Palvelutuotannon lautakunta 106 27.10.2016 Elintarvikkeiden hankinta ajalle 1.1.2017-31.7.2019 ja yhden vuoden optio 348/10.03.02.06/2016 Palvelutuotannon lautakunta 27.10.2016 106 Kirkkonummen kunta on pyytänyt tarjousta liha ja lihajalosteista sekä leipätuotteista hankintakaudelle 1.1.2017-31.7.2019 ja mahdollinen optiokausi 1.8.2019-31.7.2020. Hankinnan ennakoitu arvo on 1,8 milj. euroa. Hankinnan kuvaus Kunnan alueella on yhteensä 5 tuotantokeittiötä ja 14 palvelukeittiötä, jotka tilaavat elintarvikkeita. Aterioita tarjotaan 10 000 /pv. Osatarjoukset tuoteryhmittäin hyväksytään. Tuoteryhmiä oli kaksi; leipätuotteet ja liha ja lihajalosteet. Tarjoukset vertaillaan tuoteryhmittäin. Tarjoajan tuli tarjota ja hinnoitella 70 % pyydetyistä tuoteryhmän tuotteista. Muutoin tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Hintavertailussa tarjoajan tarjouksen tuoteriville lisätään kallein tarjottu hinta, mikäli tuoteryhmän jollekin tuotteelle ei ole annettu tarjoushintaa ja tarjottu tuote ei vastaa ravitsemusvaatimuksia. Mikäli kukaan tarjoaja ei jätä tarjousta tietylle riville niin rivi poistetaan vertailussa. Tarjoukset pyydettiin antamaan liitteinä olleille tarjoustuotelomakkeille, jotka oli ryhmitelty seuraavasti: leipätuotteet ja liha- ja lihajalosteet. Liitteenä oli myös laatukriteerit. Tarjouksen tuli olla suomenkielellä laadittu. Tarjouspyynnön liitteissä oli mainittu vuosikulutusarviot tuoteryhmittäin ja tuotteittain. Tarjouksen vertailu Tarkistetaan tarjottujen tuotteiden vähimmäislaatuvaatimusten täyttyminen. Toimittajan antamat tuotteiden hinnat kerrotaan vuosikulutusarviolla. Mikäli tuoteryhmän jollekin tuotteelle ei ole annettu hintaa niin vertailuun lisätään kallein tuoteriville tarjottu hinta. Kallein hinta lisätään myös silloin, mikäli tarjottu tuote ei vastaa ravitsemusvaatimuksia. Pisteet lasketaan seuraavasti: Edullisimman tarjouksen tehnyt toimittaja saa 100 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla: (edullisin tuoteryhmätarjoushinta/vertailtava tuoteryhmätarjous) x100. Puitejärjestelyssä - Vertailun perusteella tuoteryhmille valitaan ensisijainen toimittaja, lisäksi valitaan yksi varatoimittaja täydennyshankintoihin palvelun päivittäisen laadun varmistamiseksi kaikkiin toimipisteisiin - vuosittain voidaan tehdä kevennetty kilpailutus ruokalistakierron mukaan
valittujen toimittajien kesken - kaikki valinnat perustuvat tarjousvertailuun. Tarjouksista valitaan edullisin toimittaja. Tarjousten viimeinen jättöpäivä oli 17.10.2016 kello 8 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jätti seuraavat yritykset: Atria Suomi Oy, Hkscan Finland Oy, Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy, Kespro Oy, Nurmileipä Oy, Saarioinen Oy. Tarjoukset esitellään ja päätösehdotus annetaan kokouksessa. Valmistelija: Ruokapalvelujohtaja Toini Linnanmäki, 0400 849154, etunimi.sukunimi@kirkkonummi.fi Liite: - tarjousvertailu, liite PatuL 2 / 27.10.2016 (jaetaan kokouksessa) Käsittely Tarjouspyynnön mukaan osatarjoukset tuoteryhmittäin hyväksytään ja tarjoukset vertaillaan tuoteryhmittäin. Tuoteluetteloissa mainittuja tuotteita tuli tarjota vähintään 70 % pyydetyistä tuotteista. Muutoin tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Hintavertailussa tarjoajan tarjouksen tuoteriville lisätään kallein tarjottu hinta, mikäli jollekin tuotteelle ei ole annettu tarjoushintaa. Joillekin lihatuotteille oli annettu palakokovaade ja sekä leipätuoteryhmään että liha ja lihajalosteille oli annettu ravitsemusvaateet. Tarjoajille oli annettu mahdollisuus tehdä tarjouspyyntöä koskevia tarkentavia kysymyksiä yhdyskuntatekniikka@kirkkonummi.fi kautta 19.9. mennessä ja vastaukset oli luettavissa 26.9.2016 klo 12 mennessä kunnan internet-sivulla ja vastaukset myös toimitettiin sähköpostitse tarjousasiakirjojen pyytäjille. Hintavertailu, taulukko 1. Hintavertailu tuoteryhmittäin tehtiin siten, että kallein tarjottu hinta kirjattiin kaikkiin niihin tuotteisiin, joita ei oltu tarjottu tai ne eivät vastanneet ravitsemusvaateita. A. Leipätuotteet: 1. Kespro Oy, 69 927,28 2. Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy, 71 665 3. Nurmileipä Oy, 96 420 B. Liha ja lihavalmisteet 1. Hkscan Finland Oy, 287 249,05 2. Atria Suomi Oy, 299 851,00 3. Kespro Oy, 311 007,35 4. Saarioinen Oy, 314 943,10 5. Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy, 386 320,60
Tuoteryhmävertailu hyväksytyistä tuotteista, taulukko 2. Tuoteryhmävertailussa verrattiin kriteerit täyttävien tuotteiden ja tarjoukseen pyydettyjen tuotteiden määrän toteutunutta osuutta sekä toteumaprosentti. Tarjottujen ja hyväksyttyken tuotteiden määrä tuli olla vähintään 70 %. A. Leipätuotteet: tarjottujen/hyväksyttyjen tuotteiden määrä Nurmileipä Oy 12/12 100 % Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy 11/12 91 % Kespro Oy 10/12 83 % B. Liha ja lihavalmisteet: Tarjottujen/hyväksyttyjen tuotteiden määrä Kespro Oy 52/53 98 % Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy 52/53 98 % Atria Suomi Oy 47/53 88 % Hkscan Finland Oy 46/53 86 % Saarioinen Oy 41/53 77 % Loppuyhteenveto pisteytettynä, taulukko 3. Pisteiden laskun loppuyhteenvedossa käytettiin hintavertailutaulukkoa 1, jossa edullisimman tuoteryhmätarjouksen tehnyt tarjoaja sai täydet 100 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet laskettiin kaavalla: (edullisin tuoteryhmätarjoushinta/vertailtava tuoteryhmätarjous) x 100. Leipätuotteet: 1. Kespro Oy, 100 pistettä 2. Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy, 97,57 3. Nurmileipä Oy, 72,52 Liha ja lihavalmisteet: 1. Hkscan Finland Oy, 100 pistettä 2. Atria Suomi Oy, 95,79 3. Kespro Oy, 92,32 4. Saarioinen Oy, 91,2 5. Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy, 74,35 Muutamassa tuotteessa ei annetut ravitsemuvaateet täyttyneet. Tuoteryhmävertailussa kaikki tarjoajat ylittivät hyväksyttyjen tuotteiden osalta 70 % rajan. Ruokapalveluyksikkö on tarkistanut ja vertaillut tarjoukset. Kaikki pyydetyt liitteet ja todistukset on toimitettu hyväksyttävästi. Ehdotus Yhdyskuntatekniikan toimialajohtaja: Esittelijän kokouksessa antama päätösehdotus: Palvelutuotannon lautakunta päättää 1. että elintarviketoimittajiksi valitaan seuraavat yritykset:
A) Leipätuotteet 1. Kespro Oy 2. Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy B) Liha- ja lihavalmisteet 1. Hkscan Finland Oy 2. Atria Suomi Oy 2. todeta, että päätös on kuntaa sitova vasta kun tämä päätös on saanut lainvoiman. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen tai hakemusosoituksen tiedoksi. Käsittely Ruokapalvelujohtaja Toini Linnanmäki esitteli hankinnan lautakunnalle. Esittelijä lisäsi päätösehdotukseen 3. kohdan: Tarjouspyynnössä on otettu huomioon yleisesti käytetyt lähiruokaperiaatteet. Päätös Palvelutuotannon lautakunta päätti 1. että elintarviketoimittajiksi valitaan seuraavat yritykset: A) Leipätuotteet 1. Kespro Oy 2. Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy B) Liha- ja lihavalmisteet 1. Hkscan Finland Oy 2. Atria Suomi Oy 2. todeta, että päätös on kuntaa sitova vasta kun tämä päätös on saanut lainvoiman. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen tai hakemusosoituksen tiedoksi. 3. todeta, että tarjouspyynnössä on otettu huomioon yleisesti käytetyt lähiruokaperiaatteet. Tiedoksi Muutoksenhakuohje Tarjoajat hankintaoikaisupyyntö palvelutuotannon lautakunnalle ja/tai valitus
markkinaoikeuteen