Tiedostojen toimittaminen FINASiin 1(7) Hyvä tekninen arvioija Haluamme FINAS - akkreditointipalvelussa varmistaa asiakkaiden tietojen luottamuksellisuuden säilymisen. Arviointiaineistot ja selosteet toimitetaan FINASin Ekstranetin kautta. Käyttäjätunnukset ja ohjeet saat FINASista. Ohessa lisäksi ohjeet joita tulee noudattaa mikäli arviointiseloste lähetetään sähköpostin liitteenä joko avaussalasanalla suojattuna Word tiedostona tai suojattuna e-kirjeenä, jos käytössä on Adobe Acrobat ohjelmisto. E-kirjeessä lähetys on suojattu, ei varsinaisesti lähetyksen sisältämät dokumentit. Salasanaa ei saa kummassakaan tapauksessa toimittaa samassa viestissä selosteen kanssa, vaan tekstiviestillä, puhelimitse tai erillisessä sähköpostissa. Myös kommenteille lähetettävät selosteluonnokset tulee suojata samoja periaatteita noudattaen. Arviointiselosteiden virallinen muoto on edelleen paperinen, joten lopulliset selosteet tulee toimittaa aina myös allekirjoitettuna paperimuodossa. Selosteen laadinnassa tulee käyttää uutta tyhjää pohjaa, jotta vältytään aiempien tietojen jäämiseltä selosteeseen. Tämä on erityisen oleellista silloin, kun teknisellä arvioijalla on useampia arviointikohteita. 1. Selosteiden suojaaminen Wordissa / tiedoston avaussalasanan määrittäminen Word 2010 versiossa 1. Valitse tiedosto valikosta Tiedot -> Suojaa Tiedosto > Salaa salasanalla 2. Kirjoita Salaa asiakirja ikkunan Salasana ruutuun salasana ja valitse OK. 3. Kirjoita Vahvista salasana ikkunaan Kirjoita salasana uudelleen -ruutuun salasana uudelleen ja valitse OK. 4. Salasana tallentuu kun tiedosto tallennetaan.
Tiedostojen toimittaminen FINASiin 2(7) Word 2007 versiossa 1. Napsauta Microsoft Office -painiketta, valitse Valmistele ja valitse Salaa asiakirja. 2. Kirjoita Salaa asiakirja -ikkunan Salasana-ruutuun salasana ja valitse OK. 3. Kirjoita Vahvista salasana -ikkunaan Kirjoita salasana uudelleen -ruutuun salasana uudelleen ja valitse OK. 4. Tallenna salasana tallentamalla tiedosto.
Tiedostojen toimittaminen FINASiin 3(7) Word 2003 versiossa Tiedoston avaussalasanan antaminen onnistuu TYÖKALUT ASETUKSET SUOJAUKSET välilehti asiakirjan salausasetukset kohdassa anna käyttösuojauksen salasana ok pyytää vahvistamaan salasanan tai tiedostoa tallennettaessa TIEDOSTO TALLENNA NIMELLÄ (valitse oikea tallennuspaikka ja anna tallennusnimi TYÖKALUT SUOJAUSASETUKSET asiakirjan salausasetukset kohdassa anna käyttösuojauksen salasana ok pyytää vahvistamaan salasanan - Word 1997 -versiossa TIEDOSTO TALLENNA NIMELLÄ (valitse oikea tallennuspaikka ja anna tallennusnimi ASETUKSET anna avaussalasana OK pyytää vahvistamaan salasanan 2. Lähetyksen suojaus Adobe Acrobatilla - suojattu ekirje (Adobe Acrobat 7) - Kun Adobe Acrobat on avattu, SUOJAA valikosta Suojaa PDF:n toimitus - LISÄÄ LÄHETETTÄVÄ TIEDOSTO painikkeella valitaan lähetettävät tiedostot, lisätä voi useita eri tiedostoja ja myös tiedostomuotoja voi olla useita, ekirje pakkaa lähetettävät tiedostot mutta huomioi kuitenkin että lähetys tehdään sähköpostitse joten ekirjeen koko ei saa kasvaa liian suureksi.
Tiedostojen toimittaminen FINASiin 4(7) - Listassa näkyvät ekirjekuoreen sisällytettävät tiedostot seuraava - Valitaan ekirjekuorimalli ekirjekuori ja päivämäärä seuraava
Tiedostojen toimittaminen FINASiin 5(7) - ekirjekuoren toimitustavaksi valitaan Täytä digitaalisen kirjekuoren tiedot manuaalisesti - Valitaan suojauskäytäntö, Seuraava Jos valittavien suojauskäytäntöjen lista on tyhjä luodaan uusi suojauskäytäntö UUSI KÄYTÄNTÖ
Tiedostojen toimittaminen FINASiin 6(7) - Näytössä näkyy ekirjekuoren tiedot Valmis - Rastita kohta kysy salasana dokumenttia avattaessa ja anna avauksen salasana älä rajoita dokumentin muokkaus oikeuksia pelkkä dokumentin avauksen salasana riittää OK - Vahvista dokumentin salauksen salasana OK
Tiedostojen toimittaminen FINASiin 7(7) - OK - Tallenna ekirjekuori haluamaasi paikkaan esim. väliaikaisesti työpöydälle yleensä lähetyksen jälkeen koneelle tallennetun ekirjekuoren voi poistaa. Sulje Adobe - ekirje lisätään sähköpostin liitteeksi normaalin liitetiedoston tavoin, lähetettävän ekirjeen koon voi vielä tarkistaa liitteen ominaisuuksista. - ekirjeen vastaanottaja ei tarvitse Adobe Acrobat ohjelmistoa, pelkkä Adobe Reader riittää. Huom! Jos avauksessa ongelmia kyse on luultavasti siitä että tarvittava ohjelma puuttuu, tai koneella oleva versio on liian vanha.