Rakennerahastojen viestintäverkoston työpaja 29.5.2013

Rakennerahastojen viestintäverkoston työpaja 29.5.2013

Recommended Finland Oy Perustettu 1990 Liikevaihto 2012 3,6 MEUR Toimivan johdon omistama 30 viestinnän ja markkinointiviestinnän ammattilaista tytäryritys Focus Flow Oy, Rovaniemi tytäryritys The Factori Oy 4 asiakkuuksiin keskittynyttä ydintiimiä Markkinointi Digi Viestintä

Asiakkaitamme

ja julkisella sektorilla

Aamupäivän juoksutus 10.00 Miten rakennerahastot näkyvät julkisuudessa? 10.05 Esittelyt ja agenda 10.15 Mitä on viestintä? 10.30 Rakennerahastoviestinnän tavoitteet (keskustelu) 11.00 Kohderyhmien määrittely ja ryhmiin jakautuminen 11.15 Tauko 11.20 Kohderyhmien viestintätarpeet (ryhmätyö) 12.15 Silloin onnistuimme kokemus onnistuneesta viestinnästä (kotitehtävä)

Työpajassa mukana Anna-Mari Vimpari Pirkko Määttälä Tuija Astikainen, Pohjois-Karjalan liitto Riikka Hanni, Pohjois-Pohjanmaan liitto Seppo Haukka, Keski-Suomen liitto Liisa Irri, Lapin ELY Tuula Isosuo, Pirkanmaan ELY Pirita Jokikaarre, Lapin liitto Antti Jokivirta, TEM Mikaela Jussila, Pohjanmaan liitto Matti Juutinen, TEM Irmeli Järvenpää, STM Martta Viitaniemi, TEM

Tiina Kairistola, TEM Mari Kuparinen, Päijät-Hämeen liitto Sanna Laiho, Uudenmaan ELY Niina Lamberg, Hämeen ELY Taina Lommi, Uudenmaan ELY Annukka Lyra, MMM Leena Lyra, TEM Tuulia Nieminen, Pirkanmaan liitto Terhi Nikula, Pohjois-Pohjanmaan ELY Pirjo Orava, Hämeen ELY Ritva-Liisa Pulkkinen, Etelä-Karjalan liitto Merja Rossi, Kaakkois-Suomen ELY Jari Sihvonen, Pohjois-Savon liitto Jaana Valkokallio, TEM

Tausta Hansel-sopimus Muut Recommendedin vastaavat asiakkuudet Uusi rakennerahastokausi Tietoa on paljon ja se on jossain määrin hallinnollista Ihmiset tekevät viestintää o.t.o:na Välillä on hyvä katsoa asioita myös ulkopuolisen silmin

Viestintä rakennerahastoissa Pirkko Määttälä, viestintäkonsultti, FM

Viestintä mitä se on Lähes kaikki olemisemme viestii tavalla tai toisella. Tarkoittaa toimia ja kielellisiä sopimuksia, joilla minimoidaan häiriöitä. On oma tieteenalansa. Sen on perusteltava itsensä. Se ei ole itseisarvo. Vaatii aina määrittelyn: kenelle viesti on suunnattu ja miksi. Lukuisia alalajeja, kanavia ja muotoja. Vahvasti kieli- ja kulttuurisidonnainen laji. Mutta parhaimmillaan ja yksinkertaisimmillaan se on myös: sitä, että kertoo omasta asiastaan toiselle niin innostuneesti, että tämä innostuu myös.

Viestintä hyvin suunniteltu on puoliksi tehty Tavoite kohderyhmä ydinviestit tyyli kanavat. Suunnittele ennen kuin aloitat. Ajattele läpi asian juoksutus ja viestinnän/viestin summittainen rakenne. Miksi viestit ja mistä asiasta > määrittele viestin tarkoitus. Kenelle > määrittele kohderyhmät. Mitä viestit; mitä kohderyhmäsi/-henkilösi haluaa kuulla (vrt. Erkki Toivasen oppi) > määrittele ydinviestit. Määrittele viestinnän tyyli ja kanavat. Hahmottele viesti.

Kaikki on viestintää: suullinen, kirjallinen, esiintyminen Suullinen viestintä: esim. puhe, esitys, juonto, esittely. Kirjallinen viestintä: tiedote, raportti, puhe, email, statuspäivitys, twiitti Esiintyminen Kaikkiin pätee viestinnän perussäännöstö suunnittelusta, kohderyhmämäärittelystä ja tyylin valinnasta.

Kohderyhmät, ydinviestit, kanavat, tyyli Kohderyhmät. Ketkä voisivat olla kiinnostuneita asiastasi? listaa heidät kaikki valitse 3-5 tärkeintä (muita ei unohdeta, mutta aloitetaan näistä) Ydinviestit. Mitä kaikkea haluat kertoa näille ihmisille? listaa kaikki asiat (esim. 20 kpl) valitse niistä 1-3 tärkeintä; kolmesta asiasta ihminen muistaa hetken päästä korkeintaan 2 (muita asioita ei unohdeta, mutta aloitetaan näistä) Tyyli- ja kanavamäärittely. Mikä toimii 15-vuotiaille, ei välttämättä toimi 75-vuotiaalle, mutta voi toimia!

Kohderyhmän huomioon ottaminen Toimittajat toivoivat hyvin kirjoitettuja tiedotteita konkreettisesti vaikuttavista kiinnostavista asioista, erityisesti hyviä case-esimerkkejä. Rakennerahastoja koskeviin tiedotustilaisuuksiin on vaikea saada toimittajia. --- testattiin ajatusta tiedotustilaisuuksien sijasta järjestettävistä vierailuista toimituksiin. --- pitivät ajatusta hyvänä, mikäli kyseessä olisi useita jutunarvoisia hankkeita taustoittava napakka esittely --- (EAKR- ja ESR-toimenpideohjelmien viestinnän arviointi ohjelmakaudella 2007-2013) Pääsääntöisesti toimittajat EIVÄT ole erityisen vastaanottavaisia millekään informaatiolle, ellei siinä ole uutista tai ainakin uutta näkökulmaa. (toim.huom.)

Tärkein kärkeen Kanavasta tai tyylistä riippumatta tärkein asia kärkeen. Viestinnän sisällön luomisessa apuna toimittajamallit: 5M+1K sekä juttupyramidi. Jos kirjoitat tai puhut, mieti ensin otsikko: mikä on 1 pääviesti. Koko maailmanselitys ei mahdu yhteen viestiin. Viestin sisältö, tyyli ja muoto ovat aina henkilön, organisaation ja substanssin käyntikortti. Tekstissä: kappaleen rakenne, virkkeen rakenne, sanajärjestys, kieli, oikeinkirjoitus. Vahvakaan sisältö ei pääse oikeuksiinsa ilman selkeää ilmaisua. Viestintä ei ole jumalan lahja vaan raakaa sääntöjen opettelua. Siksi se on myös tahdon asia.

Kirjallinen viestintä Lainalaisuudet: kieli on kokoelma yhteisiä sopimuksia ja sääntöjä, joita kunnioittamalla kunnioitat myös oman viestintäsi vastaanottajia. Asiatekstin vaaranpaikat: virkkeiden pituus, pilkutus, lauseenvastikkeiden viittaussuhteet. Otsikon vastattava sisältöä. Otsikkoon ei tule pistettä eikä huutomerkkiä. Väitelause on otsikossa parempi kuin kysymys. Email: Aihe-kentästä pitää selvitä, mistä on kyse ja onko viesti kiireellinen. Some: edustat itseäsi mutta ehkä myös organisaatiotasi. Some: kahvipöytäkeskustelu luovan tauon aikana.

Tiedote Valitse aihe. Listaa siitä kaikki tärkeät asiat ja valitse niistä 1-3 sisällöksi. Mieti kohderyhmä(t). Mediaviestinnässä kohderyhmä eivät ole toimittajat vaan ns. suuri yleisö. Miksi ihmiset olisivat kiinnostuneita sinun asiastasi? Tyyli. Miten sanot ja milloin. Sisältö ja muoto. Muistisääntö 5M + 1K sekä uutispyramidi. Paras teksti on sellainen, jota voi tarvittaessa lyhentää lopusta lause lauseelta, joten unohda lennokkaat loppuhuipennukset ja lopeta, kun asia loppuu.

Älä kikkaile Jos sinulla on asiaa, sano se selkeästi ja mielellään lyhyesti. Älä yritä olla hauska, ellei asia ole sitä. Tekstin alkuun oman organisaation nimi, tarvittaessa esim. sana Tiedote sekä päivämäärä. Sitten otsikko ja itse teksti. Älä käytä muotoiluja. Ne aiheuttavat ruuhkaisissa uutisdeskeissä tarpeetonta visuaalista hälyä. Materiaalin loppuun tiedot, keneltä voi kysyä lisää. Lähettäessä kopioi teksti suoraan viestikenttään, ei liitetiedostoja. Vastaanottajat PIILOKOPIOKENTTÄÄN. Ei ole tarkoituksenmukaista, että esim. medioiden toimitukset ja toimittajat näkevät, kenelle kaikille muille viesti menee.

Perustietoa esiintymisestä Ensivaikutelman voi luoda vain kerran. Pukeutuminen, vaatteet, puhtaat hiukset, sukat, kengät. Varmista AINA etukäteen, että laitteet toimivat ja että tarvittavat piuhat, jatkojohdot ja kytkimet ovat saatavilla. Ota aina varalta mukaan esityksesi myös muistitikulle JA lisäksi yksi paperinippu esityksestäsi. Jos ajatus katkeaa, kerro se. Odota rauhallisesti hetki. Jos asia ei palaa mieleen, siirry seuraavaan kohtaan. Kunnioita aikatauluja. Jos osuutesi aika on 10 minuuttia, esitys ei voi olla ihan niin pitkä. Rakenna esityksesi niin, että voit sujuvasti lyhentää sitä kokonaisuuden kärsimättä.

Tavoitteet

Tavoitteet Helpottaa hankeviestintää Levittää parhaita viestintäkäytäntöjä Selkiyttää TEM:n ja alueilla toimivien ihmisten roolit Saada hankkeiden viiteryhmät myös innostumaan viestinnästä Löytää uusia hankkeita ja uusia ihmisiä? Luoda konsepteja sinne, minne ne sopivat (alueellinen mediaviestintä, some)

Kenelle viestii?

Kohderyhmien pitkä lista Potentiaaliset hakijat Hanketoimijat Toimittajat Suuri yleisö Hankkeiden kohderyhmät Asiantuntijat Kehittäjät Päättäjät/kuntakenttä Muut rahoittajat Yritykset

Kohderyhmien priorisointi Potentiaaliset hakijat Hanketoimijat Toimittajat Asiantuntijat/kehittäjät/päättäjät

Ryhmiin jakautuminen Potentiaaliset hakijat Toimittajat Riikka Hanni, Pohjois-Pohjanmaan liitto Liisa Irri, Lapin ELY Tuula Isosuo, Pirkanmaan ELY Mikaela Jussila, Pohjanmaan liitto Irmeli Järvenpää, STM Mari Kuparinen, Päijät-Hämeen liitto Sanna Laiho, Uudenmaan ELY Jari Sihvonen, Pohjois-Savon liitto Ritva-Liisa Pulkkinen, Etelä-Karjalan liitto Tiina Kairistola, TEM Matti Juutinen, TEM Leena Lyra, TEM Vaikuttajat Hanketoimijat Niina Lamberg, Hämeen ELY Pirita Jokikaarre, Lapin liitto Taina Lommi, Uudenmaan ELY Terhi Nikula, Pohjois-Pohjanmaan ELY Tuija Astikainen, Pohjois-Karjalan liitto Tuulia Nieminen, Pirkanmaan liitto Merja Rossi, Kaakkois-Suomen ELY Seppo Haukka, Keski-Suomen liitto Pirjo Orava, Hämeen ELY Martta Viitaniemi, TEM Jaana Valkokallio, TEM Antti Jokivirta, TEM Annukka Lyra, MMM

Millaista viestintää he haluavat ja tarvitsevat?

1) Vaikuttajat Millainen viestijä hän on? Ipad, Savon Sanomat, HS, KL työpaikalla Ei oikein somessa, skype Sähköposti vain työkäytössä Verkko päivittäisessä käytössä Ei viestinnän vastuullinen Mitä hyviä kokemuksia rakennerahastoista? (+) Ovat saaneet rahoitusta rakennerahoitusta Miksi rakennerahastoviestit eivät kiinnosta häntä? (-) Byrokratia hirvittää Mitähän ne siellä TEMissä ovat keksineet Aikataulupaineet Millaista tietoa rakennerahastoista hän haluaa / tarvitsee? Sisäpiitritietoa, sidosryhmätilaisuudet, myös maakuntaohjelmien valmistelussa mukana Ohjelmapainotukset kiinnostavat Uutiskirjeet, aluetilaisuudet, jopa teemoittain, ryhmien kautta, huolestunut rahoituksen niukkenemisesta Kuntiin välitettävää tietoa, esittelymateriaalia, toimialaryhmä, linkki pk-yrityskenttä KUKA? Ammatti: Kehittämisyhtiön tj Nimi: Sirkka Sirkkala Paikkakunta: Kuopio Ikä: 54 Koulutus: KTM Harrastukset: jousiammunta, golf, puutarhanhoito Perhe: eronnut, kolme aikuista lasta ja yksi lapsenlapsi

2) Hanketoimija Millainen viestijä hän on? Diginatiivi (ESS, HS), ei tilaa paperilehtiä, Aamu-TV, erikoismediat, ammattilehdet Somessa vahvasti sekä ammatillisesti että yksityisesti Blogi, kv-kissa- ja ihmisoikeusblogi Mitä hyviä kokemuksia rakennerahastoista? (+) Työpaikka on tullut sitä kautta Verkostoitunut hyvin myös muiden hanketoimijoiden kanssa Myönteinen suhtautuminen Potentiaalinen spoke, tarinoita riittää Miksi rakennerahastoviestit eivät saavuta tai kiinnosta häntä? (-) Byrokratia on kamalaa EU-jargon Millaista tietoa rakennerahastoista hän haluaa / tarvitsee? Vertaistuki on tärkeää Kv-näkökulma, mamu-hankkeet Konkreettista tietoa siitä, mikä muuttuu, erityisesti jos joku on yksinkertaistunut Verkko-osoitteistoja, linkkejä, asioiden yksinkertaistamista, visualisointia Koulutusta Tapaamiset ja evästä niihin KUKA? Ammatti: pätkätöissä projektipäällikkönä Palmeniassa Nimi: Johanna Autio-Virtolaakso Paikkakunta: Lahti Ikä: 34 Koulutus: KM Harrastukset: juoksu, Amnesty Perhe: aviomies ja kissa

3) Potentiaalinen hakija Millainen viestijä hän on? - käyttää sujuvasti nettiä; omat sosiaaliset kanavat ovat Fb ja ennen kaikkea Vkontakt (venäjänkielinen Fb-palvelua vastaava palvelu), Juri myös twiittaa Mitä hyviä kokemuksia rakennerahastoista? (+) - Hänellä tuskin on sellaisia, vaikka voisi olla. Miksi rakennerahastoviestit eivät saavuta tai kiinnosta häntä? (-) - rakennerahastoja koskeva informaatio ei tavoita Juria, koska hänellä on 1) kiire (on se pk-ikäinen lapsikin), 2) byrokratian pelko (saanut byrokratiaa riittämiin maahanmuuttoprosessissa), 3) joskus ongelmia ymmärtää hallintokieltä, vaikka onkin ollut pitkään Suomessa Millaista tietoa rakennerahastoista hän haluaa / tarvitsee? - Jurin kaltaiset voidaan tavoittaa hyvien case-esimerkkien avulla, kun hyviä esimerkkejä kerrotaan hänen omilla kanavillaan - Juria voisi lähestyä myös omien harrastusryhmien kautta vaikkapa rahastoista kertovalla lasinalusella tai vastaavalla teezerilla KUKA? Ammatti: alueellinen maahanmuuttajakoordinaatto ri vk-järjestössä Nimi: Juri Korhonen Paikkakunta: Iisalmi Ikä: 46 Koulutus: tekn.tri (ru), amk (fi) Harrastukset: Olvin olutseura ja Ursa Perhe: eronnut, uusissa naimisissa, 2+1 lasta

4) Kansalainen, paikallislehden toimittaja Millainen viestijä hän on? - käyttää paljon nettiä, mutta on myös oman alueensa sanomalehtien suurkuluttaja; perheessä ei ole tv:tä, jos Marja-Leena kuuntelee radiota, se on Ylen Sadio Suomi - Marja-Leena on rutinoitunut tiedotemateriaalin lukija ja käsittelijä - hän on hyvä kirjoittaja ja näin ollen osaa tehdä luovia ja mielenkiintoisia juttuja Mitä hyviä kokemuksia rakennerahastoista? (+) - Marja-Leenan työviiteryhmiin kuuluvat kunnalliset päättäjät ja virkamiehet; lisäksi hänellä on iso kontaktipinta maailmankatsomuksensa kautta, eli joka kesä käydään suviseuroilla, joissa on valtavasti yhteiskunnan eri tasoilla toimivia tuttuja ja sukulaisia - hänellä on TEM:läinen koulukaveri, jonka kanssa kesällä kylänraitilla puhuessa myös rakennerahastoasioita on sivuttu Miksi rakennerahastoviestit eivät saavuta tai kiinnosta häntä? (-) Millaista tietoa rakennerahastoista hän haluaa / tarvitsee? - Marja-Leena on kiinnostunut saamaan tietoa tiedosta; hän ottaa vastaan hyvää valmiiksi pureskeltua tietoa, mutta haluaa pureskella sen uudelleen tarjoillessaan sen lukijoilleen eteenpäin - on kiinnostunut uuden ohjelmakauden alussa järjestettävästä alueellisesta koulutuksesta toimittajille - Marja-Leena osaa myös hakea alustavaa tietoa Europe Direct palvelusta ( Onko sinulla kysyttävää EU:sta? Europe Direct vastaa ) KUKA? Ammatti: toimittaja Nimi: Marja-Leena (o.s.) Kärkkäinen Paikkakunta: Nivala Ikä: 42 v. Koulutus: yo, luovan kirj. kursseja Harrastukset: puutarhanhoito, lukeminen, sisustaminen Perhe: mies koneyrittäjä, 8 itsenäiseksi oppinutta lasta

Yhteenveto kohderyhmien viestintätarpeista Byrokratia pitää avata konkreettisesti; esim. kuvitettu prosessikaavio tai sarjakuvaksi tehty tarina hankehaun prosessista. Kieltä pitää yksinkertaistaa. Onnistuneet esimerkit esiin: lehtijuttuja, somepäivityksiä. Kohdennettuja ja räätälöityjä koulutuksia ja esimerkit mukaan niihin. Sidosryhmätilaisuuksia; jälleen hyvät esimerkit esiin. Uutiskirjeet. Tietoa kunnallisille päättäjille.

Kotitehtävä Mieti yksi esimerkki onnistuneesta viestinnästä? Mielellään rakennerahastoihin tai EU-hankkeisiin liittyvää, mutta voi olla muutakin Kaikki keinot ja kanavat lasketaan: lehtijutut, sosiaalinen media, tilaisuudet, messut

Jatkotyö Työpaja II syyskuussa samalla porukalla: Onnistuneet viestintäcaset Viestinnän työkalupakki, ml. some ja mediaviestintä Materiaalitoiveet tulevalle kaudelle Työpaja III loppusyksystä: Viestinnän työnjako ja toimet seuraaville vuosille

Kiitos! Ruusut ja risut osoitteisiin: anna-mari.vimpari@recommended.fi pirkko.maattala@recommended.fi