Tekninen lautakunta 210 18.12.2014 Tekninen lautakunta 4 27.01.2015 Tekninen lautakunta 84 16.06.2015 Kunnanhallitus 204 24.08.2015 Maankäyttölautakunta 103 16.09.2015 Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohje 171/10/2015 Tekninen lautakunta 18.12.2014 210 Mäntsälän kunnan toimitilojen hankintaa koskevat ohjeet ovat peräisin vuodelta 2005. Kunnan organisaatiossa ja rakentamisen lainsäädännössä sekä ohjeistuksessa on tapahtunut monia muutoksia nykyisen ohjeen voimassaoloaikana. Nyt valmisteltu tilahankkeiden toteutusohje on ajantasaistettu vastaamaan nykyisiä säädöksiä ja toimintatapoja. Tilahankkeiden toteutusohje on luonnosvaiheessa ja siitä pyydetään muiden Mäntsälän kunnan hallintokuntien lausunnot. Lausuntojen pohjalta ohjetta tullaan täsmentämään. Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohje tuodaan myöhemmin tekniseen lautakuntaan päätettäväksi ja siitä edelleen kunnanhallituksen ja kunnavaltuuston hyväksyttäväksi. (Valmistelija: Tekninen johtaja Hannu Seppälä, puh 040 314 5934) Teknisen johtajan päätösesitys: Tekninen lautakunta pyytää Mäntsälän kunnan hallintokunnilta lausuntoa uudistetusta Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohjeesta. Lausuntojen jälkeen ohje tuodaan päätettäväksi tekniseen lautakuntaan ja edelleen kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. Rami Lindqvist kannatti Jari Elorannan näkemystä asian palauttamista valmisteluun. Hilkka Virtanen ja Anneli Sundberg esittivät, että asia siirretään käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen. Keskustelun perusteella tekninen johtaja muutti päätösesitystään. Teknisen johtajan muutettu päätösesitys: Asia jätetään pöydälle. Tekninen lautakunta päätti hyväksyä esityksen. Veijo Peltola poistui 18.40-18.43 ajaksi. Rami Lindqvist poistui asian käsittelyn jälkeen klo 18.50. Tekninen lautakunta 27.01.2015 4 Tekninen lautakunta halusi lisäaikaa, jotta pystyisi paremmin tutustumaan uudistettuun tilahankkeiden toteutusohjeisiin ja vertaamaan sitä vanhaan tilahankkeiden toteutusohjeeseen. Tekniselle lautakunnalle lähetettiin tutustuttavaksi voimassaoleva tilahankkeiden toteutusohje. (Valmistelija: tekninen johtaja Hannu Seppälä, puh: 040 314 5934)
Teknisen johtajan päätösesitys: Tekninen lautakunta pyytää Mäntsälän kunnan hallintokunnilta lausuntoa uudistetusta Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohjeesta. Lausuntojen jälkeen ohje tuodaan päätettäväksi tekniseen lautakuntaan ja edelleen kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. Teknisen johtajan muutettu päätösesitys: Keskustelun perusteella tekninen johtaja muutti esitystään. Tekninen lautakunta pyytää Mäntsälän kunnan hallintokunnilta lausuntoa uudistetusta Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohjeesta siten, että hankepäätöksen että hankesuunnitelmien euromääräiset rajat muutetaan tilahankkeiden toteutusohjeeseen. Määrät korjataan niin, että hankepäätöksistä ja -suunnitelmista vastaa tekninen lautakunta 150 000-1 000 000 ja kunnanhallitus 1 000 000-3 000 000 välillä sekä kunnanvaltuusto yli 3 000 000 osalta. Lausuntojen jälkeen ohje tuodaan päätettäväksi tekniseen lautakuntaan ja edelleen kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. Tekninen lautakunta päätti hyväksyä esityksen. Liite 1. Tilahankkeiden toteutusohjeet Käsittelyn aikana puheenjohtaja määräsi neuvottelutauon klo 18.49-19.07. Tekninen lautakunta 16.06.2015 84 Tekninen lautakunta on pyytänyt lausunnot käyttäjähallintokunnilta tilahankkeiden toteutusohjeesta. Perusturvalautakunta käsitteli ohjetta 4.3.2015, maankäyttölautakunta 11.3.2015 ja 8.4.2015 sekä sivistyslautakunta 28.4.2015 kokouksessaan. Ohessa lausunnoissa esitetyt asiat ja korjaukset. Perusturvalautakunta Peruturvalautakunta toteaa toteutusohjeista, että ne kuvaavat erinomaisesti tilahankkeiden kokonaisuutta ja niiden vaiheita. Toimijoiden roolit on selkeästi merkitty ja vastuitaja etenemistä on selkeytetty. Ohjeet tuovat hyvin esille hyvän ja onnistuneen suunnittelun merkityksen. Ohjeiden mukaan tilahankkeiden käynnistämisvastuu on tilojen käyttäjähallintokunnilla. Perusturvalautakunnan mukaan olisi hyvä sopia tarkemmin alkuvaiheen menettelytavoista hallintokuntien kanssa yhteistyössä. Lisäksi käyttäjähallintokunnan tulee varhentaa omaa käsittelyä ja suunnittelua, jotta hankkeet saadaan taloussuunnitelmaan riittävän varhain. Perusturvalautakunnan mukaan laaditut ohjeet selkiyttävät käyttäjähallintokunnan sisäistä vastuunmäärittelyä. Perusturvalautakunnan mukaan tarveselvitysrajan (yli 200 000 euroa) alle jääviä hankkeita koskevaan toimialojen yhteistoimintaan tarvittaisiin yhdessä sovittuja menettelytapoja ja välineitä (esim. lomakkeet tarpeen esittämiselle). Perusturvalautakunnan mukaan ohjeissa todetaan päätöksentekijöille annettavan hankkeen eri vaiheiden aikana
systemaattisesti mahdollisimman luotettavaa ja monipuolista tietoa hankkeen tarpeellisuudesta, vaihtoehtoisista ratkaisuista, kustannuksista ja rahoituksesta sekä käyttötalouteen vaikuttavista tekijöistä päätöksenteon pohjaksi. Perusturvalautakunnan mukaan käyttäjähallintokunnan ja teknisen toimialan vastuunjakoa tässä informoinnissa voisi ohjeissa vielä selkiyttää Perusturvapalveluiden toimialoille uutena vastuuna ohjeissa on se, että hankkeen omistaja eli käyttäjän asettama vastuuhenkilö vastaa tarveselvitysvaiheen aikana valtionapuun ja muuhun ulkoiseen rahoitukseen liittyvistä tehtävistä ja tarvittavien hakemusten laatimisesta. Uudisrakennushankkeiden määrärahavaraus on teknisen toimialan budjetissa. Perusturvalautakunnan mukaan ohjeissa voitaisiin todeta, että myös uudishankkeiden ensikertaisen kalustamisen määrärahat ovat teknisen toimialan budjetissa. Käytännössä on ilmennyt jonkin verran tulkinnanvaraisuutta siinä, missä on uudisrakentamiseen liittyvän ensikertaisen kalustamisen ja muun kalustamisen raja. Tiloista luopuminen -luvussa todetaan, että käyttäjähallintokunnan velvollisuutena on tuoda tilapalveluiden tietoon mahdollisuus luopua tiloista. Perusturvalautakunnan lausunnon mukaan tiloista luopumistilanteen vastuita voisi näissä ohjeissa selkiyttää. Esim. kuka vastaa tiloihin rakennettujen tietoteknisten yhteyksien katkaisemisesta yms. Sisäisillä vuokrilla on merkitystä tilankäytön tehokkuudessa. Sisäiset vuokrat sisällytetään kustannuslaskennassa esim. sote-palveluiden hintoihin. Sisäisten vuokrien vaikutus ja ennustettavuus olisikin nykyistä paremmin huomioitava käyttäjähallintokunnan omassa suunnittelussa, mikä edellyttää ajantasaista tietoa sisäisten vuokrien muutoksista ja niiden perusteista. Peruskorjauksia käsittelevissä ohjeissa todetaan, että tarvittavien väliaikaistilojen selvitystyö tehdään yhdessä teknisen toimialan ja käyttäjätoimialan kesken. Perusturvalautakunnan mukaan väistötilojen selvittämisvastuu on hyvä tapauskohtaisesti määritellä, ellei sitä voida yleisellä tasolla todeta. Ohjeiden mukaan hankkeen omistaja eli käyttäjätoimialan edustaja osallistuu suunnittelukokouksiin. Hankkeen omistaja on käyttäjätoimialalta toimialajohtajan nimeämä henkilö. Ohjeissa todetaan, että rakentamisvaiheessa työmaakokouksiin osallistuu hankkeen omistajan nimeämä edustaja. Perusturvalautakunta muistuttaa lasunnossaan, että aikaisempana käytäntönä on ollut se, että käyttäjälautakunta on nimennyt lautakunnan jäsenen työmaakokouksiin. Maankäyttölautakunta Maankäyttölautakunnan lausunnossa on pohdittu ja huomioitu tarvittavia muutoksia yksityiskohtaisesti tilahankkeiden toteutusohjeeseen.yksityiskohtainen lausunnon täydennys on liitteenä. Lausunnossa on ehdotettu huomioitavaksi kohtaan 2.1 Maankäyttö ja kaavoitus kohtaan korvausta: "Maankäyttöpalvelut on mukana hankkeessa tarveselvitys- ja hankesuunnitteluvaiheessa selvittämässä eri sijoitusvaihtoehtojen kaavoitus- ja maankäytöllisiä vaihtoehtoja tai
hankkimassa uusia tiloja tai kiinteistöjä, jos se katsotaan tarpeelliseksi. Maankäyttölautakunta vastaa ja päättää yhdyskuntarakenteen ja kaupunkikuvan suunnittelusta ja myös viranomaisena päättää rakennusluvasta ja sen valvonnasta toimintasääntönsä mukaan. Kohtaan 2.2 Tiloista luopuminen ensimmäiseen kappaleeseen lisäystä: "Kaikki kunnan kiinteistöjä koskevat kiinteän omaisuuden kauppakirjat valmistellaan ja allekirjoitetaan maankäyttöpalveluissa. Jos joku rakennettu tai rakentamaton kiinteistö todetaan jollekin hallintokunnalle tarpeettomaksi on ennen kiinteistön myyntiä hankittava maankäyttöpalveluista näkemys siitä, onko kiinteistö mahdollisesti "jalostettavissa" muuhun kunnan tai muun tahon käyttöön tulevaisuudessa esim. kaavoitusmenettelyllä tai vaihtokaupalla tms. kiinteistöteknisellä menettelyllä." Kohtaa 2.3 kappale 4:n lisäys: "Pyydetään lausunto käyttäjälautakunnalta ja maankäyttölautakunnalta ennen hyväksymistä" Kohtaan 2.5.2 lisättäisiin seuraava teksti: Suunnitteluvaiheessa L1 tulee esitellä asema-, ja julkisivupiirustuksia rakennustarkastajille ja maankäyttölautakunnalle. Lähes valmiita rakennuslupakuvia on esiteltävä maankäyttölautakunnalle hyvissä ajoin ennen niiden tuomista päätettäväksi, jotta niihin voidaan vielä tehdä mahdollisia luvan edellyttämiä muutoksia. Käsittelyn aikana esitettiin lisäyksiä, jotka on myös merkitty liitteenä olevaan luonnokseen.maankäyttölautakunta päätti yksimielisesti hyväksyä kaavoitusjohtajan esityksen käsittelyn aikana esitetyillä lisäyksillä täydennettynä. Sivistyslautakunta Sivistyslautakunta on ehdottanut seuraavia muutoksia lausunnossaan tilahankkeiden toteuttamisohjeeseen. Kohtaan 1.2 Toimitilan suunnittelun periaatteet lisättäisiin virke 'Toimitilan suunnittelussa tulee huomioida kestävän kehityksen kaikki ulottuvuudet.' tämän lisäksi tulisi korostaa lihavoinnein sanaa 'monikäyttöisyyden' (Tilojen suunnittelutavoitteisiin tulee aina sisällyttää ympäristöystävällisyyden, monikäyttöisyyden ja muunneltavuuden tavoitteet.) Kohta 1.3 Liittyminen taloussuunnitteluun ja hankkeen taloudelliset vaikutukset tulisi kuvan 2 jälkeen tulevassa kappaleessa korostaa lihavoinnein sanaa 'laatutaso' (Hankesuunnitteluvaiheessa lyödään lukkoon hankkeen luonne, laajuus, laatutaso, aikataulu ja toiminnalliset perusperiaatteet.) Kohdassa 2.1 Tilahankkeen osapuolet tulisi sivistyslautakunnan mukaan täydentää Päättäjät -kappale seuraavaksi: 'Päättäjät lautakunnissa, kunnanhallituksessa ja kunnanvaltuustossa käsittelevät hankkeen taloutta ja toiminnallisia sisältöjä hankkeen eri vaiheissa. Tilaaja-/käyttäjälautakunta käsittelee hanketta, hankkeen taloutta ja toiminnallisia sisältöjä sen käynnistämis- ja suunnitteluvaiheessa sekä muissa keskeisissä vaiheissa.
Kohdassa 2.3 Tarveselvitys tulisi korostaa lihavoinnein kolmannesta kappaleesta virke 'Tilahankkeen suunnittelun käynnistämisvastuu on käyttäjähallintokunnalla.' Tekniset palvelut on korjannut ja muokannut tilahankkeiden toteutusohjetta ja ottanut ohjetta tehdessään huomioon käyttäjähallintokunnilta saadut lausunnot ja korjausehdotukset. Ohjeeseen on lisätty ja huomioitu lausuntojen jälkeen seuraavat asiat: Alle 200 000 :n tarveselvityksistä laaditaan suppea kuvaus. Maankäyttöpalvelut on mukana hankkeessa tarveselvitys- ja hankesuunnitteluvaiheessa selvittämässä eri sijoitusvaihtoehtojen kaavoitus- ja maankäytöllisiä vaihtoehtoja tai hankkimassa uusia tiloja tai kiinteistöjä, jos se katsotaan tarpeelliseksi. Mahdollinen kiinteistön myynti tai rakennuksen purkaminen valmistellaan suunnittelu- ja rakennuttamispalveluissa yhteistyössä maankäyttöpalveluiden kanssa. Rakennusten purkamisen päätöksen tekee tekninen lautakunta ja myyntipäätös käsitellään kunnanhallituksessa. Jos joku rakennettu tai rakentamaton kiinteistö todetaan jollekin hallintokunnalle tarpeettomaksi, niin on ennen kiinteistön myyntiä hankittava eri hallintokunnilta näkemys siitä, onko kiinteistö mahdollisesti "jalostettavissa" muuhun kunnan tai muun tahon käyttöön tulevaisuudessa esim. kaavoitusmenettelyllä tai vaihtokaupalla tms. kiinteistöteknisellä menettelyllä. Pyydetään lausunto käyttäjälautakunnalta ja maankäyttölautakunnalta ennen hyväksymistä. L1- suunnitelmia esitellään asema- ja julkisivupiirustuksien osalta rakennustarkastajille. Lähes valmiita rakennuslupakuvia on esiteltävä maankäyttölautakunnalle hyvissä ajoin ennen niiden tuomista päätettäväksi, jotta niihin voidaan vielä tehdä mahdollisia luvan edellyttämiä muutoksia. Toimitilan suunnittelussa tulee huomioida kestävän kehityksen kaikki ulottuvuudet. Päättäjät lautakunnissa, kunnanhallituksessa ja kunnanvaltuustossa käsittelevät hankkeen taloutta ja toiminnallisia sisältöjä hankkeen eri vaiheissa. Tilaaja-/käyttäjälautakunta käsittelee hanketta, hankkeen taloutta ja toiminnallisia sisältöjä sen käynnistämis- ja suunnitteluvaiheessa sekä muissa keskeisissä vaiheissa. (Valmistelija: tekninen johtaja Hannu Seppälä, puh. 040 314 5934) Teknisen johtajan päätösesitys: Tekninen lautakunta esittää kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle, että Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteuttamisohjeet hyväksytään. Käsittelyn aikana Jari Eloranta teki esityksen, jonka mukaisesti pidetään vuoden 2005 tilahankkeiden toteutusohjeet voimassa. Esko Tattari kannatti ehdotusta. Asiassa pidettiin kahden minuutin neuvottelutauko klo: 17.45-17.47.
Puheenjohtaja ehdotti kädennostoäänestystä ja se hyväksyttiin yksimielisesti. Teknisen johtajan päätösesitystä kannatti kuusi (6) jäsentä: Asko Eerola, Anneli Sundberg, Hilkka Virtanen, Jussi Heikkilä, Christina Kalenius ja Leena Laine. Jari Elorannan tekemää ja Esko Tattarin kannattamaa esitystä äänesti kolme (3) jäsentä: Esko Tattari, Jukka Munukka ja Jari Eloranta. Teknisen johtajan päätösesitys jäi voimaan. Tekninen lautakunta päätti hyväksyä esityksen. Liite 1. Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohje Kunnanhallitus 24.08.2015 204 Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus hyväksyy Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteuttamisohjeen ja esittää sen edelleen kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. Teknistä johtajaa Hannu Seppälää kuultiin asiantuntijana kokouksessa. Käsittelyn kuluessa kunnanjohtaja muutti esitystään seuraavasti: "Asia jätetään pöydälle lisävalmistelua varten ". Hyväksyttiin muutetun esityksen mukaan ja asia jätettiin pöydälle. Maankäyttölautakunta 103 Maankäyttölautakunta on kokouksessaan 08.04.2015 56 käsitellyt tilahankkeiden toteutusohjelmaa ja esittänyt siihen muutoksia ja lisäyksiä. Mäntsälän kunnanhallitus on kokouksessaan 24.08.2015 204käsitellyt asiaa ja jättänyt sen pöydälle lisävalmistelua varten. Vs. kaavoitusjohtajan päätösesitys: Maankäyttölautakunta esittää lausuntonaan hyväksyttäväksi Mäntsälän kunnan tilahankkeiden toteutusohjelman joka on päivätty 16.06.2015. Ohjelmassa on huomioitu maankäyttölautakunnan huomautukset, jotka on merkitty punaisella tekstillä. Käsittelyn aikana tehtiin seuraavat tekstimuutokset ja lisäykset: sivulle 7/30 kohta 2.1.lisätään lause: "Maankäyttölautakunta vastaa ja päättää yhdyskuntarakenteen ja kaupunkikuvan suunnittelusta ja myös viranomaisena päättää rakennusluvasta ja sen valvonnasta toimintasääntönsä mukaan." sivulle 6/30 kohta 2.1.ensimmäiseen kappaleeseen lisätään Tilahankkeen osapuolet -listaan myös maankäyttöpalvelut sivulle 8/30 kohta 2.2.lisätään teksti seuraavan lauseen loppuun:mahdollinen kiinteistön myynti...ja tuodaan maankäyttölautakuntaan hyväksyttäväksi. sivulle 11/30 kohta 2.5. lisätään suluissa: Suunnittelijoiden valinnassa on kiinnitettävä huomiota suunnittelijoiden
ammattitaitoon, riittävään kokemukseen vastaavista kohteista (vaikutus kaupunkikuvaan ja ympäristöön) ja sivulle 13/30 kohta 2.5.2 lisätään teksti seuraavan lauseen loppuun: L1 suunnitelmia esitellään...ja maankäyttölautakunnalle. sivulle 16/30 kohta 2.5.4 lokeroon "Aloitus; Vastuu/kuvaus" lisätään teksti: Ohjausryhmässä myös maankäyttöpalvelun edustaja. sivu 17/30 lokerosta kohta 3 Lausunnot ja Hankesuunnitelman tarkastaminen: poistetaan sana "tarvittaessa". sivu 25/30 Liite 2 ensimmäisen kappaleen viimeisestä lauseesta poistetaan sanat yleensä ja tarvittaessa. sivulle 2/30 kaaviokuvaan 1 lisättävä tekstimuutosten aiheuttamat lisäykset MKL.n osalta Maankäyttölautakunta hyväksyi käsittelyn aikana tehdyt muutokset ja lisäykset. Liite 1.Tilahankkeiden toteutusohje, kaavoituksen huomiot