Toimintakertomus rotaryvuodelta

Transkriptio

1 Liite 1 Suomen Rotary - Finlands Rotary ry Suomen Rotary Finlands Rotary ry Toimintakertomus rotaryvuodelta

2 2/12 Sisällysluettelo 1 YLEISTÄ HALLINTO Hallitus ja yhdistyskokous Monipiiriorganisaatiot, toimikunnat ja niiden puheenjohtajat Rotarytoimiston henkilökunta TALOUS Talouden yleiskatsaus Suomen Rotaryn Tukirahasto YHDISTYKSEN JÄSENISTÖ TOIMINTA Monipiirien ja toimikuntien toimintakertomukset Nuorisovaihto Suomen Rotaryn Lääkäripankki, Rotary Doctor Bank Finland (RDBF) Koulutustoimikunta Julkaisutoimikunta IT-toimikunta Piirien TRF yhteistoimintarengas Inter country committee End Polio Now DGE valmennus Palkitsemiset ja huomionosoitukset Suomen Rotaryn ansiomerkit EPN award tunnustus Suomen Rotaryn jäsenlisäyspalkinto Suomen Rotaryn standaari ROTARY NORDEN - lehti MUUTA TOIMINTAA JA TILAISUUKSIA Conventio GETS ja Instituutti RC:n ja ARC:n tapaaminen Public Image... 12

3 3/12 1 YLEISTÄ Suomen Rotary Finlands Rotary ry toimii suomalaisten rotarypiirien yhteistyöelimenä ja palvelee piirikuvernöörejä, piirejä ja klubeja niissä tehtävissä, jotka piirit antavat vuosittain tekemillään päätöksillä Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n hoidettavaksi. Tämän lisäksi yhdistys laatii ja ylläpitää laajaa ja monipuolista rotaryaiheista koulutus- ja valistusaineistoa sekä antaa myös klubeille käytännön toiminnan kannalta tarpeellista apua ja neuvontaa. Suomen Rotary Finlands Rotary ry ylläpitää Suomen Rotarytoimistoa Helsingissä. 2 HALLINTO Yhdistyksen kevätkokouksessa päätettiin muuttaa sääntöjä siten, että siirrytään yhden kokouksen malliin. Toimenkuvat ja ohjeet uusittiin siten, että luottamushenkilöt valitaan julkisen haun kautta pääsääntöisesti kolmen rotaryvuoden ajaksi. 2.1 Hallitus ja yhdistyskokous Suomen Rotary Finlands Rotary ry hallituksen muodostivat piirien valitsemat edustajat. Hallitusjäsenyys on periaatteessa kaksivuotinen. Yhdistyskokouksen valitsemana hallituksen puheenjohtajana toimi PDG Hannu Ervamaa D1420 ja hallituksen keskuudestaan valitsemana varapuheenjohtajana PDG Kari Kontula D1410. Hallituksen jäsenet ja varajäsenet olivat: Jäsenet: Varajäsenet: D 1380 IPDG Håkan Anttila PDG Erkki Murtomäki D 1390 PDG Timo Hänninen PAG Jorma Sovinen D 1400 PDG Leila Risteli IPDG Paavo Enroth D 1410 PDG Kari Kontula PDG Rune Eklund D 1420 DG Ilkka Torstila D 1430 DG Mikko Heikkilä DGE Birger Stjernberg DGE Olavi Miettinen, saakka DGE Risto Löppönen, alkaen Hallituksen sihteerinä toimi SR:n pääsihteeri PDG Pekka Koskinen. Hallituksen kokouksiin ovat osallistuneet myös nuorisovaihdon monipiiriorganisaation puheenjohtaja PDG Heikki Arkela sekä Lääkäripankin monipiiriorganisaation puheenjohtaja PDG Jouko Tuomisto ja MDES, PDG Markku Kalliomäki kutsuttuina asiantuntijoina. Myös Rotary Norden lehden edustajiston jäsen PDG Börje Thorström osallistui kutsuttuna kokouksiin. Hallitus järjestäytyi ja kokoontui toimintakauden aikana kuusi muuta kertaa. Hallituksen kokouksissa on ollut käytäntönä, että päätöksiä ja valmisteluja vaativien asioiden lisäksi kokouksissa on tiedotettu SR:n toimintaan liittyvistä ajankohtaisista asioista, kuten monipiiriorganisaatioiden ja toimikuntien toiminnasta. Yhdistyksen varsinaisissa kokouksissa piirien edustajina olivat: Varsinaiset edustajat Varaedustajat D 1380 DG Leif Saarela DGE Antti Salminen D 1390 DG Helge Saarinen DGE Matti Poikolainen D 1400 DG Martti Lepojärvi DGE Tarja Repo D 1410 DG Matias Röyttä DGE Antti Harkila D 1420 PDG Aatos Lahtinen PDG Mikael Kietz D 1430 IPDG Heli Karttunen PDG Aarno Kari Yhdistyksen sääntömääräinen syyskokous pidettiin Kokouksessa hyväksyttiin edellisen toimintakauden tilinpäätös ja toimintakertomukset sekä talousarvio toimintakaudelle Yhdistyksen sääntömääräinen kevätkokous pidettiin Kokouksessa valittiin toimikaudelle hallituksen puheenjohtajaksi PDG Kari Kontula D1410. Piirien

4 4/12 ehdotuksesta hallituksen jäseniksi rotaryvuodeksi valittiin DG Birger Stjernberg D1420 varajäsenenään DGE Ritva Heinonen ja DG Risto Löppönen D1430 varajäsenenään DGE Ari Jussila. Rotaryvuosiksi ja hallituksen jäseniksi piirien ehdotuksesta valittiin IPDG Helge Saarinen D1390 varajäsenenään DGE Pekka Tähtinen, PDG Pekka Pietiläinen D1400 varajäsenenään IPDG Martti Lepojärvi ja IPDG Matias Röyttä D1410 varajäsenenään PDG Kari Kivistö. Hallituksessa jatkaa toisen vuoden PDG Håkan Anttila D1380 varajäsenenään PDG Erkki Murtomäki. Suomen Rotaryn pääsihteeriksi kolmanneksi ja viimeiseksi toimikaudeksi valittiin PDG Pekka Koskinen. Yhdistyksen tilintarkastajina toimivat KHT Jouni Vanhala (Pohjois-Helsinki-Norra Helsingfors Rk) ja HTM Harri Saarinen (Helsinki City West Rk) ja heidän varamiehinään KHT Juhani Selinheimo (Tikkurila-Dickursby Rk) ja KHT Elina Laitinen (Kuopio-Veljmies Rk) Monipiiriorganisaatiot, toimikunnat ja niiden puheenjohtajat Nuorisovaihdon monipiiriorganisaatio Lääkäripankin monipiiriorganisaatio IT- toimikunta Käännöstoimikunta Koulutustoimikunta Julkaisutoimikunta TRF -yhteistoimintarengas Inter Country Committee PDG Heikki Arkela PDG Jouko Tuomisto PP Markus Saartio PDG Rune Eklund PP Erja Vihervaara PDG Juhani Hannila PDG Leila Risteli PDG Markku Kalliomäki 2.2 Rotarytoimiston henkilökunta Rotarytoimistossa on palkattuna kaksi henkilöä. Ulla Railovaaran vastuualue sisältää jäsenrekisterin ylläpitoon ja matrikkelikirjan valmistamiseen liittyviä tehtäviä, osoitteistojen jakelut piireille, kuvernöörien kuukausikirjeiden jakelut klubeille, Rotary Norden lehden osoitteiston ja sähköpostien lähettämisen verkkolehden ilmestymisestä, Suomen Rotaryn verkkosivujen ylläpidon ja yhteisiä palveluita, kuten puhelinpalvelu, tilaukset, postitukset, kokoustarjoilut ja sähköpostikyselyt. Jaana Hertell-Amokranen vastuualue käsittää Suomen Rotary ry:n, monipiiriorganisaatioiden ja piirien maksuliikenteen, kirjanpidon ja tilinpäätökset, piirimaksujen laskutuksen, palkanmaksun, arkistoinnin, viranomaisraportoinnin ja osallistumisen yhteiseen palvelutuotantoon. 3 TALOUS 3.1 Talouden yleiskatsaus Yhdistyksen kirjanpito sisältää Suomen Rotaryn, Nuorisovaihdon ja Lääkäripankin kirjanpidot. Koska Lääkäripankin toiminta- ja tilivuosi on kalenterivuosi ja yhdistyksen toiminta- ja tilivuosi on rotaryvuosi ( ), niin yhdistyksen tilinpäätöksessä Lääkäripankista on tehty välitilinpäätös. Yhdistyksen tilinpäätös osoittaa kuluneelta toimintakaudelta ylijäämää 10884,90 euroa. Positiivinen tulos johtuu jäsenmaksun korottamisesta, joka jouduttiin tekemään useiden edellisten vuosien tappioiden peittämiseksi, jotka johtuivat pääosin jäsenmäärän oleellisesta vähenemisestä, mutta myös tehdyt säästöpäätökset alkoivat vaikuttaa. Toimikauden lopussa jäsenmäärä oli 164 pienempi kuin mitä talousarviossa oli ennustettu. Toimintavuodelle vahvistetun budjetin mukaisesti piireiltä veloitettiin yhdistyksen palveluiden ja toiminnan rahoittamiseksi Suomen klubien osalta 30,50 per capita ja Viron klubien osalta 21,50 per capita. Edelliseen vuoteen verrattuna jäsenmaksua korotettiin 2,00 per capita. Yhdistyksen pankkitalletukset ovat olleet pääosin Nordea-pankissa ja osa Tapiola-pankissa. Pankkien korkotaso on ollut kovin vaatimaton.

5 5/ Suomen Rotaryn Tukirahasto Suomen Rotary ry on yleishyödyllinen yhdistys, joka ei tavoittele taloudellista hyötyä. Yleishyödyllisyyden vahvistamiseksi päätettiin kaudella perustaa Suomen Rotaryn Tukirahasto, johon alkupääomaksi siirrettiin yhdistyksen vapaasta pääomasta Lisäksi yhdistyksen syyskokous 2009 päätti siirtää vuoden tilinpäätöksen osoittamasta euron ylijäämästä Suomen Rotaryn Tukirahastoon, jonka varat ovat käytettävissä kaikkien piirien yhteisten humanitaaristen hankkeiden tukemiseksi, kuten Lääkäripankki ja piirien yhteiset GG -projektit. Tilikauden lopussa Tukirahasto oli YHDISTYKSEN JÄSENISTÖ Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n jäsenyhdistyksinä ovat kaikki kuusi Suomen rotarypiiriä. Toimintakauden alussa klubeja oli 314 ja toimintakauden lopussa 313. Kouvola- Ankkapurhan rotaryklubi ja Oulun Pohjoinen rotaryklubi lopettivat toimintansa ja Virossa aloitti Tallinn Hansa rotaryklubi. Virossa toimii 16 klubia. Piirien jäsenmäärät ovat toimintakauden aikana edelleen laskeneet. Toimintakauden alussa jäsenmäärä oli Viro mukaan lukien jäsentä ja kauden lopussa jäsentä, joten vuoden aikana jäsenmäärä väheni 284. Viron klubien jäsenmäärä lisääntyi yhdeksällätoista 526:teen. Vuodesta 2008 on jäsenmäärä vähentynyt lähes 900 jäsenellä. Suomen Rotary on myöntänyt vuosittain tunnustuksen ja huomionosoituksen piirille, joka on parhaiten menestynyt jäsenlisäyksessä rotaryvuoden aikana. Tätä tunnustusta ei tänä vuonna jaettu, koska kaikkien piirien jäsenmäärä väheni. Vähiten jäsenmäärä pieneni piirissä 1390, vain kuudellatoista. Piirin 1380 kohtalo oli edelleen vaakalaudalla. Piirin klubien minimimääräksi RI on asettanut 33 klubia ja vähentänyt jäsenmäärä edellytykseksi 1100 jäsentä. Piiri 1380 ei täytä näitä edellytyksiä jäsenmäärän osalta. Piirien jäsenmäärät rotaryvuoden lopussa olivat: D D D D D D TOIMINTA Rotaryvuosi oli rotaryjärjestön 109. toimintavuosi ja 87. toimintavuosi Suomessa. Rotary Internationalin presidenttinä toimi Ron D. Burton USA:sta ja hänen tunnuslauseensa oli ENGAGE ROTARY, CHANGE LIVES, SITOUDU ROTARYYN, MUUTA ELÄMÄÄ. Toimiston tarjoamien palvelujen lisäksi Suomen Rotaryn muu toiminta ja palvelutarjonta perustuvat suurelta osin vapaaehtoistyöhön. Suomen Rotaryn eri toimikunnissa on toiminut noin 40 henkeä pyyteettömän palvelun hengessä. 5.1 Monipiirien ja toimikuntien toimintakertomukset Nuorisovaihto Nuorisovaihdon monipiiriorganisaation puheenjohtajan tehtäviä on hoitanut ansiokkaasti PDG Heikki Arkela, ja varapuheenjohtajana on toiminut Liisa Stjernberg. Kulunut kausi oli Heikki Arkelan neljäs kausi tässä tehtävässä. Nuorisovaihtoa on hoidettu edellisten vuosien malliin. Monipiiriorganisaatiossa on nyt 22 jäsentä ja lisäksi Viron koordinaattori. Vuosivaihdossa oli

6 6/ oppilasta liki 30 maassa, kesävaihdossa 38 oppilasta ja ulkomaisilla leireillä oli yhteensä 37 oppilasta ja 76 ulkomaalaista nuorta Suomessa järjestetyillä leireillä. Vuoden aikana on pidetty 4 monipiirin kokousta sekä monipiirin kehittämispäivät Tampereella. Kauden aikana pidettiin Karkun evankelisella kansanopistolla orientation camp elokuussa ja tammikuussa 68. ja 69. kerran. Monipiirin edustajat ovat olleet nuorisovaihdon EEMA -kokouksessa Roomassa ja pre-conventiossa Sydneyssä. Suomessa oleville oppilaille järjestettiin perinteiset matkat: Lapinmatka 130 nuorta, Pietarin matka 82 nuorta sekä EuroTour 81 nuorta Suomen Rotaryn Lääkäripankki, Rotary Doctor Bank Finland (RDBF) Suomen Rotaryn Lääkäripankki on lähettänyt Tansanian Luterilaisen Kirkon sairaaloihin lääkäreitä ja hammaslääkäreitä. Sen puheenjohtajana toimi PDG Jouko Tuomisto, lääkärikoordinaattoreina Olli-Pekka Ryynänen ja Arto Vehviläinen, hammaslääkärikoordinaattoreina Juhani Brodkin ja Heikki Laine, talousvastaavana Hannu Ervamaa ja tiedotusvastaavana Ulla Lucenius. Lääkäripankilla ei ollut vuodelle osoitettua rahoitusta Ulkoministeriöstä, vaan se toimi vuosille myönnetyn rahoituksen säästyneillä varoilla. Lääkäreiden rekrytointitilanne on ollut varsin hyvä. Lupien käsittely Tansaniassa on hieman parantunut Tansaniaan huhtikuussa 2013 tehdyn johtoryhmän vierailun jälkeen. Rotaryvuoden aikana työskenteli Tansaniassa yhteensä 15 lääkäriä 6 8 ( 12) viikon jaksoina. Lisäksi Tansaniassa työskenteli yksi fysioterapeutti. Palveluspäiviä kertyi kaikkiaan 818. Toukokuun loppuun mennessä 2014 valmisteltiin uusi hakemus Ulkoministeriöön vuosien toimintaa varten. Hakemus tehtiin uutena hakemuksena ja sen lähtökohtana oli selkeästi koulutus. Suunnitelmaa pyritään edelleen kehittämään ja ennen muuta tekemään osapuolien kanssa täsmälliset ja uskottavat sopimukset seuraavalle hakukierrokselle. Lääkäripankin johtoryhmä jatkaa entisellä kokoonpanolla alkaen Koulutustoimikunta Toimikuntaan kuuluivat seuraavat piirikouluttajina toimivat rotarit: puheenjohtaja, PP Erja Vihervaara D 1410, jäsenet, PP Per-Elof Boström D 1380, PDG Juhani Rouhesmaa D 1390, PDG Markku Kalliomäki D 1390, PDG Matti Honkala D 1400, PP Timo Lahtinen D 1420 ja DGE Olavi Miettinen D Suomen Rotaryn internetsivuilla oleva laaja suomen- ja ruotsinkielinen koulutusmateriaali käytiin läpi ja saatettiin ajan tasalle. Pääosa Rotaryn virallisesta koulutusmateriaalista (presidentin ja muiden klubivirkailijoiden ja toimikuntien sekä apulaiskuvernöörien opaskirjaset) ajantasaistettiin ja Suomen Rotaryn käännöstoimikunta huolehti niiden kääntämisestä. Myös muun netissä tarjottavan koulutusmateriaalin ajankohtaisuus tarkistettiin ja vanhentuneita materiaaleja korvattiin uusilla tai poistettiin. Materiaalin käyttöä klubeissa ei, toimintasuunnitelmasta poiketen, kuitenkaan erityisin toimin selvitetty Käännöstoimikunta Viime kauden uutuutena lanseerattujen sähköisten oppaiden versioihin tulleet hyperlinkit ovat nyt jo vakiintunutta käytäntöä kaikissa uusissa RI:n toimittamissa oppaissa. Ongelmana on kuitenkin se, että klubien ja piirien toimihenkilöt, saatikka rivijäsenet eivät ole näistä ja näiden hyödyistä riittävästi tietoisia. Tässä olisi piiri- ja klubikouluttajilla parantamisen paikka ottamalla aktiivinen rooli jäsenistön kouluttamisessa. On käynyt selväksi, että RI ei jatkossa kustanna sellaisten oppaiden painatusta, joita se ei itse julkaise painettuina. Sähköisten julkaisujen osuus kiristyvässä taloudellisessa tilanteessa kasvaa nopeasti ja ne korvaavat tulevaisuudessa paperiversiot ehkä kokonaan. Käännöstoimikunnalla on kuitenkin edelleen tärkeä rooli järjestömme osana, sillä meillä on tulevaisuudessakin pääsy RI:n alkuperäisiin taittoaineistoihin ja näin voimme myös jatkossa toimittaa sähköisiä versioita suomeksi (rajoitetusti myös ruotsiksi) klubiemme tarpeisiin.

7 7/12 Toimintakauden julkaisuohjelma käsitti seuraavat painetut julkaisut: Kokonaan uusittu Rotaryn Käsikirja 2013 (035fi), uusi Yhdessä hyvää tekemään (595fi) entinen Perustietoa Rotarysta, uudet kauden teemajulkaisut (900fi, 900Afi ja 900Bfi) sekä päivitetyt uusintapainokset Klubin toimihenkilöiden opassarja 225fi (8 eri julkaisua), Rotarysäätiön käsikirja 219fi. Viime kaudella RI uusi myös verkkosivunsa ja lanseerasi käsitteen My Rotary, joka siirsi historiaan vanhan MAP - portaalin. Käännöstoimikunta päivitti kaikki suomen- ja ruotsinkieliset oppaat ja ohjeet siten, että viittaukset Member Accessiin poistettiin ja tilalle laitettiin My Rotary - palvelun kuvaukset. Useimmat näistä ohjeista ja oppaista löytyvät vain sähköisinä SR:n suojatuilta jäsensivuilta. Sekä suomen- että ruotsinkielisissä oppaissa olevista litteistä päivitettiin erikseen sähköisiä lomakkeita eri tarkoituksiin. Kaudella tuotettiin ja päivitettiin toista sataa eri suomen- ja ruotsinkielistä julkaisua, esitettä, ohjetta ja lomaketta, joista suurin on saatavilla vain SR:n suojatuilla jäsensivuilla. RI:n ystävällisellä tuella hankitun ohjelmiston avulla pystyttiin taittamaan ja tuottamaan suomalaisille rotareille korkealaatuisia opaskirjoja ja muita hyödyllisiä julkaisuja, jotka täysin vastaavat RI:n alkuperäistuotantoa ja silti ovat sovitettuja suomalaisiin tarpeisiin. Käännöstoimikunta palvelee suomalaisia rotareita käyttäen kahta käännösryhmää: englantisuomi ja suomi-ruotsi eri käännöstarpeita varten. Näillä resursseilla ja selkeällä prosessitoiminnalla pystymme paremmin palvelemaan klubien, piirien ja SR:n kasvavia tarpeita Julkaisutoimikunta Julkaisutoimikunnan kokoonpano PDG Juhani Hannila, puheenjohtaja, Oulun Rk / D 1400 PDG Markku Kalliomäki, Lempäälän Rk / D 1390 Rtn Irene Muurinen, Helsinki City West Rk / D 1420 AG Pentti Ruotsalainen, Pihtiputaan Rk / D 1390 Ulla Railovaara, toimikunnan sihteeri, Suomen Rotary Rotarytoimisto Kääntäjäpari PAG Sven Rosendahl, Kristinestad-Kristiinankaupunki, PP Maj-Britt Höglund, Vaasa-Vasa, käänsi ruotsin kielelle ja rotari Anne Hütt, Tallinn Hansa, viroksi tarvittavat tekstit. Suomen Rotaryn verkkosivusto Sivuston rakenne ja sisällön päälinjat säilytettiin ennallaan. Sisältö, ml ruotsin-, englannin- ja vironkieliset sivut, päivitettiin. Aineiston ajan tasalla pitämisessä korostettiin eri alojen vastuuhenkilöiden osuutta antamalla heille tehtäviä. Etusivua kehitettiin lisäämällä palvelua parantavia kohtia. Rotaryn teemakuukaudet esiteltiin lyhyesti kyseisten kuukausien alussa. Rotarymatrikkeli Suomen Rotarymatrikkelin "Sinisten sivujen" asiasisällön laatimisessa korostettiin eri alojen vastuita pyytämällä heiltä tekstiluonnokset ja liittämällä laatijoiden nimet tekstiensä yhteyteen. Sivujen ulkoasua ja luettavuutta kevennettiin lisäämällä kuvia ja logoja tekstien yhteyteen. Matrikkeliosan teossa havaittiin klubien pääosan kohdalla edistymistä Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmän käytössä. Suomen ulkopuolelta matrikkeliin otettavat organisaatiot aiheuttivat edelleenkin ylimääräistä ponnistelua. Matrikkelien kaupustelusta julkisuudessa saatiin havaintoja vuoden 2013 kesällä. Kaupustelun estämiseksi Julkaisutoimikunta laati päivätyn pysyväisohjeen klubeille matrikkelien säilyttämisestä ja tarpeettomien tuhoamisesta. Keväällä 2014 toteutettiin matrikkelitarvekysely. Kyselyn tuloksista laadittiin päivätty raportti, joka toimitettiin SR:n hallitukselle. Suomen piirien rotareista 92 % on painetun matrikkelin kannalla. Matrikkeliin myytiin kolme maksullista mainosta.

8 8/12 Yhteistoiminta kirjapainon kanssa Bookwell Oy Porvoo hoiti kirjapainon osuuden hyvällä hinta-laatu -suhteella. Yhteistoiminta matrikkelin toimittamiseen liittyvissä useissa asioissa toimi ongelmitta Tuomo Pusan kanssa. Taiton teki edelleenkin ammattitaidolla Anu Ruolahti Fellows Lumia Oy:stä. Rotaryesitteet ja muu kirjallisuus Klubeja kannustettiin tilaamaan ja ostamaan Suomen Rotaryn myyntiartikkeleita ja ilmaista aineistoa. Klubien aktiivisuudessa oli parantamisen varaa. Rotary Norden -lehden osalta päätettiin sallia lehden tilaaminen perinteisesti painettuna tai verkkoversiona. Toimikunta kokoontui neljä kertaa Rotarytoimistolla Kokouksista laadittiin yksityiskohtaiset muistiot. Sähköpostilla hoidettiin lukuisia yksityiskohtia, tehtiin matrikkelin toimittamista ja verkkosivuston kehittämistä palvelevia päätöksiä. SR:n pääsihteeri PDG Pekka Koskinen osallistui kokouksiin. Julkaisutoimikunnan puheenjohtaja ja jäseniä osallistui kahteen kokoukseen. Julkaisutoimikunnan toimintasuunnitelma toteutettiin. Kiitokset Luovutettuaan toimikunnan puheenjohtajuuden seuraajalleen IPDG Helge Saariselle PDG Juhani Hannila kiittää jokaista toimikunnan jäsentä erikseen ja kaikkia yhdessä hyvin hoidetuista yhteisistä vuosista Julkaisutoimikunnan tehtävien parissa IT-toimikunta Suomen Rotary on edelleen panostanut voimakkaasti piirejä, klubeja ja Rotarytoimistoa palveleviin sekä kansallisiin että Rotaryn kansainvälisiin tietojärjestelmiin. SR:n IT-toimikunta (jäseninä piirien IT-vastaavat) ja Rotarytoimisto ovat ohjeistaneet ja tukeneet piirejä ja klubeja rotaryn tietojärjestelmien käytössä. Parhaat kotisivukilpailut Vuodesta 2006 lähtien SR:n IT-toimikunta on organisoinut Parhaat kotisivut -kilpailun kannustaakseen klubeja kehittämään verkkosivujaan. Kauden voittajaksi valittiin Oulun Rotaryklubin verkkosivut. Voittajalle luovutettiin kunniakirja ja Elisa oyj:n lahjoittama kiertopalkintolautanen. Kakkossijalle sijoittui Sepänhaka Forssa Rotaryklubi ja kolmanneksi Pasila-Fredriksberg Rotaryklubi. SR:n verkkosivut SR:n verkkosivujen julkisen osuuden sisällön hallinnasta on pääosin vastannut SR:n julkaisutoimikunta ja suojattujen jäsensivujen ohjeistojen ja koulutusaineistojen osalta SR:n koulutustoimikunta. Sivujen teknisestä ylläpidosta on vastannut Rotarytoimisto / Ulla Railovaara. Sivuja on edelleen kehitetty ja täydennetty. Jäsenille tarkoitetulla suojatulla puolella on yli 320 artikkelia ohjeita ja erilaista koulutusaineistoa. Lisäksi SR:n hallinnolla ja Lääkäripankin johtoryhmällä on omat suojatut sivunsa. Kauden alkupuolella vaihdettiin sivujen päivitystyökalu (Joomla) uudempaan versioon. Uudessa versiossa on nyt parempi tietosuoja ja monipuolisemmat sivujen ylläpitotoiminnot. SR:n jäsentietojärjestelmä SR:n jäsentietojärjestelmä on toiminut moitteettomasti. Järjestelmään tehtiin kauden aikana muutamia lisätoimintoja, jotka helpottavat ja sujuvoittavat toimintaa. Mainittakoon mm. Rotary Norden -lehden tilaushallintarutiinin tekeminen (painettu lehti / verkkolehti)

9 9/12 Haasteena on ollut vuosittain uusien klubisihteereitten kouluttaminen ja opastaminen. Järjestelmäkoulutus tulisi sisältyä piirien PETS -koulutuksiin. Jäsentietojärjestelmästä siirtyy konekielisenä klubi- ja jäsentiedot matrikkelin taittoon ja edelleen kirjapainoon. SR:n ja RI:n jäsentietokantojen integrointi on aiheuttanut RI:n vaatimuksesta joidenkin kontrollien lisäämistä jäsentietojärjestelmäämme. RI:n My Rotary verkkosivut (entinen Member Access) RI:n My Rotary verkkosivuista ja järjestelmästä vastaa RI, mutta SR on tarvittaessa auttanut ja tukenut klubeja tämän järjestelmän käytössä. SR:n ja RI:n järjestelmien integrointi Vuoden 2012 alkupuolella saatiin valmiiksi melko iso ja haastava projekti SR:n ja RI:n järjestelmien integroimiseksi. Kuluneen rotaryvuoden aikana integraation tiedonvälitystä on edelleen täydennelty RI:n esityksestä. Integroinnin ansiosta RI:n ja Suomen jäsenluettelot ovat nykyisin hyvin samalla tasolla. Integroinnin juoksevasta seurannasta ja mahdollisesti vaadittavista toimenpiteistä on vastannut Markku Kalliomäki. SR:n ja RI:n valtuuttamana Markulla on Suomen ja RI:n järjestelmien laajat master -oikeudet. Hänellä on RI:n myöntämä valtuutus asti toimia Suomen edustaja RI:n dataorganisaatioon päin. Tehtävänimikkeenä hänellä on MDES (Multidistrict Executive Secretary). Verkkokokoukset Suomen Rotarylla on virallinen Adobe Connect Pro verkkokokousalustan lisenssi. Useat SR:n toimikunnat ovat osan kokouksistaan pitäneet verkkokokouksina. Verkkokokouksilla on säästetty matkakuluja ja matkoihin kuluvaa aikaa. Myös Rotary Norden -lehti hankki itselleen saman verkkokokousalustan. Kauden kuvernöörit pitivät kauden aikana useita verkkokokouksia. SR tarjosi oman lisenssinsä kautta myös klubeille mahdollisuuden tutustua tähän verkkokokoustekniikkaan. Tutustujia oli noin 15 klubia ja noin 5 klubia ovat ottaneet verkkokokoukset käyttöönsä normaalien klubikokousten rinnalle. Sosiaalinen media RI:llä, useilla piireillä ja klubeilla on omat sosiaalisen median ryhmänsä. Suomen piireistä piiri 1390 on ehkä aktiivisin Facebookin käyttäjä. Sosiaalisen median erilaiset nettipalvelut ovat luonteeltaan eräänlaisia tiedotus-, keskustelu- ja verkostoitumispalveluita, joita käytetään tyypillisesti älypuhelimilla ja tableteilla. SR kannustaa piirejä, klubeja ja jäseniä näiden nykyaikaisten palveluiden hyödyntämisessä Piirien TRF yhteistoimintarengas TRF - yhteistoimintarenkaana toimivat piirien rotarysäätiökomiteoiden puheenjohtajat. Siihen kuuluivat: D-1380 Tuomo Tuuri D-1390 Niko Niemi D-1400 Leila Risteli (koordinaattori) D-1410 Pentti Aspila D-1420 Harry Hedman D-1430 Aarno Kari Yhteistoimintarengas kokoontui viisi kertaa rotaryvuoden aikana. Rotarysäätiö otti vuoden alkaessa käyttöön uuden apurahamallinsa, mikä johti suureen koulutustarpeeseen kaikissa piireissä. Yhteistoimintarengas antoi eri piirien säätiövastuullisille mahdollisuuden jakaa kokemuksiaan, vertailla käytänteitään ja kehittää yhdessä toimintatapojaan.

10 10/12 Vuoden toiminta huipentui viikonloppuna Tallinnassa pidettyihin Rotarysäätiön innostuspäiviin, jotka osoittautuivat erittäin suosituiksi. Menomatkalla Viking Expressillä esiteltiin suomenkielisessä osuudessa piirien säätiörahoitteisia ja muita palveluprojekteja. Hotelli Nordic Forumissa annettiin englanniksi ajantasaista tietoa säätiöasioista. Päivien tähtivieraana oli PRIP John Kenny, joka toimii Rotarysäätiön hallituksen puheenjohtajana Suomalaisten ja virolaisten esiintyjien lisäksi kouluttajina olivat myös Zone 15:n Rotarysäätiökoordinaattori Henrik Jakenberg ja Major Grant Advisor Bo Mazetti-Nissen Ruotsista. Osallistujien kokonaismäärä oli 153, joista 99 rotaria Suomesta. Virolaiset rotarit osallistuivat toisen päivän ohjelmaan. Päivien järjestelyistä vastasivat Munkkiniemen rotaryklubi Harry Hedmanin johdolla sekä rotarytoimisto. Tämän erinomaisesti onnistuneen tilaisuuden perusteella yhteistoimintarengas päätti järjestää myös tulevan rotaryvuoden säätiöseminaarin vastaavanlaisina innostuspäivinä. Päivät järjestetään , vastuuhenkilö on Pentti Aspila. Renkaan jäsenet toimivat kukin oman piirinsä Paul Harris Society -vastaavina. Koska PH Society -toiminta on Suomessa uutta ja henkilökohtaisiin rotarysäätiölahjoituksiin sitoutuneiden rotarien joukko vielä pieni, yhteistoimintarengas päätti ottaa tavoitteeksi perustaa piirien yhteinen lahjoittajaseura, joka toimisi monipiiritasolla. Rotaryvuoden päättyessä 1000 dollarin vuosilahjoitukseen sitoutuneita jäseniä on kaikkiaan yhdeksän. Asetettiin tavoitteeksi saada PH Societyyn vähintään viisi jäsentä joka piiristä helmikuun 2015 loppuun mennessä. Piirien välinen yhteistyö, jota aikaisemman apurahamallin aikana tehtiin kansainvälisissä Matching Grant -projekteissa, jatkui uusissa Global Grant -hankkeissa. Tämä on tavoitteena myös tulevaisuudessa. Suomen Rotaryn hallituksen päätöksellä yhteistyörenkaan nimi muuttuu rotaryvuoden alusta TRF - toimikunnaksi. Koordinaattori Leila Risteli kiittää yhteistoimintarenkaan jäseniä aktiivisesta, myönteisestä yhteistyöstä kuluneen rotaryvuoden aikana Inter country committee Suomen Rotary ry:n hallitus hyväksyi ICC -toiminnan kehittämisen ja hallinnan otettavaksi mukaan Suomen Rotaryn toimintaan liitännäistoimintana kuten tämä toiminta on myös osana RI:n toimintaa. Myös RI kannustaa klubeja luomaan kansainvälisiä ystävyysklubisuhteita sekä perustamaan kansallisen ja piiritason organisaatiot toiminnan käynnistämiseksi, aktivoimiseksi ja hallinnoimiseksi. Tarkoituksena on ensi vaiheessa rajoittua Pohjoismaihin, Keski-Eurooppaan, Venäjään, Baltian maihin, Itä-Eurooppaan ja Etelä-Eurooppaan. Toiminnan saatua nostetta siipiensä alle se voidaan myöhemmin laajentaa koskemaan koko rotarymaailmaa. Viidellätoista klubilla on jo partneri Saksassa. Toiminnan käynnistämisen edellytykset täyttyivät kun kaikkien piirien kuvernöörit Suomen Rotaryn lisäksi hyväksyivät ja sitoutuivat siihen, että piirit edesauttavat ja kannustavat ystävyysklubisuhteiden luomista. Komitean puheenjohtajaksi valittiin PDG Markku Kalliomäki ja piirit nimesivät siihen edustajansa. Komitean ensimmäinen kokous on syksyllä End Polio Now Suomen Rotaryn Afganistan-hanke Keväällä 2013 yhteistoiminnassa Rotarysäätiön kanssa valmisteltiin hankehakemus Afganistan-hankkeen jatkamiseksi kolmella vuodella Hankehakemusta ei saatu toimitetuksi teknisen kömmähdyksen vuoksi ajoissa Ulkoministeriön käsittelyyn. Piirit olivat tehneet päätökset omavastuun keräämisestä. Osa piireistä piti rahat tilillään ja osa rahoitti PolioPlus -hanketta suoraan. Loppuraportti vuosien hankkeesta toimitettiin ja uusi hankehakemus vuosille jätettiin ajoissa Ulkoasiainministeriön kehitysyhteistyöosastolle.

11 11/12 Afganistan-hankkeen vastuuhenkilönä on toiminut hankkeen alusta alkaen PDG Matti Honkala. Valtakunnallinen End Polio Now -kansalaiskeräys Keräyslupa päättyi , jonka jälkeen PDG Tuomo Matilainen ja PDG Kari Kontula tekivät lopputilityksen, jonka viranomaiset hyväksyivät ja EPN -kansalaiskeräystyöryhmän työ päättyi. Keräyksen lopputulos piireittäin oli seuraava: Piiri ,06 Piiri ,44 Piiri ,15 Piiri ,10 Piiri ,72 Piiri ,86 Joulukorttiprojekti 8 041,54 Puhelin- ja tekstiviestipalvelu 2 026,69 Puutteelliset ja henkilöiden maksut 796,72 Yhteensä ,28 Keräystarvikkeet ja keräyslupa (nettokulu) 1 450,78 Pankin kulut (nettokulu) 282,54 Keräyksen nettotuotto , DGE valmennus SR:n vastuulla oleva tulevien kuvernöörien (DGE) valmennus pidettiin Tampereella Scandic City Hotellissa Tilaisuudessa annettiin perustietoja kuvernöörin tehtävistä sekä valmiuksia tuleviin GETS- ja Assembly-koulutustilaisuuksiin. Kouluttajina ja opastajina toimivat kutsutut luennoitsijat. Samalla tulevat kuvernöörit puolisoineen tutustuivat ensi kertaa toisiinsa. Positiivista yhteistyön henkeä luotiin illanvietossa yleisen seurustelun ja ohjelman merkeissä. 5.3 Palkitsemiset ja huomionosoitukset Suomen Rotaryn ansiomerkit Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n ansiomerkki perustettiin vuonna 2005 sen jälkeen kun siihen oli saatu Rotary Internationalin lupa. Ansiomerkkiä on kaksi luokkaa ja sitä voidaan jakaa Suomen Rotary ry:n hallituksen päätöksellä ansioituneille henkilöille, enintään kolme kappaletta kummassakin luokassa vuosittain. Kuvernöörit tekevät hallitukselle kirjalliset esitykset ansiomerkkien saajaehdokkaista oman piirinsä osalta. Lisäksi hallitus voi tehdä omia esityksiä. Hallitus myönsi Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n ansiomerkit seuraaville ansioituneille henkilöille: I-luokan Ansiomerkit: PDG Virpi Honkala PDG Rune Eklund PDG Krister Eklund Ansiomerkki: PDG Kimmo Wihervaara Hallituksen puheenjohtaja lähetti kaikille ansiomerkkien saajille onnittelukirjeen, joka oli päivätty Rotaryn syntymäpäiväksi Ansiomerkit luovutettiin saajille piirien tilaisuuksissa.

12 12/ EPN award tunnustus PDG Tuomo Matilaiselle myönnettiin ansioistaan PolioPlus - kampanjassa Regional Service Award for a Polio Free World tunnustus Suomen Rotaryn jäsenlisäyspalkinto Jäsenmäärän säilyttäminen ja kasvattaminen on rotaryjärjestön menestymisen ja elinvoimaisuuden kannalta perusasia, minkä vuoksi hallitus päätti perustaa piirien välisen jäsenlisäyskilpailun, mikä perustuu jäsenmäärän kehitykseen rotaryvuoden aikana. Tänä vuonna palkintoa ei jaettu, koska kaikkien piirien jäsenmäärä pieneni Suomen Rotaryn standaari Suomen Rotarylla on oma standaari. Hallituksen päätöksellä luovutettiin standaari nro 12 PDG Hannu Ervamaalle, joka monien muiden tehtävien lisäksi toimi SR:n hallituksen puheenjohtajana ROTARY NORDEN - lehti Rotary Nordenin hallituksen jäsen, asiamies, PDG Timo Katajisto menehtyi tapaturmaisesti Suomen edustajina ja toimijoina Rotary Norden-lehdessä ovat olleet: - Börje Thorström, edustajiston jäsen alkaen, hallituksen puheenjohtaja - Berndt von Veh, asiamies alkaen - Rolf Gabrielsson, Suomen toimittaja alkaen Rotary Norden-lehti tulee jokaiselle aktiivijäsenelle. Lehti on mahdollista tilata myös sähköisenä versiona. Lehden hinta sisältyy vuosittaiseen jäsenmaksuun. Kunniajäsenille lehden voi tilata erikseen. 7 MUUTA TOIMINTAA JA TILAISUUKSIA 7.1 Conventio RI:n Kongressi järjestettiin Sidneyssä Australiassa Osallistujia oli eri arvioiden mukaan noin Tunnelma oli katossa avajaisissa ja lopettajaisissa. Jokainen löysi itseään kiinnostavaa ohjelmaa House of Friendship:stä ja oheisohjelmista. 7.2 GETS ja Instituutti Tulevat kuvernöörit ja monet muut rotarit osallistuivat Venäjällä Pietarissa järjestettyyn GETS:in ja Rotaryinstituuttiin. 7.3 RC:n ja ARC:n tapaaminen RC Mikael Ahlberg ja ARC Veli-Matti Heinijoki tapasivat apulaiskuvernöörit jäsenlisäyksen merkeissä Tampereella. 7.4 Public Image Public Image koordinaattorit tapasivat Helsingissä