Henkilö- ja koulutusrekisterin hallintaohjelma Ohjelmaversio 2.0 Dokumenttiversio 1.0
Tämä dokumentti sisältää käyttöohjeet Edukeeper henkilöstö- ja koulutusrekisteriohjelman käyttöön. Dokumentin sisältö on kirjoitettu vastaamaan tiettyä ohjelmaversiota, eikä dokumentti ole välttämättä kaikilta osin yhteensopiva muiden ohjelmistoversioiden kanssa.
SISÄLLYSLUETTELO JOHDANTO...5 Tästä ohjekirjasta...5 Edukeeper...6 Turvallisuus ja arkaluontoinen sisältö...6 Ohjelman asennus...6 Lataa ohjelman viimeisin versio...6 Ohjelman asennus...7 Ohjelman ensimmäinen käyttöönotto...7 Ensimmäinen käyttöönotto (käynnistysavaimen syöttö)...7 Koulutukset...8 Ohjelman pääikkuna...10 Päävalikko...11 Työkalut...11 Toimenkuvat...11 Toimenkuvan koulutusvaatimukset...12 Toimipaikat...16 Sisäiset koulutukset...16 Raportit...19 Luettelo koulutuksen suorittaneista...19 Luettelo vanhentuvista koulutuksista...22 Sovellus...23 Tietoja ohjelmasta...23 Sulje ohjelma...23 Välilehdet...24 Työntekijät...24 Työntekijän tietojen syöttö...24 Koulutukset...28 Uuden koulutustapahtuman syöttö...31 Koulutustiedon muokkaus...34
Koulutustapahtuman poistaminen...37 Koulutusvaatimusten seuraaminen...37 Ryhmäkoulutus...39 Koulutussuorituksen lisääminen usealle työntekijälle yhdellä kertaa...39 Tarjouspyynnöt...41 Tarjouspyynnön lähettäminen...41 Ohjelmistoversion päivittäminen...44 Ilmoitus uudesta ohjelmistopäivityksestä...44 Toiminta ongelmatilanteissa...45 Käyttöoikeus on vanhentunut...45 Lisenssin tilaaminen...45 Ohjelma ei saa käynnistyessään yhteyttä palvelimeen...46 Välityspalvelimen määrittäminen...47 Verkkoyhteys katoaa kesken ohjelman käytön...47
Johdanto 5 JOHDANTO Edukeeper on henkilöstöhallinnalle tarkoitettu työkaluohjelma henkilöja koulutusrekisterin ylläpitoon. Edukeeperin perusominaisuus on työntekijärekisterin pitäminen. Rekisteriin voidaan kirjata työntekijän perustiedot ja toimenkuva. Työntekijäluettelo voidaan halutessa tulostaa myös paperille. Ohjelmaan on mahdollista määrittää laatujärjestelmän mukaisesti toimenkuvakohtaiset koulutusvaatimukset. Koulutusvaatimukset ovat näkyvillä, kun työntekijälle kirjataan koulutustapahtumia tai -vaateita. Ohjelma käyttää internettiin sijoitettua tietokantaa. Tietokannan kautta on mahdollista pyytää tarjouksia koulutuksista järjestelmään liittyneiltä koulutuksen tarjoajilta. Tästä ohjekirjasta Tämä ohjekirja sisältää ohjeet Edukeeper -ohjelman käyttöön. Vaikka ohjelma onkin helppokäyttöinen, sisältää se jonkin verran toimenpiteitä ja käytäntöjä, jotka on syytä ymmärtää ennen ohjelmiston käyttöönottoa. Tutustu siis huolella tähän käyttöohjeeseen ennen ohjelman käytön aloittamista!
Yleistä ohjelmasta 6 Edukeeper Edukeeper on Windows-pohjainen ohjelma, jota käytetään ylläpitämään yrityksen työntekijäluetteloa ja koulutusrekisteriä. Turvallisuus ja arkaluontoinen sisältö Edukeeper tallettaa yrityksen tiedot internetissä sijaitsevalle tietokantapalvelimelle. Näin ollen tiedot ovat saatavilla yrityksen kaikissa toimipisteissä riippumatta toimiston fyysisestä sijainnista. Yhteydenotto ohjelmasta tietokantapalvelimeen tapahtuu salatun yhteyden kautta. Salauksen ansiosta ulkopuolisten ei ole mahdollista nähdä mitä tietoa palvelimen ja sovelluksen välillä siirretään. On kuitenkin syytä huomioida, että kaikki internettiin sijoitettavat tietojärjestelmät on mahdollista murtaa. Näin ollen henkilöstö- ja koulutusrekisteriin ei ole suositeltavaa tallentaa mitään sellaista tietoa, mikä koetaan yrityksen toiminnan kannalta erityisen arkaluontoiseksi ja salattavasti. Tiedon arkaluontoisuus koskee myös muun muassa sosiaaliturvatunnusten tallentamista järjestelmään. HUOM! Älä talleta ohjelmaan työntekijöiden sosiaaliturvatunnuksia vaan ainoastaan esimerkiksi palkanlaskennan käyttämät tai muut sisäisesti työntekijöille määritetyt tunnukset. Ohjelman asennus Lataa ohjelman viimeisin versio Asentamista varten lataa ohjelmiston viimeisin versio Edukeeperin kotisivuilta osoitteesta:www.edukeeper.fi.
Yleistä ohjelmasta 7 Ohjelman asennus Ohjelman asennus tapahtuu lähes automaattisesti asennusvelhon avulla. Ohjelman ensimmäinen käyttöönotto Ensimmäinen käyttöönotto (käynnistysavaimen syöttö) Kun ohjelma otetaan käyttöön ensimmäistä kertaa, ohjelma kysyy käynnistysavaimen (Kuva 1). Kuva 1: Syötä käynnistysavain. Käynnistysavain on Edukeeperin tilaajalle sähköpostitse lähetetty merkkirivi. Merkkirivi kannattaa siirtää kenttään kopioimalla, käyttäen normaalia windowsin kopiointia. Maalaa merkkirivi sähköpostista ja paina ctrl + c (kopioi) Siirry Edukeeperiin ja paina hiirellä käynnistysavain-kenttään Paina ctrl +v (liitä) ja OK Kun käynnistysavain on syötetty ja OK:ta painettu, ohjelma käynnistyy.
Yleistä ohjelmasta 8 Käynnistyessään ohjelma hakee internettiin sijoitetusta tietokannasta yritykselle talletetut tiedot. Lataamisen eteneminen näytetään käynnistysikkunassa (Kuva 2). Tiedonsiirron kesto riippuu Edukeeperiin syötetyn tiedon määrästä sekä käytettävän internetyhteyden nopeudesta. Kuva 2: Edukeeperin käynnistysikkuna. Koulutukset Edukeeperiä käytetään sekä työntekijöiden että koulutustapahtumien kirjaamiseen. Työntekijöiden kirjaaminen on selkeä asia, mutta Edukeeperissä termillä koulutustapahtuma viitataan yhteen yksittäiseen koulutukseen, jonka tila voi olla: Tarve kirjattu. Tarve on todettu esimerkiksi kehityskeskusteluissa tai laatujärjestelmän vaatimuksissa. Koulutus sovittu. Koulutus on tilattu palveluntarjoajalta ja koulutukselle on sovittu paikka ja päivämäärä. Koulutus suoritettu. Koulutus on suoritettu hyväksytysti. Koulutus vanhentunut. Tämän tilan järjestelmä asettaa automaattisesti syötetyn voimassaoloajan perusteella. Kun siis havaitaan tarve jostain koulutuksesta, siitä käydään luomassa uusi tapahtuma, jonka tilaa voidaan muuttaa sitä mukaa kun koulutustapahtuma etenee.
Yleistä ohjelmasta 9 Osa kursseista, esimerkiksi työturvallisuuskorttikoulutus, on voimassa rajatun ajan. Tästä johtuen kyseisestä koulutuksesta voi olla työntekijän koulutustiedoissa useampia merkintöjä. Vanhoja merkintöjä ei kuitenkaan saa poistaa, koska työntekijälle on tarvittaessa voitava tulostaa luettelo kaikista suoritetuista kursseista. Esimerkiksi jos työntekijä on suorittanut työturvallisuuskortin kaksi kertaa viiden vuoden välein, molempien koulutustapahtumien on oltava mukana raportissa; ensimmäinen tilassa suoritettu mutta vanhentunut ja jälkimmäinen tilassa voimassa rajatusti. HUOM! Älä muokkaa tai poista vanhaa suoritettua koulutusmerkintää, vaikka olisit lisäämässä uutta samannimistä koulutussuoritusta. Tietoa ei saa poistaa siksi, että sitä tarvitaan historiatietojen tulostamiseen.
Ohjelman käyttö - valikot 10 Ohjelman pääikkuna Kun Edukeeper on käynnistetty, näyttöön aukeaa ohjelman pääikkuna (Kuva 3). Kuva 3: Ohjelman pääikkuna. Pääikkunan otsikossa näkyy testi: Koulutusrekisteri Yrityksen nimi. Tässä yrityksen nimenä kuuluu näkyä sen yrityksen nimi, jonka nimissä koulutusrekisteri on tilattu (Kuva 4).
Ohjelman käyttö - valikot 11 Kuva 4: Pääikkunan otsikkopalkki. Otsikkokentän alapuolella on päävalikko. Valikosta löytyy valinnat Työkalut, Raportit ja Sovellus (Kuva 4). Valikon käyttöä ja sisältöä käsitellään myöhemmin tarkemmin. Ohjelman päänäkymä koostuu välilehdistä. Kun päävalikon kautta syötettävät perustiedot on annettu, ohjelman käyttö tapahtuu lähinnä välilehtien kautta. Seuraavaksi tarkastellaan päävalikon kautta tapahtuvien tietojen antamista. Päävalikko Työkalut Päävalikon Työkalut -osion (Kuva 5) kautta päästään syöttämään järjestelmään toimenkuvien, koulutusvaatimusten ja sisäisten koulutusten luettelo. Kuva 5: Päävalikko (työkalut). Toimenkuvat Kun järjestelmään lisätään työntekijöitä, täytyy jokaiselle työntekijälle määrittää ammattinimike eli toimenkuva. Toimenkuvat valitaan työntekijöille valmiilta listalta, joka määritetään Työkalut / Toimenkuvat... kautta aukeavan ikkunan yläosassa.
Ohjelman käyttö - valikot 12 Kuva 6: Toimenkuvat. Edellä kuvassa on esitetty esimerkkitilanne, jossa yritykselle on määritetty kolme toimenkuvaa; toimitusjohtaja, suunnittelija ja kokki. Käyttämällä painikkeita uusi, muokkaa ja poista on mahdollista lisätä, muokata ja poistaa toimenkuvia. Huom! Toimenkuvaa ei ole mahdollista poistaa, mikäli se on määritetty jollekin työntekijälle. Toimenkuvan koulutusvaatimukset Koulutusvaatimusten ikkunassa (Kuva 7) voidaan määrittää toimenkuvakohtaisesti koulutusvaatimuksia.
Ohjelman käyttö - valikot 13 Kuva 7: Koulutuksia valittu vaatimusmatriisiin. Toimenkuvat ja niitä vastaavat koulutusvaatimukset on koottu taulukkomuotoon (Kuva 8). Mikäli mitään koulutusvaatimuksia ei ole määritetty, Toimenkuvakohtaiset koulutusvaatimukset: -tekstin alla näkyy sinisissä laatikoissa toimenkuvien nimet. Kuva 8: Toimenkuvakohtaisten koulutusvaatimusten taulukko. Lisätäksesi taulukkoon koulutuksen, paina listalta -painiketta, jolloin näyttöön aukeaa luettelo kaikista järjestelmään syötetyistä koulutusten nimistä (Kuva 9). Rastita listasta ne koulutukset, jotka ovat vaatimuksena jollekin yrityksen toimenkuvalle, ja paina tallenna.
Ohjelman käyttö - valikot 14 Kuva 9: Valittavissa olevat koulutukset.
Ohjelman käyttö - valikot 15 Koulutuksen liittäminen johonkin toimenkuvaan tapahtuu tuplaklikkaamalla hiirellä ko. solua toimenkuvakohtaisten koulutusvaatimusten taulukossa. Tällöin kyseiseen soluun ilmestyy (tai vastaavasti poistuu) X merkki. Esimerkiksi, mikäli haluat valita seuraavasti: Toimitusjohtajan ja suunnittelijan tulee suorittaa hygieniapassi ja työturvallisuuskortti, Kokin tulee suorittaa hygieniapassi ja EA1. Valinnat näyttävät ruudukossa seuraavalta: Kuva 10: Esimerkkivalintoja. Huomaathan, että ruudukkoa voidaan lukea sekä pysty- että vaakariveittäin. Pystyriveittäin nähdään toimenkuvakohtaiset vaatimukset, vaakariveittäin voidaan puolestaan tarkastella mille toimenkuville tietty koulutus kuuluu. Huom! Tämä esitystapa vastaa yleisesti yrityksen laatujärjestelmissä käytettyä tapaa kuvata työntekijöiden koulutusvaatimukset. Kun olet syöttänyt kaikki toimenkuvat ja määrittänyt niiden koulutusvaatimukset, paina ok -painiketta, jolloin ikkuna sulkeutuu ja pääset takaisin päänäkymään.
Ohjelman käyttö - valikot 16 Toimipaikat Edukeeperiin on mahdollista syöttää luettelo yrityksen toimipaikoista. Toimipaikkaluetteloon voidaan syöttää esimerkiksi sijaintipaikkakuntia tai toiminnallisia yksiköitä. Työntekijät voidaan merkitä kuuluvaksi johonkin listaan syötetyistä toimipaikoista. Näet yritykselle määritetyt toimipaikat valitsemalla valikosta kohdan Työkalut / Toimipaikat.... Tällöin näyttöön aukeaa oheinen ikkuna: Kuva 11: Toimipaikkaluettelo. Toimipaikkojen syöttäminen helpottaa tietojen jäsentelyä Edukeeperin pääikkunoissa. Tiedosta on hyötyä myös silloin, kun halutaan tarkastaa yksiköittäin, ketkä työntekijät ovat suorittaneet tietyn koulutuksen. Sisäiset koulutukset Edukeeperissä koulutukset jaetaan kahteen luokkaan: sisäisiin koulutuksiin ja vakionimisiin koulutuksiin. Sisäiset koulutukset ovat yrityksen itsensä nimeämiä ja yleensä myös järjestämiä koulutuksia. Tällaisia kursseja voisivat olla esimerkiksi Yrityksen historia ja Perehdyttäminen.
Ohjelman käyttö - valikot 17 Vakionimiset kurssit ovat sellaisia kursseja, joiden järjestäminen on luvanvaraista tai lakisääteistä tai joiden nimi on muuten vakiintunut. Tällaisia kursseja ovat muun muassa ensiapuun, hygieniaan ja työturvallisuuteen liittyvät kurssit. Näet yritykselle määritetyt sisäiset kurssit valitsemalla valikosta kohdan Työkalut / Sisäiset koulutukset.... Tällöin näyttöön aukeaa oheinen ikkuna: Kuva 12: Sisäiset koulutukset -ikkuna. Pääset lisäämään ja poistamaan kursseja, sekä muokkaamaan kurssien tietoja kurssiluettelon oikealla puolella olevien painikkeiden kautta.
Ohjelman käyttö - valikot 18 Jokaiselle sisäiselle koulutukselle määritetään seuraavat tiedot (Kuva 13): Kurssin nimi esimerkiksi Perehdytys. Kurssin kuvaus tähän kenttään voi kirjoittaa vapaamuotoisen kuvauksen kurssista. Oletuspaikka mikäli kurssi järjestetään pääsääntöisesti vakiopaikassa, voi paikan kirjata tähän kenttään. Oletuskouluttaja mikäli kurssin järjestää pääsääntöisesti sama henkilö, voidaan hänen nimensä kirjata tänne. Kuva 13: Sisäisen kurssin tiedot. Oletuspaikka ja kouluttaja ovat kenttiä, jotka tulevat oletusarvoiksi kun myöhemmässä vaiheessa työntekijöille ollaan lisäämässä koulutustapahtumia. Edellä (Kuva 12) on esitetty esimerkkitilanne, jossa yritykselle on syötetty kaksi sisäistä kurssia. Valittuna olevan kurssin tiedot näkyvät ikkunan oikeassa reunassa. Sisäistä koulutusta ei voi poistaa, mikäli siihen liittyen on syötetty koulutustapahtumia.
Ohjelman käyttö - valikot 19 Vinkki! Myös sisäisiä koulutuksia voidaan merkitä toimenkuvakohtaisiin koulutusvaatimuksiin. Voit palata milloin tahansa Työkalut / Toimenkuvat... -valikkoon, ja valita listalta -painikkeella kurssit, jotka haluat sisällyttää koulutusvaatimustaulukkoon. Raportit Päävalikon Raportit -osion (Kuva 14) kautta päästään hakemaan järjestelmästä raportteja. Kuva 14: Päävalikko (raportit). Luettelo koulutuksen suorittaneista Kun päävalikosta valitaan Raportit / Koulutuksen suorittaneet, aukeaa ikkuna, josta päästään hakemaan tietoa koulutuksen suorittaneista työntekijöistä. Esimerkkitilanteessa (Kuva 15) on haluttu tietää, ketkä yrityksen työntekijät ovat suorittaneet Yrityksen historia kurssin. Tätä varten on valittu merkki kohtaan Sisäinen koulutus ja valittu alasvetovalikosta kyseinen koulutus. Tämän jälkeen on painettu päivitä-painiketta, ja luettelo kyseisen koulutuksen suorittaneista työntekijöistä päivittyy näyttöön. Haku voidaan haluttaessa kohdistaa yksittäiseen toimipaikkaan määrittämällä suodatus toimipaikan mukaan.
Ohjelman käyttö - valikot 20 Kuva 15: Esimerkki: Luettelo yrityksen historia kurssin suorittaneista. Mikäli kukaan ei ole suorittanut haettua koulutusta, näyttöön tulee tieto siitä, että hakutuloksena saatiin tyhjä lista (Kuva 16).
Ohjelman käyttö - valikot 21 Kuva 16: Esimerkki: Kukaan ei ole suorittanut ajovalmennusta moottoripyöräilijöille. Ikkuna suljetaan painamalla ok. Painamalla tulosta, saadaan suoritustiedot tulostettua paperille.
Ohjelman käyttö - valikot 22 Luettelo vanhentuvista koulutuksista Kun päävalikosta valitaan Raportit / Vanhentuvat koulutukset, aukeaa ikkuna, jossa esitetään luettelo sellaisista suoritetuista koulutuksista, jotka ovat voimassa vain määräajan. Tällaisia koulutuksia ovat muun muassa ensiapuun ja työturvallisuuteen liittyvät koulutukset. Avautuvassa ikkunassa näytetään luettelo vanhentuvista koulutuksista (Kuva 17). Ikkunan sisällön saa tulostetttua painamalla tulostapainiketta. Ikkuna suljetaan painamalla ok. Kuva 17: Esimerkki: Luettelo yrityksen vanhentuvista koulutuksista.
Ohjelman käyttö - valikot 23 Sovellus Päävalikon Sovellus -osion (Kuva 18) kautta saadaan tietoja käytettävästä ohjelmistoversiosta. Valikon kautta päästään myös sulkemaan Edukeeper. Kuva 18: Päävalikko (Sovellus). Tietoja ohjelmasta Tietoja-valinnasta aukeaa ikkuna (Kuva 19), jossa näytetään Edukeeperin versionumero. Kuva 19: Versiotiedot. Ikkuna suljetaan painamalla ok. Sulje ohjelma Ohjelma sulkeutuu valitsemalla valikosta Sulje. Ohjelman saa suljettua tavallisen Windows-ohjelman tapaan myös ohjelman pääikkunan oikeasta yläreunasta löytyvästä ruksista.
Ohjelman käyttö - välilehdet 24 Välilehdet Kun toimenkuvat, sisäiset koulutukset ja toimipisteet on syötetty järjestelmään, niihin ei yleensä tarvitse tehdä paljoakaan muutoksia. Ohjelmiston enemmän käytetyt osat on sijoitettu käytön helpottamiseksi valikon sijasta välilehdiksi. Ohjelma sisältää viisi välilehteä: Kuva 20: Välilehdet. Työntekijät -välilehdellä määritetään yrityksen henkilöstöluettelo. Koulutukset -välilehdellä määritetään yksittäisen työntekijän koulutustiedot. Ryhmäkoulutus -välilehdellä voidaan merkitä yksittäinen koulutus useammalle työntekijälle yhdellä kertaa. Tarjouspyynnöt -välilehden kautta on mahdollista pyytää koulutuksesta tarjous koulutuspalvelun tarjoajalta. Asetukset -välilehdellä voidaan määrittää ohjelman käyttöön liittyviä asetuksia. Työntekijät Tällä välilehdellä on mahdollista lisätä, poistaa ja muokata työntekijöiden tietoja, sekä tulostaa lista työntekijöistä. Työntekijän tietojen syöttö Työntekijöiden lisääminen järjestelmään tapahtuu painamalla työntekijät -välilehdellä näkyvää uusi -painiketta. Tällöin näyttööön aukeaa ikkuna, johon työntekijän tiedot syötetään (Kuva 21).
Ohjelman käyttö - välilehdet 25 Kuva 21: Työntekijän tietojen lisääminen. Työntekijän ammattinimike ja toimipiste valitaan alasvetovalikosta hiirellä. Luettelossa näkyvät nimikkeet ja toimipisteet, jotka yritykselle on aikaisemmin syötetty työkaluvalikon kautta. Mikäli listassa ei ole vielä sopivaa nimikettä, voidaan toimenkuvaluetteloa päivittää edellä ohjeistetun työkaluvalikon kautta. Huom! Henkilön tunniste-kenttään ei saa kirjoittaa työntekijän sosiaaliturvatunnusta. Sen sijaan kentässä tulee käyttää jotain muuta yrityksessä käytettyä työntekijän yksikäsitteisesti identifioivaa tunnusta, esimerkiksi palkanlaskennassa käytettävää tunnusta. Huomioi myös, että sama tunnus saa olla määritetty vain yhdelle työntekijälle. Jos sama tunnus yritetään asettaa usealle työntekijälle, ohjelma antaa virheilmoituksen.
Ohjelman käyttö - välilehdet 26 Kun työntekijä on lisätty, tulevat tiedot näkyville välilehden työntekijätluetteloon: Kuva 22: Näkymä, kun yksi työntekijä on lisätty. Työntekijän henkilötietoja voi muokata valitsemalla muokkaa. Tällöin näyttöön aukeaa samanlainen ikkuna kuin uutta työntekijää syötettäessä, kuitenkin sisältäen valitun työntekijän tiedot. Kun tiedot on muokattu, voidaan ne tallentaa tietokantaan painamalla tallenna. Tietojen poistaminen onnistuu poista -painikkeella. Työntekijäluettelon tulostaminen paperille onnistuu tulosta - painikkeella. Luetteloon tulee näkyville samat tiedot kuin käyttöliittymässä on nähtävillä. Esitettävä työntekijälista voidaan suodattaa toimipaikan mukaan (Kuva 23). Tämä tapahtuu valitsemalla nimiluettelon yläpuolella olevasta alasvetovalikosta haluttu toimipaikan nimi. Tällöin vain kyseiseen toimipaikkaan kuuluvat nimet näytetään. Mikäli suodatusta ei haluta käyttää, valitaan Ei valittu.
Ohjelman käyttö - välilehdet 27 Kuva 23: Henkilöluettelon suodatus toimipaikan mukaan.
Ohjelman käyttö - välilehdet 28 Koulutukset Tällä välilehdellä on mahdollista lisätä, poistaa ja muokata yksittäisen työntekijän koulutustietoja, sekä tulostaa yhteenveto työntekijän koulutuksista. Kuva 24: Koulutukset-välilehti.
Ohjelman käyttö - välilehdet 29 Seuraavassa on esitelty koulutusten välilehden yksittäiset osiot: 1. Mikäli halutaan käsitellä jonkin tietyn toimipaikan työntekijöitä, valitaan toimipaikka tästä alasvetovalikosta. Tällöin työntekijöiden valintalaatikkoon päivittyy luettelo kyseisen toimipaikan työntekijöistä. Mikäli suodatukseksi on valittu Ei valittu, näytetään nimiluettelossa kaikki työntekijät. Kuva 25: Koulutussivun henkilöiden suodatus toimipaikan mukaan. 2. Työntekijä, jonka koulutustietoja käsitellään, valitaan alasvetovalikosta. Luettelo sisältää kaikki työntekijät, jotka on määritetty yrityksen työntekijöiksi työntekijät -välilehdellä. Mikäli toimipaikan mukaan suodatus on määritetty, näytetään vain kyseisen toimipaikan työntekijät. Työntekijän nimen lisäksi alasvetovalikossa näkyy nimen perässä suluissa työntekijälle määritetty toimenkuva. Kuva 26: Tarkasteltavan henkilön valinta koulutussivulla. 3. Tässä esitetään tauluna työntekijän toimenkuvan mukaiset koulutusvaatimukset sekä niiden tila.
Ohjelman käyttö - välilehdet 30 Kuva 27: Henkilön toimenkuvan mukaiset koulutusvaateet. 4. Tähän näyttöalueeseen tulee luettelo työntekijän koulutustapahtumista. Listan alla olevilla valintaruuduilla voidaan määrittää missä tilassa olevat koulutukset listataan näkyville. Kuva 28: Henkilön koulutusmerkinnät (tyhjä luettelo).
Ohjelman käyttö - välilehdet 31 5. Näissä tekstikentissä näytetään kulloinkin valittuna olevan koulutuksen tiedot. Kuva 29: Koulutusmerkinnän tiedot. 6. Painikkeet, joilla voi lisätä, muokata, poistaa ja tulostaa työntekijän koulutustietoja. Kuva 30: Painikkeet koulutusmerkinnän hallintaan Uuden koulutustapahtuman syöttö Uuden koulutustapahtuman syöttö tapahtuu painamalla uusi. Näyttöön aukeaa ikkuna, josta on mahdollista valita koulutuksen nimi, antaa koulutukseen liittyvät tiedot sekä merkitä koulutustapahtuman tila.
Ohjelman käyttö - välilehdet 32 Koulutustapahtuman tila voi olla joko: Suoritettu kyseinen koulutus on suoritettu. Esimerkiksi yrityksen sisäiset perehdytykset ovat koulutuksia, jotka suoritetaan yleensä vain kerran. Suoritettu ja voimassa rajatun ajan kyseinen koulutus on suoritettu, mutta koulutuksen voimassaolo on rajattu tiettyyn päivämäärään saakka. Tällaisia koulutuksia ovat muun muassa ensiapukurssit. Järjestetään koulutus on sovittu järjestäjän kanssa. Tarve kirjattu kurssia ei ole suoritettu eikä tilattu, mutta se on todettu työntekijälle tarpeelliseksi. Tarjouspyyntö koulutuksesta jätetty kyseisestä kurssista on jätetty tarjouspyyntö.
Ohjelman käyttö - välilehdet 33 Koulutustiedon syöttö voisi olla esimerkiksi seuraavanlainen: Kuva 31: Koulutustarpeen kirjaaminen työntekijälle. Tässä tapauksessa koulutuksen syöttäjä on valinnut sisäisen kurssin Yrityksen historia. Kun nimi on valittu kurssilistalta, kurssin kuvaus, paikka ja kouluttaja ovat päivittyneet sisäiselle kurssille päivitettyjen tietojen mukaisesti. Kurssin kuvausta, paikkaa, kouluttajaa, tilaa ja päivämääriä on mahdollista muokata. Koulutuksen tilaksi on esimerkkitapauksessa merkitty Tarve kirjattu. Kun tiedot on syötetty, painetaan tallenna -painiketta.
Ohjelman käyttö - välilehdet 34 Koska nyt kyseessä oli tarpeen kirjaaminen, koulutustapahtuma merkittiin koulutusmerkintöihin punaisella ja tekstillä Koulutustarve on huomioitu. Kun koulutus on valittuna (merkinnän ympärillä näkyy punaiset raamit), päivitetään koulutuksen tiedot listan oikealla puolella näkyvään luetteloon (Kuva 32). Kuva 32: Näkymä kun koulutustarve on kirjattu. Koulutustiedon muokkaus Valittua koulutustietoa päästään muokkaamaan valitsemalla koulutus hiirellä ja painamalla muokkaa -painiketta. Jatketaan tässä edellisen kappaleen esimerkkiä. Siinähän Pekka Päällysmiehelle määritettiin koulutustarve, kurssi oli sisäinen koulutus nimeltä Yrityksen historia. Sovitaan, että kyseinen koulutus järjestetään seuraavan kerran 14.3.2010. Valitaan siis kyseinen kurssi listalta, painetaan muokkaa ja näyttöön aukeaa samanlainen ikkuna kuin uutta tapahtumaa syötettäessä. Nyt tietoja voi muokata haluamallaan tavalla. Merkitään esimerkkitapauksessa päivämäärä oikeaksi, ja vaihdetaan koulutuspaikaksi Kempele ja kouluttajaksi Hannu O (Kuva 33).
Ohjelman käyttö - välilehdet 35 Kuva 33: Muokatut tiedot. Huom! Kun merkintää muokataan, kurssin nimeä ei ole mahdollista muuttaa.
Ohjelman käyttö - välilehdet 36 Kun nämä tiedot talletetaan, näyttää kurssiluettelo seuraavanlaiselta: Kuva 34: Kurssitietoja on muokattu ja kurssi on aikataulutettu. Kun koulutus lopulta järjestetään 14.3.2010, käydään koulutus merkitsemässä suoritetuksi vastaavalla tavalla. Tällöin tapahtuma tulee näkyville koulutusmerkintöihin vihreällä (Kuva 35). Kuva 35: Kurssi suoritettu.
Ohjelman käyttö - välilehdet 37 Koulutustapahtuman poistaminen Koulutustapahtuman voi poistaa valitsemalla koulutustapahtuma ja painamalla poista -painiketta. Huom! Työnantaja on velvoitettu luovuttamaan työntekijälle hänen koulutustapahtumiensa luettelon työsuhteen päättyessä. Tästä johtuen koulutusmerkintöjä ei saa poistaa muuten kuin siinä tilanteessa, että koulutus on virheellisesti kirjattu. Huom! Mikäli työntekijä suorittaa saman kurssin uudelleen, vanhaa merkintää ei saa poistaa vaan sitä varten on tehtävä uusi merkintä. Mikäli vanhaa merkintää muokataan (esimerkiksi muutetaan suorituspäivä uudeksi), menetetään historiatieto. Koulutusvaatimusten seuraaminen Koulutukset välilehdellä esitetään tauluna kyseisen työntekijän toimenkuvalle asetetut koulutusvaatimukset. Esimerkkitapauksessamme (Kuva 36) toimitusjohtajalle on määritetty kaksi pakollista kurssia; hygieniapassi ja työturvallisuuskortti. Koska kumpaakaan kurssia ei ole suoritettu, näkyy kurssien nimien alla käyttöliittymässä huutomerkki. Kuva 36: Toimenkuvan mukaiset koulutusvaatimukset, kun mitään ei ole suoritettu. Kun huomataan, että on olemassa koulutusvaade jota ei ole täytetty, merkitään koulutustapahtumaan ainakin koulutustarve kyseisen kurssin osalta. Kun kurssit käydään lisäämässä koulutusmerkintöihin Tarve kirjattu tilassa, näyttää koulutusmerkintäluettelo seuraavalta:
Ohjelman käyttö - välilehdet 38 Kuva 37: Hygieniapassin ja työturvallisuuskorttikoulutuksen tarpeet kirjattu. Samalla päivittyy myös koulutusvaateet -taulukon tila: Kuva 38: Toimenkuvan mukaiset koulutusvaatimukset, kun tarpeen on kirjattu. Seuraavaksi koulutukselle sovitaan jokin päivä. Tällöin koulutusmerkinnät-luetteloon ilmestyy tieto siitä että kurssi järjestetään ja koulutusvaaderistikkoon ilmestyy teksti Tulossa. Kun kurssi suoritetaan, tulee se käyttöliittymässä näkyville seuraavalla tavalla: Kuva 39: Työturvallisuuskorttikoulutus suoritettu. Koulutusvaateissa näkyy, että kurssi on suoritettu ja voimassa. Koulutusmerkinnöistä puolestaan näkee tarkemmin, että koulutus on
Ohjelman käyttö - välilehdet 39 voimassa, mutta että sen voimassaoloaika on rajattu 10.1.2014 saakka. Ryhmäkoulutus Kuva 40: Ryhmäkoulutuksen merkintä. Koulutussuorituksen lisääminen usealle työntekijälle yhdellä kertaa Kuten yksittäistä koulutustapahtumaa syötettäessä on huomattu, joudutaan uutta koulutusta syötettäessä kirjaamaan useita tekstikenttiä; mm. kuvaus koulutuksesta, missä koulutus on järjestetty, kuka toimi kouluttajana jne. Ryhmäkoulutus-toiminnon tarkoitus on helpottaa kirjaamista niin, että samansisältöinen koulutus saadaan helposti kirjattua useammalle työntekijälle yhdellä kertaa.
Ohjelman käyttö - välilehdet 40 Ryhmäkoulutuksen lisääminen tapahtuu siten, että välilehden vasemmassa reunassa olevasta nimiluettelosta käydään valitsemassa kaikki henkilöt, jotka osallistuvat koulutukseen. Alla olevassa esimerkkikuvassa (Kuva 41) kolmelle työntekijälle merkitään, että he ovat osallistuneet yrityksen historiaa käsittelevään sisäiseen koulutukseen. Kuva 41: Koulutustapahtuman merkintä kolmelle työntekijälle. Kun nyt painetaan tallenna, käydään kurssitapahtumat merkitsemässä yksittäisinä merkintöinä kullekin henkilölle erikseen. Huom! Ryhmäkoulutus sopii erityisesti suoritetun koulutuksen merkintään. Mikäli tarve tai järjestämispäivä käydään kirjaamassa ryhmäkirjauksena, ei sen tilaa voida myöhemmin muuttaa samalla tapaa ryhmäkohtaisesti, vaan muutokset on tehtävä erikseen jokaiselle työntekijälle.
Ohjelman käyttö - välilehdet 41 Tarjouspyynnöt Edukeeperin kautta on mahdollista lähettää tarjouspyyntöjä järjestelmään rekisteröityneille paveluntarjoajille. Kuva 42: Tarjouspyynnöt-välilehti. Tarjouspyynnön lähettäminen Tarjouspyynnön lähettäminen tapahtuu seuraavasti: 1. Valitaan lääni, koulutusala ja kurssi. Esimerkiksi EA1-kurssi Oulun läänistä valittaisiin seuraavasti:
Ohjelman käyttö - välilehdet 42 Kuva 43: Valitaan koulutuspaikka, ala ja kurssi. 2. Kun kentät on valittu, painetaan Päivitä. Luettelo palveluntarjoajista päivittyy näyttöön. Kuva 44: Päivitetään luettelo koulutuksentarjoajista.
Ohjelman käyttö - välilehdet 43 3. Esimerkkitapauksessa löytyy yksi koulutuksentarjoaja. Kun se valitaan listasta, päivittyy näytön oikeaan reunaan lomake, jonka tiedot voidaan lähettää järjestelmän kautta palveluntarjoajalle. Kuva 45: Tarjouspyynnön tiedot. Tarjouspyynnön kentät täyttyvät automaattisesti valitun kurssin, kouluttajan sekä yritykselle syötettyjen yhteystietojen perusteella. Lomakkeeseen voi syöttää osallistujien lukumäärän, sekä halutessaan kirjoittaa vapaamuotoisen viestin. Myös yhteyshenkilön tietoja voi muuttaa.
Ohjelman käyttö uusi versio 44 Ohjelmistoversion päivittäminen Edukeeper-ohjelmistosta julkaistaan vuosittain uusia versioita tarpeen mukaan. Uusiin versioihin lisätään uusia ominaisuuksia mm. asiakkailta tulleiden toiveiden mukaisesti, sekä korjataan mahdollisia löytyneitä vikoja. Ilmoitus uudesta ohjelmistopäivityksestä Kun ohjelmasta on uusi versio ladattavissa, siitä ilmoitetaan heti Edukeeperin käynnistyksen jälkeen seuraavanlaisessa ikkunassa: Kuva 46: Ilmoitus uuden ohjelmistoversion julkaisusta. Mikäli tässä ikkunassa painetaan päivitä, aukeaa nettiselain automaattisesti Edukeeperin kotisivuille, mistä uusin ohjelmistoversio voidaan ladata. Mikäli ohjelmaa ei haluta vielä tässä vaiheessa päivittää, voidaan painaa ok, jolloin vanha versio käynnistyy normaalisti. Päivittäminen uusimpaan versioon on kuitenkin aina suositeltavaa.
Ohjelman käyttö - ongelmatilanteet 45 Toiminta ongelmatilanteissa Käyttöoikeus on vanhentunut Kun Edukeeperin käyttölisenssi on vanhentumassa, Edukeeper alkaa käynnistyksen yhteydessä ilmoittaa lisenssin umpeutumisesta. Kun käyttöaikaa on alle 10 vuorokautta, annetaan käynnistäessä muistutus: Kuva 47: Käyttölisenssi vanhentumassa. Kun käyttöaika on ylittynyt, ohjelman käyttö lukitaan. Lisenssin tilaaminen Käyttölisenssin tilaaminen onnistuu helpoiten ottamalla yhteyttä Edukeeperin asiakaspalveluun sähköpostitse: asiakaspalvelu@edukeeperi.fi. Asiakaspalvelu määrittää lisenssin voimassaolon heti yhteydenoton jälkeen.
Ohjelman käyttö - ongelmatilanteet 46 Ohjelma ei saa käynnistyessään yhteyttä palvelimeen Mikäli ohjelma ei käynnistyessään saa yhteyttä palvelimeen, annetaan oheisen kuvan mukainen virheilmoitus. Kuva 48: Yhteys palvelimelle ei muodostu ohjelmaa käynnistettäessä. Yhteyden muodostumisen epäonnistuminen saattaa johtua muun muassa seuraavista syistä: Tietokoneen verkkoyhteys ei toimi. Yrityksen palomuuri ei salli ohjelman käyttöä. Yrityksessä on käytettävä välityspalvelinta (proxy). Ongelmatilanteessa varmista, että yhteys internettiin toimii oikein. Yritä tämän jälkeen Edukeeperin käynnistämistä uudelleen.
Ohjelman käyttö - ongelmatilanteet 47 Välityspalvelimen määrittäminen Mikäli yrityksessä on käytettävä välityspalvelinta, rastita kohta Käytä välityspalvelinta ja aseta välityspalvelimen tiedot. Voit samalla rastittaa kohdan Ota nämä asetukset jatkossa automaattisesti käyttöön, mikäli olet varma, että tarvitset jatkossakin välityspalvelinta. Välityspalvelimen osoite voi olla joko IP-osoite tai tekstimuotoinen osoite. Verkkoyhteys katoaa kesken ohjelman käytön Edukeeper päivittää tietonsa palvelimelle välittömästi, kun käyttäjä on syöttänyt tietoja. Mikäli yhteys palvelimeen katoaa kesken ohjelman käytön, antaa ohjelma siitä varoituksen. Kuva 49: Virheilmoitus, mikäli yhteys palvelimelle katkeaa kesken käytön. Tässä tilanteessa täytyy varmistaa, että yhteys internettiin toimii oikein. Operaation uudelleen suorittamista voi yrittää painamalla ok. Painamalla peruuta operaatio peruutetaan, eikä tietoa päivitetä palvelimelle.