EURAN KUNNAN VIESTINTÄOHJELMA 2017-2018
Sisällys 1. JOHDANTO... 2 2. EURAN KUNTASTRATEGIA 2020... 2 2.1 Visio... 2 2.2 Arvot viestinnän toimintatapana... 2 2.3 Viestintää ohjaava lainsäädäntö ja asiakirjat... 3 3 VIESTINNÄN PAINOPISTEET, TAVOITTEET JA TOIMENPITEET... 3 3.1 Kuntalais- ja palveluviestintä... 3 3.2 Valmistelu-, päätös- ja vaikuttamisviestintä... 4 3.3 Työyhteisöviestintä... 5 3.4 Markkinointiviestintä... 5 4 VIESTINNÄN ORGANISOINTI JA VASTUUT... 6 5 KOHDERYHMÄT... 6 6 VIESTINTÄKEINOT JA KÄYTETTÄVÄT KANAVAT... 6 7 VIESTINNÄN SEURANTA JA ARVIOINTI... 7 1
1. JOHDANTO Euran kunnan viestintäohjelma vuosille 2017-2018 on yksi kuntastrategiaa toteuttavista toimenpiteistä ja koskee kaikkia kunnan palveluita. Viestintäsuunnitelmassa määritellään viestinnälliset linjaukset kunnan sisäiselle ja ulkoiselle viestinnälle. Ohjelmassa määritellään viestinnän tehtävät, arvot viestinnän toimintatapana, painopisteet, tavoitteet ja toimenpiteet. Viestintäohjelma sisältää myös viestinnän organisoinnin ja vastuut sekä seurannan pääperiaatteet. Viestintäohjelman liitteenä on päivitetty Euran kunnan graafinen ohjeisto. Viestintä on työyhteisössä toiminnan ja menestyksen perusedellytys. Viestinnän tarkoitus on mahdollistaa päivittäinen työskentely tavoitteiden mukaisesti, vaihtaa ja tuottaa uutta tietoa siten, että työyhteisö menestyy. Meistä jokainen viestii ja on tärkeä osa palveluista syntynyttä käsitystä ja kunnan tuloksen tekemistä. Viestintäohjelman tehtävänä on 1. tukea viestinnällisesti kuntastrategian toteuttamista ja niissä määriteltyjen päämäärien saavuttamista. 2. määritellä strategiaa tukevia viestinnän linjauksia sekä 3. luoda sisällöllinen merkitys viestinnälle ja linjata viestinnän keskeiset tavoitteet ja toimenpiteet. Viestintä koostuu seuraavista toimintakokonaisuuksista: Kuntalais- ja palveluviestintä o kriisiviestintä Valmistelu-, päätös- ja vaikuttamisviestintä o mediaviestintä ja -suhteet Työyhteisöviestintä Markkinointiviestintä 2 2. EURAN KUNTASTRATE- GIA 2020 2.1 Visio Euran kunnan visiona vuoteen 2020 on olla yhdessä ja yhteistyössä uudistuva kunta, jonka arvoina ovat vastuullisuus, reiluus ja rohkeus. Menestymisen päämäärinä ovat: 1. Yrittäminen ja uudet elinkeinot 2. Työ, asuminen, palvelut ja kylät 3. Kasvuimago ja kuntakuva 4. Ympäristö- ja historiavastuu 5. Aktiiviset kuntalaiset 6. Itsenäinen ja yhtenäinen Eura 2.2 Arvot viestinnän toimintatapana Euran kunnan viestintä huomioi vastaanottajansa ja tuo esiin kunnan asukkaille koituvan hyödyn. Kerromme palveluista selkeästi ja oikea-aikaisesti sekä toimimme palveluhenkisesti yhden luukun periaatteella. Vastuullisuus Viestintämme perustuu avoimuuteen ja tasapuolisuuteen. Olemme aktiivisessa vuorovaikutuksessa palvelujen käyttäjien kanssa ja hyödynnämme toiminnassa asiakkailta saatavaa palautetta ja kehitysideoita. Viestintämme on johdonmukaista ja avointa. Tiedotamme palveluistamme tehokkaasti kohderyhmittäin osana päivittäistä toimintaamme. Teemme jatkuvaa yhteistyötä viestinnässä myös ulkoisten sidosryhmien kanssa. Rohkeus Käytämme laajasti ajanmukaisia viestinnän kanavia ja keinoja tavoittaaksemme paremmin asukasja sidosryhmät. Viestimme innostavasti ja ennak-
koluulottomasti toiminnastamme. Lisäämme rohkealla ja myönteisellä viestinnällä kunnan elinvoimaisuutta ja vetovoimaisuutta. Reiluus Viestimme yhdessä asiantuntevasti ja kannamme jokainen vastuuta hyvästä viestinnästä. Myönnämme myös tekevämme virheitä ja oppivamme niistä. Välitämme tietoa ennakoivasti ja monipuolisesti kohderyhmämme huomioiden. Toimimme avoimesti. Säännöllisellä ja oikea-aikaisella viestinnällä parannamme toimintamme luotettavuutta. 2.3 Viestintää ohjaava lainsäädäntö ja asiakirjat Kunnan viestintä on lainsäädännön ohjaamaa ja toimintaa koskee avoimuuden ja läpinäkyvyyden vaatimus. Perustuslaki luo pohjan kunnan viestintävelvoitteille ja laissa määritellään jokaisen perusoikeus tietoon ja hyvään hallintoon. Viranomaisen asiakirjat ovat pääsäännön mukaan julkisia, ja jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Kuntalain mukaan kunnalla on erittäin laaja tiedottamisvelvollisuus. Lain mukaan kunnan on luotava mahdollisuudet kuntalaisten mahdollisuudelle osallistua kunnassa käsiteltävänä oleviin asioihin ja vaikuttamiselle. Viestintävelvoitteita määrittelevät myös mm. julkisuuslaki, henkilötietolaki, kielilaki, hallintolaki sekä eräät erityislait, muun muassa hankintalaki sekä maankäyttö- ja rakennuslaki. Kuntaliitto on julkaissut oppaan Kunnan viestinnästä, joka sisältää kuntaviestinnän perusperiaatteet ja yleisohjeet. Viestintään liittyy myös erilaisia julkisen hallinnon suosituksia. Euran kuntaan luodaan ohjelman ensimmäisenä vuotena lisäksi seuraavat viestintää koskevat ohjeet: Viestintäohje Verkkoviestintäohje Sosiaalisen median ohje Kriisiviestintäsuunnitelma Markkinointisuunnitelma 3 VIESTINNÄN PAINOPISTEET, TAVOITTEET JA TOIMENPI- TEET Viestinnän painopisteet, tavoitteet ja toimenpiteet huomioidaan vuosittaisissa toiminta- ja viestintäsuunnitelmissa. Merkittäville kuntatason hankkeille tulee jatkossa laatia erikseen oma viestintäsuunnitelmansa. Euran kunnan viestinnän painopisteet ja suunnitellut toimenpiteet edistävät kuntastrategian toteutumista, tukevat johtamista ja tavoitteiden saavuttamista sekä uudistumista. 3.1 Kuntalais- ja palveluviestintä Kunta on olemassa kuntalaisiaan varten. Kaikilla kuntalaisilla on oikeus tietää, miten kunnan asioita hoidetaan sekä oikeus osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Kunnalla on lakiin perustuen velvollisuus tiedottaa asukkailleen palveluista ja niitä koskevista muutoksista. Asukas- ja palveluviestintä on kiinteästi kunnan palvelualueiden palvelutoimintaan liittyvää perustyötä. Palveluviestinnän suunnittelussa on huomioitava eri kohderyhmät ja niiden erityistarpeet sekä tottumukset käyttää eri viestintävälineitä. Asukas- ja palveluviestintä tarjoaa tietoa palveluista, toiminnasta, suunnitelmista ja tavoitteista. 3
Asukas- ja palveluviestinnällä voidaan edistää Euran kuntalaisten hyvinvointia ja tyytyväisyyttä sekä luodaan edellytykset avoimelle vuorovaikutukselle sekä kuntalaisten mahdollisuuksille vaikuttaa palvelualueiden toimintaan. Tavoitteet: asukkaat ovat tietoisia kunnan palveluista, toiminnasta ja taloudesta asiointi on helppoa tyytyväisyys ja luottamus kuntapalveluihin kasvavat viestintä on osallistavaa, avointa ja vuorovaikutteista Toimenpiteet: viestitään palveluista suunnitelmallisesti kohderyhmittäin niille sopivilla tavoilla nostetaan esille kuntalainen keskiössä ja palveluiden yhden luukun -periaate lisätään asukkaiden osallistumis- ja vuorovaikutusmahdollisuuksia järjestämällä mm. yleisötilaisuuksia ja tapahtumia kehitetään www-sivujen palvelulähtöisyyttä ja käytettävyyttä hyödynnetään sosiaalista mediaa yhteisöllisinä kanavina laaditaan häiriötilanteita varten kriisiviestintäsuunnitelma 3.2 Valmistelu-, päätös- ja vaikuttamisviestintä Kuntalaki velvoittaa kuntaa tiedottamaan ja luomaan edellytykset kuntalaisille kuntaa koskeviin asioihin osallistumiselle ja vaikuttamiselle. Kunnan tulee tiedottaa mm. vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista ja siitä millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Tiedonsaanti palveluista, asioiden valmistelusta ja päätöksenteosta on osallistumisen ja vuorovaikutuksen perusta. Vuorovaikutteinen viestintä ja kuntalaisten osallistuminen sekä aktiivinen tiedotusvälineiden palvelu ovat kunnille ensiarvoisen tärkeää. Osallistumista edistetään vuorovaikutusta lisäämällä ja kertomalla aktiivisesti vireillä olevista asioista, ongelmista ja niiden ratkaisuvaihtoehdoista sekä perustelemalla päätökset julkisuudessa. Esityslistan asioita on mahdollista käsitellä julkisuudessa ennen varsinaista päätöksentekoa, mutta on tärkeätä, että tällöin selkeästi tuodaan esille, ettei asiasta ole vielä päätetty. Päätöksentekoon liittyvän tiedottamisen lisääminen, sisältöjen avaaminen ja päätösten perusteleminen edistävät johdonmukaista päätöksentekoa, asiakaslähtöistä toimintaa, vaikutusmahdollisuuksia ja yhteisöllisyyttä. Tavoitteet: päätösviestintä on johdonmukaista ja oikeaaikaista asukkaat ovat tietoisia valmisteilla olevista asioista sekä päätösten vaikutuksista palveluihin ja toimintaan asukkailla on mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa asioihin eri kanavien kautta valmistelijoiden ja päätöksentekijöiden viestintä on samansuuntaista ja vastuullista Toimenpiteet: luodaan ja otetaan käyttöön yhteiset toimintatavat mediaviestinnässä; kriteerit milloin uutisoidaan (ennen ja jälkeen päätösten), miten perustellaan ja tuodaan esiin päätösten vaikutukset tiedotetaan merkittävistä asioista selkeästi, yhdenmukaisesti ja oikea-aikaisesti omissa viestintäkanavissa ja medialle 4
lisätään yhteistyötä median kanssa; mediatapaamiset, tiedotustilaisuudet, aktiivinen juttutarjonta kehitetään edelleen sähköisiä osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksia osana verkkopalveluja 3.3 Työyhteisöviestintä Työyhteisöviestintä eli sisäinen viestintä on kunnan johtamisen toiminnan keskeinen väline. Viestintä on työyhteisössä kaiken toiminnan perusedellytys ja edellyttää vuorovaikutusta, jokaisen osallisuutta ja vastuuta. Viestintä on myös olennainen osa henkilöstöjohtamista, sillä viestinnällä on suuri merkitys henkilöstön työhyvinvoinnille. Viestinnän avulla voidaan varmistaa, että kaikki työntekijät tietävät ja ymmärtävät työyhteisön tilanteen. Viestintäyhteistyön on oltava sujuvaa johdon, esimiesten, henkilöstön ja luottamushenkilöiden välillä. Vastuu sisäisestä viestinnästä kuuluu kaikille ja se on osa jokapäiväistä toimintaa. Esimiehet vastaavat päivittäisestä viestinnästä oman yksikkönsä osalta alaisilleen ja heidän roolinsa korostuu myös muutostilanteissa. Johdolla on erityisvastuu strategioiden, toimintaohjelmien ja -suunnitelmien viestimisessä ja käytäntöön saattamisessa. Työntekijällä on vastuu aktiivisesta tiedon välittämisestä ja hakemisesta sekä työnantajan käyttämien viestintäkanavien säännöllisestä seuraamisesta. Viestintäosaaminen on työyhteisötaito, jolla tarkoitetaan tietoja, taitoja ja asennetta. Lisäksi tarvitaan halua ja kykyä käyttää osaamista osana toimintaa. 5 Henkilöstöä koskevissa asioissa lähtökohtana on että henkilöstölle tulee tiedottaa asiasta ennen tai vähintäänkin samanaikaisesti kuin tiedotusvälineille. Päätökset tulee perustella ja viestinnän on oltava ymmärrettävää. Henkilöstöllä on mahdollisuus kysyä, osallistua ja vaikuttaa asioihin. Toimiva sisäinen viestintä on keskeinen edellytys myös ulkoisen viestinnän onnistumiselle. Työyhteisöviestinnällä edistetään henkilökunnan luottamusta ja sitoutumista Euran kuntaan työnantajana ja vahvistetaan kunnan mainetta luotettavana työnantajana. Tavoitteet: viestintä on avointa, vuorovaikutuksellista ja dialogista viestintä on jatkuvan arvioinnin ja kehittämisenkohteena oleva työyhteisötaito viestintä on osa toiminnan johtamista ja suunnittelua Toimenpiteet: kehitetään avointa, vuorovaikutteista ja osallisuutta edistävää viestintäkulttuuria huomioidaan sisältöjen kohdentaminen henkilöstöryhmittäin parannetaan viestintävalmiuksia ja osaamista määrittelemällä koulutustarpeet ja -alueet kehitetään viestinnän suunnittelua ja johtamista osana toimintaa 3.4 Markkinointiviestintä Markkinointiviestinnällä vaikutetaan käsitykseen Euran kunnasta ja edistetään Euran kunnan asemaa elinvoimaisena ja vetovoimaisena paikkana asua ja yrittää. Mielikuvan rakentamiseen vaikutetaan markkinoinnin, sisäisen ja ulkoisen viestinnän sekä käytännön tekojen ja toiminnan kautta. Tavoitteet: mielikuva Eurasta on positiivinen ja alue tunnetaan oman kotikunnan arvostus on lisääntynyt
Euran elinvoimaisuus ja vetovoima on lisääntynyt Euraa pidetään luotettavana työnantajana asioiden viestinnästä ja hyvän hallinnon mukaisesta neuvonnasta. 5 KOHDERYHMÄT Toimenpiteet: tehdään erillinen markkinointisuunnitelma, jossa määritellään kunnan strategian mukaiset painopistealueet lisätään yhteistyötä ja verkostoitumista keskeisten sidosryhmien kesken 4 VIESTINNÄN ORGANISOINTI JA VASTUUT Valtuusto luo edellytykset viestinnälle sekä asukkaiden osallistumiselle. Viestintää johtavat ja valvovat kunnanhallitus ja kunnanjohtaja sekä palvelualueiden johtajat. Viestintää koordinoi, kehittää ja suunnittelee hallintojohtajan ja kulttuuritoimenjohtajan johdolla kuntakuvan ja identiteetin vastuualue. Kunnalla ei ole päätoimista viestintähenkilöstöä. Viestinnässä toimitaan yhteistyössä kaikkien palvelualueiden kanssa, ja kokoonnutaan hallintojohtajan tai kulttuuritoimenjohtajan kutsusta palvelualueiden edustajista koostuvassa viestintätiimissä. Kunnan viestintä toimii pääasiassa hajautetusti palvelualueilla. Palvelualueiden, vastuualueiden ja työyksiköiden viestinnästä vastaavat niiden johtajat ja esimiehet. Toiminnan suunnittelun yhteydessä suunnitellaan myös viestintä. Kunnan normaaliolojen palveluviestintä kuuluu jokaisen työntekijän perustehtäviin. Työntekijöiden tulee palvella asiakkaita ja antaa oikeita tietoja sekä opastaa palveluissa. Kukin työntekijä on velvollinen omaan tehtäväkenttäänsä liittyvien Euran kunnan määrittelemät kohderyhmät, joille viestintää keskeisimmin suunnataan, ovat seuraavat: kuntalaiset henkilöstö luottamushenkilöt elinkeinoelämä; yritykset ja muut yhteisöt matkailijat, vapaa-ajan asukkaan media koulut, oppilaitokset ja muut keskeiset yhteistyötahot paikalliset yhdistykset muut kunnat ja viranomaiset muut sidosryhmät, mm. ystävyyskunnat 6 VIESTINTÄKEINOT JA KÄY- TETTÄVÄT KANAVAT Euran kunnan viestintää toteutetaan jatkuvasti kunnan palvelutuotannossa ja päätöksenteossa, ja keinoina käytetään tapaamisia, työyhteisöpalavereita, tiedotteita, internet-sivustoa, sosiaalisen median kanavia, henkilöstön intranettiä ja sähköpostia. Euran kunta toimii kiinteässä yhteistyössä lehdistön ja muiden median edustajien kanssa. Viestinnän suunnittelussa hyödynnetään monikanavaisuutta, jotta kohderyhmät tavoitetaan optimaalisella tavalla. Organisaatiosta ulospäin lähtevässä viestinnässä keinoja ja kanavia ovat pääasiallisesti: internet-sivusto: asukkaille, henkilöstölle, tiedotusvälineille sekä kaikille sidosryhmille 6
tarkoitettu ajantasainen palvelu-, tiedonhaku- ja tiedotuskanava. Eura-lehti on asukkaille ja kunnassa toimiville tarkoitettu julkinen, yhteisöllisyyttä kehittävä tiedotuslehti Sosiaalisen median kanavat ja muut vuorovaikutteiset viestintäkeinot ja -kanavat sekä tapahtumat ja tilaisuudet. Mainonta ja muut julkaisut; esitteet, kuulutukset, ilmoitukset ja mainokset. 7 VIESTINNÄN SEURANTA JA ARVIOINTI Viestinnän seurannan ja arvioinnin tavoitteena on tunnistaa toimenpiteiden vaikuttavuutta ja saada palautetta toiminnasta sekä kehittää sitä. Viestinnän arvioinnissa otetaan myös huomioon, miten tuloksia saadaan aikaan kohtuullisin resurssein. Viestintää käsitellään johtoryhmässä säännöllisesti ja siitä raportoidaan kunnanhallitukselle puolivuosittain. Viestintää voidaan seurata esimerkiksi seuraavilla määrällisillä ja laadullisilla mittareilla: Ulkoinen viestintä: verkkojulkisuus: kävijämäärät, verkosta/sosiaalisesta mediasta tullut palaute ja kysymykset asiakasjulkisuus: asiakaspalaute, julkaisujen, tapahtumien ja tilaisuuksien määrä, laatu ja yhteys tavoitteisiin tiedotteiden määrä, Sisäinen viestintä: työhyvinvointikysely kehityskeskusteluissa kerättävä palaute 7