KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 1 Kokousaika Tiistai 12.4.2016 kello 18.00 19.58 Kokouspaikka Syöksynsuun leirikeskus, Syöksynsuu 27, Hämeenlinna Läsnä Antti Hieta puheenjohtaja Kalervo Aaltonen Irja Appelroth Mika Einiö Liisa Ilonen-Teivonen Olli Ilomäki Erkki Jaalama Jorma Lundström Marja-Leena Nykänen varapuheenjohtaja Reetta-Maria Tolonen-Salo Tauno Korhonen vara Erkki Alanen Leena Pietilä Heikki Kilpeläinen Kai Kauppinen Eija Rantala Tuija Niemi-Nikkola ykv pj ykv vpj ykn talousjohtaja kiinteistöpäällikkö kiinteistösihteeri Käsitellyt asiat 16 28 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Antti Hieta Sihteeri Tuija Niemi-Nikkola n tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna 20.4.2016 Allekirjoitukset Erkki Jaalama Marja-Leena Nykänen yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto 25.4. 9.5.2016 Todistaa Talousjohtaja Kai Kauppinen Otteen oikeaksi todistaa:
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 2 16 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 17 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty ille sekä sähköpostina että kirjepostina 7.4.2016. Johtokunnan kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 18 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslistan mukainen järjestys. 19 ntarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta ntarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Erkki Jaalama ja Marja-Leena Nykänen.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 3 20 Ilmoitusasiat Sampo Lepistön ilmoitus 28.2.2016 Päivi Verhon ilmoitus 8.4.2016 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 17.2.2015 / 11 on jatkanut Destia Oy:n kanssa maa-aineksen otto-oikeuden sopimusta Rengon Kinttumäenharjusta 1.7.2015 ja sopimus on voimassa 1.7.2025 asti. Destia on toimittanut ympäristöluvan, maa-ainesluvan ja pohjaveden tarkkailuraportin seurakuntayhtymälle. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtoryhmän muistio 1 / 2016 Talousjohtajan päätösesitys: Johtokunta merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 4 21 Talousarvion toteutuminen 1.1. 28.2.2016 Esityslistan liitteenä 1 on hautaustoimen ja liitteenä 2 kiinteistötoimen talousseuranta ajalta 1.1. 28.2.2016. Pylväät viestittävät kuluneen vuoden toteutuneita kuluja helmikuun loppuun saakka ja katkoviiva näyttää kuluvan vuoden talousarviota, joka on jaettu tasan kaikille kuukausille. Talousjohtajan päätösesitys: Talousarvioseuranta merkitään tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 5 22 Kiinteistötarkastus Syöksynsuun leirikeskukseen Johtokunnan kokouksessa on sovittu, että johtokunta kokoontuu seurakuntayhtymän eri toimitiloissa ja että kokousten yhteydessä suoritetaan kyseisen toimipisteen kiinteistötarkastus (johtokunnan tehtävät 13, kohta 11). Tällä kertaa tutustumme Syöksynsuun leirikeskukseen. Talousjohtajan päätösesitys: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta tekee kiinteistötarkastuksen ja käy aiheesta keskustelun. Päätösesitys hyväksyttiin. Johtokunta totesi Syöksynsuun leirikeskuksen olevan erinomaisen siistissä kunnossa. Keskustelun kuluessa johtokunnassa nousi esille rantasaunan vuokrausmahdollisuuden tarjoaminen ulkopuolisille ja tilojen käyttöasteen seuranta toimintakaudella.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 6 23 Vanajan ja Hauhon hautausmaiden sankarihautojen kunnostustöiden urakkatarjoukset Insinööritoimisto Tapio Mustonen Oy on lähettänyt Vanajan ja Hauhon hautausmaiden sankarihautojen kunnostustöistä suunnitelmien mukaisesti 10.3.2016 urakoitsijoille liitteen 3 mukaisen urakkatarjouspyynnön. Sankarihautojen kunnostustyö 2015 2017 on liite 4. Tarjouspyynnöt lähetettiin seuraaville: Kivityö Kaseva Oy, IKJ Rakennus Oy ja Ojares Oy. Kaikki jättivät tarjouksensa määräaikaan perjantaihin 1.4.2016 klo 12.00 mennessä. Yhteenveto on liite 9. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta valitsee Vanajan ja Hauhon hautausmaiden sankarihautojen kunnostustöiden urakoitsijaksi edullisimman tarjouksen jättäneen Kivityö Kaseva Oy:n kokonaishintaan 216.442 sis. alv. 24 %. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta valitsi Vanajan ja Hauhon hautausmaiden sankarihautojen kunnostustöiden urakoitsijaksi edullisimman tarjouksen jättäneen Kivityö Kaseva Oy:n kokonaishintaan 216.442 sis. alv. 24 %.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 7 24 Hämeenlinnan kirkon sisätilan mahdolliset muutokset Hämeenlinna-Vanajan seurakuntaneuvosto 8 / 29.10.2015 / 160 / Hämeenlinnan kirkon sisätilan mahdolliset muutokset Syksyn 2015 alussa muutama työntekijämme on esittänyt Hämeenlinnan kirkkoon sellaisia lähinnä kirkon penkkeihin liittyviä muutoksia, joita on perusteltua pitää kirkkotilaan vaikuttavina olennaisina muutoksina. Puheenjohtaja oli ke 21.10.2015 puhelimitse yhteydessä Museoviraston intendentti Anu Laurilaan Hämeenlinnan kirkon sisätilojen mahdollisten muutosten merkeissä. Puhelussa kävimme läpi muutosten tekemisen hallinnon polun. Asia etenee seuraavalla tavalla: 1. Seurakunta kokoaa muutosideat. Tätä työtä teimme työntekijätasolla ke 30.9.2015 kirkossa. 2. Seurakuntaneuvostolle muutosideoiden esittely kokouksessa 29.10.2015 3. Museoviraston intendentti Anu Laurilalle esitellään muutosideat ja kuullaan hänen näkökulmansa ja ideansa asiasta. Tämä tapaaminen on alustavasti sovittu pidettäväksi pe 13.11.2015 klo 10-14 kirkossa. Anu Laurila laatii tapaamisesta muistion. 4. Kun neuvottelut saadaan valmiiksi siitä, millaisia muutoksia kirkkoon tehdään, laaditaan lopulliset L2- tai pääpiirustukset. Niihin liitetään tiivis selostus muutoskohdista, ja mahdollisesti muutama valokuva ja/tai havainnepiirros. Nämä asiakirjat seurakuntayhtymän kiinteistö- ja hautatoimen johtokunta käsittelee ja lähettää ne edelleen Museovirastolle lausuntoa varten. 5. Kun Museoviraston lausunto on saatu. aineisto käsitellään seurakuntayhtymän yhteisessä kirkkovaltuustossa, sitten seurakuntayhtymä toimittaa yhteisen kirkkovaltuuston päätöspöytäkirjan suunnitelmaliitteineen tuomiokapitulille, joka antaa oman lausuntonsa ja toimittaa saman tien asiakirjat kirkkohallitukseen. 6. Kirkkohallitus käsittelee asian Kirkkolain 14 luvun 2 :ssä mainittuna vahvistamisasiana. Kirkkohallituksen yliarkkitehti Antti Pihkala toimii asian esittelijänä kirkkohallituksen täysistunnossa, joka kokoontuu kerran kuussa. Edellä oleva lyhyesti: Kirkkohallitus on vahvistava viranomainen, Museovirasto on lakisääteinen lausunnon antaja. Seurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto tekee määräenemmistöllä päätöksen olennaisesta muutoksesta. Seurakuntaneuvostolle esitellään esille nousseet muutosesitykset käyttäen apuna panoraamakuvaa osoitteesta: http://www.hameenlinnanseurakunnat.fi/yhtyman-tilat/hameenlinnan-kirkko/ Muutosideat: 1. puolikiinteä videotykkiasema alttarilta katsottuna vasemman penkkiryhmän 3-4 riville. 2. Raatihuoneenkadun puoleisen lehterin alle irtotuolein toteutettu pienimuotoisten iltakirkkojen ja kirkkokahvien tila, vain puolet lehterin alapuolesta varattaisiin tähän tarkoitukseen 3. mahdollisesti hankittavan flyygelin sijoittaminen saarnatuolin alapuolelle lattiatasolle 4. sakastin uuden kaapin sijoittaminen ja lattian kunnostus 5. valonsuojaverhon hankinta luoteen puoleiseen ikkunaan. Puheenjohtajan päätösesitys: Seurakuntaneuvosto 1. merkitsee tiedoksi selvityksen prosessin kulusta 2. hyväksyy muutosideat nro 1-5 Seurakuntaneuvosto
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 8 1. hyväksyi kohdat 1 ja 2 2. päätti tehdä lisäksi seuraavat muutosehdotukset: Kirkon edestä käsin kaksi ensimmäistä penkkiä tulee vaihtaa irtotuoleiksi. Tällä helpotetaan orkesterien ja kuorojen käyttämistä tilaisuuksissa. Alttaritaulun valaistuksen uusiminen. Tällä hetkellä varjot ovat keskeisessä roolissa alttaritaululla. Suntioiden pienen sosiaalitilan rakentaminen. Tällä hetkellä heillä ei ole sellaista. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta Hämeenlinnan kirkon sisätilamuutoksia käsiteltiin kirkkoherra Timo Kalajan koolle kutsumassa palaverissa 13.11.2015 (palaveri 1). Läsnä olivat museoviraston intendentti Anu Laurila, Timo Kalaja, Kai Kauppinen, Eija Rantala, Esa Lehtonen ja Osmo Nissi. Intendentti Anu Laurila on toimittanut palaverista liitteenä 5 olevan muistion. 1) Kirkkosalin penkkimuutoksista tilataan arkkitehdiltä tutkielma, jossa mitoitetaan tila flyygelille sekä orkesterille esim. mahdollinen uusi koroke. 2) Arkkitehti suunnittelee pyörillä kulkevan pöydän, joka toimii alttaripöytänä tilaisuuksissa Raatihuoneenkadun puoleisen lehterin alla. 3) Videotykin sijoitusmahdollisuudet 4) Valosuojaverhoa ei asenneta 5) Valaistusta säädetään niin, että päästään eroon alttaritaulun varjoista 6) Uusia vesipisteitä kirkkoon ei tehdä Toinen palaveri on pidetty kirkossa 4.3.2016, jolloin paikalla oli myös johtava kanttori Heikki Seppänen. Tällöin käsiteltiin nimenomaan flyygelin sijoitusta ja mahdollista uutta orkesterikoroketta. Keskustelun pohjalta arkkitehti Asko Kaipainen on laatinut kaksi esitystä muutostöistä. Liitteenä ovat kirkkosalin pohjakuva nykymuodossa (liite 6) sekä kaksi vaihtoehtoista luonnosta muutostöistä (liitteet 7 ja 8). VE 1 Kirkkosalin ensimmäinen penkkirivi poistettaisiin kummaltakin puolelta, jolloin flyygeli voitaisiin sijoittaa luonnoksen esittämällä tavalla pääsisäänkäynnistä katsoen vasemmalle puolelle salin etuosaan. Lisäksi lattiatasoon mahtuisi orkesterialue, jolloin koroketta ei tarvittaisi lainkaan. VE 2 Kirkkosalin vasemmalta puolelta kaksi ensimmäistä penkkiriviä lyhennettäisiin ja flyygeli sijoitettaisiin luonnoksen esittämällä tavalla. Orkesteria varten rakennettaisiin aina tilapäinen koroke, joka tukeutuu alttarialueen portaaseen ja ensimmäiseen penkkiriviin. Luonnoksen VE 1 etuna on selkeä orkesterille käytettävä tila salin etuosassa ilman tilapäisiä rakennelmia samalla säilyttäen kirkkosalin symmetrian. Alustavan tiedustelun mukaan museoviraston suhtautuminen asiaan on ollut myönteinen.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 9 Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että Hämeenlinnan kirkon penkkimuutoksena esitetään vaihtoehtoa yksi VE 1, ensimmäisen penkkirivin poisto kokonaisuudessaan. Johtokunta pyytää museovirastolta asiasta virallisen lausunnon. Päätösesitys hyväksyttiin. Lisäksi todettiin, että museoviraston intendentti Anu Laurila ei hyväksynyt muutosideaa, jossa Raatihuoneenkadun puoleisen lehterin alla olevat penkit korvattaisiin irtotuoleilla.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 10 25 Muut asiat Hautausmaiden kausityöntekijöiden työnjohtaja aloitti 1.2.2016. Kesä- ja kausityöhakemuksia tuli yhteensä 207 sisältäen edellisinä vuosina kausityöntekijöinä toimineiden hakemuksia 26. Hautausmaiden kesä- ja kausityöntekijöiden työsopimukset on kirjoitettu, Hauhon sopimukset ovat kesken. Alle 18 vuotiaiden hakemuksia tuli yhteensä 161. Valinta tehtiin arpomalla ja nuoria valittiin kaksi 16 hengen ryhmää. Työjakso on kaksi viikkoa, joista toinen ryhmä työskentelee ajalla 6.6. 17.6. ja toinen 27.6. 8.7.2016. Työskentely tapahtuu hautausmaiden lohkojen vetäjien valvonnassa. Loimalahden ja Syöksynsuun leirikeskusten kesäisäntä ajalle 1.6. 5.8.2016 on valittu. Lisäksi ko. leirikeskuksiin keittiö- ja siivoustehtäviin tulee neljä kesätyöntekijää sekä lähetysemäntä. Vahtimestarityöhön tulee kaksi kesätyöntekijää. Johtokunta toivoi, että alle 18 vuotiaiden työllistämisestä kootaan risut ja ruusut ja ne tuodaan johtokunnalle tiedoksi. Talousjohtaja ja kiinteistöpäällikkö kertoivat seurakuntayhtymän kirkkojen vakuutuksista, kuivasprinkleri-järjestelmistä ja kameravalvonnoista. Talousjohtaja kertoi, että Hämeenlinnan kirkon ajannäyttökelloasiaa on tutkittu sekä seurakuntayhtymän että kaupungin arkistoista. Asian selvittelyä jatketaan. Talousjohtaja antoi johtokunnalle selvityksen hautainhoitorahaston taseesta.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 11 26 Seuraava kokous Seuraava kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kokous pidetään tiistaina 17.5.2016 klo 18.00 Ahvenistolla, tutustumme kappeliin ja hautausmaahan. 27 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus an liitettiin Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todettiin pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 28 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.