Kotitehtävä 2: Viestinnän elementit Tarkoitus: Tehokas esiintyminen koulutustilaisuudessa on paljon enemmän kuin vain yleisön edessä seisomista ja viestinnän eri elementit ovat erittäin tärkeitä, jotta saat viestin perille. Tässä kotitehtävässä esitellään useita tärkeitä viestinnän elementtejä, joita tehokkaat kouluttajat tarvitsevat, mukaan lukien: Katsekontakti ja silmien liikkeet Äänen sävy, tahti ja ilmaisut Vartalon liikkeet ja asento Sopivan kielen valinta Tehtävä: Lue seuraava teksti, mikä liittyy tehokkaan viestinnän elementteihin ja mieti omia reaktioitasi jokaiseen aiheeseen liittyen. Koulutustilaisuudessa sinä saat lisämateriaalia tästä aiheesta ja teet ryhmätöitä muiden osanottajien kanssa esitelmän pitämiseksi jostakin näistä aiheista koko muulle ryhmälle. Aihe 1: Katsekontakti ja silmien liikkeet Oletko koskaan miettinyt, mitä silmäsi sanovat, kun puhut ryhmälle? Yksinkertaisesti sanottuna vahva, suora katsekontakti on tärkeä osa rehellistä, tehokasta kommunikaatiota. Se on yksi tärkeimmistä osa-alueista ystävällisen suhteen luomiseksi sinun ja yleisön välille. Hyvä katsekontakti auttaa sinua esiintymään tehokkaasti usealla eri tavalla: Se aloittaa kommunikaation. Mieti tilannetta, missä keskustelet jonkun kanssa ja katsot jatkuvasti muualle etkä toista henkilöä. Miten tehokkaasti voit kommunikoida jonkun kanssa, jos silmäsi ovat suuntautuneet jonnekin muualle? Henkilökohtainen kommunikaatio tapahtuu vasta siinä vaiheessa, kun sinä katsot toista ihmistä silmiin kunnes silmäsi aloittavat kommunikaation. Tämä pitää paikkansa on sitten kysymys yhden henkilön tai ryhmän kanssa kommunikoimisesta. Se herättää luottamusta. Kun haluat, että joku uskoo sinua, luottaa sinuun ja on samaa mieltä kanssasi, katsekontakti on välttämätön. Sinä et luultavasti ostaisi autoa tai mitään suurempaa ostosta jos myyjä ei katso sinua silmiin. Tämä yksinkertainen luottamuksen osoitus pätee yhtä hyvin tilanteeseen, jossa sinun on herätettävä kokonaisen ryhmän luottamus. Se auttaa sinua hallitsemaan tilanteen. Haluat, että kuulijat keskittyvät sinuun. Ilman kunnollista katsekontaktia kuulijat voivat 1
hävitä omaan maailmaansa. Tai vielä pahempaa, he voivat aloittaa keskustelun muiden osanottajien kanssa, häiriten muita ja vieden huomion pois sinusta. Se auttaa hallitsemaan esiintymispelkoa. Kun luot katsekontaktin yhteen ihmiseen kerrallaan, sinä puhut sillä hetkellä hänen kanssaan kahdestaan sen sijaan, että puhut yleisölle (vaikka yleisössä olisi vain kaksi ihmistä). Tämä tekee puheestasi henkilökohtaisemman, mutta sen lisäksi se auttaa vähentämään ja hallitsemaan esiintymispelkoa. Osa henkistä puhumistilaisuuteen valmistautumista tulisi olla keskittyminen kahdenkeskiseen vuorovaikutukseen, mutta toinen henkilö sattuu olemaan yleisön joukossa. Se auttaa muita rentoutumaan. Myös katsekontaktin toinen osapuoli hyötyy tilanteesta. Kun kiinnität heihin katsekontaktin, otat heidät mukaan ja he tuntevat, että osoitat sanasi suoraan heille. Jos onnistut hyvin, suuri osa yleisöstä tuntee, että sinä puhut nimenomaan heille. Vinkkejä katsekontaktin käyttämiseen koulutustilanteessa: 1. Katso yleisöä ei seiniä, kattoa tai lattiaa. Tai edes jonnekin kaukaisuuteen yleisön taakse. Siellä ei ole ketään, vaan kaikki ovat huoneessa ja he haluavat ja ansaitsevat sinun huomiosi. 2. Ole varovainen ettet rajoita katsekontaktia vain muutamaan ihmiseen tai vielä pahempaa, vain yhteen ihmiseen, joka voi alkaa ihmettelemään, miksi sinä tuijotat häntä. Yleisökin voi alkaa ihmettelemään. Sen sijaan, että luot hyvän suhteen yleisöön, nolostutat tämän yhden ihmisen, joka on yksinään huomiosi kohde. 3. Keskity yhteen ihmiseen kerralla. Kun puhut pienelle ryhmälle, vie ensin ajatus kokonaan loppuun, pidä pieni luonnollinen tauko ja käännä sitten katseesi johonkin toiseen henkilöön ja jatka sitten puhumista. Siirrä katsetta satunnaisesti ympäri huonetta, ei järjestyksessä rivi riviltä. Jos puhut suurelle yleisölle, aloita yhdestä ihmisestä huoneen takaosassa, keskittyen vähän kauemmin. Tämä auttaa saamaan yleisön mukaan ja se auttaa myös saamaan huoneen takaosassa olijat mukaan. Tämä auttaa sinua myös korottamaan ääntäsi niin, että se kantautuu takaosaan saakka. 4. Muista perusasiat. Käytä neutraaleja, miellyttäviä ilmeitä. Harjoittele usein ennen tilaisuutta. Jos sinulla ei ole ystäviä, jotka voivat toimia yleisönä, harjoittele kuvitellun yleisön edessä. Onko sinulla muita ajatuksia tästä aiheesta, jotka haluaisit jakaa muiden koulutusinstituutin osanottajien kanssa? 2
Aihe 2: Äänen sävy, tahti ja ilmaisut Nopea puhe on kuin tekstiä, se on helppo jättää huomiotta. Kuulijat eivät keskity, jos puhuja ei tee kuuntelemisesta helppoa. Puhujan tehtävä on tehdä kuuntelemisesta helppoa ja mukavaa kuulijalle. Mutta puheen nopeus ei ole ainut ongelma. Itse asiassa nopeus on harvoin ongelma. Ongelma on useammin tasainen nopeus. Ihmiset, jotka puhuvat tasaisella nopeudella, on se sitten hitaasti tai nopeasti, turhauttavat kuulijat. He puhuvat monotonisesti ja jättävät huomiotta puheen fyysisen puolen. Puhe on fyysistä, koska se tulee kehon sisältä ja meidän tulee muistuttaa itseämme tästä tosiasiasta. Kyseessä ei ole vain henkinen harjoitus vaan puhuminen vaatii vatsalihaksia, kurkun lihaksia ja kielen ja huulten toimintaa. Puhe kirjaimellisesti kuvastaa ideoita se tuo ideat, ajatukset ja logiikan fyysiselle tasolle. Puheella on kuitenkin muutakin merkitystä kuin pelkät sanat. Koska se tulee suoraan kehon sisältä, se luo fyysisen tunteen kuulijoissa. Me kaikki tiedämme miten ääni voi luoda tunnelman. Muistele, miltä liidun ääni taululla kuulostaa; nariseva ovi; tuulen ääni männyissä illalla. Monet äänet, ei vain musiikki, herättävät meissä syviä tunteita. Sen vuoksi sinun äänelläsi on oikein käytettynä sama vaikutus. Jos sinulla on tapana puhua yksitoikkoisesti, sinä tarvitset vaihtelua, jotta saat puheeseen välimerkkejä. Tavallisin tapa puheen jaksottamiseksi on tauko, kun hengität sisään. Kirjoitettu teksti ilman pilkkuja ja pisteitä on hyvin hankalaa luettavaa. Puhe, ilman taukojen luomaa jaksottamista, on epäselvää ja hankalaa kuunnella. Se saa kuulijan tuntemaan olonsa epämukavaksi, eikä vain sen takia, että puhe on liian nopeaa. Jatkuva puheenvirta ei anna kuulijalle mahdollisuutta levätä ja miettiä puhujan ajatuksia. Saat puheeseen jaksotusta esimerkiksi seuraavilla tavoilla: Katso ihmisiä silmiin, kun puhut. Tämä hidastaa puheen vauhtia, koska saat palautetta kuulijalta. Pystyt näkemään ymmärtääkö kuulija, mitä sanot. Yhteys kuulijaan auttaa sinua tahdittamaan sanat niin, että ne osuvat kohdalleen. Hengitä sisään ja ulos useammin. Äänesi on energisempi ja tunnet itsesi rauhallisemmaksi. Sinulla on voimaa jatkaa lauseen loppuun. Pidä tauko lauseiden välissä. Tauot antavat kuulijoille mahdollisuuden sulattaa sen, mitä olet sanonut. Puhe, mikä tulee ihmiseltä, joka hengittää syvään ja säännöllisesti, on helpompi kuunnella ja ymmärtää. 3
Aihe 3: Vartalon liikkeet ja asento Vaikea puoli elekielessä on se, että et yleensä ole tietoinen siitä viestistä, minkä annat eisanallisesti. Kun puheen tai esitelmän pitäjät näkevät videolla itsensä puhuvan, he ovat usein yllättyneitä siitä, että heidän elekielensä välittää täysin eri viestin kuin mitä he tarkoittivat. Jotkut ihmiset esimerkiksi ravistelevat päätään, kun he sanovat kyllä sen sijaan, että he nyökkäisivät. Tehokas elekieli tukee viestiä ja antaa vahvan kuvan puhujasta. Yleisöt reagoivat parhaiten puhujiin, joiden vartalot ovat eläväisiä ja energisiä. Yleisö pitää liikkeestä, kun se on tarkoituksellista ja tukee viestiä. Tehokkaimmat liikkeet ovat sellaisia, mitkä kuvastavat puhujan henkilökohtaista panosta viestiin. Kuka tahansa voi sanoa liudan sanoja, mutta puhujan henkilökohtainen suhde sanottuihin sanoihin tuo ne elävästi yleisölle. Puhujat, jotka välittävät suuresti materiaalistaan, käyttävät usein koko vartaloaan viestin tukemiseen. Heidän eleensä ovat tarpeeksi suuria, että he ikään kuin ottavat mukaan kokonaisen huoneen täynnä kuulijoita. He seisovat suorassa ja nojaavat eteenpäin, kohti yleisöä, aivan kuin pyrkien lyhentämään etäisyyttä viestin ja yleisön välillä. Heidän kasvonsa ilmaisevat innostuksen ja heidän silmänsä kohtaavat yleisön, keskittyen yhteen ihmiseen kerralla. Tehokas elekieli sisältää eleet, asennon ja ilmaisun: 1. Eleet: Voit käyttää käsiäsi. Niiden ei kuulu roikkua lantioilla tai olla taskuissa, ristissä rinnan päällä tai selän takana. Käytä niitä korostamaan jotain tiettyä kohtaa, ilmaisemaan tunteita, vapauttamaan jännitystä ja ottamaan yleisön mukaan. Kuka tahansa voi kuvata eleillä jotakin lyhyttä tai pitkää, mutta jokapäiväisen keskustelun eleet ovat usein liian pieniä tai liian matalalla, jotta voisit käyttää niitä suuren yleisön edessä. Puhujan tulee suhteuttaa eleet huoneen kokoon. Tehokkaimmat eleet lähtevät olkapäästä, ei ranteesta tai kyynärpäästä. Olkapään tason eleet näkyvät hyvin pitkällekin ja vapauttavat enemmän puhujan energiaa, auttaen siten jännitystä, mikä voi kasaantua ylävartaloon (erityisesti paineen alla). 2. Asento. Asentosi voi kertoa yleisölle, että olet onnellinen, pelokas, itsevarma tai tunnet olosi epämukavaksi. Tasapainossa oleva asento, paino molemmilla jaloilla, mutta hieman etukenossa, antaa kuvan, että puhuja on yhteydessä yleisöön. Kumarassa oleva asento, joka nojaa toiseen suuntaan, antaa viestin, että puhuja ei välitä yleisöstä tai aiheesta. Kun puhuja ei tee eleitä käsillään, käsien tulisi olla vartalon sivuilla. Kun kädet ovat rennosti alhaalla eleiden välissä, se antaa rentoutuneen kuvan. Nämä hiljaiset hetket auttavat myös korostamaan eleitä. Voit liikkua yleisön edessä, mutta tauota liikettä 4
pysähtymällä välillä. Jatkuva liike, kuten esimerkiksi vartalon heiluminen, ärsyttää kuulijoita. 3. Kasvojen ilmeet. Silmien, suun ja kasvon lihasten liikkeet voivat rakentaa yhteyden yleisöön. Valitettavasti paineen alla puhetta pitäessään monet ihmiset menettävät kasvojensa ilmeet. Heidän kasvonsa jäykistyvät vakaviksi ja ilmeettömiksi ja huulet ovat vain ohut viiva. Pyri sulattamaan kasvot heti alussa. Voit esimerkiksi hymyillä, kun tervehdit yleisöä. Sinun ei tarvitse hymyillä koko puheen tai esitelmän ajan, mutta pyri hymyilemään sopivissa kohdissa. On hyvin harvoja tilanteita, jolloin sinun tulee pysyä vakavana koko puheen ajan. Koska niin paljon riippuu kommunikaatiosta ja kommunikaatio taas riippuu elekielestä, on ehdottomasti vaivan arvoista saada elekieli toimimaan. Harjoittele eleitä, asentoja ja kasvojen ilmeitä, jotta jokainen julkinen esiintyminen on paras mahdollinen. Aihe 4: Sopivan kielen valinta Et voi saavuttaa kuulijoita, jos et tiedä heistä tarpeeksi. Kun tunnet kuulijasi, voit muokata viestiä niin, että varmistat heidän ymmärtävän ja hyväksyvän sen. Tämä on erityisen tärkeää, kun tavoitteenasi on pyrkiä taivuttelemaan ihmisiä eikä vain antaa heille tietoa. Taivuttelun tarkoitus on saada kuulijat toimimaan. Jotta saavutat tämän tavoitteen, sinun täytyy saada kuulijat muuttamaan asenteitaan ja uskomuksiaan. Tai sinun tulee vahvistaa heidän jo olemassa olevia asenteita ja uskomuksia. Sen vuoksi sinulla tulee olla selvä ja yksiselitteinen käsitys yleisöstä ennen kuin valmistelet puheen tai esitelmän. Mitä sinun tulisi tietää? Monet asiat vaikuttavat siihen, miten kuulijasi tulevat reagoimaan, kuten esimerkiksi kokemus, koulutustaso, työ tai ammattitausta, ikä, sukupuoli, etninen tausta, kulttuuriset erot, jne. Onko kuulijoilla yhteisiä mielenkiinnon kohteita? Mikä on heidän suhteensa toinen toisiinsa? Mitä viimeaikaisia kokemuksia heillä saattaa olla, mitkä vaikuttavat heidän halukkuuteensa hyväksyä sinun argumenttisi? Mitä kuulijat odottavat sinulta? Onko heillä korkeita odotuksia, joita et ehkä voi täyttää? Ovatko heidän odotuksensa realistisia? Oletko valmistautunut vastaamaan näihin odotuksiin? Nämä ovat vain joitakin kysymyksiä, joita sinun tulee miettiä valmistautumisvaiheessa. Kysy niin monia kysymyksiä kuin tarvitset kussakin tilanteessa. 5
Mitä he jo tietävät? Sinun tulee puhua kuulijoille heidän nykyisen tiedon tasolla, joten on tärkeää, että tiedät tarkkaan mitä he jo tietävät. Sen pohjalta voit rakentaa esityksesi tai puheesi, lisäämällä tietoa, jota kuulijat eivät vielä tiedä. Jos esimerkiksi yleisö on jo jonkin alan asiantuntijoita, älä hukkaa heidän aikaansa kertomalla turhaa taustatietoa. Aloita sen sijaan suoraan asiasta. Mitä lisätietoa heidän tulee saada, jotta he ymmärtävät paremmin ja ovat valmiita hyväksymään viestisi? Jos taas kuulijat tietävät hyvin vähän aiheesta, sinun pitää ottaa se huomioon ja täyttää tarvittavat aukot heidän tiedoissaan. Mieti miten paljon tietoa yleisö tarvitsee, ei miten paljon tietoa sinä pystyt heille tarjoamaan. Joissakin tapauksissa voit ehkä jakaa lisätietoja erillisellä paperilla puheen tai esitelmän jälkeen. Välittävätkö he? Mieti miten paljon kiinnostusta yleisöllä on aihettasi kohtaan. Onko viestisi hyvin tärkeä tai ei lainkaan tärkeä heille? Miten paljon he välittävät? Jos he ovat hyvin kiinnostuneita, sinä voit aloittaa suoraan viestin ytimestä. Jos he eivät ole kovin kiinnostuneita, sinun pitää ehkä herättää heidän mielenkiintonsa ennen kuin kerrot viestisi pääaiheen. Voit esimerkiksi aloittaa jollakin mielenkiintoisella tarinalla tai tärkeällä tiedolla, mikä toimii eräänlaisena syöttinä, jotta saat kaikkien huomion heti alusta asti. Mitä mahdollisia asenteita, ennakkoluuloja, mielenkiinnon kohteita tai huolia heillä voi olla, mitkä vaikuttavat siihen, miten he vastaanottavat viestisi? Onko heillä vahvat käsitykset aiheesta tai sinusta? Onko heillä vahvoja uskomuksia, jotka sinun tulee ottaa huomioon? Miten paljon heidän omanarvontuntonsa ja arvonsa vaikuttavat? Suhtautuutko yleisö positiivisesti tai negatiivisesti sinun näkökantaasi? Jos heillä on positiivinen näkemys sinun aiheestasi ja viestistäsi, sinä keskityt ennen kaikkea niiden näkemysten vahvistamiseen ja niiden etujen toistamiseen, mitä kuulijat saavat. Jos heillä on negatiivinen käsitys, sinulla tulee olla toisenlainen strategia. Sinun tulee ennakoida heidän vastustuksensa ja valmistella vastauksesi. Voit joutua rajoittamaan odotuksiasi yleisön suhteen. Voit aloittaa asioilla, joiden avulla saat yleisön olemaan kanssasi samaa mieltä ennen kuin siirryt käsittelemään vaikeampia aiheita. Voit ehkä listata aluksi kaikki vastustavat mielipiteet ja sitten selittää oman käsityksesi. Ehdottoman tärkeä askel on päättää mikä voi herättää voimakkaita tunteita yleisössä ovat ne sitten positiivisia tai negatiivisia. Voit todeta, että et voi koskaan vastata täydellisesti kaikkien odotuksiin. Mutta voit esitellä oman näkökantasi niin hyvin, että voit ottaa muutkin näkökannat huomioon ja siten osoittaa, että olet tietoinen asiasta. 6
Älä epäröi kysyä. Kysymysten esittäminen on merkki siitä, että välität kuulijoista ja että haluat vastata heidän mielenkiinnon kohteisiin ja huolen aiheisiin. Puhujat ovat usein yllättyneitä siitä, miten paljon tietoa he voivat saada etukäteen yleisöstä yksinkertaisesti kysymällä. Tieto voi tulla useista eri kohteista esimerkiksi kokouksen tai tapahtuman järjestäjältä tai sponsorilta; muilta, jotka ovat puhuneet samalle yleisölle ja erityisesti niiltä, jotka aikovat tulla kuuntelemaan sinua. Jos kuulijat ovat ihmisiä, joiden kanssa olet tekemisissä säännöllisesti, tämä tehtävä on tietysti hyvin helppo. Kun valmistaudut seuraavaan puheeseen tai esitelmään, muista perustaa suunnitelmat yksityiskohtaiseen ymmärrykseen yleisöstä. Keskity siihen, mikä merkitsee eniten heille ja mikä auttaa sinua johtamaan heidät sinun omaan tavoitteeseesi. 7