Klubin julkisuuskuvakomitean opas Klubin toimihenkilöiden oppaat -sarja 226C-FI (1212)
Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän oppaan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.
Sisällysluettelo Johdanto 1 Komitean rooli ja tehtävät...3 Rotaryklubin tunnetuksi tekeminen...4 Suhdetoiminnan osatekijät...5 Jäsenyys ja julkinen kuva...6 Rotaryn perussanomat...7 2 Julkisuuskuvakomitean puheenjohtaja...9 Komitean jäsenet...10 Tavoitteenasettelu...10 Talousarvio...11 Tiedonvälitys...12 3 Tietolähteet ja resurssit...13 Piirineuvottelun keskustelunaiheita...15 Piirineuvottelun muistilistat...16 Tämä julkaisu on Klubin julkisuuskuvakomitean oppaan painos v. 2012. Se on tarkoitettu klubin komiteoiden käyttöön rotaryvuosina 2013 14, 2014 15 ja 2015 16. Oppaan sisältö perustuu Rotaryklubin järjestysmuotoon ja mallisääntöihin, Rotary Internationalin järjestysmuotoon ja sääntöihin sekä Rotaryn ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeisiin. Tarvittaessa saat lisää tietoa näistä lähteistä. Sääntövaltuuskunnan, RI:n hallituksen tai Rotarysäätiön hallituksen kolmivuosittain tekemät päätökset voivat muuttaa tämän julkaisun määräyksiä tai ohjeita. Valokuvat: Alyce Henson and Monika Lozinska-Lee
Johdanto Klubin julkisuuskuvakomitean opas on laadittu auttamaan rotaryklubien julkisuuskuvakomiteoita tavoitteenasettelussa: niiden tulee osaltaan lisätä klubin tehokkuutta. Koska komitean tehtävät vaihtelevat paikallisten lakien, kulttuurikäytänteiden ja klubin vakiintuneiden menettelytapojen mukaan, tämän julkaisun ehdotuksia tulisi soveltaa niin, että ne vastaavat klubin tarpeita. Tämä julkaisu sisältää kolme osaa. Ensimmäisessä osassa käydään läpi julkisuuskuvakomitean päätehtävät. Toinen osa kertoo, mitä erityistehtäviä sinulla on komitean puheenjohtajana. Kolmannessa osassa on tietolähteitä, joista voi olla hyötyä sinulle ja komitean jäsenille. Kolmannen osan perässä on keskustelunaiheita, joita pitäisi pohtia ennen piirineuvottelua, sekä muistilistat, joita kyseisessä neuvottelussa tullaan käyttämään, joten muista ottaa tämä opas mukaasi. Jokaista komiteaa varten on opas, joka antaa yleiskuvan komiteasta ja sen tehtävistä (hallinto, jäsenyys, julkisuuskuva, palveluprojektit ja Rotarysäätiö). Tämä opas on myös vapaasti imuroitavissa osoitteesta www.rotary.fi/suoja. Opas sisältyy Klubin toimihenkilöiden oppaat -sarjaan (225-FI). Ylimääräisiä kappaleita voi rajoitetusti tilata Suomen Rotarytoimistosta. Keskustele luvusta 1 komitean jäsenten kanssa, jotta he ovat täysin selvillä komitean tehtävistä. Kun valmistaudut tehtävääsi klubin johtohenkilönä, muista että rotaryklubi on Rotary Internationalin jäsen. Tämä jäsenyys yhdistää sen 34 000 ympäri maailmaa toimivaan rotaryklubiin ja sille on myönnetty oikeus käyttää hyväksi järjestön palveluita, kuten Rotarysäätiön apurahoja ja RI:n pääkonttorin ja kansainvälisten toimistojen henkilökunnan antamaa tukea, ja järjestön tietolähteitä. Näitä ovat painotuotteet, joita julkaistaan yhdeksällä kielellä, ja osoitteesta www.rotary. org löytyvä informaatio. KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 1 JOHDANTO
Mahdolliset kommentit ja kysymykset Jos sinulla on tätä opasta koskevia kommentteja tai kysymyksiä RI:n koulutusaineistosta, lähetä ne seuraavaan osoitteeseen: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA S-posti: learn@rotary.org Puhelin: +1-847-866-3000 Faksi: +-1847-866-9446 KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 2 JOHDANTO
1 Komitean rooli ja tehtävät Klubipresidentti on virkansa puolesta jokaisen klubikomitean jäsen. Klubin julkisuuskuvakomitean työ liittyy palveluväylään klubipalvelu. Julkisuuskuvakomitean tehtävänä on kertoa ihmisille Rotarysta sekä klubin palveluprojekteista ja aktiviteeteistä. Tehokkaalla PRtoiminnalla saadaan kaikkialle maailmaan tieto siitä, että Rotary on uskottava järjestö, joka auttaa siellä, missä apua todella tarvitaan. Kun rotaryklubilla on positiivinen julkinen kuva, klubin jäsenet ovat motivoituneita toimimaan aktiivisesti ja potentiaaliset jäsenet innokkaita liittymään Rotaryyn. Julkisuuskuvakomitean tehtävät ovat seuraavat: laatia omat tavoitteensa niin, että klubin suhdetoimintatavoitteet saavutetaan, tutustua RI:n julkisuuskuvaresursseihin, tiedottaa klubin aktiviteeteista ja projekteista jäsenille, medialle ja paikkakuntalaisille, selvittää, millaisilla PR-toimenpiteillä Rotarya voi tehdä tunnetuksi paikkakunnalla, olla selvillä Rotaryn perussanomista ja osata käyttää niitä julkisissa esiintymisissä, tehdä yhteistyötä klubin jäsenkomitean kanssa jäsenhankinnan tukemiseksi. KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 3 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Eri tehtäviä hoitamaan voi perustaa alakomiteoita, varsinkin jos klubi on suuri. Kun edempänä luet lisää näistä tehtävistä mieti, millaisia tavoitteita komitealla on, millainen toimintasuunnitelma tulee olemaan ja mitä resursseja tarvitset toimintavuoden aikana. Jos Rotaryyn tai klubiinne kohdistuu kielteistä julkisuutta, komitean tulisi kokoontua keskustelemaan asian hoitamisesta. Kumotkaa klubia ja Rotarya koskevat väärät käsitykset oikein suunnatulla suhdetoimintatempauksella. Lisätietoja on Media Crisis Handbook -oppaassa (515). Ota yhteyttä RI:n lehdistöhenkilökuntaan varoittaaksesi heitä mahdollisesta kriisistä. Rotaryklubin tunnetuksi tekeminen Julkisuuskuvakomitean tärkein tehtävä on kertoa paikkakunnalla klubin palveluprojekteista ja aktiviteeteistä. Samalla se voi kertoa järjestön arvoista ja toiminnasta. Ihmiset saavat tietoa Rotarysta joko tiedotusvälineiden kautta tai keskustellessaan toisten ihmisten kanssa. Onkin erittäin hyvää PR-toimintaa kertoa klubin tekemisistä sekä sen jäsenille että tiedotusvälineille. Tietoa klubista ja järjestöstä voi levittää monin tavoin: olemalla mukana erilaisten tapahtumien, kuten maratonien, kierrätyskampanjoiden ja rahankeräystempausten, järjestämisessä, järjestämällä näyttelyitä eri puolille paikkakuntaa, mainostamalla klubin projekteja ja tapahtumia lehdissä, mainostauluissa, lentoasemilla, rautatie- ja metroasemilla ym., kannustamalla rotareita kantamaan Rotaryn rintamerkkiä, sijoittamalla rotarytietoa nettipalstoille, paikkakunnan tapahtumakalenteriin, Facebookiin yms. sekä oman klubin ja muiden järjestöjen nettisivuille Ennen uuden rotaryvuoden alkua julkisuuskuvakomitean tulisi miettiä muitakin ideoita ja laatia toimintasuunnitelma niiden toteuttamiseksi. Jotta Rotaryn hyväksi tehtävä PR-toiminta on tehokasta, komitean on tehtävä yhteistyötä muiden rotareiden kanssa, ymmärrettävä, mistä suhdetoiminta koostuu, hallittava perustiedot Rotarysta ja osattava välittää ne muille. KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 4 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Katso ja lataa lehdistövalmiit materiaalit osoitteesta www. rotary.org /mediacenter. Suhdetoiminnan osatekijät Tehokas suhdetoiminta vaatii aikaa, panostusta ja suunnittelua. Julkisuuskuvakomitea tekee ennen uuden rotaryvuoden alkua toimintasuunnitelman, jossa mainitaan ne projektit ja aktiviteetit, jotka erityisesti aiotaan tuoda julkisuuteen. Kohderyhmät. Positiivisen kuvan luomiseksi Rotarysta paikkakunnalla suhdetoiminta kannattaa räätälöidä eri kohderyhmille sen mukaan, millaisia projekteja ja aktiviteetteja klubi aikoo hoitaa. Oikeiden kohderyhmien tavoittaminen on välttämätöntä projektien onnistumiselle. Kohderyhmiä voivat olla: rotaryprojekteja toteuttavat tai niiden kohteena olevat ihmiset, opiskelijat ja opettajat, kunnallishallinnon virkailijat, erityiskysymyksiin, kuten koulutukseen, lukutaitoon, vesihuoltoon tai terveydenhuoltoon, erikoistuneet tiedotusvälineet, muut ei-julkishallinnolliset tai aatteelliset järjestöt, paikallinen liike-elämä ja yhteiskunnalliset vaikuttajat yhteiskunnalliset järjestöt, tiedotusvälineet (lehdistö, radio, televisio, netti-toimittajat ja bloggaajat). Tiedotusvälineet. Koska tiedotusvälineiden ajasta ja palstatilasta on kova kilpailu, on tärkeää että klubi on luova ja käyttää kaiken tyyppisiä välineitä viestiäkseen klubista ja sen toiminnasta. Termit tiedotusvälineet ja media voivat viitata televisioon, sanomalehtiin, kansainvälisiin uutistoimistoihin, Internetiin, mm. blogeihin ja sosiaaliseen mediaan, sekä myös muiden organisaatioiden ja instituutioiden julkaisuihin. Muita tiedotusvälineiden tyyppejä ovat paikallislehdet ja -radioasemat, ulkomainonta sekä ilmoittelu bussi- ja juna-asemilla ym. julkisissa paikoissa, ammattilehdistö, ilmaiset kaapelikanavat, yritysten ja paikallisten yhdistysten uutislehdet. Lehdistötiedotteet. Lehdistötiedote on useimmin käytetty väline kertoa tiedotusvälineille asioista. Se voi innostaa tiedotusvälineitä tulemaan tapahtumapaikalle, ja siinä on myös perustiedot jutuntekoon. Hyvä tiedote vastaa seuraaviin peruskysymyksiin: kuka, mitä, missä, milloin, miksi ja miten. Varmista, että tiedote on objektiivinen ja tiivis (enintään yksi sivu). Kun lähetät tiedotteen, ota huomioon seuraavat vihjeet: Lähetä tiedotteesi sähköpostin tekstinä mieluummin kuin liitteenä, sillä roskapostifiltterit pysäyttävät usein liitteelliset sähköpostit. KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 5 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Älä kirjoita aihekenttään pelkästään tiedote, vaan kerro myös, mistä tiedote kertoo. Etsi kontaktihenkilö; lähetä sähköposti suoraan toimittajalle sen sijaan että lähettäisit sen toimituksen yleiseen s-postiosoitteeseen. Faktatiedote. Faktatiedote antaa perustiedot Rotarysta, sen historiasta ja tavoitteista sekä projektien painopistealueista. Rotaryjärjestön sisällä faktatiedotetta käytetään informoitaessa uusia rotareita ja Rotaryn jäsenyyttä harkitsevia; Rotaryn ulkopuolella faktatiedote antaa tiedotusvälineille taustatietoa ja samalla Rotarylle ja sen toiminnalle lisää näkyvyyttä. Mm. englannin- ja ruotsinkielisiä faktatiedotteita löytyy hakusanalla PR fact sheet osoitteesta www.rotary. org. Täältä saat uusinta faktatietoa Rotarysta, jota voit lähettää tiedotusvälineille yhdessä oman uutistiedotteesi kanssa. Jäsenyys ja julkinen kuva Julkinen kuva ja jäsenmäärän kasvu ovat tiukasti sidoksissa toisiinsa. Laadukas ja johdonmukainen julkisuuskampanja voi innostaa yksittäisiä henkilöitä liittymään rotaryklubin jäseneksi. Julkisuuskuvakomitean tulisi muistaa tämä, kun se levittää tietoa Rotarysta. Onnistunut suhdetoimintakampanja käyttää mahdollisimman monia kanavia. Klubin jäsenet voivat auttaa julkisuuskuvakomiteaa tekemään Rotarya ja klubianne tunnetuksi. Anna myönteinen kuva. Mieti yhdessä jäsenyyskomitean kanssa, mikä houkuttelee uusia jäseniä Rotaryyn ja mitkä tiedotusvälineet todennäköisesti saavuttavat heidät parhaiten. Keskustelkaa siitä, miten voitte yhdessä tehokkaasti hankkia jäseniä suhdetoiminnan avulla. Uusien jäsenten rekrytoinnissa julkisuuskuvakomitean tulisi kertoa siitä työstä, jota Rotary tekee nuorten kanssa ja nuorten hyväksi, korostaa jäsenyyden mukanaan tuomia palvelu-, verkostoitumis- ja toveruusmahdollisuuksia, kertoa klubin toiminnasta liikealan julkaisuissa ja ammattilehdissä, laatia klubin nettisivulle osio, joka on suunnattu muille kuin rotareille, ja yrittää saada paikkakunnan muita järjestöjä avaaman linkkejä näille sivulle. Tehokas suhdetoiminta saa uusia ihmisiä kiinnostumaan Rotaryn jäsenyydestä. Lisäksi se auttaa sitouttamaan nykyisiä jäseniä. Kehitä klubin aktiviteetteja sellaisiksi, että ne kiinnostavat tiedotusvälineitä. Mieti, minkä tyyppiset aktiviteetit ja tapahtumat voisivat herättää kiinnostusta paikkakunnalla. Tee yhteistyötä hallintokomitean kanssa, jotta viikko-ohjelmat olisivat uutisen arvoisia, sekä toteuta palvelu- projektikomitean kanssa projekteja, jotka kiinnostavat tiedotusvälineitä ja muuta yleisöä. Tällaisia hankkeita ovat esim palveluprojektit, joilla autetaan oman paikkakunnan hätääkärsiviä ja jotka ovat myös tavalla tai toisella trendikkäitä, KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 6 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
kansainväliset palveluprojektit, joissa klubi tai sen vapaaehtoistyöntekijä on mukana, projekteja, joihin liittyy paikallisia nuoria tai kuuluisa paikkakuntalainen, erityisen merkittävä esitelmöitsijä klubin kokouksessa, esitys, jossa RI:n tai Rotarysäätiön ohjelmaan osallistunut henkilö kertoo kokemuksistaan vieraassa kulttuurissa, interact- tai rotaracttoiminta paikallisten klubien tai ohjelmien vuosipäivät, tarinat, joihin sisältyy hyviä kuvia, nnovatiiviset tai ainutlaatuiset projektit ja aktiviteetit. Värvää jäsenet apuun.. Jäsenistö on arvokas apu julkisuuskuvakomitealle. Värvää se PR-toimintaan levittämään sanaa klubin aktiviteeteista ja projekteista sekä koko järjestöstä. Huolehdi siitä, että klubin jäsenet tuntevat Rotaryn ja sen ohjelmat, ja kannusta heitä edistämään Rotaryn tavoitteita ja perusarvoja omissa henkilökohtaisissa ja ammatillisissa suhteissaan. Nähdäksesi muita rotareita vastaamassa minuutissa rotaryaiheisiin kysymyksiin, katso Rotary Minute -videot osoitteessa www.rotary.org. Rotaryn perussanomat Parhaita tapoja levittää tietoa Rotarysta on kertoa omasta klubista ja koko järjestöstä. Joudut puhumaan projektitapahtumissa ja muissa tilaisuuksissa eri kohderyhmille, jotka eivät ole rotareita. Laadi tällaisia tilanteita varten Rotarysta ja klubistasi tiivis yhteenveto, joka voidaan antaa tiedotusvälineille. Valmistaudu vastaaman seuraaviin kysymyksiin lyhyesti, enintään minuutissa: Mikä on Rotary? Keitä ovat rotarit? Mitä Rotary tekee? Vastaustesi pitää olla positiivisia, todenmukaisia, tarkkoja ja lyhyitä. Vältä käyttämästä rotarykieltä, jota vain rotarit ymmärtävät. Juhlallisemmissa tilaisuuksissa, joissa puheesi kestää pitempään, kannattaa noudattaa seuraavia vihjeitä: Muista, kenelle viestisi on tarkoitettu, ja sovita esitys kohderyhmän mukaan. Tee hahmotelma aiheista, jotka haluat sisällyttää esitykseen. Harjoittele puhettasi ja ajasta se. Seuraavia perussanomia Rotarysta voi käyttää PR-materiaalissa ja julkisissa puheissa: Rotary on kansainvälinen humanitaarinen palveluorganisaatio. Rotaryn jäsenet ovat liike-elämän johtohenkilöitä ja johtavia asiantuntijoita, jotka antavat vapaaehtoisesti ammattitaitonsa, myötätuntonsa ja voimansa yhteiskunnan parantamiseen kotimaassa ja ulkomailla. Rotareita on melkein kaikissa maailman maissa. KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 7 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Rotary on maailmanlaajuinen verkosto, jossa on 34 000 klubia. Klubien jäsenet osallistuvat innokkaasti sellaiseen yhteiskunnalliseen toimintaan, joka parantaa ihmisten ja yhteisöjen elämää. Ponnistukset ovat tuottaneet tulosta. Tätä osoittaa se, että jo miljoonien ihmisten elämä on kohentunut Rotary-järjestön ansiosta. Rotaryn päätavoite on hävittää polio maailmasta. Yhdessä Maailman terveysjärjestön, UNICEFin, Bill & Melinda Gates -säätiön ja eri maiden hallitusten kanssa Rotary on melkein onnistunut poistamaan polion maailmasta. Poliotapausten määrä on vähentynyt maailmassa 99 % vuoden 1985 jälkeen. Polio on toinen ihmisiä piinaava tauti, joka onnistutaan hävittämään. Ensimmäinen oli isorokko. Rotarit ovat lahjoittaneet yli miljardin USD ja lukemattomia vapaaehtoistyötunteja yli 2 miljardin lapsen rokottamiseen 122 maassa. Rotary on kerännyt yli 200 miljoonaa USD vastatakseen Bill & Melinda Gates -säätiön 355 miljoonaan USD:n lahjoitukseen. Rotary on eturintamassa ratkottaessa maailman humanitaarisia ongelmia. Tärkeimpiä Rotaryn huomion kohteita ovat äitien ja lasten terveys, puhdas vesi ja sanitaatio, lukutaidottomuus sekä tautien ehkäisy ja hoito. Rotaryn määrätietoinen toimintamalli on tuonut Rotarylle yhteistyökumppaneita näiden humanitaaristen ongelmien ratkaisemiseen. Rotary sijoittaa ihmisiin luodakseen kestävää taloudellista kasvua. Rotary tukee yrittäjiä ruohonjuuritasolla ja auttaa kouluttamaan nuoria ja naisia mielekkääseen työhön. Rotary antaa monille yhteisöille paremmat mahdollisuudet tukea kestävää taloudellista kehitystä. Rotary rakentaa rauhaa ja kansainvälistä ymmärtämystä koulutuksen avulla. Rotaryn rauhankeskuksissa voi suorittaa akateemisia loppututkintoja ja saada ammatillista jatkokoulutusta rauhantutkimuksessa. Opiskelijoita on seitsemässä kampuspohjaisessa keskuksessa eri puolilla maailmaa vuosittain yli 110. Yli 600 entistä rauhanstipendiaattia on nykyään tärkeässä asemassa eri maiden hallituksissa ja eri järjestöissä ympäri maailmaa. Rotaryn nuorisovaihto edistää kansainvälistä hyvää tahtoa. Sen ansiosta 8 500 lukioikäistä nuorta pääsee joka vuosi asumaan ja opiskelemaan ulkomaille yli 100 maahan. KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 8 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Klubin julkisuuskuvakomitean puheenjohtaja 2 Kun valmistaudut toimikauteesi komitean puheenjohtajana, ota selvää, mitä klubin hallitus, jäsenet, piiri ja Rotary International odottavat sinulta ja komitealtasi. Ennen toimikauden alkua sinun tulee valmistautua tehtävään monin tavoin. Sinun on osallistuttava koulutukseen piirineuvottelussa ja lisäksi sinun tulisi neuvotella edeltäjäsi kanssa, perehtyä klubin sääntöihin, jotta tunnet sen menettelytavat ja ohjeet, käydä läpi klubin strategiasuunnitelma ja määritellä sitä tukevat vuositavoitteet, valita komiteasi jäsenet yhdessä tulevan presidentin kanssa, perustaa tarvittaessa alakomiteoita (lehdistösuhteet, ilmoittelu/ markkinointi, erikoistilaisuudet), Valmistaudu piirineuvotteluun vastaamalla oppaan lopussa oleviin kysymyksiin. miettiä, millaisia aktiviteetteja klubi voi järjestää parantaakseen julkisuuskuvaansa ja houkutellakseen uusia jäseniä, laatia puheenjohtajakaudelle viestintäsuunnitelma, selvittää, mitä muita tehtäviä tai velvoitteita klubi on antanut komitealle. KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 9 KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN PUHEENJOHTAJA
Kun valmistaudutaan hyvin, saadaan myös tuloksia. Kun olet ottanut toimen vastaan, niin tärkeimmät tehtävät komitean puheenjohtajana ovat seuraavat: valvoa komitean talousarvion toteutumista, tehdä yhteistyötä klubin muiden komiteoiden ja piirikomitean kanssa sellaisissa asioissa, jotka koskevat useita piirin klubeja, suunnitella ja pitää komitean kokoukset ja muut kokoontumiset säännöllisin väliajoin, seurata komitean tavoitteiden toteutumista ja raportoida komitean toimista ja asioiden edistymisestä klubin presidentille, hallitukselle ja koko klubille. Komitean jäsenet Valitse tulevan presidentin kanssa komiteassa vapautuville paikoille uudet jäsenet ja pidä suunnittelukokouksia ennen uuden rotaryvuoden alkua. Jatkuvuuden varmistamiseksi komitean jäsenet tulee mahdollisuuksien mukaan nimittää kolmeksi vuodeksi. Jäsenten valintaperusteita ovat: tiedotusalan ammatillista kokemusta, hyviä puhuja ja kirjoittajia sekä taitavia valokuvaajia, sosiaalisen median tuntemusta, kokemusta internetsivujen kehittämisestä, kykyä yhteiskunnalliseen toimintaan. Klubin suunnitteluun on käytettävissä erilaisia välineitä mm. Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma ja Strategiasuunnitteluopas. Kun komitean jäsenet on valittu, sinun tehtäväsi on kouluttaa heidät tulevalle rotaryvuodelle. Mieti, miten voit käyttää hyväksesi jäsenten taitoja ja mielenkiinnon kohteita ja jaa tehtävät sen mukaisesti. Voit kouluttaa jäseniä seuraavasti: Kerro komitean uusille jäsenille klubin strategiasuunnitelmaan liittyvistä toiminnoista ja suunnitelmista. Pane jokainen uusi komiteajäsen työskentelemään kokeneemman jäsenen työparina. Kannusta jäseniä verkostoitumaan muiden klubien vastaavien komiteoiden kanssa. Tutustuta heidät komitean käytettävissä oleviin tietolähteisiin. Kerro jäsenille piirin toiminnoista ja kokouksista. Tavoitteenasettelu Komitean puheenjohtajana vastaat siitä, että komitea asettaa ja toteuttaa vuositavoitteet, joka tukevat klubin strategiasuunnitelmaa. Voit työstää tavoitteita tulevan presidentin ja muiden tulevien klubivirkailijoiden kanssa piirineuvottelussa. RI on kehittänyt Member Accessin kautta käytettävää nettityökalua, jonka avulla klubit voivat syöttää tavoitteensa RI:n tietokantaan. Tavoitteet, joilla on vaikuttavuutta. Vuotuisissa tavoitteissa tulee huomioida komitean rahkeet ja klubin intressit. Tavoitteiden tulee olla kaikkien hyväksymiä, olla mittavissa, haasteellisia ja saavutettavia sekä ajallisesti määriteltyjä. KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 10 KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN PUHEENJOHTAJA
Toimintasuunnitelma. Laadi yhdessä klubin hallituksen ja komitean jäsenten kanssa toimintasuunnitelma, jossa esitetään, millä keinoin kukin tavoite saavutetaan. Seuraavat keinot voivat olla avuksi: Aseta kullekin toimenpiteelle aikataulu. Päätä kuka on vastuussa mistäkin toimenpiteestä. Määrittele kriteerit, joilla mitataan edistymistä ja onnistumista. Mieti, mitä resursseja ja välineitä klubilta, piiriltä tai RI:ltä on saatavissa. Ennen kuin ryhdyt toteuttamaan suunnitelmia, varmista, että teillä on käytettävissä tarpeeksi tietoa, toimijoita ja rahaa. Päätä, miten arvioitte tavoitteiden saavuttamista ja tarvitaanko pohjatietoja. Arvioi tavoitteita säännöllisesti ja varmista näin, että niiden saavuttaminen edistyy tasaisesti. Näin toimintaa voidaan tarvittaessa muuttaa. Motivointi. Yksi sinun tehtävistäsi komitean puheenjohtajana on pitää jäsenet motivoituneina. Seuraavassa muutama yleinen motivointitekijä: usko siihen, että tavoitteen saavuttaminen on hyödyllistä, usko siihen, että tavoite on toteutettavissa ja että projekti tai aktiviteetti onnistuu, mahdollisuudet toveruuteen ja verkostoitumiseen, se, että tehtävä edellyttää jäsenten erityisosaamista, tunnustuksen antaminen komitean tavoitteiden eteen tehdystä työstä ja siihen käytetystä ajasta. Huomion kiinnittäminen näihin motivointitekijöihin pitää yllä jäsenten sitoutumista Rotaryyn ja kannustaa heitä yhä uudelleen osallistumaan klubin aktiviteetteihin. Talousarvio Laadi ennen 1.7. talousarvio yhdessä edeltäjäsi ja klubin rahastonhoitajan kanssa, jotta teillä on käsitys siitä, mitä varoja komiteanne tarvitsee saavuttaakseen tavoitteensa. Varmista, että komitean tarvitsemat varat ovat mukana klubin talousarviossa. Ota budjettiin mukaan myös suunnitellut varainhankintatoimet. Valvo varojen käyttöä, maksusuorituksia ja raportointia sekä seuraa koko ajan komitean rahatilannetta. Kun pidät säännöllisesti yhteyttä rahastonhoitajaan, korjaavat toimenpiteet voidaan tarvittaessa tehdä ajoissa. KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 11 KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN PUHEENJOHTAJA
Tiedonvälitys Mieti, miten tulet hoitamaan yhteydenpidon seuraaviin tahoihin: Komitean jäsenet. Komitean tulee kokoontua säännöllisesti ja käydä läpi käytettävissä olevat resurssit, keskustella käynnissä olevista projekteista tai aloitteista sekä suunnitella keinoja, joilla komitean ja klubin tavoitteet saavutetaan. Klubi. Tiedota klubin presidentille, hallitukselle ja jäsenille komitean toiminnoista, toimintasuunnitelmista ja siitä, miten tavoitteisiin pääseminen edistyy. Muut komiteat. Komitean työskentely vaikuttaa usein jonkin toisen komitean työhön. Julkisuuskuvakomitean tulee tehdä yhteistyötä seuraavien klubikomiteoiden kanssa: palveluprojektikomitea (kiinnostavista projekteista tiedottaminen medialle) jäsenyyskomitea (toimenpiteiden räätälöiminen sellaisiksi, että paikkakunnalta löydetään potentiaalisia jäseniä ja saadaan nykyiset jäsenet tuntemaan ylpeyttä klubin jäsenyydestä) rotarysäätiökomitea (tiedottaminen tulossa olevista apurahoista) klubin hallintokomitea (tiedotusvälineiden informointi klubikokouksen tulevista esitelmöitsijöistä ja klubin nettisivujen laatiminen siten, että ohjelma kiinnostaa lehdistöä ja suurta yleisöä) Rotarypiiri. Jos komitea tarvitsee opastusta tai tietoja, voit kääntyä piirin vastaavan komitean tai apulaiskuvernöörin puoleen. Alue. Rotaryn julkisuuskuvakoordinaattori auttaa klubia sen PRkysymyksissä. Etsi alueesi julkisuuskuvakoordinaatori osoitteesta www.rotary.org. KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 12 KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN PUHEENJOHTAJA
3 Tietolähteet ja resurssit Käytettävissä on monia tietolähteitä, jotka auttavat komiteaa hoitamaan tehtäviään. Tietolähteitä voi imuroida osoitteista www. rotary.org ja www.rotary.fi/suoja tai tilata osoitteesta shop.rotary.org, s-postilla niitä voi tilata osoitteesta shop.rotary@rotary.org. Niitä saa myös Zürichin kansainvälisestä toimistosta. Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257) välineitä ja neuvoja klubin aktiviteeteista kertomiseen ja myönteisen huomion herättämiseen paikkakunnalla ja jäsenyyttä miettivien keskuudessa. www.rotary.org RI:n nettisivut on tarkoitettu auttamaan klubin hallitusta positiivisen julkisuuskuvan luomisessa. Sivuilla on esimerkkejä lehdistötiedotteista, vihjeitä lehdistön kanssa työskentelystä sekä ilmoituksia. Rotary Media Center (www.rotary.org/mediacenter) mediakeskuksessa voit katsella ja imuroida multimediasisältöä, esim. korkealaatuisia videoita, korkearesoluutioisia painokelpoisia kuvia, radiomainoksia ja linkkejä Rotaryn sosiaaliseen mediaan. Kerro näistä muille rotareille ja paikalliselle lehdistölle. KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 13 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT
Media Crisis Handbook (515) auttaa rotaryklubeja ja -piirejä toimimaan tehokkaasti ja järkevästi tiedotusvälineiden kanssa, kun jokin odottamaton tapaus saa ne kyselemään uutisille taustatietoja. The Rotarian (tai Rotary Norden) RI:n virallinen kuukausittain ilmestyvä lehti, jossa kerrotaan klubien ja piirien projekteista, RI:n hallituksen päätöksistä ja RI:n kokouksista. Lisäksi ilmestyy 30 alueellista rotarylehteä 24 kielellä ympäri maailman. Meidän alueemme lehti on Rotary Norden. Tätä on rotary (001-FI) värikäs kuvitettu esite, joka antaa lyhyen yleiskuvan Rotarysta suurelle yleisölle ja niille, jotka harkitsevat jäseneksi liittymistä. RI Visual Identity Guide (547) graafinen ohjeisto kaikenlaisten rotaryjulkaisujen tekoon ja ohjeet Rotaryn merkkien oikeasta käytöstä. What s Rotary? (419) lompakkoon sopiva kortti, jossa on vastaukset tavallisimpiin Rotarya koskeviin kysymyksiin. Rotary PR Tips e-tiedotuskirje, jossa klubeille ja piireille annetaan ideoita, jotka voivat tehdä Rotarya tunnetuksi paikkakunnalla. Tilaa osoitteesta rotary.org/newsletters. Henkilöresurssit Yhteystiedot löydät joko Official Directorysta, osoitteessa www.rotary. org, Rotarymatrikkelista tai piirikuvernööriltä. Apulaiskuvernööri rotari, jonka tehtävänä on auttaa kuvernööriä yhteydenpidossa tietyllä alueella oleviin rotaryklubeihin. Apulaiskuvernööri vierailee klubeissa vuosineljänneksittäin (tai useammin). Hän vastaa kysymyksiin tai antaa neuvoja. Piirikuvernööri kuvernööri on RI:n toimihenkilö, jonka tehtävänä on auttaa klubeja kehittämään strategioita, jotka tekevät klubeista entistä tehokkaampia. District public relations committee Rotarians appointed to support clubs in their public relations efforts Piirin muiden klubikomiteoiden puheenjohtajat heiltä saa tietoa klubin projektien ja aloitteiden tueksi. Komiteoiden entiset puheenjohtajat ja johtohenkilöt kokeneita rotareita, jotka voivat neuvoa sinua, kun suunnittelet vuottasi. Voit myös nimittää heitä johtamaan komitean toimia. Rotaryn julkisen kuvan koordinaattorit RI:n presidentin nimittämä resurssiryhmä, joka antaa rotaryklubeille ja piireille tietoa siitä, miten tiedotusvälineille kerrotaan onnistuneista projekteista ja siitä, mikä Rotary on ja mitä se tekee. Contact Center Kontaktikeskuksen tiimiin, joka vastaa kysymyksiin, saa yhteyden osoitteessa contact.center@rotary.org. Pohjois- Amerikan ulkopuolella toimivien rotareiden kannattaa ottaa yhteyttä omaan kansainväliseen toimistoonsa. KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 14 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT
Piirineuvottelun keskustelunaiheita Piirineuvottelua varten Kun mietit seuraavia kysymyksiä, keskustele klubin eroavien ja tulevien toimihenkilöiden kanssa ajatuksistanne. Mitkä ovat julkisuuskuvakomitean velvollisuudet ja sinun tehtäväsi komitean puheenjohtajana? Miten komitea tukee klubin strategista suunnitelmaa? Miten voit tehdä Rotarya tunnetuksi potentiaalisille jäsenille, ja kenen kanssa voit olla yhteistyössä klubin tunnetuksi tekemisessä paikkakunnalla? Mitä uutta tiedotusvälinettä aiot käyttää tehdäksesi klubia tunnetuksi? Miten voit auttaa komitean jäseniä heidän työssään? Mitkä ovat komitean pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet? KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 15
Muistilista 1: Muistiinpanot Piirineuvottelua varten KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 16
Piirineuvottelua varten Muistilista 2: Tavoitteet Käytä tätä muistilistaa suunnitellessasi pitkän aikavälin tavoitetta ja kolmelle seuraavalle vuodelle sellaisia vuositavoitteita, jotka edesauttavat pitkän aikavälin tavoitteen saavuttamista. Varmista, että: kaikki ovat tavoitteista yhtä mieltä. Ne, jotka ovat olleet suunnittelemassa tavoitteita ja kehittelemässä toimintasuunnitelmaa niiden toteuttamiseksi, haluavat olla myös toteuttamassa suunnitelmia. tavoitteet ovat mitattavissa. Tavoitteen tulee olla niin konkreettinen, että tiedetään, mitä pitää saada aikaan. tavoite on haasteellinen. Tavoitteen tulee olla niin haastava, että klubi ylittää aiemmat saavutuksensa. tavoite on saavutettavissa. Rotareiden pitää pystyä saavuttamaan tavoite olemassa olevien resurssien avulla. tavoite on ajallisesti täsmällinen. Tavoitteen toteutuksella pitää olla selvä takaraja tai aikataulu. Pitkän aikavälin tavoite (klubin tavoite kolmen vuoden kuluttua tästä hetkestä) Vuositavoite vuonna 1 Vuositavoite vuonna 2 Vuositavoite vuonna 3 KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 17
Muistilista 3: Toimintasuunnitelma Piirineuvottelua varten Kirjoita alla olevaan tilaan yksi vuositavoite tavoitteittesi luettelosta. Mieti sen jälkeen, millaisia toimintoja tarvitaan tähän tavoitteeseen pääsemiseksi. Vuositavoite Toiminto Vastuuhenkilö Toiminnon kesto 1. Edistymisen mittaaminen Käytettävissä olevat resurssit 2. 3. 4. 5. Tarvittavat resurssit KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 18
Piirineuvottelua varten Muistilista 4: Klubin julkisuuskuvakomitea Tapausharjoituksia Lue alla oleva tapausharjoitus ja vastaa kysymyksiin. Laadi suunnitelma käyttämällä sivun 22 tapausharjoituksen toimintasuunnitelmaa. Tapausharjoitus 1 Olet juuri aloittanut toimikautesi julkisuuskuvakomitean puheenjohtajana. Pian tämän jälkeen otat yhteyttä paikallisiin uutisiin ja kutsut toimittajat alueelle, jossa klubi rakentaa koulua. TV-toimittaja haastattelee klubin jäsentä, jolta muutamat perusasiat menevät väärin. Mitä teet? Tapausharjoitus 2 Klubin presidentti ja jäsenyyskomitean puheenjohtaja sopivat, että klubilla pitää olla parempi internetnäkyvyys. He ehdottavat, että käytetään enemmän sosiaalista mediaa ja verkostoidutaan muiden klubien nettisivujen kanssa. Miten voit käyttää sosiaalista mediaa ja nettisivuja vahvistaaksesi klubin verkkonäkyvyyttä? KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 19
Piirineuvottelua varten Tapausharjoitus 3 Paikallisen koulun rahankeruutilaisuudessa tilaisuuden järjestäjät haluavat sinun pitävän julkisen puheen ja kertovan, mistä klubisi tunnetaan paikkakunnalla. Mitä sanot? Tapausharjoitus 4 Paikkakunnalla käsitys klubista on, että tapaatte ainoastaan kerran viikossa lounaskokouksessa. Klubisi kuitenkin tukee paikkakuntaa monin eri tavoin. Miten voit muuttaa tämän käsityksen klubista? KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 20
Piirineuvottelua varten Tapausharjoitus 5 Toinen rotaryklubi tukee uutta rotaractklubia. Rotaractit ovat innoissaan useista projekteista, etenkin kansainvälisestä palveluprojektista, jolla perustetaan uusi kirjasto. He ottavat sinuun yhteyttä ja pyytävät sinua tekemään heidän toimintaansa tunnetuksi. Rahallisen tuen lisäksi rotaractit haluaisivat paikkakunnan jäsenten lahjoittavan kirjoja. Miten voit tehdä heidän toimintaansa tunnetuksi? Kenen kanssa sinun on hyvä tehdä yhteistyötä? Mihin tiedotusvälineisiin otat yhteyttä? Millä muilla keinoin rotaractklubin projektia voi tehdä tunnetuksi? KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 21
Piirineuvottelua varten Tapausharjoituksen toimintasuunnitelma Toiminto Vastuuhenkilö Toiminnon kesto 1. Edistymisen mittaaminen Käytettävissä olevat resurssit 2. 3. 4. 5. Mitä huomasit voivasi toteuttaa klubissasi? Tarvittavat resurssit KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 22
Muistilista 5: Ongelmanratkaisun opas Piirineuvottelua varten Käytä Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille ja istunnon 2 tavoitelistaa kehittääksesi oman ongelmanratkaisuoppaan. Analysoi klubin tavoitteet ja mieti, mitä mahdollisia haasteita niiden saavuttamisessa on. Esitä seuraavaksi ratkaisuja näihin haasteisiin. Tavoite Mahdollinen haaste Ratkaisu Hallinto Jäsenyys Julkisuuskuva Palveluprojektit Rotarysäätiö Muut KLUBIN JULKISUUSKUVAKOMITEAN OPAS 23
Vain napsautus ja olet perillä! Mene Member Accessiin Käy läpi kursseja ja hanki lisää rotarytietoutta. Imuroi raportteja. Selaa klubisi puolivuotisraportteja (SAR) ja maksa jäsenmaksut. Syötä klubisi vuositavoitteet ja katso mihin olette päässeet. Member Accessiin pääset napsauttamalla Rotaryn kotisivun oikeassa yläkulmassa olevaa linkkiä. Siinä on sinun rotarytoimintasi sekatavarakauppa. www.rotary.org/memberaccess www.rotary.fi/rekisteri One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA www.rotary.org 226C-FI (1212)