1 (6) Henkilöstön ja sidosryhmien huomioimiskäytännöt Tämä ohje linjaa henkilöstön ja sidosryhmien huomioimiskäytäntöjä. Yhteisillä huomioimiskäytännöillä on tarkoitus, että henkilöstöä ja sidosryhmiä kohdellaan tasapuolisesti ja yhdenmukaisesti. Sekä henkilöstön että eri sidosryhmien huomionosoitukset katetaan kunkin työyksikön talousarviomäärärahoista. Sisällys 1. Henkilöstö... 2 1.1. Työmerkkipäivän huomioiminen... 2 1.2. Ikämerkkipäivän ja eläkkeelle siirtyvän huomiointi... 3 1.3. Työntekijän huomiointi palvelussuhteen päättyessä... 3 1.4. Opinto-, kilpailu- tai muiden saavutusten huomiointi... 4 1.5. Arvonimet... 4 1.6. Valtiolliset kunniamerkit... 4 1.7. Muut kunnia- ja ansiomerkit sekä huomioimiset... 4 1.8. Henkilöstötilaisuudet... 4 1.9. Lahjojen ja kukkatervehdysten hankinta... 4 1.10. Muistaminen sairaus- ja kuolemantapauksissa... 5 2. Luottamushenkilöt... 5 2.1. Muotokuvat ja henkilövalokuvat... 5 2.2. Merkkipäivämuistamiset... 5 3. Yritysten ja muiden yhteisöjen ja niiden edustajien muistaminen... 5 4. Liputus... 6 5. Yhteystiedot... 6
2 (6) 1. Henkilöstö 1.1. Työmerkkipäivän huomioiminen Pitkä työura Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän palveluksessa huomioidaan palkallisella vapaalla seuraavasti: 20 vuotta - 3 päivää palkallista vapaata 30 vuotta - 1 viikko (5 päivää) palkallista vapaata 40 vuotta - 2 viikkoa (10 päivää) palkallista vapaata. Palveluaikaa määritettäessä otetaan huomioon yhtäjaksoinen palvelu, joka on syntynyt aikaisemmissa kuntayhtymään liitetyissä työyhteisöissä (esimerkiksi Lahden kaupunki, Päijät-Hämeen koulutuskuntayhtymä, valtion oppilaitokset), mutta ei muiden kuntien, kuntayhtymien, valtion tai yksityisen sektorin palveluaikoja. Sivutoimista palvelussuhdetta ei oteta huomioon. Palveluaika tässä yhteydessä on eri asia kuin palvelulisään oikeuttava aika. Osan henkilöstöstä palveluaika sijoittuu em. tasavuosien väliin, eikä seuraava tasavuosi ehdi täyttyä heidän kohdaltaan ennen eläkkeelle siirtymistä. On tarpeen huomioida eläkkeelle siirtyvät henkilöt samoin periaattein kuin tasavuodet 20, 30 ja 40 vuotta Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän palveluksessa olleet. Tämä tarkoittaa, että kaikki ne henkilöt, jotka ovat olleet kuntayhtymän palveluksessa vähintään 20 vuotta, tulevat saamaan joko tasavuoden täyttyessä tai eläkkeelle siirtyessä edellä esitetyn palkallisen vapaan. Työmerkkipäivän lähestyessä huomioitava henkilö pyytää Henkilöstöpalveluita tarkistamaan palvelussuhdetiedot huomiointivapaan tarkastuslomakkeella. Lomake tulee esitäyttää mahdollisimman tarkasti ja se lähetetään sähköpostilla Henkilöstöpalveluihin (henkilostopalvelut@salpaus.fi). lähettää Henkilöstöpalveluissa tarkastetun lomakkeen esimiehelleen ja saatujen tietojen perusteella esittää toivomuksen vapaan pitämisestä tekee keskeytyshakemuksen webtallennukseen Huomiointivapaasyykoodilla. hakee huomiovapaata vuoden kuluessa työmerkkipäivän määräajan täyttymisestä. Huomiointivapaa on pidettävä yhdessä jaksossa, jos mahdollista. Osa-aikaisen henkilön huomiointivapaan määrä lasketaan sen osa-aikaprosentin mukaan, joka on voimassa huomiointivapaan pitämisen aikaan. Osa-aikaisen henkilön huomiointivapaa voidaan pitää myös yksittäisinä työpäivinä. Lisäksi huomioitavalle henkilölle luovutetaan huomiointikoru yhteisessä tilaisuudessa, jossa muistetaan niitä henkilöitä, jotka ovat pitäneet huomiointivapaan edellisen vuoden aikana. "Polut" -nimisen huomiointikorun on suunnitellut Salpauksen kultaseppäopiskelija Mimmi Nylund.
3 (6) Riipuskoru Taskukoru 1.2. Ikämerkkipäivän ja eläkkeelle siirtyvän huomiointi Lähiesimies huolehtii muistamisesta merkkipäivinä (50 ja 60 v.) ja eläkkeelle siirtyvän henkilön työyksikön kokouksessa/tai muun yhteisen tilaisuuden yhteydessä. Merkkipäivän viettäjän omat toiveet otetaan huomioon. Hankittavan lahjan arvo on enintään 150 euroa. Jotta lahja on veroton, sen pitää olla työnantajan valitsema esinelahja tai yksilöity lahjakortti tietyn tavaran/palvelun ostoa varten (ei avointa lahjakorttia). Verottaja tulkitsee, että lahjoitettava avoin lahjakortti on veronalaista tuloa (rinnastettavissa palkkaan), jolloin siitä on pidätettävä vero osana palkanmaksua. Lahjan saajan tieto tulee olla joko laskussa itsessään tai se on kirjoitettava Raindancen kommenttikenttään. HUOM. lahjansaaja ja tilaaja eivät saa olla sama henkilö. Viranhaltijapäätöstä henkilöstön lahjakorttihankinnasta ei tarvitse tehdä, kun toimitaan huomioimiskäytäntö-ohjeen puitteissa. Lahjan lisäksi annetaan myös kukkakimppu. Ikämerkkipäivinä (50 ja 60 v.) lisäksi lähetetään toimitusjohtajan ja rehtorin allekirjoittama sähke kotiosoitteeseen. Henkilöstöpalvelut vastaa sähkeiden lähettämisestä. Eläkkeelle siirtyvää työntekijää voidaan muistaa lisäksi kahvitilaisuudella ja/tai muulla soveltuvalla tavalla. 1.3. Työntekijän huomiointi palvelussuhteen päättyessä Palvelussuhteensa päättävää työntekijää voidaan huomioida kahvitilaisuudella ja/tai muulla soveltuvalla tavalla. Huomioimisesta päättää lähiesimies.
4 (6) 1.4. Opinto-, kilpailu- tai muiden saavutusten huomiointi Lähiesimies vastaa merkittävien opinto-, kilpailu- tai muiden saavutusten huomioimisesta kukkakimpulla tai muulla soveltuvalla tavalla työyksikön henkilöstökokouksessa tai muussa yhteisessä tilaisuudessa. 1.5. Arvonimet Arvonimeä haetaan tasavallan presidentiltä kirjallisesti, perustellulla hakemuksella. Arvonimen hakemiseen liittyvästä valmistelusta vastaa Henkilöstöpalvelut. Esityksen yhtymähallitukselle tekee toimitusjohtaja/rehtori. 1.6. Valtiolliset kunniamerkit Esitykset perusteluineen valtiollisten kunniamerkkien anomisesta tekee toimitusjohtaja tai rehtori. Esitykset valmistellaan Henkilöstöpalveluissa ja käsitellään johtoryhmässä. 1.7. Muut kunnia- ja ansiomerkit sekä huomioimiset Muiden kunnia- ja ansiomerkkien (esim. ammatilliset ansiomerkit) sekä muiden huomioimisten anomisesta tehdään esitys toimitusjohtajalle tai rehtorille. Esitykset valmistellaan Henkilöstöpalveluissa. 1.8. Henkilöstötilaisuudet Koko henkilöstön yhteisten tilaisuuksien järjestämisestä päätetään vuosittain johtoryhmässä. Henkilöstöpalvelut vastaa valmisteluista. Työnantaja tarjoaa henkilöstölle joululounaan henkilöstöravintoloissa. Kustannuksista vastaa kukin työyksikkö. Salpauksessa järjestetään lisäksi henkilöstön kehittämispäiviä ja virkistystilaisuuksia yhteisten johtoryhmässä päätettyjen linjausten mukaisesti. 1.9. Lahjojen ja kukkatervehdysten hankinta Viestintä- ja markkinointipalvelut huolehtii lahjavalikoiman ja hankintapaikkojen kartoituksen. Yksiköiden esimiehet tilaavat tarvitsemansa lahjat henkilöstöään varten kaksi kertaa vuodessa. Joululahjojen hankkimisesta päätetään vuosittain johtoryhmässä. Salpauksessa ei työnantajan kustannuksella anneta lahjoja eri työyksiköissä työskenteleville työtovereille.
5 (6) Yksiköt huolehtivat itse tarvitsemiensa kukkatervehdysten hankinnasta. 1.10. Muistaminen sairaus- ja kuolemantapauksissa Lähiesimies muistaa alaistaan tilanteeseen sopivalla tavalla henkilökohtaisissa tilanteissa, esimerkiksi vakava sairastuminen tai lähiomaisen (vanhemmat, lapset, puoliso) kuolema. Työntekijän kuolemantapauksessa lähiesimies voi sopivalla tavalla muistaa, esimerkiksi lähettämällä adressin tai kukkalaitteen omaisille. Lähiesimies huolehtii suruliputuksen ja mahdollisen hiljaisen hetken järjestämisestä. 2. Luottamushenkilöt 2.1. Muotokuvat ja henkilövalokuvat Kuntayhtymän hallituksen puheenjohtajasta teetetään kehystetty valokuva, joka otetaan uuden kauden alussa tehtävän vastaanottamisen jälkeen. Mahdollisista muista kuvattavista päättää toimitusjohtaja. Maalattuja muotokuvia teetetään kuntayhtymän hallituksen harkinnan mukaan tapauskohtaisesti. Esityksen tekee hallituksen puheenjohtaja. Yksiköissä olevat muotokuvat ja henkilökuvat säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisella tavalla. 2.2. Merkkipäivämuistamiset Toimitusjohtaja ja rehtori huolehtivat luottamushenkilöiden muistamisesta mm. 50-, 60- ja 70-vuotismerkkipäivinä toimielimen kokouksen tai muun yhteisen tilaisuuden yhteydessä. Merkkipäivän viettäjän omat toiveet otetaan huomioon. Hankittavan lahjan arvo on enintään 150 euroa (sis. ALV). Lahjan lisäksi annetaan myös kukat ja henkilöstöpalvelut lähettää sähkeen toimitusjohtajan ja rehtorin 50-, 60- ja 70-vuotismerkkipäivinä kotiosoitteeseen. Joululahja Toimitusjohtaja ja rehtori muistavat yhtymähallituksen ja ammattiosaamisen toimikunnan, SORA-toimikunnan ja tarkastuslautakunnan jäseniä jouluna lahjalla. 3. Yritysten ja muiden yhteisöjen ja niiden edustajien muistaminen Salpauksen yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien muistaminen esimerkiksi vuosi- ja syntymäpäivinä ratkaistaan tapauskohtaisesti. Koska Koulutuskeskus Salpaus kuntayhtymä on julkisin varoin toimiva organisaatio, on
6 (6) lahjojen antamista harkittava huolella. Ulkopuolisille annettavat lahjat/lahjakortit (ulkopuolelta ostettavat tai oman talon lahjakortit) ovat rinnastettavissa edustamiseen, eivätkä ne voi olla arvoltaan suuria. Edustuskuluissa tulee huomioida alv-käytänteet (verollinen kustannus huomioidaan). Näistä hankinnoista tulee tehdä viranhaltijapäätös, sekä täyttää lomake lahjakortin tilaamisesta (lomakkeeseen vaaditaan mm. viranhaltijapäätöksen pykälänumero). Lahjat ja tervehdykset Sidosryhmien edustajien huomioiminen (esim. merkkipäivät, joululahjat) ratkaistaan tapauskohtaisesti. Tärkeimmille yhteistyökumppaneille lähetetään keskitetysti joulutervehdys sähköpostilla, jossa kerrotaan myös lahjoituksesta johtoryhmän määrittämään kohteeseen. Sähköpostissa on linkki Salpauksen verkkosivuilla olevaan sähköiseen joulutervehdykseen, jonka toteutuksesta huolehtii Viestintä- ja markkinointipalvelut. 4. Liputus Koulutuskeskus Salpauksessa liputetaan virallisten liputuspäivien ja ohjeiden mukaisesti. Lisäksi voidaan liputtaa juhla- ja muissa tilaisuuksissa, kuten valmistumispäivinä. Lisäohjeita liputuksesta: https://phkk365.sharepoint.com/sites/intra/kaytossasiolehyva/kiinteistot/liputky ltit Suruliputus: https://phkk365.sharepoint.com/sites/intra/kaytossasiolehyva/turvallisuus/kriisi viestinta 5. Yhteystiedot Henkilöstön ja luottamushenkilöiden ikämerkkipäiväsähkeet Lisätietoja: toimistosihteeri Mirja Aho Arvonimien anominen Lisätietoja: henkilöstösuunnittelija Riitta Niiniaho Huomiointikäytäntö ja sen ohjeistus Lisätietoja: henkilöstöpäällikkö Jarmo Kröger ja henkilöstösuunnittelija Erika Penttilä Lahjatavaravalikoima ja siihen liittyvät ohjeet ja tilaukset Lisätietoja: Yhteyssuunnittelijat Nanna Mäkelä ja Taija Pitkänen