Asiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit Informaatio-oikeuden ja tietoteknologiaoikeuden professori, dosentti Tomi Voutilainen
Muutosajurit Prosessien sähköistäminen ja rajoitettu automatisointi Asiakirjojen hallinnasta tietojen hallintaan Rakenteiset asiakirjat ja rekisterinpidon tietokeskeisyys Tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelyvälineiden kehittyminen Lainsäädäntö ja sen käsitteistö vanhaa suhteessa kehitystyöhön ja siinä käytettäviin käsitteisiin Julkisuuslaki 1999 Julkisuusasetus 1999 Arkistolaki 1994 Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettu laki 2003 Asiakirjahallinnon/tiedonhallinnan kehittämiseltä puuttuu selkeä ohjaaja Oikeusministeriö Valtiovarainministeriö ICT Rekisterihallinto Opetus- ja kulttuuriministeriö Arkistolaitos
Muutosajurit Tiedonhallinnan keskittäminen ja tietojen keskitetty hyödyntäminen Tiedon laatuun liittyvien vaatimusten lisääntyminen Toimintatavat perustuvat vanhaan traditioon, vaikka tiedonhallintamenetelmät ovat kehittyneet Kuntien asiakirjojen käsittely, case pöytäkirjojen tarkastaminen Keskitetty tiedonhallintapalvelut, case todennetun osaamisen rekisteri Tietojen ilmoittaminen ja arkistointivelvollisuus, case tilinumeromuutosilmoitus Päällekkäinen asiakirjojen arkistointi ja hallinta, case lausuntomenettely
Asiakirjojen hallinnasta tiedon hallintaan
Muutoskaaria
Kehitysehdotukset Asiakirjahallinnon ohjausvastuut selkiytetään ja linjataan valtiovarainministeriön, oikeusministeriön sekä opetus-ja kulttuuriministeriön välillä. Tavoitteena tulisi olla, että asiakirjahallinnon ohjaus keskitettäisiin yhteen julkisen hallinnon tiedonhallinnasta vastaavaan ministeriöön. Lisäksi arkistolaitoksen rooli osana julkisen hallinnon sähköistä tiedonhallintaa tulisi täsmentää sekä ohjausmekanismeja tarkentaa; Julkisen hallinnon tiedonhallintakaaren valmistelu käynnistetään, jonka tavoitteena on yhdenmukaistaa lainsäädäntö niin perinteisten asiakirjojen kuin sähköisten asiakirjojenkin käsittelyssä. Keskeiset uudistustyössä muutoksia vaativat säädökset ovat arkistolaki, julkisuuslaki, tietohallintolaki, sähköisestä asioinnista viranomaistoimin-nassa annettu laki, julkisuusasetus sekä valtion tietoturva-asetus. Lisäksi arvioidaan tiedonhallinnan ohjauskeinojen tarpeet ja niiden edellytykset;
Kehitysehdotukset Julkisen hallinnon asiakirjahallinnon käsitteistö uudistetaan tiedonhallintakaaren valmistelun yhteydessä; Julkisen hallinnon asiakirjojen ja rekistereiden säilytysvastuut ja - tarpeet kartoitetaan ja uudistetaan yhdenmukaisten tiedonarvon määritysten ja kriteerien avulla; Tiedon ja asiakirjojen säilytysvastuut määritellään laintasoisin säännöksin. Säilytysvastuu määritellään sille viranomaiselle, jonka vastuulla asiankäsittely on kokonaisuudessaan; Julkisen hallinnon diaari-/asianumerojärjestelmä yhdenmukaistetaan sekä saatetaan JHS-järjestelmänsekä standardoinnin kautta sitovaksi sääntelyksi tietohallintolain mukaisilla menettelyillä;
Kehitysehdotukset Julkisen hallinnon tehtäväluokitukset yhdenmukaistetaan vastaamaan niin asiakirjahallinnon, kokonaisarkkitehtuurin kuvaamiseen kuin tilastoinninkin tarpeita; Asiakirjahallinnon ja tietohallinnon kuvaamisvastuut ja -ohjeet yhdenmukaistetaan palvelemaan sekä arkistonmuodostuksen että kokonaisarkkitehtuurihallinnan tarpeita; Asianhallintajärjestelmille luodaan julkiseen hallintoon yhdenmukaiset peruskäyttötapaukset, joiden pohjalta asianhallintaa voidaan kehittää yhdenmukaisesti; Kuntien asiakirjahallintoa yhdenmukaistetaan sitovan sääntelyn avulla. Tällä voidaan tehostaa asiakirjahallinnon prosesseja muun muassa luopumalla tarpeettomista paikan päällä tapahtuvista pöytäkirjan tarkastamisista;
040 595 6801 www.uef.fi