MÄNTSÄLÄN KUNNAN HANKINTAOHJE. Hyväksytty Kh /Kv

Transkriptio

1 MÄNTSÄLÄN KUNNAN HANKINTAOHJE Hyväksytty Kh /Kv

2 SISÄLLYS 1. Sähköinen kilpailutusjärjestelmä HankintaSampo 1 2. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo Pilkkomiskielto Hankinnan sallittu jakaminen tulee erottaa pilkkomisesta 3 3. Kynnysarvot ja suorahankintarajat EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Pienhankinnat 6 4. Hankintojen ennakointi ja informointi 7 5. Tekninen vuoropuhelu 8 6. Hankintapäätös 9 7. Muutoksenhaku hankinta-asioissa Hankintasopimuksen tekeminen Hankintasopimus ja sen valvonta Ostokuri ja ohiostojen estäminen Hankintatoimen organisointi Vaitiolovelvollisuus Esteellisyys Yhteishankintayksiköt 14

3 MÄNTSÄLÄN KUNNAN HANKINTAOHJE 1 Tämä ohje korvaa Mäntsälän kunnan hankintaohjeet Mäntsälän kunnan kaikki hankinnat (pienhankinnat ja kynnysarvot ylittävät) toteutetaan tämän ohjeen mukaisesti. EU-kynnysarvon ylittävissä ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa noudatetaan myös hankintalainsäädäntöä; Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 (hankintalaki), Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1398/2016 (erityisalojen hankintalaki). Kunnan hankinnoissa tärkeimpinä periaatteina EU-perustamissopimuksen mukaisesti syrjimättömyys, avoimuus ja suhteellisuus sekä Mäntsälän kunnan hankintojen strategisten tavoitteiden määrittelemät suuntaviivat ja paikallisen tarjonnan huomioiminen. Ympäristö- ja sosiaaliset näkökulmat, hankinnoilla työllistäminen sekä innovatiivisuus huomioidaan hankintakohtaisesti silloin kun se on kunnan kokonaisedun kannalta tarkoituksenmukaista. Kunta pyrkii omalla toiminnallaan varmistamaan, että hankinnat toteutetaan tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ja siten, että pienet ja keskisuuret yritykset ja muut yhteisöt pääsevät tasapuolisesti muiden tarjoajien kanssa osallistumaan tarjouskilpailuihin. Erillisissä hankkeissa on huomioitava lisäksi rahoittajatahon ohjeet. Hankintaohjeen noudattaminen ja noudattamisen valvonta kuuluu jokaisen työntekijän normaaliin työhön sekä esimiestyöhön. Kaikkiin hankintaohjeen alakohtiin löytyy lisätietoa ja ohjeita osoitteesta: Hankintalakia voi selata sähköisesti osoitteessa: Kunnan hankintojen strategiset tavoitteet dokumentti löytyy Mantrasta Hankinnatsivustolta sekä kunnan verkkosivulta ( 1. Sähköinen kilpailutusjärjestelmä HankintaSampo Mäntsälän kunnassa on käytössä sähköinen HankintaSampo-kilpailutusjärjestelmä. Kilpailutusjärjestelmän käyttö on pakollista kaikissa yli :n hankinnoissa.

4 2 Järjestelmän kautta tehdään mm. kaikki hankintalainsäädännön edellyttämät hankintailmoitukset (Hilma-ilmoitus), tarjouspyynnöt, ESPD-lomakkeet (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja, pakollinen EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa) sekä tarjoajien ja kunnan välinen viestienvaihto. Tarjoajat tekevät tarjouksensa sähköisesti kilpailutusjärjestelmässä, jossa tarkistetaan myös tarjoajien kelpoisuusvaatimusten täyttyminen sekä tehdään tarjousvertailu. Tutustu ja rekisteröidy osoitteessa: 2. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo määrittää alittaako vai ylittääkö hankinnan arvo hankintalaissa säädetyt kynnysarvot, joiden mukaan hankintaan määräytyvät soveltuvat säädökset ja hankintamenettelyt. Hankinnan ennakoidun arvon laskemisesta kerrotaan hankintalain :ssä ja erityisalojen hankintalain :ssä. Hankinnan ennakoidun arvon laskennan pääsäännöt: Suurin maksettava kokonaiskorvaus ilman arvonlisäveroa o Koko hankintayksikkö (koko kunta) o Jos tytäryhteisöt voivat käyttää sopimusta, niin koko kuntakonserni o Jos yhteishankinta, niin kaikki hankintayksiköt yhteensä Jos hankinta jaettu osiin, niin kaikki osat yhteensä Määräaikaisessa sopimuksessa koko sopimuskauden arvo ml. mahdolliset optiokaudet Toistaiseksi voimassa olevassa sopimuksessa 48 kuukauden mukainen arvo Säännöllisesti toistuvat tai määräajoin uudistettavat tavara- tai palveluhankinnat: viimeksi kuluneiden 12 kk:n aikana tehtyjen vastaavien hankintojen arvo tuleva kausi huomioiden Tavarahankinta, jonka kohteena on leasing, vuokraus tai osamaksulla hankkiminen: enintään 12 kk voimassa olevan sopimuksen osalta ennakoitu voimassaolon aikainen kokonaiskorvaus tai yli 12 kk voimassa olevan sopimuksen osalta kokonaisarvo, jäännösarvo mukaan lukien. 2.1 Pilkkomiskielto Hankintaa ei saa pilkkoa osiin tai laskea sen arvoa poikkeuksellisin menetelmin hankintalain säännösten soveltamisen välttämiseksi. Lähtökohtana arvioinnissa on luontevan hankintakokonaisuuden määrittely. Luontevasti samanaikaisesti tai lyhyehkön ajan kuluessa tilattavien samanlaisten tavaroiden, palvelujen tai rakennustöiden tulisi katsoa kuuluvan samaan hankintakokonaisuuteen.

5 3 Lain säännösten välttämiseksi tehty samalaisten tavaroiden ja palveluiden hankinnan kilpailuttaminen osiksi pilkottuna on kiellettyä. 2.2 Hankinnan sallittu jakaminen tulee erottaa pilkkomisesta Pilkkomiskielto ei kuitenkaan estä hankinnan jakamista osiin sellaisissa tapauksissa, joissa kunkin erän hankinta toteutetaan hankintalain menettelytapavaatimusten mukaisesti. Laajan hankinnan jakaminen osiin saattaa olla hankinnasta aiheutuvan taloudellisen tai teknisen riskin jakamisen tai kilpailuolosuhteiden huomioimisen kannalta perusteltua. Tällöin myös pienet ja keskisuuret yritykset voivat osallistua tarjouskilpailuihin. Hankintalaki kannustaa tällaiseen jakamiseen ja tästä säädetään tarkemmin hankintalain 75 :ssä. Menettely ei ole pilkkomiskiellon vastaista, jos sen tavoitteena ei ole lain velvoitteiden kiertäminen ja hankinta on toteutettu koko hankintakokonaisuuden (kaikki osat yhteen laskettuna) ennakoidun arvon perusteella ja siinä on noudatettu em. kokonaisarvon mukaisia menettelytapoja. 3. Kynnysarvot ja suorahankintarajat Hankinnat jaetaan kokonaisarvonsa mukaisesti seuraaviin luokkiin: EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Pienhankinnat Hankinnan ennakoitu arvo ratkaisee sen, onko hankinta EU-kynnysarvon ylittävä, kansallisen kynnysarvon ylittävä vai pienhankinta. Tasan EU-kynnysarvon suuruinen hankinta tulkitaan EU-kynnysarvon ylittäväksi hankinnaksi. Tasan kansallisen kynnysarvon suuruinen hankinta tulkitaan kansallisen kynnysarvon ylittäväksi hankinnaksi. Jos hankinnan ennakoitu arvo on lähellä kynnysarvoja, tulee hankinta toteuttaa noudattaen lakia julkisista hankinnoista. Mäntsälän kunnassa 'lähellä kynnysarvoa' olevaksi arvoksi tulkitaan 5 % marginaali kynnysarvoon nähden (esim. tavarat ja palvelut / ). Kaikissa hankintalajeissa noudatetaan samaa periaatetta. Hankinnan pääasiallinen sisältö ratkaisee, mikä hankintalaji (kts. kaavio alla) on kyseessä. Jos kyseessä on palvelu, on selvitettävä, kuuluuko hankinta sosiaali- ja terveyspalveluihin tai muihin erityisiin palveluihin. Jos kyseessä on rakennusurakka, on

6 selvitettävä onko kyseessä rakennusurakka vai paremminkin palveluhankinta tai tavarahankinta tai näiden yhdistelmä. 4 Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa pienhankinnoissa on määritelty kunnan oma suorahankintaraja, jonka alle jäävät hankinnat voi tehdä suorahankintana ilman perusteluja tai kirjallista hankintapäätöstä. EUkynnysarvo Kansallinen kynnysarvo Mäntsälän kunnan suorahankintaraja Hankintalain mukaisten hankintayksiköiden hankinnat hankintalajeittain (Mäntsälän kunta) (alv 0 %) (alv 0 %) (alv 0 %) Tavarat ja palvelut Rakennusurakat Suunnittelukilpailut Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut Muut erityiset palvelut Käyttöoikeussopimukset EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Kilpailuttaminen toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti. Tarjous- ja osallistumispyynnöt tehdään sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä (ml. Hilma-ilmoitus). EU-kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista tehdään suorahankintaa koskeva ilmoitus HILMA-ilmoituskanavaan. Suorahankinta on aina äärimmäinen poikkeus ja edellytykset suorahankinnalle on kirjattu hankintalain :ään ja erityisalojen hankintalain :ään. EU-kynnysarvon ylittävän hankinnan hankintapäätöksen saatua lainvoiman, tulee siitä odotusajan päätyttyä tehdä kirjallinen hankintasopimus. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen on tehtävä jälki-ilmoitus HILMA-ilmoituskanavaan. Myös hankinnan keskeyttämisestä on tehtävä jälki-ilmoitus. Hankintapäätöksen tai muiden tarjoajien tai ehdokkaiden asemaan vaikuttavan päätöksen liitteenä on asianosaisille toimitettava muutoksenhakuohjeet (ohje hankintaoikaisuvaatimuksen tekemisestä ja ohje valituksen tekemisestä markkinaoikeuteen). Hankintalain 163 :n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain nojalla. 3.2 Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Kilpailuttaminen toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti. Tarjous- ja osallistumispyynnöt tehdään sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä (ml. Hilma-ilmoitus).

7 5 Hankintalain mukaan kansallisissa menettelyissä on noudatettava hankinnan kilpailuttamisessa sellaista menettelyä, joka on julkisten hankintojen yleisten periaatteiden (hankintalain 3 ) mukainen. Käytettävä hankintamenettely on kuvattava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Mäntsälän kunnalla on käytössä mm. seuraavat menettelyt: Avoin menettely Julkaistaan hankintailmoitus ja tarjouspyyntö. Kaikki halukkaat voivat jättää tarjouksen. Rajoitettu menettely Julkaistaan hankintailmoitus ja osallistumispyyntö. Valittavien ehdokkaiden vähimmäismäärä ja mahdollinen enimmäismäärä on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai osallistumispyynnössä. Tarjouspyynnön saavat valitut ehdokkaat ja ehdokkaiden karsiminen tapahtuu soveltuvuusvaatimusten perusteella. Mikäli soveltuvia ehdokkaita on riittävästi, valitaan vähintään viisi ehdokasta. Tarvittaessa menettely voidaan toteuttaa vaiheittain siten, että valittujen ehdokkaiden määrää rajoitetaan menettelyn edetessä. Neuvottelumenettely Julkaistaan hankintailmoitus ja osallistumispyyntö. Valittavien ehdokkaiden vähimmäismäärä ja mahdollinen enimmäismäärä on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai osallistumispyynnössä. Neuvotteluihin kutsutaan valitut ehdokkaat ja ehdokkaiden karsiminen tapahtuu soveltuvuusvaatimusten perusteella. Mikäli soveltuvia ehdokkaita on riittävästi, valitaan vähintään kolme ehdokasta. Neuvottelut käydään jokaisen ehdokkaan kanssa erikseen ja jokaisesta neuvottelusta laaditaan muistio. Neuvottelujen päätyttyä valitut ehdokkaat saavat tarjouspyynnön. Tarvittaessa menettely voidaan toteuttaa vaiheittain siten, että valittujen ehdokkaiden määrää rajoitetaan menettelyn edetessä. Kansallisen kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista tehdään suorahankintaa koskeva ilmoitus HILMA-ilmoituskanavaan. Suorahankinta on aina äärimmäinen poikkeus ja edellytykset suorahankinnalle ovat hankintalain :ssä ja erityisalojen hankintalain :ssä. Kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tulee tehdä kirjallinen hankintasopimus hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sosiaali- ja terveyspalvelujen ja muiden erityisten palvelujen kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa sekä kansallisen

8 6 kynnysarvon ylittävissä käyttöoikeussopimuksissa hankintasopimuksen saa tehdä aikaisintaan odotusajan päätyttyä. Sosiaali- ja terveyspalvelujen ja muiden erityisten palvelujen kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa sekä kansallisen kynnysarvon ylittävissä käyttöoikeussopimuksissa on sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen tehtävä jälki-ilmoitus HILMA-ilmoituskanavaan, myös hankinnan keskeyttämisestä on tehtävä jälki-ilmoitus. Sosiaali- ja terveyspalvelujen hankintoja ovat hankintalain liitteen E kohtien 1-4 mukaiset palvelut. Muiden erityisten palvelujen hankintoja ovat hankintalain liitteen E kohtien 5-15 mukaiset palvelut. Hankintapäätöksen taikka muun tarjoajien tai ehdokkaiden asemaan vaikuttavan päätöksen liitteenä on asianosaisille toimitettava muutoksenhakuohjeet (ohje hankintaoikaisuvaatimuksen tekemisestä ja ohje valituksen tekemisestä markkinaoikeuteen). Hankintalain 163 :n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain nojalla. 3.3 Pienhankinnat Pienhankintoja ovat kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat (kts. taulukko ohjeen kohdasta 2.). Pienhankintoihin ei sovelleta hankintalainsäädäntöä. Pienhankintojen toteuttamisessa noudatetaan tätä ohjetta ja hankintalainsäädännön mukaisia julkisten hankintojen yleisiä periaatteita. Julkisten hankintojen yleisten periaatteiden mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Lisäksi on noudatettava hyvän hallinnon periaatteita. Pienhankinnat on toteutettava mahdollisimman taloudellisesti ja tehokkaasti; muista siis vertailla hintoja ja laatua. Tarjouskilpailut tehdään sähköisessä HankintaSampo-kilpailutusjärjestelmässä. Salaus-toiminto ei ole sallittu, vaan kaikki tarjouspyynnöt tulee olla julkisesti esillä HankintaSampo-järjestelmässä. Mäntsälän kunnalla on käytössä seuraavat menettelyt: Avoin menettely Julkaistaan tarjouspyyntö. Kaikki halukkaat voivat jättää tarjouksen. Rajoitettu menettely Tarjouspyyntö lähetetään vähintään kolmelle potentiaaliselle tarjoajalle.

9 7 Pienhankinnoissa tarjouspyynnön vähimmäissisältö on seuraava: Hankinnan kohde eli tavaran, palvelun tai urakan yksilöinti Tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hintalaatusuhteeltaan paras. Jos valitaan hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous, niin vertailuperusteina ovat hinta ja laatukriteerit Laatukriteerit yksilöitävä Hinnalle ja laatukriteereille ilmoitettava tärkeysjärjestys tai painoarvot Toimitusaika ja toimitusehto tai hankintasopimuksen alkaminen ja kesto Tarjousten jättämisen määräaika ja tapa Pienhankinnoissa hankintapäätöksen tai muun tarjoajien asemaan vaikuttavan päätöksen liitteenä on asianosaisille toimitettava muutoksenhakuohjeet (ohje hankintaoikaisuvaatimuksen tekemisestä ja ohje kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen tekemisestä). Kirjallinen hankintasopimus tehdään pienhankinnoista, joiden arvo ylittää Sopimuksen voi korvata kirjallisella tilauksella ja kirjallisella tilausvahvistuksella, jos hankintaan ei sisälly palvelua. Kunnan viran- ja toimenhaltijat voivat toteuttaa pienhankintoja suorahankintana, jos hankinnan ennakoitu arvo alittaa tämän ohjeen mukaisen suorahankintarajan. Suorahankinta on lisäksi mahdollinen hankintalain (40-41, 110 ) tai erityisalojen hankintalain (43-44 ) mukaisten suorahankinnan edellytysten täyttyessä. Jos pienhankinta toteutetaan suorahankintana, tulee huomioida paikallisia ja/tai seudullisia yrityksiä tai yhteisöjä kunnan kokonaisetu huomioiden. EUperustamissopimuksen mukaisesti huomioidaan myös yhdenvertaisuus ja syrjimättömyys. 4. Hankintojen ennakointi ja informointi Toimialojen tehtävänä on kirjata kaikki toimialan tiedossa olevat tulevat hankinnat HankintaSampo- hankintasuunnitelmaan. Jokaisen toimialan ja esimiehen on noudatettava ja valvottava hankinta hankintastrategian ohjeistusta hankintasuunnitelman laatimisesta. Kunnan viran- ja toimenhaltijoiden tulee huomioida, että varsinkin EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintaprosessin läpivienti voi kestää 6-12 kuukautta. Tästä

10 8 syystä etenkin näiden hankintojen kirjaaminen sähköiseen järjestelmään varhaisessa vaiheessa on tärkeää. Aikataulussa on syytä huomioida myös kunnanhallitukselle sekä lautakunnille tehtävä esittely hankinnan valmisteluvaiheessa, ennen kilpailutuksen toteutusta. Itse aiheutettu kiire ei ole peruste kilpailuttamatta jättämiselle. EU-kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa on suositeltavaa tehdä hankintalainsäädännön mukainen ennakkoilmoitus. Ennakkoilmoitus toimitetaan julkaistavaksi vähintään 35 päivää ja korkeintaan 12 kuukautta ennen hankintailmoituksen lähettämistä. Käynnissä olevista tarjouskilpailuista viedään kunnan verkkosivulle otsikkotieto sekä suora linkki hankintailmoitukseen ja tarjouskilpailuun. Suunnitteilla olevat kynnysarvot ylittävät hankinnat sekä merkittävät pienhankinnat julkaistaan määräajoin kunnan verkkosivuilla hankintasuunnitelmassa. Kunnan julkinen hankintasuunnitelma palvelee kuntalaisia sekä yrityksiä ja lisää kilpailua. 5. Tekninen vuoropuhelu (markkinakartoitus) Teknisellä vuoropuhelulla tarkoitetaan ennen hankintailmoituksen julkaisemista potentiaalisten tarjoajien kanssa käytävää keskustelua. Tarkoituksena on saada tarjoustai osallistumispyynnöstä sellainen, että kilpailutuksen lopputulos on mahdollisimman onnistunut. EU- ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tulee käydä teknistä vuoropuhelua potentiaalisten tarjoajien kanssa ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Teknistä vuoropuhelua tulee käydä vähintään kolmen toimijan kanssa, mikäli potentiaalisia tarjoajia on olemassa riittävästi. Teknisessä vuoropuhelussa on huomioitava paikallinen tarjonta. Tarvittaessa tulee ensin kartoittaa markkinoilla olevat toimijat. Suositeltavaa on käydä teknistä vuoropuhelua toimijakohtaisesti kasvokkain siten, että tarjouspyyntö- tai osallistumispyyntöasiakirjaluonnokset lähetetään toimijalle tutustuttaviksi 1-2 viikkoa ennen tapaamista. Tarvittaessa vuoropuhelua voidaan käydä puhelimella ja/tai sähköpostilla. Vähintään EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen vuoropuheluista tehdään lyhyet muistiinpanot, joita ei tarvitse luovuttaa vuoropuheluihin osallistuneille toimijoille. Tekninen vuoropuhelu on nimenomaan ennen hankintailmoituksen julkaisemista käytävää keskustelua. Varsinaisen tarjouskilpailun aikana kommunikointi potentiaalisten

11 9 tarjoajien kanssa tapahtuu pääsääntöisesti vain sähköisen kilpailutusjärjestelmän kautta ja/tai virallisten neuvotteluiden kautta. 6. Hankintapäätös Kaikista vähintään euron (arvonlisäveroton arvo) hankinnoista tulee tehdä asianhallinnassa (Dynasty) kirjallinen perusteltu hankintapäätös. Hankintapäätöksestä tulee käydä ilmi mm. ehdokkaiden ja tarjoajien valintaan tai asemaan vaikuttavat ratkaisut. Myös hankinnan keskeyttämisestä on tehdään perusteltu hankintapäätös. Hankintapäätös on kuntalaissa määritelty viranomaispäätös, jolla päätösvaltuuden omaava toimielin tai viranhaltija tekee ratkaisun hankinnasta ja määrää sen täytäntöönpanosta. Hankintojen päätösvalta on määritelty Mäntsälän kunnan hallintosäännössä. Toimielinten ja toimialajohtajien vuosittaiset hankintarajat määritellään talousarviopäätöksessä. Hankintojen päätösvalta delegoidaan toimialan toimintasäännössä. Hankintapäätös tulee julkisuuslain 6 :n 1 momentin 8 kohdan mukaan julkiseksi päätöksen allekirjoittamisella tai varmentamisella muulla vastaavalla tavalla. Ennen kuin asiakirjat tulevat julkisuuslain mukaan yleisöjulkiseksi, on niistä tiedon antaminen viranomaisen harkinnassa. Keskeneräisessä hankinta-asiassa täytyy kuitenkin harkita milloin ja mitä tietoja voidaan antaa heikentämättä kunnan mahdollisuuksia edullisiin hankintoihin tai muutoin vaarantamatta kilpailutusprosessia. Toimielimen päätöksentekoon liittyvä esityslista on hankintapäätöspöytäkirjan osa, joten esityslistan hankintaa koskeva pykälä tulee julkiseksi liitteineen silloin kun hankintapäätös tulee julkiseksi. Mäntsälän kunnassa toimielimen tekemästä hankintapäätöksestä julkaistaan esityslistavaiheessa julkinen esittelyteksti. Varsinainen hankintapäätös on esityslistan salaisena liitteenä. Hankintapäätös julkaistaan ja avataan yleisöjulkiseksi julkisuuslain mukaisesti, kun toimielimen pöytäkirja on allekirjoitettu tai varmennettu muualla tavalla. Muistilista hankintapäätöksen tekemisestä tarkista hankintavaltuudet (hallintosääntö ja toimintasääntö) valitse oikea päätöspohja Dynastyssa päätöksen sisältö o hankintatapahtuman keskeiset vaiheet o väliratkaisut (tarjoajien tai tarjousten hylkäys yms.)

12 10 o perustelut (jos perustelu puuttuu, valitusaika 6 kk) sekä osiin jakaminen tai jakamatta jättäminen on perusteltava, halvimman hinnan käyttö vertailuperusteena on perusteltava muissa kuin palveluhankinnoissa o vertailu, miten suoritettu (vertailutaulukko mukaan, jos hinta ei ole ainoa peruste) o päätökseen ehtona, että hankinnasta tehdään erillinen hankintasopimus, kun päätös on saanut lainvoiman o poikkeuksena alle pienhankinnat muista oikeat muutoksenhakuohjeet (jos puuttuu, valitusaika ei ala kulua) o Hankintapäätös, kynnysarvon ylittävä (yleinen) ja 2017 Hankintapäätös, kynnysarvon alittava 2017 Optiokauden (suorahankinta lisätilauksissa HL 41 ) käytöstä tai käyttämättä jättämisestä tai hankinnan väliaikaisesta järjestämisestä (HL 153 ) ei tehdä uutta hankintapäätöstä. Em. tilanteissa tehdään Mäntsälän kunnan asianhallinnassa (Dynasty) yleinen päätös. Mikäli hankinta tehdään puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti ilman kilpailuttamista tai puitejärjestelyyn perustuvassa kilpailuttamisessa hankinnan arvo ei ylitä EU-kynnysarvoa, tilauksesta ei tarvitse tehdä uutta hankintapäätöstä. Lisätietoa puitejärjestelystä: 7. Muutoksenhaku hankinta-asioissa Muutoksenhausta hankinta-asioissa säädetään hankintalaissa. Lain säännökset koskevat myös pienhankintoja. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on kaksi muutoksenhakureittiä: hankintaoikaisu kunnan omalle toimielimelle ja asian saattaminen markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Pienhankinnoissa muutoksenhakuna on hankintaoikaisu sekä oikaisuvaatimus.

13 Muutoksenhaku kansallisen tai EUkynnysarvon ylittävästä hankintapäätöksestä 11 Muutoksenhaku pienhankinnan hankintapäätöksestä Vihreät nuolet osoittavat, että mikäli hankintaoikaisu johtaa uuteen hankintapäätökseen, on tämä täysin uusi päätös, jolloin prosessi ja valitusajat alkavat alusta.

14 12 Ennen vastineen päättämistä ja lähettämistä tulee asiasta tiedottaa jollekin kunnan hankintaryhmän jäsenelle. Vastineen hoitaa aina hankintapäätöksen tehnyt viranhaltija tai toimielin. 8. Hankintasopimuksen tekeminen EU- ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tulee tehdä kirjallinen sopimus ja sopimusluonnos tulee olla mukana tarjouspyyntöasiakirjoissa. Sopimuksen allekirjoittaminen on sopimuksen syntymisen edellytys. Ennen sopimuksen allekirjoittamista on varmistuttava siitä, ettei hankinnasta ole valitettu markkinaoikeuteen. Seuraavissa hankinnoissa on noudatettava hankintalainsäädännön mukaista odotusaikaa: EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa sosiaali- ja terveyspalvelujen sekä muiden erityisten palvelujen kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa kansallisen kynnysarvon ylittävissä käyttöoikeussopimuksissa. Tarjouspyynnössä ja hankintapäätöksessä tulee ilmoittaa, että sopimus katsotaan syntyneeksi vasta kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen kirjallisen sopimuksen. Pienhankinnoissa, joiden arvo ylittää , tehdään kirjallinen sopimus. Tarjouspyynnössä ja hankintapäätöksessä tulee ilmoittaa, että sopimus katsotaan syntyneeksi vasta kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen kirjallisen sopimuksen. Kunnan viran- ja toimenhaltijoiden tulee varmistua siitä, että toisen sopijapuolen nimissä hankintasopimuksen allekirjoittavalla henkilöllä on kaupparekisteritietojen (tai yhdistys- tai säätiörekisteritietojen) perusteella nimenkirjoitusoikeus tai hänellä on esittää nimenkirjoitusoikeuden omaavan henkilön allekirjoittama valtakirja. Kunnan puolesta hankintasopimuksen allekirjoittaa hankintapäätöksen tehneen toimielimen valtuuttama henkilö tai viranhaltija tai kunnan hallintosäännössä määritelty viran- tai toimenhaltija. Sopimuksen allekirjoittaja on viime kädessä sopimusvastuullinen. Kunnan kaikki hankintasopimukset tehdään ja niitä hallinnoidaan sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä (HankintaSampo) sekä asianhallintajärjestelmässä (Dynasty). Kilpailutusasiakirjojen arkistointiohje löytyy Mantrasta Hankinnat-sivustolta.

15 9. Hankintasopimus ja sen valvonta 13 Muistilista hankintasopimuksen tekemisestä Sopimus on pakollinen, jos EU-kynnysarvo tai kansallinen kynnysarvo ylittyy Sopimusluonnos tarjouspyynnön liitteenä Kunnan etujen turvaamiseksi käytetään hyväksi vähintään julkisten hankintojen sopimusehtoja (JYSE tavarat / JYSE palvelut) Ennen sopimuksen allekirjoittamista varmistetaan päätöksen lainvoimaisuus Lain niin vaatiessa, on odotusaika huomioitava Myös pienhankinnoissa, ellei tarpeeton (ks. Ohjeen kohdat 2.3 ja 8.) Tarkista sopimuksen allekirjoittajat Muista sopimuskaudella Vastuuhenkilö ja hänen varahenkilönsä valvovat sopimuksen noudattamista Hankinnat tehdään määrärahojen puitteissa Meno kirjataan sille vuodelle, jona tavara/palvelu saapuu Lasku maksetaan vasta, kun tuote/palvelu on vastaanotettu Laskun asiatarkastaja ja laskun hyväksyjä tarkistaa, että lasku on sopimusehtojen mukainen Virheestä tulee reklamoida välittömästi ja kirjallisesti. Reklamaatio kirjataan aina HankintaSampoon ko. hankintasopimukselle 10. Ostokuri ja ohiostojen estäminen Kunnan viran- ja toimenhaltijoiden tulee sitoutua kunnan hankintasopimuksiin, ostokuriin ja välttää ohiostoja. Erityisesti johtavien viranhaltijoiden tulee valvoa, että heidän toimialallaan tehtävissä tilauksissa ja ostoissa noudatetaan voimassa olevia sopimuksia/puitesopimuksia. Vastuu valvonnasta on kuitenkin myös muilla viran- ja toimenhaltijoilla. Tuote-esittelyihin ei tarvitse suostua. Sähköpostimainonnan kautta tuleviin tarjouksiin ei saa sitoutua tai tehdä hankintoja (pl. sähköpostimainonta sopimustoimittajalta). Kunnan voimassa olevista puitesopimuksista löytyy tietoa Mantrasta Hankinnatsivustolta.

16 11. Hankintatoimen organisointi 14 Mäntsälän kunnassa hankintatoimintaa toteutetaan hajautetusti toimialoilla. Konsernipalveluiden hankintayksikkö hoitaa erikseen määriteltyjä kilpailutuksia, jotka liittyvät ns. kunnan yhteisiin (kaikkia toimialoja koskeviin) hankintoihin. Hankintayksikkö toimii resurssiensa puitteissa konsultin roolissa toimialojen hankinnoissa ja kilpailutuksissa. Myös tytäryhteisöjen hankinnoissa hankintayksikkö voi tarvittaessa toimia resurssiensa puitteissa konsultin roolissa. Toimialoilla hankintoja toteuttavat toimialajohtajat ja päälliköt hallintosäännön mukaisesti ja jokaiselle toimialalle on nimetty hankintavastaava/-t. Hankintavastaava on myös kunnan hankintaryhmän jäsen. Hankintavastaavien tehtävänä on jakaa toimialoilleen hankintaryhmässä jaettua hankintatietoutta sekä toimintatapoja. Hankintavastaavat opastavat myös sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttäjiä. Toimialojen yhteisissä hankinnoissa hankintasopimusten valvonnasta vastaa konsernipalveluiden hankintayksikkö. Toimialakohtaisissa hankinnoissa hankintasopimusten valvonnasta vastaa toimiala. 12. Vaitiolovelvollisuus Kunnan palveluksessa oleva luottamushenkilö tai toimeksiantotehtävää hoitava henkilö ei saa paljastaa salassa pidettävää tietoa muille kuin niille, joiden tehtävänä on asian käsittely. Vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen, luottamustehtävän tai toimeksiantotehtävän päättymisen jälkeen. Salassa pidettäviä tietoja ei saa käyttää omaksi tai toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi. 13. Esteellisyys Hankinta-asian valmisteluun ja päätöksentekoon osallistuva henkilö ei saa olla esteellinen. Vastaavasti hankintaa koskevan sopimuksen tai sen tulkintaa koskevan asian käsittelyyn taikka tavaran tai palvelun tai urakan tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa (410/2015) ja hallintolaissa (434/2003). 14. Yhteishankintayksiköt Hankintalain (20 ) mukainen yhteishankintayksikkö kilpailuttaa asiakkaidensa puolesta hankintasopimuksia ja vastaa niiden sopimushallinnasta.

17 15 Mäntsälän kunnan hankinnoissa voidaan käyttää yhteishankintayksiköiden hankintasopimuksia tai muuta hankintayhteistyötä. Hankintayhteistyö voi tulla kyseeseen tavara- ja palveluhankinnoissa, joissa ei ole riittävästi paikallista tarjontaa tai joissa kunta hyötyy yhteistyön tuottamasta volyymiedusta tai hankinnoissa, joissa hankintatoimen hallinnollisten tehtävien vähentämiseksi yhteistyö on perusteltua. Hankintayhteistyötä voi olla esimerkiksi: Liittyminen mukaan KL-Kuntahankinnat Oy:n tulevaan yhteishankintakilpailutukseen tai jo olemassa olevaan yhteishankintasopimukseen hankintalainsäädännön määrittelemissä rajoissa. Liittyminen mukaan KuntaPro Oy:n tulevaan yhteishankintakilpailutukseen tai jo olemassa olevaan yhteishankintasopimukseen hankintalainsäädännön määrittelemissä rajoissa. Yhteinen kilpailutus muiden tai Kuuma-kuntien kanssa. Päätös mahdollisesta hankintayhteistyöhön sitoutumisesta tehdään hankintakohtaisesti. Toimialakohtaiset päätökset valmistellaan ko. toimialalla ja koko kuntaa koskevat päätökset valmistellaan konsernipalveluissa. Ennen päätöksentekoa asia esitellään hankintaryhmälle ja päätös tehdään päätösvaltuuksien mukaisesti. Päivitykset ja korjaukset hankintaohjeeseen tekee hankintayksikkö. Päivittämistyön tuloksena syntyy uusi versio ja versionumero muuttuu päänumeron pisteen jälkeisen alanumeron muutoksena. Versionumero Päiväys Päivitys/korjaus (sivunumero) Versio KK Versio KK s. 8