JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO HALLITUKSEN ESITYSLISTA 3/2016 Kokous: Tiistai 15.3.2016 klo 11.00 Pielinen-kabinetti, Kärki, Mattilanniemi 6 Läsnä: Tieteellinen johtaja Anne-Christine Ritschkoff, puheenjohtaja Professori Timo Ahonen Professori Rauno Julin Opiskelija Jani Kykkänen Toimitusjohtaja Antti Määttä Lehtori Auli Poutanen Emerita professori Krista Varantola Muut läsnäolijat Rehtori Matti Manninen Hallintojohtaja Kirsi Moisander Yhteysjohtaja Anu Mustonen Talousjohtaja Päivi Seppä (läsnä asioissa 4-6) Strategiajohtaja Kari Pitkänen (läsnä asioissa 4-6, 8 ja 11) Suunnittelupäällikkö Jarkko Pirkkalainen (läsnä asioissa 4-6, 8 ja 11) Tilintarkastaja KHT, JHTT Ulla-Maija Tuomela, BDO Oy (läsnä asiassa 4) Henkilöstöjohtaja Jouni Valjakka (läsnä asioissa 4-6 ja 8) Tutkimuksen kehittämispäällikkö Timo Taskinen (läsnä asioissa 4 ja 6) Laatupäällikkö Pirjo Halonen (läsnä asiassa 6) EduCluster Finland Oy:n hallituksen pj Tarja Pietiläinen (läsnä asiassa 7) Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen (läsnä asiassa 3) Sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen (läsnä asiassa 3) Sihteeri yliopistonlakimies Sanna Anttilainen p. 050 443 2367, sanna.anttilainen@jyu.fi. Hallituksen esityslista 3/2016 Sivu 1 / 11
1. Päätösvaltaisuuden toteaminen 2. Esityslistan hyväksyminen 3. Tarkastus- ja varmennustoiminnan vuosiraportointi ja sisäisen tarkastuksen vuosiraportti 2015 (Tiedoksi) (Valmistelijat sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen, p. 040 8054402, matti.pitkanen@jyu.fi ja tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen, p. 0400 641795, hannu.salminen@hansadialog.fi) Jyväskylän yliopiston hallitus hyväksyi kokouksessaan 23.11.2012 Jyväskylän yliopiston tarkastus- ja varmennustoiminnan ohjesäännön. Ohjesäännön 5 :n mukaan tarkastus- ja arviointitoiminnan raportointi hallitukselle, rehtorille ja hallintojohtajalle tapahtuu tilivuosittain vuosiraportointina sekä vuoden aikana tapahtuvalla erillisraportoinnilla. Rehtorin ja hallintojohtajan tehtävänä on raportoida havainnot ja suositukset toimivalle johdolle ja ryhtyä niiden edellyttämiin toimenpiteisiin. Tarkastusvaliokunta käsittelee ja hyväksyy sisäisen tarkastuksen ja laatuauditointien vuosiraportit, jonka jälkeen ne toimitetaan hallitukselle. Tarkastusvaliokunta tekee ehdotuksen vuosiraporttien esittämistavasta joko erillisinä raportointikokonaisuuksina tai liitettynä johdon katselmukseen tai vastaavaan vuosiraportointiin. Tarkastusvaliokunta raportoi tarkastus- ja varmennustoiminnasta yliopiston hallitukselle vuosiraportoinnin yhteydessä ja sen lisäksi tarpeen mukaan. Raportoinnin toteuttaa tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja ensisijaisesti tarkastusvaliokunnan hallitusjäsenten kanssa tai muutoin tarkastusvaliokunnan valitseman henkilön kanssa. Liite 1: Sisäisen tarkastuksen vuosiraportti 2015 / ei-julkinen, JulkL 5.3, 3-kohta Hallituksen esityslista 3/2016 Sivu 2 / 11
Hallitus keskustelee ja päättää toimenpiteistä, joihin vuosiraportti antaa aihetta. 4. Tilinpäätös 2015 (Päätösasia) (Valmistelijat suunnittelupäällikkö Jarkko Pirkkalainen, p. 040 7373364, jarkko.pirkkalainen@jyu.fi ja talousjohtaja Päivi Seppä, p. 050 591 9522, paivi.seppa@jyu.fi. Käsittelyn alussa läsnä myös tilintarkastaja KHT, JHTT Ulla-Maija Tuomela, BDO Oy) Yliopistolain (558/2009) 14 :n mukaan julkisoikeudellisen yliopiston hallituksen tehtävänä on laatia tilinpäätös. Yliopistolain mukaan yliopiston kirjanpitoon sovelletaan kirjanpitolakia (1336/1997). Opetus- ja kulttuuriministeriön laatima yliopistojen taloushallinnon koodisto sisältää periaatteet, joiden mukaisesti yliopistot järjestävät taloushallintonsa sekä yhtenäiset tilinpäätösmallit, joiden mukaisesti yliopistot laativat tilinpäätöksensä. Yliopistolain mukaisesti yliopistolla voi olla välittömästi sen yliopistolaissa säädettyjen tehtävien toteuttamiseen liittyvässä yhdessä tai useammassa yrityksessä kirjanpitolain edellyttämä määräysvalta. Yritykset, joissa yliopistolla on määräysvalta, ovat yliopiston tytäryrityksiä. Yliopisto ja sen tytäryritykset muodostavat yliopistokonsernin. Yliopisto, EduCluster Finland Oy, Unifund Oy ja UniServices Oy muodostavat yliopistokonsernin. Kansainväliset standardit ja hyvä tilintarkastustapa edellyttävät yliopiston johdon antavan tilintarkastajalle kirjallisen vahvistusilmoituksen muun muassa siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus antavat oikeat ja riittävät tiedot. Liitteet: 2. Tasekirja 3. Vahvistusilmoitus tilintarkastajille 4. Tiedoksi yliopiston yksiköiden taloudellinen tulos 31.12.2015 ja tasekirjaan sisältyvää virallista tuloslaskelmaa täydentävä tuloslaskelma. Hallituksen esityslista 3/2016 Sivu 3 / 11
- Käsitellään ja allekirjoitetaan yliopistokonsernin tasekirja (liite 2) - Esitetään tilikauden tuloksen siirtämistä voittovaroihin edellisten tilikausien ylijäämän lisäykseksi, josta varainhoidosta kertyneet pääoman tuotot siirretään vapaaseen rahastoon. - Esitetään yliopistokollegiolle yliopiston tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen vahvistamista - Annetaan vahvistusilmoitus tilintarkastajille liitteen 3 mukaisesti - Pyydetään tilintarkastajilta lausunto tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä. 5. Henkilöstökertomus 2015 (Tiedoksi) (Valmistelija henkilöstöjohtaja Jouni Valjakka, p. 050 3365404, jouni.valjakka@jyu.fi) Henkilöstökertomuksen tarkoituksena on esittää luotettavaa ja objektiivista henkilöstön määrää ja -rakennetta koskevaa tietoa käytettäväksi strategiatyössä, toiminnan ja talouden suunnittelussa, henkilöstöohjelmassa sekä mm. tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmassa määriteltyjen toimintalinjojen ja tavoitteiden toteutumisen seurannassa. Vuosittain laadittava henkilöstökertomus täydentää toimintakertomusta ja tilinpäätöstä sekä toimii raporttina rehtorille ja yliopiston hallitukselle henkilöstön tilasta ja henkilöstöjohtamisesta Jyväskylän yliopistossa. Henkilöstökertomuksessa tietoja esitetään kuluneen vuoden lisäksi pääsääntöisesti kahdelta aikaisemmalta vuodelta. Tiedot on koottu pääsääntöisesti Jyväskylän yliopiston käyttämistä henkilötietojärjestelmistä. Liite 5: Vuoden 2015 henkilöstökertomus Hallituksen esityslista 3/2016 Sivu 4 / 11
Merkitään tiedoksi. 6. Johdon katselmus (Päätösasia) (Valmistelija laatupäällikkö Pirjo Halonen, p. 0504285315, pirjo.halonen@jyu.fi) Jyväskylän yliopiston johdon katselmus on vuosittain hallitukselle annettava selonteko yliopiston ydintoimintojen tilasta ja laadunhallinnasta viimeksi kuluneen vuoden aikana. Johdon katselmus on osa yliopiston johtamis- ja laadunhallintajärjestelmää. Katselmus koostuu varsinaisesta katselmusosasta ja sen tausta-aineistoista, linkki verkkosivulle (https://www.jyu.fi/yliopistopalvelut/laatu/johdonkatselmus/intra/jk_ 2016/2016). Liite 6: Johdon katselmus 1. Merkitään tiedoksi johdon katselmus. 2. Hallitus arvioi johdon katselmuksen relevanttiuden ja hyödyllisyyden arviointitiedon tuottajana toiminnan jatkuvaksi parantamiseksi. 7. Yhtiökatsaus (Tiedoksi) (Valmistelijat hallintojohtaja Kirsi Moisander, p. 0400 248061, kirsi.moisander@jyu.fi ja yliopistonlakimies Sanna Anttilainen p. 050 443 2367, sanna.anttilainen@jyu.fi. Asian esittelijänä myös EduCluster Finland Oy:n puheenjohtaja Tarja Pietiläinen, p. 040 5070673, tarja.pietilainen@educlusterfinland.fi) Yliopisto noudattaa omistajapolitiikkaan kuuluvissa asioissa hyvää hallintoa ja eettisiä periaatteita. Yliopiston hallitus käsittelee omistajapolitiikan toteutumista yhtiökatsauksen yhteydessä vuosittain. Yhtiökatsauksessa esitellään yliopiston konserniyhtiöiden tilannetta mukaan lukien enemmistöomisteisten yhtiöiden hallitusten toiminnan Hallituksen esityslista 3/2016 Sivu 5 / 11
itsearviointia. Hallitus esittää arvionsa omistajapolitiikan toteutumisesta vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä. Yliopiston omistajapolitiikan periaatteiden mukaan yritysten omistamisen tulee tukea yliopiston perustehtävien toteuttamista tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Yliopiston omistamille yrityksille määritetään hallituksen hyväksymät toiminnallisesti ja taloudellisesti mitattavissa olevat tavoitteet. Hallitus on määritellyt yhtiöille asetettavia tavoitteita sekä omistajapolitiikassa, kunkin yhtiön perustamisen yhteydessä että päätettäessä yhtiön osakkuudesta. Yliopiston hallitus on nimennyt yliopistolle strategisesti merkittäviksi yrityksiksi EduCluster Finland Oy:n, Suomen yliopistokiinteistöt Oy:n ja Certia Oy:n. Lisäksi yliopisto omistaa vuonna 2015 toimintansa käynnistäneen Unifund Jyväskylä Oy:n (100 %) sekä nyt lepäämässä olevan yrityksen UniServices Oy:n (100 %). Näiden lisäksi yliopistolla on omistuksia Sonaatti Oy:ssa (15 %), Jyväskylän Kongressikeskus Oy:ssä (0,12%) sekä strategisen huippuosaamisen keskittymistä perustetuissa SHOK-yhtiöissä: DIGILE Oy (1,05%) FIMECC Oy (1,9 %), SalWe Oy (1,9%) sekä CLIC Innovation Oy (1,45 %) 1. Merkitään tiedoksi yhtiökatsaus. 2. Arvioidaan tarvetta yliopistolle strategisesti merkittävien yhtiöiden mahdolliseen täydentämiseen tai uudelleen määrittelyyn. 8. Rakenteellinen kehittäminen (Päätösasia) Yliopistolain 14 :n mukaan yliopiston hallituksen tehtävänä on päättää yliopiston toimintarakenteesta. Yliopiston rakenteellista kehittämistä on valmisteltu vuoden 2015 ajan. Valmistelua on viety eteenpäin tarkastellen eri vaihtoehtoja ottaen huomioon jo käynnistyneet ja tulevat profiloitumishankkeet sekä Hallituksen esityslista 3/2016 Sivu 6 / 11
yliopiston tavoitteet pidemmän aikavälin tavoitteen saavuttamiseksi (visio 2030). Yliopiston strategian mukaan yliopiston organisaatiorakenne mahdollistaa tehokkaan toiminnan. Palvelurakenne tukee yliopiston perustehtävien laadukasta ja tehokasta toteuttamista. Osaratkaisuna rakenteellisessa kehittämisessä hallitus päätti 16.9.2015, että liikuntatieteellinen tiedekunta siirtyy laitoksettomaan malliin 1.1.2017 alkaen. Hallitus valtuutti kokouksessaan 26.1.2016 rehtorin käynnistämään yhteistoimintalain (334/2007) 6 luvun mukaisen yhteistoimintamenettelyn. Yhteistoimintamenettely käynnistettiin 12.2.2016 ja päätettiin yksimielisenä 9.3.2016. Yhteistoimintamenettelyssä käsiteltiin suunnitelmaa yliopiston siirtymisestä uuteen rakenteeseen 1.1.2017 alkaen. Henkilökunnalle järjestettiin 17.2.2016 kolme infotilaisuutta ja kansainväliselle henkilökunnalle yksi infotilaisuus 23.3.2016 yhteistoimintamenettelyyn liittyen. Uudessa rakenteessa tiedekuntien määrä vähenee seitsemästä kuuteen. Tämä tapahtuu yhdistämällä yhteiskuntatieteiden ja filosofian laitos humanistiseen tiedekuntaan, josta tällöin muodostuu uusi humanistisyhteiskuntatieteellinen tiedekunta sekä yhdistämällä psykologian laitos kasvatustieteiden tiedekuntaan, joka tällöin muuttuu kasvatustieteiden ja psykologian tiedekunnaksi. Ainelaitosten määrää vähennetään edelleen seuraavin toimenpitein: ITtiedekunnasta poistetaan laitosrakenne. Kielten ja viestinnän laitokset yhdistetään keskenään, samoin kuin musiikin ja taiteiden ja kulttuurin tutkimuksen laitokset. Erillislaitosten määrää vähennetään yhdistämällä kirjasto ja tiedemuseo uudeksi avoimen tiedon keskukseksi. Palvelurakennetta uudistetaan yhtä aikaa tiedekuntarakenteen kanssa yhdistämällä tiedekuntien palvelukeskusten toiminnot hallinnollisesti yliopistopalveluihin. Tässä yhteydessä tiedekuntien palvelukeskukset puretaan ja tiedekuntien ja erillislaitosten palveluhenkilöstö siirtyy yliopistopalvelujen työntekijöiksi. Tiedekunnissa ja erillislaitoksissa oleva tekninen henkilökunta jää edelleen yksiköiden työntekijöiksi. Prosessien kehittämisen yhteydessä sovitaan tarvittavan lähipalveluhenkilöstön määrä. Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen osalta huomioidaan maantieteellinen asema ja yliopistokeskustoiminnan erityispiirteet. Hallituksen esityslista 3/2016 Sivu 7 / 11
Yliopistopalveluiden rakennetta uudistetaan lakkauttamalla tilapalvelujen vastuualue ja siirtämällä tilatalous sekä projektien ja muuttojen operatiivinen tuotanto talouspalveluihin. Siivous- ja vahtimestaripalvelut siirretään asiantuntijapalveluihin osaksi kampuspalveluiden kokonaisuutta. Tilapalveluiden kohdalla muutokset tulevat voimaan 18.4.2016. Yliopistopalvelujen uudeksi vastuualueeksi muodostetaan Palvelukeskus, jossa tuotetaan tiedekuntien sekä aine- ja erillislaitosten henkilöstö- ja taloushallinnon lähipalvelut sekä ns. volyymipalvelut. Mikäli henkilö ei siirry aikaisempaa vastaavaan tehtävään uudessa organisaatiossa, neuvotellaan hänelle etsittävästä ja tarjottavasta muusta työstä sekä työtehtävien mahdollisesta muuttamisesta. Tarkoituksena on, että kaikille henkilöille pystytään löytämään työtä uudesta organisaatiosta. Rakenneuudistuksen tavoitteena on edelleen parantaa tutkimuksen ja koulutuksen tukipalveluita niin, että kaikilla tiedekunnilla ja erillislaitoksilla on tasalaatuiset, tehokkaat ja toimivat palvelut. Lähipalvelut turvataan, mutta prosessien yhdenmukaistuessa palveluprosesseja saadaan tehostettua ja palveluhenkilöstö pystyy palvelemaan laajempaakin asiakaskuntaa. Prosesseja kehittämällä myös työnkiertoa ja urapolkuja voidaan parantaa. Tavoitteena ovat tehokkaat ja samalla työntekijälle mielekkäät palvelukokonaisuudet, kuitenkin niin, että kokonaistavoitteena ovat kustannussäästöt. Kustannussäästöjä tavoitellaan tuotannon tehostamisella, määräaikaisuuksien noudattamisella ja eläköitymisillä. Kaikki vapautuvat tehtävät arvioidaan, ja selvitetään voidaanko tehtävät jättää täyttämättä työtehtävien uudelleen organisoinnilla. Hallitus päättää toteuttaa seuraavat rakenteelliset muutokset 1.1.2017 lukien. Asian vaatimat johtosääntömuutokset tuodaan hallituksen päätettäväksi vuoden 2016 aikana. Rehtori tekee toimivaltansa mukaisesti tarkemmat tehtäväkokonaisuus-, tehtävä- ja henkilötasoa koskevat päätökset. Hallitus vähentää tiedekuntien määrää seitsemästä kuuteen. Hallitus päättää siirtää yhteiskuntatieteiden ja filosofian laitoksen humanistiseen tiedekuntaan, josta tällöin muodostuu uusi humanistis-yhteiskuntatieteellinen tiedekunta sekä psykologian laitoksen kasvatustieteiden Hallituksen esityslista 3/2016 Sivu 8 / 11
tiedekuntaan, joka tällöin muuttuu kasvatustieteiden ja psykologian tiedekunnaksi. Hallitus päättää vähentää ainelaitosten määrää seuraavin toimenpitein: IT-tiedekunnasta poistetaan laitosrakenne. Kielten ja viestinnän laitokset yhdistetään keskenään, samoin kuin musiikin ja taiteiden ja kulttuurin tutkimuksen laitokset. Hallitus päättää vähentää erillislaitosten määrää yhdistämällä kirjasto ja tiedemuseo uudeksi avoimen tiedon keskukseksi. Hallitus päättää uudistaa palvelurakennetta yhdistämällä johtosäännön 10 :n mukaisten palvelukeskusten toiminnot hallinnollisesti yliopistopalveluihin. 9. Lastentarhanopettajakoulutuksen sisäänottomäärä (Päätösasia) (Valmistelija opintopalvelujohtaja Mari Ikonen, p. 040-805 4678, mari.ikonen@jyu.fi) Jyväskylän yliopiston hallitus teki 22.4.2015 päätöksen perustutkintoa suorittamaan otettavien opiskelijoiden määristä vuoden 2016 opiskelijavalinnoissa. Samalla hallitus delegoi rehtorille oikeuden tarvittaessa muuttaa hakukohteiden keskinäisiä aloituspaikkamääriä tiedekuntaneuvoston esityksestä kuitenkin siten, että kokonaisaloituspaikkamäärä ei kasva. Opetus- ja kulttuuriministeriö on laittanut hakuun määrärahan lastentarhaopettajakoulutuksen lisäykseen. Kasvatustieteiden tiedekunta on esittänyt, että vuoden 2016 aloituspaikkoja lisätään kahdellakymmenellä (20), mikäli opetus- ja kulttuuriministeriön määrärahahaun kautta saadaan lisäykselle rahoitus. Hallitus delegoi rehtorille oikeuden korottaa lastentarhaopettajakoulutuksen sisäänottomäärää (enintään Hallituksen esityslista 3/2016 Sivu 9 / 11
20:llä) sillä edellytyksellä, että yliopisto saa korotukseen ministeriöltä lisämäärärahan. 10. Tarkastusvaliokunnan puheenjohtajan sijaistaminen vuonna 2016 (Päätösasia) Tarkastusvaliokunta on yliopiston hallituksen nimeämä valiokunta. Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen on pyytänyt vapautusta tehtävästä 16.3. 31.12.2016 ajaksi. Salminen on nimetty tarkastusvaliokunnan puheenjohtajaksi vuosiksi 2016 2017. Hän on valmis jatkamaan tehtävässä vuoden 2017 alusta alkaen. Hallitus myöntää vapautuksen puheenjohtajalle sekä keskustelee ja valitsee väliaikaisen tarkastusvaliokunnan puheenjohtajan 11. Rehtorin katsaus 1) Opetus- ja kulttuuriministeriön vastatarjous JY:n tutkintotavoitteista ja valtakunnallisista tehtävistä 2) Seuraavan kokouksen asiat Todetaan. Hallituksen esityslista 3/2016 Sivu 10 / 11
12. Muut asiat 13. Pöytäkirjan tarkastaminen 14. Kokouksen päättäminen Hallituksen esityslista 3/2016 Sivu 11 / 11