Kouvolan kaupungin viestintäohjelma Kaupunginhallitus

Transkriptio

1 Kouvolan kaupungin viestintäohjelma Kaupunginhallitus

2 Laadinta-aikataulu 2014 Kyselyt; Ennakko/Kisa-pikatesti ja välikysely Valmistelutyöryhmä 7.4./ 8.9./ 3.10./ Työpajat ja 5.6. Kommentit - Kake 3.11./ Kopa 4.11./ Hypa Kommentit valmisteluryhmältä Kaupungin jory ja YT-ryhmä KH Esimiesinfo

3 Valmisteluryhmän kokoonpano Valmisteluryhmän puheenjohtaja Jari Niemelä (hallinto) Ohjelmavastaava Anne Käki (viestintä) KOPA Päivi Karhu (henkilöstö) Jyrki Harjula (strategia) Harri Kivelä (elinkeino) Heli Veripää (viestintä) Viestintäohjelman laadinta HYPA Ismo Korhonen (lapset/nuoret) Vesa Toikka (aikuiset) Arja Kumpu (ikääntyneet) Tarja Hurtta (viest.vast.) KAKE Hannu Luotonen (tekn. ja ympäristö) Jari Horppu (tekn.tuotanto) Minna Anttila (maaseutu) Susanna Toikander (viest.vast.) 3

4 Lähtökohdat viestintäohjelman laatimiselle Lainsäädäntö velvoittaa kuntaa viestimään toiminnastaan Vaatimukset tiedon kulkuun ja nopeuteen sekä ennakointiin kasvavat Viestintäkanavien määrä kasvaa (etenkin somessa) Viestinnältä odotetaan kaksisuuntaisuutta (vuorovaikutteisuus ja osallistuminen) Tarve luoda koko organisaation työkalu ja priorisoida mihin viestinnässä keskitytään vuosina Viestintäohjelman linjausten valmistelun perustana Kouvolan kaupunkistrategia ja mm. elinkeino-ohjelma Linjaukset koskevat kaikkien toimialojen viestintää Kaupunginhallitus johtaa ja valvoo kaupungin viestintää ja ylin johto ja viime kädessä kaupunginjohtaja vastaa viestinnästä. (viestintäohje KH ) 4

5 Viestintäohjelman sisältö Viestinnän lähtökohdat (arvot viestinnän toimintatapana, lainsäädäntö, nykytila, SWOT) Viestinnän tehtävät (tehtäväkokonaisuudet esim. palvelu-, media-, verkkoviestintä) Viestinnän painopisteet (kaupunkistrategian vision, arvojen, toiminta-ajatuksen, päämäärien ja strategiavalintojen/linjausten pohjalta painopistealueet) Viestinnän tavoitteet ja toimenpiteet Viestinnän organisointi ja vastuut Kaupungin julkisuudet ja kohderyhmät (määritellään pääkohderyhmät ja tavoiteasenteet ryhmittäin) Viestinnän keinot ja kanavat Viestinnän seuranta ja mittarit (tilastot, kyselyt) 5

6 Viestintäohjelman lähtökohta ja tehtävä Viestintä on työyhteisön kaiken toiminnan ja menestyksen perusedellytys. 1) Tukee viestinnällisesti kaupunkistrategiaa ja ohjelmia 2) Määrittelee strategiaa tukevia viestinnän ja markkinoinnin linjauksia 3) Luo sisällöllisen merkityksen viestinnälle 4) Kiteyttää viestinnän keskeiset tavoitteet ja toimenpiteet 6

7 Lait ja asetukset, säännöt Viestintäsuunnitelma Viestinnän ohjeistuksen hierarkia Kaupunkistrategia Kaupunkistrategia / KV KV Viestintäohjelma (Elinvoimasalkku) Viestinnän vuosikello ja käyttösuunnitelma Viestintäohjeet/ohjeistukset Lait ja asetukset Tavoitteiden seuranta vuositasolla palveluketjuittain Käytännön toimenpide -ohjeita ja ohjeistuksia 7

8 Viestintää ohjaavat Lainsäädäntö; lait ja asetukset Suositukset; JUHTA Kaupunkistrategia ja ohjelmat Viestintäohjelma (= ent.strategia 2011) Sisäiset ohjeet; Viestintäohje (2011, päivitys 2014/2015) ja muut ohjeet (Some, verkkoviestintä) Markkinointisuunnitelma (2011, päivitys 2014) Viestintäsuunnitelmat / Vuosikellot 8

9 Viestinnän nykytila PIKAKISA - Kuntien viestinnän seuranta- ja arviointijärjestelmä (viestinnän itsearvioinnin viitekehys) Webropol -kysely ajalla / Kysely 143 henkilölle Kyselyyn vastasi 60 henkilöä / vastausprosentti n. 42 % Vastaajan rooli 9

10 Viestinnän nykytila Pikakisa -kyselyn 2014 tuloksia (18 osa-aluetta) Parannettavaa Julkisuuden hallinnassa (media) ja kaupungin maineessa Sisäisessä viestinnässä ja vuoropuhelussa Viestinnän huomioinnissa vuosittaisessa toiminnan suunnittelussa Erityisryhmien tarpeiden huomioinnissa Strategian toteutumisen seurannassa ja arvioinnissa Sidosryhmäsuhteissa 10

11 Viestinnän SWOT 2014 VAHVUUDET (nykyiset) - tunnistettava visuaalinen ilme - yhtenäinen brändi - monipuoliset viestintäkanavat - osaavat viestintäammattilaiset - näkyvyys tapahtumissa ja kaupunkiympäristössä HEIKKOUDET (nykyiset) - työyhteisöviestintä, yhteistyö ja vuorovaikutus - viestintää ei huomioida osana toimintaa (suunnittelu) - henkilöstön ja esimiesten viestintäosaaminen - yhteisen kulttuurin ja me-hengen puute - kuntalaisten kuuleminen ja osallistaminen - ennakoiva ja toimituksellinen viestintä - viestinnän vaikuttavuuden seuranta ja arviointi MAHDOLLISUUDET (tulevat) - viestintäkoulutuksen ja vertaistuen lisääminen - keskustelun ja vuorovaikutteisuuden lisääminen - monikanavainen ja tehokkaampi viestintä (mm. sosiaalinen media) - sidosryhmäsuhteiden ja yhteistyön parantaminen - mediayhteistyön ja ennakkotiedottamisen lisääminen UHAT (tulevat) - palvelukohtaisen viestinnän puuttuminen - kaupungin näkyvyyden ja maineen heikkeneminen - median ja tiedonvälityksen roolin muuttuminen - viestinnän ja tiedonhallinnan heikkeminen 11

12 Viestinnän tehtävä = Toimiva viestintä Auttaa kaupunkilaisia käyttämään palveluita ja kehittämään niitä vuorovaikutuksen kautta Luoda yhteisöllisyyttä, vahvistaa kouvolalaista identiteettiä ja edistää kaupunkilaisten osallistumista Informoida keskeisiä kohderyhmiä kaupungin toiminnasta ja tavoitteista Mahdollistaa tehokkaan johtamisen ja toiminnan kehittämisen Antaa työntekijöille mahdollisuuden oman työn kehittämiseen Ennakoida toimintaympäristön odotuksia, arvostuksia ja niiden muutoksia kaupungin kehittämistä ja päätöksentekoa varten On keskeistä kaupungin edunvalvonnassa Lisätä kaupungin vetovoimaisuutta ja luo positiivista mielikuvaa Osa kaupungin palveluja ja päivittäistä toimintaa 12

13 Viestinnän toimintakokonaisuudet Työyhteisöviestintä Asukas- ja palveluviestintä Valmistelu- ja päätösviestintä Talousviestintä Vaikuttamisviestintä Yrittäjyysviestintä Markkinointiviestintä (kaupunkimarkkinointi) Mediaviestintä ja -suhteet Häiriö- ja kriisiviestintä 13

14 Kaupungin arvot viestinnän toimintatapana 1 Kaupunkilaisen paras Viestintämme huomioi vastaanottajansa ja tuo esiin asukkaille koituvan hyödyn. Kerromme palveluista selkeästi ja oikeaaikaisesti sekä toimimme palveluhenkisesti yhden luukun periaatteella. Vastuullinen yhteistyö Viestintämme perustuu avoimuuteen ja tasapuolisuuteen. Olemme aktiivisessa vuorovaikutuksessa palvelujen käyttäjien kanssa ja hyödynnämme toiminnassa asiakkailta saatavaa palautetta ja kehitysideoita. Viestimme yhteistyössä asiantuntevasti ja kannamme jokainen vastuuta hyvästä viestinnästä. 14

15 Kaupungin arvot viestinnän toimintatapana 2 Tavoitteellisuus ja tehokkuus Viestintämme on suunnitelmallista ja huomioimme sen palveluissa ja hankkeissa etukäteen. Tiedotamme palveluistamme tehokkaasti kohderyhmittäin osana päivittäistä toimintaamme. Teemme jatkuvaa yhteistyötä viestinnässä myös ulkoisten sidosryhmien kanssa Rohkea uudistuminen Käytämme laajasti ajanmukaisia viestinnän kanavia ja keinoja tavoittaaksemme paremmin asukas- ja sidosryhmät. Viestimme innostavasti ja ennakkoluulottomasti toiminnastamme. Lisäämme positiivisella viestintäotteella kaupungin vetovoimaisuutta. 15

16 Kaupungin arvot viestinnän toimintatapana 3 Luotettavuus ja turvallisuus Viestintämme on johdonmukaista ja läpinäkyvää. Toiminnasta ja päätöksistä kerromme totuudenmukaisesti ja perustellusti. Välitämme tietoa ennakoivasti ja monipuolisesti kohderyhmämme huomioiden. Säännöllisellä ja oikea-aikaisella viestinnällä parannamme toimintamme luotettavuutta. 16

17 Viestinnän painopisteet, tavoitteet ja toimenpiteet Valmistelu- ja päätösviestintä Asukas- ja palveluviestintä Työyhteisöviestintä Kaupunkimarkkinointi 17

18 1. Valmistelu- ja päätösviestintä Tavoitteet: päätösviestintä on johdonmukaista ja oikea-aikaista asukkaat ovat tietoisia valmisteilla olevista asioista sekä päätösten vaikutuksista palveluihin ja toimintaan asukkailla on mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa asioihin eri kanavissa valmistelijoiden ja päätöksentekijöiden viestintä on samansuuntaista ja vastuullista Toimenpiteet luodaan ja otetaan käyttöön yhteiset toimintatavat mediaviestinnässä; kriteerit milloin uutisoidaan, miten perustellaan ja tuodaan esiin päätösten vaikutukset tiedotetaan merkittävistä asioista selkeästi, yhdenmukaisesti ja oikea-aikaisesti omissa viestintäkanavissa ja medialle lisätään yhteistyötä median kanssa; mediatapaamiset, tiedotustilaisuudet, aktiivinen juttutarjonta kehitetään sähköisiä osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksia osana verkkopalveluja 18

19 2. Asukas- ja palveluviestintä Tavoitteet asukkaat ovat tietoisia kaupungin palveluista, toiminnasta ja taloudesta asiointi on helppoa ja palveluita käytetään tarkoituksenmukaisella tavalla tyytyväisyys ja luottamus kaupungin palveluihin vahvistuu viestintä on avointa ja vuorovaikutteista ja osallistavaa Toimenpiteet viestitään palveluista suunnitelmallisesti kohderyhmittäin niille sopivilla tavoilla nostetaan esille palveluiden yhden luukun -periaate; palvelujen uudistaminen ja keskittäminen lisätään asukkaiden osallistumis- ja vuorovaikutusmahdollisuuksia järjestämällä mm. yleisötilaisuuksia ja kyselytunteja kehitetään www-sivujen palvelulähtöisyyttä ja käytettävyyttä hyödynnetään sosiaaliseen median kanavia yhteisöllisyyden lisäämiseksi 19

20 3. Työyhteisöviestintä Tavoitteet viestintä on avointa, vuorovaikutuksellista ja osallistavaa viestinnän sisältö on yhä enemmän räätälöityä kaikille ei kaikkea viestintä on jatkuvan arvioinnin ja kehittämisen kohteena oleva työyhteisötaito viestintä on osa toiminnan johtamista ja suunnittelua (kehityssuunta) viestinnässä on hyvää työkulttuuria ja -motivaatiota sekä työhyvinvointia rakentavat toimintamallit Toimenpiteet kehitetään avointa, vuorovaikutteista ja osallisuutta edistävää viestintäkulttuuria huomioidaan sisältöjen kohdentaminen henkilöstöryhmittäin parannetaan viestintävalmiuksia ja osaamista määrittelemällä koulutustarpeet ja -alueet ja tuetaan henkilöstä viestinnässä (vertaistuki) kehitetään viestinnän suunnittelua ja johtamista osana toimintaa luodaan muutosviestinnän toimintamalli 20

21 4. Kaupunkimarkkinointi Tavoitteet mielikuva Kouvolasta on myönteinen ja alueen tunnettuus on parantunut kotiseuturakkaus ja -arvostus on lisääntynyt; ollaan ylpeitä omasta kaupungista luontokaupunkiprofiili ja elinvoimaisuus on tuotu esiin strategian mukaisesti Kouvolan vetovoima on lisääntynyt asuin-, opiskelu-, matkailu-, tapahtuma- ja urheilukaupunkina sekä yritysten sijoittumiskohteena Kouvolan kaupunkia pidetään vetovoimaisena ja luotettavana työnantajana Toimenpiteet tehdään kaupunkimarkkinointia markkinointisuunnitelman mukaisesti laaditaan viestintäsuunnitelmat strategian mukaisille kärkihankkeille määritellään kaupungille pääviestit lisätään markkinointiyhteistyötä ja verkostoitumista keskeisten sidosryhmien kesken selvitetään eri kohderyhmien mielikuvaa Kouvolasta ulkoisella arvioinnilla 21

22 Viestinnän organisointi ja vastuut 1 Kaupunginvaltuusto luo edellytykset viestinnälle sekä asukkaiden osallistumiselle. Viestintää johtavat ja valvovat kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja sekä omalla vastuualueellaan toimialajohtajat. Kaikissa yksiköissä viestinnästä vastaa aina yksikön johto / esimies. Kaupungin päätoiminen viestintähenkilöstö on keskitetty konsernipalvelujen hallinto- ja viestintäpalveluihin. Viestintää koordinoi, kehittää ja suunnittelee viestintäpäällikön johdolla viestintätiimi. Viestintätiimi tukee ja ohjeistaa toimialojen viestintää, nostaa esille tiedotettavia asioita ja huolehtii osaltaan viestinnän toteuttamisesta. Viestintätiimi tiedottaa kaupungin yleisistä sekä kaupunginvaltuuston- ja hallituksen päätöksistä. Kaupungin viestintä ei voi toimia tehokkaasti ilman toimialojen tukea. Jokainen kunnan organisaatiossa toimiva viestii työssään koko ajan. (viestintäohje KH ) 22

23 Viestinnän organisointi ja vastuut 2 Kaupungin viestintä toimii myös hajautetusti. Kunkin toimialan, palveluketjun, palveluiden ja palveluyksiköiden sekä liikelaitosten viestinnästä vastaavat niiden johtajat ja esimiehet, johon saavat tukea konsernipalvelujen viestintätiimiltä. On tärkeää, että toimialan johto ja esimiehet huolehtivat oman yksikkönsä toiminnan suunnittelun yhteydessä myös viestinnän suunnittelusta, johtamisesta ja resursseista. Kaupungin viestintä ei voi toimia tehokkaasti ilman yhteistyötä sekä toimialojen tukea ja asiantuntijuutta. Toimialoilla on palvelukohtaisia oto-viestijöitä, jotka hoitavat oman yksikkönsä viestintää. Lisäksi oto-viestijät toimivat yhteistyössä johdon ja esimiesten kanssa sekä huolehtivat yhteistyössä viestintätiimin viestintävastaavan kanssa toimialansa tai palveluyksikön tiedottamisesta. Konsernipalvelujen viestintätiimi tukee ja opastaa oto-viestijöitä viestinnän tehtävissä. 23

24 Viestinnän keskeisimmät kohderyhmät Henkilöstö Matkailijat/ Vapaa-ajan asukkaat Yritykset/ Elinkeino elämä Asukkaat Oppilaitokset Yhdistykset Viranomaiset Etu- ja ammatti järjestöt Päättäjät/ Vaikuttajat 24

25 Viestinnän keinot ja kanavat Kimara henkilöstö lehti Kouvola.fi Internet Some Facebook UutisKimara tiedote Some/ Twitter Extranet= Luottokontti Some/ YouTube Mediapankki Uutinen/viesti Some/ Instagram/ Yammer/ Google+ Info-TV Mobiiliviesti Tapaamiset Tiedotus- Tilaisuudet Uutiskirje sähköinen Julkaisut RSS-syöte Tiedotteet 25

26 Viestinnän seuranta ja mittarit Viestinnän laadullisia ja määrällisiä mittareita kehitetään ja tulkitaan yhdessä. Viestinnän vaikuttavuutta painopisteittäin ja tavoitteittain sekä julkisuuslajeittain on tarkasteltava pitkäjänteisesti ja kokonaisvaltaisesti. Viestintää on myös aina arvioitava sen suhteen, kuinka tuloksia saadaan kohtuullisin resurssein. Mittavia asioita: Verkkojulkisuus; verkkosivustojen kävijämäärän kehitys, keskustelu somessa yhteydenotot Asiakasjulkisuus: asiakaspalaute, käyttäjäkyselyt, julkaisujen, tapahtumien ja tilaisuuksien määrä, laatu ja yhteys tavoitteisiin Sidosryhmä- ja mediajulkisuus: mediatiedotteiden määrä, mediaseuranta julkisuuden määrä, laatu ja viestien läpimeno, uutiskirjoitusten, mielipidekirjoitusten ym. lukumäärä ja laatu, sidosryhmien palaute ja asenteet (asiakkaiden) Sisäinen viestintä: sisäiset tutkimukset ja selvitykset henkilöstön keskuudessa, työhyvinvointikyselyt (mm. Kunta10), Kontin ja Luottokontin -kävijämäärän kehitys Tunnettuus: maineen kehittyminen (Kuntien imagotutkimus / Kaupunkien muuttohalukkuus -tutkimus). 26

27 Strategia motto Viestintä välittää! 27