Ulkoistaminen - miksi, mitä ja miten?, 29.9.2005 Miten ulkoistaa? - kokemuksia ulkoistetuista palveluista Risto Suominen, VTT VTT 2005 Tulosyksiköt: VTT Elektroniikka VTT Tietotekniikka VTT Tuotteet ja tuotanto VTT Prosessit VTT Biotekniikka VTT Rakennus- ja yhdyskuntatekniikka VTT Tietopalvelut VTT Konsernitoiminnot Perusrahoitus 33,5 % 77,0 M Henkilötyövuodet: 2 533 Liikevaihto: 229,5 M Vakiintuneet toimipaikat: Espoo, Jyväskylä, Oulu, Tampere Toimipisteet myös: Lappeenrannassa ja Turussa Alueellisia yhteistyöhankkeita: Nurmijärvellä, Raahessa, Vaasassa ja Kajaanissa Tuotot yksityiseltä sektorilta kotimaasta 29,9 % 68,7 M Tuotot ulkomailta 14,0 % 32,1 M Tuotot julkiselta sektorilta kotimaasta 22,5 % 51,7 M 1
Miksi ulkoistaa? Hyödyt? TOIMINNAN ORGANISOINTI Paranna tehokkuutta keskittymällä siihen, mitä osaat parhaiten Lisää joustavuuttasi kohdata muuttuva toimintaympäristö, kysyntä ja teknologiat Muuta organisaatiota Paranna tuotteen/palvelun arvoa sekä asiakas- ja omistajatyytyväisyyttä TOIMINNAN KEHITTÄMINEN Paranna suoritusta Hanki osaamista ja teknologiaa, jota ei muutoin ole saatavissa Paranna johtamista ja kontrollia Paranna varautumista riskeihin Hanki innovatiivisia ideoita Paranna luotettavuutta ja mainetta kovan luokan kumppanuuksilla Paranna pääsyä markkinoille ja liiketoimintamahdollisuuksia kumppanin verkoston kautta Kiihdytä kasvua tukeutumalla kumppanin suorituskykyyn, prosesseihin ja systeemeihin Kasvata myyntiä ja tuotantokykyä aikana, jona ko. kasvua ei olisi voitu rahoittaa Rahasta olemassa olevat taidot KUSTANNUKSET Vähennä kustannuksia kumppanin suorituskyvyn ja kevyemmän kustannusrakenteen kautta Muuta kiinteät kustannukset muuttuviksi TYÖNTEKIJÄT Paranna työntekijöiden uramahdollisuuksia Lisää sitoutumista ja työvirettä toiminnan reuna-alueilla RAHOITUS JA TULOT Vähennä investointeja ja vapauta resursseja muuhun Hanki tuloja siirtämällä laitteita yms. kumppanille Lähde: Soveltaen M.F Greaver II, Strategic Outsourcing, 1999 Ulkoistuksista onnistunut vain joka kolmas Deloitten tutkimus (Calling a change in the outsourcing market, 2004, n=25): kustannussäästöt ovat jääneet odotettua pienemmiksi arvoketjut ovat monimutkaistuneet sisäisiä resursseja ei ole voitu vapauttaa muuhun käyttöön ulkoistaminen on vaatinut huomattavia johtamisresursseja neljännes on vetänyt ulkoistettuja toimintoja takaisin ja neljä viidestä on neuvotellut ulkoistussopimuksistaan uudelleen 2
Yrityksen ulkoistamisstrategia STRATEGINEN ASEMOINTI missä bisneksessä olemme? mitä tuotamme ja kenelle? millä kilpailemme? YDINLIIKETOIMINTA toiminnat, joita varten yritys on olemassa, joita on vaikea jäljitellä ja jotka tekevät yrityksestä omalla alallaan ylivoimaisen: tuovat asiakkaalle lisäarvoa kilpailuaseman ja -kyvyn perusta pidä itsellä, suojaa ja vahvista YDINTOIMINTAA TUKEVA TOIMINTA toiminnat, jotka tai joiden osia voidaan uskoa ulkopuolisen hoitoon, jos hyödyt ovat selvästi haittoja / riskejä suuremmat sopivan partnerin etsintään, sopimusneuvotteluihin ja yhteistyöhön on resursseja Ulkoistuksen kriittiset kysymykset 1 Onko ydinosaamista? 2 Onko useampia vaihtoehtoisia toimittajia? 3 Onko nopeasti kehittyvää avainteknologiaa? 4 Onko modulaarinen komponentti/tuote? 5 Onko asiakkaalle kriittinen tuote/palvelu? 6 Onko meillä kustannusetu sen tuottamisessa? 7 Onko kriittinen toiminto yrityskuvan kannalta? 8 Onko toiminnon takaisin otto mahdollista? 9 Onko kumppanilla resursseja/aitoa halua jatkokehittää? 10 Jääkö yritykseen 'aivot' (ulkoistat 'kädet ja 'jalat')? 11 Tukevatko (EVA) laskelmat päätöstä? Paljonko säästämme/tehostamme? Kyllä Ulkoista! Lähde: KTT Raimo Inkiläinen, Oy Core Competence Ab, 2003 3
Ulkoistuskohteiden valinta Hyvä suoritus- ja/tai kustannustaso Liittymäkohta / vaikutus ydinosaamisiin Henkilöstötai yhteisyritys? Ulkoista! Huono suoritus- ja/tai kustannustaso Pidä ja panosta! Kehitä tai siirrä strategiselle partnerille Ei liittymäkohtaa / vaikutusta ydinosaamisiin Kuvassa esitetty nelikenttä on apuväline ulkoistettavia toimintoja, prosesseja ja/tai ihmisiä valittaessa. Selvin hyöty ulkoistuksesta on saatavissa silloin, kun kohteen toiminnan laatu tai kustannustaso ei ole kilpailukykyinen verrattuna vaihtoehtoisiin ko. toiminnan ostolähteisiin. Tarkastelu voidaan laajentaa käsittämään myös kustannukset kuvaamalla nelikenttään sijoitetut asiat kustannusten kokoisina ympyröinä. Milloin kumppanuus? Standardoidut, ostopalveluina saatavat tukitoiminnot Välttämättömät tukitoiminnot Ydintoiminnot Prosessit Osaaminen Käytä ulkoisia standardipalveluita, jotka ovat kaupallisesti saatavilla. Tavoite on parantaa laatua ja alentaa kustannuksia. Hoida itse tai yhdessä huolella valitun kumppanin kanssa (strateginen kumppani). Ydintoiminnot tuovat asiakkaalle lisäarvoa ja luovat kilpailuetua; Pidä itselläsi ja kehitä. Lähde: Soveltaen Pentti Miettinen, PLM, 2002 4
Kumppanuuden määritelmä Kumppanuudella tarkoitetaan palvelujen ostajan ja myyjän väliseen yhteistyöhön perustuvaa liikesuhdetta, jossa keskeisiä piirteitä ovat: luottamukseen perustuva pitkäaikainen yhteistyö, laaja keskinäinen informaation vaihto sekä yhteiset kehittämistavoitteet, jatkuva kehittäminen ja kehittyminen yhdessä Seitsemän askelta onnistuneeseen ulkoistukseen Analysoi ja suunnittele Tutki strategiset vaikutukset Mittaa kustannukset ja suoritus Etsi toimittaja arvioi riskit ymmärrä organisaation viesti hankkeesta alusta alkaen -visio, ydinosaamiset ja arvontuotto perusta projektiryhmä, jaa vastuut toimintatavat -rakenne ja varaa neuvonantajat -strategiat määritä: briifaa ja kouluta -päätöksentekooikeudet projektiryhmä varaa muut -sopimuksen pituus resurssit -päättyminen nimeä avainasiat: tarkista lähtökohdat -resursointi -viestintä -projektin hallinta aseta tavoitteet ja aikataulu arvioi nykyiset ja tulevat kustannukset arvioi nykyinen ja tuleva suoritus ml. heijastusvaikutus benchmarkkaa kustannuksia ja suoritusta määritä: -erityisriskit -laitteiden ym. arvo -kokonaiskustannukset tuotettaessa itse -hinnoittelumallit -lopulliset tavoitteet aseta vaatimukset aseta arviointikriteerit identifioi toimittajat ja arvioi heidät lähetä tarjouspyyntö arvioi tarjoukset -valmiudet ja edellytykset -kustannukset tutki referenssit ym. määritä: -kokonaiskustannukset ostettaessa ulkoa -kysymykseen tuleva toimittaja -informoi ylempää johtoa 5
Seitsemän askelta jatkuu Neuvottele ehdot suunnittele neuvottelut nimeä: -pääkysymykset -tavoitteet ja minimit valmistele sopimuspohja neuvottele sopimus: -kohde ja rajaukset -suoritusstandardit -muut ehdot ilmoita sopimuksesta Valmistele ja toteuta siirto tarkista roolit yhteensovita siirtosuunnitelmat nimeä siirron keskeiset asiat: -viestintä -henkilöstö esittele sopimuskumppani tue henkilötason kysymyksissä järjestä muutto Hoida sopimussuhdetta tarkista johtamistapa aseta yhteistyöryhmä kommunikoi rajaa ja muotoile: -kokousagendat -muut tuotannontekijät -kokousaikataulu tapaa henkilöstö järjestä suoritusja tulosarvioinnit ota puheeksi riittämättömät suoritukset ratkaise ongelmat rakenna kumppanuutta Muista: Vuorovaikutussuhteen ratkaisevat ihmiset, eivät sopimus. Ja nämä ihmiset testataan, kun kohdataan odottamattomia ongelmia, tai kun ilmenee merkkejä epäreiluudesta. Vuorovaikutussuhteen tulee perustua luottamukseen ja yhteiseen hyödyn tavoitteluun. Yhdessä se kestää, erikseen se epäonnistuu. Lähde: Soveltaen M.F.Greaver II, Strategic Outsourcing, 1999 Kokemuksia ja näkemyksiä VTT:n suorittamia ulkoistuksia: 70-90-luvuilla: ruokailupalvelut, työterveyshuolto, kiinteistöpalveluita, henkilöstötutkimukset, osia rekrytointiprosessista, pääosa henkilöstökoulutuksesta, konepaja- ja verstastoimintoja, painopalvelut 2000-luvulla: mineraalitekniikan analyysipalvelut, eräitä muita laboratoriotöitä, konepaja- ja verstastoimintoja, puhelinvaihde, kuljetus-, postinjakelu- ja aulavahtimestaripalvelut, pääosa tietohallinnon palveluista ulkoistusten syyt ovat olleet hyvin moninaiset (palveluajan laajentaminen, kasvavat investointitarpeet, tarvittavien kehityshankkeiden rahoitus, kustannustehokkuus, osaaminen, markkinoiden muutokset ) kokemukset ovat myönteiset. Tähän ovat myötävaikuttaneet: -ulkoistukset on suunniteltu huolellisesti ja toteutukseen on varattu aikaa -siirtyvän henkilöstön asema ja sitoutuminen on pyritty varmistamaan eri tavoin: avoin ja jatkuva viestintä, henkilöstön mukaanotto suunnittelemaan ulkoistuksen käytännön toteutusta, kaikkiin kysymyksiin vastaaminen, siirtyvän henkilöstön tutustuttaminen uusiin tiloihin ja työkavereihin -toiminnan laatua on mitattu säännöllisesti -palvelutasoa ja kumppanuutta on rakennettu yhdessä 6
Ulkoistamisen tavoitteet Hyvä ulkoistamistapa? palvelujen saaminen lähtötilannetta selvästi edullisemmalla kustannustasolla tai selvästi paremmalla palvelujen laatutasolla, tai näihin verrattavat hyödyt toimintamallin kehittäminen palvelujen jatkuvan kehittymisen turvaamiseksi Henkilöstön sitoutumisen ja aseman varmistaminen henkilöstöllä säilyy työpaikka ja hallinnan tunne työsuhteen ehdot eivät huonone harkinnanvaraisilta osin edellytykset tehtävien ja osaamisen kehittämiselle ovat olemassa Palveluille asetettavat vaatimukset vähimmäisvaatimuksena on palvelujen laatutason säilyttäminen palvelujen kehittämisedellytykset ovat olemassa 7