TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 1/12

Transkriptio

1 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 836/ /2016 1/12 Kuntalain mukaan kaupungin tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa tulee antaa selonteko sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvän riskienhallinnan järjestämisestä. Selonteon laatimisen apuvälineenä käytetään oheista arviointilomaketta. Jokainen toimielimen alainen yksikkö täyttää lomakkeen ja käsittelee sekä sen että oman selonteon lista-asiana toimielimessään. Lomakkeella arvioidaan seuraavat sisäisen valvonnan osa-alueet: 1. johtamistapa ja valvontakulttuuri 2. riskienhallinta 3. valvontatoimenpiteet. raportointi ja tiedonvälitys 5. seuranta Osa-alueet on jaettu arviointikohteisiin, joille on kuvattu tavoitetila. LOMAKKEEN TÄYTTÄJÄN TULEE Arviointiasteikko: arvioida tavoitetilan toteutumista johtamansa toiminnan osalta ja kirjata se kohtaan nykytila kirjata kohtaan todentaminen, mistä (dokumentti, asiakirja, päätös, suunnitelma tms.) asian nykytilan voi osoittaa todeksi kirjata kohtaan oma arvio asian tai toiminnon nykytilasta asteikolla 0 laatia kunkin osa-alueen lopuksi lyhyt sanallinen arvio sen kokonaistilanteesta. Lisäksi voi käyttää arviointiasteikkoa ei sovellu lainkaan vastaajan käyttöön, ei ole kyseistä toimintoa 1 ei tietoa asiasta, ei suoritettuja toimenpiteitä, melkein kaikki kehittämisen kohteena 2 asia havaittu ja yksittäisiä toimenpiteitä tehty, kehittämistoimenpiteet päätetty aloittaa 3 asioita toteutettu paljon ja järjestelmät pääosin kunnossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään asiat kunnossa, valvontajärjestelmä toimii ja hyvän hallintotavan keskeiset elementit sekä esimiesten että henkilöstön tiedossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään aktiivisesti osana arkipäivän toimintaa.

2 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 836/ /2016 2/12 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI (arvio 0-) Terveyden ja toimintakyvyn edistämisen ydinprosessin itsearviointi, päiväys toimintayksikön / liikelaitoksen Arvot ja toimintaperiaatteet Yksikön arvot ja toimintaperiaatteet on määritetty ja toiminta järjestetty niiden mukaan Kaupunkistrategia, hyvinvointisuunnitelma ja Tetolan vuosisuunnitelma Tavoitteet Asetetut tavoitteet tukevat kaupunkistrategian ja toimintasuunnitelmien toteutumista Tetolan vuosisuunnitelma, palvelusopimukset, strategiaraportointi, tilinpäätös Johtamis- ja hallintotapa Havaittuihin poikkeamiin reagoidaan Yksikössä toimitaan hyvän hallintotavan mukaisesti Yksikössä käsitellään esiintuodut kehittämiskohteet tai toiminnan puutteet Palvelusopimusten sopimusseurantaneuvottelut, ajantasainen seuranta (esim. hoitoja sosiaalitakuu Konserniohjeet, toimintasäännöt, johtoryhmän kokoukset Sopimusseurantaneuvottelut, valvontatoiminta, johtoryhmätyöskentely Organisaatiorakenne ja toiminnan ohjaus Organisaatiorakenne on tarkoituksenmukainen Osittain toiminnan laajuutta vastaava Organisaatiokuvaukset, henkilöstösuunnitelma 3

3 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 836/ /2016 3/12 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI (arvio 0-) Lainsäädännön ja kaupungin ohjeiden noudattaminen Talousarvio on oikeassa suhteessa tavoitteisiin Tehtäväjaot vastuineen on määritetty ja niitä koskeva ohjeistus on ajantasainen ja dokumentoitu Henkilöstön koulutus on suunnitelmallista ja osaamiskartoitukset tehty Toiminnan ohjeistus ja päätökset ovat ajan tasalla Yksikön johto varmistaa lainsäädännön ja muiden ohjeiden mukaisen toiminnan Pystytään osittain vastaamaan tavoitteisiin Tehtävänkuvaukset ajan tasalla. Varahenkilöjärjestelmä toiminnassa Vuosisuunnitelma, tilinpäätös. Talouden ja toiminnan seurantaraportit Tehtäväjaot ja vastuu määritelty henkilötasolla tilaajaryhmän toimintaohjeen mukaan. Konsernijohtaja on päivittänyt konsernihallinnon toimintasäännön Hyvinvoinnin palvelualueen johtaminen ja organisointi, Dno TRE:8060/ /2015 Yksilölliset koulutussuunnitelmat ovat osa dokumentoituja kehityskeskusteluja. Koulutusraportoinnit vuosittain. Ohjeistuksen käsittely johtoryhmässä. Toiminta- ja johtosäännöt, päätösvallan delegoinnit ja palvelusopimukset Johtoryhmätyöskentely, päätösvalmistelu/-menettely, koulutukset, vuotuinen valvonta ja sen raportointi Kirjaa tähän vireillä olevat valitukset, oikeudenkäynnit ja muut oikeusseuraamukset ja riski niiden toteutumisesta: Terveyspalvelut: kantelut 15 kpl, muistutuksia 115 kpl. Sosiaalipalvelut: kantelut 37 kpl, muistutuksia 75 kpl 2

4 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 836/ /2016 /12 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI (arvio 0-) OMA ARVIO JOHTAMISTAVASTA JA VALVONTAKULTTUURIN TILASTA: Pääsääntöisesti hyvällä tasolla. Sännöllinen johtoryhmien (tiry- /hypa-jory, tetojory sekä eri ydinprosessien väliset yhteiset) työskentely tukee toimintaa, valmistelua ja valvontaa.

5 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 836/ /2016 5/12 RISKIENHALLINTA (arvio 0-) Riskienhallinnan toteuttamisen yleiset periaatteet Riskien tunnistaminen Toimintaympäristöä ja siihen liittyviä muutoksia arvioidaan säännöllisesti Riskienhallinnan prosessi on ajantasainen ja dokumentoitu Riskienhallintaan liittyvät vastuut on määritetty ja vastuullisilla on riittävä asiantuntemus Riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen on osa toiminnan suunnittelua ja seurantaa ja se perustuu järjestelmälliseen menetelmään Osittain toteutuu Osittain toteutuu Palvelutarpeiden arviointi palvelusopimuksia varten. Sopimusseurannat. Erilliset palvelukohtaiset palvelutarpeiden arviot, talousarvioprosessi. Lautakunnalle raportoidaan tarvittaessa riskeistä esim. ajankohtaisissa asioissa. Riskiprofiili puuttuu. Sitä valmistellaan uudessa organisaatiossa hyvinvoinnin palvelualueella. Vanha Tilaajalautakuntien yhteinen riskienhallintasuunnitelma. Tilaajalautakuntien riskienhallintasuunnitelma, palvelusopimukset. Työnjakojen ja delegointien mukainen vastuutus. Valvontasuunnitelma ja vuosittainen valvontakertomus. Tilaajaryhmän toimintaohje. Hyvinvoinnin palvelualueen johtaminen ja organisointi, Dno TRE:8060/ /2015 3

6 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 836/ /2016 6/12 RISKIENHALLINTA (arvio 0-) Riskien arviointi Riskeihin vastaaminen Riskien raportointi Toiminnan kannalta oleelliset riskit on tunnistettu ja dokumentoitu Tunnistetut riskit arvioidaan systemaattisesti Kriittisille riskeille on määritetty hallintakeinot Raportointi on järjestetty asianmukaisesti Osittain toteutuu Riskiprofiili puuttuu.tilaajalautakuntien riskienhallintasuunnitelma, palvelusopimukset. Valvontasuunnitelma ja -kertomus. Tilaajalautakuntien riskienhallintasuunnitelma. Valvontasuunnitelma, seuranta lautakunnassa vuosittain. Tilaajalautakuntien riskienhallintasuunnitelma. Valvontasuunnitelma, seuranta lautakunnassa vuosittain. Vuosisuunnitelma, talouden ja toiminnan seurantaraportit, palvelusopimukset ja niiden seuranta, omavalvonta, arviointi- ja valvontakäynnit. Tunnistetut merkittävimmät riskit: Sopimusten hallinnan hajanaisuus sopimustenhallintajärjestelmän puuttuessa, henkilösidonnaisuus, sopimuskumppanien budjettiylitykset, kasvava ja eriytyvä asiakkaiden palvelutarve Tilikautena toteutuneet merkittävät riskit: Tilausten toteutuminen suunniteltua suurempina Tilikautena toteutetut riskienhallinnan keskeiset toimenpiteet: Sopimusohjausmallin käyttöönotto Pirkanmaan sairaanhoitopiirin (PSHP) kanssa, pääneuvottelijakokouksiin osallistuminen, PSHP:n toimialuekohtaiset tapaamiset ja tapaamiset johdon kanssa, valvontasuunnitelman mukainen valvonta, talouden tasapainottamistoimenpiteet rakennemuutosten kautta, keskitetyn ohjaus- ja valvontayksikön perustaminen, ylimääräinen tilintarkastus koskien Terveyttä ja toimintakykyä edistävien palvelujen lautakunnan riskienhallinnan tilaa, suorahankintojen arviointi. 3

7 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 836/ /2016 7/12 RISKIENHALLINTA (arvio 0-) Suunnitelmat riskienhallintaan liittyvistä kehittämistoimenpiteistä tulevana tilikautena: Rakennemuutokset palveluissa, riskiprofiilin laadinta, sopimusohjauksen kehittäminen OMA ARVIO RISKIENHALLINNAN TILASTA: Riskienhallintaan kiinnitetty tilikaudella huomiota. Kehittämiskohteita tunnistettu, ja valmistellaan uudessa organisaatiossa hyvinvoinnin palvelualueella ja palveluryhmissä.

8 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 836/ /2016 8/12 VALVONTATOIMENPITEET (arvio 0-) Päivittäisvalvonta Esimiesvalvonta on osa johtamista Päivittäisseuranta, yhteydenottoihin vastaaminen Hyväksymiset/ delegoinnit Omaisuuden hankinta, luovutus, hoito Hyväksymismenettely on ajantasainen ja toimii asianmukaisesti Yksikkö varmistaa hankintojen ohjeistuksenmukaisuuden Ei Lautakunnan viranhaltijoille delegoima päätösvalta, tilajaapäällikön delegoinnit ja ohjeistus Yksikkö ei hanki, hoida tai luovuta omaisuutta - Irtaimistoluettelot ovat ajan tasalla ja vastuuhenkilöt on nimetty hyvinvointipalvelujen/tilaajaryhmän tasolla Tilaajaryhmän/hyvinvoinnin palvelualueen luettelo ja vastuuhenkilö Toimintaprosessien arviointi Työtehtävien eriyttäminen Keskeiset toimintaprosessit on kuvattu ja niitä arvioidaan säännöllisesti Tarpeelliset työtehtävien eriyttämiset väärinkäytösten ehkäisemiseksi on tehty Tilaajaryhmän toimintaohje, johtoryhmätyöskentely, Hyvinvoinnin palvelualueen johtaminen ja organisointi, Dno TRE:8060/ /2015 Hyvän hallinnon ohjeet ja työnkuvat. Ei väärinkäytöksiä v Talousarvion toteutuminen Tavoitteiden ja talouden seuranta ja arviointi on järjestelmällistä ja luotettavaa Talouden ja toiminnan raportit ja ennusteet säännöllisesti lautakuntaan, sitä ennen käsittely yksikössä ja johtoryhmissä

9 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 836/ /2016 9/12 VALVONTATOIMENPITEET (arvio 0-) Sopimusten valvonta Laadun valvonta Käyttövaltuudet Sopimusten hallinta ja sopimusrekisteri on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista Ostopalvelujen sopimuksenmukaisuus ja oman toiminnan laatu varmistetaan Palvelujen hankintaa varten on laadittu valvontasuunnitelma ja valvontatoimenpiteet dokumentoidaan Tietojärjestelmien käyttövaltuuksien hallinta on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista Sopimukset dokumentoitu ja arkistoitu, ajantasaisseurannassa (raportointi) kehittämistä. Sopimustenhallintajärjestelmää puuttuu.. Pegasoksen käyttövaltuudet -projekti käynnistetty vuonna 2016, projekti päättynyt vuoden lopussa. Kirjaa tähän toimintavuoden aikana tapahtuneet omaisuuden menetykset ja arvonalennukset: Ei tiedossa Sopimusseurantaneuvottelut, sopimusrekisteri, palvelusopimukset arkistoitu Donnaan. Sopimusrekisterin ylläpitäjänä ostopalvelutiimi Tilaajaryhmän yhteinen sopimusrekisteri, ostopalvelutiimin ylläpitämä, seurantaneuvottelut ja ohjaus- ja valvontayksikön raportit Valvontasuunnitelman mukaiset raportit valvontakäynneistä, reaktiivisten käyntien raportit Tietosuojavastaavan raportit 3 OMA ARVIO VALVONTATOIMENPITEIDEN TILASTA: Valvonta parantunut vuoden 2016 aikana ohjaus- ja valvontayksikön aloitettua. Käytännöistä sovittu yhdessä palveluista vastaavien kanssa vasta kesällä. Kaupungin oman palvelutuotannon valvonta hyvää tasoa.tietojärjestelmän käyttövaltuuksien hallinnan projekti päättyi osana potilastietojärjestelmä Pegasoksen kehittämistä. Vastuista ja käytännöistä sovittu myös käyttövaltuusten hallinnan osalta. 2

10 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 836/ / /12 RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS (arvio 0-) Raportointijärjestelmä Tiedon analysointi Tiedonvälitysprosessi Raportointi- ja tietojärjestelmät tukevat päätöksentekoa ja muuta toimintaa Tietoja analysoidaan ja käytetään hyväksi päätöksenteossa Viestintä on organisoitu ja vastuuhenkilöt nimetty Tietoa saatavana, mutta vaatii liikaa käsityötä. Kaupunkitasolla kehitettävää, päällekkäisyys, vertailtavuus, yhteiset yhdyspinnat Strategiaraportointi, hyvinvointisuunnitelman raportointi, sopimuseuranta, hyvinvointikertomus. Talous- ja toimintaraportointi, sopimusseuranta, hyvinvointisuunnitelman raportointi, hyvinvointikertomuksen raportointi, kuusikkoraportit Konsernihallinnon yhteistyömalli kuvattu 3 Tiedon ajantasaisuus Tiedon jakelu yksikön sisällä ja sidosryhmille on varmistettu Yksiköllä on tiedossa, miten häiriötilanneviestintä järjestetään Tieto toimitetaan ja hankitaan riittävän nopeasti Yhteinen verkkolevy tiedon tallentamiseen, johtoryhmän muistiot, yhteiset tilaisuudet, sidosryhmätapaamiset, lautakuntien tiedottaminen, infotilaisuudet Osana palveluntuottajien tehtäviä. Viestintä osana palveluntuottajien valmiussuunnitelmia. Ajantasainen raportointitieto käytössä

11 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 836/ / /12 RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS (arvio 0-) Uudet henkilöt perehdytetään suunnitelmallisesti Noudatetaan konsernihallinnon perehdyttämissuunnitelmaa. Osallistumiset uuden henkilöstön kurssille. OMA ARVIO RAPORTOINNIN JA TIEDONVÄLITYKSEN TILASTA: Pääsääntöisesti hyvällä tasolla. Raportoinnin rooleissa kehittämisen varaa. Tietoyksikön ja palveluista vastaavien välillä käyty työnjakokeskustelua. Raportoitavia kohteita kyetty rajaamaan keskeisimpiin. Tiedolla johtamisen koulutusta järjestetty.

12 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 836/ / /12 SEURANTA (arvio 0-) Toimintayksikön itsearviointi Sisäinen arviointi Ulkoinen arviointi Yksikkö arvioi säännöllisesti johtamistapaansa ja sisäisen valvonnan sekä riskienhallinnan toimivuutta Poikkeamat analysoidaan ja käsitellään viivytyksettä Sisäiset arvioinnit käsitellään viivytyksettä ja asianmukaisesti Tilintarkastajan sekä muiden tahojen arvioinnit käsitellään asianmukaisesti Lautakunnan talous- ja strategiaseminaari ja koulutuspäivät, tilaajaryhmän ja hyvinvoinnin palvelualueen yhteiset arvionnit, tilinpäätös sekä raportit Raportointi lautakunnalle Johtoryhmien muistiot Johtoryhmien muistiot Kirjaa tähän tilikauden aikana tehdyt EU-tarkastukset, valtionhallinnon tarkastukset tai muut tarkastukset: BDO Audiator Oy: Riskienhallinnan järjestäminen lautakunnan tai johtokunnan alaisessa toiminnassa, riskikartoitukset, ja niiden johdosta tehdyt toimenpiteet. Keväällä 2016 tarkastus ja seurantatarkastus tammikuussa OMA ARVIO SEURANNAN TILASTA: Seuranta hyvällä tasolla.