Markku Stenvall Kuvernööri Guvernör Governor 2016 2017 ROTARY INTERNATIONAL DISTRICT 1420 Southern and Estonia Rotarypiirin 1420 piirijohtosuunnitelma 2016-2017 PIIRIJOHTOSUUNNITELMA Rotary International edellyttää, että piirijohtosuunnitelma (District Leadership Plan, DPL) tarkistetaan vuosittain. Piirijohtosuunnitelma on voimassa rotaryvuoden 2016 2017. 1. Käyttöönotto Rotary Internationalin keskushallituksen määräämällä tavalla on piirissä 1420 otettu 01.07.2002 alkaen vakituiseen käyttöön piirijohtosuunnitelma, joka on laadittu RI:n menettelytapasäännöissä (Rotary Code of Policies, RCP) edellytetyllä tavalla. Edellinen piirijohtosuunnitelma on hyväksytty piirineuvottelussa 14.3.2015. 2. Tarkoitus Piirijohtosuunnitelman tarkoituksena on tehostaa piirin klubeille antamaa tukea selventämällä piiriorganisaation eri toimijoiden avaintehtäviä. Tavoitteena on lisätä paremmin koulutettuja rotaryjohtajia piirin eri tason tehtäviin. Tarkoituksena on myös kannustaa klubeja osallistumaan rotarysäätiön (The Rotary Foundation, TRF) ja kansainvälisen rotaryn (Rotary International, RI) projekteihin. Näiden tavoitteiden saavuttaminen tarjoaa kuvernöörille (Governor, DG) haasteellisen tehtävän uudistavana johtajana. 3. Sisältö Piirijohtosuunnitelmassa kuvataan piirihallinnon rakenne ja menettelytavat. Suunnitelmassa määritetään erityisesti apulaiskuvernöörien (AG) määrä ja tehtävät, pätevyysvaatimukset, valintamenettely ja koulutus. Myös piirin eri komiteoiden tarve ja niiden tehtäväalue, komiteoiden puheenjohtajien ja jäsenten pätevyysvaatimukset sekä valintamenettely ovat osa suunnitelmaa. Edelleen määritetään, miten piirin hallinnossa taataan eri elinten välinen riittävä yhteistoiminta ja johtamistoimintojen jatkuvuus. 4. Toimihenkilöt ja elimet Piirijohtosuunnitelmassa määritellään seuraavat toimihenkilöt ja -elimet: piirikuvernööri (District Governor, DG), piirikouluttaja (District Trainer, DT), apulaiskuvernöörit (Assistant Governors, AG), piirineuvosto (District Council), piirin komiteat (District Committees). Lisäksi määritellään edellä mainittujen tärkeimmät tehtävät. Tarpeen mukaan voidaan suunnitelmaan lisätä muidenkin piirin tehtävissä olevien toimihenkilöiden asema ja tehtävät.
4.1.Piirikuvernööri (DG) Kuvernööri on piirissä RI:n toimihenkilö ja toimii RI:n keskushallinnon valvonnan alaisena. Hänen tehtävänään on RI:n tavoitteiden edistäminen klubien toimintaa ohjatessaan ja valvoessaan. Kuvernöörin vastuulle kuuluu RI:n menettelytapaohjeessa mainittujen tehtävien suorittaminen. Kuvernöörin tehtävänä on: korostaa rotaryhengen merkitystä jäsenten viihtyvyyden ja sitoutumisen lisäämiseksi esiintuoda klubien toiminnan laajentumisen ja jäsenlisäyksen merkitys klubien tämän hetkiseen sekä tulevaisuuden toimintaan kannustaa klubeja ja myös yksittäisiä jäseniä osallistumaan rotarysäätiöseminaareihin ja säätiön ohjelmiin kannustaa klubeja ja jäseniä säätiön tukemiseen rahalahjoituksin suorittaa RI:n menettelytapaohjeissa mainitut tehtävät. Kuvernöörin tulee myös antaa tunnustusta ansioituneille rotareille ja klubeille sekä huolehtia piirin tulevaisuuden suunnittelusta. 4.2.Piirikouluttaja (DT) Tuleva kuvernööri (DGE) nimittää piirikouluttajan vuodeksi kerrallaan, mutta toimikauden pituudeksi suositellaan kolmea vuotta. Piirikouluttajan tehtävänä on: tukea kuvernööriä ja apulaiskuvernöörejä piirin johtohenkilöiden kouluttamisessa toimia piirin edustajana Suomen Rotaryn koulutustoimikunnassa toimia koulutuskomitean puheenjohtajana, apunaan varapuheenjohtaja laatia piirin kattava pitkän tähtäyksen (3v) koulutussuunnitelma Tehtävistä ym. on annettu tarkemmat ohjeet RI:n menettelytapasäännöissä (RCP 19.090). 4.3.Apulaiskuvernöörit (AG) Apulaiskuvernöörien määrästä ja toimialueista päättää vuosittain tuleva kuvernööri. Tällä kaudella piirissä on 12 apulaiskuvernööriä siten, että kukin alue käsittää neljästä yhdeksään rotaryklubia. Kolme apulaiskuvernööreistä toimii Virossa. Apulaiskuvernöörien tehtävänä on: avustaa kuvernööriä piirin tavoitteiden laadinnassa vastata toimialueensa klubien toiminnasta ja tukea niiden toimintaa avustaa kuvernööriä ja tulevaa kuvernööriä (DGE) piirin hallinnollisissa tehtävissä ja niiden suunnittelussa hoitaa kuvernöörin osoittamia piirihallinnon tehtäviä, jotka eivät ole kuvernöörin henkilökohtaisesti hoidettavia koordinoida kuvernöörin viralliset vierailut klubien kanssa osallistua piirijohdon järjestämiin koulutustilaisuuksiin ja seminaareihin auttaa löytämään ja kouluttamaan piirille tulevia johtohenkilöitä vastata oman alueensa PrePETS:ien järjestelyistä ja sisällöstä yhdessä DGE:n kanssa toimia omalta osaltaan tiedon välittäjänä klubien ja kuvernöörin välillä
Tehtävät ovat tarkemmin määritelty RI:n menettelytapasäännöissä (RCP 17.020.2). Tehtävä edellyttää vähintään kolmen vuoden aktiivijäsenyyttä piirinsä klubissa sekä täyden kauden klubipresidenttinä toimimista. Henkilön tulee olla halukas ja kykenevä hoitamaan apulaiskuvernöörin tehtäviä. Entisen kuvernöörin ei suositella toimivan apulaiskuvernöörinä. Apulaiskuvernöörin nimittää vuodeksi kerrallaan kyseisen rotaryvuoden kuvernööri (DGE) niin ajoissa, että tuleva AG ehtii ottamaan osaa alkavan kautensa PETS-tilaisuuteen ja vaikuttamaan asianomaisen vuoden toiminnan suunnitteluun niin klubi- kuin piiritasolla. Apulaiskuvernöörin toimikaudeksi suositellaan kolmea vuotta. Hän ei ole RI:n toimihenkilö. Apulaiskuvernöörejä varten on julkaistu englannista suomennettu valmennusopas. Apulaiskuvernööreille korvataan piirin määräämistä velvollisuuksista aiheutuneet kulut piirin talousarvion sallimissa rajoissa. 5. Komiteat Piirin komiteoiden tehtävänä on edistää piirille asetettujen tavoitteiden saavuttamista. RI on määritellyt klubijohtosuunnitelmien käyttöönoton yhteydessä klubeille pysyvät komiteat. Komiteat asetetaan kulloinkin ajankohtaisia toimintoja varten. Vaihtoehtoisesti voidaan määräaikaiset tehtävät toteuttaa projektiluonteisesti. Piirin komiteat ovat: Piirineuvosto (District Council) Talouskomitea (Economy) Tietotekniikkakomitea (Information technology) Jäsenyyskomitea (Membership) Viestintäkomitea (Communication) Koulutuskomitea (Training) Rotarysäätiökomitea (The Rotary Foundation) Nuorisopalvelu (Youth Service) Itämerikomitea (The Baltic Sea Project) Komiteoihin suositellaan vähintään kolmea jäsentä. Jatkuvuuden takaamiseksi jäsenyysajaksi suositellaan kolmea vuotta siten, että erovuorot lomittuvat jäsenten kohdalla eri vuosille. Komitean jäsenen tulee olla piirin alueella toimivan klubin aktiivijäsen. Komitean puheenjohtajaksi suositellaan valitsemaan entinen kuvernööri, entinen apulaiskuvernööri tai tehokkaasti toiminut piirin komitean aiempi jäsen. Komitean jäsenet valitsee ja puheenjohtajan määrää kunkin rotaryvuoden osalta tuleva kuvernööri (DGE). Hänellä ei kuitenkaan ole oikeutta muuttaa aiemman kuvernöörin useammaksi vuodeksi tekemää valintaa ilman erityistä syytä. Komiteoiden tarkoitus, tehtävät ja jäsenten erityisvaatimukset ovat RI:n menettelytapasääntöjen (RCP 17.020.3) mukaiset jäljempänä ilmenevin poikkeuksin. 5.1.Piirineuvosto Piirineuvosto toimii kuvernöörin neuvottelukuntana. RI:n ohjeissa mainitun aiemman piirijohdon kanssa neuvotteleminen tapahtuu yleensä piirineuvostossa. Piirineuvoston jäsenet ovat: kuvernööri
kolme edellistä kuvernööriä (IPDG, PDG) tuleva kuvernööri (DGE) nimitetty kuvernööri (DGN) valinnastaan alkaen Läsnäolonoikeutettuja ovat rotarysäätiökomitean puheenjohtaja, talouskomitean puheenjohtaja ja Viron maaedustaja. Piirineuvoston puheenjohtajana toimii kuvernööri. Neuvosto on käyttänyt sille suotua mahdollisuutta kutsua ulkopuolinen sihteeri. Piirineuvosto tai sen jäsenistä koostuva työryhmä voi ottaa kuvernöörin määräyksestä suorittaakseen tehtäviä, joita varten muuten täytyisi asettaa erityinen komitea. 5.2.Talouskomitea Komiteaan kuuluu yleensä neljä jäsentä, joista yhden suositellaan olevan piirineuvoston jäsen. Piirin taloudenhoitopalvelut hankitaan Suomen Rotary ry:ltä (SR) eikä näistä vastaava henkilö kuulu komiteaan, mutta on tarvittaessa läsnä sen kokouksissa puhevaltaisena. 5.3.Tietotekniikkakomitea Komitea tukee kuvernööriä tietotekniikan ja viestinnän hyväksikäytössä. Komitean tulee tehdä myös läheistä yhteistyötä viestintäkomitean ja koulutuskomitean kanssa. Piirin viestintä perustuu pääosiltaan sähköpostin ja kotisivujen hyväksikäyttöön. Komitean puheenjohtaja edustaa piiriä Suomen Rotaryn IT -vastaavien toiminnassa. 5.4.Jäsenyyskomitea Komitean tehtävänä on ylläpitää ja kehittää strategiaa millä turvataan jäsenkehitys piirissä. Jäsenkehityksen pitkäntähtäimen suunnitelman laadinta ja ylläpito on myös oleellinen osa komitean työtä. Yhteistyö koulutuskomitean kanssa vuosittaisten jäsenyysseminaarien muodossa on yksi komitean velvoitteita. Komitean puheenjohtajana toimii kokenut rotaryjäsen ja komitean kokoonpanon tulee kuvastaa komitean keskeistä merkitystä rotarytoiminnassa. 5.5.Viestintäkomitea Komitean päätehtävänä on edistää rotaryn tunnetuksi tekemistä. Tehtäväkenttänä on tietouden ja tunnettavuuden esille tuomista niin piiri- kuin klubitasolla, mutta ennen kaikkea tietouden lisäämistä järjestön ulkopuolelle. RI:n yksi painopistealueista on järjestön ja sen toiminnan tunnetuksi tekeminen ns. suurelle yleisölle. Tästä tehtävästä suurelta osalta vastaa viestintäkomitea, tarvittaessa yhteistyössä koulutus- ja jäsenyyskomitean kanssa. Jäsenten ja varsinkin puheenjohtajan valinnassa tulee kiinnittää erityistä huomiota kokemukseen suhdetoiminta-alalla. 5.6.Koulutuskomitea Koulutuskomitean tehtävänä on vastata piirin järjestämästä koulutuksesta. Koulutuksen pääkohteina ovat klubien jäsenet ja piirin toimihenkilöt. Eri tilaisuudet/tapahtumat voivat edellyttää kiinteää yhteistyötä jäsenyys-, viestintä- ja tietotekniikkakomiteoiden kanssa. Koulutuskomitean tehtävänä on myös niin vaadittaessa, DGn ja DGEn avustaminen eri tilaisuuksien järjestämisessä. Puheenjohtajan ja jäsenten valinnassa on kiinnitettävä huomiota kokemukseen koulutusalalla.
5.7.Rotarysäätiökomitea Rotarysäätiökomitean kokoonpanossa noudatetaan Rotarysäätiön menettelytapasäännöissä annettuja ohjeita (The Rotary Foundation Handbook 300-EN). Kuvernööri nimeää rotarysäätiökomitealle puheenjohtajan ja jäsenet, joista vuosittain sopivalla kierrolla vaihtuu vähintä kaksi jäsentä. Puheenjohtajan tulee olla PDG tai kokenut rotaryjäsen. Komitean jäsenten tulee olla aiemmin piirin komiteoissa tai alakomiteoissa jäseninä olleita tai oman klubinsa säätiöasiamiehenä toimineita rotareita. Säätiökomitean puheenjohtaja vastaa säätiöapurahojen kohdentamisesta ja jakamisesta. Komitea on vastuussa kaikkien humanitääristen apurahahakemusten tarkastamisesta ja niiden oikeellisuuden vahvistamisesta ennen kuin hakemukset lähetetään Rotarysäätiölle rahoituksen saamiseksi. Rotarysäätiökomitea vastaa alla olevista alueista, jotka voivat tarvittaessa toimia omina alakomiteoina. Alakomiteoiden alueet ovat: lahjoitukset stipendit vocational training teams apurahat (kansainväliset projektit, sisältää PolioPlus:n) entiset stipendiaatit (Alumnit) Tarvittaviin alakomiteoihin nimetään puheenjohtajan lisäksi ainakin yksi muu jäsen. 5.8.Nuorisopalvelukomitea (Youth Service) Komitean tehtävänä on huolehtia nuorisovaihdosta piirin alueella. Komitean alaisuuteen kuuluvat myös RYLA, Rotaract sekä osaltaan VTT (Vocational Training Teams) yhteistyössä säätiökomitean kanssa. Nuorisopalvelukomitealla on edustus myös Suomen Rotary ry:n monipiiriorganisaatiossa. 5.9.Muut komiteat Piiriin voidaan kuvernöörin päätöksellä asettaa myös muita komiteoita, jotka vastaavat niille kulloinkin annettujen tehtävien suorittamisesta. Komiteat voivat olla yhteistoiminnassa myös muiden Suomen piirien vastaavien komiteoiden kanssa, tiedottaen kuitenkin toiminnastaan säännöllisesti oman piirinsä kuvernöörille. 6. Muut piirin toimihenkilöt Kuvernööri nimeää piirisihteerin vuosittain. Tavoitteellinen toimikausi on kuitenkin kolme vuotta. Tehtävä voidaan tarvittaessa jakaa kahden henkilön kesken. Piirisihteerin tehtävät ovat: toimiminen piirineuvoston kokousten, piirineuvottelujen sekä piirikokousten sihteerinä mainittujen kokousten asialistojen, pöytäkirjojen ja muistioiden valmistelu, tarkastaminen ja jakaminen kuvernöörin avustaminen erikseen sovituissa tehtävissä aineistojen asianmukainen vuosittainen säilytys ja arkistointi 7. Täydentäviä ohjeita Piirin talouskomitea toimii talousasioissa kuvernöörin tukena ja asiantuntijana sekä yhteystoimijana piirin ja Suomen Rotary ry:n välillä. Talouskomitea raportoi kuvernöörille vuosikolmanneksittain piirin taloustilanteen. Piirin kirjanpito ja maksuliikenne hoidetaan Suomen Rotary ry:n toimesta.
Kuvernöörin on hyväksyttävä piirin kustannuslaskut ennen niiden maksuun panoa. Talouskomitean tehtävät ovat määriteltynä tarkemmin piirin taloudenhoitoa koskevassa erikseen hyväksytyssä yleisohjeessa. Piiriorganisaatioon kuuluvien koulutus järjestetään RI:n ohjeiden mukaisissa piirin valmennustilaisuuksissa, neuvotteluissa ja seminaareissa, joihin asianomaiset rotarit ovat velvollisia osallistumaan (RI:n menettelytapaohjeet, kohta 17.020.3). Piirissä RI:n toimintoja hoitavan tai piiriä RI:n sääntömääräisissä tehtävissä edustavan rotarin valinnoissa noudatetaan menettelytapaohjeiden kohtaa 17.030. Kuvernöörin klubivierailut suunnitellaan RI:n sääntöjen määrittämien tarkoitusperien mukaisesti. Tällöin otetaan erityisesti huomioon, että vierailuajankohdalla on mahdollisimman suuri painoarvo, kohottaen näin myös klubien rotaryhenkeä sekä edistäen klubien suhdetoiminnallisia tavoitteita (RCP 17.020.4). Klubivierailut voidaan järjestää myös useamman klubin yhteistilaisuutena. Piirin toiminnan suunnittelun runko muodostuu: piirijohtosuunnitelmasta vuotuisesta toimintasuunnitelmasta tehokkaan piiriorganisaation rakentamisesta taloudenhoitoa koskevasta yleisohjeesta vuosibudjetista Vuotuisen toimintasuunnitelman painopisteet määräytyvät keskeisiltä osin kulloisenkin RI:n presidentin asettamien tavoitteiden sekä RI:n määrittämien strategisten suuntaviivojen pohjalta, soveltaen niitä kansallisiin ja paikallisiin olosuhteisiin. Useamman vuoden kattavan suunnittelun perustana on myös vuonna 2007 laadittu ja sittemmin uusittu Piirin nykyinen tilanne ja tavoitteet vuosille 2010-2015 suunnitelma. Tämä suunnitelma päivitetään seuraavaksi viideksi vuodeksi tämän kauden kuluessa. Piirijohtosuunnitelma ja taloussuunnitelma hyväksytään PETS:n yhteydessä pidettävässä piirineuvottelussa. Kulloisenkin edellisen rotaryvuoden tilit ja toimintakertomus hyväksytään piirin 1420 syyskokouksessa. Piiri kannustaa ja ohjeistaa klubeja laatimaan klubijohtosuunnitelman, jossa määritellään klubin hallinto ja toiminnan rakenne sekä niihin liittyvät menettelytavat. Klubijohtosuunnitelmassa tulee ilmetä myös pidemmän aikavälin toiminnan painopisteet ja tavoitteet. Apulaiskuvernöörit tukevat klubeja kaikissa johtosuunnitelman laatimiseen liittyvissä asioissa sekä näihin liittyvissä klubien sääntötarkastuksissa. 8. Piirijohtosuunnitelman voimassaolo Piirijohtosuunnitelma tulee voimaan 1.7.2016 ja samalla se kumoaa aiemman piirijohtosuunnitelman. Piirijohtosuunnitelma on voimassa rotaryvuoden 2016-2017 eli 1.7.2017 saakka. Hyväksytty piirineuvottelussa 12. 3. 2016