Hallitus 7 26.01.2015 Hallitus 32 30.03.2015 HANKINTA / HAMMASHOIDON JA OIKOMISHOIDON TARVIKKEET Hallitus 7 Valmistelu: Hankintatoimisto, talousjohtaja 19.12.2014 Hammashoidon- ja oikomishoidon tarvikkeista on suoritettu han kin talain edellyttämä kilpailutus. Hankinnassa ja tarjouspyynnössä ovat mu ka na Kiuru (sis Jyta ja esh), Kokkolan kaupunki (sis Kruunupyyn alue) sekä Pietarsaaren kaupunki (Malmin alue). Kyseessä on EU-ta son ylittävä hankinta, joka edellyttää päätöksen tekemistä kunta yh ty män hallituksessa. Hankintaan liittyvät asiakirjat ovat hallituksen jäsenten nähtävissä kokouk ses sa ja pyydettäessä ennen kokousta. Hankintaa koskevat ilmoitukset on jätetty Hilmaan, ennakkoilmoitus 18.2.2014 ja hankintailmoitus 28.8.2014. Kyseessä on han kin ta kau si 1.1.2015 31.12.2017 sisältäen option 1 vuosi. Tarjouspyynnön mukaisesti hankintapäätös tehdään tuoteryhmittäin. Han kin ta keskitetään ensisijaisesti yhdelle toimittajalle. Tuoteryhmän han kin ta voidaan kuitenkin tarvittaessa jakaa useammalle toi mit ta jalle. Määräaikaan mennessä saatiin viisi (5) tarjousta (JH Hammastuote Oy, Ortomat Herpola Oy,, Suomen 3M Oy ja Ham masvä li ne Oy). Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot ja näiden poh jal ta on laadittu tarjousvertailut. Osatarjoukset tuoteryhmittäin hyväk syt tiin. Hankinta perustuu kokonaistaloudellisuus -vertailuun (60% hinta, 40 % laatu). Tarjousvertailu on laadittu tuoteryhmittäin. Vertailun laa dintaan ja erityisesti tarjottujen tuotteiden tarjouspyynnön ehtojen täyt tymis kri tee rei den arviointiin ja vertailukelpoisuuden määrittelyyn on osal lis tu nut hammashoidon asiantuntijoista koottu ryhmä. Käy tännös sä rivikohtaisesti pyydetyn tuotteen tai ns vastaavan tuotteen kes ken ei ole pystytty esittämään sellaisia laatueroja, joita olisi voitu huo mioi da laatupisteytyksellä. Näin ollen useimmissa tuoteryhmissä rat kai se vak si tekijäksi on muodostunut hinta. Tarjousvertailun perusteella on ensisijaiseksi toimittajaksi valittu tuote ryh män rivikohtaisten tuotehintojen perusteella edullisin toimittaja. Tuo te va li koi man turvaamiseksi myös erilaisissa tekniikoissa sekä pie nien hintaerojen tuoteryhmissä on yhden toimittajan lisäksi esi tetty valittavaksi useampia toimittajia. Menettely on tarjouspyynnön kir-
jauk sen mukainen. Valittujen ensisijaisten toimittajien lisäksi tilaaja voi tehdä yksittäisiä ti lauk sia myös muilta toimittajilta, mikäli se on lääketieteellisillä ja hoi dol li sil la perusteilla välttämätöntä sekä erilaisten käytettyjen teknii koi den turvaamisen vuoksi perusteltua. Mikäli sopimuskauden kuluessa havaitaan, että tarjottu tuote ei vastaa tilaajan tarjouspyynnössä edellyttämiä laatukriteereitä eikä osoittau du laadultaan ja käytettävyydeltään pyydettyä tuotemerkkiä vastaa vak si eikä ensisijainen sopimustoimittaja pysty tarjoamaan ti laajan edellyttämää tuotetta, varataan tilaajalle oikeus tehdä tilaus toisel ta tämän kilpailutuksen piiriin kuuluvalta sopimustoimittajalta. Tarjouksessa on edellytetty esitettäväksi hintatieto kullekin tuo te ryhmän tuotteelle. Lisäksi on vaadittu esitettäväksi muiden kuin ri vi tuottei den alennusprosentti kullekin tuoteryhmälle. Sopimuskauden aika na voidaan sopimuskumppaneiden kesken tehdä tuoteryhmittäin tai tuotteittain hintatiedusteluja tarvittaessa. Näillä täsmennetään alku pe räis tä hankintasopimusta. Tarjousvertailu oheismateriaalina. Tarjousvertailussa on esitetty hinta tie tie dot sekä pisteytyksen yhteydessä kirjatut huomiot sekä va linta pe rus teet. Laaditun vertailun perusteella hankinta esitetään jaettavaksi seu raavas ti: TARVEAINEET JA TARVIKKEET Juurenhoito Ensisijainen toimittaja ja toissijainen toimittaja Hammas vä li ne Oy. Kertakäyttötarvikkeet Laitekohtaiset tuotteet hankitaan laitetoimittajalta. Kuitutarvikkeet, kiskotustarvikkeet Paikkaustarvikkeet Profylaktiset tuotteet Protetiikka Hammasväline Oy
Laitekohtaiset tuotteet hankitaan laitetoimittajalta. Täyteaineet Ensisijaiseksi toimittajaksi valitaan Porat ja timantit Hammasväline Oy Viimeistelytarvikkeet Ensisijainen toimittaja ja toissijainen toimittaja Hammas vä li ne Oy. Röntgentarvikkeet Ensisijainen toimittaja Hammasväline Oy. Puhdistus ja desinfektio Laitekohtaiset tuotteet hankitaan laitetoimittajalta. Instrumentit (värikoodatut ) ja vastaanoton apuvälineet Hammasväline Oy ja OIKOMISHOIDON TARVEAINEET A. Renkaat ja tuubit Suomen 3M Oy B. Braketit, kilpailutetaan erikseeen eri tekniikkaan kuuluvat kiin nikkeet, Hammasväline Oy, Ortomat Herpola Oy ja Suomen 3M Oy C. Kaarilangat Ensisijainen toimittaja. D. Pientarvikkeet Hammasväline Oy E. Kiinnitysaineet, Hammasväline Oy, Ortomat Herpola Oy ja Suomen 3M Oy F. Ekstraoraalitarvikkeet Ortomat Herpola Oy ja. G. Purennanohjaimet, Hammasväline Oy, Ortomat Herpola Oy. Eri käyt tö tarkoi tus ten tarpeiden turvaamiseksi valitaan kaikki toimittajat. Ti laukses sa valitaan edullisin toimittaja kullekin tekniikalle.
H. Jäljennysaineet ja tarvikkeet Ortomat Herpola Oy I.Oikomispihdit, instrumentit Ortomat Herpola Oy. J. Ehkäisevät tuotteet oikomishoitoon K. Intraoraalikojeet, Hammasväline Oy, Ortomat Herpola Oy ja Suomen 3M Oy. Eri käyttötarkoitusten tarpeiden turvaamiseksi valitaan kaikki toi mit ta jat. Tilauksessa valitaan edullisin toimittaja kullekin tek nii kalle. Toimitusjohtajan esitys: Hallitus päättää valita sopimuskaudelle tarjousvertailun perusteella ko ko nais ta lou del li ses ti edullisimpina edellä esityksessä luetellut toimittajat ja tuotteet. Hankintasopimus laaditaan tarjouspyynnön ja tässä hankintapäätöksessä esitetyin ehdoin. Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Hallitus 32 Valmistelu: talousjohtaja, hankintatoimisto 5.3.2015 Hammasväline Oy on määräajassa jättänyt hankinta-asiassa kun tayh ty mäl le osoi te tun hankintaoikaisun sekä toimittanut saman si säl töisen va li tus kir jel män Markkinaoikeudelle. Hammasväline Oy vaatii kun ta yh ty mää tekemään hankintaoikaisun, jolla hankinta kes key tettäi siin virheettömän hankintamenettelyn toteuttamista varten. Hammasväline Oy katsoo, et tä hankintayksikkö on toiminut han kinnas sa hankintalain vastaisesti. Hammasväline Oy mm katsoo, että han kin ta pää tök sen perusteena olevassa tarjousvertailussa ei ole huo mioi tu kattavasti tarjouspyynnössä esitettyjä laatukriteereitä vaan han kin ta pää tös perustuu tarjouspyynnössä esitetyn ko ko nais ta loudel li suus -periaatteen sijasta tosiasiallisesti hintaan. Lisäksi Hammas vä li ne Oy katsoo, ettei tarjouspyynnössä ole eritelty riittävällä tark kuu del la vertailuperusteina olevien laatutekijöiden alakriteereitä ja näiden painotusta. Hankintapäätös perustui tarjousvertailuun. Tarjouspyynnössä to det tu valintakriteeri on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan osuus on 60 % ja laadun osuus 40%. Laatukriteeri I on tar jous pyyn-
nös sä eritelty seuraavasti: käytettävyys ja käytön helppous, es teet tiset ominaisuudet sekä välilliset käyttökustannukset. Hammasväline Oy:n kannanoton mukaan laatutekijöiden alaerittely olisi tullut laatia tar jous pyyn nös sä yksilöydymmin ja näille alakriteereille olisi tullut esit tää painoarvot. Hankinnassa oli mukana 23 tuoteryhmää sekä noin 350 rivituotetta. Hintatieto pyydettiin tuotteista, joiden tuli olla ominaisuudeltaan keske nään vertailukelpoisia ns "vastaavia tuotteita". Tarjotun tuotteen vas taa vuu des ta päättää tarjouspyynnön mukaisesti tilaaja. Tar jousver tai lun laadinnan yhteydessä laatupisteytyksestä vastannut asiantun ti ja ryh mä päätyi useimpien tuoteryhmien kohdalla kirjaamaan, ettei tuotteiden/tuoteryhmien kesken voitu osoittaa sellaisia laa tu ero ja, joita olisi eritellysti voitu huomioida laatupisteytyksessä. Kyseinen huo mio kirjattiin lauseena tarjousvertailuun kunkin tuoteryhmän kohdal le. Tarjousvertailussa ei kuitenkaan annettu kullekin tuoteriville laa tu pis te mää rää. Näin ollen hankintapäätöksen perusteena oleva tar jous ver tai lu on teknisesti laskelma, jossa "edullisuus" perustuu pelk kään hintaan. Laatuerittely ei näy pisteinä, mutta on kirjattuna tar jous ver tai luun erillisenä tietona. Tarjousvertailu on siten Ham masvä li ne Oy:n väitteen mukaisesti laadittu siten, että tar jous ver tai lus sa lop pu tu los perustuu vähintäänkin laskentateknisesti tuo te ryh män hin nan edullisuuteen tarjouspyynnön mukaisen hinta/laatu -pis tey tyksen sijaan. Tarjouspyynnön mukainen laatutekijöiden painotus ei näy tar jous ver tai lus sa pisteytyksenä. Saapuneen hankintaoikaisun väitteiden pohjalta on perusteita olettaa, että tarjouspyyntö on voinut ol la sillä tavoin epäselvä, että sen pe rus teel la tarjoajalla ei mah dol li ses ti ole ollut riittävää tietoa pe rusteis ta, joihin hankintapäätös pe rus tuu. Tässä tilanteessa on pe rusteet katsoa, että hankintaprosessin keskeyttäminen on juridisesti perus tel tu ja tarkoituksenmukainen ratkaisu kaikkien osapuolten oikeus tur van ja yhdenvertaisen kohtelun varmistamiseksi. Kaikille hankintapäätöksen osapuolille on lähetetty tieto han kin ta oikai sun saapumisesta sekä Markkinaoikeuden valitusprosessin käynnis ty mi ses tä heti tie don saavuttua hankintayksikön tietoon. Hankintalain 73 a :n mukaan hankintamenettely voidaan kes keyt tää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyt tä mis tä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koske vas ta päätöksestä säädetään 73 :ssä. Hankintapäätöksen perusteella ei ole tehty hankintasopimuksia, jolloin hankinnan keskeyttäminen on juridisesti mahdollista myös hankin ta pää tök sen jälkeen. Mark ki na oi keus on lähettänyt kuntayhtymälle vastinepyynnön va li tus-
ta koskevassa asiassa. Markkinaoikeus on hakemuksesta myön tä nyt vastineen jättämiseksi lisäaikaa siten, että vastine voidaan jät tää viimeistään 2.4.2015 eli hallituksen käsittelyn jälkeen. Valitusasiakirjat sekä hankintaoikaisu ovat hallituksen jäsenten käytet tä vis sä kokouksessa sekä pyynnöstä ennen kokousta erikseen so vit ta va na ajankohtana. Asiakirjojen sisältö esitellään ko kouk ses sa. Toimitusjohtajan esitys: Hallitus päättää hankintaoikaisun perusteella keskeyttää hankinnan. Sa mal la hammashoidon - ja oikomishoidon tarvikehankintaa kos keva hankintapäätös ( 7, 26.1.2015) kumotaan. Hankinnan kes keyt tämi sen perusteena on tarjouspyynnön epäselvyys. Hankinnan toteuttamisen jat ko toi men pi tei den sekä mahdollisen uudel leen kil pai lut ta mi sen osalta asian val mis te lu siirtyy vir ka mies valmis te luun. Samalla hallitus valtuuttaa talousjohtajan antamaan Mark ki na oi keudel le asiassa edellytetyn selvityksen. Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.