ICTpalvelukeskuksen valmistelu VarsinaisSuomi 1
Palvelukeskuksen muodostamisen tavoitteet Kustannustehokkuus ja tuottavuus Palvelukeskusmallin on mahdollistettava kustannustehokkaampi toiminta kalliimpaan ei ole varaa vaihtaa On pystyttävä lisäämään tuottavuutta ICT palvelujen järjestämisessä ja tuottamisessa vähemmällä väellä enemmän Digitalisaation edistäminen On pystyttävä tuottamaan joko kaikkien tai usean maakunnan toimintaa tukevia ICT ratkaisuja joustavalla mallilla (ylläpito ja kehitys) Tarjottava välineet ja alustat sekä asiantuntemus ideoiden testaamiseen edullisesti ja joustavasti Tarjottava asiantuntijavoimaa erilaisiin tehtäviin (arkkitehtuuri, hankinnat, tietoturva, toimittajahallinta, projektinhallinta)
ICT palvelukeskusvalmistelun tehtävähierarkia ICT palveluihin liittyvät selvitykset Nykytilaselvitys ja tietojen ylläpito Maakuntien valmisteluorganisaatioiden tukeminen ICTpalvelukeskuksen suunnittelu Ohjeet maakuntien valmisteluryhmille suunnittelun pohjaksi Väliaikaishallinnon tarvitsemat minimipalvelut Roolit ja vastuut sekä ohjausmalli Liiketoimintasuuunnitelma Tiekartta 20182021 (siirtymä) Tavoitteena yhtiön perustaminen ICTpalvelukeskuksen perustaminen Perustamissuunnitelma ICT palvelukeskuksen perustaminen Jatkuvat tehtävät... Valmistelun koordinointi Projektin tavoitteiden seuranta Viestintä 3
Mitä siellä ICT palvelukeskusvalmistelussa oikein on värkätty? Koetettu saada joku tolkku säädösvalmistelun puitteissa siitä, minkälaista ICT/DIGI ohjaus ja tuotantomallia tässä haetaan palvelukeskus on vain sen yksi osa Kehitelty palvelukeskuksen roolin hahmottamiseen muutama skenaario, joista alustavia valintoja on jo tehty Toteutettu ICT palveluihin, resursseihin ja sopimuksiin kohdistunut selvitys Värkkäilty alustavan palvelutarjooman kanssa Käyty keskusteluja eri osapuolten kanssa ja pyritty hahmottamaan kokonaisuutta ja ottamaan huomioon eri näkemyksiä Väsätty kasa linjausehdotuksia, jotka menivät ohjausryhmälle 20.1.2017
Palvelukeskusmalli ja skenaariot Tavoitteena on löytää palvelukeskustoiminnalle malli jossa: valtakunnallisella palvelukeskuksella on luonteva rooli toisaalta palvelujen kehittäjänä ja toisaalta niiden järjestäjänä pystytään ottamaan huomioon se, mitä kehittämistoimia ja keskittämisiä on jo tapahtunut pystytään turvaaman palvelutuotanto nivelvaiheessa 20182019 Palvelukeskusten osalta voidaan muodostaa useita skenaarioita Hajautetun ja keveän kehittämisorganisaation lisäksi voi olla erilaisia verkostomaisia malleja Skenaarioissa on tarkasteltu ICT palveluja, mutta samat periaatteet purevat pääosin myös TAHEn osalta 5
Maakunnallisen ICT palvelukeskuksen/keskusten skenaariot Fat Cat Yksi yhteinen valtakunnallinen palvelukeskus, jonne palvelujen tuotannon järjestäminen ja hankinta kootaan Ecosystem Perustuu emoyhtiötuotantoyhtiö ketjuun Kunnat mukana Separate ways Perustuu emoyhtiötuotantoyhtiö ketjuun Kunnat eivät mukana Virtual company Maakunnilla omat palveluyhtiöt tai hankinnat. Palvelukeskus pieni kehittämisyhtiö 6
Organisaatioesimerkki Toimittajaverkosto Asiakkuusryhmät palvelukategorioittain (asiakkaan edustajat) PALVELUT Kehittäminen ICTpalveluyhtiö ICTpalveluyhtiö Muut palveluyhtiöt Muut palveluyhtiöt Muut palveluyhtiöt Asiantuntijapalvelut Yhteishankinta Prosessit SOTEDIGI OY Tuotantoyhtiö A Tuotantoyhtiö B Raportointi Monikanavaiset asiakaspalvelut PALVELUT PALVELUT PALVELUT SOTE järjestelmät Kehittäminen Talous Henkilöstöhallinto ICT perustietotekniikka Talous Henkilöstöhallinto ICT perustietotekniikka ICT toimialasidonnaiset ICT toimialasidonnaiset 7 Valtio Maakunnat Kunnat
Tietohallinnon kyselyn suuntaaantava kattavuus organisaatiotyypeittäin ja henkilöstömäärän perusteella Kun verrataan vastanneiden organisaatioiden henkilötyömäärää maakuntien koko henkilöstömäärään, oli kyselyn vastausprosentti noin 63%. Kuntien vastausprosentti oli alhaisin. 8
Esimerkki: VarsinaisSuomi, vastanneiden lukumäärä 9
Esimerkki: VarsinaisSuomi, kustannukset 10
Esimerkki: VarsinaisSuomi, volyymit 11
Esimerkki: VarsinaisSuomi, kustannustyypit 12
Mitä seuraavaksi? Hyväksyttyjen/muokattujen linjausten pohjalta voidaan kiinnittää liiketoimintasuunnitelmaa ja toimintamallia varten Palvelukeskuksen rooli ja päätehtävät Alustava palvelutarjooma Perustamisen alustava aikataulu Tarkistetaan uusien HE maakuntalaki muutosten vaikutus palvelukeskusvalmisteluun Päästään liiketoimintasuunnitelman ensimmäisen version tekoon Tarkennetaan ja täydennetään kyselyn tulokset ja laitetaan ne jakeluun valmisteluorganisaatioille. Päätettävä siitä, tarjotaanko aineisto ylläpidettävässä muodossa vai jatkavatko valmisteluorganisaatiot tietojensa täydennystä kukin tahollaan JA viimeinkin pitäisi saada valmisteluun ohje/tiekartta tms. jolla maakuntien valmisteluorganisaatioille kerrotaan, mitä odotetaan hoidettavan paikallisesti ja mitä tulee valtakunnallisesti 13
Palvelukeskukset ovat maakuntia varten 1 Palvelukeskukset pitäisi nähdä osana maakuntien kokonaisuutta Palvelukeskuksia tehdään maakunnille. Ja myös maakuntien valmisteluorganisaatioiden toimesta. Palvelukeskus tuottaa sen minkä maakunnat määrittelevät digitalisaation mahdollisuudet ja uudet palvelut keskiössä valtio on mukana valmistelussa ja ICT:n osalta myös ohjauksessa. tuloksena on todennäköisesti jonkinlainen konsernirakenne. 14
Vaiheittain valmista 2 Aloitetaan ohuesta organisaatiosta joko hankkimalla palveluja nykyisiltä toimijoilta ja/tai fuusioilla Yhteinen päämäärä kiinnitettävä ja tiekartta rakennettava Muutos voi kestää 46 vuotta, SOTEICT:n osalta pidempään. Koko siirtymävaiheen ja matkan ajan palvelujen pitää toimia ja asiat hoitaa. Päämäärän suuntaan pitäisi alkaa toimia maakuntien valmistelussa jo nyt. 15
Ihmiset tekevät yhteistyöllä muutoksen 3 Sekä valmisteluun että palvelukeskuksiin pitää saada osaavat ihmiset. Maakuntien muutosjohtajien kautta on saatava valmistelua varten verkostot kuntoon. Toimitaan hajautetulla mallilla lähellä asiakkaita: ei tule muuttoja ei keräillä ihmisiä tiettyyn osoitteeseen ei valmistelun aikana eikä palvelukeskuksissa Ja hajautettuun työntekomalliin löytyvät välineet ja ratkaisut. Esimerkkejä hajautetusta mallista: Yksi KEHAkeskus toimii valtakunnallisesti ja palvelee 30 virastoa, mutta KEHAn 536 henkilöä toimivat 36 paikkakunnalla. Turussa työskentelee ELYkeskusten, TEtoimistojen ja KEHAkeskuksen henkilöstöä 449, joista varsinaissuomalaisia on vain 384 ja 65 henkilöä saa palkkansa KEHAsta ja 5 muusta ELYstä (EteläPohjanmaa, EteläSavo, KeskiSuomi, Pirkanmaa ja Uusimaa). 16
Joitain ajatuksia muutokseen valmistautumisesta ja sen tekemisestä Varmaan kannattaa lähteä siitä, että kaikki ei toimi eikä pidäkään toimia omissa lokeroissaan 1.1.2019 keskiössä häiriötön siirtyminen Mietittävä, miten mennään muutoksesta yli mahdollisimman pienin panostuksin mikä on välttämätöntä ja minkä ehtii fiksata myöhemmin Muutos tapahtuu vaiheittain perustietotekniikkaa ja järjestelmiä yhtenäistetään pidemmässä jaksossa Toisaalta katse pitäisi olla väkevästi myös muutaman vuoden päässä miten maakunta toimii ja mitä tarvitaan, jotta se toimii halutulla tavalla Ja mikä on sitten kenenkin rooli ICT palvelujen tuotannossa ja kehittämisessä 17
Kiitos http://alueuudistus.fi http://alueuudistus.fi/maakuntauudistus/palvelukeskukset Tietohallintojohtaja Heikki Heikkilä, KEHAkeskus, Tieto ja viestintäyksikkö heikki.heikkila@elykeskus.fi, p. 0400 561 903 18