HANKINTA-ASIOIDEN UUDELLEENJÄRJESTELYT VUONNA 2016 9.3.2016/Kari Ylitie, Pekka Kivilevo Kunnan hankintatoimessa on tapahtumassa useista eri syistä johtuvia muutoksia vuoden 2016 aikana. Muutoksia aiheuttavat: 1) Hankintapalvelujen uudelleenjärjestelyt ja siihen liittyvä henkilöresurssien väheneminen (1 htv 1.1.2016 alkaen ja 1 htv 6/2016 alkaen). Henkilöresurssien vähentämisestä johtuva tarve siirtää osa hankinta-asioista toimialojen hoidettavaksi siirroista päättäminen. Tarkoituksena ei ole hajottaa keskitettyä/hajakeskitettyä hankintajärjestelmää eikä ajaa alas hankintapalveluja, koska hankintojen parhain asiantuntemus on sillä. Tarkoituksena on sopeuttaa hankintapalvelujen työmäärä sellaiseksi, mikä vähenevillä henkilöresursseilla pystytään hoitamaan kuluvan vuoden aikana ja sen jälkeen. Hankintapalvelujen tehtävämäärää tarkastellaan ja sopeutetaan jatkuvan seurannan kautta kilpailutuksia siirtelemällä hankintapalvelujen ja toimialojen kesken suuntaan tai toiseen työtilanteen mukaan. Kilpailutusten siirto on eräänlainen hankintapalvelujen yli-/alityöllistymisen hallintakeino. 2) Hankintojen siirrot hankintapalveluista toimialoille aiheuttaa tarpeen päivittää nykyisiä hankintatoimivaltasääntöjä. 3) Hankintojen siirtojen aiheuttama tarve sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöönottoon toimialoilla (käytössä viimeistään 18.10.2018). 4) Hankintoja hoitamaan alkavien koulutustarve (hankintakoulutus ja sähköinen kilpailutusjärjestelmä). Hankintadirektiivi määrää, että uusi hankintalaki pitää saattaa voimaan 18.4.2016 mennessä. Jos uutta hankintalakia ei saada voimaan 18.4.2016 mennessä, sovelletaan sen jälkeen alkaviin kilpailutuksiin joka tapauksessa uutta hankintadirektiiviä (koulutus). 5) Hankintalainsäädännön uudistuksen vuoksi kunnan hankintaohjeet pitää uudistaa. 6) Pienhankintoina hoidettavien kilpailutusten määrä tulee lisääntymään merkittävästi kun kansallinen kynnysarvo todennäköisesti nousee 30 000 eurosta mahdollisesti 60 000 euroon (hankintalain pohjateksti). Sähköisen pienhankintajärjestelmän käyttöönottoa on syytä harkita. 7) Muuttuva kokonaistilanne hankintatoimessa aiheuttaa tarvetta tehostaa kunnan sisäistä yhteistyötä. Hankintapalvelujen esitys kohdissa 1 7 todettujen asioiden hoitamisesta 1) Hankintapalvelut on käynyt toimialojen kanssa alustavat keskustelut hankintojen siirroista, jotta saadaan toimialan näkemys asiasta. Liitteenä luettelo tiedossa olevista hankinnoista, jotka tulisi kilpailuttaa vuosien 2016 2019 aikana. Näiden lisäksi kuntaorganisaatiossa on piilohankintoja, jotka hankintalain mukaan olisi pitänyt kilpailuttaa mutta jotka on hankittu suorahankintana ilman kilpailuttamista. Liitteessä Tiedossa olevat kilpailutukset ja puitejärjestelyt 2016 2020 niitä koskevat siirrot (Excel-taulukko) on lueteltu: a) Hankintapalvelujen hoidossa olevat puitejärjestelyt KL- kuntahankinnat Oy:n ja KuntaPron kanssa. b) Hankinnat, joissa on tarkoitus siirtyä puitejärjestelyyn 2016 aikana tai sen jälkeen. c) Vuoden 2016 aikana hoidettavat tai käynnistettävät kilpailutukset.
d) Vuoden 2017 aikana hoidettavat tai käynnistettävät kilpailutukset. e) Vuoden 2018 aikana hoidettavat tai käynnistettävät kilpailutukset. f) Vuoden 2019 aikana hoidettavat tai käynnistettävät kilpailutukset. g) Luettelo hankintapalveluista toimialoille siirrettäviksi suunnitelluista hankinnoista. h) Luettelo hankintapalvelujen kilpailuttamista sosiaali- ja terveystoimen hankinnoista, joissa sopimuskausi jatkuu vähintään 31.12.2018 saakka ja jonka jälkeen nykyisen tiedon mukaan hankinnan hoitovastuu siirtyy pois kunnalta maakunnalle. Esitys: Liitteenä olevassa taulukossa Tiedossa olevat kilpailutukset ja puitejärjestely 2016 2020 oranssilla taustavärillä merkityt hankinnat siirretään hankintapalveluilta asianomaisen toimialan hoidettavaksi. 2) Hankinta-asioissa on tällä hetkellä voimassa 1.1.2014 voimaan tulleet toimivaltasäännöt, jotka on erikseen vahvistettu vuosittain kunnanhallituksen päätöksellä talousarvion täytäntöönpanoa koskevissa ohjeissa. Hallintosääntö 7.4. Hankintaa koskevasta yksi- tai monivuotisesta sopimuksesta päättää ja sopimuksen allekirjoittaa se toimielin tai viranhaltija, jolle ko. hankinnasta päättäminen kuuluu. Hankintavaltuudet määritellään talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa. Kunnan hallintosäännön kohdan 7.5 mukaan Talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa määrätään vuosittain hankinnoissa sovellettavat päätöksentekorajat. Näin ollen kunnanhallitus päättää talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa hankintavaltuuksiin tehtävistä muutoksista. Loppuvuonna 2015, kun talousarvion 2016 täytäntöönpano-ohjeita valmisteltiin, todettiin valmistelussa, että hankintojen hajauttamisesta seuraa toimivaltasääntöjen päivitys vastaamaan uutta tilannetta. Talousarvion 2016 täytäntöönpano-ohjeisiin hankintavaltuuksia ei aikataulusyistä vielä voitu päivittää, koska hankintapalveluja koskeva yhteistoimintamenettelyprosessi oli vielä kesken (mm. henkilöstömuutosasiat, hankinta-asioiden siirtoja koskevat asiat) eikä siinä vaiheessa voitu tietää, mitä hankintoja siirretään minnekin ja mitä muutostarpeita siirrot aiheuttavat toimivaltasääntöihin. Hankintavaltuuksien päivittäminen vastaamaan uutta tilannetta tapahtuu luontevimmin samassa yhteydessä kun päätetään hankintojen siirroista hankintapalveluista toimialoille. Hankintoja siirretään toimialoille 1.6.2016 alkaen. Talousarvion täytäntöönpano-ohjetta/hankintavaltuuksia joudutaan mahdollisesti korjaamaan vielä toisenkin kerran 2016 aikana, kun uuden hankintalain lopullinen sisältöteksti valmistuu ja tiedetään, miten hankintalain kynnysarvot tulevat muuttumaan. Perusajatus nykyisissä hankintatoimivaltasäännöissä on pyrkimys mahdollisimman virtaviivaiseen, laadukkaaseen, tehokkaaseen ja nopeaan päätöksentekoon ja toimeenpanoon, josta on karsittu pois turhat väliportaat, jotka eivät tuo prosessiin mitään lisäarvoa. Tiivistettynä: Se toimiala/viranhaltija, jolle hankinnan hoitaminen kuuluu, hoitaa asian omien toimivaltasääntöjensä mukaisesti eli kilpailuttaa hankinnan, tekee hankintapäätöksen, tekee sopimuksen, hoitaa hankintaoikaisu- ja valitusasiat, tekee päätöksen puitejärjestelyyn liittymisestä ja sitoutumisilmoituksen, päättää hinnantarkistuksista, optioiden käytöstä ja sopimuksen siirrosta, irtisanomisesta tai purkamisesta. Talousarvion täytäntöönpano-ohjeen 2016 hankintavaltuudet ovat nykyisin muilta osin kunnossa mutta toimialoille siirrettävien hankintojen osalta täytäntöönpano-ohjetta pitää korjata. Siirrettävien hankintojen osalta esitetään talousarvion täytäntöönpanoohjeiden toimivaltatekstejä täydennettäväksi edellisessä kappaleessa todetun periaatteen mukaisesti.
Hankintapalvelujen esitys: Hankintapalveluista 1.6.2016 alkaen toimialoille siirrettävien hankinta-asioiden hoitamisessa sovelletaan Nurmijärven kunnan hallintosäännön kohtien 7.4. ja 7.5. mukaisesti hallintosääntöä, talousarvion täytäntöönpano-ohjetta, kunnanhallituksen/ lautakunnan/ toimikunnan/ toimialan/ liikelaitoksen/ keskuksen toimintasääntöjä ja johtosääntöjen. Vastaavasti joltain edellä mainitulta hankintapalvelujen hoidettavaksi siirrettävissä hankinnoissa sovelletaan hankintapalveluja koskevia toimivaltasääntöjä. Tarvittavat muutokset talousarvion täytäntöön pano-ohjeisiin sekä toiminta- ja johtosääntöihin tehdään toukokuun 2016 loppuun mennessä. 3) Uuden hankintalain pohjatekstin mukaan sähköisen kilpailutusmenettelyn käyttö tulee pakolliseksi EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa (tavarat ja palvelut 209 000, rakennusurakat 5 225 000 ) viimeistään 18.10.2018. Kynnysarvo on hankinnan suurin mahdollinen kokonaishinta koko sopimuskauden ajalta. Hankintapalveluilla on käytössä Cloudia- kilpailutusjärjestelmä. Sähköposti ei täytä hankintalain sähköiselle kilpailuttamisjärjestelmälle asetettuja vaatimuksia. Hankintapalvelujen esitys: Sähköisen kilpailutusjärjestelmän (Cloudia) käyttöönotto valmistellaan ja määritellään omana projektinaan niillä toimialoilla, joille siirretään hankinta-asioita. Käyttöönotto tapahtuu toimialoilla hankintalain mukaisen siirtymäkauden aikana sitten, kun toimialalla on valmius ottaa se käyttöön. 4) Hankintapalvelut järjestää hankinta-asioita hoitaville kevään syksyn 2016 aikana yhteiskoulutusta uudesta hankintalaista. Sähköiseen kilpailutusjärjestelmään liittyvää koulutusta järjestetään yhteiskoulutuksena järjestelmän käyttöönoton yhteydessä ja myöhemmin tarpeen mukaan. 5 ja 6) Kunnan hankintaohjeiden uudistaminen käynnistetään kun hankintalain lopullinen sisältö on selvillä. Uudistamisen yhteydessä ratkaistaan ja muutetaan tarvittaessa pienhankintojen hoitotapaa ja toimivaltakysymykset, jos kansallinen kynnysarvo nousee nykyisestä 30 000 eurosta merkittävästä, jolloin hankintalain näkökulmasta pienhankintana nähty hankinta saattaa olla tosiasiassa euromääräisesti merkittävä hankinta. 7) Toimialojen välinen yhteistyön kehittäminen: Kunnassa toimi hankintojen keskittämiseen saakka eri toimialojen edustajista koostunut hankintaverkosto, jonka toiminta päättyi hankintojen keskittämiseen, kun sille ei jäänyt enää riittävää roolia ja tehtäväkenttää. Hankinta-asioiden merkityksen kasvu kunnallisten palvelujen tuottamisessa ja kuntataloudessa yleensä, hankintatyön osittainen hajauttaminen Nurmijärvellä, tuleva Soteuudistus sekä hankintalain uudistus ja pakolliseksi tuleva sähköinen kilpailuttamismenettely muuttavat aikaisempaa tilannetta. Oikein toteutettuna toimialojen edustajista koostuva yhteistyöelin voi tuottaa konkreettista lisäarvoa kunnan hankintatoimelle hankintaasioiden hoidossa ja erityisesti usealle tai kaikille toimialoille yhteisissä hankinnoissa, joita hyödyntää useat eri toimialat sekä koulutusasioissa ja sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöön liittyvissä asioissa. Jos yhteistyöelin perustetaan, on luontevinta että yhteistyöelimen vetovastuu määrätään kunnan hankintapalveluista vastaavalle talousjohtajalle. Yhteistyöelimen keskeisiä tehtäviä kunnan hankintatoimen muuttuvassa tilanteessa ovat mm: - hankinta-asioiden koordinointitehtävät toimialojen ja hankintapalvelujen välillä (esim. käsittelee/esittää päätöksentekijälle hankintojen siirtoja hankintapalvelujen ja toimialojen välillä suuntaan tai toiseen
- toimialojen talousarviomäärärahoilla toteutettavien vuosittaisten uusien kertaluonteisten ja pitkäjaksoisten uusien hankintojen koordinointi ja tällaisten hankintojen mahdolliset siirtoehdotukset - hankintoihin liittyvän yhteiskoulutustarpeen selvittely ja yhteiskoulutuksen yleissuunnittelu (esim. hankintalainsäädäntö, tilaajavastuuasiat, sopimusoikeus, Cloudia) - muu kunnan hankintatoimen kehittäminen - yhteistyöelimen jäsenet tulisi olla hankinta-asioita tuntevia henkilöitä Hankintapalvelujen esitys: Hankintoja koordinoi koko kunnan tasolla hankintojen yhteistyöelin (hankintavastaavat) 1.6.2016 alkaen. Ryhmän vetäjänä toimii talousjohtaja ja ryhmän ensimmäinen kokous pidetään toukokuussa 2016. Lisäksi hankintapalvelut järjestävät huhtikuun - toukokuun aikana hankintakoulun ( 3 4 tilaisuutta) keskeisistä hankinta-asioista hankinta-asioita hoitaville. Hankintapalvelujen vakanssien tehtäväkuvat: Talousjohtaja (Pekka Kivilevo): - hankintayksikön hallinnollinen esimies, viikkopalavereiden vetäjä - hankintojen koordinointivastuu koko kunnan tasolla, hankintavastaavien ryhmän pj. - noin 10 prosenttia työajasta hankintoihin Hankintasuunnittelija (Liisa Saares): - kilpailuttamisten koordinointi- ja suunnittelu - hankinta-asioiden ja kilpailutuksiin liittyvien asioiden valmistelu - neuvontapalvelun hoitoon osallistuminen - hankintakoulutuksen suunnitteluun ja koulutuksen järjestämiseen osallistuminen - hankintakalenterin/kilpailuttamissuunnitelman ylläpito - hankinjohtajan sijaistaminen esimiehen erikseen määrittelemissä tehtävissä Hankintavalmistelija (Minna Ranki): - - tarjouspyyntövalmistelu, päätösvalmistelu, sopimusvalmistelu - hankintasuunnittelijan ja hankintasihteerin sijaistaminen esimiehen erikseen määrittelemissä tehtävissä Hankintasihteeri (Taina Sell): - - tarjouspyyntövalmistelu, päätösvalmistelu, sopimusvalmistelu - sopimusten hallinnointiin liittyviä tehtäviä (Dynasty, hankintasivusto Myllyssä ja arkistointi) - Myllyn ja kunnan kotisivujen päivittäminen - hankintailmoitusten ja jälki-ilmoitusten teko Hilma-hankintailmoitusjärjestelmään
- - hankintasuunnittelijan ja hankintavalmistelijan sijaistaminen esimiehen erikseen määrittelemissä tehtävissä - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Hankintasihteeri (lakkautettu Laura Vuorenrannan vakanssi): - hankintasopimusten hallinta-/valvontatehtäviä (kiinteät sopimuskaudet, tilaajavastuulain mukaiset selvitykset, hinnantarkistusajankohdat, optioiden käyttöajankohdat, sopimusten päättymisajankohdat ym.) - hankintakoulutuksen valmisteluun ja toteutukseen osallistuminen - hankintasihteerin sijaistaminen - hankinta-asiakirjojen arkistointiin liittyviä tehtäviä Hankintajohtaja (Kari Ylitie): - hankintapalvelujen johtaminen ja toiminnan kehittäminen - kilpailuttamistyö, hankintapäätösten ja sopimusten hoitaminen - kunnan toimialojen välisen hankintatyön koordinointi - kunnan hankintatoimen yleinen kehittäminen - neuvontapalvelun hoitaminen - hankintakoulu 3 4 tilaisuutta huhtikuun - toukokuun aikana keskeisistä hankintaasioista hankinta-asioita hoitaville