31.8.2012 SISÄÄN - JA ULOS OPIN OVESTA Hankkeen hallittu päättäminen Rahoituskoordinaattori Merja Rossi Kaakkois-Suomen ELY-keskus
HANKKEEN PÄÄTTÄMINEN Päättäminen on osa hankkeen suunnitelmaa ja toteuttamista Tulosten ja toiminnan arviointi Keskeistä se, mitä jää hankkeen jälkeen elämään - tulokset ja hankkeen tavoitteen saavuttaminen Mitä muuta saavutettiin kuin kirjattu tavoite
HANKKEEN TULOKSET Opin ovi hankkeet ovat osa suurta valtakunnallista kehittämisohjelmaa ja niiden tulokset ovat koko ohjelman tuloksia Yksittäisen hankkeen tavoite on samalla kehittämisohjelman tavoite, yhteensopivuus varmistettu rahoitusvaiheessa Tuloksia kootaan yhteen ja verrataan koko ohjelman tavoitteisiin
HANKKEEN JATKUVUUS 1(2) Jatkuvuuden varmistaminen ja tulosten hyödyntäminen tärkeintä ohjelmakauden ja hankkeen loppuaikana Löytyykö sitoutuneita toimijoita ja rahaa? Onko jatkotoimista sovittu? Entäs jos kehitetty toimintamalli ei ole hyödynnettävissä, onko suunnitelmaa B? Onko muiden hankkeiden tuloksista silloin hyötyä? Onko aikaa ja rahaa?
HANKKEEN JATKUVUUS 2(2) Miten viestinnän toimin voidaan tukea jatkuvuutta ja sitoutumista? Ketä vielä tarvitaan joukkoon mukaan? Onko kaikki selkeästi kuvattu ja dokumentoitu? Eiväthän keskeiset asiantuntijat katoa hankkeen päättyessä? Siirtyykö tieto? Ongelmat myös valtakunnan tason keskusteluun
PÄÄTTÄMISASIAKIRJAT Hankkeen päättämiseen liittyy aikatauluun sidottuja hallinnollisia toimia, jotka on määritelty rahoituspäätöksessä: Loppuraportti Seurantalomake Maksatushakemus Asiakirjojen toimittaminen määrätyssä aikataulussa on rahoituksen saamisen ehto.
LOPPURAPORTTI 1(5) Loppuraportti ja viimeinen maksatushakemus kolmen (3) kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä rahoittajalle Loppuraportti ohjausryhmän hyväksymä Sisältää tiedon siitä, miten hankkeen tuloksia hyödynnetään hankkeen jälkeen Vastuunkantajat ja sopimukset
LOPPURAPORTTI 2(5) Kuvaus koko hankkeesta Loppuraportista pitää ymmärtää, miksi hanke toteutettiin, mitkä olivat tavoitteet ja mitä saatiin aikaan ja miten Kertoo hankkeen lähtökohdat, tavoitteet, toimenpiteet, tulokset ja toiminnan jatkuvuuden Erityisen tärkeää tulokset, hyvät käytännöt ja toiminnan jatkuvuus
LOPPURAPORTIN SISÄLTÖ 3(5) Lähtökohta, tavoitteet ja kohderyhmä Toteutus ja yhteistyö Julkisuus ja tiedottaminen Ongelmat ja suositukset Projektin tulokset Projektin innovatiivisuus Projektin tasa-arvovaikutukset
LOPPURAPORTTI 4(5) Hyvät käytännöt Toiminnan jatkuvuus Rahoitus Yhteenveto projektin toteutuksesta ja tuloksista (julkinen osio) Aineiston säilytys
LOPPURAPORTTI 5(5) Loppuraportti laaditaan EURA järjestelmään projektin päättyessä. Loppuraportti laaditaan projektisuunnitelman mukaan: Hyväksytyn projektisuunnitelman kohdasta 7. tavoitteet ja tulokset sekä kohdasta 8.1 toimenpiteet, vertailu toteutumaan Loppuraportti käsitellään projektin ohjausryhmän kokouksessa. Loppuraportissa tulee olla hakijaorganisaation nimenkirjoitusoikeuden omaavan henkilön/henkilöiden allekirjoitus/allekirjoitukset. HUOM! Yhteishankkeissa eli usean osatoteuttajan hankkeissa tulee olla kaikkien osatoteuttajien allekirjoitukset. ELY-keskus käsittelee loppuraportin, hyväksyy sen ja merkitsee loppuraportin valmiiksi EURAssa ennen viimeisen maksatushakemuksen käsittelyä.
SEURANTALOMAKE 1(2) Seurantalomake normaalilla aikataululla, kun hanke päättyy 31.12. tai 30.6. Muuna aikana päättyvä toimittaa seurantaraportin myös hankkeen loppuajalta, esim. 1.1.-30.4., loppuraportin mukana Ohjausryhmän käsittelemä
SEURANTALOMAKE 2(2) Viimeinen seurantalomake laaditaan kuten aiemmatkin. Muista merkitä Kyllä kohtaan 1. Seurantakausi, Onko kyseessä projektin viimeinen seurantalomake? Tarkista, että aloittaneet merkitty päättäneiksi tai keskeyttäneiksi. ELY-keskus käsittelee viimeisen seurantalomakkeen ja merkitsee sen valmiiksi EURAssa ennen viimeisen maksatushakemuksen käsittelyä
MAKSATUSHAKEMUS 1(2) Viimeinen maksatushakemus kolmen (3) kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä rahoittajalle Ohjausryhmä ei hyväksy maksatushakemusta, mutta saa tietoa kustannusarvion toteutumisesta ja arvioi sitä Omarahoituksen oltava koossa suunnitelman mukaisissa suhteissa
MAKSATUSHAKEMUS 2(2) Viimeinen maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake laaditaan kuten aiemmatkin projektin päättyessä. Erityisesti tulee kiinnittää huomiota: Kustannusarvion kustannuslajien toteutumiseen Rahoituserien (kunta, muu julkinen, yksityinen) toteutumiseen. Erikseen raportoitavien erien toteutumiseen.
HANKKEEN TOTEUTUSAIKA Hanke toteutetaan ja tukikelpoiset kustannukset voivat syntyä vain hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisena toteutusaikana Perustellusta syystä projektille voidaan pyytää jatkoaikaa -> hakemus jätettävä rahoittajalle hyvissä ajoin (3-5 kk) ennen alkuperäisen toteutusajan päättymistä
RAHOITUKSEN TOTEUTUMINEN Rahoittaja voi myöntää (ja maksaa) rahoituksen hankkeelle edellyttäen, että muut hankkeen kirjanpitoon tulevat rahoituserät toteutuvat hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti hankkeen päättymispäivään mennessä. Rahoituspäätös kohta 1.5. Mikäli hanke ei tule käyttämään kaikkea sille varattua rahoitusta, on asiasta syytä informoida rahoittajaa hyvissä ajoin ennen hankkeen päättymistä -> mahdollisesti tehtävä muutospäätös
ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS Kaikki kirjanpitoaineisto Tiedot toiminnasta ja osallistujista Ohjausryhmän pöytäkirjat Sähköisessä tai kirjallisessa muodossa Oltava tarkastajien käytettävissä vähintään 31.12.2020 saakka De minimis: lisäksi 10 vuoden säilytysaika tuen myöntämispäivästä Säilytyspaikka ilmoitettava
SÄILYTETTÄVÄT ASIAKIRJAT Rahoituspäätökset (kaikkien rahoittajien) Hyväksytyt projektisuunnitelmat liitteineen Hankintaluettelo ja hankintasopimukset Kilpailuttamisasiakirjat Maksatushakemukset ja päätökset liitteineen Työaikaseurannat Kirjanpitoaineisto Selvitykset erikseen raportoitavista kustannuksista Ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat Koulutus-, seminaari- ja tapahtumaohjelmat Osallistujaluettelot, joissa osallistujien nimikirjoitukset Lehti-ilmoitukset, lehtiartikkelit, esitteet Projektin julkaisut ja muu kirjallinen aineisto Väli- ja seurantaraportit Mahdolliset projektipäiväkirjat
TILINTARKASTAJAN LAUSUNTO Tilintarkastus tarvitaan vain, jos rahoituspäätös sitä edellyttää -> Viimeiseen maksatushakemukseen on liitettävä tilintarkastajan lausunto, mikäli rahoituspäätöksen ehdot niin vaativat ( Päätös kohta 3.11. Muut ehdot) EAKR-hankkeissa lähes aina ESR-hankkeissa vain poikkeustapauksissa Tilintarkastajan tulisi tuntea tukikelpoisuusehtoja ja EU:n säädöksiä
OHJAUSRYHMÄN TOIMINTA Ohjausryhmä käsittelee ja hyväksyy hankkeen loppuraportin Käsittelee seurantatiedot ja kustannusarvion toteutumisen Ohjausryhmän pöytäkirjat : onko tehty kaikista kokouksista, numeroitu juoksevasti ja allekirjoitettu
TARKASTUKSET HANKKEEN PÄÄTTYMISEN JÄLKEEN Hankkeeseen voi kohdistua rahoittajan, valtiontalouden tarkastusviraston, valtionvarainministeriön controller-toiminnon, hallintoviranomaisen (TEM) ja EU:n toimielinten tarkastuksia Tuen saajan on autettava tarkastuksissa ja toimitettava niihin hanketta koskeva materiaali Tarkastus voidaan kohdistaa myös osatoteuttajiin
RAHOITUSPÄÄTÖKSET Lue vielä huolellisesti ensimmäinen rahoituspäätös (projektipäätös), jossa on kaikki projektin hyväksymisen, rahoittamisen ja maksamisen ehdot Seuraavissa rahoituksen myöntämispäätöksissä ja muutospäätöksissä ehtoja ei toisteta Tarkista seuraavista päätöksistä mahdolliset muuttuneet muut ehdot (päätöksen kohta 4.)
KUN HANKKEEN LOPPU HÄÄMÖTTÄÄ Käy hyvissä ajoin vielä kerran päätös ja hankesuunnitelma läpi Tarkista aikataulut ja rahat Tee tarvittaessa varasuunnitelma Hanki tietoa tulosten vaikutuksista Käytä hyväksesi verkostoja ja koordinaatioprojektia