Kansalaisen ajanvaraus Päijät-Hämeessä -hanke Terveydenhuollon ATK-päivät Lahti, 20.5.2008 Projektipäällikkö Minna Huovila Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä
HANKKEEN TAUSTAA Merkittävät muutokset terveydenhuollossa liittyvät tietoteknologian kehittymiseen Sähköisten palveluiden käyttö yleistyy ja myös terveydenhuollon palvelujärjestelmän on vastattava palveluiden käyttäjien tarpeisiin Terveydenhuollossa ajanvarausta on hallittu tietojärjestelmillä jo pitkään potilaan osuus on jäänyt passiiviseksi vastaanottajaksi ja terveydenhuollon henkilöstö on huolehtinut ajanvarauksesta Terveysprojektissa ja edellisen hallituksen tietoyhteiskuntaohjelmassa on asetettu tavoitteeksi kansalaislähtöinen sähköinen asiointi terveydenhuoltopalveluissa
Hankkeen organisointi Hanke kuuluu kansalliseen koordinaatiohankkeeseen (ekat) Muita yhteistyökumppaneita ekatin lisäksi: Lahden Fenix-hanke, TietoEnator Oman organisaation sisällä: Hoito-, palvelu- ja toimintaprosessien uudistaminen hanke, Saffe -hanke (Effica-potilashallinnon käyttöönotto) Varsinainen kehitystyö hankkeessa tapahtuu neljässä alaprojektissa, joissa kussakin on oma vastuuhenkilö Hankkeen toteutusaika: 5/2007 3/2009
Hankkeen tavoitteet Kehittää Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymään sähköisiä asiointipalveluita kansalaisten käyttöön, joiden avulla: Parannetaan palveluiden saatavuutta ja laatua ajasta ja paikasta riippumatta Vastata joustavasti ja turvallisesti käyttäjien tarpeisiin huolimatta siitä, että suora ihmiskontakti puuttuu Kansalaisen oma vastuu terveyspalveluiden käytöstä ja varaamisesta lisääntyy
Hankkeen tavoitteet jatkuu Tehostetaan terveydenhuollon resurssien käyttöä ja juurrutetaan uudet toimintatavat organisaation käyttöön Pelkkä tietotekniikkaan investoiminen voi jopa heikentää tuottavuutta, jos samalla ei kehitetä itse toimintaa Tärkeää on se, millaisia uusia toimintaprosesseja organisaatiot teknologian avulla kehittävät ja ottavat käyttöön Sähköisten asiointipalveluiden käyttö terveydenhuollossa on uutta myös terveydenhuollon ammattilaisille ammattilaisen muutosvastarintaan varautuminen
Hankkeen toteutus Kehitystyö tapahtuu neljässä alaprojektissa: 1. Sairaalan peruutusaikapalvelu ja Sairaalan ennakkotiedusteluviesti 2. Kansalaisen ajanvaraus laboratorioon 3. Lasten korvien putkitushoidon (tympanostomian) hoitosuositusten verkkopalvelu 4. HIHVA (Hoida Itse Hampaasi ja Varaa Aikasi) verkkopalvelu
1. Sairaalan peruutusaikapalvelu ja Sairaalan ennakkotiedusteluviesti Mistä kaikki lähti liikkeelle? Leikkausaikojen ajanvaraukseen liittyvä ongelma: Aikojen siirrot ja peruutukset Potilaasta johtuva leikkausaikojen siirtojen tai peruutusten seuranta kymmenen viikon ajalta Päijät-Hämeen keskussairaalan päiväkirurgialla syksy 2007: Leikkausjono Alle 6 kk jonottaneet Yli 6 kk jonottaneet Tehdyt ajanvaraukset 385 246 Potilaasta johtuva ajanvarausten siirto / peruutus 98 (25 %) 99 (40 %) Mitä asialle voi tehdä? Uudistaa kutsumenettelyä.
Avuksi mobiiliteknologia - tekstiviestikutsu Alaprojektin tavoitteena on kehittää erikoissairaanhoidon ajanvarausta asiakaslähtöisemmäksi ja tehokkaammaksi uudistamalla asiakkaan kutsumenettelyä leikkaukseen siten, että apuna käytetään tekstiviestikutsua Tekstiviesti-sovelluksen avulla voidaan potilaalle tarjota tiettyä leikkausaikaa ennakkoon tai kutsua nopeasti potilas leikkausaikansa peruneen tilalle Kutsumenettelyn uudistaminen helpottaa hoidonvaraajan työtä ja tehostaa sairaalan resurssien käyttöä
UUDISTETTU KUTSUTAPA LEIKKAUKSEEN: Sairaalan ennakkotiedusteluviesti ja Sairaalan peruutusaikapalvelu sovellukset (=Asiakkuudenhallinta) ovat integroitu Efficaan. Asiakkuudenhallinta on Effican navigaattorissa. Jonotiedot Efficasta siirtyvät Asiakkuudenhallintaan. Asiakkuudenhallinnan puolelta ei siirry tietoa Efficaan. Effica Asiakkuudenhallinta (Ennakkotiedusteluviesti ja Peruutusaikapalvelu) 1. Hoidonvaraaja lähettää asiakkaalle ennakkotiedusteluviestin eli tarjoaa tiettyä leikkausaikaa ennakkoon TAI lähettää peruutusaikaviestin eli kutsuu asiakkaan leikkausaikansa peruneen tilalle. 3. Sovellus kuittaa asiakkaalle lähettämällä varmistusviestin. 2. Asiakas vastaanottaa tekstiviestin. Vastaa myöntävästi tai kieltävästi (voi olla vastaamattakin). Vastausaikaa 24 h ennakkotiedusteluviestin kohdalla ja peruutusaikaviestin kohdalla 2 h. 4. Hoidonvaraaja tekee lopullisen ajanvarauksen, lähettää leikkausajat kirjeitse tai soittamalla.
Asiakkuudenhallinnan käytön edellytykset Oltava tiedossa Asiakkaan GSM-numero Asiakkaan lupa tekstiviestin lähettämiseen Asiakkaan lupa peruutuspaikalle tulijaksi => oltava oikeassa paikassa Efficassa, jotta tieto välittyy Asiakkuudenhallinnan puolelle => haasteellista Pilotointi on alkanut päiväkirurgialla toukokuussa 2008.
2. Kansalaisen ajanvaraus laboratorioon Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän tärkeä tavoite on edistää alueen tuotannonohjausta ja tehostaa resurssien käyttöä Kansalaiselle halutaan antaa enemmän vastuuta omista ajanvarauksistaan Osa laboratorioajanvarauksista voidaan siirtää kansalaisen vastuulle => Tavoitteena kehittää internetajanvaraus, jonka kautta kansalainen voi varata, perua tai siirtää aikoja perusterveydenhuollon laboratorioon
Salpakankaan terveysasemalla toteutettu seuranta kuinka paljon aikaa käytetty laboratorioaikojen antamiseen puhelimitse (Tammikuu 2008) Laboratorioaikojen ajanvaraus puhelimitse (2 viikon seuranta) 240 132 kpl 114 kpl Käytetty aika minuuteissa 180 120 60 109 kpl 109 kpl 76 kpl 76 kpl 60 kpl 60 kpl Käytetty aika 0 Maanantai Tiistai Keskiviikko Torstai Perjantai Viikonpäivä
Laboratorion internetvaraus perusterveydenhuoltoon Käytön edellytyksenä on lääkärin tai hoitohenkilökunnan laboratoriolähete, jos lähetettä ei ole sovellus kehottaa ottamaan yhteyttä hoitavaan yksikköön Nykykäytännössä ongelmana ovat puuttuvat lähetteet Kansalainen tulee näytteenottoon, mutta lähetettä ei ole => soittorumba ja selvittely: mitä näytteitä ja kuka määrännyt Kansalaisella tulee olla käytettävissään verkkopankkitunnisteet (vahva tunnistus)
Laboratorion internetvaraus jatkuu Sovellus tarjoaa tiettyjä päiviä (riippuen lähetteessä olevasta aikamääreestä), joista kansalainen voi varata ajan Sovellus tarjoaa aamuaikoja, mikäli paastoverikoe (laboratoriokokeet jaoteltu näytteenottoluokkiin, joiden perusteella sovellus tietää tarjota aamuaikaa) Sovellus antaa kansalaiselle ohjeet kuinka valmistautua tutkimuksiin; voi tulostaa Voi olla myös avoimia lähetteitä, jolloin kansalainen voi itse valita ajankohdan (esim. Inr-kontrollit) Sovelluksen toimittaa TietoEnator
2. Lähete siirtyy HL7 pitkin 3. Kansalainen avaa internetyhteyden ja PHSOTEY:n hakeutuu laboratorion internet Effica ajanvaraukseen. Tunnistautuu (verkkopankkitunnisteet). Varaa, siirtää tai tietokanta peruu ajan laboratorioon. Palvelu käytössä 24H. 1. Terveysaseman lääkäri tai hoitaja tekee laboratoriolähetteen terveysaseman Efficaan. 4. Sovellus tarkistaa Efficasta, että asiakas on potilastietojärjestelmässä. Varaus mahdollista vain mikäli lähete on Efficassa. Päivittää reaaliaikaisesti Effican ajanvarauskirjaa. Kansalaisen ajanvaraus -sovellus Internet ajanvarauksen pilotointi alkaa Syyskuussa 2008 Salpakankaan terveysasemalla.
3. Lasten korvien putkitushoidon (tympanostomian) hoitosuositusten verkkopalvelu Tavoitteena tukea vanhempia lasten putkitushoidon jälkeisessä hoidon tarpeen arvioinnissa verkkopalveluna tarjottavan hoitopolkusuositusten avulla Verkkopalvelussa olevan hoitopolkusuositusten avulla vanhemmat ohjataan oikean palveluntuottajan pariin => vähennetään tarpeetonta yhteydenottoa terveydenhuoltohenkilöstöön ja parannetaan kansalaisen osaamista lapsensa sairauden suhteen Verkkopalvelu kehitetään perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteistyössä
4. HIHVA (Hoida Itse Hampaasi ja Varaa Aikasi) verkkopalvelu Tavoitteena kehittää suun terveystiedon ja ajanvarauksen verkkopalvelu alle kouluikäisten lasten vanhemmille Muodostuu kahdesta osiosta: 1. Hih-osio, joka sisältää täsmätietoa juuri tämänikäisen lapsen hampaista, niiden hoidosta, hyvistä ruokailutottumuksista jne. 2. Va-osio, jonka kautta vanhemmat voivat varata, siirtää tai perua ajan suuhygienistin (tai hammaslääkärin) vastaanotolle Edellyttää hammashoidon ammattilaisen tekemää ennakkovarausta tai ajanvarausta Vahva tunnistaminen
Hankkeen arviointi Arvioinnin yhdeksi lähtökohdaksi otettu käyttäjän eli kansalaisen kokema palvelun paraneminen => palveluja käytetään vain, mikäli ne tarjoavat merkittävän lisäarvon perinteiseen toimintaan verrattuna Palveluita arvioidaan myös ammattilaisen näkökulmasta (organisaation näkökulma mukana)
Hankkeen arviointi jatkuu Arvioidaan yhteistyössä ekat hankkeen kanssa Zef-arviointi Helppokäyttöinen ja visuaalinen arviointimenetelmä Ainutlaatuinen analysointi, joka johtaa toimenpiteisiin Toteutustapoja useampia, esimerkiksi käyttäjä voi vastata internetin kautta käytettyään palvelua Prosessimittarointi Työprosessien tehokkuuden arviointi, jonka suorittavat Oulun yliopiston ja elinkeinoelämän kehittämiskeskuksen ETLA:n asiantuntijat
Palveluita kehitetään kaikille ikään katsomatta. Sähköiset palvelut ovat vaihtoehtoinen palvelumuoto ja perinteiset palvelut ovat aina saatavilla. Lisätiedot: Minna Huovila p. 044 440 6694 etunimi.sukunimi@phsotey.fi