HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 14/2011 1 (12) TARKASTUSLAUTAKUNTA AIKA 15.12.2011 klo 17:00 18.40 PAIKKA Sokos Hotel Vaakuna, kabinettiosasto, Kaivokatu 3, 10. krs KÄSITELLYT ASIAT Asia Otsikko Sivu 101 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN 102 HUS:N TALOUS JA RAHOITUSASIOITA KÄSITTELEVÄN YHTEISTYÖRYHMÄN ROOLI OMISTAJAOHJAUKSEN KANNALTA 4 5 103 DIGISANELUN TILANNEKATSAUS 6 104 TARKASTUSLAUTAKUNTIEN YHTEISSEMINAARIN OHJELMA 105 VASTUULLISEN TILINTARKASTAJAN RAPORTOINTI 106 LAUTAKUNNAN PUHEENJOHTAJAN / VARAPUHEENJOHTAJAN JA ARVIOINTIJOHTAJAN PÄÄTÖKSET 8 9 10 107 MUUT ASIAT 11 108 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN 12
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 14/2011 2 (12) OSALLISTUJAT Nimi Klo Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Pyykkölä Markku 17:00 18:40 puheenjohtaja Anttila Maija 17:05 18:40 varapuheenjohtaja Aalto Varpu Leena 17:00 18:40 jäsen Dönsberg Ulla 17:00 18:40 jäsen Hallipelto Aatos 17:00 18:40 jäsen Lind Tuula 17:00 18:40 jäsen Nukala Kari T. 17:00 18:40 jäsen Salmela Reijo 17:00 18:40 arviointijohtaja/esittelijä Semberg Konttinen Virpi 17:00 18:40 arviointipäällikkö Räsänen Pirjo 17:00 18:40 Koskinen Kivilahti Sari 17:00 18:40 kehittämispäällikkö/sihteeri Nurkkala Jorma 17:00 18:40 vastuullinen JHTTtarkastaja Nystedt Roger 17:00 18:40 JHTT tarkastaja Pehkonen Eurèn Ritva 17:00 18:40 tarkastusassistentti Nevalainen Leila 17:00 18:40 TtM opiskelija ALLEKIRJOITUKSET puheenjohtaja sihteeri KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 14/2011 3 (12) Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 14/2011 4 (12) TARKASTUSLAUTAKUNTA 101 15.12.2011 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN TALA 101 Edellisen kokouksen pöytäkirja on liitteenä 1. Hyväksytään. Hyväksyttiin.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 14/2011 5 (12) TARKASTUSLAUTAKUNTA 102 15.12.2011 HUS:N TALOUS JA RAHOITUSASIOITA KÄSITTELEVÄN YHTEISTYÖRYHMÄN ROOLI OMISTAJAOHJAUKSEN KANNALTA TALA 102 Hallitus päätti kokouksessaan 8.2.2010 asettaa jäsenkuntien ja HUS:n talous ja rahoitusasioita käsittelevän yhteistyöryhmän ns. HUSTRA ryhmän. HUSTRA:n jäseninä on seitsemän jäsenkunnan (Espoo, Helsinki, Hyvinkää, Loviisa, Nurmijärvi, Raasepori ja Vantaa) ja HUS:n virkamiehiä. Työryhmän tarkoituksena on toimia yhteistyötä ja luottamusta lisäävänä, valmistelevana foorumina. Ryhmän tehtäviksi määriteltiin omistajaohjauksen edellytysten ja luottamuksellisen jäsenkuntayhteistyön edistäminen sekä viranhaltijavalmistelun tukeminen seuraavissa asiakokonaisuuksissa: kuntaraportointi ja laskutus, investointistrategia ja suunnittelu, tilaajatuottajamallin soveltaminen, tuotteistus ja hinnoittelu, opetuksen ja tutkimuksen rahoitus sekä käyttöastelaskenta. Asioiden valmistelusta ja päätöksenteosta on määrätty kuntien hyväksymässä HUS:n perussopimuksessa ja valtuuston hyväksymässä hallintosäännössä. Arviointipäällikkö Virpi Semberg Konttinen esittelee HUSTRAn omaksumaa roolia omistajaohjauksen kannalta. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 14/2011 6 (12) TARKASTUSLAUTAKUNTA 103 15.12.2011 DIGISANELUN TILANNEKATSAUS TALA 103 Digisanelu järjestelmän hankintapäätös tehtiin 10.7.2009 tarjouskilpailun perusteella ja lopullinen sopimus Logica Suomi Oy:n kanssa digitaalisen saneluratkaisun tuottamisesta allekirjoitettiin 1.12.2010. HUS Servis hankki digitaalisen saneluratkaisun kokonaispalveluna, joka kattaa digitaalisen sanelun, sen välittämisen, varastoinnin ja toiminnanohjauksen sanelijalta tekstinkäsittelijälle ja edelleen takaisin sanelijalle tai sanelijan yksikköön. Hankekuvauksessa korostettiin käyttäjäystävällisyyttä HUS:n 20 sairaalaa käsittävässä organisaatiossa sekä käyttäjä (yhteensä noin 3200 henkilöä) ja sanelumäärien hallintaa (n. 1,6 miljoonaa sanelua/vuosi). Digisanelun pilotointi aloitettiin Kolmiosairaalassa sekä Lasten ja nuorten sairaalassa huhtikuussa 2011. Teknisten ongelmien takia pilotointi keskeytettiin muutamaksi viikoksi. Toukokuun lopulla HUS Servis johtoryhmässä todettiin, että digitaalisessa tekstinkäsittelyssä on ollut pitkin kevättä ruuhkaa. Asiakirjapalvelujen tekstinkäsittelyssä tehtiin edelleen koko kesän ajan lisätöitä sanelujen purkamiseksi sekä käytettiin myös vuokratyövoimaa palvelulupausten pitämiseksi. 9.8. digisanelupalvelu "kaatui". Digisanelun pilotti hyväksyttiin 15.8.2011. Digisanelun käyttöönoton eteneminen jatkui suunnitellusti 3 viikkoa myöhässä. Loppujen yksiköiden oli tarkoitus siirtyä digisaneluun vuoden loppuun mennessä lukuun ottamatta Länsi Uudenmaan sairaanhoitoaluetta ja psykiatrian tulosyksikköä. HUS Servis johtoryhmässä 5.10.2011 sekä HUS Servis johtokunnassa 7.10.2011 todettiin, että digisanelun käyttöönottoprojektissa on esiintynyt teknisiä ongelmia, mistä johtuen purkutyö on ruuhkautunut pahasti. Potilasturvallisuuden turvaamiseksi jouduttiin 6.10.2011 alkaen turvautumaan hätätyöhön. Sairaanhoidon johtoryhmän kokouksessa 20.10.2011 todettiin, että digisanelussa on ollut suuria ongelmia, mutta, että ruuhka on saatu purettua ja potilasturvallisuus on taattu. Toiminnan laajennettua lääkäreiltä tuli palautetta sanelujen häviämisestä. Digisanelun tilanteesta 21.11.2011 annetussa HUS:n sisäisessä tiedotteessa sanottiin, että uuden digitaalisen sanelujärjestelmän toimintaongelmia aiheuttanut virhe on löydetty yhteistyössä järjestelmän toimittaneen Logica Suomi Oy:n kanssa ja, että järjestelmän laajentaminen on keskeytetty, kunnes sen toimintavarmuus on sataprosenttinen. Digitaalisesti toimitettujen sanelujen kokonaismäärä oli 81 073 kappaletta 18.11.2011 mennessä. Asian käsittely Merkitään tiedoksi. Arviointijohtaja Reijo Salmela raportoi kokouksessa digisanelun viimeisimmästä tilanteesta. Merkittiin tiedoksi.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 14/2011 7 (12) TARKASTUSLAUTAKUNTA 103 15.12.2011
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 14/2011 8 (12) TARKASTUSLAUTAKUNTA 104 15.12.2011 TARKASTUSLAUTAKUNTIEN YHTEISSEMINAARIN OHJELMA TALA 104 Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan 11.11.2011 järjestää tarkastuslautakuntien yhteisseminaarin 10.2.2012. Samalla päätettiin vastata tilaisuuden paikallisista järjestämiskustannuksista (kokoustilat ja kokoustarjoilut) ja valtuutettiin ulkoisen tarkastuksen yksikkö valmistelemaan seminaariohjelmaa. Muilta tarkastuslautakunnilta on tiedusteltu niitä kiinnostavia aihealueita. Nämä aihe ehdotukset sekä HUS:n tarkastuslautakunnan ehdottamat teemat on huomioitu ohjelmaluonnoksessa joka jaetaan kokouksessa oheismateriaalina. Arviointijohtaja Reijo Salmela esittelee asiaa. Merkitään seminaarin valmistelun tilannekatsaus tiedoksi. Merkittiin seminaarin valmistelun tilannekatsaus tiedoksi ja valtuutettiin arviointijohtaja jatkamaan ohjelman suunnittelua lautakunnan antaman palautteen perusteella.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 14/2011 9 (12) TARKASTUSLAUTAKUNTA 105 15.12.2011 VASTUULLISEN TILINTARKASTAJAN RAPORTOINTI TALA 105 Vastuullinen tilintarkastaja selostaa KPMG:n raportteja: Tilikauden aikainen tarkastuskäynti, Porvoon sairaanhoitoalue. Oheismateriaalina. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Lisätietoja Jorma Nurkkala, p. 040 752 0058 Roger Nystedt, p. 050 511 2394
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 14/2011 10 (12) TARKASTUSLAUTAKUNTA 106 15.12.2011 LAUTAKUNNAN PUHEENJOHTAJAN / VARAPUHEENJOHTAJAN JA ARVIOINTIJOHTAJAN PÄÄTÖKSET TALA 106 1. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan päätökset Pj:n päätös 29.11.2011: Yhdistettyjen kommunikaatioratkaisujen ja videoneuvottelusuunnnitelman hankinta KPMG:ltä HUS Tietotekniikalle. Kyseessä 7.7.2010 KPMG:n ja HUS tietotekniikan välillä tehtyyn sopimukseen perustuva kirjallinen toimeksianto (noin 10 työpäivää) jolla nimetään KPMG:n asiantuntija. 2. Arviointijohtajan päätökset Yleispäätös 3/2011: Arviointipäällikön vuosilomasijaisuuden hoitaminen. Pirjo Räsäsen palkkaaminen ajalle 22.12.11 29.2.2012. Tarkastuslautakunnalla on halutessaan oikeus ottaa yllämainitut päätökset käsiteltäväksi kuntalain 51 :n mukaista otto oikeusmenettelyä käyttäen. Asiakirjat ovat nähtävissä kokouksessa. Tarkastuslautakunta päättää, ettei se ota käsiteltäväkseen esittelytekstissä lueteltuja päätöksiä. Hyväksyttiin.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 14/2011 11 (12) TARKASTUSLAUTAKUNTA 107 15.12.2011 MUUT ASIAT TALA 107 Muistio tarkastuslautakunnan 11.11.2011 pitämästä seminaarista. Oheismateriaalina. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 14/2011 12 (12) TARKASTUSLAUTAKUNTA 108 15.12.2011 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN TALA 108 Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.40.