Opistojohtaminen muutoksessa hanke Kansanopiston kehittämissuunnitelma Tiivistelmä kehittämissuunnitelman laatimisen tukiaineistoista Opistojohtaminen muutoksessa hankkeessa ryhmä kansanopistoja laati oman opistonsa kehittämissuunnitelmaa. Samalla koostettiin aineistoa ja jaettiin yhdessä näkemyksiä siitä, minkälainen on laadukas kehittämissuunnitelma. Keskustelua kehittämissuunnitelmista on käyty myös Opetushallituksen edustajien kanssa. Kehittämissuunnitelmaa on edellytetty esimerkiksi Opetushallituksen jakamien vapaan sivistystyön laatu- ja kehittämisavustusten hakemisen yhteydessä. Hankkeen keskustelussa on noussut esille erilaisia kehittämissuunnitelmatyön ongelmakohtia. Näitä ovat olleet esimerkiksi se, että kehittämissuunnitelmat eivät kytkeydy riittävällä tavalla opiston toimintaympäristöön ja niissä on näin tavoitteettomuutta ja visiottomuutta. Kehittämissuunnitelma saattaa jäädä myös helposti irralliseksi ja se ei kytkeydy opiston strategiaan. Toisaalta operatiivisuuskin voi jäädä liian yleiseksi. Seuraavaan on koottu aineksia kehittämissuunnitelman rakentamisen tueksi. Opetushallituksen laatimat mallit koulutuksen järjestäjien kehittämissuunnitelmille Opetushallitus on laatinut ammatillisen koulutuksen järjestäjien ja kunnissa tapahtuvan strategisen suunnittelun tueksi kehittämissuunnitelmamallit. Niitä on esitelty tarkemmin Opetushallituksen sivuilla: http://www.oph.fi/amkesu http://www.oph.fi/kuntakesu Kehittämissuunnitelmamallilla on seuraavat tavoitteet ja lähtökohdat: Opetushallituksen laatima malli opetuksen ja koulutuksen järjestäjien strategisen suunnittelun tueksi Yhdistää koulutuksen järjestäjien omat kehittämistarpeet valtakunnallisiin kehittämislinjauksiin muodostaen tavoitteellisen kokonaisuuden Voi halutessaan ottaa käyttöön uutena koulutuksen strategisen suunnittelun tapana Mallia voidaan käyttää sellaisenaan tai sitä voidaan muokata omiin tarpeisiin sopivaksi Koulutuksen järjestäjän kehittämissuunnitelma toimii myös paikallisen koulutuspoliittisen keskustelun tukena ja käynnistäjänä
Opistojohtaminen muutoksessa -hankkeen lähestymistavat kansanopistojen kehittämissuunnitelmiin Kehittämissuunnitelma osana opiston strategista johtamista Hankkeessa katsottiin, että kehittämissuunnitelman tulee integroitua luontevaksi osaksi oppilaitoksen strategista johtamista ja suunnittelukäytäntöjä. Kehittämissuunnitelma kuvattiin seuraavasti: Kehittämissuunnitelma = Yhteydessä strategiaan mitkä ovat keskeiset toiminnan kehittämistavoitteet Operatiivinen asiakirja, jonka avulla kuvataan, mitä aiotaan kehittää ja miten Kehittämissuunnitelman laatiminen Kehittämissuunnitelma pohjataan opiston strategisiin tavoitteisiin Perustana hyödynnetään kuvausta toimintaympäristön muutoksista ja opiston nykytilasta Nykytilan kuvauksen perusteella tunnistetaan konkreettiset kehittämiskohteet Kehittämiskohteiden osalta asetetaan täsmälliset kehittämistavoitteet, toimenpiteet, aikataulut, vastuut ja resurssit sekä se kuinka kehittämissuunnitelman toteutumista arvioidaan osana muuta arviointia. Kehittämissuunnitelman suhdetta strategisen johtamisen kokonaisuudessa voidaan kuvata alla olevan kuvan avulla. Keskeisinä lähtökohtina opiston kehittämiselle nähdään sen visio, missio ja strategia. Kehittämissuunnitelma on kytketty prosessien johtamiseen tavoitteiden asettamisen näkökulmasta.
BSC-malli opistojohtamisen ja kehittämissuunnitelman rakentamisen tukena Kehittämissuunnitelman rakentamista jäsennettiin hankkeessa tavoitejohtamisen näkökulmasta. BSC-malli nähtiin johtamisen apuvälineenä strategian jalkauttamiseen, toiminnan tavoitteellistamiseen, toiminnan tulosten seurantaan ja toiminnan kehittämiseen. Hankkeessa pyrittiin tarkastelemaan kansanopistojohtamista BSC-mallin mukaisesti neljästä näkökulmasta: 1. Taloudellinen näkökulma Oman opiston taloudellisten mahdollisuuksien kartoittaminen opiston kehittämissuunnitelmaa tehtäessä. Toimintaympäristön muutosten hahmottaminen ja opiston nykytilan havainnointi. Miten taloudellisesti resursseja käytetään? 2. Asiakasnäkökulma Mitkä ovat keskeisiä toimintaympäristön muutoksia asiakasnäkökulmasta? Minkälaisia sivistystarpeita on nyt/tulevaisuudessa? Minkälaisiin sivistystarpeisiin vastataan ja mistä yhteiskunnallisista koulutustehtäviä huolehditaan. 3. Prosessinäkökulma Mitkä ovat keskeisiä prosesseja perustehtävän näkökulmasta? Miten tuotamme laadukasta koulutuspalvelua, joka vastaan sivistystarpeisiin? Missä prosesseissa on erityisesti onnistuttava? 4. Oppimisen ja kasvun näkökulma Miten säilytetään kyky muuttua ja kehittyä? Osaamisen johtamisen kehittäminen: miten johdetaan olemassa olevan osaamisen kartoittamista, osaamisen kehittämistä haluttuun suuntaan ja osaamisen kehittämisen seurantaa? Henkilöstösuunnittelun kehittäminen: miten henkilöstön osaaminen ja resurssit hyödynnetään parhaalla mahdollisella tavalla? Henkilöstöjohtamisen eri osa-alueiden huomiointi ja systemaattisuus: miten henkilöstöjohtamisen kokonaisuutta hallitaan? Hankkeen keskeisenä lähtökohtana oli se, että kehittämistavoitteiden asettaminen edellyttää huolellista opiston toimintaympäristön analysointia ja strategisten tavoitteiden asettamista. Toimintaympäristön analysoinnin mallina käsiteltiin esimerkiksi laadukas SWOT-mallia, joka on lyhyesti esitelty liitteessä 1. Kansanopistojen toimintaympäristöä käsiteltiin hankkeessa yhteisen keskustelussa myös seuraavan kansanopistojen kokonaistoimintaa kuvaavan kuvan avulla.
Kehittämissuunnitelma osana jatkuvaa parantamista Hankkeessa nähtiin kehittämissuunnitelma osana jatkuvaa parantamista ja tavoitteellista kehittämistyötä. Edellä kuvatun BSC-mallin/tasapainotetun tuloskortin perusajatus näkyy myös nk. Demingin ympyrässä, jota on jatkuvan parantamisen mallina kuvattu alla olevassa kuvassa.
Jatkuvan parantamisen kehää voidaan hyödyntää minkä tahansa prosessin kuvaamisessa ja se sopii hyvin myös kehittämisprosessin mallintajaksi. Tasapainotettu tuloskortti toimii hyvänä tukena tavoitteiden seuraamisessa, vastuiden määrittelyssä, aikataulutuksessa sekä arvioinnissa. Se on johtamisen apuväline siihen, että työt eivät jää keskeneräisiksi ja toiminnan kehittäminen on systemaattista. Hankkeessa laadittiin hahmotus sille, mitkä näkökulmat tulisi huomioida kehittämissuunnitelman laatimisessa ja laadittiin työpohja kehittämissuunnitelman rakentamiselle. Lähtökohtana oli se, että kehittämissuunnitelman ei tarvitse olla tekstimassana laaja asiakirja, vaan sen tulee tehokkaasti kuvata kehittämistyön keskeiset asiat. Kehittämissuunnitelma työkalu on esitetty alla ja se on tämän asiakirjan liitteenä excel-muodossa. Myös tasapainotettua tuloskorttia voidaan hyödyntää kehittämissuunnitelman laatimisessa ja se toimii siinä tehokkaana tukena ja kytkee kehittämissuunnitelman osaksi opiston kokonaistoimintaa. Esimerkki tuloskortista löytyy mm. osoitteesta http://www.oph.fi/download/137593_bsc_esimerkki_tuloskortista.pdf Molemmissa työpohjissa on lähtökohtana prosessien systemaattinen toteuttaminen ja jatkuvan parantamisen malli. Ne kytkevät kehittämistyön strategisiin tavoitteisiin ja toisaalta määritellään toimenpiteet, vastuut, aikataulut ja arviointi.
Liite 1 Laadukas SWOT LAADUKAS SWOT on työkalu, joka on tulevaisuusavusteinen strategiaprosessi, jonka toimivuutta, kompastuskiviä lopuksi arvioidaan. Se on yksi työkalu oman organisaation toimintaympäristön muutosten tarkasteluun ja erilaisten tulevaisuuden kuvien hahmottamiseen. Voit lukea siitä lisää osoitteessa http://virtual.vtt.fi/virtual/proj3/innorisk/laadukas_swot.pdf Laadukas SWOT tiivistetysti