122 Microsoft Project 2000 Trainer Toistuvan tehtävän määrittäminen PROJ2000-1-3 Useimmissa projekteissa on toistuvia tehtäviä, esimerkiksi henkilöstökokouksia, tilanneraporttien tekemistä ja julkaisemista tai laatutarkastuksia. Vaikka tällaisten tapahtumien ajoittaminen olisi helppoa unohtaa, ne on syytä ottaa huomioon projektisuunnitelmassa. Myös projektia epäsuorasti tukevat tehtävät, esimerkiksi kokoukset vaativat resurssien aikaa, joka on pois muista tehtävistä. Tällaisia tapahtumia voi ottaa projektisuunnitelmaan toistuvina tehtävinä. Kuten nimestä käy ilmi, toistuva tehtävä toistuu tietyin väliajoin, esimerkiksi päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai vuosittain. Kun toistuva tehtävä syötetään, Microsoft Project luo sarjan tehtäviä, joiden rajoitus on aloitus aikaisintaan, joilla ei ole tehtäväsuhteita ja työmäärään perustuva ajoitus on pois käytöstä. Tässä harjoituksessa luodaan toistuva tehtävä. 1 Valitse syöttötaulukosta tehtävän 12 nimi, Tuotanto. Haluat lisätä toistuvat tehtävät esituotantovaiheen viimeisiksi tehtäviksi tehtävän 12 yläpuolelle. 2 Valitse Lisää-valikosta (Insert) Toistuva tehtävä (Recurring Task). Esiin tulee Toistuvan tehtävän tiedot -valintaikkuna. 3 Kirjoita Tehtävän nimi -ruutuun (Task Name) Henkilöstö suunnittelukokous. 4 Kirjoita Kesto-ruutuun (Duration) 2h. 5 Varmista, että Toistumiskaava-kohdasta (Recurrence Pattern) on valittuna Viikoittain (Weekly) ja valitse sitten perjantaina-valintaruutu (Friday). Seuraavaksi määrität tehtävän ensimmäisen tapahtumapäivän, joka oletusarvon mukaan on projektin alkamispäivä. 6 Kirjoita Aloita-ruutuun (Start) 6.4.2001 17:00. Seuraavaksi määrität toistojen määrän. Voit syöttää esiintymien määrän tai päivämäärän, johon mennessä tehtävä on lopetettava. 7 Valitse Lopeta: esiintymän jälkeen (End After) ja kirjoita tai valitse 10 esiintymää.
Oppitunti 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen 123 8 Luo toistuva tapahtuma napsauttamalla OK-painiketta. Microsoft Project lisää toistuvan tehtävän, joka kuuluu esituotantovaiheeseen. Yhteenvetotehtävä on alkutilanteessa tiivistettynä. Toistuva tehtävä -kuvake näkyy tunnussarakkeessa. 6 Huomaa, että yhteenvetotehtävän Gantt-palkki ei näytä samalta kuin muiden Gantt-kaavion yhteenvetotehtävien Gantt-palkit. Toistuvan tehtävän yhteenvedon Gantt-palkki näyttää vain tehtävän yksittäiset esiintymät. Seuraavaksi toistuvalle tapahtumalle varataan resursseja. 9 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta. 10 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunasta Sari Heisala. Pidä alhaalla Ctrlnäppäintä ja valitse Johanna Ruskanen, Joonas Perälä ja Seppo Kuurila. 11 Napsauta Varaa-painiketta (Assign) ja valitse sitten Sulje. Varaa resurssit -valintaikkuna sulkeutuu ja Microsoft Project varaa valitut resurssit toistuvalle tehtävälle. Seuraavaksi tarkastellaan toistuvan tehtävän yksittäisiä esiintymiä. Tehtävien tietojen hienosäätäminen
124 Microsoft Project 2000 Trainer 12 Napsauta toistuvan tehtävän Henkilöstön suunnittelukokous yhteenvetotehtävän vieressä olevaa plusmerkkiä. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta: Kuten huomaat, yhteenvetotehtävän esiintymät on numeroitu ja alitehtävien resurssivaraukset näkyvät. 13 Napsauta toistuvan tehtävän Henkilöstön suunnittelukokous yhteenvetotehtävän vieressä olevaa miinusmerkkiä. Toistuvia tehtäviä luodessa kannattaa muistaa myös seuraavat asiat: " kun toistuva tehtävä ajoitetaan päättymään jonakin tiettynä päivänä, Microsoft Project ehdottaa projektin nykyistä päättymispäivää. Jos tätä päivämäärää käytetään ja projektin päättymispäivä muuttuu myöhemmin, toistuvan tehtävän päättymispäivä on muutettava manuaalisesti. " Microsoft Project varoittaa, jos toistuvan tehtävän jokin esiintymä tulee vapaa-ajalle (esimerkiksi vapaapäivälle). Tällöin kyseisen esiintymän voi jättää luomatta tai sen voi ajoittaa seuraavalle työpäivälle. " toistuvien tehtävien resurssit pitäisi varata Varaa resurssit - valintaikkunassa. Jos resurssinimet syötetään yhteenvetotehtävän Resurssin nimi -kenttään, resurssit varataan vain yhteenvetotehtävälle, ei toistuvan tehtävän eri esiintymille.
Oppitunti 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen 125 Tehtävien rajoituksien määrittäminen Jokaiseen Microsoft Projectiin syötettävään tehtävään käytetään jotakin rajoitusta. Rajoitus ohjaa tehtävän alkamis- tai päättymispäivää ja mahdollisuuksia ajoittaa tehtävä uudelleen. Rajoituslajeja on kolme: PROJ2000-1-15 AND PROJ2000E-2-7 " Joustavat rajoitukset. Microsoft Project voi muuttaa tehtävän alkamisja päättymispäiviä mutta ei sen kestoa. Esimerkiksi tehtävä Kuvauspaikkojen valitseminen voi alkaa mahdollisimman pian. Joustaviin rajoituksiin ei liity päivämäärärajoituksia. " Ohjaavat rajoitukset. Tehtävällä on alkamiseen tai päättymiseen liittyvä päivämäärärajoitus. Microsoft Project voi kuitenkin rajoituksen sisällä muuttaa tehtävän alkamis- ja päättymispäiviä (ei kuitenkaan kestoa). Esimerkiksi tehtävän Rekvisiitan järjestäminen on päätyttävä viimeistään 26.3.2001. Se voi kuitenkin päättyä aiemminkin. " Joustamattomat rajoitukset. Tehtävän täytyy alkaa tai loppua tiettynä päivänä. Esimerkiksi tehtävän Valaistuksen tekeminen täytyy päättyä 10.4.2001. Tehtävien rajoituslajeja on yhteensä kahdeksan. Rajoituslaji Merkitys Mahdollisimman pian Microsoft Project ajoittaa tehtävän tapahtumaan niin (As Soon As Possible, pian kuin mahdollista. Tätä rajoitusta käytetään ASAP) oletuksena kaikissa uusissa tehtävissä, kun ajoitusperusteena on projektin alkamispäivä. Rajoitus on joustava. Mahdollisimman myöhään Microsoft Project ajoittaa tehtävän tapahtumaan niin (As Late As Possible, myöhään kuin mahdollista ilman, että seuraajat tai ALAP) projektin päättymispäivä viivästyvät. Tämä rajoitus on uusien tehtävien ajoituksen oletusarvona, kun projektin ajoitusperusteena on päättymispäivä. Rajoitus on joustava. Aloitus aikaisintaan Microsoft Project ajoittaa tehtävän alkamaan (Start No Earlier Than, määritettävänä rajoituspäivänä tai sen jälkeen. Tämän SNET) rajoituslajin avulla voidaan varmistaa, että tehtävä ei ala ennen tiettyä päivää. Rajoitus on ohjaava. 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen Aloitus viimeistään (Start No Later Than, SNLT) Microsoft Project ajoittaa tehtävän alkamaan määritettävänä rajoituspäivänä tai sitä ennen. Tämän rajoituslajin avulla voidaan varmistaa, että tehtävä ei ala tietyn päivän jälkeen. Rajoitus on ohjaava.
126 Microsoft Project 2000 Trainer Rajoituslaji Merkitys Lopetus aikaisintaan Microsoft Project ajoittaa tehtävän loppumaan (Finish No Earlier Than, määritettävänä rajoituspäivänä tai sen jälkeen. Tämän FNET) rajoituslajin avulla voidaan varmistaa, että tehtävä ei lopu ennen tiettyä päivää. Rajoitus on ohjaava. Lopetus viimeistään Microsoft Project ajoittaa tehtävän loppumaan (Finish No Later Than, määritettävänä rajoituspäivänä tai sitä ennen. Tämän FNLT) rajoituslajin avulla voidaan varmistaa, että tehtävä ei lopu tietyn päivän jälkeen. Rajoitus on ohjaava. Alkamisajankohta Microsoft Project ajoittaa tehtävän alkamaan (Must Start On, MSO) määritettävänä rajoituspäivänä. Tämän rajoituksen avulla voidaan varmistaa, että tehtävä alkaa tiettynä päivänä. Rajoitus on joustamaton. Loppumisajankohta Microsoft Project ajoittaa tehtävän loppumaan (Must Finish On, MFO) määritettävänä rajoituspäivänä. Tämän rajoituksen avulla voidaan varmistaa, että tehtävä loppuu tiettynä päivänä. Rajoitus on joustamaton. Nämä kahdeksan rajoituslajia vaikuttavat tehtävien ajoitukseen hyvin monin tavoin: " Joustavat rajoitukset, esimerkiksi Mahdollisimman pian, sallivat tehtävän ajoituksen rajoituksetta (lukuun ottamatta seuraaja- ja edeltäjäsuhteiden asettamia rajoituksia). Nämä rajoituslajit eivät määrää kiinteitä alkamis- tai loppumispäiviä. Käytä näitä rajoituslajeja aina kuin mahdollista. " Ohjaavat rajoitukset, esimerkiksi Aloitus aikaisintaan tai Aloitus viimeistään rajoittavat tehtävän ajoittamista määritettyjen rajojen sisällä.
Oppitunti 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen 127 " Joustamattomat rajoitukset, esimerkiksi Alkamispäivä estävät täysin tehtävän ajoituksen uudelleen. Käytä näitä rajoituslajeja vain, kun se on välttämätöntä. Projektien tehtävissä käytettävät rajoitukset riippuvat siitä, mitä Microsoft Projectilta odotetaan. Joustamattomia rajoituksia tulisi käyttää vain, jos tehtävän alkamis- tai päättymispäivän määrää projektitiimin hallinnan ulkopuolinen tekijä. Tällaisia tehtäviä ovat esimerkiksi tuotteen luovutukset asiakkaille ja rahoituskauden päättyminen. Muissa tehtävissä tulisi käyttää joustavia rajoituksia. Joustavat rajoitukset antavat eniten mahdollisuuksia alkamis- ja päättymispäivän muuttamiseen. Niiden avulla Microsoft Project voi muuttaa päiviä automaattisesti projektisuunnitelman muuttuessa. Jos esimerkiksi on käytetty Mahdollisimman pian -rajoitusta ja edeltäjän kesto muuttuu 4 päivästä 2 päivään, Microsoft Project muuttaa (aikaistaa) kaikkien seuraajatehtävien alkamis- ja päättymispäiviä. Jos seuraajassa kuitenkin on käytetty joustamatonta rajoitusta, Microsoft Project ei pysty muuttamaan alkamis- ja päättymispäiviä. Tässä harjoituksessa käytetään tehtävässä Aloitus aikaisintaan -rajoitusta. 1 Valitse syöttötaulukosta tehtävän 37 nimi, Kohtauksen 3 valmistelu. Kohtaus on kuvattava paikalla, joka on käytettävissä vasta 5. heinäkuuta 2001. 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen
128 Microsoft Project 2000 Trainer 2 Vedä pystysuoraa jakopalkkia oikealle siten, että Alku-sarake tulee näkyviin. VIHJE Jos Alku-sarakkeessa näkyy vain ruutumerkkejä (####), sarakkeen koko sisältö ei mahdu sarakkeeseen. Voit leventää saraketta siirtämällä ensin hiiren Alku- ja Loppu-sarakkeiden jakoviivalle. Kun hiiren osoitin muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi, kaksoisnapsauta jakoviivaa. Microsoft Project sovittaa sarakkeen leveyden sen sisältöön. 3 Valitse tehtävän 37 Alku-kenttä ja napsauta sitten nuolipainiketta, jolloin esiin tulee kalenteri. 4 Napsauta oikeanpuoleista nuolipainiketta, kunnes esiin tulee heinäkuu 2001 ja napsauta heinäkuun 5. päivää. Microsoft Project käyttää tehtävässä Aloitus aikaisintaan -rajoitusta. Rajoituskuvake näkyy tunnussarakkeessa. Jos osoitat kuvaketta, rajoituksen tiedot näkyvät työkaluvihjeenä.
Oppitunti 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen 129 5 Vedä pystysuora jakoviiva takaisin Kesto-sarakkeen (Duration) oikeaan reunaan. Myös kaikki tehtävästä 37 riippuvaiset tehtävät ajoitetaan uudelleen. Myöhemmin tästä rajoituksesta tehdään huomautus, jolloin sen käyttötarkoitus pysyy muistissa. Rajoitusten käyttämisessä kannattaa muistaa myös seuraavat asiat: " jos Loppu-sarakkeesta valitaan päivämäärä, tehtävään käytetään Lopetus aikaisintaan -rajoitusta " Aloitus aikaisintaan -rajoituksen voi luoda vetämällä Gantt-palkkia Gantt-kaaviossa " rajoituksen voi poistaa valitsemalla Projekti-valikosta Tehtävän tiedot (Task Information) ja valitsemalla sitten Lisäasetukset-välilehden (Advanced). Valitse Rajoituslaji-laatikosta (Constraint Type) Mahdollisimman pian tai, jos ajoitus perustuu päättymispäivään, Mahdollisimman myöhään. " jos on tarvetta käyttää tehtävien suhteiden lisäksi ohjaavia tai joustamattomia rajoituksia, voi syntyä negatiivinen liukuma. Voidaan esimerkiksi luodaan alusta loppuun -suhde ennen Alkamispäivärajoitusta, joka pakottaa seuraajatehtävän alkamaan ennen edeltäjän valmistumista. Tällöin syntyy negatiivinen liukuma ja ajoituskonflikti. Oletusarvon mukaan seuraajalle määritetty rajoituspäivä ohittaa suhteen. Microsoft Projectin voi kuitenkin haluttaessa määrittää pitämään suhteita rajoituksia tärkeämpinä. Valitse Työkalut-valikosta (Tools) Asetukset (Options) ja valitse sitten Aikataulu-välilehti (Schedule). Poista Tehtävät ottavat aina huomioon rajoituspäivämäärät -valintaruudun valinta (Tasks Will Always Honor Their Constraint Dates). Asetus koskee vain nykyistä projektitiedostoa. 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen
130 Microsoft Project 2000 Trainer " jos projekti täytyy ajoittaa päättymis- eikä alkamispäivän mukaan, joidenkin rajoitusten käyttäytyminen muuttuu. Esimerkiksi Mahdollisimman myöhään -rajoitteesta tulee uusien tehtävien oletus (ei Mahdollisimman aikaisin). Kiinnitä huomiota rajoituksiin ajoittaessasi projekteja päättymispäivän mukaan ja varmista, että ne vaikuttavat haluamallasi tavalla. Saat demonstraation tehtävien siirtämisestä ja järjestämisestä uudelleen kaksoisnapsauttamalla MS Project 2000 SBS -CD-levyn Multimediakansion MoveTasks.avi -kuvaketta. Siirryvalintaikkuna aukeaa myös pikanäppäimellä Ctrl+G. Vaiheiden ja tehtävien järjestäminen uudelleen Oppitunnilla 3 opittiin, että yhteenvetotehtävien avulla voi järjestää tehtäviä vaiheiksi ja niistä muodostuu jäsennys. Jäsennykset auttavat tunnistamaan projektin rakenteen yksittäisten tehtävien tasoa ylemmällä tasolla. Microsoft Projectissa käsitellään vaiheita esimerkiksi muotoilutyökalurivin Näytä alitehtävät- ja Piilota alitehtävät -painikkeiden avulla. Vaiheita voi järjestää uudelleen myös leikkaamalla ja liimaamalla tai vetämällä ja pudottamalla niitä taulukossa. Tässä harjoituksessa järjestetään näytöksen yhteenvetotehtävät uudelleen kuvausjärjestyksen mukaan ja linkitetään sitten kohtaukset alusta loppuun - suhteilla. 1 Valitse Muokkaa-valikosta (Edit) Siirry (Go To). 2 Kirjoita Tunnus-laatikkoon (ID) 23 ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project siirtyy tehtävään 23, Tuotanto-yhteenvetotehtävään. 3 Napsauta muotoilutyökalurivin Näytä-painiketta (Show) ja napsauta sitten Jäsennystaso 2 -vaihtoehtoa (Outline Level 2). Microsoft Project tiivistää näytökset 1-8 yhteenvetotehtäviksi. Tässä vaiheessa näytösten yhteenvetotehtävien välillä ei ole linkkejä, ja kohtaus 3 alkaa muita myöhemmin, koska sillä on Aloitus aikaisintaan - rajoitus. Elokuvien kohtaukset kuvataan harvoin siinä järjestyksessä kuin ne ovat
Oppitunti 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen 131 Kun vedät valittua tehtävää, syöttötaulukossa näkyy lisäyskohta, joka ilmaisee, mihin tehtävän voi pudottaa. elokuvassa. Ensimmäistä kohtausta ei juuri koskaan kuvata ensin eikä viimeistä viimeksi. Järjestät nyt kohtaukset kuvausjärjestykseen. 4 Napsauta tehtävän 60, Kohtaus 7 tunnusta. Microsoft Project valitsee tehtävän 60 koko rivin. Kun rivi on valittuna, yhteenvetotehtävän voi vetää haluttuun kohtaan. 5 Vedä tehtävän 7 tunnusta, kunnes se on kohtauksen 1 yläpuolella. Microsoft Project lisää kohtauksen 7 yhteenvetotehtävän kohtauksen 1 yläpuolelle ja seuraavat tehtävät numeroidaan uudelleen. 6 Napsauta tehtävän 3 tunnusta ja vedä sitä, kunnes tehtävä on kohtauksen 1 yläpuolella. 7 Napsauta tehtävän 5 tunnusta ja vedä sitä, kunnes tehtävä on kohtauksen 4 yläpuolella. 8 Napsauta tehtävän 6 tunnusta ja vedä sitä, kunnes tehtävä on kohtauksen 4 yläpuolella. 9 Napsauta tehtävän 8 tunnusta ja vedä sitä, kunnes tehtävä on kohtauksen 4 yläpuolella. Kohtaukset ovat nyt kuvausjärjestyksessä. 6 Seuraavaksi linkität kohtaukset. 10 Valitse kohtauksien 7-4 yhteenvetotehtävien nimet. 11 Napsauta vakiotyökalurivin Linkitä tehtävät -painiketta. Microsoft Project linkittää Kohtaus-yhteenvetotehtävät lopusta alkuun - suhteilla. 12 Napsauta muotoilutyökalurivin Näytä alitehtävät -painiketta (Show Subtasks). 13 Vieritä Gantt-kaaviota oikealle, jotta tuotantotehtävien koko järjestys tulee esiin. Tehtävien tietojen hienosäätäminen
132 Microsoft Project 2000 Trainer Gantt-kaavio näyttää nyt normaalilta linkitettyjen tehtävien portaikolta. Huomaa, että Microsoft Project ei edellytä, että tehtävien järjestys syöttötaulukossa on niiden alkamispäivien mukainen. Jos haluat, projektin ensimmäinen tehtävä voi olla syöttötaulukon viimeisellä rivillä. Ganttkaaviot järjestetään kuitenkin perinteisesti tavallisesti ylhäältä alas- ja ensimmäisestä viimeiseen -järjestykseen. PROJ2000E-3-6 Määräaikojen syöttäminen Uusien Microsoft Project -käyttäjien yleinen virhe on käyttää ohjaavia tai joustamattomia rajoituksia liian monissa tehtävissä. Kuten edellä huomattiin, tällaiset rajoitukset vähentävät huomattavasti aikataulutuksen joustavuutta. Jos kuitenkin tiedetään, että tehtävän on oltava valmiina tiettynä päivänä, miksi sille ei voisi käyttää Loppumispäivä-rajoitusta? Syy on tämä: oletetaan, että viisipäiväisen tehtävän on oltava valmiina 12. lokakuuta 2001 ja nyt on lokakuun 1. päivä. Jos tehtävän Loppumispäivä-rajoitukseksi määrätään 12. lokakuuta, Microsoft Project siirtää tehtävää niin, että se tosiaan loppuu 12. lokakuuta.
Oppitunti 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen 133 Microsoft Project ei ajoita tehtävää uudelleen alkamaan aiemmin, vaikka se valmistuisi aiemmin. Rajoituksen käyttö on itse asiassa lisännyt tehtävän riskiä. Jos tehtävä viivästyy jostakin syystä (tarvittava resurssi on esimerkiksi sairaana), tehtävä ei valmistu suunniteltuna päättymispäivänä. Parempi tapa on käyttää Mahdollisimman pian -rajoitusta ja syöttää tehtävän määräajaksi 12. lokakuuta. Määräaika on tehtävälle määritetty päivämäärä, joka ilmaisee päivän, johon mennessä tehtävän on oltava valmis, mutta määräaika ei itsessään rajoita tehtävää. Kun tehtävälle syötetään määräaika, Microsoft Project näyttää Gantt-kaaviossa määräaikamerkin ja varoittaa, jos tehtävän päättymispäivä ohittaa määräajan. 6 Näin tehtävän ajoituksessa on eniten joustoa. Tehtävä voi päättyä ennen määräaikaa resurssien saatavuudesta, edeltäjistä ja muista aikataulutekijöistä riippuen. Tässä harjoituksessa syötetään joillekin tehtäville määräaika. 1 Valitse Muokkaa-valikosta (Edit) Siirry (Go To). 2 Kirjoita Tunnus-laatikkoon (ID) 11 ja napsauta OK-painiketta. Tehtävien tietojen hienosäätäminen 3 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 11 nimeä, Esituotanto valmis. Tämä tehtävä on välitavoite, joka esittää projektin esituotantovaiheen ajoitettua valmistumista. Koska haluat varmistaa, että esituotanto on valmis
134 Microsoft Project 2000 Trainer 13.7.2001 mennessä, lisäät välitavoitteeseen määräajan. 4 Napsauta Lisäasetukset-välilehteä (Advanced). 5 Kirjoita tai valitse Määräaika-ruudun (Deadline) arvoksi 13.7.01 ja napsauta sitten OK-painiketta. Tehtävän tiedot -valintaikkuna sulkeutuu ja Microsoft Project lisää Ganttkaavioon määräaikamerkin. Näet nyt helposti, miten lähellä tai kaukana esituotantovaiheen määräajan saavuttaminen on. Jos esituotantovaiheen ajoitettu valmistuminen siirtyy heinäkuun 13. päivän ohi, Microsoft Project näyttää varoitustunnuksen tunnussarakkeessa. Seuraavaksi syötät yhteenvetotehtävän määräajat. 6 Kaksoisnapsauta syöttötaulukossa tehtävän 10 nimeä, Tuotanto. Tehtävä on tuotannon yhteenvetotehtävä. Haluat, että kuvaukset loppuvat syyskuun loppuun mennessä. 7 Kirjoita tai valitse Määräaika-ruudun arvoksi 28.9.01 ja napsauta sitten OKpainiketta. Määräajat eivät vaikuta yhteenvetotehtävän alitehtävien ajoitukseen lukuun ottamatta yhtä tilannetta. Määräajan ansiosta Microsoft Project kuitenkin varoittaa, jos tehtävän ajoitettu valmistuminen ohittaa sen määräpäivän. Ainoa tilanne, jossa määräaika voi vaikuttaa yhteenvetotehtävän (tai minkä tahansa tehtävän) ajoitukseen liittyy liukuma. Kun tehtävälle määritetään määräaika, sen liukuma ei ulotu määräajan ohi. Projektin kriittisen polun tarkasteleminen PROJ2000-4-1, PROJ2000E-5-1 AND PROJ2000E-5-3 Kriittinen polku on tehtäväsarja, jonka tehtävien myöhästyminen aiheuttaa projektin päättymispäivän siirtymisen. Sana kriittinen ei kuitenkaan kuvaa sitä, miten tärkeitä tehtävät ovat projektin kannalta. Sen tarkoituksena on vain kuvata, miten tehtävien ajoitus vaikuttaa projektin päättymispäivään. Projektin päättymispäivä on kuitenkin useimmissa projekteissa hyvin tärkeä. Jos projektin kestoa halutaan lyhentää päättymispäivää siirtämällä, on ensin lyhennettävä kriittistä polkua.
Oppitunti 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen 135 Saat demonstraation kriittisen polun tarkastelemisesta kaksoisnapsauttamalla MS Project 2000 SBS -CD-levyn Multimediakansion View Critical Path.avi - kuvaketta. Kriittinen polku muuttuu luultavasti projektin kuluessa aika ajoin, koska tehtävät valmistuvat aikataulun edellä tai siitä jäljessä. Myös ajoitusmuutokset, esimerkiksi resurssien varaaminen tehtäville voivat muuttaa kriittistä polkua. Kun kriittiseen polkuun kuuluva tehtävä on valmis, se ei enää ole kriittinen, koska se ei enää voi vaikuttaa projektin valmistumiseen. Microsoft Project laskee kriittistä polkua jatkuvasti uudelleen, vaikka sitä ei näekään. Avain kriittisen polun ymmärtämiseen on liukuma. Liukumia on kahdenlaisia: vapaa liukuma ja kokonaisliukuma. Vapaa liukuma tarkoittaa aikamäärää, jonka verran tehtävä voi viivästyä ilman, että se aiheuttaa toisen tehtävän viivästymisen. Kokonaisliukuma tarkoittaa aikamäärä, jonka verran tehtävä voi viivästyä ilman, että se aiheuttaa projektin päättymispäivän siirtymisen. Tehtävä kuuluu kriittiseen polkuun, jos sen kokonaisliukuma on pienempi kuin tietty määrä, tavallisesti nolla. Ei-kriittisillä tehtävillä taas on liukumavaraa, eli ne voivat alkaa tai valmistua aiemmin tai myöhemmin liukumansa sisällä ilman, että se vaikuttaa projektin valmistumiseen. Tässä harjoituksessa tarkastellaan projektin kriittistä polkua. 1 Valitse Näytä-valikosta Lisää näkymiä (More Views). 2 Valitse Lisää näkymiä -valintaikkunasta Yksityiskohtainen Gantt-kaavio (Detail Gantt) ja valitse Käytä (Apply). Projekti näkyy nyt yksityiskohtaisessa Gantt-näkymässä. 3 Valitse Muokkaa-valikosta Siirry. 4 Kirjoita Tunnus-laatikkoon (ID) 66 ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project näyttää tehtävän 66, kohtauksen 4 yhteenvetotehtävän. Kriittiset tehtävät näkyvät yksityiskohtaisessa Gantt-näkymässä punaisella ja ei-kriittiset sinisellä. 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen
136 Microsoft Project 2000 Trainer Siirryvalintaikkuna aukeaa myös pikanäppäimellä Ctrl+G. Suurin osa projektin kriittisistä tehtävistä kuuluu jälkituotantovaiheeseen. Microsoft Project erottaa yksityiskohtaisessa Gantt-kaaviossa kriittiset ja eikriittiset tehtävät. Kriittiset tehtävät ovat punaisia ja ei-kriittiset sinisiä. Tässä näkymässä näkyy myös tehtävien vapaa liukuma. 5 Valitse Muokkaa-valikosta Siirry. 6 Kirjoita Tunnus-laatikkoon (ID) 59 ja napsauta OK-painiketta. Esiin tulee tehtävä 59, Kohtaus 6 työkopioiden kehitys. Sininen palkki esittää tehtävän keston. Ohut viiva ja sen vieressä oleva luku esittävät tehtävän vapaan liukuman. Kuten huomaat, tällä tehtävällä on melkoisesti liukumaa ja se on siten ei-kriittinen tehtävä. (Muista, että termi kriittinen ei liity tehtävien tärkeyteen vaan pelkästään siihen, miten paljon liukumaa niissä on.) 7 Valitse Näytä-valikosta Gantt-kaavio (Gantt Chart). Harjoituksen lopuksi tarkastelet kriittisiä tehtäviä toisella tavalla. 8 Valitse Projekti-valikosta Suodatettu: Kaikki tehtävät (Filtered For: All Tasks) ja valitse sitten Kriittinen (Critical). Gantt-kaaviossa näkyvät vain kriittiset tehtävät. 9 Valitse Näytä-valikosta Zoomaa. 10 Valitse Zoomaa-valintaikkunasta Koko projekti (Entire Project) ja napsauta OK-painiketta.
Oppitunti 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen 137 Microsoft Project muuttaa Gantt-kaavion aikajanaa niin, että projektin kaikki kriittiset tehtävät tulevat kokonaan näkyviin. 11 Valitse Projekti-valikosta Suodatettu: Kriittinen ja valitse sitten Kaikki tehtävät. Kriittisen polun käsitteleminen on tärkein tapa hallita projektin kokonaiskestoa. Myöhemmin opit tasaamaan resursseja ja tekemään muita muutoksia, jotka voivat vaikuttaa projektin kestoon. Kriittisen polun tarkistaminen ja tarvittaessa projektin kokonaiskeston lyhentäminen on tärkeä taito projektinhallinnassa. VIHJE Projekteissa, joihin kuuluu useita linkitettyjen tehtävien verkkoja tai ketjuja jokaisella ketjulla on kriittinen polkunsa. Microsoft Project näyttää kuitenkin oletusarvon mukaan vain sen kriittisen polun, joka määrittää projektin päättymispäivän. Saat projektin kaikki kriittiset polut näkyviin valitsemalla Työkalut-valikosta (Tools) Asetukset (Options) ja valitsemalla sitten Laskentavälilehden (Calculation). Valitse Laske useita kriittisiä polkuja -valintaruutu (Calculate Multiple Critical Paths) ja napsauta OK-painiketta. 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen
138 Microsoft Project 2000 Trainer Tehtävien tietojen kirjaamien huomautusten ja hyperlinkkien avulla PROJ2000-3-2 Tehtävästä voidaan tallentaa mitä tahansa lisätietoja huomautusten avulla. Jos tehtävä on esimerkiksi viivästynyt tai jaettu, tapahtuman syy on hyvä tallentaa huomautukseen. Tällöin tieto säilyy Microsoft Project -tiedostossa ja sitä voi helposti tarkastella tai sen voi tulostaa. Huomautuksia on kolmenlaisia: tehtävähuomautukset, resurssihuomautukset ja varaushuomautukset. Tehtävähuomautukset näkyvät Tehtävän tiedot - valintaikkunan Huomautukset-välilehdessä (Notes). (Tehtävän tiedot - valintaikkunan voi avata valitsemalla Projekti-valikosta Tehtävän tiedot.) Microsoft Projectin huomautuksiin voi tehdä monenlaisia tekstimuotoiluja. Huomautuksiin voi jopa linkittää tai tallentaa kuvia ja muita tiedostoja. Hyperlinkkien avulla voi liittää tietyn tehtävän toiseen tiedostoon, tiettyyn paikkaan tiedostossa, Web-sivulle tai Intranet-sivulle. Tässä harjoituksessa syötetään tehtävien huomautuksia ja hyperlinkkejä tärkeiden tietojen tallentamiseksi joistakin tehtävistä. Resurssihuomautuksia käsitellään oppitunnilla 7 ja varaushuomautuksia oppitunnilla 8. 1 Valitse tehtävän 31 nimi, Kohtaus 3 valmistelu. Tähän tehtävään määritettiin aiemmin tällä oppitunnilla Aloitus aikaisintaan -rajoitus. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän huomautukset -painiketta (Task Notes). Microsoft Project näyttää Tehtävän tiedot -valintaikkunan, jossa on näkyvissä Huomautukset-välilehti. 3 Kirjoita Huomautukset-laatikkoon Kohtausta ei voi kuvata ennen 5. heinäkuuta, koska kuvauspaikka ei ole käytettävissä ja napsauta sitten OKpainiketta. Huomautuskuvake näkyy tunnussarakkeessa. 4 Osoita huomautuskuvaketta.
Oppitunti 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen 139 Huomautus tulee näkyviin työkaluvihjeenä. Jos huomautus on liian pitkä työkaluvihjeeseen, napsauta huomautuskuvaketta, jolloin esiin tulee koko huomautusteksti. Harjoituksen päätteeksi luot hyperlinkin. 5 Valitse tehtävän 9 nimi, Kuvauskaluston varaaminen. 6 Napsauta vakiotyökalurivin Lisää hyperlinkki -painiketta (Insert Hyperlink). Esiin tulee Lisää hyperlinkki -valintaikkuna. 7 Kirjoita Näytettävä teksti -kenttään (Text To Display) Hyvän kameravuokrausfirman Web-sivut. 8 Kirjoita Anna tiedoston tai Web-sivun nimi -kenttään (Type The File Or Web Page Name) http://www.rental101-inc.com ja napsauta OK-painiketta. 6 Hyperlinkkikuvake näkyy tunnussarakkeessa. Kun osoitat kuvaketta hiirellä, edellä kirjoittamasi kuvausteksti tulee näkyviin. Kun napsautat kuvaketta, Web-sivu aukeaa selaimeen. Oppitunnin yhteenveto Tällä oppitunnilla opittiin käyttämään useita tehtäviin liittyviä työkaluja projektisuunnitelman tekemisen jälkeen ja ennen varsinaisen työn seurantaa. Jos haluat jatkaa seuraaville oppitunneille: 1 Tallenna Lyhytelokuvaprojekti 06 -tiedostoon tehdyt muutokset napsauttamalla vakiotyökalurivin Tallenna-painiketta. Tallenna tiedosto ilman perusaikataulua. 2 Sulje tiedosto valitsemalla Tiedosto-valikosta Sulje. Tehtävien tietojen hienosäätäminen Jos et halua jatkaa seuraaville oppitunneille: # Valitse Tiedosto-valikosta Lopeta.
140 Microsoft Project 2000 Trainer Sanasto Aikajana Gantt-kaaviossa ja muissa näkymissä on aikajana näkymän yläosassa. Siinä ovat ajan pää- ja apuyksiköt, esimerkiksi viikot ja päivät. Ajoituskaava Kuvaa sitä, miten Microsoft Project laskee työmäärän tehtävän keston ja resurssien käyttöasteen perusteella. Ajoituskaava on Kesto Käyttöaste = Työ. Apuaikajana Aikajanan apuaikajana on pääjanan alapuolella ja sisältää pienemmät aikayksiköt, esimerkiksi viikot tai päivät. Edeltäjä Tehtävä, joka ohjaa toisen tai toisten tehtävien (seuraajien) alkamista tai päättymistä. Ei-kriittiset tehtävät Tehtävät, joissa on liukumaa. Ei-kriittiset tehtävät voivat päättyä myöhemmin liukuman sisällä ilman, että se vaikuttaa projektin valmistumisajankohtaan. Huomautus Tehtävään, resurssiin tai varaukseen liitettävät lisätiedot (mukaan lukien linkitetyt tai upotetut tiedostot). Hyperlinkki Linkki toiseen tiedostoon, tiettyyn paikkaan tiedostossa, Websivulle tai Intranet-sivulle. Jako Tehtävän keskeytys, joka näkyy Gantt-kaaviossa pisteviivana tehtävän osien välillä. Tehtävän voi jakaa useita kertoja. Joustamaton rajoitus Rajoituslaji, joka pakottaa tehtävän alkamaan tai päättymään tiettynä päivänä. Alkamispäivä ja Loppumispäivä ovat joustamattomia rajoituksia. Joustava rajoitus Rajoitustyyppi, joka antaa Microsoft Projectin muuttaa tehtävän alkamis- ja päättymispäiviä (mutta ei kestoa). Mahdollisimman pian ja Mahdollisimman myöhään ovat joustavia rajoituksia. Jäsennys Microsoft Projectin yhteenveto- ja alitehtävien hierarkkinen rakenne, joka tavallisesti noudattelee työn tärkeimpiä vaiheita. Kalenteri Asetukset, jotka määrittävät projektin, resurssien ja tehtävien työajan. Kertymä Tapa, jolla projekti kerää tehtävän tai resurssin kustannuksia. Kertymälajit ovat alussa, jaettu ja lopussa. Kiinteä kesto Tehtävälaji, jossa kestoarvo on vakio. Jos tehtävän tekemiseen tarvittavaa työmäärää muutetaan, Microsoft Project laskee uudelleen
Oppitunti 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen 141 resurssien käyttöasteen. Jos muutetaan kestoa tai käyttöastetta, Microsoft Project laskee uudelleen työn. Kiinteä kustannus Tehtävälle budjetoitu kiinteä rahamäärä. Määrä on resurssikustannuksista ja tehtävän kestosta riippumaton. Kiinteä työ Tehtävälaji, jossa työn määrä on vakio. Jos tehtävän kestoa muutetaan, Microsoft Project laskee uudelleen resurssien käyttöasteet. Jos muutetaan resursseja tai työtä, Microsoft Project laskee uudelleen keston. Kiinteät resurssit Tehtävälaji, jossa resurssien määrä on vakio. Jos tehtävän kestoa muutetaan, Microsoft Project laskee uudelleen tehtävälle ajoitetun työn määrän. Jos muutetaan resursseja tai työtä, Microsoft Project laskee uudelleen keston. Kriittinen polku Tehtäväsarja, jonka tehtävien myöhästyminen aiheuttaa projektin päättymispäivän siirtymisen. Limitysaika Päällekkäisyys kahden tehtävän välillä, joilla on tehtäväriippuvuussuhde. Limitysajan vuoksi esimerkiksi lopusta alkuun - suhteessa oleva seuraaja, alkaa jonkin aikaa edeltäjätehtävän valmistumista ennen. Limitysaika syötetään Microsoft Projectissa negatiivisena viiveenä. Liukuma Aikamäärä, jonka verran tehtävä voi viivästyä ilman, että seuraajatehtävän alkaminen (vapaa liukuma) tai projektin valmistuminen (kokonaisliukuma) viivästyy. Määräaika Tehtävälle syötettävä päivämääräarvo, joka ilmaisee, mihin mennessä projektin on valmistuttava. Määräaikojen käytöstä on se etu, että ne eivät rajoita tehtäviä. Ohjaava rajoitus Rajoitustyyppi, joka antaa Microsoft Projectin muuttaa tehtävän alkamis- ja päättymispäiviä (mutta ei kestoa) yhden päivämäärärajan sisällä. Aloitus aikaisintaan, Aloitus viimeistään, Lopetus aikaisintaan ja Lopetus viimeistään ovat ohjaavia rajoituksia. Peruskalenteri A Kalenteri, joka voi toimia projektikalenterina tai tehtäväkalenterina. Microsoft Projectiin kuuluu kolme peruskalenteria: Vakio, 24 tuntia ja Yövuoro. Niitä voi mukauttaa tai käyttää oman peruskalenterin pohjana. Projektikalenteri Peruskalenteri, jota koko projekti käyttää. Projektikalenteri määrittää normaalin työ- ja vapaa-ajan. Pääaikajana Aikajanan pääaikajana on apujanan yläpuolella ja sisältää 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen
142 Microsoft Project 2000 Trainer suuremmat aikayksiköt, esimerkiksi kuukaudet tai viikot. Rajoitus Tehtävän alkamis- tai päättymispäivää koskeva rajoitus, esimerkiksi Alkamispäivä tai Lopetus viimeistään. Riski Tapahtuma, joka saattaa vaikuttaa kielteisesti projektin aikatauluun, budjettiin ja määrityksiin. Seuraaja Tehtävä, jonka alkamis- tai päättymispäivän määräävät toinen tehtävä tai tehtävät, joita sanotaan edeltäjiksi. Suhde Kahden tehtävän välisen riippuvuuden laji, jota kuvataan visuaalisesti linkkiviivalla. Riippuvuussuhteita ovat lopusta alkuun, alusta alkuun, lopusta loppuun ja alusta loppuun. Kutsutaan myös linkiksi, loogiseksi suhteeksi, tehtävien riippuvuudeksi tai edeltäjäsuhteeksi. Tehtäväkalenteri Peruskalenteri, jota yksi tehtävä käyttää. Tehtäväkalenteri määrittää tehtävän työ- ja vapaa-ajan projektikalenterista riippumatta. Tehtävän laji Tehtävässä käytetty asetus, joka määrittää, miten Microsoft Project ajoittaa tehtävän sen perusteella, mikä ajoituskaavan tekijöistä on vakio. Tehtävälajit ovat kiinteät resurssit, kiinteä kesto ja kiinteä työ. Toistuva tehtävä Tehtävä, joka toistuu tietyin aikavälein. Toistuvan tehtävän voi määrittää toistumaan tietyn määrän esiintymiä tai päättymään tiettynä päivänä. Vapaa liukuma Aikamäärä, jonka verran tehtävä voi viivästyä ilman, että seuraajatehtävän alkaminen viivästyy. Viive Viive kahden tehtävän välillä, joilla on tehtäväriippuvuussuhde. Viiveen vuoksi esimerkiksi lopusta alkuun -suhteessa oleva seuraaja, alkaa jonkin aikaa edeltäjätehtävän valmistumisen jälkeen. Tiivistelmä Projektikalenterin päivittäminen 1 Valitse Työkalut-valikosta Muuta työaikaa. 2 Valitse Kohde-laatikosta Vakio (projektikalenteri). 3 Valitse Valitse päivämäärät -ruudusta ne viikonpäivät, jotka haluat muuttaa työ- tai vapaa-ajaksi. 4 Kirjoita Mistä- ja Mihin-kenttiin haluamasi työajat. Lomien muuttaminen vapaa-ajaksi projektikalenterissa
Oppitunti 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen 143 1 Valitse Työkalut-valikosta Muuta työaikaa. 2 Valitse Kohde-laatikosta Vakio (projektikalenteri). 3 Valitse Valitse päivämäärät -laatikosta lomapäivä tai muu päivä, jonka haluat määrittää vapaa-ajaksi. 4 Valitse Määritä valitut päivämäärät -kohdasta Vapaa-aika -valintanappi. Projektin alkamis- ja päättymisaikojen muuttaminen 1 Valitse Työkalut-valikosta Muuta työaikaa. 2 Napsauta Asetukset-painiketta. 3 Kirjoita tai valitse Oletusalkamisaika- ja Oletuspäättymisaika-ruutuihin haluamasi alkamis- ja päättymisaikojen arvot. Peruskalenterin luominen 1 Valitse Työkalut-valikosta Muuta työaikaa. 2 Napsauta Uusi-painiketta. 3 Kirjoita Nimi-ruutuun peruskalenterin nimi. 4 Valitse Luo kopio kalenterista -ruudusta peruskalenteri, jota haluat käyttää uuden kalenterin perustana. 5 Napsauta OK-painiketta. 6 Valitse Valitse päivämäärät -ruudusta ne viikonpäivät, jotka haluat muuttaa työ- tai vapaa-ajaksi. 7 Valitse Määritä valitut päivämäärät -kohdasta Vapaa-aika-valintanappi niille päiville, jotka haluat määrittää vapaapäiviksi. 8 Kirjoita työpäivien Mistä- ja Mihin-kenttiin haluamasi työajat. Tehtäväkalenterin käyttäminen tehtävässä 1 Valitse tehtävä syöttötaulukosta. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta. 3 Napsauta Lisäasetukset-välilehteä. 4 Valitse Kalenteri-ruudusta tehtäväkalenteri, jota haluat käyttää. 5 Jos haluat, että kalenteri ohittaa resurssikalenterien asetukset, valitse Ajoittaminen ohittaa resurssikalenterit -valintaruutu. Tehtävän suhteen muuttaminen 1 Valitse seuraajatehtävä syöttötaulukosta. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta. 3 Valitse edeltäjätehtävän Laji-kentästä haluamasi riippuvuuslaji. 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen
144 Microsoft Project 2000 Trainer Limitysajan tai viiveen syöttäminen 1 Valitse seuraajatehtävä syöttötaulukosta. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta. 3 Napsauta Edeltäjät-välilehteä. 4 Syötä edeltäjän Viive-kenttään viivettä varten positiivinen aikamäärä tai prosenttiosuus edeltäjän kestosta tai limitystä varten negatiivinen aikamäärä tai prosenttiosuus. Tehtävälajin muuttaminen tehtävälomakkeessa 1 Valitse tehtävä Gantt-kaavionäkymässä. 2 Valitse Ikkuna-valikosta Jaa. 3 Valitse tehtävälomakkeen Tehtävän laji -ruudusta haluamasi tehtävälaji ja valitse sitten OK. Tehtävälajin muuttaminen Tehtävän tiedot -valintaikkunassa. 1 Valitse tehtävä syöttötaulukosta. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta. 3 Napsauta Lisäasetukset-välilehteä. 4 Valitse Tehtävän laji -ruudusta haluamasi tehtävälaji. Tehtävän töiden keskeyttäminen 1 Napsauta vakiotyökalurivin Jaa tehtävä -painiketta. 2 Siirrä hiiren osoitin sen tehtävän Gantt-palkin päälle, jonka haluat jakaa ja vedä hiirellä oikealle. Kiinteän kustannuksen syöttäminen 1 Valitse Näytä-valikosta Taulukko: Syöttö ja valitse sitten Kustannukset. 2 Kirjoita tai valitse haluamasi tehtävän Kiinteät kustannukset -kenttään summa ja paina sitten sarkainta. 3 Valitse Kiinteiden kustannusten kertymä -kentästä haluamasi tapa ja paina Enteriä. Toistuvan tehtävän luominen 1 Valitse syöttötaulukosta sen tehtävän nimi, jonka yläpuolelle haluat lisätä toistuvan tehtävän. 2 Valitse Lisää-valikosta Toistuva tehtävä. 3 Valitse Toistuvan tehtävän tiedot -valintaikkunasta haluamasi asetukset.
Oppitunti 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen 145 Aloitus aikaisintaan -rajoituksen käyttäminen tehtävässä 1 Valitse tehtävä syöttötaulukosta. 2 Kirjoita tai valitse Alku-ruutuun haluamasi päivämäärä. Lopetus aikaisintaan -rajoituksen käyttäminen tehtävässä 1 Valitse tehtävä syöttötaulukosta. 2 Kirjoita tai valitse Loppu-ruutuun haluamasi päivämäärä. Muiden rajoitusten käyttäminen tehtävissä 1 Valitse tehtävä syöttötaulukosta. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta. 3 Napsauta Lisäasetukset-välilehteä. 4 Valitse Rajoituslaji-ruudusta rajoitus, jota haluat käyttää. 5 Jos valitset ohjaavan tai joustamattoman rajoituksen, kirjoita tai valitse päivämäärä Rajoituspäivämäärä-ruutuun. Tehtävien järjestäminen uudelleen # Vedä tehtävän tunnus uuteen paikkaan. Määräajan syöttäminen 1 Valitse tehtävä syöttötaulukosta. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta. 3 Napsauta Lisäasetukset-välilehteä. 4 Kirjoita tai valitse Määräaika-ruutuun haluamasi päivämäärä. Projektin kriittisen polun tarkasteleminen 1 Valitse Näytä-valikosta Lisää näkymiä. 2 Valitse Lisää näkymiä -valintaikkunasta Yksityiskohtainen Gantt-kaavio ja napsauta Käytä-painiketta. Kriittisten tehtävien suodattaminen # Valitse Projekti-valikosta Suodatettu: Kaikki tehtävät ja valitse sitten Kriittinen. 6 Tehtävien tietojen hienosäätäminen Tehtävähuomautuksen luominen 1 Valitse tehtävä syöttötaulukosta. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Huomautukset-painiketta.
146 Microsoft Project 2000 Trainer 3 Kirjoita Huomautukset-ruutuun huomautuksen sisältö ja napsauta OKpainiketta. Hyperlinkin luominen 1 Valitse tehtävä syöttötaulukosta. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Lisää hyperlinkki -painiketta. 3 Kirjoita Anna tiedoston tai Web-sivun nimi -kenttään sen Web-sivun osoite, jonka haluat linkittää. 4 Jos haluat, että hyperlinkkikuvaketta osoitettaessa näkyy tekstiä, kirjoita haluamasi teksti Näytettävä teksti -kenttään. 5 Napsauta OK-painiketta.