Korkeakoulujen "viranomaistietovarannon" (työnimi) kehittäminen

OPETUS- Ja KULTTUURIMINISTERIÖ 1/17 9.6.2011 Korkeakoulujen "viranomaistietovarannon" (työnimi) kehittäminen PROJEKTISUUNNITELMA Versiohistoria versio pvm kuvaus ylläpidosta tekijä hyväksyjä 0.1 11.5.2011 ehdotus pohjaksi Ilmari Hyvönen 0.2 3.6.2011 tarkennuksia " Sisältö 1 Projektin tehtävä ja tavoitteet... 2 1.1 Projektin tavoite... 2 1.2 Projektin taustaa: Tarpeet keskitetylle tietovarannolle... 2 1.2.1 Nykytilanne XDW -hankkeen päättyessä... 2 1.2.2 Tietotarpeet... 2 1.3 Projektin tuotoksien avulla tavoiteltavat tulokset, höydyt ja mittarit... 4 1.4 Projektin riippuvuudet ja työnjako rinnakkaishankkeiden / toimintojen kanssa... 5 1.4.1 Korkeakoulujen käsitemalli ja sen ylläpitoprosessi (XDW -käsitemalli)... 5 1.4.2 CSC:n tietovarastopalvelu... 6 1.4.3 Todennetun Osaamisen Rekisteriin (TOR)... 6 1.4.4 JURE julkaisu/tutkijarekisteriin... 6 1.4.5 PERA (perustietovarantojen rajapinnat) hanke... 6 1.4.6 RAKETTI-KOKOA koordinaatioryhmä... 6 1.4.7 RAKETTI-OPI -hanke... 7 1.5 Projektin rajaukset... 7 2 Tarvittavat säädökset - reunaehtoja, tavoitteita, ratkaisu... 7 3 Projektin organisointi ja hallinto... 9 3.1 Projektipäällikkö... 9 3.2 Projektiryhmät... 9 3.3 Ohjausryhmä...10 4 Projektin vaiheistus ja tuotokset...10 4.1 Vaiheistus ja aikataulu...10 4.2 Vaiheiden päätuotokset ja vastuuosapuolet...10 5 Toteutussuunnitelma - projektin tehtävät...15 5.1 Riskit...16 6 Resurssit...17 7 TODO - Kysymyksiä...17

2/17 1 Projektin tehtävä ja tavoitteet 1.1 Projektin tavoite Tavoitteena on määritellä ja toteuttaa korkeakoululaitoksen keskitettyjä palveluja (opiskelijahaun palvelut), viranomaisia ja korkeakouluja palveleva tietovaranto. 1.2 Projektin taustaa: Tarpeet keskitetylle tietovarannolle 1.2.1 Nykytilanne XDW -hankkeen päättyessä Nykytilassa RAKETTI-XDW -hankkeen tuloksena on syntynyt kolme asiaa: a) XDW -käsitemalli on korkeakoulujen yhteinen käsitemalli, jolla on ylläpitoprosessi. Käsitemallilla on yhteisiä osia koko opetustoimen käsitemallin ja sanaston kanssa. Opetustoimen sanastotyön aloittaminen ja ylläpitoprosessia valmistellaan OKM:ssä. b) KOTA- ja AMKOTA -tietokannat korvataan yhteisellä CSC:n ylläpitämällä XDW -tekniikkaan perustuvalla tietovarastoratkaisulla, jonka tietosisältö rakentuu vuonna 2011 tilastokeskukselta saadusta, korkeakouluilta summatasolla (henkilöstön osalta henkilötasolla) saaduista ja OPH:lta, Cimolta saaduita tietoaineistoista. Tämä on osa koko opetustoimen tietovarastoa, ja tiedot julkaistaan uudessa opetustoimen EDUSTA -tietoportaalissa. c) CSC:n tietovarastopalvelu (KOTI) on CSC:n korkeakouluille tarjoama tietovaraston ylläpitopalvelu, jossa korkeakoulu voi ylläpitää omaa XDW -käsitemallin mukaista tietovarastoaan. Tähän mennessä suunniteltu, että tietovarastopalvelun käyttäjien osalta summatason tiedot voitaisiin siirtää suoraan kohdan 2. tietovarastoon (XDW -kokonaisuuden sisäisenä latauksena käytännössä.) RAKETTI hankkeen ohjausryhmässä on tehty jatkokehityksen suhteen seuraavia linjauksia: "Ohjausryhmä päätti, että esityksen mukaisesti käsitemallin hallinta- ja ylläpitotyö siirtyy hankeorganisaatiolta CSC:n organisaatioon ja CSC käynnistää samassa yhteydessä koodistoihin liityvän työn. Ohjausryhmä keskusteli käsitemalliin liittyvistä hallinta- ja ylläpito- sekä käsitemallin mukaisuuden tarkastuspalvelusta ja sen tarpeellisuudesta. Ohjausryhmä antoi asian CSC:lle jatkovalmisteluun ja tuotavaksi käsittelyyn seuraavassa kokouksessa. Ohjausryhmä kiittää XDW-osahankkeen ohjausryhmää ja erityisesti sen puheenjohtajaa Kari Välimäkeä osahankkeelle asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta. " "Ohjausryhmä päätti, että CSC valmistelee ripeässä tahdissa esityksen ryhmäksi, jossa korkeakoulujen ja eri viranomaisten (ainakin KELA ja Tilastokeskus ja muut asiaankuuluvat tahot) ja tämä ryhmä kokoontuu kartoittamaan tietovirtoja korkeakoulujen ja viranomaisten välillä tavoitteenaan jatkorakentaa XDWtietovarastosta viranomaistietovarasto" (RAKETTI ohjausryhmä 2/2011) Tämä tietovaranto laajentaisi edellisen luvun kohtaa b), ja olisi rakennettaisiin teknisesti samoin välinein. Rajapintaratkaisut vaatisivat mahdollisesti tietovarastotekniikasta poikkeavaa tekniikkaa (esim. WS - rajapinnat). 1.2.2 Tietotarpeet Esitettyjen viranomaisten tarpeiden lisäksi tulee ottaa huomioon myös muita tiedonvälitystarpeita ja arkistointitarpeet. Tiedon välittäminen korkeakouluilta esimerkiksi operatiivisten kansallisten palvelujen (opiskelijahaun järjestelmät, KSHJ -hanke) käyttöön voidaan ratkaista keskitettyä tietovarantoa hyödyntämällä, koska tarvittava tietosisältö on samaa. 1 Samoin tietojen välittämistä korkeakoulujen välillä 1 Vaihtoehto keskitetyn tietovarannon rakentamiselle on, että korkeakoulujen operatiivisissa järjestelmissä olisi kyselyrajapinnat, mutta ainakaan nykyisillä (esimerkiksi opintohallinnon osalta) järjestelmillä tietojen kerääminen suoraan rajapintojen välityksellä rajapintojen kautta korkeakouluilta ei ole realistista. Myös hybridimallit ovat periaatteessa mahdollisia (tietokatalogi joka joko sisältää tiedon tai kertoo mistä rajapinnasta tieto löytyy).

3/17 helpottaisi keskitetty tietovaranto (RAKETTI-OPI -työssä esiin tullut tarve). Arkistolaitoksen korkeakoulujen opintorekisterien tietosisällön arkistoimiselle asettamien vaatimusten täyttämisessä voitaisiin myös hyödyntää keskitettyä tietovarantoa. Kaikissa alla mainituissa kohdissa keskeisiä tietoja ovat tiedot opiskelijoista, opiskeluoikeuksista, suoritetuista tutkinnoista. Osassa kyseessä ovat myös laajemmat opiskelijaa koskevat tiedot, kuten opintosuoritukset arvosanoineen. Tietojen tallettaminen keskitettyyn tietovarantoon voisi siten palvella useita tarkoituksia. Tietojen ajantasaisuusvaatimukset vaihtelevat kuitenkin käyttötarkoitusten mukaan. Samoin se tarvitaanko tietoa "aineistoina" (esim. tilastoja varten) vai yksittäisenä tietona (esim. henkilön xxx suorittamat tutkinnot) vaihtelee. Alla on kuvattu lyhyesti tietotarpeet. Tietojen päivitysrytmi tulee määritellä ajantasaisuusvaatimusten perusteella. Tässä siis kyseessä "repository" -tyylinen Master Datan hallinta. Korkeakoululla ei omaa tietovarastoa KK3 CSC CSC:n tietovarastopalvelu 1. Aineistojen siirto viranomaisille OKM Tilastokeskus KELA CIMO Korkeakoululla oma xdw-tietovarasto KK2 Tiedon tuotto korkeakoulussa KK1 KK KK Tietojen "manuaalinen" koonti raportteihin "Viran- omais" KK 2. Tietojen tarjoaminen kansallisille operatiivisille järjestelmille (reaaliaikainen kyselyrajapinta) opiskelijahaun järjestelmät (OPH) 3. Tietojen tarjoaminen takaisin korkeakoulun omille operatiivisille järjestelmille (RAKETTI-OPI) 4. arkistointi 1.2.2.1 Tietoaineistojen välittäminen viranomaisille Useat viranomaiset (OKM, Tilastokeskus, Cimo, Suomen Akatemia, TEKES ja Kela) keräävät opiskelijoihin liittyviä tietoja korkeakouluilta. Tietoa tarvitaan tietoaineistoina 1.2.2.2 Tietojen välittäminen kansallisesti keskitettyjen operatiivisten palveluiden käyttöön (opiskelijahaun ja -valinnan järjestelmä) Valtioneuvoston linjausten mukaisesti korkeakoulujen opiskelijavalinnoissa ensimmäistä opiskelupaikkaansa hakevat tulee jatkossa valita omana ryhmänään. Ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen uuden yhteisen hakujärjestelmän tulee saada tätä erottelua varten tieto hakijalla olevista opiskeluoikeuksista ja suoritetuista tutkinnoista. Käytännössä tiedot tulee koota keskitettyyn tietovarantoon hakujärjestelmän käyttöä varten "tarjolle". Tietoa tarvitaan per henkilö ja mahdollisesti myös aineistona. Esimerkiksi hakujärjestelmän tulisi saada tiedot henkilön opiskeluoikeuksista hänen kirjautuessa järjestelmään, jotta käyttöliittymää voidaan ohjata tällä tiedolla, esimerkiksi tarjoamalla opiskeluvaihtoehtoja, joihin hakija on hakukelpoinen.

4/17 1.2.2.3 Tietojen välittäminen keskitetyistä opiskelijahaun järjestelmistä suoraan tietovarantoon? KSHJ hankkeessa on vielä ratkaisematta (?), onko HAREKia vastaava tietosisältö yhä opetushallituksessa järjestelmässä, vai sisältääkö KSHJ vain sen tietosisällön joka syntyy niissä hauissa jotka hoidetaan KSHJ - järjestelmällä? Nykytilassa kaikista valinnoista tiedot toimitetaan HAREKiin. Tulee varmistaa, että tilastoinnin pohjaksi kaikki tieto keskittyy johonkin tietovarantoon. "Viran- omais" DW? opiskelijahaun järjestelmät (OPH) KK? TODO tätä pitää tarkentaa!?!?!? 1.2.2.4 Tietojen välittäminen korkeakoulujen välisissä (ja yksittäisen korkeakoulun sisäisissä) opintohallinnon prosesseissa RAKETTI-OPI hankkeessa kansallisen korkeakoulujen opintohallinnon viitearkkitehtuurin suunnittelussa on tunnistettu tarve opiskeluoikeustiedon MasterData -rekisterille. Tietovaranto voi toimia rekisterinä. Kansallinen opiskelijaliikkuvuus, AHOT, Oppija ARKKI työssä tullut tarkennuksia. Tietoa tarvitaan per henkilö. 1.2.2.5 Arkistointi Arkistolaitos edellyttää korkeakoulujen opintorekisterien tietosisällön arkistointia. 2 Yhteistä tietovarantoa voitaisiin käyttää arkistointiin tai tietojen välittämiseen arkistolaitoksen tulevaan pitkäaikaissäilytyspalveluun. Asia edellyttää jatkoselvitystä. 1.3 Projektin tuotoksien avulla tavoiteltavat tulokset, höydyt ja mittarit Seuraavassa taulukossa kuvataan hankkeen keskeiset tavoiteltavat tulokset, hyödyt ja tulosten syntymistä kuvaavat mittarit korkeakoulujen, viranomaisten ja kansalaisten näkökulmasta. Mittarit ovat ohjeellisia ja tarvittavia mittareita tarkennetaan hankkeen kuluessa. PROJEKTIN TUOTOKSILLA TAVOITELTAVAT TULOKSET tulosalue tulokset ja hyödyt hyödynsaajataho mittari Korkeakoulut Korkeakoulun näkökulmasta viranomaisten tekemät tiedonkeruut vähenevät lukumääräisesti Korkeakoulu Tiedonkeruiden lukumäärä Tahot, joiden kanssa korkeakoulu asioi tiedonkeruihin liittyen vähenevät huomattavasti. " Korkeakouluilta tietoja keräävien viranomaiskontaktien määrän väheneminen 2 Yliopistojen osalta arkistolaitoksen päätös KA/258/43/2003. Ammattikorkeakoulujen osalta?

5/17 Korkeakoulu voi käyttää keskitettyä tietovarantoa omien prosessiensa tukemiseen osana järjestelmäarkkitehtuuriaan (maksullinen palvelu) " Tietovarantoa voidaan käyttää korkeakoulujen välisten prosessien tukemiseen " Viranomaiset Tilastokeskus saa nykyisiä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen opiskelija- ja tutkintotiedonkeruita vastaavat tiedot tietovarannon kautta Tilastokeskus Toteutunut/ei OKM pystyy luomaan tarvittavia tilastoja koko tietovarannon tietosisällöstä ja siten saa ennakkotietoja korkeakoulujen toiminnasta nykyistä nopeammin Tietojen syntymisen ajankohdat Kansalainen TULOSTEN SAAVUTTAMISEN MITTARIT mittari mittarin arviointi-/ laskentatapa mittaus-hetki mittaus-vastuu tavoitearvo Tiedonkeruiden lukumäärä mittarin arviointi-/ tai laskentatavan kuvaus mittaaja Korkeakoululta tietoa keräävien viranomaiskontaktien määrä Tietojen syntymisen ajankohdat 1.4 Projektin riippuvuudet ja työnjako rinnakkaishankkeiden / toimintojen kanssa 1.4.1 Korkeakoulujen käsitemalli ja sen ylläpitoprosessi (XDW -käsitemalli) Projektissa syntyvät tarpeet käsitemallin muuttamiselle tai täydentämiselle viedään käsitemallin ylläpitoprosessin käsiteltäväksi. (vastuu: projektipäällikkö)

6/17 1.4.2 CSC:n tietovarastopalvelu CSC:n tietovarastopalvelua käyttävien korkeakoulujen osalta tiedot pitäisi pystyä XDW - järjestelmäkokonaisuuden sisäisesti lataamaan viranomaistietovarastoon (joka olisi ainakin loogisesti erillinen tietovaranto). (vastuu: CSC:n edustajat projektiryhmässä, projektipäällikkö) 1.4.3 Todennetun Osaamisen Rekisteriin (TOR) SADe -ohjelman oppijan palvelukokonaisuudessa rakennettavan Todennetun Osaamisen Rekisterin tavoitteet ovat osin huomattavasti laajemmat ja osin suppeammat kuin kohdassa 1.2 kuvatut tarpeet. Niiltä osin kun viranomaistietovaraston tietosisältö kattaisi TOR:n tarpeet voitaisiin linjata niin, että tämä tietovaranto toimisi korkeakoulujen osuutena todennetun osaamisen rekisteristä. Tarkemmin TOR:n rakenteesta tehdään ehdotus TOR -projektin esiselvitysvaiheessa. ToR:n aikataulu ei riitä hakujärjestelmän käyttöönottoaikatauluun. TOR esiselvitysvaiheen kanssa on tehtävä läheistä yhteistyötä. TOR esiselvitysvaiheen aikana on vastattava seuraavaan kysymykseen joka on olennainen TOR:n ja korkeakoulujen viranomaistietovarannon suhteen määrittelemiseksi: - Missä määrin todennetun osaamisen rekisteri on yksi fyysinen rekisteri jolla on yksi rekisterinpitäjä (OPH) ja missä määrin on datakatalogi joka kokoaa loogisesti ja/tai fyysisesti erillisten rekisterien tietoja yhteen? (Vastuu: OKM) 1.4.4 JURE julkaisu/tutkijarekisteriin Julkaisurekisterin mahdollisesti tarvitsema tutkijarekisteri tulisi olla mahdollista toteuttaa samalla teknisesti samoin välinein osana viranomaistietovarastoa? TODO: Määriteltävä suhde ja vastuita tarkemmin tässä! Vastuu:? 1.4.5 PERA (perustietovarantojen rajapinnat) hanke Julkishallinnon perustietovarantojen rajapinnat (PERA) -työryhmä asetettiin 11.2.2010 ja se piti ensimmäisen aloituskokouksensa 25.3. Ensimmäinen työskentelyjakso (iteraatio) päättyi heinäkuun alussa ja toinen marraskuun puolivälissä. Työskentelyjaksojen tuottamat välitulokset ovat valmistuneet marraskuussa 2010. PERA-työryhmän tavoitteena on yhtenäistää tapaa, jolla eri perustietovarannot tarjotaan käyttöön tietojen tarvitsijoille. Tähän tarkoitukseen työryhmä määrittelee yhteisen teknisen arkkitehtuuriratkaisun tietovarantojen rajapintapalveluiden toteuttamiselle. Lisäksi työryhmä tekee esimerkkimääritykset muutamasta erityyppisestä rajapinnasta. Työryhmän välitulokset eivät ole määrittelyn virallinen versio, vaan kysymys on työskentelyaineistosta, joka tulee muuttumaan ja täydentymään työn edetessä. Työryhmän työn tulokset valmistuvat vuoden 2011 syksyllä. PERA -työryhmän tekemät määritykset sopinevat sellaisenaan sovellettavaksi projektissa. http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20101208julkis/05_pera_tekninen_ma eaerittely_20101208.pdf Vastuu: projektipäällikkö 1.4.6 RAKETTI-KOKOA koordinaatioryhmä RAKETTI-hankkeen ohjausryhmä asetti kokouksessaan 15.2.2010 hankkeen puitteissa tehtävää kokonaisarkkitehtuurityötä koordinoimaan työryhmän, KOKOA-koordinaatioryhmän. Koordinaatioryhmän tehtävänä on kokonaisarkkitehtuurityön koordinoiminen ja kokonaisarkkitehtuuriosaamisen lisääminen korkeakoulusektorilla. Lisäksi se ohjaa myös IT benchmarking -pienryhmän toimintaa. Tietovarannon kehittämisen tilannekatsaukset esitellään koordinaatioryhmän kokouksissa.

7/17 1.4.7 RAKETTI-OPI -hanke OPI-osahanke tukee korkeakoulujen koulutustehtävän hoitamista tukemalla korkeakoulujen järjestelmäpalveluja tuottavia kehitysprojekteja sekä hallinnoimalla kehitysprojektisalkkua. OPI-osahanke huolehtii siitä, että kehitysprojektit perustuvat kansalliseen käsite- ja tietomalliin ja varmistaa näin tietojen yhteismitallisuuden. OPI-osahanke tuottaa kaikille korkeakouluille yhteisen viitearkkitehtuurin, jolloin uudet järjestelmät, moduulit tai palvelut voidaan suunnitella kokonaisuuteen sopiviksi. OPI-osahanke suunnittelee, miten opiskelijan ja opetuksen tuen tietojärjestelmäpalvelut toteutettaisiin yhteistyössä siten, että syntyy hyvin yhteentoimiva palvelukokonaisuus. OPI -hankkeessa on syntymässä korkeakoulujen kansallinen viitearkkitehtuuri, jossa on identifioitu tarve keskitetylle tietovarannolle tiettyjen tietosisältöjen suhteen. OPI hankkeen tulee esittää tarpeensa virnaomaistietovarannon kehittämisprojektille, ja tarpeisiin voidaan aikataulun puitteissa vastata. Täytyy myös vastata kysymykseen kustannuksista niiltä osin kun tietovaranto palvelisi korkeakoulujen välisiä tai korkeakoulujen sisäisiä prosesseja. Mahdollisesti kustannuksia tulisi kohdentaa siltä osin kuin - korkeakoulujen sisäinen käyttö kuormittaa rajapintoja - rajapintoihin toteutetaan (ylläpitovaiheessa) korkeakoulujen sisäisissä prosesseissaan tarvitsemia ominaisuuksia (Vastuu: projektipäällikkö, CSC:n OPI-koordinaattori) 1.5 Projektin rajaukset TOTEUTTAMISEN RAJAUKSET aihe rajauksen kuvaus ja syy vastuullinen taho tai yhteyshenkilö Koodistoprosessit Koulutuksen tilastoinnissa tarvittavien kodistojen uusien koodiarvojen (koulutusohjelmat, pääaineet, TK:n 6 numeroinen koulutuskoodi, jne) syntyminen ja käyttöönotto korkeakoulujen, OPH:n ja tilastokeskuksen järjestelmissä on prosessi, joka täytyy jatkossa formalisoida. OKM/TK/OPH/CSC? Kustannusten kohdentamisesta sopiminen Koodistoprosessista sovitaan??? Aikataulu:? Vastuu:? Projektin tehtäviin ei kuulu sopiminen kustannusten kohdentamisesta tietoja tietovarannon kautta saaville viranomaisille. Asiaa voidaan valmistella projektin ohjausryhmässä, mutta vastuu sopimisesta kuuluu OKM:lle ja viranomaisille.? (OKM) 2 Tarvittavat säädökset - reunaehtoja, tavoitteita, ratkaisu Kuten jo todettu, kohdan 2 eri tarkoituksiin tarvittava tietosisältö on pitkälti samaa. Se millä perusteella tietoa voidaan keskitettyyn tietovarantoon kerätä, vaihtelee.

8/17 Yliopistolain 51 :n mukaan "Yliopiston tulee toimittaa opetusministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muut seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot ministeriön päättämällä tavalla." Ammattikorkeakoululain 40.2 :n mukaan " Ammattikorkeakoulun tulee pyynnöstä toimittaa opetusministeriölle sen määräämät koulutuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja seurannan edellyttämät tiedot." Näiden lainkohtien perusteella OKM voi kerätä tietoja korkeakouluilta keskitettyyn tietovarantoon kyseisiin tarkoituksiin. Muiden viranomaisten (Tilastokeskus, Suomen Akatemia, TEKES, KELA, jne.) tiedonsaanti perustuu muuhun lainsäädäntöön. Tietojen voidaan välittää keskitetyn tietovarannon kautta näille viranomaisille siten, että tietoa keräävät viranomaiset pyytävät tiedon toimitettavaksi tietovarannon kautta ja asiasta sovitaan tietovarantoa ylläpitävän OKM:n ja tietoa keräävien viranomaisten välillä. Näin toimittaessa jää vielä ratkaistavaksi keskitetyn tietovarannon (henkilörekisterin) rekisterinpitäjyys. Korkeakoulujen välisen toiminnan ja toisaalta arkistoinnin vaatimusten täyttämiseen tarvittava tietosisältö on laajempaa kuin viranomaisten ja keskitetyn hakujärjestelmän tarvitsema tieto. Esimerkiksi hyväksilukuprosesseissa on tarve välittää tietoa korkeakoulujen välillä yksityiskohtaista tietoa opintosuorituksista arvosanoineen hyväksilukua varten. Myös tutkintoa suppeampiin opintoihin kohdistuvien opinto-oikeuksien tallentamiselle on tarvetta. Samoin arkistointiin tarvitaan vastaavat yksityiskohtaiset tiedot. Edellä mainitut yliopistolain ja ammattikorkeakoululain kohdat eivät kata tietojen keräämistä operatiivisten keskitettyjen palveluiden käyttöön, vaan ainoastaan ohjaustarkoituksiin. Myöskään nämä pykälät eivät anna mahdollisuuksia velvoittaa tietojen keräämiseen korkeakoulujen välisten prosessien helpottamiseksi, vaan tältä osin voidaan edetä vain korkeakoulujen kesken sopimalla. Joka tapauksessa synergiaetua tarjoaisi tietojen ylläpitäminen samassa tietovarannossa. Opiskelijahaun järjestelmä tarvitsee kuitenkin käyttöönsä kattavan tietosisällön opiskeluoikeuksista ja suoritetuista tutkinnoista kattaen kaikki Suomen korkeakouluissa tutkintoon johtavassa koulutuksessa opiskelevat ja tutkintoja suorittaneet jostain tietystä ajankohdasta alkaen. Nykyinen laki opiskelijavalintarekisteristä antaa oikeuden tallentaa rekisteriin tietoja hakijoiden osalta, mutta ei kata tarpeita, jossa tietoa pitäisi kerätä kaikkien korkeakouluissa opiskelevien ja tutkintoja suorittaneiden osalta hakujärjestelmän käyttöön, jotta tieto on hakijoiden osalta tarjolla. Siten tästä tulee säätää erikseen uusilla lainkohdilla. Muihin tarpeisiin kerättävän tietosisällön laajuus saattaa muuttua, esimerkiksi kun keskitettyä tietovarantoa alettaisiin käyttää korkeakoulujen välisissä prosesseissa, tai viranomaisten tietotarpeen muuttuvat. Siten keskitettyyn tietovarantoon tallennettavaa tietoa ei voida myöskään "lopullisesti" luetella, ja siten tulisi luoda malli jossa säädetään vain minimisisällöstä ja tämän lisäksi tietosisältö määrittyy viranomaisten tiedonkeruutarpeiden mukaan ja lisäksi sen mukaan mitä korkeakoulu itse päättää laajemman tietosisällön tallentamisesta tietovarantoon (tietovarannon ylläpitäjän kanssa lisäpalvelusta sopien). Tämä tarkoittaisi sitä, että tietosisällöllä ei olisi keskitettyä "yhtä" rekisterinpitäjää, vaan säädettäisiin tietojärjestelmän ylläpidosta ja korkeakoulujen velvoitteesta ylläpitää tietojärjestelmässä keskitetyn hakujärjestelmän tarvitsemia tietoja. Henkilörekisterit olisivat siis korkeakoulujen rekisterejä. Erikseen on tarpeen säätää, että Opetus- ja kulttuuriministeriö voi muodostaa erillisten rekisterien kokonaisuudesta henkilötietoja sisältämättömiä tietoaineistoja ohjaustarpeisiin. Tietovarannon ylläpitoon ei sisälly viranomaistehtäviä, joten ylläpito voidaan delegoida esimerkiksi yritykselle (CSC). Kokonaisuutena tuloksena on siis tietovaranto/tietojärjestelmä jossa korkeakoulut ylläpitäisivät omaa henkilörekisteriään. Osittain velvoite/halu tietosisällön tuottamiseen tietojärjestelmään syntyy eri tavoin: Eksplisiittisesti, eli velvoitetaan lailla ylläpitämään tiettyjä tietoa keskitetyssä palvelussa: hakujärjestelmän tarvitsemat tiedot. Tiedon kerääjän tietopyynnöllä/määräyksellä ja viranomaisten yhteistyöllä: muut lait (esim. tilastolaki, yliopistolaki, ammattikorkeakoululaki) oikeuttavat viranomaiset tiedonkeruuseen, ja viranomaiset pyytäisivät tiedot tietovarannon kautta. Korkeakoulujen omiin tarpeisiin perustuen: korkeakoulut voisivat sopia tietovarannon ylläpitäjän (CSC) kanssa edellisistä kohdista seuraavaa keskitetyssä palvelussa ylläpidettävää tietosisältöä laajemman tietosisällön ylläpitämisestä keskitetyssä palvelussa. Jotta korkeakoulujen välisiä prosesseja voitaisiin hoitaa, täytyy asioista sopia myös korkeakoulujen välillä

9/17 TODO: Useisiin eri käyttötarkoituksiin kerätyn tiedon yhdisteleminen? 3 Projektin organisointi ja hallinto Projektiorganisaatio koostuu ohjausryhmästä ja projektiryhmästä. CSC toteuttaa projektin ja ylläpitää syntyvää tietojärjestelmää ja toteuttaa tiedonkeruut. Ylläpidosta sovitaan projektin aikana ministeriön ja OKM:n välillä. Projektityövoiman tarjoaa/rekrytoi CSC (projektipäällikkö ja asiantuntijat). Projektin töissä CSC voi käyttää konsulttiapua. 3.1 Projektipäällikkö Projektin projektipäällikkönä toimii XX (CSC) Projektipäällikkö on vastuussa projektin tavoitteiden saavuttamisesta. Projektipäällikkö ohjaa projektiryhmän työtä. Projektipäällikkö raportoi projektin edistymisestä ohjausryhmälle 3.2 Projektiryhmät Projektin tehtäviä varten perustetaan kaksi projektiryhmää. Toinen ryhmä keskittyy KSHJ -järjestelmän tarpeiden huomioimiseen ja toinen tilastokeskuksen tarpeisiin. Muita viranomaistahoja varten perustetaan tarpeen vaatiessa myöhemmässä vaiheessa omia ryhmiä. Ryhmiin tarvitaan asiantuntemusta opetus ja kulttuuriministeriöstä, korkeakouluista (tietosisältöasiantuntemus tiedonkeruiden kannalta, OPI -arkkitehtuuri), tilastokeskuksesta (ja muista tietoa keräävistä viranomaisista sen mukaan mitä tietotarpeita tietovaranto ensi vaiheessa palvelee) ja opetushallituksesta (KSHJ/OPH arkkitehtuuri) Projektiryhmät tuottavat projektipäällikön johdolla projektin tuotokset. Järjestelmäkomponenttien toteutuksen osalta tuotoksia voidaan ostaa konsulteilta hankintalain edellyttämällä tavalla. Projektipäällikkö toimii projektiryhmän puheenjohtajana. hakujärjestelmän ja opintohallinnon tarpeet - ryhmä (EI KYSYTTY VIELÄ KENELTÄKÄÄN) Projektipäällikkö (CSC) CSC:n käsitemalliasiantuntija (XDW/M-määritykset) CSC:n tietovarastoasiantuntija tietovarastoasiantuntemus Ilmari Hyvönen / Antti Mäki / Jukka Haapamäki OKM Seppo Ränninranta / Joonas Mäkinen (OPH; KSHJ -hanke) xx (RAKETTI-OPI) xx (korkeakoulu) xx (korkeakoulu) Projektiryhmän jäsenet voivat kokoontua tehtäväkohtaisesti workshoppeihin eri kokoonpanoilla. Projektin alussa laaditaan työsuunnitelma, jossa tarkennetaan työaikataulu ja osallistuminen. Tilastokeskuksen / OKM:n tiedonkeruut - ryhmä (EI KYSYTTY VIELÄ KENELTÄKÄÄN) Projektipäällikkö (CSC) CSC:n käsitemalliasiantuntija (XDW/M-määritykset) CSC:n tietovarastoasiantuntija tietovarastoasiantuntemus Jukka Haapamäki OKM Tilastokeskuksen edustaja xx (korkeakoulu) xx (korkeakoulu) xx (korkeakoulu) Varsinainen määrittelytyö tehdään CSC:n projektihenkilöstön toimesta.

10/17 3.3 Ohjausryhmä Projektin ohjausryhmänä toimii RAKETTI-ohjausryhmä, joka hyväksyy projektisuunnitelma ja seuraa projektin edistymista ja hyväksyy muutokset projektisuunnitelmaan (aikataulu, tavoitteet). 4 Projektin vaiheistus ja tuotokset 4.1 Vaiheistus ja aikataulu PROJEKTIN VAIHEISTUS nro vaihe vaiheen kuvaus alkupvm valmpvm A Esisuunnittelu Suunnitellaan projekti ja sen rajaukset - mitä tehdään 2013 käyttöön otettavaksi 15.4.2011 30.6.2011 B Arkkitehtuuri ja vaatimusmäärittely Kuvataan tietovarannon kohdearkkitehtuuri ja sen rooli korkeakoululaitoksen arkkitehtuurissa. Kuvataan vaatimukset tietovarannon tietosisällölle, tiedonkeruille ja rajapinnoille 1.8.2011 1.3.2012 C Toteutus Toteutetaan tarvittavat tietojärjestelmäkomponentit 1.2.2012 x.x.2012 D Testaus Testataan tiedonkeruita ja rajapintoja. Voi sisältää pilotoinnin x.x.2012 x.x.2012 E käyttöönoton suunnittelu x.x.2012 x.x.2012 F Käyttöönotto Kerätään tietovarannon tietosisältö (ensimmäistä kertaa) ja avataan rajapinnat käyttöön, sekä siirretään tietoaineistot tiedon tarvitsijoille x.x.2012 x.x.2013 G Projektin päättäminen Päätetään ja loppuraportoidaan projekti x.x.2013 x.x.2013 4.2 Vaiheiden päätuotokset ja vastuuosapuolet nro vaihe nro päätuotosalueet aikataulutavoite vastuuosapuoli A Esisuunnittelu A.1 Alustava projektisuunnitelma 6.6.2011 IH A.2 Resurssien kokoaminen (dokumentoidaan projektisuunnitelmaan) A.3 projektin rajaaminen: Mitä tietotarpeitapalvellaan ensi vaiheessa KSHJ:n tarpeiden lisäksi - Projektissa on toteutettava: KSHJ:n tarpeet - Lisäksi ensimmäisessä vaiheessa voidaan toteuttaa tilastokeskuksen yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen opiskelija ja - tutkintotiedonkeruut sekä mahdolliset OKM:n tiedonkeruista tapahtumatason tiedonkeruuseen siirtyvät tiedot keskitetyn palvelun kautta. Päätettävä mistä tiedonkeruusta lähtien tiedot? Aikaisin mahdollinen syksyn 2012 opiskelijatiedonkeruu tai 6.2011 IH / AM 15.8.2011 CSC:PP valmistelee OHRY päättää

11/17 B Arkkitehtuuri ja vaatimusmäärittely 2013 alun tutkintotiedonkeruu. A.4 Kohdan A.3 perusteella tarkennettu projektisuunnitelma B.1 Karkea selvitys tietovirroista korkeakouluista viranomaisille: mitä tietosisältöä, milloin, kenelle - vuosikello Kohdearkkitehtuurikuvaus perustuen RAKETTI-OPI - viitearkkitehtuuriin, KSHJ:n ja laajemmin opetushallitukseen keskitettyjen palveluiden arkkitehtuuriin. B.2 Tarkempi kuvaus tietovirroista, jotka ensi vaiheessa hoidetaan tietovarannon kautta. Tietovirtojen konsolidointi - mahdolliset muutokset nykyisiin viranomaistarpeisiin, siten että tiedonkeruiden aikataulut kokonaisuutena ja tietosisällöt mahdollisimman "yksinkertaisia" (ei päällekkäisiä tiedonkeruita ja "melkein saman" tiedon keruuta useaan kertaan) - vrt. A.3 B.3 Tietovarannon tietosisältökuvaus sisältäen kunkin tietosisällön ajantasaisuus ja oikeellisuusvaatimukset perustuen kohtaan B.2 B.4 Tiedonkeruiden kuvaukset: - tiedonkeruiden vuosikello - suoraan korkeakouluilta kerättäessä siirtoformaatti (CSV/XML/?) ja menetelmä (lautauskäli/scp/sftp...?) - tietovarastopalvelun käyttäjien osalta (lataus suoraan tietokannasta) B.5 Rajapintojen vaatimukset (tiedonsiirrot tietovarannosta ulos) - rajapintojen kuvaus: 1. reaaliaikainen kyselyrajapinta (KSHJ, korkeakoulut), viestien sisältö 2. tietoaineistojen siirrot: TK,... - virheilmoitukset - tietoturvavaatimukset - mahdolliset suostumuksen hallinnan vaatimukset (vrt. TOR) - availabilityvaatimukset - kuormankeston vaatimukset Tietojen näyttäminen toimialan edusta - tietoportaalista - määrittely 30.8.2011 PP 1.9.2011 PP 1.10.2011 PP 1.10.2011 PP 1.12.2011 15.1.2011 15.1.2011 15.1.2011 B.6 Hallintamalli ja ylläpidon organisointi 15.2.2011 OHRY hyväksyy

12/17 - toimintamalli ja organisoituminen, esim. pysyvä seurantaryhmä - ylläpidon kustannusarvio Kustannusarvio 15.2.2011 B.7 lainsäädäntö Tilastojen tuottaminen viranomaistietovaraston tietosisällöstä. Eri tarpeisiin kerätyn tietosisällön yhdistely - juridiset näkökulmat.tiedot edusta(?) - portaaliin (nykyisten edusta -tietorakenteiden kautta?) -määrittelyt Mahdolliset kilpailutusasiakirjat C toteutus C.1 Tietorakenteiden toteuttaminen (tietokanta) 1.3.2012 C.2 Tiedonkeruiden toteuttaminen (latataussovellus/automatiikka) 1.5.2012 C.3 Kyselyrajapintojen toteuttaminen 1.6.2012 D testaus D.1 Tiedonkeruiden testaus (voi olla pilotti oikealla datalla), testausraportti. D.2 Rajapintojen testaus KSHJ -järjestelmään päin. testausraportti x.x.2012 x.x.2012 D.3 Rajapintojen rasitustestit(?), testausraportti x.x.2012 D.3 Tiedonsiirrot tietovarannosta tilastokeskukselle - testausraportti x.x.2012 E käyttöönoton suunnittelu E.1 Käyttöönottosuunnitelma x.x.2012 E.2 Palvelukuvaus: E.3 - Vastuut tiedon tarkistuksen ja oikeellisuuden osalta - Palvelu viranomaisille: kustannusten kohdentaminen tietovarannon kautta tietoa saaville viranomaisille (TK,...?) - Palvelu korkeakouluille: korkeakoulujen kustannukset palveltaessa korkeakoulujen prosesseja rajapinnoilla? - Tietovarastopalvelun käyttäjien palvelun laajennus: sisäiset lataukset tietovarastopalvelusta x.x.2012

13/17 F Käyttöönotto F.1 Ensimmäinen tiedonkeruu (KSHJ:ta palveleva tietosisältö) F.2. Rajapintojen avaaminen KSHJ:n käyttöön tuotannossa x.x.2013 tarkennettava! x.x.2013 F.2 Jatkokehityksen suunnittelu x.x.2013 G Päättäminen Loppuraportti tarkennettava: PROJEKTIN LAADUN VARMISTUKSEN PERIAATTEET vaihe varmistustoimenpiteen kuvaus ajoitus vastuurooli Esisuunnittelu projektisuunnitelmat tehdään ryhmässä projektisuunnitelmat katselmoidaan hyvissä ajoin ennen ohjausryhmän kokousta (PP, ministeriön edustaja) ennen PP PK Arkkitehtuuri ja vaatimusmäärittely projektin suunnittelutoimien riskien analysointi ennen suunnitteluvaihetta Toteutus Kirjalliset tehtäväksiannot Tuotoksien etukäteistarkistus ennen hyväksymistä Testaus Testaus suunnitellaan Testaus dokumentoidaan tarkasti Testausraportit ja tulokset katselmoidaan käyttöönoton suunnittelu Käyttöönotto PP Tarkennettava mitä seuraavia taulukoita käytetään: VAATIMUKSET KESKEISILLE TUOTOKSILLE nro tuotosalue nro tuotos laadullinen vaatimus laatukriteeri 1.1 Projektin hallinta 1.1.1 Aloituskokous kokouksen agenda etukäteen 1.1.2 Projektiryhmän kokoukset kokousmuistio tarkastetaan julkaisu projektifoorumilla onnistumisen mittaus Ohjausryhmän kokoukset 1.1.3 Suunnitelmat valmistuu ajallaan katselmoitu

14/17 hyväksytty 1.1.4 Projektin tilanneraportit 1.1.5 Projektiviestintä 1.1.6 Projektin päätös 1.2. Suunnittelu 1.2.1 1.2.2 TUOTOSTEN LAADUN TARKISTUSMENETTELY nro tuotos laaduntarkistus- ja hyväksyntämenettely ja ajoitustavoite tark. pvm hyv. pvm 1.1.1 Aloituskokous Tarkastetaan osanottajien ymmärrys omasta roolistaan ja tehtävistään Hyväksytään kokouspöytäkirja Välittömästi kokouksen jälkeen 1.1.2 Kokoukset Projektikokousten toteumista seurataan ja kokoukset dokumentoidaan 1.1.3 Suunnitelmat 1.1.4 Projektin tilanneraportit 1.1.5 Projektiviestintä kuka hyväksyy viestin 1.1.6 Projektin päätös 1.2.1 1.2.2 PP ppkkvv OR ppkkvv PP TUOTOSTEN HYVÄKSYMISMENETTELY nro tuotos hyväksyntämenettely hyväksyjä ajoitus 1.1.1 Aloituskokous Tarkastetaan osanottajien ymmärrys omasta roolistaan ja tehtävistään 1.1.2 Kokoukset Projektikokousten toteumista seurataan ja kokoukset PP PP Aloitus-kokouksen päätteeksi

15/17 dokumentoidaan 1.1.3 Suunnitelmat PP 1.1.4 Projektin tilanneraportit 1.1.5 Projektiviestintä 1.1.6 Projektin päätös 1.2.1 1.2.2 5 Toteutussuunnitelma - projektin tehtävät Vaatimuksia aikataululle: Tietovarannon tulee sisältää ja tarjota hakujärjestelmän käyttöön 2013 alkuvuonna tarpeelliset hakujärjestelmän tarvitsemat tiedot. Aikataulusuunnitelmassa otettava huomioon tilastokeskuksen opiskelija- ja tutkintotiedonkeruiden aikataulu siten, että tietojen toimittamisesta näissä kummassakin tiedonkeruussa voidaan siirtyä kerralla tietojen toimittamiseen tietovaraston kautta. Esim. opiskelijatiedot syksyn 2012 tiedonkeruun osalta ja tutkintotiedot alkuvuoden 2013 tiedonkeruun osalta? Mikä on TOR:n rakenne ja sisältö, ja tässä hahmotellun tietovarannon suhde siihen ja tästä seuraavat tarkennukset suunnitelmaan tehtävä

16/17 GANT Aikatauluvaatimusten selvittäminen Tietovirtojen selvittäminen: mitä tietoa mille taholle, milloin, millä tiedonsiirtotekniikalla? o Tämän perusteella saadaan kunkin tietosisällön ajantasaisuusvaatimukset tietovarannossa o Tämän perusteella voidaan suunnitella tiedonkeruut ajantasaisuusvaatimusten mukaisesti XDW käsitemallin tarkistaminen relevanteilta osin Märiteltävä henkilön tunnistaminen (?) Tekniset ratkaisut Etenkin pääsynhallinnan, tietojen luovutuksen, mahdollisesti luvanhallinnan jne. vaatimukset? Tietoturva/tietosuoja Muut järjestelmävaatmukset Totetutus Käyttöönotto Hallintamalli (kustannukset: ministeriö vs. korkeakoulujen osuus käytettäessä järjestelmää korkeakoulujen sisäisissä / korkeakoulujen välisissä prosesseissa 5.1 Riskit Liite

17/17 6 Resurssit OKM vastaa projektin resursoinnista RAKETTI -hankkeelle kohdistettujen resurssien ja projektille mahdollisesti kohdistettavien ylimääräisten resurssien kautta. Resursoinnista sovitaan OKM:n ja CSC:n välillä Projektin aikana sovitaan OKM:n ja tietoja tietovarannon kautta tietoja saavien viranomaisten välillä kustannusten kohdentamisesta näille viranomaisille. (ks. projektin rajaukset) Projektin aikana kuvataan palvelumalli, jolla kustannuksia rajapintapalveluiden käytöstä korkeakoulujen sisäisissä prosesseissa kohdennetaan korkeakouluille (ks. projektin tehtävät) Viranomaistietovaraston tuotantokäytön resursoinnista sovitaan projektin aikan. 7 TODO - Kysymyksiä Kysymyksiä jotka voivat olla relevantteja - käytävä vielä läpi ja tarkennettava tätä suunnitelmaa ja sitten poistettava tämä kohta dokumentista Arkistointi/eAMS/Sähke2 normi?!?!?!? Mistä korkeakoulun järjestelmistä tiedot ovat saatavilla ja kuinka nämä tiedot kerätään/saadaan korkeakouluista Määriteltävä tiedonsiirtojärjestelmät ja rajapinnat: o korkeakoulusta keskitettyyn järjestelmään (tietoaineisto) o keskitetystä järjestelmästä toisen järjestelmänä käyttöön (esim. KSHJ:n, tietoaineisto/tieto per henkilö) o keskistetystä järjestelmästä viranomaiselle (tietoaineisto) Tiedon säilytykseen liittyvät määräykset Mitä keskitettyjä osia toteutetaan nykyisellä XDW -tietovarastoratkaisulla Ilmeisesti tiedon varastointiin jo valittu tekniikka taipuu, mutta entä muu (rajapinnat) Mitä resursseja em. toimintojen toteuttamiseen tarvitaan