TEKSTIILI- JA VAATETUSTEOLLISUUDEN TOIMIHENKILÖIDEN PALKKAUSJÄRJESTELMÄN YLLÄPITO-OHJEET KULUTUSTAVARARYHMÄ RY TOIMIHENKILÖUNIONI TU RY
JOHDANTO Tekstiili- ja vaatetusteollisuus ry sekä Suomen Teollisuustoimihenkilöiden Liitto STL ry ja Teknisten Liitto TL ry sopivat vuoden 1997 aikana osana liittojen välistä tekstiili- ja vaatetusteollisuuden toimihenkilöiden työehtosopimuksen uudistamisratkaisua, että alan yrityksissä sekä teknisiin että teollisuustoimihenkilöihin ryhdytään 1.1.1999 alkaen soveltamaan uutta palkkausjärjestelmää. Vuoden 2007 työehtosopimusratkaisussa sovittiin, että sopimuksen nykyiset allekirjoittajat Kulutustavararyhmä ry ja Toimihenkilöunioni TU ry uudistavat tämän palkkausjärjestelmän ylläpito-ohjeen 10 vuoden aikana saatujen kokemusten pohjalta. Tämä vihkonen sisältää lyhyen kuvauksen palkkausjärjestelmän sisällöstä ja käytöstä työpaikalla. Vihkosen ovat laatineet yhteistyössä Kulutustavararyhmä ry:n jäsenliitto Tekstiili- ja vaatetusteollisuus ry ja Toimihenkilöunioni TU ry ja se on tarkoitettu käsikirjaksi yrityksille palkkausjärjestelmän soveltamisessa ja ylläpidossa. 1
1 YRITYKSEN PALKKAPOLITIIKKA Työyhteisöltä ja sen henkilöstöltä odotetaan tuloksellisuutta. Tuloksiin pyrkivä organisaatio tavoittelee hyvää ja pysyvää työvoimaa, kannustaa ja motivoi sitä kehittymään ja ottamaan vastaan uusia haasteita. Organisaatiot poikkeavat monessa suhteessa toisistaan. Niillä on erilainen historia, ihmiset, arvot, toimintakulttuuri, ympäristö, toiminta-ajatukset, teknologia, tuotteet jne. Näin myös toiminnan kehittämisen tavoitteet eri organisaatioissa muodostuvat erilaisiksi. Johdonmukainen yrityskohtainen palkkapolitiikka on pitkäjänteinen prosessi, joka on osa organisaation toiminta-ajatuksen, tavoitteiden ja ohjausjärjestelmien kehikkoa ja hyvin toimivana tukee kunkin työyhteisön tavoitteiden saavuttamista. Perustan palkkapolitiikan hoidolle muodostaa palkkausjärjestelmä. Sen tulisi olla rakennettu niin, että se heijastelee tunnetta tasa-arvoisten ja oikeudenmukaisten periaatteiden toteutumista töitä ja työsuorituksia arvioitaessa, ja sen tulee motivoida ja ohjata työkäyttäytymistä oikeaan ja tarkoituksenmukaiseen suuntaan. Vaikka henkilön tai henkilöstöryhmän ansioiden taso tai ansioiden kehittyminen ei ole palkankorotusten peruste toiselle henkilölle tai henkilöstöryhmälle, edellyttää johdonmukainen palkkapolitiikka, että toisaalta työpaikan eri henkilöstöryhmien ansiotasot ja toisaalta ansiokehitys ovat oikeudenmukaisessa suhteessa toisiinsa nähden. Vaikka toimeen sisältyvä johtaminen ja valvonta ovat jo sinänsä tekijöinä arvioitaessa toimen vaativuutta, tulee yrityksen palkkapolitiikassa kuitenkin jatkuvasti seurata esimiesten ja alaisten palkkausta, jotta esimiesasemassa olevan toimihenkilöiden palkkataso ylittää alaisinaan toimivien palkkojen tason. Työn vaativuuden arviointi on osa palkkausjärjestelmää ja sillä tuetaan oikeudenmukaisen palkkausjärjestelmän toteutumista. Arviointijärjestelmässä tulee ottaa huomioon se, mihin suuntaan työtä halutaan kehittää, jotta organisaation työprosessit kehittyisivät haluttuun suuntaan. Mikään palkkausjärjestelmä ei toimi itsestään vaan kaikki riippuu siitä, suostuuko työyhteisö käyttämään sitä kannustavan johtamisen välineenä. Järjestelmä on yksi järkevän ja joustavan johtamisen ja toiminnan ohjaamisen instrumentti. Menestys riippuu osaltaan siitä, miten sitä käytetään, ylläpidetään ja kehitetään. 2
2 TOIMIHENKILÖN PALKAN RAKENNE Toimihenkilön henkilökohtainen kokonaispalkka muodostuu kolmesta elementistä, jotka perustuvat toimen vaativuuteen, henkilökohtaiseen pätevyyteen ja palvelusaikalisään. Toimen vaativuus - palkanosa Keskeisin elementti on toimen vaativuuteen perustuva palkanosa. Vaativuus arvioidaan palkkausjärjestelmän sisältämällä vaativuuden arviointijärjestelmällä. Arvioinnista saatujen tulosten perusteella toimi sijoittuu johonkin kymmenestä vaativuusluokasta, joista jokaiselle on voimassa olevassa työehtosopimuksessa sovittu vaativuusluokkapalkka. Henkilökohtainen palkanosa Palvelusaikalisä Henkilökohtainen palkanosa Palkkarakenteen toinen elementti, henkilökohtainen palkanosa, määräytyy tointa hoitavan toimihenkilön pätevyyden ja työsuorituksen perusteella. Pätevyys- ja suoritustekijöitä on työpaikoilla esimiesten toimesta arvioitava järjestelmällisesti ja oikeudenmukaisesti. Tämä opas sisältää mallijärjestelmiä, joita voidaan käyttää sellaisenaan taikka yrityksen olosuhteisiin sovellettuna. Voidaan käyttää myös muita arviointimenetelmiä. Henkilökohtaisen palkanosan suuruuden tulee puolen vuoden palveluksessaolon jälkeen olla vähintään 3 prosenttia asianomaisen toimen vaativuusluokan ohjepalkasta. Palvelusaikalisä Palvelusaikalisä on erillisenä lisänä maksettava lisä, jonka suuruus määräytyy asianomaisen toimihenkilön työsuhteen yhtäjaksoisen pituuden perusteella. Lisä maksetaan kuukausittain ja suuruus määritellään työehtosopimuksessa. Henkilökohtainen palkka Toimen vaativuuspalkanosa 3
3 TOIMEN VAATIVUUTEEN PERUSTUVA PALKANOSA Toimen vaativuus määritellään toimenkuvauksen perusteella. Vaativuuden arvioinnissa käytetään tähän järjestelmään liittyvää matriisia. Paikallisesti on mahdollista sopia myös muun palkkausjärjestelmän käytöstä erityisesti tilanteissa, joissa yrityksen eri henkilöstöryhmiin sovelletaan jotakin muuta yhteistä palkkausjärjestelmää. Toimen vaativuusluokituksessa arvioidaan ainoastaan tointa ja sen luonnetta. Sitä hoitavan toimihenkilön ominaisuudet eivät vaikuta toimen vaativuusluokitukseen. Arviointijärjestelmä mittaa toimihenkilöiden tehtäville ominaisia vaativuustekijöitä tarkoituksena tuottaa oikeudenmukaiseksi koettu tehtävien vaativuusskaala (so. erottaa tehtävät vaativuudeltaan toisistaan) ja kytkeä sen avulla toisiinsa tehtävän vaativuus ja palkka. 3.1 VAATIVUUSTEKIJÖIDEN MITTAUSALUEET 3.1.1 Toimen luonne Toimen luonteella mitataan tehtävän hoitamisessa edellytettävän itsenäisen harkinnan vaativuutta. Harkintatilanteissa tarvittavien tietojen laajuutta ja syvyyttä lisäävät paitsi koulutus, myös harkintatilanteissa tarvittava kokemus. Vaativuus on sitä suurempi - mitä useimmin harkintatilanteita esiintyy, - mitä erilaisimpia ne ovat, - mitä lyhyempi on harkinta-aika, - mitä laajemmat ja syvällisemmät tiedot ratkaisujen tekemiseen tarvitaan, - mitä väljemmät ovat ohjeet ja/tai - mitä hitaampaa on palaute Vaativuus on riippuvainen toimen itsenäisyydestä eli harkinnan vapausasteesta, tarvittavien tietojen määrästä ja laadusta sekä siitä, kuinka vaikeaa on ratkaisujen löytyminen. Oleellista on myös, missä määrin harkintatilanteita toimessa esiintyy. Harkinnan tarkoituksena on tuottaa ratkaisuja. Mitä itsenäisempiä ratkaisuja tehdään ja mitä väljemmät ovat toimintaohjeet, sen vaativammasta harkinnasta on kysymys. Mitä tarkemmat ohjeet työstä on annettu, sen vähemmäksi jää harkinnan mahdollisuus ja näin ollen myös vaikeus. Tarvittavan harkinnan määrää mietittäessä on kuitenkin otettava huomioon, että ohjeita voi olla vähän ja ne saattavat olla yksinkertaisia ja toisaalta niitä voi olla paljon ja ne ovat mutkikkaita. Tarvittavan harkinnan määrä saattaa lisääntyä sen mukaan, mitä enemmän toimen hoitamisessa edellytetään lakien, viranomaismääräysten ja -ohjeiden sekä järjestelmien tuntemusta. 4
Harkinnan ja suunnittelun vaativuus lisääntyy, mikäli ratkaisutilanteissa on epävarmuustekijöitä tai palaute ei ole selkeä toimintaohje, vaan edellyttää sinänsä lisäharkintaa ja erittelyjä. Harkintaan tai päätöksentekoon saattaa liittyä myös jatkuva uuden tiedon tarve, koska määräykset muuttuvat ja entinen tieto tulee tarpeettomaksi tai sen lisäksi on hankittava yhä uutta, muuttuvaa tietoa. Erityisosaamista vaativa harkinta edellyttää laajojen tietojen ja tiedostojen käyttöä, tietojen yhdistelyä ja uusien sovellusten tekoa, mutkikkaiden ongelmien ratkaisemista syvällisen harkinnan perusteella. Toimen itsenäisyyttä kuvataan sillä, mikä tehtäviä tai tointa ohjaa. Ohjeet: Tehtäviä varten on olemassa kirjalliset tai suulliset ohjeet, joita noudattamalla tehtävistä selviydytään. Ohjeiden noudattaminen ei vaadi sanottavasti harkintaa. Menettelytavat ja annetut ohjeet: Menettelytapa on edellistä väljempi ohje ja yksityiskohdissa tarvitaan soveltavaa harkintaa. Menettelytavat ovat usein talon tapoja eikä niille ole kattavia ohjeita. Tutut lähteet: Samantyyppisiä tilanteita esiintyy usein niiden kuitenkin poiketessa siinä määrin, ettei menettelytapoja voida soveltaa sellaisenaan, vaan työt on suunniteltava soveltaen ja koostaen useista menettelytavoista sekä toiminnon sisäistä ammattitietoutta hyödyntäen. Toimipaikan asiantuntemus ja ennakkotapaukset: Ratkaisujen perusteeksi hyödynnetään koko yrityksen ja/tai toimipaikan asiantuntemusta ja ennakkotapaukset auttavat painottamaan harkinnan oikeaan kohteeseen. Palaute usealta taholta: Palaute edellyttää sinänsä itsenäistä harkintaa palautteen merkityksen arvioimiseksi. Palautteen ja usean tietynlaisen erityisasiantuntemuksen avulla luodaan edellytykset jatkotoiminnalle. Toimintaperiaatteet: Vain tehtävän tavoitteet ovat tunnetut. Ratkaisut tehdään olemassa olevaa tietoa analysoiden ja yhdistämällä sitä uuteen, hankittavaan tietoon. 5
3.1.2 Päätöksenteon/ratkaisujen vaikutukset Päätöksenteon vaikutuksilla mitataan niiden merkittävyyttä ja laajuutta. Päätöksentekoon rinnastetaan asiantuntijatehtäville ominainen neuvonta, suositus tvs. asiantuntijuuden käyttöön perustuva vaikutus. Vaativuus on sitä suurempi - mitä suuremmat ovat taloudelliset vaikutukset, - mitä laajemmin ovat vaikutukset tuotantoon ja laatuun ja - mitä merkittävämmät ovat ihmisiin, ympäristöön, työsuojeluun ja yleiseen turvallisuuteen liittyvät vaikutukset. Vaikutuksia tarkastellaan kokonaisuutena ja yhteisvaikutusta arvioidaan yrityksen toimipaikan kannalta. Vaikutuksilla arvioidaan toimeen kuuluvien ratkaisujen ja päätösten vaikutusten seuraamuksia (tekeminen, jälkivaikutukset, tilintekovelvollisuus jne.) ja laajuutta. Luokitustyöryhmän tulee toimipaikoilla yhteisesti todeta, miten matriisissa mainittuja termejä osasto, yksikkö jne. tulkitaan. Lähestymistapa voi olla esim. seuraavanlainen: Osasto/suuri yksikkö on osastoista koostuva kokonaisuus yrityksessä ja/tai toimipaikassa, esim: - tuotanto - suunnittelu ja tutkimus - tietojen hallinta - myynti ja markkinointi - henkilöstöhallinto - taloushallinto - logistiikka, tvs. Osasto/suuri yksikkö on puolestaan useasta osasta koostettu luonnollinen kokonaisuus, jolla tuetaan jonkin suuremman yksikön tuloksentekoa. Tuotanto voi esimerkiksi koostua seuraavista osastoista: - valmistus - tuotannon suunnittelu - tuotannon kunnossapito - laadunohjaus, jne., ja esim. taloushallinto saattaa jakautua - rahoitukseen - kirjanpitoon - kassanhoitoon jne. 6
3.1.3 Vuorovaikutuksen vaativuus Vaikuttamisella mitataan oman yrityksen henkilöstöön ja ulkopuolisiin henkilöihin vaikuttamisen vaativuutta. Vaikuttaminen on tyypillistä kommunikointia johtamisen, suunnittelun, markkinoinnin, henkilöstöhallinnon ja kaupan alueella sekä muihin yrityskuvaan liittyvissä yhteydenpidoissa. Vaativuus on sitä suurempi - mitä suurempi on neuvonnan, opastamisen tai kouluttamisen velvoite, - mitä syvällisempi ja laajempi on motivoinnin vaatimus, - mitä monitahoisempi ja laajempi on kommunikointi- ja yhteysverkko ( asiakkaat, muut organisaatiot, viranomaiset, alihankkijat, julkinen sana ja vastaavat sidosryhmät) - mitä suurempaa asiantuntemusta yhteydenpito vaatii. - mitä merkittävämpiä ihmissuhdetaitoja tarvitaan Toimen hoitamisen edellyttämän vuorovaikutuksen vaativuuden porrastamista voidaan lähestyä esim. seuraavasti: Työyhteydet ovat tavanomaisia, kun toimen hoitamiseen liittyvään informaatioon ei sisälly erityistä asiantuntijapanosta ja se tapahtuu pääasiassa oman toimen lähipiirissä. Toimeen sisältyy omaan työhön liittyviä asiantuntijatason yhteyksiä omassa toiminnossa. Tavoitteellisia yhteyksiä asiantuntijatasolla esiintyy silloin, kun toimen hoitaminen edellyttää asiantuntijatason yhteyksiä, joissa edellytetään vaikuttamis- ja neuvottelutaitoa oman toiminnon piirissä tavoitteena lähinnä oman toiminnon varmistaminen. Voi esiintyä myös tavanomaista kommunikointia ulkopuolisiin sidosryhmiin. Merkittävästi oma-aloitteista yhteydenpitoa esiintyy silloin, kun toimeen sisältyy merkittävästi oma-aloitteista vaikuttamista yrityksessä ja/tai toimipaikassa sekä yrityksen edustamista asiakkaisiin tai asiantuntijoihin. Kommunikointiin liittyy ammatillista erityisosaamista, TAI merkittävä osa työstä on vaativia yhteyksiä myönteisen yrityskuvan luomiseksi asiakkaisiin tai muihin sidosryhmiin. Työhön voi kuulua asiantuntijatason yhteydenpitoa toisiin maihin. 3.1.4 Johtaminen ja asema Johtamistehtävissä vaikuttamisen osatekijöiden merkitys korostuu ja sen vaativuus riippuu esimiestehtävän luonteesta. Esimiestehtävään on rinnastettavissa erilaisten projektiluontoisten töiden vetäminen, joissa toimen vaatiman asiantuntijuuden perusteella ohjataan erilaisia työryhmiä. Itsenäinen tehtäväaluevastuu saattaa esimiestehtävään rinnastettavasti korostaa vuorovaikutuksen vaativuutta. 7
Tekijää johtaminen/asema tarkasteltaessa on muodollisen aseman ohella kiinnitettävä huomiota myös muihin johtamiseen liittyviin tekijöihin. Alaisten lukumäärä ei esimerkiksi välttämättä anna täyttä kuvaa toimen vaativuudesta. Pienen projekti- tai tutkimusryhmän johtaminen voi johtamisen näkökulmasta olla vaativampaa kuin suuren, rutiininomaista työtä tekevän työryhmän johtaminen. Esimiesasema voi myös olla sitä muodollisempi ja vähemmän vaativa, mitä itsenäisempää työtä alaiset tekevät. Toimi voi johtamisen näkökulmasta olla vaativa ilman, että siihen lainkaan liittyy muodollista esimiesasemaa, esimerkiksi kun erilaisten työ-, projekti- ja vastaavien ryhmien toimintaa ohjataan toimen edellyttämän asiantuntijuuden avulla. 3.2 TOIMEN VAATIVUUSLUOKAN MÄÄRÄYTYMINEN 3.2.1 VAATIVUUSPISTEET Vaativuuden mittauksen lähtökohta on toimen ja sen sisältämien tehtävien kuvaus, jonka sisällön perusteella toimelle haetaan jokaisen em. mittarin suhteen vaativuustaso ja ko. tason mukainen pistemäärä. Toimen vaativuuspisteet syntyvät kunkin mittarin antamien pisteiden summana ja johtavat johonkin kymmenestä vaativuusluokasta seuraavasti: TVL-pisteet TVL-luokka 265 294 1 295 319 2 320 344 3 345 369 4 370 394 5 395 419 6 420 444 7 445 469 8 470 494 9 495 10 Kullekin vaativuusluokalle on työehtosopimuksessa määritetty vaativuusluokkapalkka. 3.3 VAATIVUUDEN ARVIOINTI KÄYTÄNNÖSSÄ Seuraavassa kuvaus siitä, miten toimien vaativuuden arviointijärjestelmää käytännössä voidaan ylläpitää. 1. Toimen vaativuuden arviointi perustuu toimenkuvaukseen. Kuvauksen muotoon kannattaa kiinnittää huomiota. Jotta toimien vaativuus voidaan mitata mahdollisimman luotettavasti, tulee toimenkuvien olla asiallisia ja tosiasioihin pidättäytyviä. Niiden tulee lähteä toimen todellisesta sisällöstä niin, että toimen sisältö sekä siihen liittyvät vastuut ja yhteydet käyvät mahdollisimman hyvin ilmi. Oppaan lopussa on malli toimenkuvauslomakkeesta. 8
2. Uuden tai muuttuneen toimen vaativuuden arviointi tapahtuu seuraavasti: Uudelle toimihenkilölle muodostettavan uuden toimen vaativuus määritellään niin pian kuin mahdollista, kuitenkin viimeistään kuuden kuukauden kuluttua toimihenkilötyösuhteen alkamisesta. Olemassa olevan toimen sisällön pysyvästi muuttuessa on toimen vaativuus ensi tilassa arvioitava uudelleen. Vaativuusluokan muuttuessa on siitä mahdollisesti aiheutuvat palkankorotukset toteutettava muutoshetkeä seuraavan palkanmaksukauden alusta lukien. Toimihenkilön siirtyessä toimesta toiseen, noudatetaan uuden toimen mukaista luokitusta siirtymistä seuraavan palkanmaksukauden alusta lähtien. Mikäli henkilövaihdoksella on vaikutuksia uuden toimen sisältöön, on ensi tilassa tarkistettava muutoksen mahdollinen vaikutus luokitukseen. Muuttuneen luokituksen mahdollisesti aiheuttama palkankorotus toteutetaan siirtymisajankohtaa seuraavan palkanmaksukauden alusta lukien. 3. Vaativuusluokitusta tulee tarkastella säännöllisin väliajoin, vähintään kerran vuodessa. Tämän tarkastelun yhteydessä varataan toimihenkilöiden edustajalle/ edustajille tai yritykseen/toimipaikkaan mahdollisesti perustetulle luokitustyöryhmälle tilaisuus tuoda esiin perusteltu näkemyksensä luokituksesta, järjestelmän toimivuudesta ja mahdollisesti esiintulleista ongelmista. Mainittu luokitusryhmä voi pienimmillään koostua yhdestä työnantajan ja yhdestä toimihenkilöiden edustajasta, mutta voi sovittaessa olla suurempikin osapuolten välisen yhteistoimintasopimuksen tarkoittamassa laajuudessa. 3.4 YRITYSKOHTAISET SOVELLUKSET Paikallisesti voidaan sopia myös ns. väliluokkien käyttöönotosta. Käytännössä se tarkoittaa vaativuusluokkien määrän kasvua. Väliluokkia ei tarvitse sijoittaa jokaiseen työehtosopimuksen määrittelemään väliin, vaan niitä voidaan sijoittaa haluttuun kohteeseen. Tämä voi tulla kysymykseen silloin, jos useita toimia on luokiteltu samaan vaativuusluokkaan vaativuusluokkapisteiden kuitenkin erotessa toisistaan. Vaativuusluokkapalkka tulee tällöin määritellä myös matemaattisesti oikeaan tasoon. 9
4 HENKILÖKOHTAINEN PÄTEVYYS 4.1 HENKILÖKOHTAISEN PALKANOSAN SUURUUS Henkilökohtaisen palkanosan tulee puolen vuoden kuluessa työsuhteen alkamisesta tapahtuvan ensimmäisen pätevyyden arvioinnin jälkeen kullakin toimihenkilöllä olla vähintään 3 %:a hänen hoitamansa toimen vaativuuden mukaisesta palkasta. Henkilökohtaisen palkanosan suuruuteen vaikuttaa toimihenkilön pätevyys ja työsuoritus. Pätevyys- ja suoritustekijöitä on työpaikoilla arvioitava järjestelmällisesti. Tämä opasvihkonen sisältää pätevyyden- ja työsuorituksen arviointijärjestelmiä, joista yritys voi valita käyttöönsä jonkun, joko sellaisenaan tai työpaikan olosuhteisiin sovellettuna. Myös muita vastaavanlaisia kriteerejä sisältäviä arviointijärjestelmiä voidaan käyttää. Järjestelmään sisältyvien tekijöiden tulee tukea yrityksen toimintatapoja ja tavoitteita ja niiden tulee olla yksiselitteisiä ja ymmärrettäviä. Pätevyyttä ja työsuoritusta koskevassa arvioinnissa tärkeimpiä asioita ovat oikeudenmukaisuus ja kannustavuus. Järjestelmän tulee myöskin olla uskottava ja avoin niin, että arvioinnin kohteena oleva toimihenkilö tietää sen tavoitteet ja myöskin sen, miten arvioinnin tuloksia käytetään hänen palkkakehityksensä ohjaamisessa. Mainitut tavoitteet ja sitoutuminen järjestelmään saavutetaan parhaiten, kun sen perusteet ja sisältö käsitellään ennen käyttöönottoa toimihenkilöiden ja heidän edustajiensa kanssa ja heille samalla varataan tilaisuus tuoda esille omat mielipiteensä ja kehittämisehdotuksensa. 4.2 PÄTEVYYDEN ARVIOINTI Pätevyydellä käsitetään kaikkia niitä toimihenkilön henkilökohtaisia ominaisuuksia, joilla on välittömästi tai välillisesti merkitystä toimen suorittamiselle. Pätevyyttä verrataan suhteessa toimen vaativuuteen. Hyvää pätevyyttä ja hyviä suorituksia esiintyy kaikilla vaativuustasoilla. Pätevyystekijöiden tulee täyttää oikeudenmukaisuuden ja kannustavuuden vaatimukset. Tästä seuraa, että tekijöille on asetettava ainakin seuraavat kriteerit: - niiden tulee liittyä toimeen ja sen sisältämiin työtehtäviin, - niiden tulee esiintyä kaikissa tarkasteltavissa työsuorituksissa, - niiden tulee olla arvioitavissa, - niiden tulee olla itsenäisiä muuttujia, - toimihenkilön pitää voida vaikuttaa arvioitavaan tekijään. Tasapuolisuus ja johdonmukaisuus turvataan, kun pätevyyden arvioinnissa käytetään järjestelmää, joka huomioi paitsi toimihenkilön pätevyyden tasoa ja kehittymistä myös pätevyyden säilyttämisen jatkuvasti hyvällä tasolla. Pätevyystekijöiden valinta ja niiden painotus määritellään työpaikoilla lähtien yrityksen tavoitteista. Järjestelmän käytön yhdenmukaisuuden turvaaminen toteutetaan perehdyttämällä esimiehet arviointijärjestelmän ja valittujen arviointikriteerien sisältöön sekä niihin liittyviin tavoitteisiin. 10
Järjestelmän on syytä olla selkeä ja yksinkertainen niin, että sitä on riittävän helppo käyttää ja että pätevyystekijöitä tai painotuksia voidaan muuttaa tilanteen mukaan. Pätevyyden arvioinnin suorittaa esimies, joka pyrkii pätevyyden arvioinnissa ehdottomaan objektiivisuuteen. Henkilökohtaisten tekijöiden arviointi suoritetaan, ellei paikallisesti toisin sovita, vähintään kerran vuodessa, esimerkiksi osana tavanomaista kehitys-, tavoite- yms. keskustelua. Liitot suosittavat, että tehtävien vaativuuden arvioinnin perustana olevat toimenkuvat tarkistetaan samassa yhteydessä. Uuden toimihenkilön henkilökohtaisten tekijöiden arviointi suoritetaan puolen vuoden kuluessa työsuhteen alkamisesta. Siihen saakka palkka on vähintään tehtäväkohtaisen palkan suuruinen. Toimihenkilön pätevyyttä ja työsuoritusta arvioidaan aina suhteessa hänen senhetkiseen toimeensa. Mikäli toimi muuttuu, on henkilön pätevyys suhteessa uuteen toimeen arvioitava uudelleen. Pätevyyttä vastaava osuus henkilökohtaisesta kokonaispalkasta voi siis tällaisessa tilanteessa muuttua. Toimihenkilöllä ja toimihenkilöiden luottamusmiehellä on oikeus arvioinnin jälkeen saada tietää pätevyyden arvioinnin perusteet, tulokset ja vaikutukset. 4.3 PÄTEVYYSTEKIJÄT Alla olevassa taulukossa on esitetty joukko pätevyyden ja suorituksen arviointiin sopivia tekijöitä, joiden avulla yrityksessä voidaan laatia pätevyyden arviointijärjestelmä. Tekijät on ryhmitelty kolmeen ryhmään. Useimmiten yhden päätekijän arviointiin ei tarvita kaikkien alatekijöiden käyttöä. Yksinkertaisimmillaan esimerkiksi työtehotekijän mittariksi riittää alatekijä työtulos. Työteho Vastuullisuus Yhteistyötaito Koulutus * työtulos * laatu * monitaitoisuus * kehityskyky * erityisosaaminen * harkintakyky * taloudellinen vastuu * vastuu toisista ihmisistä * viestintävastuu * säännöllisyys * huolellisuus * itsenäisyys * ihmissuhdetaidot * joustavuus * kommunikointi Yllä olevista pätevyystekijöistä ja niiden ulottuvuuksista voidaan ottaa mukaan yrityksissä tärkeiksi katsotut. Samoin voidaan ottaa mukaan muita tekijöitä, jotka eivät sisälly yllä oleviin. 4.4 ARVIOINNIN TULOSTUS Pätevyysarvioinnin tulostus voidaan tehdä käyttämällä pistearviointia tai pätevyysprofiilia. Pistejärjestelmää käytettäessä kutakin pätevyystekijää voidaan painottaa eri tavalla pisteiden avulla. Arvioinnin tuloksena saadaan summapistemäärä, joka kuvaa kunkin henkilön senhetkistä pätevyyttä suhteessa työtehtäviinsä. 11
Esimerkkejä pistejärjestelmistä Seuraavat esimerkit ovat laadittu matriisimuotoon. Yrityksissä voidaan valita sopivampikin tapa arvioida henkilökohtaista pätevyyttä. Tärkätä on, että arviointitapa on ymmärrettävä ja että se motivoi toimihenkilöä pätevöittämään itseään. Ensimmäisessä esimerkissä työtehoa kuvaavaksi tekijäksi on valittu työtulos, vastuuntuntoa kuvaavaksi tekijäksi taloudellinen vastuu ja yhteistyökykyä kuvaavaksi tekijäksi ihmissuhdetaidot. Kutakin tekijää voidaan painottaa esimerkiksi alla esitetyllä tavalla. Tekijä Todettu kehittämistarvetta Vastaa normaalitasoa Ylittää normaalitason työtulos 2 4 6 taloudellinen vastuu 1 2 3 yhteistyötaito 1 2 3 koulutus 1 2 3 Yhteensä Esimerkiksi henkilö, jonka työtulos pätevyyden arvioinnissa vastasi normaalitasoa, vastuullisuus vaatii kehittämistä ja jonka yhteistyötaidot ylittivät normaalitason sai esimerkkitapauksessa pisteitä 4 + 1 + 3 = 8. Piste-esimerkki vaihtelee tässä esimerkissä neljästä kahteentoista. Pätevyyden arvioinnilla voidaan henkilökohtainen palkanosa määrittää järjestelmällisesti, oikeudenmukaisesti ja kannustavasti. Työehtosopimuksen mukaan henkilökohtaisen palkan osuuden vähimmäismäärä on vähintään 3%:a toimen vaativuusluokkapalkasta. Seuraavissa esimerkeissä 2 ja 3 toimihenkilöiden osaamista ja henkilökohtaisia ominaisuuksia, toiminnan tuloksellisuutta, työtapoja jne. arvioidaan erilaisten, ao. yrityksissä toiminnan ja osaamisen kehittämisen kannalta tärkeiksi katsottujen tekijöitten avulla. Kunkin tekijän painoarvo suhteessa kokonaisarvioon on säädetty eri tekijöille annettujen erilaisten pistearvojen avulla. Esimerkissä 2 on saman pääotsikon alla annettu eri painoarvoja halutuille kohdille. Esimerkissä 3 kaikki tekijät ovat keskenään samanarvoisia. 12
Esimerkki 2: TYÖN TULOKSET A B C D * tavoitteellisuus/määrätietoisuus 1 3 4 6 * onnistuminen 1 3 4 6 * vastuun otto/kanto 1 3 6 8 * ympäristö- ja turvallisuusasioiden huomioiminen 1 3 6 8 YHTEISTYÖKYKY A B C D * esimiehenä 1 3 4 6 * alaisena 1 2 3 4 * työtoverina 1 3 4 6 * suhteessa asiakkaisiin 1 3 6 8 * edellytysten luominen toisten onnistumiselle 1 3 6 8 HENKILÖKOHTAISET OMINAISUUDET A B C D * monitaitoisuus 1 3 6 8 * erityisosaaminen 1 2 3 4 * paineensieto 1 2 3 4 * joustavuus 1 3 4 6 * kehittymisaktiivisuus 1 3 4 6 AKTIIVISUUS A B C D * omatoimisuus 1 3 4 6 * viestintä 1 3 4 6 * aloitteellisuus 1 3 4 6 KOKONAISARVIO 17 106 A Todettu kehittämis- tai ohjaustarvetta B Vastaa tehtävän vaatimuksia C Ylittää tehtävän vaatimukset D Ylittää huomattavasti tehtävän vaatimukset 13
Esimerkki 3: todettu kehittämisja ohjaustarvetta vastaa tehtävän vaatimuksia vastaa hyvin tehtävän vaatimuksia ylittää tehtävän vaatimukset 1. OSAAMINEN JA AMMATTITAITO 2 4 6 8 * tehtävän hallinta 2 4 6 8 * monitaitoisuus 2 4 6 8 * kokemuksen hyödyntäminen 2 4 6 8 * kokonaisnäkemys 2 4 6 8 * organisointikyky 2 4 6 8 pätevyyspisteet 2. TULOKSELLISUUS JA 2 4 6 8 TAVOITTEELLISUUS * vastuu tuloksista ja laadusta 2 4 6 8 * sitoutuminen tavoitteisiin 2 4 6 8 * tavoitteiden saavuttaminen 2 4 6 8 * osallistuminen toiminnan jatkuvaan parantamiseen 2 4 6 8 3. YHTEISTYÖ- JA VUORO- 2 4 6 8 VAIKUTUSTAIDOT TYÖYHTEISÖSSÄ * edellytysten luominen toisten 2 4 6 8 onnistumiselle * ryhmässä työskentelykyky 2 4 6 8 * toistemme arvostaminen 2 4 6 8 * kommunikointikyky ja halu 2 4 6 8 4. YKSILÖLLINEN TYÖTAPA 2 4 6 8 * omatoimisuus ja aloitteellisuus 2 4 6 8 * luotettavuus ja huolellisuus 2 4 6 8 * joustavuus, monipuolisuus ja halu 2 4 6 8 kehittyä * luovuus ja harkintakyky 2 4 6 8 KULUVAN VUODEN SUMMAPISTEET EDELLISEN VUODEN SUMMAPISTEET EDELLISEN VUODEN PÄTEVYYSTASO 14
5 PALVELUSAIKALISÄ Toimihenkilölle maksetaan erillisenä lisänä työsuhteen keston mukaan porrastettua palvelusaikalisää. 5.1 PALVELUSAIKA Palvelusajalla tarkoitetaan nykyisen työsuhteen yhtäjaksoista kestoaikaa. Myöskin nykyiseen työsuhteeseen välittömästi liittyvä aikaisempi työskentely työntekijäasemassa tai työskentelyaika saman yrityksen määräysvallassa olevissa eri yrityksissä lasketaan palvelusvuosia kartuttavaksi ajaksi. Yrityksen omistajavaihdoksen yhteydessä ns. vanhoina työntekijöinä uuden omistajan palvelukseen siirtyvien palvelusaikaan lasketaan myös työsuhteen yhtäjaksoinen kesto entisen omistajan palveluksessa. Palvelusaikaa kerryttävät vuosilomalain 3 :n 4. ja 5. momenteissa mainitut työssäolopäivien veroiset päivät. 5.2 LISÄN SUURUUS Palvelusaikalisän suuruus määräytyy sen mukaan, kuinka paljon palvelusaikaa on kertynyt edellisen kuukauden loppuun mennessä. Palvelusaikalisä maksetaan toimihenkilölle kuukausittain ja sen suuruus ilmenee kulloinkin voimassa olevasta työehtosopimuksesta. Palvelusaika vuotta Palvelusaikalisä /kk 5 9 10 14 15 19 20 24 25 29 yli 30 Palvelusaikalisää käsitellään palkkahallinnon eri tilanteissa (muun muassa vuosilomapalkkaa, osa-ajan palkkaa, yli- ja sunnuntaityökorotuksia, vuorolisiä jne. laskettaessa) kuten varsinaista kuukausipalkkaa. 15
6 TIETOJEN KÄSITTELY JA REKISTERÖINTI YRITYKSEN PALKKAHALLINNOSSA JA PALKKAHALLINNON JÄRJESTELMISSÄ Erilaisia palkkahallinnossa esiin tulevia tilanteita ja tarpeita silmällä pitäen on palkkarakenteen eri elementit ja niiden perusteena olevat tiedot syytä palkkakirjanpidossa toimihenkilökohtaisesti rekisteröidä erikseen. Vaikka toimihenkilön toimen vaativuuden mukainen ja henkilökohtaisen pätevyyden mukainen palkanosa yhdessä muodostavatkin hänen henkilökohtaisen kuukausipalkkansa, jota erilaisissa palkanlaskentatilanteissa käsitellään yhtenä kokonaisuutena, on nämä osat tavalla taikka toisella syytä rekisteröidä lähinnä palkankorotustilanteita varten myöskin erillisinä erinä. Niinikään on syytä rekisteröidä ko. palkanosien määräytymisperusteet eli toimen vaativuusluokituksen pistemäärä ja luokka sekä henkilökohtaista pätevyyttä kuvaavan palkanosan määrittelyssä sovelletut prosentit. Palvelusaikalisä on palkkahallinnossa syytä rekisteröidä ja käsitellä erillisenä lisänä. Samoin on syytä tallentaa yksiselitteinen, lisän suuruuden määrittelevä, palvelusajan pituutta koskeva tieto. Toimihenkilöitä koskevan palkkatilaston vastaamisohjeet on saatettu vastaamaan uutta palkkausjärjestelmää. 16
JÄRJESTELMÄN YLLÄPITO Palkkausjärjestelmän ylläpito edellyttää perusteellista paneutumista järjestelmän sisältöön ja käyttöön. Oikein sovellettuna se toimii oikeudenmukaisen ja kannustavan palkkapolitiikan tukena sekä ohjaa ja kannustaa henkilöstöä työskentelemään organisaation tavoitteiden kanssa samaan suuntaan. Järjestelmän ylläpito edellyttää, että toimenkuvauksia ylläpidetään, vaativuuden arvioinnin tulokset päivitetään toimien ja niiden sisältöjen muuttuessa ja että henkilökohtaisen pätevyyden arvioinnista muodostuu luonnollinen osa esimiesten ja alaisten välistä keskustelua. Esimies/alaiskeskusteluissa voidaan henkilön työsuorituksen ja asetettujen kehitystavoitteiden arvioinnin lisäksi saada aikaan vuorovaikutusta, jossa tavoitteet ja odotukset tehokkaalla tavalla välittyvät molempiin suuntiin. Vaativuusluokituksen ja/tai henkilökohtaisen osuuden uudelleenmäärityksen yhteydessä tehdään määrityksiä vastaavat muutokset toimihenkilön vaativuus- ja henkilökohtaisiin palkanosuuksiin seuraavan palkanmaksukauden alusta. Uudelleenmäärityksistä mahdollisesti aiheutuva kuukausipalkan korotus tehdään seuraavan palkanmaksukauden alusta. Tapauksissa, joissa toimihenkilön vaativuus- ja/tai henkilökohtainen palkanosuus muuttuvat aiempaa pienemmiksi, ei kuitenkaan hänen kuukausipalkkaansa alenneta ilman irtisanomisperusteeseen verrattavaa perustetta ja käyttäen toimihenkilön henkilökohtaista irtisanomisaikaa, ellei toimihenkilön kanssa toisin sovita. Seuraavassa on poimittu tarkistuslistan omaisesti yhteenveto eräistä asioista, jotka työpaikalla tulee miettiä ja selvittää järjestelmän ylläpidon turvaamiseksi. Kuka/ketkä asiaa hoitavat Järjestelmän sisältö * Jokaisen järjestelmän piiriin kuuluvan tulee tuntea palkkauksensa perusteet sekä periaatteet Toimenkuvaukset * Kuvausten tulee vastata toimen todellista sisältöä * Toimenkuvaukset on tarkistettava aina toimen sisällön muuttuessa Toimen vaativuuden arviointi * Vaativuuden arviointi on tarkastettava toimen sisällön muuttuessa * Vaativuuden arvioinnit on tarkistettava vuosittain * Arvioinnin kohteena on toimen vaativuus, ei sitä hoitava henkilö 17
Pätevyyden arvioinnin * tulee tapahtua esimiehen toimesta, * tulee perustua järjestelmällisyyteen, perusteet tutuiksi toimihenkilöille * tulee tapahtua vähintään kerran vuodessa * tulee tapahtua suhteessa tehtävään, * tulokset tulee kertoa toimihenkilöille sekä ryhmätietoina heidän yhdyshenkilölleen/luottamusmiehelleen Esimiesten koulutus pätevyyden arviointiin * Pätevyyden arviointijärjestelmän sisällön, merkityksen ja roolin selvittäminen järjestelmän käyttäjille. Palvelusaikalisän suuruus määräytyy sen mukaan, kuinka paljon palvelusaikaa on kertynyt edellisen kuukauden loppuun mennessä. Sen suuruus määritetään työehtosopimuksessa. 18
LIITE 1 TEKSTIILI- JA VAATETUSTEOLLISUUDEN TOIMIHENKILÖTEHTÄVIEN VAATIVUUS KULUTUSTAVARARYHMÄ RY TOIMIHENKILÖUNIONI RY 19
TOIMEN LUONNE PÄÄTÖKSENTEON/RATKAISUJEN VAIKUTUKSET Toimen luonteella mitataan itsenäisen harkinnan vaativuutta. Vaativuus on sitä suurempi - mitä useammin harkintatilanteita esiintyy - mitä erilaisempia ne ovat - mitä lyhyempi on harkinta-aika - mitä laajemmat ja syvällisemmät tiedot ratkaisujen tekemiseen tarvitaan - mitä suurpiirteisemmät ovat ohjeet - mitä enemmän viranomaismääräykset ja -järjestelmät säätelevät työntekoa, - mitä ylimalkaisempaa ja hitaampaa on palaute Päätöksenteon vaikutuksilla mitataan niiden merkittävyyttä ja laajuutta. Vaativuus on sitä suurempi - mitä suuremmat ovat taloudelliset vaikutukset - mitä laajemmin ne vaikuttavat tuotantoon ja laatuun ja - mitä merkittävämmät ovat ihmisiin, ympäristöön, työsuojeluun ja yleiseen turvallisuuteen liittyvät vaikutukset Päätöksentekoon rinnastetaan asiantuntijatehtäville ominainen neuvonta, suositus tvs. asiantuntijuuteen perustuva vaikutus. Vaikutuksia tarkastellaan kokonaisuutena ja yhteisvaikutusta arvioidaan yrityksen / toimipaikan toiminnan kannalta. Harkintatilanteissa tarvittavien tietojen laajuutta ja syvyyttä lisäävät paitsi koulutus myös harkintatilanteissa tarvittava kokemus PÄÄTÖKSET JA RATKAISUJEN VAIKUTUKSET P. 1 OMA TYÖ P. 2 TYÖ- RYHMÄ P. 3 OSASTO/ YKSIKKÖ P. 4 OSASTOJA/ SUURI YKSIKKÖ TOIMEN LUONNE T. 1 RATKAISUJA SAMANKALTAISISSA TILANTEISSA * Työkenttä rajattu ohjeilla tai tutuilla menettelytavoilla * Ohjeiden ja normien soveltamista T. 2 HARKINTAA JA RATKAISUJA UUSISSA TILANTEISSA * Perusteet toiminnon omista tutuista lähteistä * Muuttuvat ohjeet ja normit T. 3 SUUNNITTELUA, HARKINTAA JA RATKAISUJA * Ohjeiden ja normien kehittävää ja luovaa soveltamista T. 4 SUUNNITTELUA, ERITTELYJÄ JA VAATIVIA RATKAISUJA * Usealta taholta saadun palautteen perusteella tehdään itsenäisiä erittelyjä ja yhteenvetoja * Laajat tiedot ja ennakkotapaukset perusteena sovelluksille * Ohjeiden ja normien kehittämistä ja itsenäisiä ja uusia ratkaisuja T. 5 KEHITYSTAVOITTEITA, LAAJOJEN TIEDOSTOJEN HYÖDYNTÄMINEN * Oman alueen toimintaperiaatteet ohjaavat väljästi yhdessä usean asiantuntijatahon palautteen kanssa 165 180 195 185 200 215 235 225 245 265 255 275 295 310 335 20
VUOROVAIKUTUS / TOIMEN ASEMA Vaikuttamisella mitataan oman yrityksen henkilöstöön ja ulkopuolisiin henkilöihin vaikuttamisen vaativuutta. Vaativuus on sitä suurempi - mitä suurempi on neuvonnan, opastamisen tai kouluttamisen velvoite - mitä syvällisempi ja laajempi on motivoinnin vaatimus - mitä monitahoisempi ja laajempi on kommunikointi- ja yhteysverkko (sisäiset ja ulkoiset asiakkaat, muut organisaatiot, viranomaiset, alihankkijat, julkinen sana ja vastaavat sidosryhmät) - mitä suurempaa asiantuntemusta yhteydenpito vaatii Vaikuttaminen on tyypillistä kommunikointia johtamisen, suunnittelun, markkinoinnin, henkilöstöhallinnon ja kaupan alueella sekä muihin yrityskuvaan liittyvissä yhteydenpidoissa. Johtamistehtävissä vaikuttamisen osatekijöiden merkitys korostuu ja sen vaativuus riippuu esimiestehtävän luonteesta. Esimiestehtävään on rinnastettavissa erilaisten projektiluonteisten töiden vetäminen, joissa asiantuntijuuden perusteella ohjataan erilaisia työryhmiä. Itsenäinen tehtäväaluevastuu saattaa esimiestehtävään rinnastettavasti korostaa vuorovaikutuksen vaativuutta. VUOROVAIKUTUS JOHTAMINEN/ ASEMA Oma tehtävä Opastava tai ohjaava tehtävä tai itsenäinen tehtäväalue Laaja itsenäinen tehtävä tai organisointi- ja resurssivastuu (esim. projekteissa) tai esimiestehtävä Laaja esimiestehtävä tai esimiestehtävä, jossa organisointija resurssivastuu (esim. laajoissa projekteissa) tai asiantuntijatehtävä, jossa huomattava asema- tai tavoitevastuu (esim. viranomaisvelvoitte et, kehitystavoitteet) A B C D V. 1 TYÖYHTEYDET TAVANOMAISIA * Kommunikointia työn lähipiirissä 100 110 V. 2 OMAAN TYÖHÖN LIITTYVIÄ ASIANTUNTIJATASON YHTEYKSIÄ 120 130 140 V. 3 TAVOITTEELLISIA YHTEYKSIÄ ASIANTUNTIJATASOLLA * Vaikuttamis- ja neuvottelutaitoa * Ihmissuhdetaitoja * Mahdollisesti tavanomaisia yhteyksiä ulkopuolisiin sidosryhmiin V. 4 MERKITTÄVÄSTI OMA-ALOITTEISTA YHTEYDENPITOA * Ammatillista erityisosaamista * Vaativien ihmissuhdetaitojen hallintaa * Yhteyksiä asiakkaisiin, asian tuntijoihin tai vastaaviin sidosryhmiin 135 145 155 165 165 175 185 21
TOIMENKUVAUS PÄIVÄYS TOIMEN NIMI TOIMIALA, YKSIKKÖ TAI OSASTO TOIMEN HOITAJAN NIMI VÄLITTÖMÄN ESIMIEHEN TOIMI (ja nimi) TOIMEN HOITAJAN SIJAISENA TOIMII SIJAISUUSTOIM ET TOIMEN TARKOITUS KESKEISET TEHTÄVÄT VASTUUT TOIMEEN LIITTYVÄ YHTEYDENPITO 1 sisäiset toiminnalliset yhteydet 2 yhteydet yrityksen/toimipaikan ulkoisiin sidosryhmiin TOIMEN HOITAMISEN PERUSVAATIMUKSET 1 koulutus ja/tai kokemus 2 erityisvaatimuksia 22
TOIMENKUVAUS TOIMEN NIMI PÄIVÄYS TOIMIALA, YKSIKKÖ TAI OSASTO TOIMEN HOITAJANA NIMI VÄLITTÖMÄN ESIMIEHEN TOIMI (ja nimi) TOIMEN HOITAJAN SIJAISENA TOIMII SIJAISUUSTEHTÄVÄT / SIJAISUUDEN LUONNE TOIMEN TARKOITUS KESKEISET TEHTÄVÄT TOIMEN HOITAMISEN PERUSVAATIMUKSET KOULUTUS JA KOKEMUS ERITYISVAATIMUKSET VAATIVUUSTEKIJÖIDEN ILMENTYMINEN TIETO-TAITO SEKÄ LÄHTEET JA HALLINTA PÄÄTÖKSENTEON VAIKUTUKSET JA LAAJUUS HARKINNAN LUONNE JA TILANTEET VAIKUTUSTEN MERKITYS TYÖYHTEYDET JA NIIDEN LUONNE TOIMEN ASEMA VUOROVAIKUTUS TOIMEN VASTUUT TOIMIHENKILÖ ESIM IES 23