Analyysiraportointi 1 Kieku-tietojärjestelmähankkeen infotilaisuus Juho Ajo Valtiokonttori 7.4.2011 22.3.2011 Juho Ajo
Esityksen sisältö Raportointi Kieku-tietojärjestelmässä (5 min) SAP BI: Tietovarastoraportointi/analyysiraportointi (5 min) Järjestelmädemo (analyysiraportointi) (n.45 min) Tekijän nimi 8.4.2011 2
Raportointi Kieku-tietojärjestelmässä (1/2) Tietovarastoraportointi (SAP BI) Business Intelligence (BI) raporteilla voidaan joustavasti täyttää moniulotteisia raportointitarpeita Loppukäyttäjät voivat helposti muokata raporttien näkymää tarvitsemaansa muotoon. Lisäksi tiettyyn tarkoitukseen luotuja vakioraportteja (muokkausmahdollisuudella) Operatiivinen raportointi (SAP ECC ja Logica tuotteet) Perusjärjestelmien valmiita standardiraportteja, jotka ovat saldo- ja tapahtumatasoisia. Esim. tilitapahtumat, tilien saldolistaukset, palkanlaskennan raportit. Lisäksi on ohjelmoitu joitakin määrämuotoisia raportteja, jotta raporttien ulkoasu on saatu vaatimusten mukaiseksi. 3
Raportointi Kieku-tietojärjestelmässä (2/2) Käyttöliittymä Loppukäyttäjät pääsevät tietovarastoraportointiin Kiekuportaalin kautta Kieku-portaali (SAP EP) Ammattikäyttö SAP GUI Selain (Logica) Ammattikäyttäjien kirjautuminen Analyysiraportointi tuotetaan BI-tietovarastossa. Tietojen lataus perusjärjestelmistä päivittäin Tietovarastoraportointi (SAP BI) Operatiivinen raportointi suoraan perusjärjestelmistä. Raportoitavat tiedot reaaliaikaisia. Perusjärjestelmä (SAP ECC) Kiekutaloushallinto (SAP FICO) Kiekuhenkilöstöhallinto (SAP HCM) Perusjärjestelmä (Logica) Palkat Ajanhallinta Vuosilomasuunnittelu Palvelusaikalaskenta 4
Tunnistettuja muutoksia raportoinnissa Raportointi yhtenäistyy Sekä perusjärjestelmien että portaalin kautta käytettävät tietovaraston (SAP BI) raportit ovat kaikille virastoille yhteisiä Tietovarastoraportointi (SAP BI) on laajasti myös virastojen henkilöiden käytettävissä Virastojen osalta taloushallinnon työrooleissa korostuu jatkossa johdon tukeminen, sisäinen valvonta ja taloustiedon analysointi BI-järjestelmän taloushallinnon raportit ovat suoraan sekä virastojen johdon tuen että johdon itsensä käytettävissä Kaikki esimiehet pääsevät tarkastelemaan alaistensa tietoja BI-raporttien avulla Jatkokehityssuunnitelmissa henkilöstöhallinnon raportointi 5
Raportointi välilehden sisältö
7 Demo: Esimerkkinä Seuranta- ja vertailuraportti suppea Raportin ajaminen, oletusnäkymä ja toiminnot Demon sisältö esitetty karkealla tasolla seuraavilla sivuilla
Demo: Raportti Seuranta- ja vertailuraportti suppea 8 Seuranta- ja vertailuraportti suppea -raportti löytyy Talouden seuranta -välilehdeltä otsikon Sisäinen laskenta ja budjetin seuranta alta Raportti ajetaan nimen kohdalta hiirellä klikkaamalla
Demo: Muuttujien syöttö Ensimmäisenä avautuu raportin muuttujien syöttö, joissa kysytään alkuarvot tarvittaville tiedoille. Tähdellä merkityt ovat pakollisia tietoja ja muut vapaaehtoisia. Arvot voi syöttää riveille käsin tai valita valintalistoista, jotka avautuvat rivin lopussa olevista neliöistä hiirellä klikkaamalla Valitaan tilikaudeksi 2010 ja kirjaudeksi 12 Raportin käyttäjä voi tallettaa Tallenna nimellä painikkeesta versioita muuttujien syöttövalinnoista varianteiksi. Tällöin ne tulevat tarjolla käyttäjälle valittaviksi kohdassa Käytettävissä olevat variantit.
Demo: Raportin oletusnäkymä ja rakenne Raportti avautuu oletusnäkymään, jota kukin käyttäjä voi muokata työkalun ominaisuuksien ja raportin määritysten puitteissa Raportin vasemmalla olevassa sarakkeessa on raportin rakenne eli mitä tietoja on sarakkeilla ja riveillä. Vapaat ominaisuudet ovat tietoja, joita raportin käyttäjä voi halutessaan tuoda raporteille, jolloin näkymä muuttuu
Demo: Navigointi raportilla Kaikkien raportin sarakkeilla, riveillä ja vapaissa ominaisuuksissa olevien elementtien paikkaa voidaan vapaasti vaihtaa - navigoida Raporteilla voidaan navigoida hiiren vasemmalla vedä ja pudota toiminnolla tai hiiren oikealla esiin saatavalla kontekstivalikolla Vedä ja pudota -toiminnolla kun vedetään hiiren vasemmalla elementti toisen elementin päälle, aiempi elementti korvataan. Jos taas elementti vedetään työalueen ulkopuolelle (kursori muuttuu x- merkiksi), elementti poistuu raportilta. Kontekstivalikon käytössä olennaista on, missä kohdassa raporttia kontekstivalikon ottaa esiin. Kontekstivalikon kohdan Muuta erittelyä alta löytyvät ne toiminnot, jotka on mahdollista kulloinkin suorittaa elementtien siirtämiseksi raportilla.
Demo: Raportin yläpalkin toiminnot - Paluu alkuun : Raportti palaa oletusnäkymään. Tätä käytetään silloin, kun on tehnyt useita navigointeja ja haluaa palata alkuperäiseen näkymään. - Paluu edelliseen : Palataan yksi navigointi askel taaksepäin - Näytä : Oletusarvo Taulu tarkoittaa, että luvut näytetään taulukkomuodossa. Valintalistasta voi valita myös Grafiikan tai grafiikan ja taulun yhdistelmän, mutta grafiikka ei oletusnäkymässä ole useinkaan käyttökelpoista. - Kirjanmerkki : Kun oletusnäkymää on muokattu ja muokattu näkymä halutaan säilyttää myöhempää käyttöä varten, voidaan se tallentaa Kirjanmerkin avulla. Painetaan painikkeesta Kirjanmerkki ja lisätään selaimen Suosikkeihin. Jatkossa valmis näkymä, eli kirjanmerkki joka talletettiin, on käytössä selaimen Suosikeissa. - Tulostusversio : Raportin voi tulostaa.pdf muodossa. Tätä voi käyttää myös, jos haluaa tallentaa tai arkistoida raportin.pdf muodossa. Pdf.muotoiseen raporttiin tulostuvat myös raportilla käytetyt rajaukset - Vienti Exceliin : Raportilla näkyvän aineiston voi pudottaa exceliin ja jatkaa jatkojalostusta excelissä. Kun raportin aineisto on viety exceliin, on dynaamisuus BI järjestelmään kadonnut ja käytössäsi on normaali excel tiedosto. - Informaatio : Kyselyn tiedot ikkunasta näkyy kyselyyn liittyviä tietoja, kuten viimeisin päivittäjä, tietojen päivitys ajankohta, suodatusarvot jne.
Esimiehen raportit Sisältävät tietoja esimiehen alaisista (ja alaisen alaisista) 13
Esimiehen raportit 14 Samassa näkymässä kuin talouden raportit Esimiehen raportit osio näkyy vain esimiehille Sisältää tietoja esimiehen alaisista (ja alaisten alaisista)
BI: esimiehen käytössä olevat raportit 15 Henkilöt nimikkeittäin, Henkilöstöryhmittäin ja työaikaosuuksittain Henkilölukumäärät ikäryhmittäin Koulutustiedot henkilöittäin Poissaolojen kestot poissaololajeittain ja henkilöittäin Henkilöiden palkkatiedot palkkalajeittain ja seurantakohteittain
Henkilötiedot Tekijän nimi 8.4.2011 16
Ikärakenne Tekijän nimi 8.4.2011 17
Tutkinto- ja koulutusraportti Tekijän nimi 8.4.2011 18
Poissaolot Tekijän nimi 8.4.2011 19
Palkkatiedot Tekijän nimi 8.4.2011 20