Elektroniset tuloslomakkeet Internetissä

Labquality 1/2007 Elektroniset tuloslomakkeet Internetissä Seuraavien kierrosten tuloksia voi lähettää sähköisillä lomakkeilla: Lyhytjaksoinen seerumi Hb, bilirubiini ja CRP DayTrol HumTrol LongTrol

2 ELEKTRONISTEN TULOSLOMAKKEIDEN KÄYTTÖOHJE Sisällys Pikaopas... 3 Tuloslomakkeen lataus ja käyttö 1. Yleistä...4 2. Tuloslomakkeen valinta... 5 3. Lomakkeen tallentaminen... 6 3.1 Microsoft Internet Explorer... 6 3.2 Netscape... 7 3.3 Tiedoston tallennuspaikka... 8 4. Tuloslomakkeen käyttöönotto... 9 5. Tuloslomakkeen täyttäminen... 10 5.1 LueMinutEnsin... 10 5.2 Yhteystiedot... 10 5.3 Tulokset... 10 6. Tuloslomakkeen lähettäminen... 11 6.1 Oikeat sähköpostiosoitteet... 12

3 Pikaopas LISÄOHJEITA KAPPALEESSA Perusta omalle tietokoneellesi hakemistot C:\LQ\Files ja C:\LQ\Results Mene Labqualityn kotisivuille ja avaa ASIAKASKANAVA omalla asiakasnumerollasi ja salasanallasi. Valitse haluamasi tuloslomake. Tallenna lomake hakemistoon C:\LQ\Files Käynnistä Excel ja avaa lomakepohja C:\LQ\Fileshakemistosta. Ota makrot käyttöön (enable macros). Tutustu tuloslomakkeen LUE MINUT ENSIN ohjeeseen, täytä yhteystiedot ja kirjaa tulokset. Tallenna lomake ohjeen mukaan nimettynä hakemistoon C:\LQ\Results. Lähetä täytetty tuloslomake sähköpostin liitetiedostona. o Sähköpostiohjelmat (esim. Eudora): Lähetä kierroksen mukaan nimetty ja tallennettu tuloslomake liitetiedostona kyseisen kierroksen sähköpostiosoitteeseen, esim. shortterm.results@labquality.fi 1. Yleistä 2. Tuloslomakkeen valinta 3. Lomakkeen lataaminen 4. Tuloslomakkeen käyttöönotto Tuloslomakkeen LueMinutEnsin-välilehti 5. Tuloslomakkeen täyttäminen 6. Tuloslomakkeen lähettäminen

4 Tuloslomakkeen lataus ja käyttö 1. Yleistä Tulosten lähettäminen Labqualitylle on mahdollista myös sähköpostin liitetiedostona. Tätä tarkoitusta varten laaditut MS-Excel pohjaiset lomakkeet ovat ladattavissa Labqualityn kotisivuilta. Lomake ja käyttöohjeet ovat tiedoston välilehdillä (ks. näyttöruudun alareunasta), jotka ovat nimeltään LueMinutEnsin, Yhteystiedot ja Tuloslomake. Lomakkeen käyttäjä lataa lomakkeen Labqualityn kotisivuilta omalle tietokoneelleen. Käyttäjän on määritettävä, mihin lomake tallennetaan omalla koneella, joten perusta omalle tietokoneellesi tallennushakemistot C:\LQ\Files ja C:\LQ\Results. Kun olet avannut lomakkeen Labqualityn kotisivulta, tallenna se itsellesi hakemistoon C:\Files. Kun olet kirjannut lomakkeelle tuloksia, tallenna lomake uudella nimellä C:\LQ\Results hakemistoon. Tuloslomake on tallennettava MS-Excel-2000-muotoon. Jos tallennat saman kuukauden tuloksia useammissa erissä, täydennä lisäykset samaan tidostoon ja lähetä lomake Labqualitylle vasta sitten, kun kaikki on tallennettu. Tuloslomakkeet sisältävät makroja, jotta tiedonsyöttö sujuisi jouhevasti. Nämä makrot on käyttäjän HYVÄKSYTTÄVÄ KÄYTTÖÖNSÄ silloin, kun Excel-ohjelma sitä kysyy (enable macros). JOS MAKROJA EI HYVÄKSYTÄ KÄYTTÖÖN TULOSLOMAKE EI TOIMI. Tuloslomakkeet on virustarkistettu. Kun lomake on ohjeiden mukaisesti täytetty, se lähetetään sähköpostin liitetiedostona Labqualityn kierrospostilaatikkoon. Sähköpostipalvelin kuittaa Labqualityn toimistoon tulleen sähköpostin palauttamalla lähettäjälle automaattisen ilmoituksen vastaanotosta. Palvelin ei kuitenkaan pysty erottelemaan lähetyksiä, joista puuttuu liitetiedosto, vaan kuittaa myös nämä postit. Käyttäjän on siis itsensä varmistettava liitetiedoston mukaan tulo. Palvelin ei myöskään voi kuitata postiasi, jos palautusosoitteesi on virheellinen. Monet sähköpostin kulun varrella olevat solmukohdat eivät tunnista kaikkia suomalaisia aakkosia osoitekentissä eikä ns. nicknamena. Eli älä käytä niissä ÄÄKKÖSIÄ. Vaikka tavallisessa sähköpostilähetyksessä voit itse pyytää vastaanottajaa kuittaamaan postisi, tätä pyyntöä tämä palvelin ei toteuta. Eli omaa kuittauspyyntöä ei tarvitse eikä saa laittaa tulospostitukseen.

5 2. Tuloslomakkeen valinta Kirjaudu sisään Labqualityn Asiakaskanavalle ja valitse sieltä Lomakkeet yleiskemian tulosten lähettämistä varten. Valitse kierros, jonka lomakkeen haluat tallentaa omalle koneellesi. Valitse tuloslomake viemällä kursori tiedostonimen linkin päälle.

6 3. Lomakkeen tallentaminen Lomakkeen tallannustapa riippuu siitä, käytätkö Microsoftin vai Netscapen selainta. Selaimen asetuksista riippuen latausvaiheet voivat poiketa tässä kuvatuista. 3.1. Microsoft Internet Explorer Voit valita kahdesta eri tallennustavasta, kun käytät Microsoft Internet Explorer -selainta: Jos napsautat tuloslomakkeen nimen linkkiä hiiren vasemmalla painikkeella MS-IE avaa Excel-lomakkeen tietokoneen näytölle. Tallenna se omalle koneellesi kuten kohdassa 3.3. neuvotaan. Jos painat hiiren oikeata painiketta, saat esille apuvalikon, josta valitset kohdan SAVE TARGET AS eli TALLENNA KOHDE NIMELLÄ, jolloin voit tallentaa valitsemasi lomakkeen koneellesi kuten kohdassa 3.3. neuvotaan.

7 3.2. Netscape Netscapessa hiiren oikea painike avaa lisävalikon. Siitä on valittava kohta SAVE LINK TARGET AS eli TALLENNA KOHDE NIMELLÄ. Tallennuksesta on lisätietoja kohdassa 3.3. Jos Netscapessa painat linkin päällä hiiren vasenta painiketta, saat kuvan osoittaman kysymyksen jatkotoimista, joista valitse SAVE THIS FILE TO DISK eli TALLENNA TIEDOSTO LEVYLLE.

8 3.3 Tiedoston tallennuspaikka Riippumatta siitä, millä tavalla tallennus valittiin, kone kysyy seuraavaksi tiedoston tallennuspaikan, joksi valitaan C:\LQ\FILES, eli hakemisto jossa säilytetään tyhjät lomakepohjat. Selaimesta riippuen tallennuksen eli latauksen edistyminen näytetään hiukan eri tavalla:

9 4. Tuloslomakkeen käyttöönotto Tarkista käytössäsi olevan Excelin Työkalut/Makrot/Security-välilehdeltä Excelin hyväksymä makrojen turvallisuustaso. Jos se on asetettu tasolle High, muuta se tasolle Medium, jotta saat taulukoiden käyttämät makrot käyttöösi. Avaa lomake (esim. LT05-2005-FIN.xls) Excelin Avaa-toiminnolla tai resurssinhallinnan kautta hakemistosta C:\LQ\Files. Avattaessa Excel ilmoittaa ohjelmassa olevista makroista. Napsauta painiketta Enable Macros, jotta taulukko toimisi halutulla tavalla. Näin saat käyttöösi uuden lomakepohjan myös seuraavien kierrosten tulosten kirjaamista varten. Lyhyt- ja pitkäjaksoiset lomakkeet uusitaan vuosittain. Kun olet hyväksynyt makrot käyttöösi, saat seuraavan ilmoituksen: Jos et ole hyväksynyt makroja käyttöösi, tuloslomake ei toimi etkä voi käyttää sitä. Tällöin saat ilmoituksen makrojen puuttumisesta ja kehoituksen tarvittaessa ottamaan yhteyttä omaan atk-tukeesi avun saamiseksi.

10 5. Tuloslomakkeen täyttäminen Lomake- ja käyttöohjeet ovat tiedoston näyttöruudun alareunassa olevilla välilehdillä LueMinutEnsin, Yhteystiedot ja Tuloslomake. 5.1 LueMinutEnsin Kunkin lomakkeen LUEMINUTENSIN-välilehti sisältää ohjeita lomakkeen täyttämisestä ja lähettämisestä. Tuloksia voidaan kirjata lomakkeelle useampana päivänä ja tallentaa hakemistoon C:\LQ\Results, mutta lomake lähetetään Labqualitylle vasta sitten, kun kyseisen kierroksen kaikki tulokset on kirjattu. 5.2 Yhteystiedot YHTEYSTIEDOT -välilehden tiedot on täytettävä ennen tulosten kirjaamista. Näitä tietoja ovat mm. asiakasnumero, laboratorion nimi ja osoite, kierroskuukausi (kierroksen järjestysnumero) ja lyhytjaksoisen tuloslomakkeella näytteen saapumis- ja analysointipäivämäärä sekä näytteen tunnistetiedot. Välilehdellä sijaitsevat myös painonappi Tallenna tuloslomake. Sen käyttäminen edellyttää kuitenkin, että LQ\Files ja LQ\Results -hakemistot on perustettu omalle tietokoneelle. 5.3 Tuloslomake Laboratorio vastaa kirjauksensa oikeellisuudesta. Tuloksen voit kirjata sille varattuun tilaan mihin ruutuun tahansa ja luku asettuu automaattisesti ruudukkoon huomioiden myös desimaalipisteen paikan. Korjatessa täytyy tulos kirjata kokonaan uudestaan. HUOM! Pitkäjaksoisten lomakkeet: Kokonaislukujen numerosarja katkaistaan automaattisesti, jos kirjatussa tuloksessa on enemmän numeroita kuin varatussa tilassa ruutuja. Tulos tasataan oikeareunaisesti ja liiat numerot vasemmalta poistetaan. Tästä voi aiheutua virhetilanne, esim. jos natrium-tulokselle on varattu 3 ruutua ja kirjoitat vahingossa neljä numeroa 1234. Tällöin sarja katkaistaan numeroksi 234.

11 Tuloksia voi kirjata lomakkeelle useampana päivänä, mutta lähetä lomake Labqualitylle vasta sitten, kun kyseisen kierroksen kaikki tulokset on kirjattu. Jokaisen kirjauksen jälkeen tallenna lomake seuraavasti: Tulostiedoston nimeäminen DT05-????-??-05 missä ensimmäiset neljä?-merkkiä tarkoittavat asiakasnumeroasi ja seuraavat kaksi?-merkkiä tarkoittavat kierroskuukautta (tai kierroksen järjestysnumeroa). Viimeiset kaksi merkkiä ovat vuosiluku. Tulostiedoston tallentaminen Kun käytetään Yhteystiedot-välilehdellä olevaa Tallenna työkirja-nappulaa hoituu tie-doston oikein nimeäminen ja tallennus oikeaan hakemistoon (C:\LQ\Results) auto-maattisesti. Edellytys: olet luonut omalle tietokoneellesi hakemistot valmiiksi (ks. kohta 3. Lomakkeen lataaminen). Tuloslomakkeen käyttäjällä on vain read only oikeudet; alkuperäisen lomakkeen päälle ei voi tallentaa uudelleen samalla nimellä. Kun tulokset on tallennettu lomakkeelle esim. DT05-????-01-05.xls nimiseksi, vaikka useampanakin päivänä, niin tulostiedosto lähetetään vain kertaalleen, vasta sitten kun siihen on tallennettu kaikki tulokset. 6. Tuloslomakkeen lähettäminen Lähetä tuloslomake (tulostiedosto) viimeistään seuraavan kuukauden ensimmäisenä työ-päivänä, jos kysymyksessä ovat lyhyt- ja pitkäjaksoiset tulokset. HUOM! Kun lähetät tulokset sähköpostina, niin älä palauta vastaavia tietoja enää uudelleen postissa tai faksina. Sinun on täytettävä sähköposti-ohjelmaan (esim. Eudora tai MS Outlook tms.) tarvittavat postin oheistiedot: vastaanottaja, postin aihe ja liitetiedosto. Sähköpostilla palauttamisessa on huomattava sähköpostin oikea otsikko ja liitetiedoston oikea nimeäminen.

12 Esimerkki: To: Subject: Attached: Daytrol.results@labquality.fi DT07-????-??-07 C:\LQ\Results\DT07-????-??-07.xls ASIAKASNUMERO KIERROKSEN NUMERO VUOSI 6.1 Oikeat sähköpostiosoitteet Daytrol: Daytrol.results@labquality.fi Longtrol: Longtrol.results@labquality.fi Humtrol: Humtrol.results@labquality.fi Short-term:Shortterm.results@labquality.fi