TILINPÄÄTÖSARVIOINTI Liite 1 (9) vuosi 01 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI ARVIOINTIKOHDE TAVOITETILA NYKYTILA TODENTAMINEN OMA ARVIO (arvio 0-) Kulttuuritoimen toimialan itsearviointi, päiväys 7.1.01 toimiala/yksikkö Arvot ja toimintaperiaatteet Tavoitteet Johtamis- ja hallintotapa Toimialan/yksikön arvot ja toimintaperiaatteet on määritelty ja toiminta järjestetty niiden mukaan Asetetut tavoitteet tukevat kaupunkistrategian / palvelusopimuksen toteutumista Tavoitteiden seuranta on järjestelmällistä Havaittuihin poikkeamiin reagoidaan Tulostavoitteiden saavuttaminen palkitaan Toimialalla/yksikössä toimitaan hyvän hallintotavan mukaisesti Hyväkstytty valtuustossa 9.1.01 Hyväksytty valtuustossa 9.1.01 Jatkuva oma seuranta Jatkuva oma seuranta Vastaa kaupungin ja kulttuuritoimen strategiaa Tulosalueiden ja sitä kautta toimialan strategia ½-vuotiskatsaus ja tilinpäätös kuukausiraportointi ja ½-vuotiskatsaus Toimialan ja tulosalueiden johtoryhmät, henkilökuntakokoukset, tuotantokokoukset 0
Organisaatiorakenne ja toiminnan ohjaus Lainsäädännön ja kaupungin ohjeiden noudattaminen Toimialalla/yksikössä käsitellään esiintuodut kehittämiskohteet tai toiminnan puutteet Toimiala/yksikkö noudattaa toiminnassaan henkilöstösuunnitelma a Organisaatiorakenne on tarkoituksenmukainen Talousarvio on oikeassa suhteessa tavoitteisiin Tehtäväjaot vastuineen on määritetty ja niitä koskeva ohjeistus on ajantasainen ja dokumentoitu Henkilöstön koulutus on suunnitelmallista ja osaamiskartoitukset tehty Toiminnan ohjeistus ja päätökset ovat ajan tasalla Koko kulttuuritoimen organisaatiorakenne tarkentuu vuonna 01 hallintouudistuksen yhteydessä Pääosin Ajantasalla (9) Toimialan ja tulosalueiden johtoryhmät, henkilökuntakokoukset, tuotantokokoukset ja esimies-/alaiskeskustel ut Tulosalueet toteuttaneet omalta osaltaan kaupungin henkilöstösuunnitelman. Orkesterin talousarvio alibudjetoitu. Tulosalueiden pääsylipputulot sisältävät jatkuvan riskin. Toimialan johtosääntö ja tulosalueiden toimintasäännöt Koulutukseen osallistuminen Pääosin Dynastia
Toimialan/yksikön johto varmistaa lainsäädännön ja muiden ohjeiden mukaisen toiminnan (9) Henkilökuntakokoukset, esimies-/alaiskeskustel ut, päivittäinen työnjohto Kirjaa tähän vireillä olevat valitukset, oikeudenkäynnit ja muut oikeusseuraamukset ja riski niiden toteutumisesta: TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO JOHTAMISTAVASTA JA VALVONTAKULTTUURIN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Yleisesti hyvä. Osaamiskartoitusta tulisi kehittää koko organisaatiossa. RISKIENHALLINTA ARVIOINTIKOHDE TAVOITETILA NYKYTILA TODENTAMINEN OMA ARVIO (arvio 0-) Riskienhallinnan toteuttamisen yleiset periaatteet Riskienhallinta on toteutettu kaupungin riskipolitiikan ja päätösten mukaisesti Riskienhallintaan liittyvät vastuut on määritetty ja vastuullisilla on riittävä asiantuntemus Riskienhallinnan koulutus on järjestetty riittävässä laajuudessa Valmiussuunnittelu on ajantasainen ja dokumentoitu Selonteot tilinpäätöksissä Ajantasalla Edellisten vuosien selonteot tilinpäätöksissä Selonteot tilinpäätöksessä Ajantasalla Tilinpäätös Riskien tunnistaminen Riskien tunnistaminen Selonteot
Riskien arviointi Riskeihin vastaaminen Riskien raportointi perustuu järjestelmälliseen menetelmään ja on osa johdon toteuttamaa toiminnan suunnittelua ja seurantaa Toiminnan kannalta oleelliset (esim. strategiset, toiminnalliset, taloudelliset ja vahinko-) riskit on tunnistettu ja dokumentoitu Tunnistetut riskit arvioidaan systemaattisesti Riskiarviot dokumentoidaan Tunnistetuille ja arvioiduille riskeille on määritetty hallintakeinot Raportointi on järjestetty asianmukaisesti (9) tilinpäätöksissä Selonteot tilinpäätöksissä Kuntoselvitykset, vakuutusyhtiöiden arviot, tilinpäätökset, investointiesitykset Kuntoselvitykset, vakuutusyhtiöiden arviot, tilinpäätökset, investointiesitykset Vakuutukset, investointiesitykset ja erityisjärjestelyt (museon kokoelmatila) Kuntoselvitykset, vakuutusyhtiöiden arviot, tilinpäätökset, investointiesitykset Tunnistetut merkittävimmät riskit: Museon kokoelmatilat, teatterirakennus, kirjaston sisäilma, orkesterin budjetti, pääsylipputulot
5 (9) Vuonna 01 toteutuneet merkittävät riskit: Kaikki yllä luetellut. Riskienhallintatoiminnan keskeiset toimenpiteet vuonna 01: Museon kokoelmatilojen selvitystyö jatkuu, uusi teatteri rakenteilla, kirjaston sisäilma seurannassa, muut riskit tiedostettu Suunnitelmat riskienhallintaan liittyvistä kehittämistoimenpiteistä vuonna 01: Museon kokoelmatiloille haetaan korvaavia tiloja, teatteri odottaa sisäilmaan vaikuttavia toimenpiteitä. TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO RISKIENHALLINNAN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Kohtuullinen kaikki tehdään, mikä toimialan omin voimin mahdollista. VALVONTATOIMENPITEET ARVIOINTIKOHDE TAVOITETILA NYKYTILA TODENTAMINEN OMA ARVIO (arvio 0-) Päivittäisvalvonta Hyväksymiset /delegoinnit Tarkistaminen / varmentaminen Omaisuuden hankinta luovutus, hoito Esimiesvalvonta on osa johtamista Hyväksymismenettely on ajantasainen ja toimii asianmukaisesti Tarkistamis- ja varmennustoimet ovat osa päivittäistä työtä Toimiala/yksikkö varmistaa hankintojen ohjeistuksenmukaisuude n Jatkuva työnjohto, henkilökuntakokoukset, tuotantokokoukset, esimies-/alaiskeskuste lut ESS-, Populus- ja IP-Client -ohjelmat Em. ohjelmien valmistelijat varmistavat tilaajilta Kaupungin hankintasäännöt ja lautakunnan päätös Toimintaprosessien arviointi Keskeiset toimintaprosessit on Ei ole tehty 1
6 (9) kuvattu ja niitä arvioidaan säännöllisesti Eriyttäminen Talousarvion toteutuminen Sopimusten valvonta Vaaralliset työyhdistelmät ovat tiedossa ja tarpeelliset tehtävien eriyttämiset on tehty Tavoitteiden ja talouden seuranta ja arviointi on järjestelmällistä ja luotettavaa Sopimusten hallinta on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista Vastuualueellani on ajantasainen sopimusrekisteri Ei Tilaaja, tarkastaja ja hyväksyjä eri henkilöt Kuukausiraportointi, ½ vuosikatsaus, tilinpäätös Tulossa Dynasty-ohjelmaan Tulossa Dynasty-ohjelmaan 0 Laadun valvonta Käyttövaltuudet Ostopalvelujen laadun sopimuksenmukaisuus varmistetaan Ostopalveluja varten on laadittu valvontasuunnitelma ja valvontatoimenpiteet dokumentoidaan Käyttövaltuuksien hallinta on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista Ei Tarvittaessa reklamoidaan Tapahtuu vertaamalla ostosopimusta toteutuneeseen palveluun PPM Kirjaa tähän toimintavuoden aikana tapahtuneet omaisuuden menetykset ja arvonalennukset: TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO VALVONTATEOIMENPITEIDEN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Yleisesti ottaen hyvä. Museon taulujen ja taide-esineiden sijoittelu julkisiin tiloihin aiheuttaa sekä tuhoutumis- että
7 (9) katoamisriskin, jota ei pystytty resurssipulan vuoksi valvomaan. RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS ARVIOINTIKOHDE TAVOITETILA NYKYTILA TODENTAMINEN OMA ARVIO (arvio 0-) Raportointijärjestelmä Tiedon analysointi Tiedonvälitysprosessi Raportointi- ja tietojärjestelmät tukevat päätöksentekoa ja muuta toimintaa Tietoja analysoidaan ja käytetään hyväksi päätöksenteossa Viestintä on organisoitu ja vastuuhenkilöt nimetty Häiriötilanneviestintä on nopeaa ja kattavaa Tieto toimitetaan toimialan/yksikön sisällä sitä tarvitseville Tieto välittyy toimialan/yksikön Henkilöstö asioissa ei kovin hyvin, mutta uusi HR-raportointi parantanee tilannetta henkilöstöön liittyvissä asioissa. Taloushallinnossa tilanne parempi. HR-raportointiohjelma, Intime- ja Cognos-ohjelmat taloushallinnossa Kyselyt, valtakunnalliset tilastot, Intime-ohjelma, HR-raportointiohjelma ja tulossa sähköinen hyvinvointiselonteko Tulosaluekohtaiset ohjeet, kaupungin ohjeistus Kaupungin kriisiviestintäsuunnitelm a Tulosaluekohtaiset ohjeistukset. Johtoryhmäkokoukset, tuotantokokoukset, henkilökuntakokoukset Tulosaluekohtaiset ohjeistukset
Tiedon ajantasaisuus sidosryhmille ja sidosryhmiltä toimialalle/yksikölle Tieto toimitetaan ja hankitaan riittävän nopeasti Uudet henkilöt perehdytetään suunnitelmallisesti 8 (9) Tulosaluekohtaiset ohjeet ja käytännöt TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO RAPORTOINNIN JA TIEDONVÄLITYKSEN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Tiedon kulku tulosalueilla ja tulosyksikössä kohtuullisen hyvää. Haasteena sidosryhmät ja uudet työntekijät sekä tiedonkulun nopeus. SEURANTA ARVIOINTIKOHDE TAVOITETILA NYKYTILA TODENTAMINEN OMA ARVIO (arvio 0-) Toimialan/yksikön itsearviointi Sisäinen arviointi Ulkoinen arviointi Toimiala/yksikkö arvioi säännöllisesti johtamistapaansa ja sisäisen valvonnan sekä riskienhallinnan toimivuutta Poikkeamat analysoidaan ja käsitellään viivytyksettä Sisäiset arvioinnit käsitellään viivytyksettä ja asianmukaisesti Tilintarkastajan sekä muiden tarkastajien Ajantasalla Selonteot tilinpäätöksissä Johtoryhmät, lautakunta Johtoryhmät, lautakunta Johtoryhmät, lautakunta
raportit käsitellään asianmukaisesti Kirjaa tähän tilikauden aikana tehdyt EU-tarkastukset, valtionhallinnon tarkastukset tai muut tarkastukset: ELY-keskuksen ja maakuntakirjaston välinen joka vuotinen neuvottelu pidetty 01. 9 (9) TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO SEURANNAN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Ajantasalla. TÄYTTÖOHJE Kaupungin tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa tulee antaa kuntalain ja kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeen mukainen selonteko sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvän riskienhallinnan järjestämisestä. Arviointilomakkeessa on määritelty seuraavat sisäisen valvonnan osa-alueet: 1. johtamistapa ja valvontakulttuuri,. riskienhallinta,. valvontatoimenpiteet,. raportointi ja tiedonvälitys sekä 5. seuranta Osa-alueet on jaettu arviointikohteisiin, joille on kuvattu tavoitetila. Arviointia suorittavan tulee: arvioida tavoitetilan toteutumista johtamansa toiminnan osalta ja kirjata se kohtaan nykytila, kirjata kohtaan todentaminen, mistä asian nykytilan voi osoittaa todeksi sekä
10 (9) kirjaa kohtaan oma arvio asian tai toiminnan nykytilasta asteikolla 0-. 0 ei sovellu lainkaan vastaajan käyttöön, ei ole kyseistä toimintoa 1 ei tietoa asiasta, ei suoritettuja toimenpiteitä, melkein kaikki kehittämisen kohteena asia havaittu ja yksittäisiä toimenpiteitä tehty, kehittämistoimenpiteet päätetty aloittaa asioita toteutettu paljon ja järjestelmät pääosin kunnossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään asiat kunnossa, valvontajärjestelmä toimii ja hyvän hallintotavan keskeiset elementit sekä esimiesten että henkilöstön tiedossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään aktiivisesti osana arkipäivän toimintaa. Oma arvio sisäisen valvonnan osa-alueen tilasta. Tee kunkin osa-alueen lopuksi lyhyt sanallinen arvio osa-alueen kokonaistilanteesta. Lisäksi voit käyttää edellä olevaa arviointiasteikkoa (0-).