Osaamisen ennakoinnin lyhyt oppimäärä Osaamisen ennakointi on jatkuva päivittyvä prosessi, joka kulkee käsi kädessä organisaation vision ja strategian kanssa. Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa -hanke 2011 2013 Kevät 2012
Sisältö (mm.) Ennakointi ja tulevaisuudentutkimus Ennakoinnin aikajänteet Mitä on osaamisen ennakointi Strategiaprosessi vs. osaamisen ennakointi Osaamisen ennakointi henkilöstöjohtamisen näkökulmasta Kuntien toimintaympäristömuutoksia Hankkeen rahoittajat Projektihenkilöstön yhteystiedot Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 2
Mitä ennakointi (foresight) on? Ennakoinnin määritelmiä: Ennakointi on järjestelmällinen, osallistava prosessi, jossa kerätään tietoa ja laaditaan visioita keskipitkän ja pitkän aikavälin tulevaisuudesta ja jolla pyritään parantamaan nykyisten päätösten tietopohjaa ja käynnistetään yhteisiä toimia. Ennakointi on tiedonhallintaa, jossa tulevaisuudesta kertovaa tietoa järjestetään, ja jonka tuloksena syntyy vaihtoehtoisten tulevaisuuksien hahmotelmia. (Siikaniemi, Saikkonen ja Härkönen 2010) Ennakointi on aina enemmän kuin pelkkä muutoksiin varautuminen tai vastaaminen. Ennakointi tähtää parhaimman mahdollisen tulevaisuuden luomiseen. Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 3
Tulevaisuudentutkimus (future research) Ei ole ennustamista vaan tulevien vaihtoehtojen näkemistä On monitieteistä ja laaja-alaista Tulevaisuuden tutkimus ei etsi Totuutta tulevaisuudesta, vaan sen avulla pyritään vaikuttamaan nykyhetkessä tehtäviin päätöksiin Tulevaisuus ei muodostu ulkopuolisten voimien ohjaamana, vaan ihmiset eri toimintaympäristöissään rakentavat sitä Kehittää metodeja ja välineitä ennakointitoimintaan Lähde: mukaillen Mannermaa (1999) Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 4
Ennakoinnin aikajänteet Visionäärinen johtamisen tasolla määritetään ydinpalvelutoiminnat ja ne ydinosaamisen alueet, jotka niiden hallitsemiseksi tarvitaan 5-10 v. aikajänne Strategisen johtamisen tasolla ennakoidaan muutokset toimintaympäristössä ja mietitään niiden vaikutus olemassa oleviin kompetensseihin 3-5 vuoden aikajänne Viitala (2005) käyttää tästä prosessista nimitystä osaamisen ennakointi Taktisen tai operatiivisen johtamisen tasolla arvioidaan, minkä tyyppisiä kompetensseja tarvitaan juuri nyt Aikajänne korkeintaan 1 vuosi Lähteet: Aaltonen ja Wilenius 2002; Viitala 2005 Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 5
Mitä on osaamisen ennakointi? (1/2) Osaamisen ennakoinnin taustalla ovat muuttuneet käsitykset tiedosta ja oppimisesta (single-loop learning double-loop learning). Osaamisen ennakointi lähtee tulevaisuuteen vaikuttavien keskeisten muutostekijöiden tunnistamisesta ja päätyy muutoksen johtamiseen organisaation ja yksilön osaamisessa. Osaamisen ennakointi kytkeytyy jokapäiväiseen toimintaan. Lähteet: Aaltonen ja Wilenius 2002; Siikaniemi, Saikkonen & Härkönen 2010 Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 6
Mitä on osaamisen ennakointi? (2/2) Jotta ihmiset pystyvät toimimaan paremmin organisaation tavoitteiden suunnassa, ja osaamisen ennakoinnin viitekehys tulee sidotuksi ihmisten päivittäiseen toimintaan: Tarvitaan tietoa organisaation toimintaa ohjaavasta kehyksestä: visioista, arvioista, strategioista, prosesseista, tavoitteista ja taloudellisesta tilanteesta Tarvitaan tietoa työtovereiden tavoitteista, voimavaroista, työtehtävistä ja osaamisesta Tarvitaan työkalut toiminnan ja tulosten arvioimiseksi: mittarit, analysointivälineet, palautejärjestelmät Lähde: Aaltonen ja Wilenius 2002 Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 7
Strategiaprosessi vs. Osaamisen ennakointi Perinteinen strategiaprosessi luottaa suunnitteluun, rationaalisuuteen ja analyyseihin. Suunnittelijat ja toteuttajat ovat erillään. Osaamisen ennakoinnissa yhdistetään suunnittelu ja toteutus ja avataan keskustelu laajemmalle joukolle varhaisessa vaiheessa strategiaprosessia Strategiaprosessin tulisi olla osaamisen ennakoinnin prosessin kaltainen: Dialoginen ja iteratiivinen (= arvioidaan perustuivatko johtopäätökset oikeille oletuksille) Osaamisen ennakoinnin prosessi perustuu mielekkäiden analyysimenetelmien käyttöön sekä johdon omien ajatusmallien tiedostamiseen ja päivittämiseen Lähde: Aaltonen ja Wilenius 2002 Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 8
Osaamisen ennakoinnin prosessissa: Tärkeämpää kuin analyysit, ovat niiden perusteella syntyvät keskustelut ja väittelyt: Mihin tämä analyysi perustuu? Miten se poikkeaa nykyisistä käsityksistämme? Pitävätkö nykyiset käsityksemme paikkansa? Pitäisikö tämän johtaa jonkinlaiseen toimintaan? Jos kyllä, niin millaiseen? Oleellista on herkkyyden lisääminen: Päätöksenteon moniarvoisuus erilaiset näkökulmat sallitaan ja niihin rohkaistaan Viimeisen tiedon (myös epävirallisemman) etsiminen ja käyttö Nopea päätöksentekoprosessi Kokeilut vähemmän suunnittelua enemmän tekemistä: kokeilemisen ja testaamisen avulla saadaan ymmärrystä siitä, mikä toimii ja mikä ei Lähde: Aaltonen ja Wilenius 2002 Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 9
Osaamisen ennakoinnin prosessi Esimerkkinä työpajatyöskentely Valitaan joku aihe tai aihekokonaisuus, joka otetaan käsittelyyn 1. Ensimmäisessä työpajassa arvioidaan yhdessä, missä tällä hetkellä mennään valitussa asiassa Trendien kuvaamisessa voidaan käyttää esim. heikkojen signaalien kartoitusta, skenaarioita tai delfoi-analyysia 2. Toisessa työpajassa käsitellään muutosvisiota kokonaisuudessaan sekä sen osia erikseen Keskustelun kiihdyttämiseksi voidaan käyttää esim. asiakas-, sidosryhmäriski- ja SWOT analyyseja 3. Kolmannessa työpajassa mietitään perinpohjin, mitkä asiat ja teot tuovat valitun vision toteutumisen lähemmäksi Apuna esim. henkilökunta-, kompetenssi ja SWOT-analyysit 4. Neljännessä työpajassa pyritään saamaan strategia konkreettiseen muotoon toteuttamissuunnitelmineen ja kehittämisohjelmineen Lähde: Aaltonen ja Wilenius 2002 Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 10
Kehittämisohjelmien avulla toteutetaan organisaation muutos Osaamisen ennakointia tukevien kehittämisohjelmien tulisi olla keskenään yhteensopivia ja ristiriidattomia suhteessa organisaation identiteettiin Osaamisen ennakoinnin kehittämisohjelmien sisältöjä voivat olla mm. Rekrytoinnit Työkierto Koulutus ja valmennus Työssä oppiminen Strategiset kumppanuudet Ostopalvelu Osaamisen ennakoinnin suuntaviivoina ja tukijalkoina toimivat suunnitelmat, ohjelmat ja viitekehykset, jotka viestivät valittujen asioiden tärkeydestä, haastavat vallitsevia ajatus- ja toimintamalleja sekä toimivat organisaation identiteetin rakennuspilareina Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 11
Osaamisen ennakointi henkilöstöjohtamisen näkökulmasta (1/2) Osaamisen ennakointi sisältää henkilöstösuunnittelun, rekrytoinnin ja henkilöstön kehittämisen kunta- ja palvelustrategioiden pohjalta. (Viitala 2005) Henkilöstösuunnittelussa voidaan erottaa kolme aikajännettä (Flach 2006): 1. Pitkän tähtäimen suunnittelu Käytetään henkilöstövoimavaroja koskevia ennustemalleja ja arvioita mm. palvelutarpeista, volyymista, tuotekehityksestä, teknologian käytöstä Tämä vaihe on ylimmän johdon ja henkilöstöjohdon yhteistyötä Liittyy visionäärisen johtamisen tasoon strategiaprosessissa Henkilöstövoimavarojen ennakoinnissa tarvitaan analyysia sekä eläkkeelle siirtymisestä että muusta liikkuvuudesta, työmarkkinoiden muutoksesta ja rekrytointimahdollisuuksista (koulutusjärjestelmän tulokset ym.) sekä yksilöllisistä kehityssuunnitelmista ja liikkuvuudesta (urakehityksestä) organisaation sisällä. Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 12
Osaamisen ennakointi henkilöstöjohtamisen näkökulmasta (2/2) 2. Keskipitkän aikavälin henkilöstösuunnittelu Kattaa osaamisen ennakoinnin strategisten tavoitteiden näkökulmasta Arvioidaan, mitä osaamista organisaatiossa on, miten puuttuvaa osaamista kehitetään tai hankitaan edellyttää vision lisäksi tietoa henkilöstön osaamisesta (esim. kehityskeskustelut) Huom! Ei pelkästään yksilöosaamisen näkökulma 3. Lyhyen tähtäimen henkilöstösuunnittelu Liittyy toimintasuunnitelmiin ja talousarvioon ja on yleensä numeerista tietoa henkilöstömääristä Liittyy strategiaprosessissa taktiseen tai operatiiviseen tasoon Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 13
Henkilösuunnittelun laatu ja hyöty perustuvat siihen: 1. Missä määrin henkilöstöstrategia integroituu toimintastrategioihin? 2. Kuinka luotettavaa henkilöstötarvetta koskeva tieto on (sekä määrällinen että laadullinen)? sekä 3. Organisaation kykyyn toimeenpanna strategiat Lähde: Flach 2006 Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 14
Kuntien toimintaympäristö muuttuu Seuraavissa kolmessa diassa on Kuntaliitossa vuonna 2007 tehdyn toimintaympäristöanalyysin keskeiset tulokset. Miltä tilanne näyttää nyt vuonna 2012? Ovatko trendit samat vai onko tapahtunut/ tapahtumassa uusia suunnanmuutoksia? Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 15
Kuntien toimintaympäristömuutoksia (1/3) (Tulevaisuudentutkimuksen menetelmillä tehty toimintaympäristöanalyysi, Kuntaliitto 2007) Väestö ja yrityksen keskittyvät kuntien koko suurenee Kunnat erilaistuvat mm. väestön, ikärakenteen, käytössä olevien resurssien, elinkeinorakenteen, julkisen palvelutarjonnan jne. suhteen Markkinoiden asema vahvistuu palvelutuotannossa julkisen ja yksityisen sektorin tuottavuutta verrataan toisiinsa entistä huolellisemmin. Kunta muuttuu yhä enemmän palvelujen tuottajasta niiden järjestäjäksi tilaaja-tuottaja -toimintatavan vahvistuessa Kuntalaiset haluavat entistä yksilöllisempiä palveluja ja valinnanmahdollisuuksia. Kuntalaisten muuttuminen asiakkaiksi asettaa suuria vaatimuksia kunnalliselle demokratialle Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 16
Kuntien toimintaympäristömuutoksia (2/3) (Tulevaisuudentutkimuksen menetelmillä tehty toimintaympäristöanalyysi, Kuntaliitto 2007) Hajautunut ja useita organisaatioita käsittävä palvelutuotantokokonaisuus asettaa kasvavia vaateita prosessin hallinnalle ja johtamiselle. Väestö ikääntyy ja huoltosuhde heikkenee. Väestön palvelutarve muuttuu. Kilpailu työvoimasta on Euroopan laajuinen ilmiö. Työntekijöihin kohdistuu kasvavia muutos- ja joustopaineita. Työvoimakilpailun kiristyessä muidenkin kuin palkkaetujen merkitys kilpailutekijänä korostuu. Jotkut työpaikat katoavat kunnista osittain tai kokonaan. Kuntien toimintoja ulkoistetaan. Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 17
Kuntien toimintaympäristömuutoksia (3/3) (Tulevaisuudentutkimuksen menetelmillä tehty toimintaympäristöanalyysi, Kuntaliitto 2007) Uhkana on, että suhteellisesti kasvava osa työikäisestä väestöstä jää pysyvästi työmarkkinoiden ulkopuolelle kohtaanto-ongelmien vuoksi. Siksi osaamistarpeiden ennakoinnin ja koulutusjärjestelmien joustavuuden vaatimukset kasvavat entisestään. Ihmisten halukkuus osallistua kunnalliseen päätöksentekoon vähenee. Kunta mielletään yhdeksi palvelun tarjoajaksi muiden joukossa. Teknologian kehitysvauhti kiihtyy edelleen. Syntyy uusia tuotteita, palveluita ja tarpeita. Teknologiaa hyödynnetään palvelujen tuottavuuden kohottamisessa ja sähköisten palvelujen avulla voidaan ylläpitää palvelutarjontaa myös haja-asutusalueilla. Lisäksi kuntien toimintaympäristöön vaikuttavat ilmastonmuutos, turvallisuus- ja tietoturva-asiat. Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 18
Lähteet: Aaltonen, M. ja Wilenius, M. 2002. Osaamisen ennakointi Pidemmälle tulevaisuuteen, syvemmälle osaamiseen. Helsinki: Edita publishing Oy ja Helsingin Kauppakamari Oy. Flach, B. 2006. Personalledning Human Resource Management i forskning och praktik. Lund: Studentlitteratur. Halmeenmäki, T. 2009. Kunta-alan eläkepoistuma 2010 2030. Helsinki: Kuntien eläkevakuutus. Siikaniemi, L., Saikkonen, S. ja Härkönen A. 2010. Artikkeli Innovaatiojärjestelmä haastaa osaamisen ennakoinnin. Teoksessa Osaavaa työvoimaa ja aluekehittämistä, toim. Soili Saikkonen. Lahden ammattikorkeakoulun julkaisu, sarja C, osa 67. Tampere: Lahden ammattikorkeakoulu. Mannermaa, M. 1999. Artikkeli Tulevaisuudentutkimus miksi, mitä ja miten? Teoksessa Tuleva tuhat, toim. Maija Metsä. Helsinki: Tilastokeskus, 25 42. Viitala, R. 2005. Johda osaamista! Osaamisen johtaminen teoriasta käytäntöön. Helsinki: Inforviestintä Oy. Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 19
Hankkeen rahoittajat Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 20
Lisätietoja Projektipäällikkö Sirpa Sivonen p. 050 571 8001, 09 771 2365 Projektikoordinaattori Leena Lehtinen p. 050 312 0226, 09 771 2146 etunimi.sukunimi@kuntatyonantajat.fi www.osaamisenennakointi.fi Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa Kevät 2012 21