Palautekooste ja työryhmän vastine: JHS 176 -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen
|
|
- Joonas Tuominen
- 7 vuotta sitten
- Katselukertoja:
Transkriptio
1 Palautekooste ja työryhmän vastine: JHS 176 -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen 4. Vastustusperusteet Vastaajien määrä: Valtiovarainministeriö asetti toimikaudeksi työryhmän suunnittelemaan kustannus tehokkaan ja helppokäyttöisen yhteisen ratkaisun viran omaisaineistojen sähköiseen säilyttämiseen. Kontiolahden kunnan mielestä Sähke2 voimassaoloa tulee jatkaa siihen saakka, kunnes valtakunnallinen kokonai suus on selvillä ja tehdä sen kokonaisuuden mukainen suositusluonnos. 4.2 Tähän lausuntopyyntöön olisi pitänyt saada jo kommenttien perusteella laadittu/korjattu suositusluonnos, jonka liitteenä olisi ollut palautekooste. Suosituksesta emme voi antaa lausuntoa tässä vaiheessa, koska lopullista tekstiä ei ole nähtävissä. Onko mahdollista, että tämän suosituksen tekeminen keskeytetään kunnes tähän liittyvät lakimuutokset ovat selkeytyneet (arkistolaki, laki tiedonhallinnasta jne.) ja meneillään oleva SAPAkehitys on saatu valmiiksi. Työryhmä on toiminut JHS 136 -suosituksen mukaisesti (kappale 6.2.5). JHS-sihteeriä on tiedotettu valmisteluprosessin muutostarpeesta. Arkistolaitos on jatkanut SÄHKE2-normin voimassaoloaikaa saakka. 6. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.1 Vastaajien määrä: 3 Palautekoosteessa todetaan, että suositus on JHSsuositusten laadinnan menettelytapoja koskevan JHS suosituksen mukaisesti laadittu teknisen eritelmän muotoon, josta voidaan tehdä valtiovarainministeriön päätöksellä julkisen tietohallinnon standardi ja standardina velvoittava valtioneuvoston antamalla asetuksella. Moni polvisten viittaussäädösten sijaan olisi hyvää lain valmistelua viedä velvoittavat säädökset suoraan ylempiin normeihin, kuten valtiovarainministeriön päätökseen ja/tai valtioneuvoston asetukseen. Sisältönsä perusteella JHS-176-suositusluonnoksessa on laajalti myös JHS-136 -suosituksen mukaisia hyvien käytäntöjen kuvauksia, joita JHS 136:den mukaan voidaan soveltaa tapauskohtaisesti. Kuitenkin lausuttavana olleessa suositusluonnoksessa myös tällaisissa, organi saa tioiden operatiivisen toiminnan ohjeiksi katsottavissa kohdissa lukee velvoittavia määreitä kuten pitää, saa ja ei saa. Myös suosituksella korvattavaksi aiottu SÄHKE2-määräys sisältää sekä määräys- että ohjetasoista asiaa. Siksi lausuttavana olleessa suosituksessakin on käytävä selkeästi ilmi, kummasta sen sisällön yksityiskohdissa on kysymys.
2 Palautekoosteessa todetaan, etteivät suositusluonnoksen tulkinnan epäselvyydet olisi suosituksen sisällöllisiä asioita. Tästä on oltava erimieltä, koska epäselvyydet johtuvat juuri suositusluonnoksen sisällön vaikea selkoisuudesta ja ristiriitaisuuksista. Hyvä hallinto edellyttää, että viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja että viran omaisen säädökset ja ohjeet on kirjoitettu niin, että ne ovat vaikeuksitta ymmärrettävissä ja niissä käytetyt käsitteet selitettävissä. Hyväksytty 6.1 Myöskään nykyisten SÄHKE2-määritysten voimassa olon umpeutuminen ei saane johtaa siihen, että viranomaisille annetaan suositus, joka ei ole selkeästi tulkittavissa ja niin muodoin noudatettavissa tai jonka antamisella ei ole riittävä säädöspohjaa. Tämä erityisesti silloin, kun SÄHKE2-määräyksenkin taustalla oleva säädöspohja ja arkistolaitoksen norminantovalta tietojärjestelmien teknisten määräysten antamiseen on asetettu julkisuudessa kyseenalaiseksi. Odotettavissa olevan lainsäädännön, kuten uudistettavien tietohallinto- ja arkistolain huomioiminen suosituksen sisällössä ja voimaansaattamisessa on erittäin tärkeätä, koska suosituksen sisältämiä määrityksiä toteutettaisiin tietojärjestelmissä, joiden elinkaari on pitkä ja joita koskevien määritysten muuttaminen lyhyen ajan kuluessa aiheuttaisi ongelmia ja kustannuksia. Myös valtion talouden tarkastusvirasto on tarkastuskertomuksessaan (VTV 11/2014) todennut, että esim. SÄHKE-määritysten muuttuminen on joissakin tapauksissa ollut suurin yksittäinen tietojärjestelmien käyttöönoton aikataulua viivästyttänyt tekijä Jos suosituksen sisältöön on odotettavissa lyhyen ajan kuluessa suuria muutoksia, niin parempi olisi jatkaa voimassaolevien normien perusteella nykyisten määritysten, kuten SÄHKE2-määräyksen voimassaoloa aina siihen asti, kunnes uusi säädöspohja on laadittu ja saatettu voimaan. Jotta JHS- suositusluonnoksista pyydettyjen lausuntojen antamisesta olisi hyötyä, niin suositusluonnoksista eri tahoilta saatujen palautteiden käsittelyssä tulisi olla johdonmukainen ja tasapuolinen. Nyt näin ei tapahdu. Vain yhtenä esimerkkinä tästä se, että palautekoosteen kohdassa 3.1. todetaan, ettei uuden lainsäädännön valmistumista voitaisi huomioida ja kohdassa ettei tulevalla lainsäädännöllä voitaisi spekuloida. Toisaalla palautekoosteen kohdassa 3.15 päinvastaisesti todetaan, että suositusta laativa työryhmä ottaa huomioon sen, että suosituksen päivitystä on syytä lykätä siihen asti, kunnes laajempi tietohallinnon lainsäädännön uudistus on tehty. Useita muitakin vastaavia esimerkkejä palautekoosteessa on.
3 Suosituksen velvoittavuudesta on esitetty perustelut vastineessa. Suositusluonnoksesta ei edelleenkään selkeästi ilmene, mikä on standardin mukaista, mikä suosituksen mukaista tekstiä; näiden erottelu tulisi olla selkeämpi. Teknisen eritelmän rakenne tuo tiettyä hankaluutta velvoittavuuksien kuvaamiseen. JHS-sihteeriä on tiedotettu valmisteluprosessin muutostarpeesta. 6.2 Vastineenne mukaan "on ymmärrettävää, että lain säädännön tilanne ja teknisen eritelmän terminologia aiheuttavat epäselvyyttä. Nämä eivät kuitenkaan ole suosituksen sisällön asioita". Näin varmaan on, mutta suositus tulee laatia mahdollisimman selkeäksi rakenteeltaan nämä reunaehdot huomioon ottaen. Hyväksytty 6.3 Useissa yleiskommenteissa nostettuihin kysymyksiin/huoliin/tunnistettuihin haasteisiin vastataan viitaten annettuun vastineeseen 3.1., jossa viitataan JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä ja siinä kuvattuun suositusten laadinta/hyväksymisprosessiin ja kuvataan JHS-järjestelmässä tuotettavat dokumentit sekä todetaan ettei suositus ota kantaan omaan velvoittavuuteensa vaan siitä määrätään muualla. Toivomme, että jatkovalmistelussa otetaan huomioon monissa palautteissa esiin nostettu tarve täsmentää ja selkiyttää suosituksen velvoittavuutta ja että ao. täsmennykset saatetaan vastaajajoukon tietoon jo ennen JUHTA käsittelyä. Nyt saadut viittaukset prosessiin ja suosituksen hyväksymisprosessiin eivät tuo vastauksia eri toimijoiden kysymyksiin/epätietoisuuteen siitä miten toivottuja täsmennyksiä asian ja sen selkeän esittämisen suhteen on tarkoitus tehdä. Työryhmä on toiminut JHS 136 -suosituksen mukaisesti. JHS-sihteeriä on tiedotettu valmisteluprosessin muutostarpeesta. Työryhmä on toiminut JHS 136 -suosituksen mukaisesti. JHS-sihteeriä on tiedotettu valmisteluprosessin muutostarpeesta. 8. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.3 Vastaajien määrä: 2 Palautekoosteessa todetaan, että lausuttavana ollutta suositusta voidaan soveltaa myös muualla kuin asiankäsittelyjärjestelmissä. Suosituksella on tarkoitus korvata voimassaoloajaltaan umpeutuva SÄHKE2- määräys ja palautekoosteessa todetaan, että se on yksi suosituksen laatimisen ja sen voimaansaattamisen kiirehtimisen peruste. 8.1 Vaikka SÄHKE2-määräyksessä todetaan sen olevan tietojärjestelmäriippumaton, on sitä selvityksissä pidetty kuitenkin liian asiankäsittelykeskeisenä. Arkistolaitoksen myöntämän sähköisen arkistoinnin luvan ehtona on, että tietojen käsittelyyn ja säilytykseen käytettävä järjestelmä toimii SÄHKEmääritysten mukaisesti. Selvityksissä on kuitenkin todettu, että tiukat vaatimukset ovat olleet osasyy siihen, ettei lupia ole haettu ja että ehtona olevat määritykset ovat selvästi hidastaneet sähköiseen arkistointiin siirtymistä (VTV 11/2014).
4 Siksi olisi tärkeätä, että suosituksen sisällössä eriteltäisiin selkeästi ne määritykset, jotka soveltuvat asian käsittely järjestelmiin, mutta joita ei ole tarkoituksenmukaista edellyttää muissa prosesseissa käytettäviltä tieto järjestelmiltä. Substanssijärjestelmä on niin laaja käsite, että ei voida käydä kattavasti läpi. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missä muodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKE-sertifikaatteja. 8.2 Kommentissa 3.3. on nostettu koko suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositusluonnos painottuu vahvasti perinteiseen asia kirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssi järjestelmät), jotka sisältävät asian hallintaa/asian käsittelyä. Vastineessaan JHSryhmä toteaa, että suositusta voi soveltaa myös muuallakin kuin asian käsittelyjärjestelmissä. Kun selvästikin on tarkoitus että suositusta sovelletaan myös perinteisiä asian käsittely järjestelmiä laajemmin tulee suositus käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao. käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. Substanssijärjestelmä on niin laaja käsite, että ei voida käydä kattavasti läpi. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missä muodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKE-sertifikaatteja. 9. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.4 Vastaajien määrä: 2 Suosituksen noudattamismahdollisuuksia tulisi Suosituksessa on mahdoton ottaa kantaa siihen, miten 9.1 kriittisesti arvioida: ollaanko tekemässä SÄHKE2- yksittäiset ohjelmistot sen täyttävät.suosituksessa on vaatimuksen tapaista määritystä, jota on mahdoton pyritty siihen, että se ei sisällä kohtuuttomia noudattaa kustannustehokkaasti? vaatimuksia lausuntokierroksen palautteeseemme (kohta 3.43) annettu vastine on puutteellinen, koska siinä on huomioitu vain ohjelmistotoimittajien näkökulma kustannuksiin. Todellisia kustannusvaikutuksiahan (huomioiden elinkaarikustannukset) pitää kysyä julkishallinnosta eikä ainoastaan ohjelmistotoimittajilta. Rajattu joukko ohjelmistotoimittajia ei voi tietää myöskään sitä sitä onko julkishallinnon käyttämissä ratkaisuissa sellaisia, jotka rajautuvat syystä tai toisesta esitettyjen vaatimusten vuoksi pois. Suosituksessa on mahdoton ottaa kantaa siihen, miten yksittäiset ohjelmistot sen täyttävät.suosituksessa on pyritty siihen, että se ei sisällä kohtuuttomia vaatimuksia. 20. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.15 Vastaajien määrä: Katso vastaukset kohdissa 6 ja 8.
5 20.2 Palautteessa on nostettu esiin Arkistolakityöryhmän (OKM) esitys siitä että kaikki keskeiset tiedonhallintaa ja tietojen käsittelyä julkishallinnossa koskevat säännökset huomioiden informaation koko elinkaari tulisi koota yhteen yleislakiin. Ao. tiedonhallinnan yleislaki on kirjauksena myös pääministeri Sipilän hallitusohjelmassa. Palautteessa on pidetty JHS 176 päivittämistä ongelmallisena sekä sisällöllisesti että ajallisesti. Pidämme palautteenantajan esiin nostamaa ongelmatiikkaa oikeana ja olemme aikataulu- ja sisältöhaasteista yhtä mieltä. Tiedustelisimmekin mitä JHS-ryhmä on tarkoittanut todetessaan vastineessaan "huomioitu" JHS 136 mukaan - tarkoittaa, ettei palautetta ole hyväksytty sellaisenaan, mutta se aiheuttaa muutoksia luonnoksen sisältöön. 22. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.17 Vastaajien määrä: Katso vastaus kohdassa data. Yhä enenevässä määrin asiankäsittely järjestelmissä käsiteltävä asiakirjatieto on dataa. Suosituksessa tulee paremmin huomioida tämä, sillä on tuskin tarkoituksenmukaista, että jokaiselle erilliselle datahippuselle määritellään metatietoarvot. Edes JHS 191 ei ota kantaa, miten data-asiakirjatieto kuvataan TOSiin (esim. rakenteinen hakemuslomake). JHS-176 suositusluonnos ei puolestaan kuvaa, miten dataa meta tietoineen tulisi käsitellä. On unohdettava perinteinen asiakirjakeskeisyys, ja lähestyttävä asiakirjatietoa aivan uudella tavalla. Tämä on osaltaan työryhmävaiheessa olevan suosituksen Rekisteritiedon Metatiedot asioita. Jokaisella esim. rekisterin muuttujalla on paljon metatietoja Kommentissa on nostettu suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositus luonnos painottuu vahvasti perinteiseen asiakirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssijärjestelmät), jotka sisältävät asianhallintaa/asiankäsittelyä. Vastineessaan JHS-ryhmä toteaa, että suositusta voi soveltaa myös muuallakin kuin asiankäsittely järjestel missä. Kun selvästikin on tarkoitus että suositusta sovelletaan myös perinteisiä asiankäsittelyjärjestelmiä laajemmin tulee suositus käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao. käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. Tietyt pakolliset metatiedot pitää olla siinä vaiheessa, kun asiakirja tulee asiankäsitteyn piiriin. Sillä ei ole väliä, mistä nämä tiedot tulevat. Substanssijärjestelmä on niin laaja käsite, että ei voida käydä kattavasti läpi. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missämuodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää.
6 25. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.20 Katso vastaus kohdassa Lisäksi julkisuudessa on useissa yhteyksissä tuotu esiin, ettei arkistolaitoksen taholta tai toimeksiannosta tapahtuvasta tietojärjestelmien sertifioinnista ole säädetty laissa ja niin muodoin arkistolaitoksella ei olisi sertifiointeihin laeissa säädettyä toimivaltuutta eikä myöskään oikeutta valtuuttaa yksityistä yritystä tekemään sertifiointia arkistolaitoksen nimissä. Näin ollen arkistolaitoksen Sähke2-määräyksen kyseenalaistettua asemaa sertifiointien pohjana ei voine suoraan siirtää myöskään JHS 176 suositukselle. 35. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.30 Käsitteellä asiakirjallinen tieto ei voida kattaa kaikkea viranomaisen tehtävien hoidossa ja asianhallinnassa kertyvää tietoa, jonka hallintaan viranomaisilla on tarve. Jos suosituksen sisältö halutaan saada kattamaan kaikki viranomaisen tehtävien yhteydessä kertyvät tiedot, niin asiaa kannattanee tarkastella myös nykynormeihin tarvittavien muutosten näkökulmasta 35.1 Nykyisen julkisuuslain 5 :ssä märitellään viranomaisen asiakirja, eli asiakirjallinen tieto ja julkisuuslakia koskevassa hallituksen esityksessä todetaan, että esim. ne viranomaisen asiakirjat jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle, joita ei arkistolainsäädännön mukaan liitetä viranomaisen arkistoon ja että arkistolain soveltamisala vastaa näiltä osin julkisuuslain soveltamisalaa. Ei voida ottaa kantaa lakiluonnoksiin. Suosituksella korvattavaksi tarkoitetun arkistolaitoksen SÄHKE2-märäyksen ilmoitetaan perustuvan arkistolakiin sekä sähköistä asiointia viranomaistoiminnassa koskevaan lakiin. Arkistolain nojalla arkistolaitos voi antaa pysyvään säilytykseen määräämiensä asiakirjojen laatimista, tallentamista ja säilyttämistä koskevia määräyksiä. Sähköisestä asioinnista viranomais toiminnassa annetun lain 22.1 :n perusteella arkistolaitos voi antaa määräyksiä sähköisen asioinnin yhteydessä kertyvien asiakirjojen arkistoinnista mutta se ei voine sen perusteella antaa määräyksiä muussa viranomaisen prosessissa kertyvien tietojen käsittelystä.
7 37. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.37 Vastaajien määrä: Katso vastaus kohdissa 8 ja Tullin kuvaus dokumenttipohjaisten asianhallinta järjes telmien sopimattomuudesta on hyvä esimerkki siitä, että substanssijärjestelmät eroavat kovin monella tavalla yleishallinnollisista asiankäsittely järjestelmistä. Suosituk sen soveltuvuutta substanssijärjestelmiin on testattava, mikäli suosituksesta halutaan tehdä myös substanssi järjestelmiä koskeva suositus. On täysin järjetöntä tehdä uudelleen SÄHKE1 tai SÄHKE2- vaatimusten kaltainen suositus, jota kukaan ei pysty lopulta noudattamaan. Kuinka moni SÄHKE1 ja SÄHKE2 luvista on myönnetty substanssijärjestelmille eikä yleis hallinnollisille järjes telmille? Ja, kuinka moni näistä järjestelmistä on aikoinaan onnistunut siirtotestauksessa? Substanssijärjestelmä on niin laaja käsite, että niitä ei voida käydä kattavasti läpi. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missä muodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKE-sertifikaatteja. 44. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta Katso vastaus kohdassa 6.
8 46. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.41 Vastaajien määrä: Katso vastaus kohdissa 6 ja 8 sekä 25 ja tämä palautteenantajan kommentti tiivisti hyvin oleellisen suosituksen soveltamiskysymyksistä, mutta valitettavasti työryhmä vastineessaan sivuutti sen vain toteamalla keskustelleensa tietojärjestelmätoimittajien kanssa. Avoimeen lähdekoodiin perustuvat järjestelmät ovat kuitenkin suositeltava askel pois kalliiksi tulevista toimittajariippuvuuksista, ja osittain jo nykypäivää. Työryhmä ei vastineessa kertonut, ovatko he olleet yhteydessä myös avoimeen lähdekoodin kehittäjätahoihin, kuten esimerkiksi Alfameen? Nykyjärjestelmistä saa melko suppean kuvan, jos haastatellaan vain asiankäsittelyä painottavien ohjelmistojen toimittajia. Suosituksen kannalta on aivan sama, onko kyseessä avoimen vai suljetun lähdekoodin ohjelmisto. On oletettavaa, että avoimeen koodiin perustuvissa järjestelmissä joudutaan tekemään enemmän omaa muokkausta Palautteessa 3.41 on nostettu kysymys suosituksen kustannusvaikutuksista. näkisimme tärkeänä, että suosituksen jatkovalmistelussa kiinnitetään huomiota myös suosituksen kustannusvaikutuksiin. Emme näkisi huonona vaikka suosituksen ehdotuksiin liittyen laadittaisiin kustannus-hyötyanalyysi jolloin kyettäsiin näkemään tulevat kustannusvaikutukset ja arvioimaan saatujen hyötyjen suhdetta kustannuksiin ja sitä kautta arvioimaan myös vaikuttavuutta. Yrityisen tärkeää tämä on niiden osa-aluieden osalta, joista on tarkoitus toteuttaa standardi tai jopa VN asetus. Kustannus-hyötyanalyysit ovat hyvin pitkälti organisaatiokohtaista toimintaa. 47. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.44 Vastaajien määrä: Katso vastaus kohdassa 35.
9 Kommentissa on nostettu suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositusluonnos painottuu vahvasti perinteiseen asiakirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssijärjestelmät), jotka sisältävät asianhallintaa/asiankäsittelyä. Vastineessaan JHS-ryhmä toteaa, ettei se näe ristiriitaa eikä suositus estä muidenkaan asioiden käsittelyä Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missämuodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKEsertifikaatteja Suosituksen ymmärrettävyyden ja tulkinnan kannalta pidämme tärkeänä, että ao rajanveto suosituksen kohdentumisesta perinteisiin asianhallinta/asiankäsittelyjärjelmiin vai myös niitä laajemmin myös niihin substanssijärjestelmiin jotka sisältävät asianhallintaa/käsittelyä tulee selkiyttää. Samoin suositus tulisi käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao. käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. Kustannus-hyötyanalyysit ovat hyvin pitkälti organisaatiokohtaista toimintaa. Suosituksen kannalta on aivan sama, onko kyseessä avoimen vai suljetun lähdekoodin ohjelmisto. On oletettavaa, että avoimeen koodiin perustuvissa järjestelmissä joudutaan tekemään enmmän omaa muokkausta. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missämuodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKE-sertifikaatteja. Samoin palautteesssa esiinnostettu poikkihallinnolliset prosessit/monitoimijaprosessit ja suosituksen vaikutus niihin tulee selkeyttää. Digitalisaatio edellyttää yhteentoimivuutta ja asiakaslähtöisyyttä jossa keskeistä on toteuttaa palvelut ja prosessit & niiden kehittäminen kokonaisuutena - ei yksinomaan yksittäisen viraston osaoptimoinnin näkökulmasta. Tämä edellyttää työvälineitä ja ohjeistusta myös tässä suosituksessa Tämä on jo huomioitu suositukstekstissä. 52. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta Katso vastaus kohdassa 35.
10 55. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.50 Vastaajien määrä: Katso vastaus kohdassa 35. Kommentissa on nostettu suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositusluonnos painottuu vahvasti perinteiseen asiakirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssijärjestelmät), jotka sisältävät asianhallintaa/asiankäsittelyä. Vastineessaan JHS-ryhmä toteaa, että tekstä selvennetään Substanssijärjestelmä on niin laaja käsite, että ei voida käydä kattavasti läpi. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missämuodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Tietyt pakolliset metatiedot pitää olla siinä vaiheessa, kun asiakirja tulee asiankäsitteyn piiriin. Sillä ei ole väliä, mistä nämä tiedot tulevat. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKE-sertifikaatteja Suosituksen ymmärrettävyyden ja tulkinnan kannalta pidämme tärkeänä, että ao rajanveto suosituksen kohdentumisesta perinteisiin asianhallinta/asiankäsittelyjärjelmiin vai myös niitä laajemmin myös niihin substanssijärjestelmiin jotka sisältävät asianhallintaa/käsittelyä tulee selkiyttää. Samoin suositus tulisi käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao. käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. Substanssijärjestelmä on niin laaja käsite, että ei voida käydä kattavasti läpi. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missämuodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Tietyt pakolliset metatiedot pitää olla siinä vaiheessa, kun asiakirja tulee asiankäsitteyn piiriin. Sillä ei ole väliä, mistä nämä tiedot tulevat. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKE-sertifikaatteja. 57. Kommentit kohtaan Vastustusperusteet, kohta Katso vastaus kohdissa 6 ja Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Vastustusperusteet, kohta Katso vastaus kohdassa 6.
11 61. Kommentit kohtaan Vastustusperusteet, kohta Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.2 Asiakirjahallintoa koskevien normien terminologia on usein keskenään ristiriitaista niin lainsäädännön, alemman asteisten normien kuin standardien sekä niin muodoin myös hallinnon operatiivisessa toiminnassa käytettyjen termien välillä. Ongelmia aiheutuu, jos päivittäisessä toiminnassa sovelletut käsitteet eroavat huomattavasti normien tarkoittamista tulkinnoista jo senkin takia, että viranomaisen olisi käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Käynnissä olevat sanastotyöryhmät pyrkivät yhdenmukaistamaan ja selkeyttämään käsitteistöä ja termistöä Terminologista selkeyttä ei lisää se, että suosituksen käsitteet avataan mahdollisimman abstraktilla tavalla. Arkistolaitoksen ylläpitämässä alan sanastossa esim. termi asia tarkoittaa suomalaisen hallintolainsäädännön mukaisesti organisaation käsiteltäväksi annettua tai otettua tehtävää, josta organisaation on saatava aikaan ratkaisu. Selkeän vakiintuneen ja hallinnon käytännön toimintaan viittaavan tarkoituksen sijasta esim. termi asia on suosituksen termistössä muuttunut asiakirjatietojen kokonaisuudeksi ja käsittelyprosessin kuvauksen yksittäiseksi ilmentymäksi. Käynnissä olevat sanastotyöryhmät pyrkivät yhdenmukaistamaan ja selkeyttämään käsitteistöä ja termistöä. 66. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.4 Vastaajien määrä: Katso vastaus kohdissa 6 ja vastineessa kerrotaan, että palveluluokituksen ja tehtäväluokituksen käytöstä laaditaan oma JHSsuositus. Tämän suosituksen perusteella asiaa ja asiakirjoja ei voi olla olemassa ilman niihin liittyvää tehtäväluokitusta tai palveluluokitusta. Luontevinta olisi, jos myös suositus palveluluokituksen ja/tai tehtäväluokituksen käytöstä saataisiin sisällytettyä tähän suositukseen. Mitä useampi suositus on samasta teemasta, sitä hankalampi suosituksia on noudattaa. Joka tapauksessa tehtäväluokituksen tai vaihtoehtoisesti palveluluokituksen käyttö johtaa jo siihen, että asian/asiakirjan kulku ei ole sujuvaa organisaatiosta toiseen. Tätä suositusta ei tulla jukaisemaan tässä vaiheessa. Tämä on hyvä ehdotus ja se viedään jatkoharkintaan.
12 66.3 Kommentissa on nostettu suosituksen kannalta keskeinen näkökulma esiin. Nyt palautekierroksella ollut suositusluonnos painottuu vahvasti perinteiseen asiakirjahallintoon ka asianhallintajärjestelmiin. Toimijoilla on kuitenkin käytössään käsittelyjärjestelmiä (substanssijärjestelmät), jotka sisältävät asianhallintaa/asiankäsittelyä. Vastineessaan JHS-ryhmä toteaa, että suositusta voidaan soveltaa laajemminkin, kun taasa aiemmin vastaavanlaiseen palautteeseen ryhmä vastaa ettei se näe ristiriitaa eikä suositus estä muidenkaan asioiden käsittelyä. Suosituksen ymmärrettävyyden ja tulkinnan kannalta pidämme tärkeänä, että ao rajanveto suosituksen kohdentumisesta perinteisiin asianhallinta/asiankäsittelyjärjelmiin vai myös niitä laajemmin myös niihin substanssijärjestelmiin jotka sisältävät asianhallintaa/käsittelyä tulee selkiyttää. Samoin suositus tulisi käydä lävitse ja tarkentaa/huomioonottaa myös ao. käsittelyjärjestelmille aiheutuvat/suunnitellut velvoitteet ja niiden vaikutus. Käytännössä ovatko nyt kirjatuissa suosituksissa riittävästi huomioitu myös ao käsittelyjärjestelmien ja niihin kytkettyjen sähköisten asiointiratkaisujen tilanne, haasteet, tarpeet yms. Samoin palautteessa - kuten muissakin palautteissa - viitataan muihin joko valmisteilla tai olemassa oleviin suosituksiin sekä epävarmuuteen niiden pällekkäisyydetsä yms. JHS -ryhmä toteaa usein vastineessaan että toinen suositus laadinnassa eikä siihen näin ollen oteta kantaa. Toivottavaa on että eri ao. kokonaisuuteen (asinahallinta, asiankäisttely, tehtävänluokitus, asianhallinnan metatiedot jne) liittyvein joko olemassa olevien tai valmisteilla olevien suositusten väliset suhteet, roolit yms selkiytetään, koska selvästi useiden samanaihealueen suositusten väliset suhteen eivät ole toimijoille selvät ja niiden kirjo Suhteet on toki tarkoitus selkeyttää kussakin suosituksessa. Substanssijärjestelmä on niin laaja käsite, että ei voida käydä kattavasti läpi. Määritykset esittävät vaatimuksia siihen, missämuodosssa tiedot (metatiedot) pitää siirtää. Tietyt pakolliset metatiedot pitää olla siinä vaiheessa, kun asiakirja tulee asiankäsitteyn piiriin. Sillä ei ole väliä, mistä nämä tiedot tulevat. Substanssijärjestelmille on myönnetty paljon SÄHKE-sertifikaatteja. Kustannus-hyötyanalyysit ovat hyvin pitkälti organisaatiokohtaista toimintaa. 68. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset Katso vastaukset kohdissa 6 ja Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset Katso vastaus kohdassa 6.
13 74. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.12 Vastaajien määrä: Katso vastaus kohdassa VNK kiinnitti aiemmalla kierroksella huomiota lukuisissa kohdissa siihen, että TOS on oletusmetatietojen lähde ja että tiettyjen metatietojen arvoja on voitava muuttaa käyttöoikeuksien puitteissa. Juhta on ottanut palautteen huomioon. VNK:n näkemyksen mukaan suositustekstissä ei voi liikaa korostaa TOS:n roolia oletusmetatietojen lähteenä. SÄHKE2:n voimassaoloa on jatkettu, joten metatiedot ovat sen mukaiset. 76. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset Asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä päättää nykyisen arkistolain perusteella arkistolaitos, eikä ole mitenkään ennakolta selvää, että laitos päättäisi säilyttää kaikki samaan asiakokonaisuuteen kuuluvat asian eri käsittelyvaiheissa kertyvät vireillepanon, valmistelun ja päätöksenteon asiakirjat säilytettäväksi yhdenmukaisesti joko määräajan tai pysyvästi. Pitää paikkansa, mutta ei ole tämän suosituksen skooppia. Tämä on Arkistolaitoksen seulontastrategian mukaista tomintaa. 82. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset Katso vastaus kohdassa 6.
14 85. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset Katso vastaus kohdassa Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.24 Vastaajien määrä: Katso vastaus kohdassa Pidämme kattavien kustannus - ja markkinavaikutusten arviointia tämän suosituksen yhteydessä hyvin tärkeänä (ks. palaute nro 9). Organisaatio vastaa hankintojen kustannusarvioinneista Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta Mitä julkishallinnon sanastotyötä tässä tarkoitetaan? Kaikkia mistä ollaan tietoisia, mm. KMR, TSK Tepa Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 4. Termit ja lyhenteet, kohta Mikä tämä ero asiakirja ja dokumentti käsitteiden välillä? Asiakirja on määritelty suosituksessa ja sillä on selkeästi merkitys asianhallinnassa. Dokumenttia ei määritellä erikseen. Dokumentti on yleisluontoisempi termi eikä varsinaisesti ole tämän suosituksen termistöä Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta hyvin epämääräinen rajaus, sillä käytännössä järjestelmään tallennettu paperiaineisto on sähköisessä muodossa heti skannauksen jälkeen ei voi puhua enää siis varsinaisesti paperiaineistosta. Näin etenkin, kun arkistolaitos/kansallisarkisto antaa luvan säilyttää asiakirjat yksinomaan sähköisessä muodossa myös sitä mukaan, kun asiakirjat saadaan takautuvasti skannattua järjestelmään. Pitääkö siis paikkansa, että paperilta skannattuja asiakirjoja ei tarvitse ottaa lainkaan TOS-ohjauksen piiriin eli skannatuille aineistoille ei tarvitsi tällöin lainkaan metatietoarvoja? Skannatuille asiakirjoille olisi hyvä määritellä metatiedot. Jos ne viedään asiankäsittelyjärjestelmiin, metatiedot tulee olla.
15 159. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta Suosituksen mukaan suositusta sovelletaan asiakirjatietoa käsitteleviin järjestelmiin. Suosituksen ja Vastineen perusteella yhtäkään järjestelmää ei ole haluttu sulkea suosituksen ulkopuolelle. Jos suositusta ei ole kuitenkaan tarkoitettu palkanmaksujärjestelmiin ja taloushallinnon järjestelmiin niiden erilaisen toimintalogiikan vuoksi, niin tämä pitäisi ehdottomasti mainita suosituksessa. Miten lukijat ja suosituksen soveltajat muuten voisivat tästä rajauksesta tietää? Suositus on oikea paikka tällaiselle tiedolle, sillä suosituksen mahdollisesti velvoittavaksi tekevässä asetuksessa tuskin enää huomataan tehdä tällaista rajausta. Sovelletaan sellaisiin järjestelmiin, mihin sitä voidaan soveltaa Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta Suositukseen tulee lisätä näkyviin työryhmän näkemys siitä, että suositus ei ota kantaa luonnos-tilaisiin ja eidiarioitaviin asiakirjoihin. Työryhmän vastaus on tosin ristiriidassa suosituksen kanssa, sillä asiakirjan valmisteluvaiheessa asiakirja on usein luonnostilassa. Todellako luonnosten toimenpidetiedot tulisivat kertyä vasta siitä lähtien, kun asiakirja merkitään valmiiksi? Toimenpide ei suoraan liity siihen, mikä on asiakirjan tila. Suositus ei myöskään määrää siitä, missä vaiheessa metatiedot tulisi muodostaa. Ei oteta kantaa yksityiskohtaisiin toteutuksiin Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5. Metatiedot ja niiden hallinta, kohta Tähän tarvittaisiin selkeämpi kannanotto. Koskeeko suositus tilanteita, jossa irrallisia asiakirjoja siirretään säilytettäväksi operatiivisesta järjestelmästä tiedonohjausjärjestelmän ohjaamaan dokumenttienhallintajärjestelmään? Asiakirjat liittyvät käsittelyprosessiin vain tiedonohjausjärjestelmän rakenteen kautta. Kun asiakirja viedään asiankäsittelyjärjestelmään, se tulee tiedonohjauksen piiriin, joten sille tulee antaa tarpeelliset metatiedot Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta Käsittelyvaihe ja toimenpide eivät tarkoita samaa. Käsitteiden määrittelyjä ja käyttöä tulisi tarkentaa. Hyvä huomio.
16 179. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta asian ja asiakirjan laadittu metatiedosta pitää muodostaa yhteinen ymmärrys. Tai vaihtoehtoisesti suosituksen metatietokortin laadittu-kohdassa pitää kertoa näistä sallituista käyttökohdista: asiakirjan järjestelmään tallentamisajankohta, valmis-tila, tai/ja allekirjoittamisen hetki. Tämä liittyy metatietokorttien viimeistelyyn, ja täsmennetään tämä sinne. Tähän ei oikein ole olemassa mitään selkeää vastausta Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.1 Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot, kohta Hyvä täsmennys Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun Tilasiirtymät, kohta Kun asiakirja on Valmis-tilassa niin käytännön työ on osoittanut, että sen metatietoja on pystyttävä muokkaamaan vielä senkin jälkeen esim: salassapidettävän asiakirjan käyttöoikeuksia muutettava (uusia käyttäjiä), julkisuusluokkaa (salassapidettävä muuttuu julkiseksi), lähetyspäivä, asiakirjatyyppi Organisaation on määriteltävä millä käyttöoikeuksilla metatietoja voidaan muokata missäkin elinkaaren vaiheessa. Tärkeää on myös lokittaa tietoa siitä, kuka on muuttanut ja miten ja missä vaiheessa. Tämä on hyvää tiedonhallintatapaa Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 5.2 Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot, kohta Kommenttimme numerolla 15.8 ei ole aiheuttanut toimenpiteitä. Korostamme kuitenkin, että oletus meta tietoja on pystyttävä muuttamaan asian, toimenpiteen ja asiakirjan elinkaaren eri vaiheissa käyttöoikeuksien puitteissa. On huomioitu korjatussa tekstissä.
17 244. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt, kohta Osa kommentistamme numerolla 17.7 oli hylätty. Tietojärjestelmässä on suositeltavaa olla toiminnallisuus, jolla asian, toimenpiteen ja/tai asiakirja muuttuu julkiseksi, kun salassapidon päättymisajankohta saavutetaan. Korjausehdotukseen siitä, että tietojärjestelmän on ilmoitettava tiedon olevan tulossa julkiseksi, saimme vastineeksi Tietojärjestelmätoteutus, johon ei tarvitse suosituksessa ottaa kantaa. Pidämme kuitenkin tärkeänä, että järjestelmän on mahdollistettava ilmoitukset tiedon julkiseksi tulosta. Ei haluttu tuoda uusia pakollisuuksia verrattuna SÄHKE2:een Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 8. Hävittäminen, kohta Ovatko hävitysluettelot vastauksessa tarkoitettuja TOS=hävitysluettelo, erillistä hävitysluetteloa ei tarvita rekisteröintitietoja? On eri asia kuin rekisteröintitieto Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 8. Hävittäminen, kohta Kommenttimme numerolla on otettu huomioon, mutta Juhtan vastine ottaa kantaa eri asiaan kuin olimme kommentoineet. VNK esitti ensimmäisellä palautekierroksella seuraavan vaatimuksen poistamista: hävitysesitykseen sisältyvä asiakirjatieto tai käsittelyprosessi (asia) ei saa viitata suhdemerkinnöin eikä olla linkitettynä keskeneräiseen käsittelyprosessiin (asiaan). Perustelimme poistoesitystä sillä, että tietojärjestelmä tukee parhaiten organisaatioiden toimintaa, kun monipuoliset linkitykset ovat mahdollisia. Juhtan vastineessa todetaan, että Vaatimus ei estä tietojen poistamista, kun molempien keskenään linkitettyjen asioiden käsittely on päättynyt. Täsmennetään tekstiin. Työryhmä ei ymmärrä palautetta kokonaisuudessaan. Toisiinsa linkitettyjä asiaoita tai asiakirjoja ei tulisi hävittää ennenkuin kaikki linkitetyt kohteet ovat hävitettävissä, koska tämä rikkoisi eheyden. Tätä myös edellytetään SÄHKE2-normissa Kommentit kohtaan Muutosehdotukset lukuun 12. Liitteet, kohta JHS191:n ja JHS 176:n vertailu tulee tehdä huolella, jotta vielä luonnoksessa esiintyvät ristiriitaisuudet saadaan eliminoitua, ja että molemmat suositukset edistävät mahdollisimman tehokkaasti yhdenmukaisuutta ja yhteensopivuutta. Työryhmä on samaa mieltä.
18 418. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun Tila, kohta Toivotaan tämän huomiointia. Tärkeä sähköisten asiointiprosessien kannalta Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun Säilytysajan pituus, kohta Määräaikaisissa säilytysajoissa ei ole kyse näyttömuodosta Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun Säilytysajan peruste, kohta Yleiset säilytysaikojen perusteet tulisi olla saatavilla kootusti, ainakin yleisellä perustapausten tasolla, ettei jokaisen organisaation tarvitsisi erikseen hakea ja koostaa niitä; tässäkin tavoitteena on siis yhteisen tiedon hyödynnettävyys mahdollisimman tehokkaasti. Omia tehtäviä koskevan erityislainsäädännön säilytysaikoja koskevat perusteet tulee tietysti jokaisella organisaatiolla olla itsellään lähtökohtaisesti selvillä. Viittaamme JHS 191 -suositukseen, siellä on pyritty hakemaan yhteisiä arvojoukkoja Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun Säilytysajan peruste, kohta Säilytysajan peruste asialla. Nykyinen Sähke2-normin mukainen käytäntö, asian säilytysaika on sama kuin sille liitettyjen asiakirjojen pisin säilytysaika. Miten asian säilytysajan peruste määritellään tämän suosituksen perusteella? Samoin kuin Sähke2:ssa? Samoin kuin SÄHKE2:ssa Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun Salassapidon laskentaperuste, kohta Julkisuusluokan muutoksen tulisi tapahtua automaattisesti salassapidon laskentaperusteen mukaisesti. Tämän tulee toteutua SÄHKE2:n mukaisesti.
19 463. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun Säilytysajan laskentaperuste, kohta Ks. kommentti Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun Julkisuusluokka, kohta Tarkennettava julkisuus arvo on julkisuuslain mukainen "ei vielä julkinen" (eikä työryhmän kommentissa mainittu "ei julkinen") Tarkistetaan Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun Säilytysajan pituus, kohta Toivotaan kommentin laajempaa huomiointia kuin pelkkää muotoilun täsmentämistä Kommentit kohtaan Muutosehdotukset liitteen 1. Metatietokortit lukuun Säilytysajan laskentaperuste, kohta Toivotaan kohdan huomiointia, jotta ohjaisi Järjestelmätoimittajia voidaan ohjata mm järjestelmän toimittajia tämän tyyppisen Vaatimusmäärittelyillä. toiminnallisuuden toteuttamiseen.
20 715. Kiitos palautteestasi! Allaolevaan kenttään voit halutessasi jättää vapaamuotoisia kommentteja. Vastaajien määrä: Keskeinen ongelma suosituksen käyttötarkoitukselle on sen suhde SÄHKE2-määräykseen ja sen on ongelmalliseen nykyiseen säädöspohjaan sekä laadittavaan tietohallinnon lainsäädännön kokonaisuudistukseen, mihin useat lausunnon antajat ovat kiinnittäneet huomiota. On epätarkoituksenmukaista hioa suosituksen sisällön yksityiskohtia, jos sen voimaansaattaminen on näistä syistä epävarmaa Katso kohta Eikö kaikissa aikamääreissä (esim. laadittu, lähetetty jne.) tulisi olla myös minuutit ja sekunnit, nyt on vain ohjeistettu merkitsemään päivämäärä. Tarkistetaan laki sähköisestä asioinnista ja selvennetään tekstiin. Täydellisen timestampin käyttö olisi ihan hyvä käytäntö. Näyttömuoto voi sen lisäksi olla jotain muuta. Edellyttää edelleen selkiyttämistä asianhallinta/asiankäsittelyjärjestelmät vs. substanssijärjestelmät/käsittelyjärjestelmät - monitoimijaprosessien tarpeiden täsmentäminen - ei organisaatiolähtöisyyden ylikorostamista ja tarkastelua liiaksi ao näkökulmasta - yhteisen sanastotyön roolin tunnistamista asiakirjallisen yhteentoimivuuden edistämisessä nykyistä selkeämmin - HO:ssa olevan tiedonhallinnan yleislain valmistelun vaikutus JHS 176 valmisteluun ja aikataulutukseen Tarkennetaan tekstissä. Tarkennetaan tekstissä. Tarkennetaan tekstissä.
Palautekooste: JHS 176 -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen
Palautekooste: JHS 176 -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen 1. Organisaatio 2 - Kontiolahden kunta - Kinnulan kunta - Affecto Finland Oy - Oulun kaupunki - Tilastokeskus - Väestörekisterikeskus
LisätiedotLuonnos eams-rakenteeksi
JHS-XXX: eams-rakenne ja xml-skeema Luonnos eams-rakenteeksi 19.4.2013 Tässä dokumentissa kuvataan keskeiset linjaukset tulevan JHS-suosituksen määrittämäksi eamsrakenteeksi. Dokumentti ei ole JHS-suositusluonnos,
LisätiedotSÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö
1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten
LisätiedotSÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö
04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin
LisätiedotSÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT
1 (9) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT SÄILYTYSJÄRJESTELMÄ v. 2.0 (23.4.2015) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 37 vaatimusta 1.1 21.5.2013
LisätiedotJHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne
JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JUHTA 10.2.2015 Mikko Eräkaski, STM Tiedonohjaussuunnitelma Metatietomääritys, joka sisältää tietojärjestelmässä käsiteltävien asiakirjojen metatietoarvot
LisätiedotProjektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto
Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon
LisätiedotSähköisen arkistoinnin reunaehdot
Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen
LisätiedotPalautekooste: JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen
Palautekooste: JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen 1. Organisaatio Vastaajien määrä: 5 - Arkistolaitos - Yksityishenkilö - Oikeusministeriö - Verohallinto
LisätiedotJHS 156 suosituksen päivitys
JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät
LisätiedotSÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT
1 (11) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT OPERATIIVINEN JÄRJESTELMÄ v. 2.0 (23.4.2015) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 49 vaatimusta 1.1
LisätiedotJHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema
JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema Versio: 0.9 LUONNOS PALAUTEKIERROKSELLE / 7.10.2013 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 2 3 Viittaukset... 3 4 Termit ja lyhenteet...
LisätiedotVäliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti
Väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti Projektipäällikkö Eira Isoniemi eira.isoniemi@ylasavonsote.fi Mitä asianhallinta on? Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin
LisätiedotPalautekooste ja työryhmän vastine: JHS XXX Toimipaikkatieto suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen
kooste ja työryhmän vastine: JHS XXX Toimipaikkatieto suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen 31.8.2015 1. Organisaatio Vastaajien määrä: 5 - Väestörekisterikeskus - Työ- ja elinkeinoministeriö
LisätiedotLausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista
Lausunto 01.11.2017 2860/00 04 05/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit
LisätiedotAsiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä
Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).
LisätiedotUudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan
Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan 10.12.2015 Hannele Kerola Lainsäädäntöneuvos Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen
LisätiedotJUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta
JHS 176 Asiakirjahallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 2. Pakolliset vaatimukset Versio: Palautekierrosversio 12.5.2015 Julkaistu:
Lisätiedoteams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista
eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista 22.3.2013 Sisältö: 9.00 Tilaisuuden avaus 9.05 Kansallisarkiston osuus 10.30 Tauko 10.45 JHS-osuus 12.00 Tilaisuus päättyy Yleistä eams:n laatimisesta
LisätiedotAsiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit. Tomi Voutilainen
Asiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit Informaatio-oikeuden ja tietoteknologiaoikeuden professori, dosentti Tomi Voutilainen Muutosajurit Prosessien sähköistäminen ja rajoitettu
LisätiedotTyöryhmän selvitys hallituksen. Kuntien ja valtion tietohallinnon menettelytavat-työryhmä. Capgemini Finland Oy
KUNTIEN JA VALTION TIETOHALLINNON YHTEISTEN MENETTELYTAPOJEN JA KOORDINOINNIN KEHITTÄMINEN LIITE 2: JULKISEN HALLINNON YHTEISEN SÄHKÖISEN ASIOINNIN JA KANSALLISEN SÄHKÖISEN ARKISTOINNIN KEHITTÄMINEN TAUSTAA
LisätiedotTaloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013
Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005
LisätiedotPalautekooste: JHS XXX Toimipaikkatieto suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen
Palautekooste: JHS XXX Toimipaikkatieto suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen 24.6.2015 1. Organisaatio - Väestörekisterikeskus - Työ- ja elinkeinoministeriö - Espoon kaupunki - Tilastokeskus
LisätiedotKuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija
Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Kuntamarkkinat 14.9.2016 Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Hallinnon toimintatapojen digitalisointi
LisätiedotPoliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto
Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden
LisätiedotJHS-järjestelmä. Tommi Karttaavi
JHS-järjestelmä Tommi Karttaavi 25.4.2007 JHS-järjestelmä JHS-suosituksia (julkisen hallinnon suositus) on laadittu vuodesta 1992 lähtien, jolloin JHS-järjestelmä korvasi VHS-järjestelmän Voimassa olevia
LisätiedotLausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista
Tiedon ja arkistonhallinnan ammattiyhdistys ry Lausunto 31.10.2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän
LisätiedotJHS-järjestelmä ja avoimet teknologiat. Tommi Karttaavi
JHS-järjestelmä ja avoimet teknologiat Tommi Karttaavi 13.5.2008 JHS-järjestelmä (historiaa) Valtioneuvoston päätös valtionhallinnon sisäisistä standardeista 7.9.1977 Valtiovarainministeriö vahvisti valtionhallinnon
LisätiedotAsiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet
1 Asiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet Asiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet... 2 Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi... 2 Organisaatio laatii asiakirjan...
LisätiedotLuonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi
Turun kaupunki Lausunto 01.10.2018 Asia: VM183:00/2017 ja VM/1631/03.01.00/2018 Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi
LisätiedotJHS XXX Luokitusten koontisuositus
JHS XXX Luokitusten koontisuositus 12.11.2012 1(9) Sisällysluettelo 1. Hankkeen lähtökohdat... 3 1.1 Hankkeen perustamisen tausta... 3 1.2 Hankkeen tavoitteet... 3 1.3 Hankkeen sidosryhmät... 3 1.4 Hankkeen
LisätiedotJHS 166 JIT ehtojen tietosuojapäivitys
JHS 166 JIT 2015 -ehtojen tietosuojapäivitys 24.01.2018 1(8) Sisällysluettelo 1. Hankkeen lähtökohdat... 3 1.1 Hankkeen perustamisen tausta... 3 1.2 Hankkeen tavoitteet... 3 1.3 Hankkeen sidosryhmät...
LisätiedotLuonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi
Iiro Clouberg Lausunto 27.09.2018 HAK2018659 Asia: VM183:00/2017 ja VM/1631/03.01.00/2018 Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi
Lisätiedot1. Arvionne lukuun 1 Johdanto
LAUSUNTO 01.10.2018 Dnro OKV/67/20/2018 1/5 Viite: Valtiovarainministeriön lausuntopyyntö 21.8.2018, VM183:00/2017 ja VM/1631/03.01.00/2018 Asia: Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen
LisätiedotJUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta
JHS 176 Asiakirjahallinn vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 3. Vertailu SÄHKE2-normin ja JHS176:n välillä Versio: Palautekierrosversio
LisätiedotSähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus
Luo / Muokkaa Lähetä Lausunnonantajat Yhteenveto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Sähköinen arkistoinnin palvelukokonaisuus Puollatko SAPA-palvelukokonaisuuden
LisätiedotJHS-jaoston toiminta ja tavoitteet. JUHTA:n syysseminaari Kuntatalolla
JHS-jaoston toiminta ja tavoitteet JUHTA:n syysseminaari Kuntatalolla 19.9.2013 Toiminnan tavoitteiden ja painopisteiden määrittely Keinot JHS Tavoite Mitä ja minkälaisia suosituksia tavoitteiden toteutumisen
LisätiedotTiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen
Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen 30.01.2017 Tomi Voutilainen JulkICT-osasto Työryhmän tehtävät Työryhmän toimikausi 17.11.2016-31.5.2017 Työryhmän tehtävänä on selvittää julkisen hallinnon tiedonhallinnan
LisätiedotLUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä
Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen
LisätiedotAsianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari
Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari 28.2.-1.3.2017 28.2.2017 1 Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen
LisätiedotSÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy
SÄHKE- ja Moreqvaikutukset asian- ja Ju dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy Affecto Enterprise Information Management -ratkaisujen edelläkävijä Pohjois- Euroopassa
LisätiedotMITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto
MITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto 3.5.2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Lain tavoitteena on luoda toimivalta ja ohjausmalli,
LisätiedotPalautepyyntö: Avointen tietoaineistojen käyttölupa -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen
Palautepyyntö: Avointen tietoaineistojen käyttölupa -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen 1. Organisaatio 2. Suositusluonnoksen hyväksyminen työryhmän ehdottamilla muutoksilla 3. Vastustusperusteet
LisätiedotLuonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi
Innovaatiorahoituskeskus Business Finland Lausunto 01.10.2018 35/060/2018 Asia: VM183:00/2017 ja VM/1631/03.01.00/2018 Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta
LisätiedotSÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT
1 (5) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT eams-järjestelmä v 1.1 (21.9.2012) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 10 vaatimusta 1.1 21.9.2012
LisätiedotOrganisaatio. 2. Yhteyshenkilön tiedot. 3. Suositusluonnoksen hyväksyminen. 4. Vastustusperusteet
Palautekooste ja työryhmän vastine (2. vaihe): JHS 211 Kuntien teknisen ja ympäristötoimen aineistorajapinnat -päivitys (aiemmin JHS 178 Kuntien paikkatietopalvelurajapinta) 24.6.2019 1. Organisaatio Vastaajien
LisätiedotJHS 134 ja 142 päivittäminen sekä JHS 138 kumoaminen
JHS 134 ja 142 päivittäminen sekä JHS 138 kumoaminen 1(8) Sisällysluettelo 1. Hankkeen lähtökohdat... 3 1.1 Hankkeen perustamisen tausta... 3 1.2 Hankkeen tavoitteet... 3 1.3 Hankkeen sidosryhmät... 3
LisätiedotLausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista
Porin kaupunki Lausunto 01.11.2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit
Lisätiedot3. Suositusluonnoksen hyväksyminen työryhmän ehdottamilla muutoksilla
Palautekooste toisen vaiheen palautteesta: JHS 129 Julkisten verkkopalvelujen suunnittelu ja kehittäminen -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen 1. Organisaatio Vastaajien määrä: 2 - Aalto yliopisto
LisätiedotLausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista
Suomen Akatemia Lausunto 01.11.2017 AKA/41/00.03.20/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista
LisätiedotJHS 136 Menettelytavat JHS-työssä -päivitys
JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä -päivitys Hankesuunnitelma v.0.1 06.08.2012 1(9) Sisällysluettelo 1. Hankkeen lähtökohdat... 3 1.1 Hankkeen perustamisen tausta... 3 1.2 Hankkeen tavoitteet... 3 1.3 Hankkeen
LisätiedotAvaimet käytännön työlle
Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Avaimet käytännön työlle 9.3.2016 Eira Isoniemi asianhallintapäällikkö Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin
LisätiedotKansallisarkiston päätökset opinnäytteiden pysyvästä säilyttämisestä
Kansallisarkiston päätökset opinnäytteiden pysyvästä säilyttämisestä Kirjastoverkkopäivät 24.10.2017 Opinnäytteiden arkistointi - työpaja Vesa-Matti Ovaska (vesa-matti.ovaska@arkisto.fi) Opinnäytteiden
LisätiedotHelsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/2017 1 (5) 441 Asiakirjahallinnon periaatteet ja johtavan viranhaltijan nimeäminen HEL 2017-004408 T 00 01 00 Päätös päätti hyväksyä Helsingin kaupungin asiakirjahallinnon
LisätiedotVAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012
VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä
LisätiedotLuonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi
Kempeleen kunta Lausunto 25.09.2018 Asia: VM183:00/2017 ja VM/1631/03.01.00/2018 Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi
LisätiedotSähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus
Luo / Muokkaa Lähetä Lausunnonantajat Yhteenveto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Sähköinen arkistoinnin palvelukokonaisuus Puollatko SAPA-palvelukokonaisuuden
LisätiedotJHS 136 Menettelytavat JHS-työssä
JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä Versio: 20.3.2008 Julkaistu: 15.12.2003 Voimassaoloaika: Toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 1 2 Soveltamisala... 1 3 Termit ja määritelmät... 2 4 JHS-työn prosessi...
LisätiedotArkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10
Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila 9.9.2015 Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistaminen, 19.3.2013-30.04.2015-19.3.2013 asetetun
LisätiedotJHS-järjestelmä ja standardit. Pekka Niemi JHS-projektipäällikkö Valtiovarainministeriö, KuntaIT-yksikkö
JHS-järjestelmä ja standardit Pekka Niemi JHS-projektipäällikkö Valtiovarainministeriö, KuntaIT-yksikkö 9.6.2010 1 JHS-järjestelmän historiaa Valtioneuvosto päätti valtionhallinnon sisäisistä standardeista
LisätiedotKansallisarkiston koulutusohjelma 2017
Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,
LisätiedotProjektin tilannekatsaus
Kuntasektorin yhteinen KA Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Projektin tilannekatsaus Heini Holopainen Kuntien Tiera Oy heini.holopainen@tiera.fi Sisältö» Taustaa Mitä tarkoitetaan viitearkkitehtuurilla
LisätiedotJUHTA asetus ja asettaminen. JUHTA Sami Kivivasara, VM JulkICT
JUHTA asetus ja asettaminen JUHTA 28.2.2013 Sami Kivivasara, VM JulkICT Asetuksen uudistamisen taustaa Edellinen asetus oli annettu 2006 ja sitä on osittain uudistettu useaan kertaan. Tietohallintolaki
LisätiedotKertomusluonnoksesta annetut lausunnot 7/2019 Yleissivistävän koulutuksen opetus- ja oppimisympäristöjen digitalisointi 257/54/2017
Kertomusluonnoksesta annetut lausunnot 7/2019 Yleissivistävän koulutuksen opetus- ja oppimisympäristöjen digitalisointi 257/54/2017 Opetus- ja kulttuuriministeriö, 11.4.2019. Valtioneuvoston kanslia, 12.4.2019.
LisätiedotJHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli
JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli Versio: 31.3.2014 Luonnos Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 2 3 Viittaukset...
LisätiedotSÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT
1 (8) Kansallisarkisto SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT PALVELUKUVAUS v. 2.0 (21.2.2013) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 2.0 21.2.2013 Mikko Eräkaski Poistettu toiminta-auditointia koskeva osio
LisätiedotJulkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta
SUOMEN SÄÄDÖSKOKOELMA Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011 634/2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Annettu Helsingissä 10 päivänä kesäkuuta 2011 Eduskunnan päätöksen mukaisesti
LisätiedotLuonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi
Lshp Lausunto 01.10.2018 Asia: VM183:00/2017 ja VM/1631/03.01.00/2018 Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi Lausunnonantajan
LisätiedotPalautekooste: JHS 153 / JHS XXX EUREF-FIN -järjestelmän mukaiset koordinaatit Suomessa
Palautekooste: JHS 153 / JHS XXX EUREF-FIN -järjestelmän mukaiset koordinaatit Suomessa 1. Organisaatio - Yksityishenkilö - Yksityishenkilö - Puolustusvoimat - Joensuun kaupunki - Sosiaali- ja terveysministeriö
LisätiedotLuonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi
Korkein oikeus Lausunto 26.09.2018 OH2018/203 Asia: VM183:00/2017 ja VM/1631/03.01.00/2018 Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi
LisätiedotTiedonhallintalaki ja JUHTA:n rooli. JUHTA:n kokous Tommi Oikarinen / VM
Tiedonhallintalaki ja JUHTA:n rooli JUHTA:n kokous 25.4.2018 Tommi Oikarinen / VM Tiedonhallintalain suunniteltu sisältö Tiedonhallinnan järjestäminen tiedonhallintayksikössä Tiedonhallinnan edellyttämät
LisätiedotSähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus
Luo / Muokkaa Lähetä Lausunnonantajat Yhteenveto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Sähköinen arkistoinnin palvelukokonaisuus Lausunnonantajia: 1 Puollatko
LisätiedotSähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus
Luo / Muokkaa Lähetä Lausunnonantajat Yhteenveto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Sähköinen arkistoinnin palvelukokonaisuus Lausunnonantajia: 1 Puollatko
LisätiedotLausunto. Lausuntopyynnön diaarinumero: VM/1709/ /2016 VM098:00
1 (5) Valtiovarainministeriö Lausuntopyynnön diaarinumero: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00 LAUSUNTO JULKISEN HALLINNON TIEDONHALLINNAN SÄÄNTELYN KEHITTÄMISTÄ SELVITTÄNEEN TYÖRYHMÄN RAPORTISTA Yleiset
LisätiedotSosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit Sisällysluettelo 1 Johdanto... 1 2 Sosiaalihuollon asiakkuuden metatiedot... 2 3 Sosiaalihuollon asian metatiedot...
LisätiedotTietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa
Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo
LisätiedotVALTIONEUVOSTON ASETUS VAHVAN SÄHKÖISEN TUNNISTUSPALVELUN TARJOAJI- EN LUOTTAMUSVERKOSTOSTA
LIIKENNE- JA VIESTINTÄMINISTERIÖ Muistio Liite 1 Viestintäneuvos 27.10.2015 Kreetta Simola LUONNOS VALTIONEUVOSTON ASETUS VAHVAN SÄHKÖISEN TUNNISTUSPALVELUN TARJOAJI- EN LUOTTAMUSVERKOSTOSTA Taustaa Vuoden
LisätiedotJHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa
JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa Versio: luonnos 0.91 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 3 3
LisätiedotSAPA-työpaja Yhteenveto keskustelusta
SAPA-työpaja 2.11.2015 Lainsäädäntö Yhteenveto keskustelusta Ennakkoon toimitetut näkökulmat Mitä SAPAlla tavoitellaan? -> Mihin lainsäädäntö kohdistuu? Löytyykö lainsäädännöstä esteitä SAPAn toteuttamiseen?
Lisätiedoteams-rakenne ja xml-skeema
eams-rakenne ja xml-skeema Hankesuunnitelma 1(10) Sisällysluettelo 1. Hankkeen lähtökohdat... 3 1.1 Hankkeen perustamisen tausta... 3 1.2 Hankkeen tavoitteet... 3 1.3 Hankkeen sidosryhmät... 3 1.4 Hankkeen
LisätiedotYhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan
Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston
LisätiedotJHS 181 Julkisen hallinnon standardisalkku
JHS 181 Julkisen hallinnon standardisalkku Versio: 1.1 5.10.2012 Julkaistu: 1.11.2011 Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 2 3 Termit ja määritelmät... 2 4 Standardisalkku...
LisätiedotViite: Lausuntopyyntö , VM/1709/ /2016 VM098:00/2016
1(5) Valtiovarainministeriö, kirjaamo valtiovarainministerio@vm.fi Viite: Lausuntopyyntö 5.10.2017, VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 LAUSUNTO JULKISEN HALLINNON TIEDONHALLINNAN SÄÄNTELYN KEHITTÄMISTÄ
LisätiedotKansallisarkiston koulutusohjelma 2017
Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 (Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki Rauhankatu, Hämeenlinna,
LisätiedotLuonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi
Markku Nenonen Lausunto 01.10.2018 Asia: VM183:00/2017 ja VM/1631/03.01.00/2018 Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi
LisätiedotTiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen
Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen Kuntamarkkinat 2017 13.9.2017 Sami Kivivasara Valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon ICT-osasto LÄHTÖKOHDAT Tiedon hallinnan muutos Yhteentoimivuus Toimijakohtainen
LisätiedotPalvelukuvaus v Alkujaan digitaalisen aineiston vastaanoton ja säilyttämisen palvelu
1 (5) Alkujaan digitaalisen aineiston vastaanoton ja säilyttämisen palvelu 1. Yleiskuvaus Kansallisarkiston lakisääteisenä tehtävänä on ottaa vastaan ja säilyttää viranomaisten pysyvästi säilytettävät
LisätiedotOulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö
Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt
LisätiedotJHS Esiselvitys tietojärjestelmähankintaa varten
JHS Esiselvitys tietojärjestelmähankintaa varten Hankesuunnitelma v.0.3 1/12 SISÄLLYSLUETTELO 1 HANKKEEN LÄHTÖKOHDAT 4 1.1 Hankkeen perustamisen tausta 4 1.2 Hankkeen tavoitteet 4 1.3 Hankkeen sidosryhmät
LisätiedotTilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen
Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
LisätiedotJHS 153 ETRS89-järjestelmän mukaiset koordinaatit Suomessa
JHS 153 ETRS89-järjestelmän mukaiset koordinaatit Suomessa ja JHS 154 ETRS89-järjestelmään liittyvät karttaprojektiot, tasokoordinaatistot ja karttalehtijako (päivitys) 2013-09-09 1(10) Sisällysluettelo
LisätiedotJHS 166 Julkisen hallinnon IThankintojen. (JIT 2014) -päivitys. JUHTA Sami Kivivasara
JHS 166 Julkisen hallinnon IThankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2014) -päivitys JUHTA 14.4.2015 Sami Kivivasara Päivitysluonnoksen valmistelu Työryhmä käynnisti työskentelyn marraskuussa 2012, kokoonpano:
LisätiedotTiedonhallinta suomalaisessa lainsäädäntöprosessissa
Tiedonhallinta suomalaisessa lainsäädäntöprosessissa RASKE2-projektin väliraportin esittely antti.lehtinen@it.jyu.fi (014) 260 3099 Antti Lehtinen 1 2004 Esityksen sisältö Raportin tavoite Taustat Tiedonkeruu
LisätiedotTIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen
TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) 13.10.2010 Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen Keskeisenä tavoitteena Toteuttaa eduskunnan 7.12.2009 tekemä päätös, että hallituksen tulisi valmistella
LisätiedotKansallisarkisto SÄHKE2-AUDITOINNIT PALVELUKUVAUS. v. 1.0 (18.4.2012)
1 (9) Kansallisarkisto SÄHKE2-AUDITOINNIT PALVELUKUVAUS v. 1.0 (18.4.2012) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 18.4.2012 Mikko Eräkaski ensimmäinen julkaistu versio 2 (9) Sisältö: 1. Yleistä
LisätiedotJHS 158 Paikkatiedon metatiedot - suosituksen päivitys
JHS 158 Paikkatiedon metatiedot - suosituksen päivitys Hankesuunnitelma v.0.1 17.01. 1(9) Sisällysluettelo 1. Hankkeen lähtökohdat... 3 1.1 Hankkeen perustamisen tausta... 3 1.2 Hankkeen tavoitteet...
LisätiedotLuonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi
Hansel Oy Lausunto 26.09.2018 Asia: VM183:00/2017 ja VM/1631/03.01.00/2018 Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi
LisätiedotLausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista
Maaseutuvirasto Lausunto 01.11.2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit
LisätiedotKuntaliiton esitys (KA/27317/ /2017) Kansallisarkistolle
Päätös 1 (5) Kuntaliitto Kuntaliiton esitys 28.9.2017 (KA/27317/07.01.01.03.01/2017) Kansallisarkistolle Päätös varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niiden säilytysmuodosta Kuntaliitto
LisätiedotSosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit Korhonen Katja S 20.8.2018 Versio 3.0 Sisällysluettelo 1 Johdanto... 1 2 Sosiaalihuollon asiakkuuden metatiedot...
Lisätiedot