Kuvernöörin arkea ja työkaluja DGE-info Tampereella 3.- 4.9.2016 Markku Kalliomäki 1
Congratulations! Onnittelut siitä, että sinut on valittu piirikuvernööriksi
Tiedon lähteitä
Tiedon lähteitä ja työkaluja verkossa RI:n My Rotary / District Administration & Club Central Suomen Rotaryn verkkosivut / Rotarypiiri Suomen nuorisovaihdon verkkosivut Matrikkeli / ns. siniset sivut Suomen jäsentietojärjestelmä Verkkokoukset SOME
Rotaryn tietojärjestelmät piirihallinnon tukena 2005 2016 Markku Kalliomäki 6
Suomen Rotaryn nettisivut uudistettiin 2011 www.rotary.fi 7
Suomen Rotaryn sisäiset suojatut jäsensivut Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi : tunnus: xxxxx ja salasana: yyyyy Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja ja oppaita Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot RI:n ja SR:n tietojärjestelmiin liittyvät kuvaukset ja ohjeet Suuri osa aineistosta on myös ruotsiksi Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja SR:n julkaisutoimikunta vastaa sivustojen julkisesta osuudesta ja muut toimikunnat suojatusta osasta 8
SR:n suojatut jäsensivut 9
10
SR:n hallinnon suojatut sivut / 1. Suojatut jäsensivut SR:n hallinto suojattu xxxxx yyyyy 11
SR:n hallinnon suojatut sivut / 2. 12
SR:n hallinnon suojatut sivut / 3. 13
www.rye.fi 14
SR:n jäsentietojärjestelmä RI:n tietokanta Klubit / tietojen päivitys Järjestelmän hallinta / Rotarytoimisto t i t On-lin ne matrik kkeli Tietoja omalle koneelle JÄSENTEDOT Matrikkelit kirjapainosta 15
SR:n jäsentietojärjestelmä Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä SISÄÄN: - klubi- ja jäsentietojen päivittäminen - klubivirkailijatietojen päivittäminen - kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi ULOS: - lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi - online-hakutoiminnot - tietojen alaslataukset omalle koneelle - vuosittaisen matrikkelikirjan perusta Em. toimintojen käytettävyydet on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri,sr). Yksityiskohtainen järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR:n kotisivuilta 16
Kuvernöörien ja tulevien kuvernöörien käyttöoikeudet SR:n jäsentietojärjestelmäänän Kuvernöörin käyttöoikeuksilla voi vain selailla, tulostaa ja ladata alas oman piirinsä klubien ja jäsenten tietoja sekä erilaisia piirikohtaisia raportteja ja tilastoja. Piirien DG-tunnukset SR:n jäsentietojärjestelmään: D 1380 käyttäjätunnus: xxxxx ja salasana: xxxxxx D 1390 käyttäjätunnus: xxxxx ja salasana: xxxxxx D 1400 käyttäjätunnus: xxxxx ja salasana: xxxxxx D 1410 käyttäjätunnus: xxxxx ja salasana: xxxxxx D 1420 käyttäjätunnus: xxxxx ja salasana: xxxxxx D 1430 käyttäjätunnus: xxxxx ja salasana: xxxxxx Suositus: DG antaa kuvernöörioikeutensa myös tuleville kuvernööreille sekä harkintansa mukaan myös apulaiskuvernööreille ja muille piirin keskeisille toimihenkilöille. 17
Piirien ja klubien verkkosivut Rotary näkyväksi myös sähköisessa mediassa: - Piirien nettisivut tulisi olla edustuskunnossa, mallina klubeille. Kuvernööri vastaa piirinsä nettisivuista. - Kuvernöörin tulee kannustaa klubeja tuomaan esille Rotarya ja sen toimintaa (erityisesti oman klubinsa toimintaa) - Useimpien klubien nettisivut ovat sisäänpäin kääntyneet eli palvelevat lähinnä klubin jäseniä. Ulospäin suuntautumista tarvitaan enemmän. Keskimäärin klubien verkkosivut ovat melko aneemisia ja puutteellisia - SOME:n hyödyntäminen: o - piirille oma Facebook ryhmä o - Klubien osallistuminen RI:n SOME-palveluihin
Yksi esimerkki piirin verkkosivuista
Yksi esimerkki klubin verkkosivuista
RI:n nettisivut www.rotary.org RI:n nettisivut www.rotary.org Sisäänmeno kaikille RI:n verkkopalveluille. l Valtava rotarytietouden lähde. Paikoitellen amerikkalaisen kulttuurin leima, suodata kansallisella suodattimella. 21
RI:n uudet nettisivut avattu elokuussa 2013 22
RI MyRotary toimintoja Kuvernöörin toiminnot Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten tietoihin. Säätiötilanteen seuranta Klubien suunnitelmien seuranta (Club Central) Paljon erilaisia piirin tilastoja ja lomakkeita DGE:llä, apulaiskuvernööreillä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet. 23
Manage District Manage District
Manage Foundation
Rotary Club Central
Rotary Club Central Klubien suunnitelmat ja toteutumat: 1. Your Club mm. jäsenlisäystavoitteet 2. Service palveluprojektit / hankkeet 3. Foundation Giving Säätiölahjoitusten tavoitteet
FIMDA Finlands Multidistrict Access Kansallisen jäsentietojäjestelmämme ja RI:n järjestelmän j ä integrointi i ti
SR:n ja RI:n tietojärjestelmien roolijako Uusi prosessi tammikuusta 2012 lähtien My Rotary Suomen jäsentietojärjestelmä Päivitetään VAIN Suomen järjestelmään! My Rotary 29
Uusia mahdollisuuksia verkossa 30
Trendejä
Trendejä Nuoret - eivät käytä tietokonetta -eivät käytä sähköpostia - eivät lähettele tekstiviestejä - eivät käy aktiivisesti nettisivuilla - eivät käytä puhelinta puhumiseen - eivät käytä aktiivisesti Facebook:ia - kommunikaatio älypuhelimien verkkoviestintä ym. pilvipalveluilla
Vanhenpi sukupolvi (esim. rotarit) Käyttävät pääosin niitä välineita ja verkkopalveluita, joita nuoret käyttävät vähän Risto Rotari 65 vuotta
Rotaryn sosiaalinen media Social media and Rotary
RI:n sosialinen media
VERKKOKOKOUKSET 37
SR VERKKOKOKOUKSET Suomessa tällä hetkellä vain yksi varsinainen verkkoklubi SR hankkinut v. 2013 Adobe Connect Pro verkkokokouslisenssin ( max 100 yhtäaikaista osallistujaa) SR pitänyt suurimman osan toimikuntiensa kokouksista verkkokokouksina Tällä hetkellä 15 eri kokoushuonetta - SR:ntoimikunnat (6 toimikuntaa) - SR:n hallitus - kuvernöörit ja tulevat kuvernöörit - Lääkäripankki - Pari piiriä - Muutama klubi - RI / Zone 15 koordinaattorit
Verkkokokousalustan käyttötapoja - Normaali verkkokokous - Hybridikokous - Videoidut etähaastattelut Jennifer Jones haastattelu - Seminaarit (Webinars) Vellu-Russia-presentation
VERKKOKOKOUKSET Etuja: - säästyy osallistujien aikaa - säästyy kustannuksia - helpompi löytää sopivat kokousajat - kokemusperäisesti verkkokokoukset eivät ole kestäneet niin kauaa kuin perinteiset kokoukset - kokousten nauhoitus ja jälkikatselu
Kuvernöörien ja tulevien kuvernöörien verkkokokoushuone https://rotary-fi.adobeconnect.com/governors
Alku aina aina hankalaa, lopussa p kiitos seisoo