Kansalaisareenan jäsenyhteisöt vapaaehtoisten tukijoina

Kansalaisareenan jäsenyhteisöt vapaaehtoisten tukijoina Kansalaisareena 2016 Järjestöasiantuntija Jokke Reimers

Tiivistelmä Selvitys Selvitys Kansalaisareenan yhteisöjäsenten vapaaehtoistensa tukemisen ja sitouttamisen malleista Kyselyn vastausaika 19.11. 3.12.2015 Vastuuhenkilö Jokke Reimers, järjestöasiantuntija / Kansalaisareena ry Kohderyhmä Kysely lähetettiin 66 Kansalaisareenan yhteisöjäsenille Vastausprosentti Kyselyyn saatiin yhteensä 27 vastausta. Helsingin seurakuntayhtymä toimitti kyselyn eteenpäin 21 seurakunnille tammikuussa 2016. Näistä seurakunnista saatiin vastauksia kaikkiaan 5. Nämä vastaukset on analysoitu luvun 1 lopussa. Vastaajista kaksi lähetti vastauksensa tuplasti. Kun edellä mainitut vähennetään, jää 24 vastausta, joiden pohjalta tehdään jäljempänä oleva analyysi. Kyselyn vastausprosentti on näin laskettuna (24 vastausta) 36,36 %. Selvityksen kuvaus (tiivistelmä) Selvityksen perustelu Selvityksen tavoite Kyselyssä kerättiin tietoja siitä, millä tavalla Kansalaisareenan yhteisöjäsenet antavat tukea omille vapaaehtoisilleen. Tiedot kerättiin webropol työkalun avulla. Vastaukset analysoidaan ja tulokset sekä mahdolliset kehitysehdotukset annetaan palautteena yhteisöjäsenille. Projektin kohteeksi valittiin keskeinen osa seitsemänvaiheisesta vapaaehtoisprosessista eli vapaaehtoisten tukeminen. Vapaaehtoisten tukemisella on kaikissa järjestöissä suuri käytännön merkitys. Valittu aihe soveltui senkin takia hyvin webropol -kyselyyn, koska sillä on paljon liittymäkohtia järjestöjen arkeen ja se on vähemmän teoriapohjainen kuin vaikkapa arviointi- tai kehittämiskysymykset. Parhaassa tapauksessa yhteisöjäsenet pystyvät saamansa palautteen perusteella optimoimaan omaa vapaaehtoisprosessiaan eli hyödyntämään paremmin vapaaehtoistensa taidot ja osaamisen. Järjestöissä toimivat vapaaehtoiset puolestaan hyötyisivät, jos heidän asemansa järjestössä tunnistetaan paremmin ja heitä sen seurauksena tuetaan paremmin toiminnassaan. Kansalaisareena puolestaan toivoi saavansa kyselyn avulla arvokasta ja ajankohtaista tietoja yhteisöjäsenistään ja vapaaehtoisten tukemisesta. 2

Sisällys sivu Osa 1 Vapaaehtoiset Kansalaisareenan jäsenyhteisöissä 3 Osa 2 Vapaaehtoisten tukeminen pienissä, keskisuurissa ja isoissa jäsenyhteisöissä 20 Osa 3 Vapaaehtoisen tukeminen - 10 kultaista sääntöä 30 OSA 1: Vapaaehtoiset Kansalaisareenan jäsenyhteisöissä Kyselyyn vastanneiden jäsenyhteisöjen taustatiedot: kotipaikka ja henkilöstö Kyselyyn vastanneista järjestöjä oli 22, 1 seurakunta ja 1 iso suomalainen kaupunki. Vastaajista 9 oli Helsingistä, 6 Turusta, 2 Vantaalta, 2 Tampereelta ja loput Heinolasta, Järvenpäästä, Lempäälästä, Salosta ja Hyvinkäältä. Palkattuja työntekijöitä yhteisöissä oli keskimäärin 6, kun kaupunki jätetään ulkopuolelle. Hajonta oli 0 ja 24 työntekijän välillä. Vapaaehtoisten määrä jäsenyhteisöissä (N=24) Aktiivisten vapaaehtoisten määrä keskimäärin (N=24) 3

Vapaaehtoinen on tyypillisesti mukana toiminnassa (N=19) Vapaaehtoisten määrät ikäryhmittäin (N=21) 57 prosentissa järjestöistä toimii ikäryhmässä 7 17 vuotta keskimäärin 2,3 vapaaehtoista. 76 prosentissa järjestöistä toimii ikäryhmässä 18 29 vuotta keskimäärin 7,6 vapaaehtoista. 100 prosentissa järjestöistä toimii ikäryhmässä 30 62 vuotta keskimäärin 58 vapaaehtoista. 90 prosentissa järjestöistä toimii ikäryhmässä 63 79 vuotta keskimäärin 62 vapaaehtoista. 57 prosentissa järjestöistä toimii ikäryhmässä 80 vuotta tai yli keskimäärin 3,8 vapaaehtoista. Vapaaehtoisten ikä- ja sukupuolirakenne Ikä Naiset Miehet Muut Yhteensä 7-17 vuotta 19 8 0 27 18-29 vuotta 102 18 4 124 30-62 vuotta 918 273 17 1208 63-79 vuotta 779 332 40 1151 80 tai yli 40 5 0 45 Yhteensä 1858 636 61 2555 Maahanmuuttajat vapaaehtoisina (N=24) Maahanmuuttajia oli vapaaehtoisina 4 järjestössä, yhteensä 31 maahanmuuttajaa (hajonta 2,1,25 ja 3 maahanmuuttajaa). 4

Vapaaehtoisten tyypilliset tehtävät (1-5 tärkeintä) (N=24) Muu tyypillinen tehtävä matalan kynnyksen olohuonetoiminta, toim.ryhmien ohjaus ystäväpalvelu, ulkoilutus, ryhmäavustaja kokemuskouluttajat, liikuntavastaavat, kerhojen vetäjät ohjaustehtävät mentorointi, kielikahvilan vetäminen toimistotehtäviä kerhojen vetäjät saattohoidon vapaaehtoistyö, ulkoilu- ja juttuseura ikäihmiselle ja sairaalle, asiointiapu, kyläluudan tehtävät, kehitysvammaisten liikunta-avustus, asiointiapu, vähävaraisten elintarvike- ja lahjoitusruokajakelu jne. *tyypillinen tehtävä määräytyy vapaaehtoisen mukaan (kesto) Tyypillinen vapaaehtoistehtävä on (N=24) * 5

Kenen vastuulla vapaaehtoisten tukeminen on (N=24) Lisätietoja palveluohjaaja ja tukipalvelujen vastaava toimii myös vapaaehtoistyön vastaavana liiton viisi järjestösuunnittelijaa ja liikuntatyöntekijä vastaavat vapaaehtoisten tukemisesta ja kouluttamisesta toiminnanjohtaja työnohjaaja vertaisryhmän vetäjillä, puheenjohtaja muuten, suunnitteilla vapaaehtoistyön koordinaattori toiminnanjohtaja tukihenkilötoiminnassa 3 palkattua ja yhdistyksen toiminnoissa toiminnanjohtaja Onko vastuuhenkilöllä vapaaehtoisten tukemiseen riittävät resurssit? (N=23) kyllä ei en osaa sanoa yhteensä raha 7 12 4 23 30 % 52, % 17 % aika 10 12 2 24 42 % 50 % 8 % muu, mikä? 1 3 1 5 20 % 60 % 20 % Mitkä muut resurssit? tila tarjottavat etuudet ym. aktiiviset vapaaehtoiset ei kyllä ei 6

Onko vastuuhenkilöllä vapaaehtoisen tehtävän suorittamiseksi edellytettävä pätevyys? Millainen pätevyys vastuuhenkilöllä on? Vastuuhenkilön pätevyys sosionomikoulutus ja täydennyskoulutusta peruskoulutuksen ja työkokemuksen myötä koulutuksia KM-tutkinto, psykol.koulutusta, vertaisohjaajien kouluttajan koulutus ja kokemusta tehtävistä n. 5 vuoden ajalta Sosionomi YAMK, erilaiset erikoistumisopinnot koulutus ja kokemus työntekijämme ovat kaikki ammattilaisia Yhteisöpedagogi (AMK) vapaaehtoistyön ohjauskoulutus vtm, yhteisöpedagogi pitkä kokemus koulutustausta Yhdessä toiminnassa on, mutta muuhun toimintaan tarvittaisiin pätevä vapaaehtoistoiminnan ohjaaja Sosiaalialan koulutus + lisäkoulutusta Sosionomi Tarvitsevatko vapaaehtoiset erityistä koulutusta vapaaehtoistehtäviin (N= 23) Millaista koulutusta vapaaehtoiset tarvitsevat? tukihlö, messuavustaja, isonen järjestön toteuttama koulutus 7

vertaistukihenkilökoulutus, kokemuskouluttajakoulutus, kerhonvetäjien ja liikuntavastaavien koulutukset tukihenkilön perus- ja jatkokoulutus järjestötyö tukiystävät tarvitsevat koulutusta ja muut toimijat perehdyttäminen riittää Perus- ja jatkokoulutusta vapaaehtoistyön periaatteista, käytännöistä, pyörätuolin käytöstä, muistisairauksista jne. Tuleeko teille vapaaehtoisia, joita ette pysty sijoittamaan omaan organisaatioonne? (N=24) Pystyttekö ohjaamaan nämä vapaaehtoiset muualle? (N=18) Toimiiko vapaaehtoinen tyypillisesti (N=23) 8

Missä muualla vapaaehtoinen tyypillisesti toimii? kahviloissa, kaupungilla, joskus myös kotona Suorittaako vapaaehtoinen tehtävänsä yleensä (N=24) Kenen muun kanssa vapaaehtoinen suorittaa tehtävänsä yleensä? mentoroitavan kanssa Tietääkö vapaaehtoinen, keneen pitää ottaa yhteyttä, jos hänelle on ongelmia, huolia tai kysyttävää?(n=24) Millä tavalla pidetään yhteyttä vapaaehtoiseen? (N=24) 9

Millä muulla tavalla pidetään yhteyttä vapaaehtoiseen? kirjeitse, virkistys- ja koulutuspäivillä työnohjaus tekstiviestit kirjeitse Kuinka usein arjen vastuuhenkilö on yhteydessä vapaaehtoiseen? (N=24) Montako kertaa per viikko/kk/vuosi vastuuhenkilö on säännöllisesti yhteydessä vapaaehtoiseen? riippuu täysin tehtävästä: monta kertaa/vko - kerta per kk aina kun vapaaehtoinen on paikalla 6 kertaa per vuosi kerran kuussa 1/kk Onko vapaaehtoinen järjestön sisäisen viestinnän postituslistalla? (N=24) Miten vapaaehtoiselta kerätään palautetta? 10

Milloin kerättiin vapaaehtoiselta viimeksi palautetta ilmapiirikyselyssä? 2015 (4 vastausta) 1 vuosi sitten aivan juuri Millä muulla tavalla kerätään vapaaehtoiselta palautetta? kyselylomake loppuvuosi 2014 vuosittain henkilökohtainen keskustelu sekä kirjallinen kysely postin kautta kyselylomakkeilla vuosikeskusteluissa tai muuten tavatessa tai puhelimitse kerran vuodessa kysely vapaaehtoisille ryhmäohjaukset Miten vapaaehtoiselle annetaan palautetta? (N=24) Miten vapaaehtoiselle annetaan palautetta palkitsemalla? virkistys- ja koulutuspv, juhlat teatteri, joskus retkiä, jouluillallinen joululounas, kuntosalivuoro, juhlat ym. tilaisuudet (saa osallistua) kiitoskahvit, virkistystilaisuudet koulutuksissa aina myös yhdessäoloa, ruokaa yms. ja ne ovat maksuttomia teatterikäynnit ym. juhlat, virkistystapahtumat, koulutus virkistysviikonloppu sponsorien lahjakorteilla Ruokailut, pienet muistamiset "vuoden vapaaehtoinen", 2-3 / vuosi hyvät kahvit tarjoiluineen, joskus teatterissa käynti 11

Millä muulla tavalla vapaaehtoiselle annetaan palautetta? 5 x/vuosi ystäväkirje kouluttamalla Otetaanko vapaaehtoinen mukaan järjestön toimihenkilöiden toimintaan (N=24) kyllä ei joskus yhteensä palavereihin 4 11 9 24 17 % 46 % 38 % koulutuksiin 5 10 9 24 21 % 42 % 38 % virkistystapahtumiin 11 9 3 23 48 % 39 % 13 % muuhun, mikä? 2 2 0 4 50 % 50 % 0 % Mihin vapaaehtoinen otetaan mukaan? Vapaaehtoisille on omia koulutuksia ja virkistystapaamisia. Järjestetäänkö vapaaehtoisten omia tapaamisia ja koulutuksia? (N=24) kyllä ei joskus yhteensä tapaamisia 20 1 3 24 83 % 4 % 13 % koulutuksia 18 0 6 24 75 % 0 % 25 % virkistystilaisuuksia 19 1 4 24 79 % 4 % 17 % muuta, mikä? 4 1 0 5 80 % 20 % 0 % Mitä muuta vapaaehtoisille järjestetään? ryhmämuotoinen työnohjaus juhlia työnohjausta yhteisiä matkoja ym. 12

Kuka kouluttaa? (N=24) Kuka muu taho antaa koulutuksen? alan keskusliitto Onko sinusta helppo innostaa vapaaehtoisia pysymään toiminnassa mukana? (N=22) Esimerkkejä: näin innostetaan vapaaehtoisia pysymään toiminnassa mukana vahva visio / missio ja vapaat keskustelutilaisuudet, fasilitointi, kysyminen, kiittäminen, kannustaminen & kuunteleminen, kuunteleminen, kuunteleminen... kohtaaminen, tukeminen, yhteiset tapaamiset muiden vapaaehtoisten kanssa toiminta itse sitouttaa ja innostaa toimimaan vahvistamalla lähtötilanteessa ollutta motivaatiota palaute, mielekäs ja toiveisiin sopiva toiminta keskustelut, kannustaminen ja kiitoksen antaminen, muistamiset hyvä koulutus ja virkistys ja huolenpito koulutus, heidän tärkeytensä korostaminen annetaan aikaa ja pidetään huolta ettei Meillä pidetään koulutuksia, joissa on mukana rentoja ja voimaannuttavia elementtejä. Meillä myös palkitaan vuoden vapaaehtoinen. työntekijät ovat sitoutuneita tehtäväänsä ja kokevat sen mielekkääksi Riittävä tuki ja mukavaa yhteistä toimintaa pitkin vuotta. 13

Miksi ei ole helppoa innostaa vapaaehtoisia pysymään toiminnassa mukana? (N=5) ihmiset ovat kovin kiireisiä eivätkä halua ottaa vastuuta tai tehdä ylimääräistä elämässään heidän oma kiire, pienet resurssit juuri vapaaehtoisuuden vuoksi kohderyhmäkohtaiset vapaaehtoistyöntekijät ovat usein huonokuntoisia eivätkä itse jaksa vapaaehtoisten tukeminen tapahtuu muiden tehtävien ohella Järjestetäänkö vertaistapaamisia vapaaehtoisille? (N=24) Miten hyödynnetään tapaamisten tuloksia? (N=15) Miten hyödynnetään tapaamisten tuloksia? toiminnan kehittämisessä (strategia, vuosisuunnitelmat) kootaan tapaamisten anti kirjallisesti ja otetaan huomioon toiminnan jatkon suunnittelussa ym. koulutusten aiheet, toimintojen kehittäminen ja uudet toimintamuodot palaute ja kehittämisideat kaikista tapahtumista ja koulutuksista kerätään palaute, jota käytetään seuraavien tapahtumien suunnittelun ja vapaaehtoistoiminnan suunnittelun pohjana. Kehitetään toimintaa niiden pohjalta käytetään toiminnan arvioinnissa ja kehittämisessä toteuttamalla esim. toiveiden mukaista koulutusta toiminnan kehittämiseen ja tukemiseen. Sisällön tuottamiseen. otetaan palaute huomioon seuraavia tapaamisia suunniteltaessa ja koko vapaaehtoistyötä vapaaehtoisilla oma suljettu someryhmä Kehitetään toimintaa ja toimintoja. Aina kaikki ehdotukset otetaan vakavasti ja mietitään mitä voidaan tehdä. (.) Tapaamisissa on työnohjauksellisten menetelmien lisäksi aina kehittämistä, jota henkilökunta vie eteenpäin mahdollisuuksien mukaan. Kehitetään toimintaa sen pohjalta. Vertaistapaamisten anti otetaan huomioon toiminnan kehittämisessä. 14

Missä vapaaehtoiset tarvitsevat tukea? (1 = vähäinen tarve, 5 = suuri tarve)(n=24) 1 2 3 4 5 yhteensä tehtävän suorittamiseen liittyvissä 0 6 5 9 4 24 asioissa 0 % 25 % 21 % 38 % 17 % henkinen tukeminen ja motivointi 0 0 5 10 9 24 0 % 0 % 21 % 42 % 38 % jaksamiseen liittyvissä asioissa 2 2 4 10 6 24 8 % 8 % 17 % 42 % 25 % muissa asioissa 1 0 2 2 0 5 20 % 0 % 40 % 40 % 0 % Missä muissa asioissa vapaaehtoiset tarvitsevat tukea? 1 = vähäinen tarve, 5 = suuri tarve hankalien asiakkaiden kohtaamisessa, rajoissa 3 ongelmatilanteiden selvittäminen 4 tekninen tuki 3 käytännöin järjestelyissä 4 Miten tuen tarve kartoitetaan? (1 = ei koskaan, 5 = aina) (N=24) 1 2 3 4 5 yhteensä tavoitteellisesti ja suunnitelmallisesti 3 1 5 6 5 20 15 % 5 % 25 % 30 % 25 % vapaaehtoisen pyynnöstä 0 1 5 10 7 23 0 % 4 % 22 % 43 % 30 % vastuuhenkilön aloitteesta 0 1 5 11 4 21 0 % 5 % 24 % 52 % 19 % konkreettiseen, ajankohtaiseen tilanteeseen liittyen 2 1 2 11 7 23 9 % 4 % 9 % 48 % 30 % ennakoivasti 0 4 7 5 0 16 0 % 25 % 44 % 31% 0 % muuten 1 1 0 0 0 2 50 % 50 % 0 % 0 % 0 % Tuen tarve kartoitetaan tavoitteellisesti ja suunnitelmallisesti? (N=12) säännöllisin kyselyin kyselyt työohjausilloissa kerran kuussa kyselyt kehityskeskusteluihin perustuen tapaamisissa puhelinkontakti aina ennen tehtävää kustakin tehtävämääritteestä laaditaan omanlainen suunnitelma kysely kerran vuodessa Puheissa ja tapaamisissa. Liian vähän! Henkilökohtaiset tapaamiset uusien tilanteiden alkaessa ja pitkin matkaa tarpeen mukaan tukisopimusten päivitystilaisuuksissa 1-2 kertaa/vuosi 15

Huomioidaanko tuen tarpeen arvioinnissa myös vapaaehtoisen kehittyminen? (N=21) Millä tavalla huomioidaan vapaaehtoisen kehittyminen tuen tarpeen arvioinnissa? (N=11) kehityskeskustelut tiiminvetäjien kanssa (jos hän niin haluaa) esim. todetaan, että ei enää tarvitse niin paljon tukea kuin aiemmin koulutuksen aiheena on asioita, jotka tukevat tehtävässä kehittymistä Joskus tehdään kysely, että mitä koulutusta haluaisi. kouluttautumisen mahd tarjoamalla peruskoulutuksen lisäksi tarjolla "erikoistumis"koulutuksia sekä lisäkoulutuksia kummitoiminta uuden oppimisen mahdollisuus vaativampia tehtäviä, kun tuen tarve vähenee uusimpana asiana vuoden vapaaehtoisen nimittäminen Eivät viihtyisi tehtävässä, jos se ei motivoisi ja kehittäisi Miten huolehditaan vapaaehtoisen loman tarpeesta? (N=18) Miten huolehditaan vapaaehtoisen loman tarpeesta? Koko toiminta kiinni heinäkuun ja joulun ajan. Osa tiimeistä piilottaa toimitilan avaimet :D Olohuone-emännät voivat tulla heille sopivalla rytmillä ja tarvittaessa puolittaa vuoronsa toisen kanssa Kehotetaan pitämään kuukauden tauko vuosittain. Kysytään jaksamisesta ja keskustellaan siitä. Rohkaistaan pitämään taukoa, ellei sitä lähtökohtaisesti ole. Monet toiminnot ovat kesän lomalla. Pyritään siihen, että vapaaehtoistehtävä olisi sopivan harvoin. Työnohjauksessa pitäisi tulla esille osa työpanoksesta palkatulla työntekijällä Työn määrää kontrolloidaan ja kehotetaan hidastamaan tahtia tarvittaessa. Jaksamista seurataan ja painotetaan levon tarpeellisuutta. Tuki voimavarojen ollessa vähäisiä. Pyritään huolehtimaan siitä, että sijaisia on tarvittaessa ja että yhtä vapaaehtoista ei kuormiteta liikaa Pidämme kesä- ja talvilomat myös vapaaehtoistoiminnassa Jaksottamalla toimintaa mahdollisuuksien mukaan sunnuntait rauhoitettu yhdistystyöltä. Jakamalla tehtäviä ja näin ei vaan jotkut kuormitu. Aina ennen tehtävää kysytään vointia, tilannetta, jaksamista jne. Eri tehtävissä on aikamääreeseen keskitettyjä tehtäviä, jolloin loppu aika on vapaata. Yhdistyksessä kaikki pitävät lomaa heinäkuun sekä lisäksi on 16

joulutauko ja tarvittaessa vapaaehtoinen saa lomaa, jos kokee sen tarpeelliseksi. Vapaaehtoisilla ei pitkiä työrupeamia, lomaa saa pyynnöstä ei mitenkään xxx -toiminnassa kerrotaan heti, että kannattaa pitää välillä lomaa, esim. kesällä tms. Muille yhdistyksen vapaaehtoisille kesä onkin enemmän lomaaikaa. Ilmapiiri sellainen, että vapaaehtoisen on helppo ilmoittaa, jos tarvitsee lomaa. Joulu ja kesäloma tauot ovat olemassa. Jokainen vapaaehtoinen ilmoittaa lomastaan aina tarpeen tullen ja se huomioidaan välittömästi katkaisemalla auttamissuhteet loman ajaksi tai tarpeen tullen järjestetään sijainen. Jos vapaaehtoinen haluaa pitää taukoa toiminnasta, se hyväksytään heti. Joskus vapaaehtoiselle on ehdotettu taukoa myös työntekijän taholta. Missä muodossa annetaan tukea ja kannustusta? (1 = vähän, 5 = paljon) (N=24) 1 2 3 4 5 yhteensä kasvokkain 1 1 4 10 7 23 4 % 4 % 17 % 43 % 30 % puhelimitse 3 3 2 10 4 22 14 % 14 % 9 % 45 % 18 % sähköpostitse 2 3 4 9 5 23 9% 13 % 17 % 39 % 22 % some 3 4 5 6 1 19 16 % 21 % 26 % 32 % 5 % ohjekirjat 4 3 6 4 4 21 19 % 14% 29 % 19 % 19 % perehdytys 1 2 5 9 7 24 4 % 8 % 21 % 38 % 29 % työnohjaus 4 1 8 3 6 22 18% 5 % 36 % 14 % 27 % koulutus 0 2 5 10 5 22 0 % 9 % 23 % 45 % 23 % suositukset, todistukset, kunniamaininnat 1 5 4 7 3 20 5 % 25 % 20 % 35 % 15 % muu, mikä 0 1 0 0 1 2 0 % 50 % 0 % 0 % 50 % Missä muussa muodossa annetaan tukea ja kannustusta? syyskokouksessa palkitaan erilaisin ansioin esim. "itsensä ylittämispalkinto" 17

Vapaaehtoisille järjestetään työnohjausta (N=23) Suurimmat ongelmat/haasteet vapaaehtoisten tukemisessa? (N=20) Mitkä ovat teidän järjestössänne suurimpia haasteita/ongelmia vapaaehtoisten tukemisessa? Kasvavat asiakasmäärät suhteessa resursseihin. Uusien, nuorempien vapaaehtoisten sitouttaminen Joskus vapaaehtoiseen ei saada yhteyttä. Koulutettuja tukihenkilövastaavia on vain yksi. Tukisuhteet ovat olleet aika pitkiä n 1v ja se koetaan nykyisin liian 'haastavaksi. Ehkä ensiksi vapaaehtoisten löytäminen hyvin pienestä, hajallaan ympäri Suomea olevasta ryhmästä. Moni ei oman sairautensa ja perhetilanteensa vuoksi jaksa/ehdi vapaaehtoistyöhön. Lisäksi kulkemisten rahoittaminen on aikamoinen taloudellinen taakkaa pienelle yhdistykselle. Miesten tukeminen heidän toiveitaan vastaten. Nuorten motivointi. ihmisten kiireet ja vähäiset resurssit Toimintamme alue on koko Suomi, joten vapaaehtoisten koulutukset/työnohjaukset yms. ovat haastavia pitkien matkojen takia. Vapaaehtoisemme ovat enimmäkseen itse sairastavia joka asettaa rajoitteita heidän jaksamiselleen ja oppimiskyvyllekin. Sairauden edetessä he joutuvat usein luopumaan tehtävistään ja meidän on kyettävä rekrytoimaan jatkuvasti uusia vapaaehtoisia. Ajan puute Vapaaehtoisten löytäminen ja toimintaan sitouttaminen Yleensä saada vapaaehtoisia tekemään yhdistystyötä. Taloudelliset seikat toimien toteuttamiseen. Resurssit: pitäisi saada lisää työvoimaa Maantieteelliset välimatkat, koska olemme valtakunnallinen yhdistys ja keskuspaikan ollessa Helsinki, saattaa vapaaehtoinen olla usean sadan kilometrin päässä ja yhdistyksen vuosibudjetissa ei ole matkakuluille sijaa. Kaikilla ei ole tietokonetta tai saattavat olla puhelinkammoisia. Kokisin tärkeänä vähintään kerran vuodessa virkistyspäivän esim. kylpylässä mutta yhdistyksellä ei ole varaa sellaisen järjestämiseen eikä meillä ole valmiuksia hakea mistään avustuksiakaan siihen Yhteisen ajan löytämisessä, uusien vapaaehtoisten löytäminen, rahan puute Vapaaehtoiset ovat hajallaan pitkin maata, 1-2 / paikkakunta. Yhdistyksen vapaaehtoiset ovat suurelta osin myös ikäihmisiä. Tulee paljon sairauksia ja ihan normaalia vanhenemista. Usein vaihtuvuus on melkoista sekä tukiystävien että etenkin tuettavien kohdalla. Meillä on liian vähän henkilökuntaa. Ja se, joka vastaa vapaaehtoisista, vastaa myös muusta. On todella haastavaa tukea vapaaehtoisia, jotka ovat ympäri Suomen. Tässä tarvitsee jo työntekijäkin vertaistukea, saati 18

sitten vapaaehtoiset. Erityinen ongelma on se, että on vapaaehtoisia, joista ei kuulu mitään pitkään aikaan, ja heihin ei ehdi ottamaan yhteyttä. Resurssit organisoida toimintaa Ajanpuute ja laajan vapaaehtoisjoukon erilaiset tarpeet. Osa kaipaa ryhmämuotoista toimintaa ja osa pärjää vähällä henkilökohtaisella tuella. Tukihenkilöä tarvitsevia viittomakielisiä on enemmän kuin on pystytty vapaaehtoisia etsimään ja kouluttamaan. Viittomakielisessä vapaaehtoistoiminnassa vapaaehtoisten pitää olla itse viittomakielisiä tai viittomakielentaitoisia. Muita terveisiä tai huomioita vapaaehtoisten tukemisen edistämisestä (N=8) Avoin ja salliva ilmapiiri auttavat molemminpuolisessa viestinnässä. Enemmän saisi olla yhteistyötä ja kokemustenvaihtoa eri järjestöjen ja toimijoiden tukihenkilöiden kesken. Tarvitaan isompi organisaatio tukemaan jaksamista sekä henkisesti että taloudellisesti tätä arvokasta pyyteetöntä työtä. Potilaiden ja sairastuneiden hyväksi tehtävässä työssä. Yhdistyksemme suurin ongelma on saada erilaisiin kohdetehtäviin vapaaehtoiseksi hakevia henkilöitä. Tarvitsemme siis enempi apua heidän rekrytointiinsa. Emme voi tarjota suurille vapaaehtoisryhmille tehtäviä vaan pikemminkin kohdennettuja. Ja kun tehtäviin emme löydä tekijöitä, joudumme turvautumaan tehtäväpalkkioiden avulla saataviin apuhenkilöihin. Toivoisin tietoa, mistä kautta vapaaehtoisia saisi rekrytoitua. Toimintasuomi on tuttu mutta koen sen huonoksi teknisellä tavalla käyttää. Niin ikään toivoisin tietoa avustustahoista, joiden kautta voisi hakea avustusta esim. vapaaehtoisten kylpyläpäivän järjestämiseen tai voisiko Kansalaisareena ry koota/etsiä halukkaita yrityksiä sponsoreiksi vapaaehtoistoiminnalle ja sitten olisi listaus heistä minkälaista sponsorointia kukin yritys tahtoisi suoda. Mielestäni rahoitusta pitäisi saada vapaaehtoistoiminnan koordinointiin, ilman mitään erityistä projektia. Silloinhan pystyttäisiin paljon lisää saada toimintaa etenkin me, ikäihmisille. Esim. toiminnanjohtajan tehtävistä (osaaikainen) hyvin suuri osa menee ihan perustoimistotöihin ja talous- ja henkilöstöhallintoon. Minusta olisi erittäin tarpeellista, että valtakunnallisesti vapaaehtoistoiminnasta vastaaville saataisiin joku kanava, missä voisi jakaa kokemuksia ja yhteistyössä kehittää monen järjestön vapaaehtoistoimintaa. Seminaareissa voisi olla yksi työpaja kohdennettuna juuri tällaista työtä tekeville. Kiitos! Vapaaehtoistyön tukemisessa on tärkeää huomioida myös yksilöllisyys. Henkilökohtaista tukea on saatava välittömästi, kun tarve tulee. Tähän kyselyyn on vastattu pelkästään viittomakielisen vapaaehtoistoiminta Vivan tukihenkilötoiminnan näkökulmasta. Esimerkiksi kulttuurituotannossa isojen tapahtumien yhteydessä Kuurojen Liitolla on paljon tapahtumakohtaisia vapaaehtoisia eri tehtävissä. 19

OSA 2: Vapaaehtoisten tukeminen pienissä, keskisuurissa ja isoissa jäsenyhteisöissä Vastaajien kotipaikka ja palkatut työntekijät Vastaajat tulevat pääosin Tampere-Turku-Helsinki-kolmiosta. Vastaajien joukossa hahmottuu kolme ryhmää: Pienet yhteisöt ja järjestöt (16 järjestöä) - suurimman ryhmän muodostavat yhteisöt, joissa on korkeintaan 6 palkattua työntekijää, valtaosa työllistää korkeintaan 3 työntekijää. Työntekijöitä on keskimäärin 2,3. Keskisuuret yhteisöt ja järjestöt (4 järjestöä, 1 seurakunta) - toiseksi suurimman ryhmän keskisuuret yhteisöt, joissa työskentelee 12 24 työntekijää. Työntekijöiden määrän keskiarvo on 16,2. Suuret yhteisöt ja järjestöt (2 järjestöä, 1 kaupunki) - pienimmän ryhmän muodostavat vastaajat, joissa työskentelee yli 40 työntekijää. Työntekijöiden lukumäärä: 43, 72 ja 10 500. Vapaaehtoisten ja aktiivisten vapaaehtoisten määrä - Pienissä yhteisöissä toimii vähiten vapaaehtoisia: Noin 25 prosentilla on 15-50 vapaaehtoista ja 37,5 prosentilla alle 15 vapaaehtoista. Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että noin kahdessa kolmesta pienestä järjestöstä on korkeintaan 50 vapaaehtoista. Sääntöä vahvistavia poikkeuksia löytyy kyllä myös: pienistä järjestöistä 18,8 prosentilla on jopa yli 100 vapaaehtoista. - Keskisuurissa yhteisöissä toimii selvästi enemmän vapaaehtoisia: Näistä järjestöistä 80 prosentilla on yli 100 vapaaehtoista. - Suurten yhteisöjen ryhmään kuuluu vain 3 vastaajaa (yksi niistä suuri kaupunki). Ei ole mahdollista tehdä johtopäätöksiä suurten yhteisöjen vapaaehtoisista. Silmiinpistävää on kuitenkin, että kahdessa tähän ryhmään kuuluvassa järjestössä on vähemmän kuin 100 vapaaehtoista. Järjestöissä toimivien vapaaehtoisten lukumäärän aritmeettinen keskiarvo on suhteellisen suuri eli 79 vapaaehtoista. Jos laskettaisiin kyselyyn osallistuneen suuremman kaupungin vapaaehtoiset mukaan, keskiarvo olisi jopa 121 vapaaehtoista. Suuremmissa järjestöissä on yleensä enemmänvapaaehtoisia kuin pienemmissä. On kuitenkin olemassa myös poikkeuksia. Pienet yhteisöt: Työntekijöiden määrä Vapaaehtoisten määrä 0 alle 5 0 alle 15 0 alle 15 0,4 alle 100 1 alle 15 1,3 alle 15 1,6 alle 50 2 yli 100 20

2 yli 100 3 alle 50 3 alle 100 3,2 alle 15 4 alle 50 5 alle 100 5 yli 100 6 alle 15 Keskisuuret yhteisöt (12 24 työntekijää) Työntekijöiden määrä Vapaaehtoisten määrä 12 alle 50 14 yli 100 15 yli 100 16 yli 100 24 yli 100 Suuret yhteisöt (yli 40 työntekijää) Työntekijöiden määrä Vapaaehtoisten määrä 43 alle 50 72 alle 15 10 500 yli 100 Kuinka aktiivisia vapaaehtoiset ovat? Kyselyn tulosten perusteella vaikuttaa siltä, että vapaaehtoiset toimivat aktiivisesti: 75 prosenttia yhteisöistä sijoittuu sekä vapaaehtoisten että järjestössä aktiivisesti toimivien vapaaehtoisten osalta samalle tasolle. Pienissä yhteisöissä on eroja vapaaehtoiseksi ilmoittautuneiden ja todella aktiivisesti toimivien lukumäärien välillä. Tämä ei kuitenkaan ole tilastollisesti luotettava tulos. Kyselylomakkeessa vapaaehtoisten lukumäärän porrastus ei ollut lineaarinen. Lukumäärän pienet vaihtelut johtavat pienemmissä järjestöissä helpommin siihen, että järjestö sijoittuu aktiivien vapaaehtoisten osalta alemmaksi kuin suuremmissa järjestöissä. Pienet yhteisöt (korkeintaan 6 työntekijää) Työntekijöiden määrä Vapaaehtoisiten määrä Aktiivisia vapaaehtoisia 0 alle 5 alle 5 0 alle 15 alle 5 0 alle 50 alle 15 21

0,4 alle 100 alle 50 1 alle 15 alle 15 1,3 alle 15 alle 15 1,6 alle 50 alle 15 2 yli 100 yli 100 2 yli 100 yli 100 3 alle 50 alle 50 3 alle 100 alle 100 3,2 alle 15 alle 15 4 alle 50 alle 15 5 alle 100 alle 100 5 yli 100 yli 100 6 alle 15 alle 15 Keskisuuret yhteisöt (12 24 työntekijää) Työntekijöiden määrä Vapaaehtoisten määrä Aktiivisia vapaaehtoisia 12 alle 50 alle 50 14 yli 100 alle 100 15 yli 100 yli 100 16 yli 100 yli 100 24 yli 100 yli 100 Suuret yhteisöt (yli 40 työntekijää) Työntekijöiden määrä Vapaaehtoisten määrä Aktiivisia vapaaehtoisia 43 alle 50 alle 50 72 alle 15 alle 15 10 500 yli 100 yli 100 Kuinka kauan vapaaehtoinen on tyypillisesti mukana järjestön toiminnassa? Ajallisesti vapaaehtoiset sitoutuvat ainakin jossain määrin toimintaansa: enemmän kuin kaksi kolmasosaa vastaajista (68,4 %) ilmoitti, että vapaaehtoinen on tyypillisesti yli 2 vuotta mukana järjestön toiminnassa. Valtaosa vapaaehtoisista (63,2 %) toimii yhteisössä 2 5 vuotta. Lähes kolmasosa vastaajista (31,6 %) ilmoitti, että tyypillinen vapaaehtoinen on 1-2 vuotta mukana. Vastauksissa ei ollut merkittäviä eroja pienempien ja suurempien yhteisöjen välillä. Vapaaehtoisten määrät ikäryhmittäin ja sukupuolittain A) Vapaaehtoisten sukupuoli Vastanneissa yhteisöissä toimii vapaaehtoisina selvästi enemmän naisia kuin miehiä. Koko aineistossa 73,2 prosenttia oli naisia ja 26,4 prosenttia miehiä sekä 0,4 prosenttia muita. Jos suuri kaupunki jätetään ulkopuolelle vapaaehtoisista 70,4 prosenttia oli naisia, 29 prosenttia miehiä sekä 0,7 prosenttia muita kuin naisia tai miehiä. 22

B) Vapaaehtoisten ikä sukupuolen mukaan Kaikista vapaaehtoisista 47,5 prosenttia kuului ikäryhmään 30-62 -vuotiaat; 63-79 -vuotiaiden ryhmään kuului 44,8 prosenttia. Iältään tyypillisin vapaaehtoinen on yli 63 mutta alle 80 vuotta. Tätä vanhempia vapaaehtoisia löytyy vain harvoja eli noin 1,8 prosenttia kaikista. Nuoria aineistossa on vähän. Kaikista vapaaehtoisista vain noin 1 prosentti kuului alle 17 -vuotiaiden ryhmään ja vähän alle 5 prosenttia 18 29 -vuotiaiden ryhmään. Vapaaehtoisina toimivat miehet ovat iäkkäämpiä kuin naiset: Kaikista miehistä kuuluu 63 79 -vuotiaiden ryhmään hieman yli 53 prosenttia (kaikista naisista: noin 42 prosenttia). Nuorempien 30 62 -vuotiaiden ryhmään sen sijaan kuuluu kaikista miehistä vain vähän alle 42 prosenttia (kaikista naisista: yli 49 prosenttia). Taulukko: Vapaaehtoisten ikä- ja sukupuolijakauma (N=2555; vrt. taulukko sivu 4) Ikäryhmä Ikäryhmä Ikäryhmä Ikäryhmä Ikäryhmä 7-17 vuotta 18-29 30-62 vuot- 63-79 80 tai yli vuotta ta vuotta 1 % 5,5 % 49,4 % 41,9 % 2,2 % naiset 1,2 % 2,7 % 41,9 % 53,4 % 0,9 % miehet 0 % 36,4 % 63,6 % 0 % 0 % muut 1,1 % 4,9 % 47,5 % 44,8 % 1,8 % kaikki Maahanmuuttajat vapaaehtoisina Kansalaisareenan jäsenyhteisöissä toimii tulosten perusteella suhteellisen vähän maahanmuuttajia vapaaehtoisina. Vain alle yksi kolmasosa vastanneista yhteisöistä (29,2 %) ilmoitti, että toiminnassa on myös maahanmuuttajia mukana. Kyseisissä järjestöissä toimivien maahanmuuttajien lukumäärästä saatiin niin vähän tietoa, että ei voi ilmoittaa tilastollisesti luotettavia keskiarvoja taustamuuttujille. Maahanmuuttajissa saattaa silti olla iso potentiaali vapaaehtoistoiminnalle. Tyypilliset vapaaehtoistehtävät Vapaaehtoisten kyvyt, koulutukset, kokemustaustat, mielenkiinnot, ajalliset resurssit yms. vaihtelevat paikasta toiseen ja järjestöissä tarjolla olevien tehtävien spektri on hyvin laaja. Moninaisuushan on vapaaehtoistoiminnalle ominainen piirre. Tämä heijastuu myös vastauksissa. Vapaaehtoistehtävien Top 3: Kaikkein eniten järjestöt ilmoittivat vapaaehtoisen tyypillisenä tehtävänä vertaistuki (yli 70 prosenttia kaikista järjestöistä), tukihenkilötoiminta (62 prosenttia kaikista järjestöistä) sekä tapahtumajärjestely (50 prosenttia kaikista järjestöistä). Suhteellisen vähän ilmoitettiin tyypillisenä tehtävänä erikoisosaamista vaativia tehtäviä kuten esimerkiksi tutkimustehtäviä (0 prosenttia kaikista järjestöistä), neuvontatehtäviä, varainhankinta ja tietoteknisiä tehtäviä (kutakin vajaat 17 prosenttia) sekä koulutus ja kehittämistehtäviä (noin 20 prosenttia kaikista järjestöistä). Mielenkiintoista tässä yhteydessä on kuitenkin se, että valtaosa (92 prosenttia) näistä järjestöistä, joissa suoritettiin edellä mainitut erikoisosaamista vaativat tehtävät, on pieniä järjestöjä (korkeintaan kuusi työntekijää). Kenen vastuulla vapaaehtoisten tukeminen on Mitä suurempi järjestö on, sitä todennäköisemmin vapaaehtoisen tukemisesta vastaa koordinaattori tai palkattu työntekijä: 23

Suurissa yhteisöissä (yli 40 työntekijää) kaikilla (100 prosenttia) on oma vapaaehtoistoiminnan koordinaattori, jonka vastuulla on vapaaehtoisten tukeminen. Yhdellä yhteisöllä oli useampi palkattu työntekijä koordinoimassa vapaaehtoistoimintaa. Keskisuurissa yhteisöissä (12-24 työntekijää) 75 prosentissa tukemisesta vastaa vapaaehtoistoiminnan koordinaattori. Useampi kuin yksi palkattu työntekijä vastaa koordinoinnista 50 prosentissa yhteisöistä; 25 prosentissa tukeminen on muun palkatun henkilökunnan kuin koordinaattorin vastuulla. Pienissä järjestöissä (korkeintaan 6 työntekijää) vain 18,8 prosentilla on tukemisesta vastaava vapaaehtoistoiminnan koordinaattori. Joka toisessa pienessä järjestössä (50 prosenttia vastanneista) vapaaehtoisen tukemisesta vastaa palkattu työntekijä. Järjestöistä 18,8 prosenttia ilmoitti, että vapaaehtoisten tukeminen on jonkun vapaaehtoisen tehtävä; 12,5 prosenttia ilmoitti, että tukemisesta vastaa toiminnanjohtaja tai joku muu vastuuhenkilö. Vastuuhenkilön resurssit vapaaehtoisten tukemiseen Pienet järjestöt ilmoittavat keskisuuria useammin resurssien olevan riittämättömiä. Rahan osalta yllä mainittuun kysymykseen vastanneista pienistä järjestöistä 20 prosenttia vastasi kyllä, 60 prosenttia ei ja 20 prosenttia ei osannut vastata. Keskisuurista yhteisöistä 60 prosenttia vastasi kyllä ja 40 prosenttia ei. Suurista yhteisöistä vastasi kolmasosa kyllä, ei ja en osaa sanoa. Ajan osalta pienistä järjestöistä 37,5 prosenttia vastasi kyllä ja 62,5 prosenttia ei. Keskisuurista yhteisöistä 60 prosenttia vastasi kyllä ja 20 prosenttia ei ja 20 prosenttia ei osannut vastata. Suurista yhteisöistä vastasi samalla tavalla kuin rahan osalta tässäkin kulloinkin kolmasosa kyllä, ei ja en osaa sanoa. Kun verrataan rahallisia ja ajallisia resursseja koskevia vastauksia keskenään, voidaan todeta, että pienet järjestöt valittavat yhtä paljon (noin 60 prosenttia) vapaaehtoisten tukemiseen tarvittavan rahan riittämättömyyttä kuin ajan riittämättömyyttä. Keskisuuret yhteisöt arvioivat tukemiseen tarvittavia resursseja selvästi myönteisemmin kuin pienemmät järjestöt: 60 prosenttia ilmoitti sekä rahan että ajan riittävän. Suurissa yhteisöissä kolmasosalla riittivät resurssit, kolmasosalla eivät ja kolmasosa ei osannut arvioida. Vastuuhenkilön pätevyys Valtaosa yhteisöistä (noin 71 %) katsoo, että vastuuhenkilöllä on vapaaehtoisen tukemisen edellyttämä pätevyys. Vastaajat, jotka vastasivat tähän kysymykseen ei, olivat suurimmalta osin (noin 83 %) pieniä toimijoita, joissa oli korkeintaan 3 palkattua työntekijää. Pätevyys perustuu lähinnä vastuuhenkilön ammatilliseen koulutukseen, kokemukseen tai erilaisiin (lisä-, täydennys- yms.) koulutuksiin. Vapaaehtoistehtävän kesto Hyvin harvoin (noin 4 prosenttia järjestöistä) järjestöissä on ainoastaan lyhytkestoisia vapaaehtoistehtäviä. Tyypillisesti järjestö tarjoaa joko pitkäkestoisia tehtäviä (37,5 % järjestöistä) tai sekä lyhyt- että pitkäkestoisia (54 % järjestöistä) tehtäviä. Nämä tehtävät ovat luonteeltaan säännöllisiä tai toistuvia (79 %). Vapaaehtoisten saama koulutus Lähtökohtaisesti vapaaehtoinen ei pärjää yhteisöjen vapaaehtoistehtävissä ilman koulutusta. Kaikki kysymykseen vastanneet yhteisöt ilmoittivat, että vapaaehtoiset tarvitsevat ainakin toisinaan erityistä koulutusta tehtäviinsä. 24

Tuleeko järjestöille vapaaehtoisia, joita ei pystytä sijoittamaan omaan organisaatioon? Pystyvätkö järjestöt ohjaamaan nämä vapaaehtoiset muualle? Monien Kansalaisareenan jäsenyhteisöjen (62,6 % vastanneista) arjessa on yleistä, että heille ilmoittautuu vapaaehtoisia, joille ei ole tarjota tehtäviä. Näin tapahtuu kaikenkokoisissa yhteisöissä: Kaikki suuret yhteisöt ilmoittivat, että heille tulee myös vapaaehtoisia, jotka pitäisi ohjata eteenpäin. Kaksi kolmasosaa ilmoitti, että eivät aina pysty luotsaamaan näitä vapaaehtoisia muualle. Keskisuurista yhteisöistä 20 prosentille tuli vapaaehtoisia, joita ei aina voitu ohjata eteenpäin. Myös useimmat pienet yhteisöt (62,5 %) kertoivat vastauksissaan saavansa mainitunlaisia yhteydenottoja. Yli puolet (60 %) näistä vapaaehtoisista pystyttiin ohjaamaan eteenpäin oikeaan paikkaan. Missä vapaaehtoinen tyypillisesti toimii? Kaikkein tyypillisintä on, että vapaaehtoinen toimii yhteisön tapahtumissa (näin ilmoitti yli 81 prosenttia kysymykseen vastanneista). Selvästi harvemmin (43 %) vapaaehtoinen toimii yhteisön toimistossa/toimitiloissa. Siellä toimivien vapaaehtoisten osuus on pienissä yhteisöissä (37,5 %) melkein sama kuin suurissa yhteisöissä (noin 33 %). Keskisuurista yhteisöistä sen sijaan 60 % ilmoitti, että vapaaehtoinen toimii (myös) yhteisön tiloissa. Vastausten mukaan etänä toimiminen on pienissä järjestöissä hyvin yleistä: Kaikki järjestöt, joissa vapaaehtoiset toimivat etänä, olivat pienikokoisia järjestöjä. Kenen seurassa vapaaehtoinen suorittaa yleensä tehtävänsä? Vapaaehtoisen yleisin tapa suorittaa tehtävänsä on toimia yksin. Tämä pätee riippumatta siitä, toimiiko vapaaehtoinen pienessä, keskisuuressa vai suuressa yhteisössä. Pienistä yhteisöistä 75 prosenttia ilmoitti, että vapaaehtoinen toimii (myös) yksin. Keskisuurista yhteisöistä saman asian ilmoitti 80 prosenttia ja suurista yhteisöistä noin 66 prosenttia. On kuitenkin myös hyvin yleistä, että vapaaehtoinen toimii yhdessä muiden vapaaehtoisten kanssa. Kysymykseen vastanneista yhteisöistä noin kaksi kolmasosaa kertoi tämänkin olevan yleinen toimintatapa. Suhteellisen harvoin (25 % vastauksista) vapaaehtoinen suorittaa tehtävänsä yhdessä palkatun työntekijän kanssa. Pienistä järjestöistä vain 18 prosenttia tarjosi tätä toimintamuotoa ja keskisuurista yhteisöistä vain 20 prosenttia. Suurista yhteisöistä sen sijaan 66 prosenttia ilmoitti, että vapaaehtoiset toimivat myös palkatun työntekijän kanssa yhdessä. Tietääkö vapaaehtoinen, keneen pitää ottaa yhteyttä, jos hänelle tulee ongelmia, huolia tai kysyttävää? Järjestöt ilmoittivat, että vapaaehtoinen tietää, keneen on otettava yhteyttä, jos ilmestyy sellainen tarve (yli 87 %). Millä tavalla pidetään yhteyttä vapaaehtoiseen? Kuinka usein arjen vastuuhenkilö on yhteydessä vapaaehtoiseen? Kaikkein yleisin tapa pitää yhteyttä vapaaehtoiseen on henkilökohtainen tapaaminen. Yli 95 prosenttia kaikista järjestöistä suosii sitä, että tavataan kasvokkain. Melkein yhtä yleistä on soittaa vapaaehtoiselle (79 %) tai lähettää hänelle sähköpostia (91 %). Some sen sijaan ei ole niin kovasti suosiossa. Tämä saattaa johtua siitäkin, että monet vapaaehtoiset kuuluvat ikäryhmään, joka ei käytä somea yhtä innokkaasti kuin nuoremmat. Tavallisesti yhteisö ottaa yhteyttä vapaaehtoiseen, kun yhteisö tarvitsee vapaaehtoisen apua. Näin tehdään noin 62 prosentissa kaikista kysymykseen vastanneista yhteisöistä. Varsinkin suurissa ja pienissä yhteisöissä (62,5 % pienistä) tämä on yleinen tapa. Vain 20 % keskisuurista yhteisöistä otti yhteyttä tarpeen tullen. 25

Tulosten mukaan useimmat keskisuuret yhteisöt (80 %) ovat säännöllisesti yhteydessä vapaaehtoiseen. Pienistä yhteisöistä vain 25 % ja suurista vain 33 % ottivat säännöllisesti yhteyttä. Pienet ja suuret yhteisöt ottivat yhteyttä pääsääntöisesti tarpeen tullen. Onko vapaaehtoinen järjestön sisäisen viestinnän postituslistalla? Otetaanko vapaaehtoinen mukaan järjestön toimihenkilöiden toimintaan? Puolet pienistä järjestöistä laittaa vapaaehtoisen aina sisäisen viestinnän postituslistalle ja toiset vain silloin, kun asia vapaaehtoista koskee. Keskisuurista järjestöistä 60 % laittaa vapaaehtoisen aina sisäisen viestinnän postituslistalle ja 20 % vain silloin, kun asia vapaaehtoista koskee. Loput 20 % ei laita vapaaehtoista ollenkaan postituslistalle. Vastausten perusteella suurissa järjestöissä ei näytä olevan yhtenäistä käytäntöä tässä asiassa. Vapaaehtoinen otetaan useammin mukaan järjestön toimihenkilöiden virkistystapahtumiin kuin toimihenkilöiden koulutuksiin tai palavereihin. Pienistä järjestöistä 50 % ottaa vapaaehtoisen toimihenkilöiden virkistystapahtumiin aina mukaan, 12,5 % vain joskus ja 37,5 % ei koskaan. Toimihenkilöiden koulutuksiin pienistä järjestöistä 25 % ottaa vapaaehtoisen aina mukaan, 31,3 % vain joskus ja 43,5 % ei koskaan. Järjestön toimihenkilöiden palavereihin pienistä järjestöistä 18,75 % ottaa vapaaehtoisen aina mukaan, 37,5 % vain joskus ja 43,8 % ei koskaan. Keskisuurista järjestöistä 60 % ottaa vapaaehtoisen toimihenkilöiden virkistystapahtumiin aina mukaan ja 20 % ei koskaan. Toimihenkilöiden koulutuksiin keskisuurista järjestöistä 20 % ottaa vapaaehtoisen aina mukaan, 40 % vain joskus ja 40 % ei koskaan. Järjestön toimihenkilöiden palavereihin keskisuurista järjestöistä 20 % ottaa vapaaehtoisen aina mukaan, 40 % vain joskus ja 40 % ei koskaan. Suurista järjestöistä yksi kolmasosa ottaa vapaaehtoisen toimihenkilöiden virkistystapahtumiin joskus mukaan ja kaksi kolmasosaa ei koskaan. Toimihenkilöiden koulutuksiin suurista järjestöistä kaksi kolmasosaa ottaa vapaaehtoisen joskus mukaan ja yksi kolmasosa ei koskaan. Järjestön toimihenkilöiden palavereihin suurista järjestöistä yksi kolmasosa ottaa vapaaehtoisen joskus mukaan ja kaksi kolmasosaa ei koskaan. Kun verrataan yhteisöjä keskenään, nähdään että vapaaehtoiset otetaan toimintaan mukaan pienissä ja keskisuurissa yhteisöissä suunnilleen samalla tavalla. Suurissa yhteisöissä sen sijaan vapaaehtoiselle saattaa olla vaikeampi päästä toimihenkilöiden kanssa samoihin palavereihin. Miten vapaaehtoiselta kerätään palautetta? Valtaosa vastanneista järjestöistä (79 %) kerää vapaaehtoiselta palautetta kasvokkain tapaamisissa. Puhelin (25 %) ja sähköposti (54 %) sen sijaan ovat selvästi toisarvoisia kanavia, vaikka näitä käytetään muuten ahkerasti yhteydenpidossa vapaaehtoiseen. Tämä näyttää viittaavan siihen, että palautetta kerätään harvemmin määrätietoisesti kyselylomakkein yms. Tähän viittaa myös se, että vain 25 % kaikista yhteisöistä teki edellisen vuoden aikana ilmapiirikyselyn vapaaehtoisille: ilmapiiriä kartoitti pienissä yhteisöissä 25 % ja keskisuurista yhteisöissä 40 %. Suurissa yhteisöissä ei tehty ollenkaan vapaaehtoisten ilmapiirikyselyä. Somella näyttää olevan palautteen keräämisessä vähäinen merkitys, mikä saattaa johtua siitä, että somen katsotaan olevan tähän tarkoitukseen sopimaton työkalu. Miten vapaaehtoiselle annetaan palautetta? Suurin osa vastanneista järjestöistä (75 %) antaa vapaaehtoiselle palautetta kasvokkain tapaamisissa. 26

Palautteen antamisessa järjestöt käyttävät samoja viestintäkanavia/-tapoja samalla painotuksella kuin palautteen keräämisessä (vrt. edellinen kysymys): Tässäkin ovat puhelin (21 %) ja sähköposti (46 %) selvästi toisarvoisia kanavia ja somella (25 %) on hyvin vähäinen merkitys. Monet järjestöt (54 % kaikista vastanneista) antavat palautetta myös palkitsemalla vapaaehtoista. Pienemmissä järjestöissä tämä tapahtuu harvemmin kuin suuremmissa järjestöissä: Vapaaehtoiselle annetaan palautetta palkitsemalla 44 prosentissa pienistä järjestöistä, 80 prosentissa keskisuurista järjestöistä ja 66 prosentissa suurista järjestöistä. Vapaaehtoisten omat tapaamiset ja koulutukset Kaikki suuret (100 %) ja keskisuuret (100 %) yhteisöt järjestivät vapaaehtoisilleen omia tapaamisia, koulutuksia ja virkistystilaisuuksia. Useimmat pienet yhteisöt tekivät myös näin, jotkut kuitenkin vain joskus: pienistä yhteisöistä 75 prosenttia järjesti vapaaehtoisilleen omia tapaamisia (vain joskus 18,8 %; ei koskaan 6,3 %). Omia koulutuksia järjesti 62,5 prosenttia (vain joskus: 37,5) ja omia virkistystilaisuuksia 68,8 prosenttia (vain joskus 25 %; ei koskaan 6,3 %). Kuka kouluttaa? Vastausten mukaan on kaikkein yleisintä, että koulutus on sisäinen tai järjestetty yhteistyössä muiden alan toimijoiden kanssa. Suuremmat yhteisöt tarjoavat yleensä enemmän eri tahojen antamia koulutuksia kuin pienemmät. Kaikki suuret yhteisöt (100 %) tarjoavat rinnakkaisesti sisäisiä ja ulkoisia sekä yhteistyössä muiden kanssa järjestettyjä koulutuksia. Toisen vapaaehtoisen antamia koulutuksia tarjoaa vain 33,3 % kaikista vastanneista suurista yhteisöistä. Kaikki keskisuuret yhteisöt (100 %) tarjoavat rinnakkaisesti sekä sisäisiä että yhteistyössä muiden kanssa järjestettyjä koulutuksia. Ulkoisen tahon antamia koulutuksia tarjoaa 60 % ja toisen vapaaehtoisen antamia koulutuksia 40 % keskisuurista yhteisöistä. Pienistä kysymykseen vastanneista yhteisöistä tarjoa 68, 75 % ulkopuolisia ja 87,5 % sisäisiä koulutuksia. Yhteistyössä muiden alan toimijoiden kanssa järjestettyjä koulutuksia tarjoaa 68,8 % pienistä yhteisöistä. Joskus (6,3 %) myös oma keskusliitto tarjoaa koulutuksia. Onko helppo innostaa vapaaehtoisia pysymään toiminnassa mukana? Useimmissa järjestöissä tuntuu helpolta innostaa vapaaehtoisia pysymään toiminnassa mukana. Pienten järjestöjen osalta tämä ei kuitenkaan aina päde. Kaikki keskisuuret ja 66,7 % suurista yhteisöistä vastasi tähän kysymykseen kyllä. Pienistä yhteisöistä 62,5 % vastasi kyllä ja 31,3 % ei. Kaikissa järjestöissä, joiden mielestä vapaaehtoisen innostaminen tuntuu helpolta, on vapaaehtoisten tukihenkilönä joko vapaaehtoistoiminnan koordinaattori tai muu palkattu työntekijä. 40 prosentissa järjestöistä, joiden mielestä vapaaehtoisen innostaminen ei tunnu helpolta, on vapaaehtoisten tukihenkilönä toinen vapaaehtoinen ja toisessa 40 prosentissa toimii tässä ominaisuudessa järjestön toiminnanjohtaja. Vapaaehtoisten vertaistapaamiset Vertaistapaamisia järjestetään kaikissa suurissa ja keskisuurissa yhteisöissä ja 93,8 prosentissa pieniä järjestöjä. Kysymykseen vastanneista pienistä järjestöistä 6,3 % ei järjestä vapaaehtoisille vertaistapaamisia. 27

Monet järjestöt pyrkivät kehittämään toimintaansa vertaistapaamisten pohjalta. Missä vapaaehtoiset tarvitsevat järjestössänne tukea? (1 = vähäinen tarve, 5 = suuri tarve) Pienissä järjestöissä vapaaehtoiset tarvitsevat eniten tukea motivointiin ja henkiseen tukemiseen liittyvissä asioissa. Järjestöt arvioivat vapaaehtoisten tarpeen olevan näissä asioissa suurehko (vastausten keskiarvo: 4,3). Vähiten tukea vapaaehtoiset tarvitsevat kysymykseen vastanneiden pienten järjestöjen mukaan tehtävän suorittamiseen liittyvissä asioissa. Kun vastausten keskiarvo on 3,4, lienee perusteltua sanoa, että tässäkin tuen tarve arvioidaan olevan merkittävä. Myös jaksamiseen liittyvissä asioissa vapaaehtoiset tarvitsevat paljon tukea (vastausten keskiarvo: 3,8). Keskisuuret yhteisöt katsovat, että vapaaehtoisten tuen tarve on suurin tehtävän suorittamiseen liittyvissä asioissa (vastausten keskiarvo: 4,0). Vähiten tukea vapaaehtoiset tarvitsevat kysymykseen vastanneiden keskisuurten yhteisöjen mielestä jaksamiseen liittyvissä asioissa. Vastausten keskiarvo on kuitenkin täälläkin suhteellisen suuri (3,4). Paljon tukea tarvitaan keskisuurissa järjestöissä myös motivointiin ja henkiseen tukemiseen liittyvissä asioissa. Suuret yhteisöt ovat selvästi sitä mieltä, että vapaaehtoiset tarvitsevat eniten tukea motivointiin ja henkiseen tukemiseen liittyvissä asioissa (vastausten keskiarvo: 4,3). Tehtävän suorittamiseen liittyvissä asioissa sen sijaan vapaaehtoiset tarvitsevat toimijoiden mukaan kaikkein vähiten tukea (keskiarvo: 2,7). Jaksamiseen liittyvissä asioissa suuret yhteisöt arvioivat vapaaehtoisten tuen tarpeen olevan keskivertaista suurempi (vastausten keskiarvo: 3,3). Miten tuen tarve kartoitetaan? (1 = ei koskaan, 5 = aina) Suurissa yhteisöissä tuen tarve kartoitetaan tulosten mukaan hyvin usein vastuuhenkilön aloitteesta (vastausten keskiarvo: 4,5), vapaaehtoisen pyynnöstä (keskiarvo: 4,7) ja konkreettiseen, ajankohtaiseen tilanteeseen liittyen (keskiarvo: 4,66). Vastausten mukaan kartoitus ei näytä tapahtuvan korostetun tavoitteellisesti ja suunnitelmallisesti (keskiarvo: 2,7) eikä liioin ennakoivasti (keskiarvo: 2,5). Vaikuttaa siltä, että tarpeiden kartoitus tapahtuu suurissa yhteisöissä vähemmän järjestelmällisesti kuin pienemmissä. Tämä on ehkä hieman yllättävä tulos, on kuitenkin syytä pitää mielessä, että kyselyyn vastasi suhteellisen vähän suuria toimijoita. Vastaukset pätevät vain näihin kyselyyn vastanneisiin yhteisöihin. Pienet järjestöt kartoittavat tuen tarvetta aika tasaisesti toisaalta vastuuhenkilön aloitteesta (keskiarvo: 3,6), vapaaehtoisen pyynnöstä (keskiarvo:3,9) ja konkreettiseen, ajankohtaiseen tilanteeseen liittyen (keskiarvo: 3,5) ja toisaalta myös tavoitteellisesti ja suunnitelmallisesti (keskiarvo: 3,5). Kartoitus tapahtuu ennakoivasti hieman useammin (keskiarvo: 3,2) kuin keskisuurissa tai suurissa järjestöissä. Tavoitteellisimmin ja suunnitelmallisimmin tuen tarve kartoitetaan keskisuurissa yhteisöissä (keskiarvo: 4,0) Myös vastuuhenkilön aloitteesta (keskiarvo: 4,2), vapaaehtoisen pyynnöstä (keskiarvo:3,8) ja konkreettiseen, ajankohtaiseen tilanteeseen liittyen (keskiarvo: 4,4) keskisuuret toimijat kartoittavat tuen tarvetta usein. Pieni varaus koskee kartoituksen ennakoivuutta, joka on keskisuurissa järjestöissä vain keskitasoa (keskiarvo: 3,0). Tuen tarpeen arvioinnissa vapaaehtoisen kehittymisen huomioiminen Kaikki suuret ja keskisuuret yhteisöt ilmoittivat huomioivansa tuen tarpeen arvioinnissa myös vapaaehtoisen kehittymisen. Pienistä järjestöistä 64,3 % ottaa huomioon vapaaehtoisen kehityksen ja 35,7 % jättää sen huomioimatta. Miten huolehditaan vapaaehtoisen loman tarpeesta? Kysymykseen vastanneista yhteisöistä noin 94 prosenttia ilmoitti, että vapaaehtoisen loman tarpeesta huolehditaan. Tämä tapahtuu hyvin vaihtelevalla tavalla (ks.sivut 16 17). 28

Missä muodossa annetaan tukea ja kannustusta (1 = vähän, 5 = paljon) Pienet järjestöt ilmoittavat antavansa vapaaehtoisillensa tukea ja kannustusta kaikissa sivulla 17 olevissa muodoissa. Kaikkien tukimuotojen keskiarvo oli pienten järjestöjen osalta 3,3. Järjestöt itse katsoivat antavansa tukea ja kannustusta sopivasti. Keskiarvoa hieman enemmän tuettiin perehdyttämällä vapaaehtoisen tehtäviin (keskiarvo: 3,8). Hieman harvemmin tuettiin ohjekirjojen avulla (keskiarvo: 3,0). Myös keskisuuret yhteisöt tukivat ja kannustivat vapaaehtoisia kaikilla sivulla 17 esitetyillä tavoilla. Eri vastausvaihtoehtojen keskiarvo oli keskisuurten yhteisöjen osalta 4,0. Keskiarvot eri tukimuotojen välillä vaihtelivat paljon enemmän kuin pienten järjestöjen kohdalla. Ilmeisesti suositaan joitakin tuen antamisen muotoja enemmän kuin toisia. Vastausten mukaan tukea ja kannustusta annetaan mieluiten kasvokkain (keskiarvo: 4,8). Tarkoituksenmukaisena pidettiin myös, että vapaaehtoista koulutetaan (keskiarvo: 4,6). Sosiaalista mediaa sen sijaan käytettiin vähemmän (keskiarvo: 2,5). Vaikka suuretkin yhteisöt käyttävät kaikkia tukimuotoja, on vaihteluväli kaikkein suurin, mikä kuitenkin liittynee ennen kaikkea siihen, että ryhmässä on niin vähän toimijoita (3). Kaikkien tukimuotojen keskiarvo on suurten osalta 3,0. Hajonta on kuitenkin erittäin suuri. Suurissa yhteisöissä käytettiin sosiaalista mediaa tuen ja kannustuksen välineenä hyvin vähän (keskiarvo: 1). Ohjekirjoja käytettiin myös suhteellisen vähän (keskiarvo: 2). Vapaaehtoisen koulutus oli keskeisin tuki- ja kannustusmuoto (keskiarvo: 4,3). Suurissa yhteisöissä annettiin tukea mielellään kasvokkain (keskiarvo: 4,3). Vapaaehtoisten työnohjaus Työnohjaus on järjestöissä hyvin yleistä. Vain 20 prosenttia pienistä järjestöistä ilmoitti, ettei järjestetä ollenkaan työnohjausta. Suurista yhteisöistä kolmasosa kertoi, ettei järjestetä työnohjausta. Pienissä järjestöistä 80 % järjestää vapaaehtoisilleen työnohjausta; puolet tarvittaessa ja toinen puoli säännöllisesti. Kaikki keskisuuret yhteisöt järjestävät työnohjausta, 80 prosenttia säännöllisesti ja 20 prosenttia tarvittaessa. Suurista järjestöistä hieman yli 66 prosenttia järjestää työnohjausta, puolet kuitenkin vain tarvittaessa. Mitkä ovat suurimpia haasteita/ongelmia vapaaehtoisten tukemisessa? Vastaukset heijastavat vapaaehtoisalan moninaisuutta. Valtakunnallisesti toimivissa yhteisöissä pitkät välimatkat asettavat omia haasteita. Monien mielestä niukat resurssit ovat ongelmallisia. Toisille taas (sopivien) vapaaehtoisten rekrytointi, koulutus ja sitouttaminen ovat haasteellista. 29