Tarkastuslautakunta 17 16.02.2016 2013-2016 Kaupunginvaltuusto 21 07.03.2016 Hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut tilikausille 2016-2019 ja optio yhdelle (1) vuodelle TARK2013 17 Valmistelija: Tarkastaja Eija Kattilakoski puh. 044 780 9603 Uudistunut kuntalaki astui voimaan 1.5.2015. Lain 121 :n mukaisesti tulee tarkastuslautakunnan valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Kuntalain 122 :n mukaisesti valitsee valtuusto hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka tulee olla JHTT-yhteisö. Sekä kuntalain että valtuuston hyväksymän tarkastussäännön mukaisesti voidaan tilintarkastusyhteisö valita kerrallaan enintään kuuden (6) tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Kuntalain 122 :n mukaan tulee kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi valita kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Uudistuneita säännöksiä tilintarkastusyhteisön valinnasta sovelletaan ensimmäisen kerran lain voimaan tullessa olleiden tilintarkastusta koskevien sopimusten päätyttyä. Hankinnan valmistelu Hankintaa on valmisteltu tarkastuslautakunnassa tarkastajan toimesta hyödyntäen myös kaupungin hankintapäällikön asiantuntemusta.tarkastuslautakunta hyväksyi kokouksessaan 16.12.2015 104 tarjouspyynnön tilintarkastus- palveluiden hankkimisesta tilikausille 2016-2019 ja mahdollisuuden yhden (1) optiovuoden käytöstä.tarjouspyyntö koski Kokkolan kaupungin lakisääteistä tilintarkastusta (85 pv/tilikausi) sisältäen myös kaupungin liikelaitosten tarkastuksen, kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen (LIITE oheismateriaalina) tilintarkastusta (74 pv/tilikausi), erityistehtävien ja hankkeiden tarkastusta (5 pv/tilikausi) sekä tarkastuslautakunnan sihteerintehtäviä (7 h/tilikausi). Tarjouspyynnössä ilmoitettu tarkastuspäivien määrä on suuntaa antava, ei tilaajaa sitova. Tarkastuspäivien lopulliseen määrään vaikuttaa mm. tarkastuksen perustana oleva riskianalyysi. Tarjouspyyntö julkaistiin työ- ja elinkeinoministeriön julkisten hankintojen sähköisessä HILMA-palvelussa 17.12.2015 EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouspyyntö, tarjousten jättö sekä tarjousvertailu operoitiin kaupungin sähköisessä Cloudia-kilpailutusjärjestelmässä.
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/07) ja valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/07) sekä soveltuvin osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut). Tarjousten jättöaika päättyi 27.1.2016 klo 16.00. Hankintapäätös- ja sopimus Hankintapäätöksen Kokkolan kaupungin tilintarkastusyhteisön valinnasta tekee kaupunginvaltuusto tarkastuslautakunnan esityksestä. Tytäryhteisöjen tilintarkastajavalinnoista lopullisen päätöksen tekevät yhtiökokoukset/muut toimielimet siten, kuin valinnasta on säädetty. Sopimuskausi on neljä (4) vuotta kattaen tilikausien 2016-2019 hallinnon ja talouden tarkastuksen. Määräaikaisena toimeksianto ja sopimuskausi päättyvät ilman irtisanomista. Sopimusta voidaan jatkaa yhdellä (1) optiovuodella, jonka käytöstä päättää Kokkolan kaupunki viimeistään kaksitoista (12) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Kaupunkia sitova hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä vaan erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella, jonka molemmat osapuolet allekirjoittavat. Kukin tytäryhteisö tekee sopimuksen valitun tilintarkastusyhteisön kanssa sen mukaisesti kuin yhtiöjärjestyksessä ja säännöissä on määrätty kuitenkin siten, että noudatetaan tähän tarjouskilpailuun perustuvaa hinnoittelua ja muita ehtoja. Suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen sekä palvelusisältöön liittyvät vähimmäisvaatimukset Vähimmäisvaatimukset vastuullisen JHTT (JHT) -tilintarkastajan ja hänen varahenkilönsä osalta olivat vähintään viiden (5) vuoden kokemus toimimisesta vastuullisena tilintarkastajana kunnissa tai kuntayhtymissä. Avustavalta JHTT (JHT)-tilintarkastajalta edellytettiin vähintään kolmen (3) vuoden ajalta JHTT-auktorisoinnin jälkeen kokemusta kuntien tai kuntayhtymien tarkastuksesta. Tytäryhteisöjen tilintarkastajien tulee olla KHT- tai HTM (HT) -tilintarkastajia, joilla on kokemusta vähintään kolmen (3) vuoden ajalta kunnallisten tytäryhteisöjen tarkastuksesta. Erityistehtävien ja hankkeiden tarkastuksessa edellytettiin kokemusta/pätevyyttä EU- ja Tekesrahoitteisten hankkeiden tarkastuksesta sekä riittävää kielitaitoa. Lisäksi tarkastusryhmältä edellytettiin osaamista konsernien ja liikelaitosten tarkastuksesta, arvonlisäverotuksesta, sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta, yritysjärjestelyistä ja tietojärjestelmien tarkastuksesta.tarjoajalla ja palvelusta vastaavilla henkilöillä on oltava edellytykset riippumattoman tilintarkastuksen suorittamiseen. Palvelusisältöön liittyen edellytettiin kaupungin tilintarkastuksen
osalta vähimmäisvaatimuksena, että vastuullinen JHTT (JHT)- tilintarkastaja suorittaa vähintään 50 % tarkastuspäivistä, avustava JHTT (JHT)-tilintarkastaja vähintään 30 % ja enintään 10% tarkastuspäivistä saa olla ei-auktorisoitujen avustavien tarkastajien suorittamaa työtä. Lisäksi edellytettiin, että tarkastustyöstä vähintään 70 % tehdään tarkastuskohteessa. Tarjousvertailu Tarjousvertailun valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että kokonaishinnan painoarvo oli 70 % (maksimispisteet 70) ja laadun painoarvo 30 % (maksimipisteet 30). Kokonaishinta pitää sisällään tilikausien 2016-2019 osalta yllä hankinnan valmistelu -kappaleessa kuvatut tarkastuskokonaisuudet. Hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa sisältäen kaikki kulut (matka- ja majoituskustannukset, matka-ajan, päivärahat, ylityökorvaukset). Laatua arvioitiin kaupungin tilintarkastuksen osalta seuraavasti: 1. Vastuullisen JHTT (JHT)-tilintarkastajan tutkinnot/auktorisoinnit (KHT, HTM (HT), CIA), painoarvo 10 % (maksimipisteet 10). 2. Vastuullisen JHTT (JHT)-tilintarkastajan kokemus vastuulliseksi nimettynä tilintarkastajana konsernitilinpäätöksen laatineessa yli 40.000 asukkaan kunnassa tai vastaavan kokoluokan kuntayhtymässä, painoarvo 10% (maksimipisteet 10). 3. Avustavan JHTT (JHT)-tilintarkastajan vähimmäisvaatimukset (3 vuotta) ylittävä kokemus JHTT-auktorisoinnin jälkeen kuntien tai kuntayhtymien lakisääteisestä tarkastuksesta, painoarvo 10 % (maksimipisteet 10). Tarjoukset avattiin 28.1.2016 hankintapäällikkö Antti Tievan ja tarkastaja Eija Kattilakosken toimesta. Avaustilaisuudessa todettiin, että määräaikaan mennessä tarjouksen olivat jättäneet seuraavat tarjoajat: BDO Audiator Oy, KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy ja TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy. TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy veti tarjouksensa pois tarjouskilpailusta ilmoituksellaan 2.2.2016. Molemmat tarjoajat täyttivät kelpoisuusvaatimukset sekä suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vähimmäisvaatimukset ja sitoutuivat myös palvelusisältöön liittyviin vähimmäisvaatimuksiin. Tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja ne voitiin ottaa tarjousvertailuun mukaan. Tarjousten avaustilaisuudesta laadittu pöytäkirja, tarjouspyyntö, tarjoukset sekä tarjousten vertailutaulukko ovat tarkastuslautakunnan kokouksessa nähtävänä. Hankinta-asiakirjat ovat
asianosaisjulkisia hankintaa koskevan päätöksenteon jälkeen ja yleisöjulkisia sen jälkeen, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.liikesalaisuuden piiriin määritellyt osat tarjousasiakirjoista katsotaan salassa pidettäviksi. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antoi KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy saaden tarjousvertailussa yhteensä 84 pistettä, josta kokonaishinnan osuus oli 70 pistettä ja laadun osuus 14 pistettä. BDO Audiator Oy sai tarjousvertailussa yhteensä 72,037 pistettä, josta kokonaishinnan osuus 57,037 pistettä ja laadun osuus 15 pistettä. Päätösesitys puheenjohtajan selostuksen pohjalta Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että 1. Kokkolan kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen suorittajaksi tilikausille 2016-2019 mukaanlukien mahdollinen optiovuosi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy 2. Kokkolan kaupungin tytäryhteisöille esitetään tilintarkastusyhteisöksi Kuntalain 122 :n mukaisesti kaupungin valitsemaa tilintarkastusyhteisöä 3. tarkastuslautakunta valtuutetaan päättämään yhden (1) optiovuoden käytöstä tarjouspyynnön mukaisesti kaksitoista (12) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä 4. tytäryhteisöjen tilintarkastusyhteisön valintaa koskien saatetaan asia kaupunginhallitukselle tiedoksi ja toimenpiteitä varten. Päätös Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti. VSTO 21 Tarjouspyyntö liitteineen ja tarjousten avauspöytäkirja ovat oheismateriaalina. Tarjousten vertailutaulukko on nähtävillä kokouksessa. Tarkastuslautakunta Kaupunginvaltuusto päättää, että 1. Kokkolan kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen suorittajaksi tilikausille 2016-2019 mukaan-
lukien mahdollinen optiovuosi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy 2. Kokkolan kaupungin tytäryhteisöille esitetään tilintarkastusyhteisöksi Kuntalain 122 :n mukaisesti kaupungin valitsemaa tilintarkastusyhteisöä 3. tarkastuslautakunta valtuutetaan päättämään yhden (1) optiovuoden käytöstä tarjouspyynnön mukaisesti kaksitoista (12) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä 4. tytäryhteisöjen tilintarkastusyhteisön valintaa koskien saatetaan asia kaupunginhallitukselle tiedoksi ja toimenpiteitä varten. Päätös Kaupunginvaltuusto hyväksyi päätösesityksen.