UTAJÄRVEN KUNNAN RISKIENHALLINTAPOLITIIKKA. Kunnanhallitus liite 3 Valtuusto. Arja Rantanen hallintojohtaja

Transkriptio

1 2017 UTAJÄRVEN KUNNAN RISKIENHALLINTAPOLITIIKKA Kunnanhallitus liite 3 Valtuusto Arja Rantanen hallintojohtaja

2 Sisällysluettelo 1. Riskienhallinnan tavoitteet ja periaatteet Riskienhallinnan käsitteitä Riskienhallinnan vastuut Utajärven kunnan riskienhallinnan järjestäminen Riskien luokittelu Riskien tunnistaminen sekä niiden arviointi ja käsittely Riskit käsitellään seuraavasti Riskienhallintakeinoja Riskin poistaminen Riskien pienentäminen Riskin siirtäminen Riskin pitäminen omalla vastuulla Riskit hallitaan seuraavasti Riskienhallinnan raportointi ja seuranta

3 1. Riskienhallinnan tavoitteet ja periaatteet Erilaiset tekijät kunnan toiminnassa saattavat haitallisesti vaikuttaa mm. kuntalaisille tarjottavien peruspalveluiden tuottamiseen, henkilöstön toimintakykyyn, omaisuuden turvaamiseen ja toiminnan tuloksellisuuteen. Näitä tekijöitä kutsutaan riskeiksi. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on hallita riskejä ja varmistaa, että asetetut sekä pitkän että lyhyen tähtäimen tavoitteet saavutetaan. Riskienhallinta on olennainen osa sisäistä valvontaa. Utajärven kunnan tavoitteet on määritelty talousarvioissa ja -suunnitelmissa, jotka valtuusto on hyväksynyt. Riskienhallintapolitiikassa määritellään Utajärven kunnan riskienhallinnan periaatteet, toimintatavat, vastuut ja päämäärät. Riskienhallintapolitiikan tavoitteena on varmistaa, että hallitaan Utajärven kunnan toiminnassa ilmenevät olennaiset riskit, jotka vaikuttavat ennen kaikkea taloudellisiin menetyksiin, tavoitteiden saavuttamiseen tai lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseen. Riskienhallintapolitiikka koskee koko Utajärven kuntakonsernia. 2. Riskienhallinnan käsitteitä Riski Riski on mahdollinen tapahtuma tai tekijä, joka haitallisesti vaikuttaa tavoitteiden saavuttamiseen. Toteutuessaan riski voi aiheuttaa mm. taloudellisia menetyksiä, henkilövahinkoja ja häiriöitä Utajärven kunnan toiminnan jatkuvuuteen. Mahdollisuus Mahdollisuus on myönteinen tapahtuma, jota tulee aktiivisesti hyödyntää johtamisessa. Riskienhallinta Riskienhallinta on tietoista, suunnitelmallista ja jatkuvaa työtä uhkaavien riskien tunnistamiseksi, arvioimiseksi ja hallitsemiseksi. Valtuusto linjaa riskienottamisen mahdollisuudet ja rajat. Riskienhallintaprosessi Riskienhallintaprosessin tarkoituksena on tunnistaa, arvioida, hallita ja valvoa olennaisia riskejä toiminnassa. 3. Riskienhallinnan vastuut Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto on vuonna 2008 antanut yleisohjeen, joka koskee kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista. Yleisohjeen mukaan kunnanhallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä selkoa siitä, miten sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on kunnassa järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Tätä tarkoitusta varten kunnanhallituksen tulee esittää toimintakertomuksessa selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä. 2

4 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä vastaa kunnanhallitus. Lisäksi kaikki ne toimielimet ja viranhaltijat, joille on annettu toimivaltaa kunnan varojen käytössä ja jotka toimivat viranomaisina, vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta omilla vastuualueillaan. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee toteutua kunnan johtamis-, suunnittelu- ja ohjauskäytännöissä. Kaikilla kunnan työntekijöillä tulee olla riittävät tiedot riskienhallinnasta. Tästä vastaavat kaikki esimiehet ja johtovastuussa olevat. Kaikista omassa työssä ja kunnan toiminnassa havaituista riskeistä tulee ilmoittaa esimiehelleen. Esimiehet ja johtovastuussa olevat vastaavat siitä, että toimintaan liittyvät olennaiset riskit käsitellään kunnanhallituksessa Utajärven kunnan riskienhallinnan järjestäminen Valtuusto hyväksyy riskienhallintapolitiikan Kunnanhallitus vastaa koko kuntakonsernia koskevan riskienhallinnan järjestämisestä raportoi vuosittain riskienhallinnasta toimintakertomuksen yhteydessä valmistelee valtuustolle riskienottamisen linjaukset Kunnanjohtaja vastaa kunnan ylimpänä viranhaltijana siitä, että toimialajohtajat ja tilivelvolliset viranhaltijat ovat omilla vastuualueillaan järjestäneet riskienhallinnan asianmukaisesti ja Valtuuston sekä kunnanhallituksen päätösten ja riskienhallintapolitiikan mukaisesti raportoi kunnanhallitukselle riskienhallintaan liittyvistä asioista Lautakunnat / valmistelutoimikunnat seuraavat, että tilivelvolliset viranhaltijat järjestävät riskienhallinnan asianmukaisesti omilla vastuualueillaan seuraavat riskienkartoituksiin liittyvien suunnitelmien toteutumista Tarkastuslautakunta arvioi Utajärven kunnan riskienhallinnan tilaa Tilintarkastaja tarkastaa kuntalain mukaisesti, onko kunnan sisäinen valvonta ja konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti Kunnan johtoryhmä toimii riskienhallinnan johtoryhmänä 3

5 vastaa kunnanhallituksen päätösten mukaisesti riskienhallintaan liittyvien toimenpiteiden toteuttamisesta johtaa, valvoo ja kehittää koko kunnan riskienhallintatyötä Toimialajohtajat vastaavat riskienhallinnan järjestämisestä omilla toimialoillaan raportoivat kunnanhallitukselle riskienhallintaan liittyvistä asioista Tilivelvolliset viranhaltijat vastaavat riskienhallinnan järjestämisestä omilla toimialoillaan tiedottavat, valvovat ja tarpeen mukaan ohjeistavat riskienhallintaan liittyvistä asioista toimialoillaan raportoivat kunnanhallitukselle riskienhallintaan liittyvistä asioista Esimiehet vastaavat riskienhallinnan järjestämisestä omilla vastuualueillaan tiedottavat, valvovat ja tarpeen mukaan ohjeistavat riskienhallintaan liittyvistä asioista vastuualueillaan raportoivat omille esimiehilleen ja tilivelvollisille viranhaltijoille riskienhallintaan liittyvistä asioista Työntekijät kaikkien kunnan työntekijöiden tulee ilmoittaa omille esimiehilleen riskeistä, jotka liittyvät omaan työhön tai kunnan toimintaan Sisäisen tarkastuksen yksikkö Arviointitoimikunnassa (tarvittaessa) osallistuu riskienhallinnan kehittämiseen kunnan muun organisaation kanssa raportoi tarkastuksen yhteydessä ilmenneistä riskeistä kunnan toiminnassa 4. Riskien luokittelu Utajärven kunnan toiminnalle olennaisimmat riskit jaetaan viiteen kategoriaan: A Suunnittelu- ja seurantajärjestelmän riskeihin, B Johtamisjärjestelmän riskeihin, C Ydin- ja tukitoimintojen riskeihin, D Omaisuusriskeihin ja E Henkilöriskeihin. Suunnittelu- ja seurantajärjestelmän riskit voivat toteutuessaan mm. heikentää Utajärven kunnan strategisia toimintaedellytyksiä. Johtamisjärjestelmän riskit voivat toteutuessaan mm. heikentää Utajärven kunnan toiminnan tuloksellisuutta. Ydin- ja tukitoiminnan riskit voivat toteutuessaan mm. heikentää Utajärven kunnan toiminnan tuloskehitystä, maksuvalmiutta ja kassavirtoja. 4

6 Omaisuusriskit voivat toteutuessaan mm. heikentää Utajärven kunnan toiminnan jatkuvuutta sekä omaisuuden turvaamista. Henkilöriskit voivat toteutuessaan mm. heikentää Utajärven henkilökunnan työturvallisuutta. SUUNNITTELU- JA SEURANTAJÄRJESTELMÄN RISKIT -infra ja rakennusten kunto -budjetoinnin realistisuus/arvio yleisesti sekä realistisuus -toiminnan ja talouden raportointi ja toteutumisen reaaliaikainen seuraaminen -raportoinnin riskit JOHTAMISJÄRJESTELMÄN RISKIT -konsernivalvonnassa havaitut puutteet -sisäisen valvonnan ohjeistus -päätöksenteon oikeellisuus ja päätösten dokumentointi -hallinto- ja johtosääntöjen selkeys, kattavuus ja sääntöjen tuntemin YDIN- JA TUKITOIMINTOJEN RISKIT -sopimusten olemassaolo ja kattavuus sekä sopimuksiin sisältyvät riskit -pääasialliset ydintoiminnat ja tukitoiminnat -käynnissä olevat ulkopuolisella rahoituksella(osittain/kokonaan) toimivat projektit ja niihin sisältyvät riskit -hankintamenettelyjen oikeellisuus (hankintalain ja asetuksen noudattaminen) -maksettujen palkkojen oikeellisuus ja sen varmentaminen tietojärjestelmien hyödyntäminen -asiahallintajärjestelmien toimivuus OMAISUUSRISKIT -annetut takaukset konserniyhteisöille/konsernin ulkopuolisille -maaomaisuuden lainhuudot ja niihin liittyvät rasitukset -välitetyt valtion lainat ja niiden vakuudet -rakennusurakoiden vakuudet ja vakuutukset HENKILÖRISKIT -henkilöstötilinpäätöksen laadinta -työnjaon toimivuus -ammattitaitoisen henkilökunnan sitouttaminen/rekrytointi -henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen 5

7 5. Riskien tunnistaminen sekä niiden arviointi ja käsittely Riskit voivat olla kunnan sisäisiä tai kunnan ulkopuolelta tulevia. Tunnistettujen riskien suuruus arvioidaan riskien toteutumisen todennäköisyyden ja niiden vaikutusten perusteella Riskit käsitellään seuraavasti Mitätön riski Riskin olemassaolo on tiedostettava. Varsinaisiin toimenpiteisiin ei ryhdytä. Vähäinen riski Riskiä seurataan. Toimenpiteisiin ryhdytään lähivuosina. Tavanomainen riski Riskiä seurataan. Toimenpiteisiin ryhdytään vuoden sisällä. Kohtalainen riski Riskin pienentäminen on välttämätöntä. Toimenpiteisiin ryhdytään, jos riskiin liittyy erittäin haitallisia seurauksia, kuten esimerkiksi henkilövahinkoja. Tuntuva riski Riskin pienentäminen on välttämätöntä. Toimenpiteisiin ryhdytään mahdollisimman pian. Merkittävä riski Toimenpiteisiin ryhdytään heti. Sietämätön riski Toimenpiteisiin ryhdytään välittömästi kustannuksista riippumatta. 6. Riskienhallintakeinoja Riskienhallintaan liittyvien toimenpiteiden tarve riippuu riskin olennaisuudesta. Mitä olennaisempi riski, sitä tärkeämpää on suunnitella riskienhallintakeinoja mahdollisimman pian ja tehokkaasti. 6

8 6.1. Riskin poistaminen Riskien poistaminen kokonaan ei käytännössä aina ole mahdollista. Jos pyritään välttämään toimintaan liittyvät riskit kokonaan, voivat tavoitteet jäädä saavuttamatta. Riski voidaan poistaa lopettamalla kokonaan riskialtis toiminta, jota ei nähdä tarpeelliseksi. Esimerkkejä: rikkinäisen oven tai ikkunan poistaminen henkilövahinkojen välttämiseksi vaarallisen työn välitön lopettaminen uhkaavasti käyttäytyvän henkilön poistaminen paikalta 6.2. Riskien pienentäminen Riskienhallinnan olennainen osa on riskin pienentäminen. Toiminnassa pitää tiedostaa riskin toteutumisen todennäköisyys ja riskin vaikutus, jos riski toteutuu. Toiminta pitää järjestää niin, että riski toteutuu niin harvoin kuin mahdollista eli niin, että riskin todennäköisyys on mahdollisimman pieni. Esimerkkejä: työturvallisuusohjeiden noudattaminen varmuuskopioiden ottaminen varahenkilön nimeäminen ja perehdyttäminen henkilöstön osaamisesta huolehtiminen koneiden ja laitteiden huolto palohälyttimien tai alkusammutuskaluston käyttöönotto riskien laajuutta arvioitaessa otetaan huomioon elinkeinoriskien yhteydessä kunnalle tulevat palkkaverotulohyödyt 6.3. Riskin siirtäminen Riskejä voi siirtää toiselle osapuolelle kannettavaksi sopimusten kautta. Yleisesti käytetty riskin siirtämismenetelmä on vakuuttaminen. Riskialttiita töitä voidaan teettää alihankkijoilla ja täten siirtää työhön liittyvä riski pois Utajärven kunnan toiminnasta. Esimerkkeinä voi mainita räjäytys- ja asbestityöt Riskin pitäminen omalla vastuulla Kaikkia riskejä ei voi siirtää ulkopuolisille tahoille tai vakuuttaa. Esimerkiksi talouteen liittyvät riskit ja tietyt omaisuuteen liittyvät riskit pidetään yleensä omalla vastuulla. Riskin pitäminen omalla vastuulla tarkoittaa myös kyseisen riskin tiedostamista ja hyväksymistä sekä tehokasta riskienhallintatyötä. Tietyntyyppisiin vahinkoriskeihin varaudutaan esimerkiksi vahinkorahaston avulla. 7

9 6.5. Riskit hallitaan seuraavasti Riskejä pyritään ensisijaisesti pienentämään. Kunnanhallitus, kunnanjohtaja, kunnan johtoryhmä, tilivelvolliset viranhaltijat ja kaikki vastuuhenkilöt määrittävät kukin vastuualueillaan riskien luonteen perusteella tarkoituksenmukaisimmat ja tehokkaimmat riskienhallinnan menettelytavat. 7. Riskienhallinnan raportointi ja seuranta Tilivelvolliset viranhaltijat ja vastuuhenkilöt laativat vuosittain joulukuun loppuun mennessä riskienhallintasuunnitelman. Tilivelvolliset viranhaltijat ja liikelaitosten vastuuhenkilöt raportoivat riskeistä, jotka vaativat välittömiä toimenpiteitä, ilman viivettä kunnanhallitukselle. Riskienhallintasuunnitelmien toteutumista seurataan kunnanhallituksessa. Toimialajohtajat raportoivat omien toimialojensa olennaisimmista riskienhallintaan liittyvistä asioista kunnanhallitukselle ja kunnan johtoryhmälle vuosittain maaliskuun loppuun mennessä. 8