Solotes henkilöstösuunnittelu Solotes on suomalainen henkilöstösuunnitteluohjelmisto, joka on tarkoitettu kaikenkokoisten yritysten työvoiman käytön suunnitteluun ja mitoitukseen, vuorolistojen laadintaan sekä palkkaraportointiin. Ohjelmistoa on kehitetty tiiviissä yhteistyössä asiakkaiden kanssa vuodesta 1992 alkaen. Solotes on toimialariippumaton ja muunneltava Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä ohjelmiston tarvitsemat perustiedot päivitetään asiakkaan organisaation ja asiakkaan noudattamien työehtosopimusten mukaan. Koska Solotes on asiakaskohtaisesti muunneltava järjestelmä, se soveltuu eri toimialoille ilman ohjelmointityötä. Järjestelmän käyttöönottoasennus tehdään yleisesti käytetyllä asennusohjelmalla, jonka avulla asiakas voi tehdä asennuksen jopa itse. Useimmissa tapauksissa asennus annetaan kuitenkin Solotes-asiantuntijan tehtäväksi. Referenssit Solotes tehostaa henkilöstöprosesseja Solotes on järjestelmä, jolla suunnitellaan yrityksen kalleimman resurssin, työvoiman, käyttöä. Solotes-asiakkaat ovat saavuttaneet järjestelmän käyttöönoton jälkeen jopa usean prosenttiyksikön säästöjä henkilöstökustannuksissa parantuneen suunnitteluprosessin ansiosta. Käsityöhön verrattuna suunnittelussa säästyy aikaa ja virheiden määrä vähenee. Ohjelmisto ohjaa suunnittelijaa työehtosopimuksen ja työaikalain säädösten noudattamisessa. Suunnittelijan vaihtuessa yrityksen vuorolistasuunnittelussa vakiintuneet käytännöt on helppoa opettaa seuraavalle suunnittelijalle, koska suunnitteluun vaikuttavat tiedot ovat ohjelmiston muistissa. Solotes-järjestelmässä on monipuolinen palkkaraportointi ja tietojen konekielinen siirto palkanmaksujärjestelmiin. Palkanmaksussa säästetään aikaa ja virheiden määrä voidaan minimoida. Palkanmaksutapahtuma on nopeampi verrattuna perinteiseen paperilla tapahtuvaan raportointiin ja palkanlaskijan toiminta tehostuu. Vuoden 2003 lopussa Solotes-järjestelmällä suunniteltiin ja raportoitiin Suomessa noin 30 000 työntekijän työvuorot. Ohjelmiston asennuskanta oli noin 2000 työasemaa. Solotes-järjestelmä on käytössä pienissä ja suurissa eri toimialojen yrityksissä. Luettelo asiakasyrityksistä löytyy kotisivultamme osoitteesta http://www.solotes.fi 1
Järjestelmän käyttöönotto Solotes-järjestelmän käyttöönotto voidaan jakaa kolmeen työvaiheeseen. Käyttöympäristön suunnittelu Ennen varsinaista asennusta suunnitellaan, millaisessa ympäristössä järjestelmää tullaan käyttämään ja miten suunnittelutyö organisoidaan. Tässä vaiheessa määritetään mm. seuraavat asiat: Yrityksen organisaatio montako suunnittelijaa järjestelmää käyttää miten henkilökunta jaetaan eri suunnittelijoiden kesken millä tasolla myyntibudjetit laaditaan kuinka palkkaraportti muodostetaan Tietokantapalvelin ja työasemat missä järjestelmän tietokanta sijaitsee monelleko työasemalle ohjelmisto asennetaan miten tietokannan varmuuskopiointi tehdään kuinka ohjelmiston ylläpito järjestetään. Perustiedot Kun käyttöympäristö on määritetty, tallennetaan suunnittelussa tarvittavat perustiedot. Järjestelmä toimitetaan toimialakohtaisilla vakiotiedoilla. Lähes aina tietoja kuitenkin muutetaan asiakaskohtaisesti. Tähän työhön osallistuu yleensä myös Solotes-asiantuntija. Muutettavia perustietoja ovat mm: Yrityksen organisaatio Toimipisteet ja osastot. Vapaakoodit ja palkkalajit Palkanmaksun perusteena olevat ohjauskoodit ja varsinaisten palkkalajien laskentasäännöt määritetään yhteistyössä palkanlaskijan kanssa. Työtehtävät Vuorolistasuunnittelua ohjaavat työtehtäväkoodit määritetään yhteistyössä suunnittelijoiden kanssa. Liittymät Palkkaraportin välittäminen palkanmaksuun konekielisessä muodossa ja kulunvalvontatietojen tuominen Solotes-tietokantaan. Muiden järjestelmien ja Solotesin väliset tiedonsiirtomenetelmät ja tiedostomuodot. Käyttötunnukset Järjestelmään perustetaan käyttötunnukset suunnittelijoille ja ylläpitäjille. Ohjelmiston asennus Lopuksi tehdään ohjelmiston asennus. Tietokantapalvelimelle asennetaan palvelinohjelmisto ja järjestelmän perustiedot. Kullekin työasemalle asennetaan työasemaohjelmisto. Pienissä yhden suunnittelijan järjestelmissä tietokanta voidaan asentaa myös työasemaan, jolloin erillistä tietokantapalvelinta ei tarvita. 2
Suunnitteluprosessi Solotes-järjestelmällä käsitellään suunnitteluprosessia, joka alkaa työvoimatarpeen mitoituksesta ja päättyy valmiiden palkkalajikohtaisten tapahtumien välittämiseen palkkajärjestelmälle. Solotesin perusfilosofia on, että suunnitellaan töille tekijöitä eikä tekijöille töitä. Tämä ajattelu poikkeaa perinteisistä suunnittelujärjestelmistä ja takaa kustannustehokkuuden. Oheisessa kaaviossa on kuvattu suunnitteluprosessin tärkeät vaiheet. henkilökunnan perustiedot vuosilomat työntekijöiden omat toiveet myyntiennuste työvoimatarve julkaistu vuorolista vuorolistasuunnitelma kulunvalvontaaineisto palkanmaksuaineisto poikkeamavertailu palkkalajierittely palkkojen korjausajo valmis palkkaraportti 3
Työntekijää koskevat tiedot Solotes-järjestelmään tallennetaan jokaisesta työntekijästä joukko tietoja, joiden avulla ohjataan vuorolistojen suunnittelua ja palkanmaksua. Tärkeimpiä työntekijään liittyviä tietoja ovat: henkilötiedot yhteystietoineen työaikakäytettävyys työsopimuksessa sovittu työmäärä työntekijän noudattamat työaikasäännöt palkkaustiedot työtehtäväosaaminen palkanmaksuryhmiin liittyvät tiedot Työntekijää koskevia tietoja Vuorolistojen suunnittelu Myyntiennusteet Myyntiennusteet toimivat työvoiman tarvesuunnittelun pohjana. Solotes-järjestelmään voidaan syöttää päiväkohtaisia myyntiarvioita halutulle ajanjaksolle. Myyntiennusteiden perusteella mitataan työvoiman käytön tehokkuutta. Jos työvoiman tarve ei perustu rahamääräiseen myyntiin, ennusteiksi voidaan syöttää myyntilukujen sijaan esimerkiksi asiakastapahtumia tai saapuvia puheluita. Kustannustehokkuuden varmistamiseksi määritetään tuntimyynti- tai työvoimakulutavoitteet, joiden avulla käyttäjä näkee havainnollisesti myyntiennustetta vastaavan miehitystarpeen. Työvoiman tarvesuunnittelu Työvoiman tarvesuunnittelun yksinkertaistamiseksi Solotesissa on toiminto, jolla suunnitellaan ja ylläpidetään työvoiman tarvemalleja. Tarvemalli laaditaan aina tiettyä viikonpäivää ja myyntiarviota varten, ja siinä määritetään kuinka monta työntekijää on kulloinkin työssä. Valmiiksi suunniteltuja tarvemalleja käyttämällä vuorolistojen laatiminen on nopeaa, sillä suunnittelijan ei tarvitse miettiä miehitystarpeita kullekin päivälle alusta asti. Lomasuunnittelu Solotesin lomasuunnitteluohjelmalla suunnitellaan vuosilomat ja muut etukäteen tiedossa olevat vapaat. Syötetyt tiedot siirtyvät automaattisesti vuorolistasuunnitelman pohjaksi. Vapaajaksot merkitään havainnollisesti hiirellä piirtämällä. Järjestelmässä olevien erikoispäiväluetteloiden avulla lomasuunnitteluohjelma osaa laskea vuosilomajaksojen saldopäivät. Työvuorolistan suunnitteluvaiheessa käyttäjä näkee ajan tasalla olevat tehokkuusluvut 4
Toivomuslista Solotesissa on toiminto, jolla syötetään työntekijöiden omia työaikaa koskevia toiveita. Työ- ja vapaatoiveet näkyvät vuorolistojen suunnitteluvaiheessa vuorolistan pohjalla, ja suunnittelija voi näin ottaa huomioon henkilökunnan omat toiveet. Työaikakäytettävyys Kullakin työntekijällä on toiveiden lisäksi myös perustietoihin syötetty käytettävyys, jota sovelletaan silloin kun toiveita ei ole syötetty. Käytettävyys voidaan määrittää perustietoihin usean viikon mittaisena, jolloin suunnittelua voidaan ohjata esimerkiksi siten, että työntekijä tekee vuoroviikoin aamuvuoroja ja iltavuoroja. Miehityssuunnitelma Solotes-järjestelmässä on useita vaihtoehtoisia tapoja laatia vuorolistojen miehityssuunnitelma. Yksinkertaisin tapa tehdä vuorolista on kopioida edellisen jakson lista miehityksineen. Edellisestä vuorolistasta voidaan kopioida myös pelkkä miehitystarve, joka miehitetään eri työntekijöillä. Useimmiten vuorolistojen suunnittelu aloitetaan hakemalla tarvemallihakemistosta ennalta suunniteltu tarvemalli vuorolistan pohjaksi. Tarvemallihaku voi perustua myyntiennusteisiin, ja listajaksolle tuotua mallia voidaan muokata jaksokohtaisesti tarvittaessa. Työvuorot voidaan miehittää käsityönä Solotesin havainnollista käyttöliittymää hyväksikäyttäen. Ohjelma tarkkailee työehtosopimuksen määräyksiä suunnittelun aikana ja ilmoittaa käyttäjälle mahdollisista virheistä. Suunnittelija näkee listajakson taustalla työntekijöiden omat työaikaa koskevat toiveet, sekä ennalta syötetyn lomasuunnitelman. Ohjelmassa on jatkuvasti päivittyvät tehokkuuslaskurit, joiden avulla miehitys saadaan helposti mitoitettua oikeaksi. Vuorolistojen suunnittelu tapahtuu graafi sessa ja värikoodein havainnollistetussa käyttöliittymässä. 5 5
Automaattisuunnittelu Solotes-järjestelmässä on kiinnitetty erityistä huomiota rutiininomaisten suunnitteluvaiheiden automatisoimiseen. Ohjelmassa on kolme erilaista automaattimenetelmää, joiden avulla vuorolistojen laadintaa voidaan helpottaa: Kiertävä lista: Järjestelmään voidaan määrittää vapaavalintainen määrä kiinteitä tai joustavia työvuorokiertoja. Työntekijät voidaan määrätä noudattamaan haluttua kiertoa halutulla rytmillä. Ohjelma huolehtii automaattisesti siitä, että kierron mukaiset työvuorot toteutuvat listajaksosta toiseen. Työvuorojen nopea automaattimiehitys: Ohjelma etsii tekijän yksittäisiin avoimiin työvuorohin. Nopeaa automaattia käytetään yleensä käsityönä tehtävän suunnittelun apuvälineenä. Työvuorojen optimaalinen automaattimiehitys, Solotes SmartSchedule : Nykyaikaiseen matematiikkaan perustuva optimointijärjestelmä, jonka avulla vuorolistojen laadinta voidaan pitkälle automatisoida. Optimointimenetelmä soveltuu hyvin käytettäväksi tilanteissa, joissa työntekijöiden työajat ovat vaihtelevia ja erilaisia työvoimaresursseja tarvitaan paljon. Optimointimenetelmä käyttää painokertoimia ristiriitaisten tavoitteiden toteuttamiseksi. Optimointia käytettäessä ohjelmalle annetaan lähtöarvot ja suunnittelussa käytettävät tavoitteet, jotka voivat olla keskenään ristiriitaisia. Optimointiajon lopputulosta voidaan tarvittaessa korjailla. Optimoinnin ideana on opettaa ohjelmaa tekemään vuorolistoista oikeanlaisia. Jos lopputulosta tarkasteltaessa huomataan systemaattisia virheitä, ohjelman lähtöarvoja voidaan muuttaa ja optimointi voidaan käynnistää alusta. Ohjelma oppii, minkälaisia vuorolistoja sillä halutaan tehdä. Seuraavalla listajaksolla lopputulos on hyvä jo ensimmäisellä ajokerralla. Kustannuslaskenta Vuorolistojen suunnitteluvaiheessa on käytettävissä kustannuslaskenta -ikkuna, jonka avulla voidaan arvioida suunniteltavan listajakson kustannuksia. Vuorolistasuunnittelun aikana on käytettävissä eritelty kustannuslaskelma. 6
Toteutumien kirjaaminen Vuorolistan julkaisu Kun vuorolista on valmiiksi laadittu, se julkaistaan. Ohjelma kopioi suunnitelman sellaisenaan toteutumaksi, jota voidaan muokata. Suunniteltu tilanne säilyy tietokannassa ja sitä voidaan tarkastella myöhemmin. Toteutumatietokantaan tehdään kaikki vuorolistan julkaisun jälkeen tapahtuvat muutokset. Ohjelmalla syötetään työntekijöiden vuoronvaihdot, sairaslomat ja muut poikkeamat. Poikkeamaluettelo Solotes voidaan asentaa lukemaan kulunvalvontatietoa lähes mistä tahansa markkinoilla olevasta kulunvalvontajärjestelmästä. Ohjelma tallentaa tietokantaansa työntekijöiden todellisen työajan, ja sitä käytetään hyväksi poikkeamaluettelon muodostamisessa. Poikkeamaluettelon avulla nähdään havainnollisesti toteutuneen tilanteen ja julkaistun vuorolistasuunnitelman erot. Poikkeamien kohdalla käyttäjän tehtäväksi jää päättää, minkä mukaan palkat maksetaan. Kulunvalvontaa ja suunnitelmaa vertaamalla voidaan havaita useita poikkeamia. Tuntipankki Solotesissa on tuntipankkijärjestelmä, jonka avulla voidaan toteuttaa työajan tasoittuminen pitkällä aikavälillä. Tuntipankki kerää automaattisesti työntekijöiden työtunteja ja tekee saldovertailua tuntitavoitteisiin nähden. Vuorolistoja suunniteltaessa näytöllä näkyy ajan tasalla oleva tuntipankkisaldo. Tasoittumisjakson päättyessä tuntisaldot voidaan nollata palkkaraportoinnin yhteydessä. Kunkin työntekijän kohdalla nähdään reaaliaikaisesti päivittyvä tuntipankkisaldo. 7
Palkkaraportointi Solotesin palkkaraportti-ohjelmalla tehdään työtuntien erittely palkkalajeiksi. Lopputulosta voidaan tarkastella näytöllä kappalemäärinä, tuntimäärinä tai rahamääräisinä lukuina. Valmis laskelma toimitetaan palkanmaksuun konekielisenä siirtotiedostona. Palkkaraporttiin liittyy myös korjausajomahdollisuus. Kun ohjelmalla lähetetään valmis raportti palkanlaskijalle, aineisto tallentuu samalla myös sisäiseen tietokantaan. Jos toteutuneisiin työvuoroihin tehdään myöhemmin muutoksia, ohjelma laskee aiemmin lähetetyn tilanteen ja uuden tilanteen välisen erotuksen. Valmis palkkaraportti palkkalajeille eriteltynä. Tulosteet Solotes-järjestelmästä voidaan tuottaa erilaisiin käyttötarkoituksiin sopivia tulosteita, mm. vuorolista, kuormituslista, työaikaraportti, vuosilomalista ja työntekijöiden oma toivomuslista. Kaikki tulosteet ovat monipuolisesti muokattavia. Tulosteiden ulkoasut, työntekijäryhmittelyt ja järjestys sekä tietosisältö ovat käyttäjien vapaasti määriteltävissä. Tulostuksen esikatselussa tarkastellaan vuorolistatulostetta. Ohjelmasta voidaan tulostaa useita eri mallisia vuorolistatulosteita. 8
Järjestelmän ylläpito Solotes on suunniteltu huolellisesti siten, että järjestelmän ylläpito on yksinkertaista. Ohjelmapäivitykset Kun Solotes-ohjelmistosta julkaistaan uusi versio, käyttäjä voi ladata sen omalle tietokoneelleen Internetin kautta. Usean työaseman verkkoasennuksia varten ohjelmassa on automaattinen päivityspakettien jakelu. Palvelimelle haettu uusi versio päivittyy työasemiin ohjelman käynnistyksen yhteydessä. Perustietopäivitykset Perustietojen päivittäminen tehdään samalla tavalla kuin ohjelmiston päivittäminen. Esimerkiksi palkkalajimääräysten muuttuessa Solotes-asiantuntija valmistaa päivityspaketin, joka toimitetaan perille sähköpostitse tai lataamalla Solotesin Internet-palvelimelta. Ongelmaraportti Jos käyttäjällä on ohjelmiston käyttöön liittyvä ongelma, jonka ratkaisemiseen tarvitaan Solotes-asiantuntijan apua, hän voi lähettää ohjelman tietokannan tukihenkilölle tutkittavaksi Internetin kautta. Varmuuskopiointi Ohjelmassa on varmuuskopio-toiminto, joka säilyttää tietokannasta useita varmistussukupolvia. Tämän lisäksi on suositeltavaa, että tietokantapalvelimesta tehdään varmuuskopiot ajastetusti ulkoiselle varmistusvälineelle. 9
Liittymät Solotes-järjestelmä on suunniteltu avoimeksi. Tietoja voidaan siirtää mm. Windowsin leikepöydän kautta tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentaohjelmiin. Solotesissa on valmiit liittymät yleisimpiin työajanseuranta- ja palkkajärjestelmiin. Laitteistovaatimukset Solotes toimii tietokoneessa, joka täyttää seuraavat vaatimukset: Käyttöjärjestelmänä Windows 95/98/ME tai Windows NT4/2000/XP. Keskusmustin määrä vähintään 64 Mt. Täysasennus vaatii noin 10 Mt kiintolevytilaa. Lisäksi tietokanta vaatii yrityksen henkilömäärästä riippuen 2-20 Mt/vuosi. Varmuuskopiointia varten tarvitaan kiintolevytilaa yrityksen koosta riippuen 10-200 Mt. Minimivaatimuksena näyttö, jonka resoluutio on 800x600 pistettä. Suunnittelutyön graafisesta luonteesta johtuen suositeltava resoluutio on 1024x768 tai suurempi. Tietokanta voi sijaita paikallisessa työasemassa tai erillisellä tiedostopalvelimella. Solotes Finland Oy Sulkapolku 3 Solotes Finland Oy, PL 66, 00371 Helsinki www.solotes.fi, asiakaspalvelu +358 (0)207 415 150, myynti: myynti@solotes.fi, asiakastuki: tuki@solotes.fi 10