LEANISTA KÄYTÄNTÖÖN Lean-menetelmien hyödyntäminen sairaanhoitopiirin toiminnan kehittämisessä PROJEKTISUUNNITELMA Tekijät: Ermo Haavisto Paula Asikainen Katriina Hakanen Pirjo Aho Marita Koivunen Mari Niemi Sanna Suominen Päiväys: 5.2.2016 Päivitetty: 6.10.2016
1 Tausta Lean-ajattelu on tuottamattoman toiminnan poistamiseen keskittyvä johtamisfilosofia, jonka avulla pyritään parantamaan asiakastyytyväisyyttä ja laatua sekä lyhentämään tuotannon läpimenoaikoja ja pienentämään toiminnan kustannuksia. Lean pyrkii siihen, että oikeita asioita tehdään oikeaan aikaan oikeassa paikassa oikean laatuisena. Samalla vähennetään turhia toimenpiteitä ja suhtaudutaan muutoksiin avoimesti ja joustavasti. Prosessien sujuvoittamiseen lean-ajattelu tarjoaa useita erilaisia työkaluja. Lean on muodostettu pääosin Toyota Production Systemin (TPS) periaatteiden pohjalta, ja sitä on viime vuosina hyödynnetty monessa muussa yhteydessä, mm. terveydenhuollossa. Satakunnan sairaanhoitopiirissä lean-ajattelua ja -työkaluja ei ole hyödynnetty systemaattisesti koko organisaatiossa. Kuitenkin hyviä toimivia esimerkkejä on jo olemassa. Esimerkiksi SataDiagissa leankehittäminen otettiin kehittämisen työkaluksi vuonna 2015. Tällöin 14 syvemmän lean-koulutuksen saanutta henkilöä nimettiin lean-agenteiksi, joiden tehtävänä oli koordinoida kehittämistä sekä perehdyttää koko henkilökunta lyhyellä n. 1 tunnin mittaisella koulutuksella lean-kehittämiseen. Henkilöstölle annettiin aikaa ja mahdollisuus osallistua oman työnsä kehittämiseen, mikä poiki lukuisia toimivia ja nyt jo käyttöön otettuja ratkaisuja toiminnan sujuvoittamiseksi. SataDiagin kokemukset lean-menetelmän soveltamisesta ovat hyviä ja leania hyödynnetään heillä jatkossa systemaattisesti. Yhteiskehittäminen on saanut hyvää palautetta myös henkilökunnalta. SataDiagin lisäksi mm. sosiaalipalvelujen toimialueella sekä fysiatrian ja kuntoutuksen yksiköissä on hyödynnetty lean-menetelmiä toiminnan kehittämisessä. Leanista käytäntöön -hankkeen myötä lean-ajattelu on tarkoitus levittää koko sairaanhoidon toimialueelle ja huoltokeskukseen. Vuoden 2016 alussa sairaanhoitopiirissä toteutettiin organisaatiouudistus. Viisi aiempaa sairaanhoidollista toimialuetta yhdistyivät sairaanhoidon toimialueeksi. Organisaatiouudistuksen yhteydessä myös toimintakäytäntöjä on tarkoitus kehittää vastaamaan entistä paremmin sekä asiakkaiden että yhteistyökumppaneiden tarpeisiin. Prosessien kehittäminen tukee myös tulevan sote-alueen valmistelua. 2 Tavoitteet, toimenpiteet ja tulokset Hankkeen päämääränä on parantaa hoitoprosessien laatua vastaamaan paremmin asiakkaiden tarpeisiin sekä saada samalla oman työn kehittäminen koko henkilöstön pysyväksi toimintatavaksi. Hankkeen tavoitteena on: - osallistaa henkilöstö kehittämään omaa työtänsä - kehittää prosesseja lean-menetelmiä hyödyntäen laadukkaammiksi ja sujuvammiksi tunnistaen prosessien ongelmakohtia ja hukkia - parantaa hoidon laatua ja saatavuutta prosessien kehittämisen kautta - vähentää hukasta aiheutuvia kustannuksia Tarkoituksena on toteuttaa prosessien kehittämistä lean-menetelmiä hyödyntäen systemaattisesti siten, että kehittäminen ulotetaan koko toimintaan. Hankkeessa arvioidaan syntyvän seuraavia tuotoksia: - lyhyet lean-koulutukset koko henkilökunnalle siten, että jatkossa koulutus on osa henkilöstön perehdytystä, - lean-agenttien kouluttaminen ja nimeäminen sairaanhoitopiiriin - lean-työkalupakki - kartoitus prosessien ongelmakohdista - toimintamallien ja/tai hyvien käytäntöjen kuvaukset lean-menetelmin kehitetyistä prosesseista - kehittämisen tueksi tehtävät arviointiraportit - väli- ja loppuraportit hankkeen etenemisestä
Hankkeella arvioidaan olevan seuraavia tuloksia tai vaikutuksia: - potilaiden odotusajat pienenevät, koska hoitoprosessi nopeutuu ns. hukkakohtien vähentyessä - hoidon laatu paranee, kun aikaa jää enemmän itse potilaille - henkilöstön työhyvinvointi paranee, kun heillä on mahdollisuus vaikuttaa oman työnsä kehittämiseen - henkilöstön osaaminen kasvaa Kehittämisessä hyödynnetään olemassa olevia hyviä lean-käytäntöjä ja kokemuksia sekä SATSHP:stä että muualta. Esimerkiksi Vaasan ja Lapin sairaanhoitopiireissä on tehty pitkäjänteisesti prosessien kehittämistä lean-menetelmiä hyödyntäen. 3 Toimenpiteet Hankkeen tavoitteisiin päästään seuraavilla toimenpiteillä: Toimenpide 1. Hankkeen organisoituminen Hankkeelle valitaan projektisuunnittelija. Hankesuunnitelmaa tarkennetaan yhdessä eri toimijoiden kanssa. Tavoitteena on käytännönläheinen kehittäminen, jota toimenpiteiden ja käytettävien työkalujen on tuettava. Tarvittaessa käynnistetään myös lean-koulutusten ostopalveluiden hankintaprosessi. Vastuuhenkilöt: Johtajaylilääkäri Ermo Haavisto Hanketoiminnan päällikkö Mari Niemi Aikataulu: 04/2016 - Projektisuunnittelijan valinta - Hankesuunnitelman tarkennus - Koulutuspalvelun hankintaprosessi Toimenpide 2. Lean-agenttien valinta ja kouluttaminen Sairaanhoidon toimialueelle nimetään n. 40 ja huoltokeskukseen n. 5 leanagenttia, joiden tehtävänä on tukea ja ohjata lean-kehittämistä. Odotusarvona on, että valittavilla henkilöillä on jo jonkin verran tietoa leankehittämisestä. Tavoitteena on, että sairaanhoitopiirissä oleva lean- ja laatukehittämisen osaaminen kootaan yhteen ja sitä hyödynnetään prosessien kehittämisessä. Tarvittaessa kuitenkin järjestetään lisäkoulutusta lean-menetelmiin liittyen. Vastuuhenkilöt: Johtajaylilääkäri Ermo Haavisto Toimialueylihoitaja Kati Hakanen Projektisuunnittelija Sanna Suominen Aikataulu: 09 11/2016 - Lean-agenttien nimeäminen - Lean-koulutukset valituille henkilöille - Osaamispankki Toimenpide 3. Henkilöstölle suunnatut lean-koulutukset Projektisuunnittelija valmistelee lyhyen (0,5 1 h) pituisen koulutuspaketin leankehittämisestä, jota lähdetään kouluttamaan koko sairaanhoidon toimialueen ja huoltokeskuksen henkilöstölle. Tarkoituksena on, että koko henkilöstölle tulee käsitys lean-kehittämisestä ja että heillä on oikeus ja mahdollisuus vaikuttaa oman työnsä kehittämiseen. Jokaisen työntekijän edellytetään osallistuvan koulutukseen. Jotta koulutuksista on mahdollisimman vähän haittaa potilaiden hoidolle, koulutustilaisuuksia järjestetään useita syys-lokakuun 2016 aikana.
Projektisuunnittelija valmistelee koulutusmateriaalin, joka julkaistaan intranetissä. Se liitetään myös osaksi sairaanhoidon toimialueen perehdytystä, jotta myös uudet työntekijät saavat ko. tiedon. Koko henkilökunnalle suunnattujen koulutusten lisäksi projektisuunnittelija järjestää sairaanhoidon toimialueen ja huoltokeskuksen esimiehille erillisen koulutuspäivän muutoksen johtamisesta ja lean-työkalujen käyttämisestä. SataDiag on luvannut toimia kehittämisen mentoroijana. Vastuuhenkilöt: Projektisuunnittelija Sanna Suominen Lean-agentit Aikataulu: 07 11/2016 - Lyhyet koulutukset koko sairaanhoidon toimialueen ja huoltokeskuksen henkilöstölle - Sähköinen koulutusmateriaali, jota voidaan hyödyntää perehdytyksessä - Esimiehille suunnattu koulutus Toimenpide 4. Pilotointi Hankkeeseen valitaan pilotointiyksiköt yksiköiden oman leankehittämisaktiivisuuden perusteella. Pilotointiyksiköiden määrää ei ole rajattu. Pilotointiyksiköt alkavat kehittää prosessejaan lean-menetelmiä hyödyntäen. Pilotointiyksiköissä kartoitetaan prosessien ongelmakohdat, joihin haetaan ratkaisua yhteiskehittämistä ja lean-menetelmiä hyödyntäen. Lean-menetelmä on kehittämisen työkalu, ei itseisarvo. Tärkeintä on määritellä kehittämisen tavoite ja keinot sen saavuttamiseksi. Projektisuunnittelija ja agentit tukevat pilotointiyksiköitä niiden kehittämistyössä. Kehittämistyö kuvataan ja saatetaan tiedoksi myös muille yksiköille. Kehittämistyössä otetaan huomioon asiakkaiden näkökulma, jota voidaan hakea mm. erilaisia kyselyjä tai asiakasraateja hyödyntäen. Vastuuhenkilöt: Pilotointiyksiköiden esimiehet Projektisuunnittelija Sanna Suominen Lean-agentit Aikataulu: 10/2016 10/2017 - Kokonaan tai osittain uudistettujen toiminta- ja hoitoprosessien kuvaukset Toimenpide 5. Arviointi ja raportointi Hankkeen tuloksia arvioidaan koko hankkeen ajan, mutta erityisesti hankkeen loppuvaiheessa tarkastellaan kokonaisuutena, millaista parannusta yhteiskehittäminen ja lean-menetelmien hyödyntäminen on tuonut toiminnalle. Hankkeen alkuvaiheessa laaditaan arviointisuunnitelma, jossa määritellään tarkemmin arviointikriteerit. Jokaiseen ohjausryhmän kokoukseen laaditaan väliraportti hankkeen etenemisestä. Lisäksi hankkeesta laaditaan loppuraportti, johon kootaan hankkeen tuotokset ja arviointi hankkeen tuloksista ja vaikutuksista. Vastuuhenkilöt: Projektisuunnittelija Sanna SUominen Hanketoiminnan päällikkö Mari Niemi Aikataulu: 05/2016 12/2017 - Arviointisuunnitelma - Väliraportit - Loppuraportti, joka sisältää hankkeen arvioinnin
4 Aikataulu ja organisointi Hanke toteutetaan ajalla 1.5.2016 31.12.2017. Hankkeen vastuullisena johtajana toimii johtajaylilääkäri Ermo Haavisto. Hankkeelle nimetään ohjausryhmä, jonka puheenjohtajan toimii johtajaylilääkäri ja varapuheenjohtajana toimialueylihoitaja Kati Hakanen. Lisäksi jäseniksi kutsutaan vastuualueiden esimiehet, huollon johtaja, liikelaitoksen johtaja ja henkilökunnan edustaja. Ohjausryhmän sihteerinä toimii sairaanhoidon toimialueen johdon assistentti. Ohjausryhmän kokoonpanoa voidaan täydentää tarvittaessa. Hankkeelle nimetään kokoaikainen projektisuunnittelija, joka vastaa hankkeen käytännön toteutuksesta ja koordinoinnista. Lisäksi sairaanhoitopiiriin nimetään syventävän lean-koulutuksen saaneet leanagentit, joiden tehtävänä on tukea ja ohjata yksiköitä lean-kehittämisessä. 5 Kustannusarvio Projektihenkilöstön palkkakulut muodostavat hankkeen suurimman menoerän. Lisäksi kuluja aiheutuu lean-koulutusten ja mahdollisten asiantuntijoiden ostopalveluista. Hanke toteutetaan tutkimus- ja kehittämistoiminnan rahoituksella. Hankkeen kustannusarviossa ei ole huomioitu lean-agenttien kehittämiseen käyttämästä työajasta aiheutuvia kustannuksia eikä henkilöstön koulutuksiin käyttämää työaikaa. Hankkeelle ei ole tarkoitus hakea erillistä ulkopuolista rahoitusta, mutta toiminnan kehittäminen voidaan kytkeä hallituksen kärkihankkeiden hakemuksiin ja muihin hankehakemuksiin soveltuvin osin. Kustannuslaji / vuosi 2016 / vuosi 2017 Yhteensä Projektihenkilöstön palkat sivukuluineen 36 000 55 000 91 000 Aineet ja tarvikkeet 500 800 1300 Palvelujen ostot, josta 24 700 15 000 39 700 Toimisto- ja hallintokulut 1 000 2 400 3 400 Asiantuntijakulut 2 000 3 000 5 000 Koulutuskulut 17 000 4 000 21 000 Matkakulut 2 000 2 400 4 400 Majoitus ja ravitsemus 1 000 1 200 2 200 Laite- ja tilavuokrat 1 700 2 000 3 700 Yhteensä 61 200 70 800 132 000 6 Tulosten juurruttaminen ja levittäminen Hankkeesta tiedotetaan heti alkuvaiheessa koko henkilöstöä. Projektisuunnittelija tiedottaa hankkeen etenemisestä sähköpostitse, intranetissä ja internetissä sekä erilaisissa tilaisuuksissa (mm. osastotunnit). Projektisuunnittelija ja lean-agentit välittävät tuloksista tietoa laajalti, jotta hyväksi todetut käytännöt leviävät myös muihin yksiköihin. Toimintamalleista laaditaan kuvaukset, jotka julkaistaan esim. hankerekisterissä. Sairaanhoidon toimialueen ja huoltokeskuksen johto tekee tarvittavat päätökset toimintamallien käyttöön ottamisesta.