242. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.2 Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, kohta 17.5
243. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.2 Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, kohta 17.6 244. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.2 Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, kohta 17.7 - Osa kommentistamme numerolla 17.7 oli hylätty. Tietojärjestelmässä on suositeltavaa olla toiminnallisuus, jolla asian, toimenpiteen ja/tai asiakirja muuttuu julkiseksi, kun salassapidon päättymisajankohta saavutetaan. Korjausehdotukseen siitä, että tietojärjestelmän on ilmoitettava tiedon olevan tulossa julkiseksi, saimme vastineeksi Tietojärjestelmätoteutus, johon ei tarvitse suosituksessa ottaa kantaa. Pidämme kuitenkin tärkeänä, että järjestelmän on mahdollistettava ilmoitukset tiedon julkiseksi tulosta. 245. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.2 Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, kohta 17.8 246. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.2 Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, kohta 17.9 247. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.2 Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, kohta 17.10 248. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.2 Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, kohta 17.11 249. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2.2 Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, kohta 17.12 250. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.3 Käyttäjän tuottamat metatiedot, kohta 18.1 251. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.3 Käyttäjän tuottamat metatiedot, kohta 18.2 252. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.3 Käyttäjän tuottamat metatiedot, kohta 18.3
253. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.3 Käyttäjän tuottamat metatiedot, kohta 18.4 254. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.3 Käyttäjän tuottamat metatiedot, kohta 18.5 255. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.4 Vaihtoehtoiset metatiedon lähteet, kohta 19.1 256. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.4 Vaihtoehtoiset metatiedon lähteet, kohta 19.2 257. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.4 Vaihtoehtoiset metatiedon lähteet, kohta 19.3 258. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.4 Vaihtoehtoiset metatiedon lähteet, kohta 19.4 259. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.5 Muutokset jo päätetyille asioille, kohta 20.1 260. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.5 Muutokset jo päätetyille asioille, kohta 20.2 261. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.5 Muutokset jo päätetyille asioille, kohta 20.3 262. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.5 Muutokset jo päätetyille asioille, kohta 20.4 263. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.5 Muutokset jo päätetyille asioille, kohta 20.5
264. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.5 Muutokset jo päätetyille asioille, kohta 20.6 265. Haluatko kommentoida työryhmän vastineita muutosehdotuksiin suositusluonnoksen lukuihin 6. Luokittaminen, 6.1 Asiakirjahallinnassa käytettävän luokituksen muuttaminen, 6.2 Asian luokan vaihtaminen, 6.3 Kooste, 7. Siirtäminen, 7.1 Siirtämisen vaiheet, 7.1.1 Siirrettävän aineiston määrittäminen, 7.1.2 Siirrosta sopiminen (tarvittaessa), 7.1.3 Siirron toteuttaminen, 7.1.4 Varmistaminen, 7.2 Tietojärjestelmästä siirrettävät asiakirjatiedot ja niille asetettavat vaatimukset, 7.2.1 Tiedostoformaatit, 7.2.2 Siirtopaketin muodostaminen, 7.2.3 Varmisteen käyttö, (kohdat 21.1-34.3)? 2 266. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6. Luokittaminen, kohta 21.1 267. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6. Luokittaminen, kohta 21.2 268. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6. Luokittaminen, kohta 21.3 269. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6. Luokittaminen, kohta 21.4 270. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6. Luokittaminen, kohta 21.5 271. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6. Luokittaminen, kohta 21.6 272. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6. Luokittaminen, kohta 21.7
273. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6. Luokittaminen, kohta 21.8 274. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6. Luokittaminen, kohta 21.9 275. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6. Luokittaminen, kohta 21.10 276. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6. Luokittaminen, kohta 21.11 277. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6. Luokittaminen, kohta 21.12 278. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6.1 Asiakirjahallinnassa käytettävän luokituksen muuttaminen, kohta 22.1 279. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6.1 Asiakirjahallinnassa käytettävän luokituksen muuttaminen, kohta 22.2 280. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6.2 Asian luokan vaihtaminen, kohta 23.1 281. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6.2 Asian luokan vaihtaminen, kohta 23.2 282. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6.2 Asian luokan vaihtaminen, kohta 23.3 283. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6.2 Asian luokan vaihtaminen, kohta 23.4 284. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 6.2 Asian luokan vaihtaminen, kohta 23.5