OPPITUNTI 257 12 Projektitietojen jakaminen muiden ohjelmien kanssa ARVIOITU KESTO 25 min Tämän oppitunnin jälkeen osaat: leikata ja liittää tietoja Microsoft Projectiin ja Projectista avata tuonti- ja vientimallien avulla Microsoft Projectissa toisella ohjelmalla tuotetun tiedoston tallentaa tuonti- ja vientimallien avulla Microsoft Project - tietoja muissa tiedostomuodoissa. Tietojen jakaminen Tällä oppitunnilla keskitytään eri tapoihin tuoda tietoja Microsoft Projectiin ja viedä niitä siitä. Windowsin tavallisten leikkaus- ja liittämisominaisuuksien lisäksi (jotka voivat olla tuttuja sinulle) Microsoft Projectissa on useita mahdollisuuksia viedä ja tuoda tietoja. Tällä oppitunnilla käytetään toistuvasti seuraavia termejä: " lähdeohjelma on ohjelma, josta kopioidaan tai tuodaan tietoja " kohdeohjelma on ohjelma, johon tietoja liitetään tai viedään.
258 Microsoft Project 2000 Trainer Tämän oppitunnin harjoituksissa käytetään tiedostoa Lyhytelokuvaprojekti 12. Avaa kiintolevyn MS Project 2000 SBS Harjoitukset-kansion Osa 3 -kansio. Avaa tiedosto 12A, ja tallenna se ilman perusaikataulua Osa 3 -kansioon nimellä Lyhytelokuvaprojekti 12. PROJ2000-3-7 PROJ2000-3-8 Leikkaaminen ja liittäminen Microsoft Projectissa Tietoja voi kopioida ja liittää Microsoft Projectista tai siihen Muokkaa-valikon Kopioi-, Kopioi kuva-, Liitä- ja Liitä määräten -komennoilla (tai niitä vastaavilla vakiotyökalurivin painikkeilla). Tietojen kopioinnissa Microsoft Projectista voidaan valita haluttujen tulosten mukaan kaksi vaihtoehtoa. " Tekstiä (esimerkiksi tehtävien nimiä ja päivämääriä) voi kopioida taulukosta ja tiedot voi liittää kohdeohjelmaan. " Microsoft Project -näkymän voi kopioida ja liittää sen graafisena kuvana kohdeohjelmaan. Muokkaa-valikon Kopioi kuva - komennon avulla voidaan luoda graafinen kuva näkymästä tai siitä valitusta osasta. Muistat ehkä oppitunnilta 11, että Kopioi kuva - ominaisuudessa kuvan voi optimoida näytössä tarkastelua varten (esimerkiksi Microsoft PowerPointissa) tai tulostamista varten (esimerkiksi Microsoft Wordissa). Kopioi- ja Kopioi kuva -ominaisuuksien käytössä on merkittävä ero. Kopioikomennolla kopioituja tietoja voidaan muokata kohdeohjelmassa. Kopioi kuva -ominaisuuden käytöllä saadaan kuva, jota voi muokata vain grafiikkaohjelmalla, esimerkiksi Microsoft Paintilla. VIHJE Monien Windows-ohjelmien, esimerkiksi Microsoft Wordin ja Microsoft Excelin Muokkaa-valikossa on Liitä määräten -komento (Paste Special). Sen antaa lisää vaihtoehtoja Microsoft Project -tekstin liittämiseen kohdeohjelmaan. Esimerkiksi Wordin Liitä määräten -komennon avulla voi liittää muotoiltua tai muotoilematonta tekstiä, kuvan tai Microsoft Project -asiakirjaobjektin (OLEobjektin). Voit myös liittää pelkästään tiedot tai liittää niiden mukana linkin Microsoft Projectin lähdetietoihin. Saat lisätietoja OLE:n käytöstä Microsoft Projectissa kysymällä Office-avustajalta Kerro linkitetyistä ja upotetuista objekteista.
Oppitunti 12 Projektitietojen jakaminen muiden ohjelmien kanssa 259 Myös tietojen liittämisessä muista ohjelmista Microsoft Projectiin on kaksi vaihtoehtoa. " Voit liittää tekstiä (esimerkiksi luettelon tehtävien tai resurssien nimistä) Microsoft Projectin taulukkoon. Voit esimerkiksi liittää solualueen Excelistä tai peräkkäisiä kappaleita Wordista Microsoft Projectiin. Voit esimerkiksi liittää, jotka on järjestetty Excelin tai Wordin pystysarakkeeseen järjestetyn sarjan tehtävänimiä Microsoft Projectin Tehtävän nimi -sarakkeeseen. VIHJE Tekstin liittäminen useina sarakkeina vaatii hieman suunnittelua. Varmista ensinnäkin, että tietojen järjestys lähdeohjelmassa vastaa Microsoft Project - taulukon sarakejärjestystä. Voit joko järjestää lähdeohjelman tiedot vastaamaan Microsoft Project -taulukon sarakejärjestystä tai päinvastoin. Varmista myös, että lähdeohjelman sarakkeet tukevat samoja tietotyyppejä (tekstiä, numeroita, päivämääriä ja niin edelleen) kuin Microsoft Projectin sarakkeet. " Voit liittää graafisen kuvan tai OLE-objektin toisesta tiedostosta Gantt-kaavionäkymän kuvaosaan. Voit myös liittää graafisen kuvan tai OLE-objektin tehtävä-, resurssi- tai varaushuomautukseen, lomakenäkymään, esimerkiksi tehtävä- tai resurssilomakenäkymään tai näkymän tai raportin ylä- tai alatunnisteeseen tai selitteeseen. Lisätietoja näkymien ja taulukkojen tulostamisesta on oppitunnilla 10. Haluat lyhytelokuvaprojektissa lisätä Gantt-kaaviokuvan asiakirjaan, jonka olet tehnyt projektin sidosryhmiä varten. Tässä harjoituksessa kopioidaan Ganttkaavion kuva ja liitetään se WordPadiin (tai Wordiin, jos haluat). Tilannekuva otetaan kohdeohjelmasta riippumatta aina samalla tavalla. Tilannekuvan voi esimerkiksi liittää tekstinkäsittelyohjelman tiedostoon tai sähköpostieditoriin. Aluksi muotoillaan Gantt-kaavionäkymä siten, että siinä näkyvät halutut tiedot. 1 Valitse Projekti-valikosta Suodatettu: Kaikki tehtävät ja valitse sitten Yhteenvetotehtävät (Summary Tasks). Microsoft Project näyttää vain projektin yhteenvetotehtävät. 2 Valitse Näytä-valikosta Zoomaa. Esiin tulee Zoomaa-valintaikkuna. 3 Valitse Zoomaa-valintaikkunasta Koko projekti (Entire Project) ja napsauta OK-painiketta. 12 Projektitietojen jakaminen
260 Microsoft Project 2000 Trainer Microsoft Project muuttaa Gantt-kaavion aikajanaa siten, että koko projekti näkyy. Jos Kesto-sarakkeessa näkyy tällaisia merkkejä: #####, kaksoisnapsauta sarakkeen oikeaa reunaa, jolloin sarakeleveys muuttuu sopivaksi. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 4 Napsauta vakiotyökalurivin Kopioi kuva -painiketta (Copy Picture). Esiin tulee Kopioi kuva -valintaikkuna. 5 Valitse Luo kuva -kohdasta (Render Image) Näytölle (For Screen) ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project kopioi Gantt-kaavion kuvan Windowsin Leikepöydälle. Seuraavaksi avataan tekstinkäsittelyohjelmassa luotu ehdotus. Tiedoston voi avata WordPadissa tai Wordissa. 6 Tee jokin seuraavista: # Jos tietokoneessasi ei ole Wordia, napsauta Windowsin Käynnistäpainiketta (Start), osoita Ohjelmia (Programs), osoita Apuohjelmia (Accessories) ja napsauta sitten WordPadia. # Jos tietokoneessa on Word, käynnistä se. 7 Valitse WordPadin tai Wordin Tiedosto-valikosta (File) Avaa (Open). 8 Etsi ja avaa Osa 3 -kansiosta Kirje asiakkaalle -asiakirja (Letter To Client). 9 Korosta kappale (lisää yhteenveto-gantt-kaavio). 10 Valitse Muokkaa-valikosta Liitä (Paste).
Oppitunti 12 Projektitietojen jakaminen muiden ohjelmien kanssa 261 11 Microsoft Project liittää Gantt-kaavion kuvan Windowsin Leikepöydältä asiakirjaan. Jos käytät WordPadia, näytön pitäisi näyttää seuraavalta. PROJ2000-1-1 PROJ2000-3-3 Huomaa jälleen, että kuvan voi tekstinkäsittelyohjelman asemesta liittää myös esimerkiksi sähköpostiviestiin tai johonkin muunlaiseen asiakirjaan. 12 Valitse WordPadin tai Wordin Tiedosto-valikosta Lopeta (Exit). Kun ohjelma kysyy, tallennetaanko tiedosto, valitse Ei. Muiden tiedostomuotojen avaaminen Microsoft Projectissa Microsoft Project -asiakirjaan liitettävät tiedot voivat olla peräisin monenlaisista lähteistä. Ne voivat olla esimerkiksi tehtäväluettelo taulukkolaskentaohjelmasta tai resurssien korvaukset tietokannasta. Muiden ohjelmien tietojen analysoimiseen voi käyttää Microsoft Projectin ainutlaatuisia ominaisuuksia. Monet ihmiset esimerkiksi tekevät tehtäväluetteloita ja yksinkertaisia aikatauluja Excelissä, mutta Excel ei pysty kovin helposti suoriutumaan ajoitukseen liittyvistä perusasioista, esimerkiksi työ- ja vapaaajan eroista. 12 Projektitietojen jakaminen
262 Microsoft Project 2000 Trainer Muistat ehkä oppitunnilta 11, että Microsoft Project käyttää vientimalleja tietojen tallentamiseen HTML-muodossa ja muissa tiedostomuodoissa. Microsoft Project käyttää tuontimalleja toisissa tiedostomuodoissa olevien tietojen avaamiseen Microsoft Projectissa. Joitakin malleja käytetään sekä tietojen avaamiseen että tallentamiseen, joten niitä kutsutaan vienti- ja tuontimalleiksi. (Näitä saatetaan sanoa myös tietomalleiksi.) Tuonti- ja vientimallien avulla voidaan määrittää, miten lähdeohjelman tiedoston yksittäiset kentät kohdistetaan kohdeohjelman tiedoston yksittäisiin kenttiin. Kun tuonti- ja vientimalli on tehty, sitä voi käyttää myöhemmin uudelleen. Kollega on lähettänyt sinulle Excel-työkirjan, joka sisältää hänen suosituksensa tehtävistä, kestoista ja työjärjestyksestä televisiomainokselle, jonka Industrial Smoke and Mirrors tuottaa. Tässä harjoituksessa avataan Excel-työkirja Microsoft Projectissa ja määritetään tuonti- ja vientimalli Excel-tietojen tuomiselle Microsoft Projectiin. VIHJE Jos tietokoneessasi on Excel, avaa Osa 3 -kansiosta työkirja Esimerkkitehtäväluettelo. Tärkeitä huomattavia asioita ovat työkirjan sarakkeiden nimet ja niiden järjestys, onko käytössä otsikkoriviä (sarakkeiden yläosassa olevat otsikot) ja että työkirjan tietojen nimi on Tehtävät. Kun olet tarkastellut työkirjaa riittävästi, sulje se tallentamatta muutoksia. 1 Valitse Mircosoft Projectin Tiedosto-valikosta Avaa. Esiin tulee Avaa-valintaikkuna. 2 Etsi kiintolevyn MS Project 2000 SBS Harjoitukset -kansion Osa 3 -kansio. 3 Valitse Tiedostotyypit-laatikosta Microsoft Excel-työkirjat (Excel Workbooks). VIHJE Selaamalla Tiedostotyypit-laatikon (Files Of Type) sisältöä näet tiedostomuodot, joita Microsoft Projectiin voi tuoda. Jos käytät ohjelmia, joiden tietoja voi tallentaa näihin tiedostomuotoihin, voit tuoda niistä tietoja Microsoft Projectiin. Saat lisätietoja kysymällä Office-avustajalta Mitä tiedostomuotoja Microsoft Project tukee? 4 Avaa Esimerkkitehtäväluettelo-tiedosto (Sample Task List).
Oppitunti 12 Projektitietojen jakaminen muiden ohjelmien kanssa 263 Esiin tulee Tuontimääritykset-valintaikkuna. Muistat ehkä tämän valintaikkunan oppitunnilla 11 tehdystä harjoituksesta. Tällä kertaa ei kuitenkaan viedä tietoja, vaan tuodaan tietoja Microsoft Projectiin. 5 Napsauta Uusi muuntomalli -painiketta (New Map). Esiin tulee Määritä tuonti- ja vientimalli -valintaikkuna. Tässä valintaikkunassa määritetään lähdetyökirja ja määritetään, miten sen tiedot tuodaan Microsoft Projectin kenttiin. 6 Kirjoita Tuonti- ja vientimallin nimi -laatikkoon Yksinkertainen tehtäväluettelo. 7 Valitse Tuotavat tai vietävät tiedot -kohdasta (Data To Import/Export) Tehtävät-valintaruutu (Tasks). 8 Napsauta Muunnettavat tehtävät -välilehteä (Task Mapping). 9 Valitse Lähdelaskentataulukon nimi -luettelosta (Source Worksheet Name) Tehtävät. Microsoft Project analysoi työkirjan otsikkorivin nimet ja ehdottaa niitä Microsoft Projectin kenttänimiä, jotka ovat todennäköisesti vastaavia. Projektitietojen jakaminen 12
264 Microsoft Project 2000 Trainer 10 Hyväksy ohjelman ehdottamat kenttänimet ja sulje Määritä tuonti- ja vientimalli -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Huomaa Tuontimääritykset-valintaikkunassa, että uuden muuntomallin nimi näkyy Tuonti- ja vientimalli -luettelossa. 11 Napsauta Avaa-painiketta. Microsoft Project tuo Excel-tiedot uuteen Microsoft Project -tiedostoon. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. (Aikajanan päivämäärät eroavat kuvan päivämääristä, koska Microsoft Project käyttää uuden tiedoston projektin alkamispäivänä nykyistä päivämäärää.) Microsoft Projectin tiedostomuotojen käyttö Uusien mahdollisuuksien ja ominaisuuksien vuoksi Microsoft Project -tiedostomuoto muuttuu merkittävästi tuotteen uusien versioiden myötä. Microsoft Project 2000 pystyy avaamaan ja tallentamaan tiedostoja hyvin Microsoft Project 98 -muodossa, mutta se ei pysty avaamaan suoraan Microsoft Projectin 98-versiota aiempia.mpp-tiedostoja. Näitä versioita ovat Microsoft Project 3.0, Microsoft Project 4.0 ja Microsoft Project 95. Toisaalta Microsoft Project 2000 pystyy avaamaan.mpx-muotoisia tiedostoja, joita tukevat monet projektinhallintaohjelmat. Kaikki Microsoft Projectin aiemmat versiot pystyvät tallentamaan tiedostoja.mpx-muodossa, joten voit muuntaa vanhat Microsoft Project -tiedostot uuteen muotoon. Muunnon voi kuitenkin tehdä vain tähän suuntaan. Kun projekti muunnetaan Microsoft Project 2000 -muotoon, sitä ei voi tallentaa uudelleen.mpx-muodossa tai Microsoft Project 98 -versiota edeltävissä tiedostomuodoissa. Kun Microsoft Project 2000 -tiedosto tallennetaan Microsoft Project 98 - muodossa, uudemman version uusiin ominaisuuksiin liittyvät tiedot häviävät. Niitä ovat esimerkiksi materiaaliresurssien käsittelyyn, mukautettuihin kenttäkoodeihin ja verkkokaavionäkymän mukautettuihin kehystyyleihin liittyvät tiedot. Myös aikajanan perusaikataulutiedot häviävät. Microsoft Project 2000 näyttää varoituksen, kun tiedosto tallennetaan vanhemmassa muodossa. Voit tarkastella varoituksen lisätietoja Ohjeessa. Tiedostomuodossa ja itse Microsoft Projectissa tapahtuneiden muutosten vuoksi projektiaikataulut lasketaan Microsoft Project 2000:ssa toisella tavalla kuin aiemmissa versioissa. Näiden erojen vuoksi Microsoft Projectin luomat tiedot voivat muuttua (joissakin tapauksissa alkamis- tai päättymispäivät).
Oppitunti 12 Projektitietojen jakaminen muiden ohjelmien kanssa 265 Tehtäväluettelosta tulee kehittyneempi aikataulu, jota käytetään myöhemmällä oppitunnilla. 12 Sulje ja tallenna uusi tiedosto Osa 3 -kansioon nimellä Wingtip-lelumainos 12. Kun ohjelma kysyy asetuksia, tallenna tiedosto ilman perusaikataulua. Muiden tiedostomuotojen tallentaminen Microsoft Projectissa Microsoft Project -tietojen liittäminen muihin ohjelmiin toimii hyvin, kun käyttö on satunnaista, mutta ei välttämättä kovin hyvin, jos Microsoft Projectista täytyy tuoda paljon tietoja. Microsoft Project -tiedot voi sen sijaan tallentaa useina tiedostomuotoina. Microsoft Project -tietoja voi tallentaa muina tiedostomuotoina kahdella tavalla. " Koko projekti voidaan tallentaa tietokantana. Tuettuja muotoja ovat Microsoft Project Database (.mpd) ja Access Database (.mdb). Nämä muodot ovat keskenään lähes samanlaiset. Tärkeä ero on, että Microsoft Project Database -muodossa on tallennettava koko projekti, mutta Access Database -muodossa voidaan tallentaa joko koko projekti tai vain vientimalliin määritetyt tiedot. " Voidaan tallentaa vain määritetyt tiedot toisessa muodossa. Tuettuja tiedostomuotoja ovat Access-tietokanta, Web-sivu, Excel-työkirja, Excel-Pivot-taulukko tai sarkain- tai pilkkuerotettu teksti. Oppitunnilla 11 käsiteltiin vientitaulukkoa, kun Microsoft Project - tietoja tallennettiin Web-sivuna. Samaa tapaa käytetään määritettäessä missä tahansa muodossa tallennettavia tietoja. Ensin valitaan tiedostomuoto, jona tiedot halutaan tallentaa, sitten valitaan valmis vientimalli (tai tehdään oma malli) ja lopuksi viedään tiedot. 12 Projektitietojen jakaminen
266 Microsoft Project 2000 Trainer Vaikka lyhytelokuvaprojekti ei vielä ole alkanut, projektitiedostossa on jo melkoisesti suunniteltuja kustannustietoja. Haluat antaa nämä tiedot Industrial Smoke and Mirrorsin taloussuunnittelijalle, jotta hän voi alkaa työstää eriteltyjä budjetteja. Taloussuunnittelija käyttää kuitenkin budjetointiohjelmaa, joka ei suoraan pysty käyttämään Microsoft Project -tiedostoja. Päätät antaa tiedot sarkainerotettuna tekstinä. Näin taloussuunnittelija pystyy parhaiten tuomaan tiedot budjetointiohjelmaan. Tässä harjoituksessa tallennetaan projektin kustannustiedot tekstitiedostoon valmiin vientimallin avulla. Tässä vaiheessa Microsoft Projectissa pitäisi olla avoimena Lyhytelokuvaprojekti 12 -tiedosto. 1 Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna nimellä. Esiin tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna. Microsoft Project ehdottaa, että tiedosto tallennetaan samaan paikkaan kuin mistä harjoitustiedosto on avattu. Jos Tallenna nimellä -valintaikkunassa lukee jotakin muuta, etsi Osa 3 -kansio. 2 Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun Lyhytelokuvaprojektin kustannukset. 3 Valitse Tallennusmuoto-laatikon luettelosta Teksti (sarkainerotin) (Text (Tab Delimited)) ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. Esiin tulee Vientimääritykset-valintaikkuna. Muista, että tuonti- ja vientimallien käytössä ei ole merkitystä sillä, mikä näkymä Microsoft Projectissa on avoimena. 4 Valitse Tuonti- ja vientimalli -kohdasta (Import/Export Map) Kustannustiedot tehtävän mukaan (Cost Data By Task) ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. Microsoft Project tallentaa tekstitiedoston. Sitä voi tarkastella Muistiossa (Notepad). 5 Valitse Käynnistä-valikosta Ohjelmat, osoita Apuohjelmia ja napsauta sitten Muistiota. Muistio käynnistyy. 6 Varmista Muistiossa, että Automaattinen rivitys (Word Wrap) ei ole käytössä. 7 Valitse Tiedosto-valikosta Avaa. 8 Avaa Osa 3 -kansiosta asiakirja Lyhytelokuvaprojektin kustannukset. Jos käytät Muistiota, näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
Oppitunti 12 Projektitietojen jakaminen muiden ohjelmien kanssa 267 Tässä tiedostossa kentät on erotettu toisistaan sarkaimilla. Tiedostoa on hieman vaikea lukea, mutta tämän tiedostomuodon voi viedä helposti lähes mihin tahansa tietojenkäsittelyohjelmaan. 9 Valitse Tiedosto-valikosta Lopeta. Muistio sulkeutuu. Palaat Microsoft Projectiin. Lisää tietokantamuodoista Muistat ehkä oppitunnilta 1, että Microsoft Project on monissa suhteissa projektinhallintaan keskittyvä tietokantaohjelma. Ei olekaan yllättävää, että Microsoft Project voi tallentaa koko projektin tietokantana. Yhteen tietokantatiedostoon voi itse asiassa tallentaa useita projektitiedostoja esimerkiksi hallinnollisia tehtäviä varten. Projektin tallentaminen tietokantamuodossa voi myös auttaa, kun tietoja täytyy raportoida tai analysoida tavoilla, joita Microsoft Project ei tue. Microsoft Project pystyy Microsoft Project Database- ja Access Database -muotojen lisäksi toimimaan Microsoft SQL Server- ja Oracle Server - tietokantojen kanssa ODBC-yhteensopivuuden kautta. Microsoft Project Database -muotoa käsitellään perusteellisesti seuraavassa tiedostossa (olettaen, että Microsoft Project on asennettu oletussijaintiin): C:\Ohjelmatiedostot\Microsoft Office\Office\1033\Projdb.html (C:\Program Files\Microsoft Office\Office\1033\Projdb.htm) 12 Projektitietojen jakaminen
268 Microsoft Project 2000 Trainer Oppitunnin yhteenveto Tällä oppitunnilla käsiteltiin tietojen vaihtamista Microsoft Projectin ja muiden ohjelmien välillä. Sillä opittiin käyttämään Kopioi- ja Liitä-komentoja sekä tuomaan ja viemään Microsoft Project -tietoja eri tiedostomuotoihin. Jos haluat jatkaa seuraaville oppitunneille: 1 Tallenna Lyhytelokuvaprojekti 12 -tiedostoon tehdyt muutokset napsauttamalla vakiotyökalurivin Tallenna-painiketta. Tallenna tiedosto ilman perusaikataulua. 2 Sulje tiedosto valitsemalla Tiedosto-valikosta Sulje. Jos et halua jatkaa seuraaville oppitunneille: # Valitse Tiedosto-valikosta Lopeta. Sanasto Kohdeohjelma Ohjelma, johon tiedot viedään, kun tietoja siirretään Microsoft Projectin ja toisen ohjelman välillä. Lähdeohjelma Ohjelma, jossa tiedot ovat alunperin, kun tietoja siirretään Microsoft Projectin ja toisen ohjelman välillä. OLE Protokolla, jonka avulla voidaan jakaa objekteiksi kutsuttuja tietokokonaisuuksia (esimerkiksi kaavioita tai tekstiä) eri ohjelmien ja asiakirjojen käyttöön. Sidosryhmät Kaikki ihmiset tai organisaatiot, joihin projektin toiminnot voivat vaikuttaa. Ryhmään kuuluvat projektissa työskentelevät henkilöt sekä muut projektityön ulkoiset henkilöt (esimerkiksi asiakkaat). Tuonti- ja vientimalli Määritykset tiettyjen tietojen viemiseksi tai tuomiseksi Microsoft Project -kenttiin tai -kentistä. Microsoft Projectissa on useita muuntomalleja, joita voi käyttää sellaisenaan tai mukauttaa. Tuonti- ja vientimalleja sanotaan toisinaan muuntomalleiksi. Tiivistelmä Tekstin kopioiminen Microsoft Project -taulukosta Windowsin Leikepöydälle 1 Määritä taulukkoon näkyviin vain tiedot, jotka haluat kopioida. Käytä esimerkiksi suodatinta tai lisää tai piilota sarakkeita. 2 Valitse kopioitava tietoalue.
Oppitunti 12 Projektitietojen jakaminen muiden ohjelmien kanssa 269 3 Valitse Muokkaa-valikosta Kopioi. Näkymän kuvan kopioiminen Windowsin Leikepöydälle 1 Määritä näkymään haluamasi tiedot (esimerkiksi taulukot, suodattimet tai ryhmät). 2 Napsauta vakiotyökalurivin Kopioi kuva -painiketta. 3 Valitse Kopioi kuva -valintaikkunasta Näyttöön-valintanappi, jolloin kuva optimoidaan näytössä tarkasteltavaksi tai Tulostimelle, jolloin kuva optimoidaan tulostettavaksi. 4 Valitse muut haluamasi asetukset ja napsauta sitten OK-painiketta. Tiedoston avaaminen toisessa tiedostomuodossa Microsoft Projectissa 1 Valitse Tiedosto-valikosta Avaa. 2 Valitse Tiedostotyypit-ruudusta haluamasi tehtävälaji. 3 Etsi ja valitse avattava tiedosto ja napsauta sitten Avaa-painiketta. 4 Jos valitun tiedoston muoto ei ole Microsoft Project, näyttöön tulee Tuontimääritykset-valintaikkuna. Voit käyttää olemassa olevaa muuntomallia tai luoda uuden mallin. Tee haluamasi valinnat ja napsauta OK-painiketta. Tiedoston tallentaminen toisessa tiedostomuodossa Microsoft Projectissa 1 Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna nimellä. 2 Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunassa sijainti ja syötä tiedostolle haluamasi nimi. 3 Valitse Tallennusmuoto-laatikosta haluamasi tiedostomuoto ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. 4 Valitse Vientimääritykset-valintaikkunasta haluamasi vientimalli tai luo uusi malli napsauttamalla Uusi-painiketta. Valitse sitten Tallenna. 12 Projektitietojen jakaminen