Seudullisten yrityspalveluiden seurannan kehittäminen Teemu Kaakinen, Balentor Oy
Toimeksianto Kevään kehitystyön tuotoksena syntyy yksinkertainen seuduittain sovellettavissa oleva seurantakokonaisuus, jossa hyödynnetään verkostotoimijoilla jo olemassa olevia järjestelmiä Malli on rakennettu siten, että sitä voidaan soveltaa yhteistyön eri kehitysvaiheessa olevilla seuduilla
Alkuvaiheessa havaittua Useilla alueilla seudullinen yhteistyö on vielä käynnistymis- ja muotoutumisvaiheessa. Sopimukset on saatu voimaan ja ensimmäisiä yhteistyön kehittämiseen tähtääviä toimenpiteitä on sovittuna. Tyypillisesti yhteistyö on pisimmällä alkavien yritysten neuvontaa liittyvissä toimissa. Parhaat kokemukset seuduilla liittyvät yhteiseen tekemiseen: on valittu yhdessä tiettyjä teemoja tai osa-alueita, joita on lähdetty viemään eteenpäin. Systemaattinen tavoitteiden asettaminen, toiminnan suunnittelu, seuranta, vaikuttavuuden arviointi sekä kehittäminen eri asiakasryhmissä ovat monilla seuduilla vielä alussa.
Mallin työstäminen Seuraavaa aineistoa on työstetty kevään 2012 aikana valmisteluryhmän (TEM, Ely, TE-Toimisto, Kehittämisyhtiöt, Uusyrityskeskus, ProAgria) sekä Pirkanmaan ja Päijät-Hämeen pilottialueiden kanssa. Seudullisten yrityspalveluiden seurannan kehittämisessä on selkeästi vahvistui neljä keskeistä osa-aluetta: Seudullisten yrityspalveluiden organisoituminen Yhteistyön vuosikello Toimintasuunnitelman edelleen kehittäminen Mittaustiedon hyödyntäminen toiminnan suunnittelussa ja seurannassa
Seudullisten yrityspalveluiden seurantamalli Organisoituminen (Yhteistyön tarkoitus ja tavoitteet, roolit ja vastuut) Mittarit ja seurantatieto (Mittaustiedon lähteet) SEUDULLISET YRITYSPALVELUT Yhteistyön vuosikello (Ohjausryhmätyö toiminnanohjaus) (Työryhmätyö toimenpiteet) Toimintasuunnitelma (Yhteistyön painopisteet, tavoitteet ja toimenpiteet)
Organisoituminen Roolit ja vastuut
Organisoituminen Organisoituminen on keskeinen tekijä seudullisen yhteistyön ja seurannan edelleen kehittämisessä. Osana sen kehittämistä on tärkeää, että Eri toimijoiden roolit ja tehtävät ovat selkeät Eri rooleihin on nimetty sopivat henkilöt (päätösvalta, ajankäyttö, osaaminen) Toimijat ovat motivoituneita kantamaan oman roolinsa ja toimimaan yhteistyössä Koordinaattorin roolissa toimivien aktiivinen ote seudulliseen toimintaan on keskeistä, jotta yhteistyö vakiintuu ja kehittyy toimijoiden välillä ELY:n seudullisten yrityspalveluiden koordinaattorin ja seutukoordinaattoreiden rooleja ja yhteistyötä tulee edelleen selkeyttää ja tiivistää (valtakunnallinen taso aluetaso seututaso)
Organisoituminen Seudulliset linjaukset & päätöksenteko Ohjausryhmä Seutukoordinaattori Työryhmä (t) TEM ELY:n vastuuhenkilö Seutukoordinaattori Toimintasuunnitelman valmistelu & toteutus Valtakunnallinen taso Alueellinen taso Seutukoordinaattori Seututaso
TEM:in rooli Yritys-Suomi kokonaisuudesta vastaaminen ja sen kehittäminen Seudulliset yrityspalvelut osana Yritys-Suomi kokonaisuutta vastuu ja kehittäminen Valtakunnan tason painopisteiden linjaaminen Valtakunnallisten kehityshankkeiden hallinta Valtakunnallisesti yhteisten työkalujen ja toimintamallien kehitys Valtakunnan tason mittaaminen: seuranta- ja palautetiedon keruu
ELY:n seudullisten yrityspalveluiden vastuuhenkilö (Ely-aluetason koordinointi) Ely-aluetason kokonaisuudesta vastaaminen TEM:n asiakkuusstrategian ja kvintettitoiminnan kytkentä seudullisiin yrityspalveluihin Valtakunnallisen, alueellisen ja seudullisen toiminnan välinen linkkihenkilö Tiedon tuoja TEM:istä alueelle ja sen seuduille Tiedon viejä seuduilta alueelle ja TEM:iin Seudullisten yrityspalveluiden koordinointi alueella Alueen vuosikello seutujen tueksi Seutujen suunnitelmien laadinnan, ohjausryhmätyön ja yhteistyön kehittymisen tuki ja seuranta Säännölliset tapaamiset seutujen koordinaattoreiden kanssa ja maakunnallisen yhteistyön tukeminen Ely-alueen yhteisten tilaisuuksien ja koulutusten järjestäminen yhteistyössä seutukoordinaattoreiden kanssa. TEM-kvintetin hallussa olevan seuranta- ja mittaustiedon järjestäminen seututoimijoiden käyttöön. Alueella tapahtuvien yrityskehityshankkeiden kokonaistiedonhallinta (rahoittajilta tietoa kentän kehitystoimijoille)
Seutukoordinaattori Seudun yhteistyön toimivuudesta ja kehityksestä huolehtiminen Jatkuva aktiivinen yhteydenpito seudun eri toimijoihin Seututoiminnan systematiikasta vastaaminen Yhteistyön vuosikello Ohjausryhmän ja työryhmän tapaamiset Seuranta- ja mittaustiedon kokoamisen koordinointi Seudun toimintasuunnitelman valmistelun, toteutuksen ja seurannan koordinointi Rajapinnat myös muihin seudun keskeisiin toimijoihin, jotka eivät vielä ole sopimuksen piirissä Seudullinen viestintä (alueen seutujen Yritys-Suomi viestintä) Kehitysprojektien etenemisen seuranta Seudun yhteisten koulutustilaisuuksien järjestäminen yhdessä seudun toimijoiden kanssa. Yhteistyö Ely:n vastuuhenkilön kanssa
Seudun ohjausryhmä Seudun strategiset painopisteet ja linjaukset toimintasuunnitelmien pohjaksi Toimintasuunnitelmien hyväksyntä Seudullisen mittaustiedon käsittely ja johtopäätökset Suunnitelman toteuman seuranta 2-3 krt / vuodessa Resurssien määrittely eri toimenpiteisiin Osallistujina seudullisten sopimusten allekirjoittaneiden organisaatioiden johdon edustajat sekä yritysten edustajia Ohjausryhmän puheenjohtaja mieluiten yritystaustainen henkilö, jolla on riittävä tuntemus julkisten yrityskehitysorganisaatioiden toiminnasta Seutukoordinaattori toimii ohjausryhmän sihteerinä
Seudun työryhmä(t) Operatiivisesta toiminnasta vastaavat henkilöt Seudun koordinaattori puheenjohtajana / sihteerinä Toimintasuunnitelman luonnoksen laadinta ja budjettiehdotus Toimintasuunnitelman toteutus Kokoontuminen kuukausittain Seudulla voi olla yksi tai useampia työryhmiä yhteistyön kehittämisen painopisteistä ja tavoitteista riippuen.
Yhteistyön vuosikello
Yhteistyön vuosikello Yhteistyön vuosikellon tarkoitus on systematisoida, jäsentää ja tuoda ennakointia seudun yhteistyöhön Seudullinen yhteistyön vaikuttavuus vaatii toimijoilta Ohjausryhmätyötä seudullisten painopisteiden määrittämiseen ja päätöksentekoon Työryhmätyötä toimintasuunnitelman toteuttamiseen ja kehittämistyöhön Tiivistä yhteistyötä ja tavoitteellisuutta Yhteistyön tulee olla säännöllistä Ohjausryhmä 2-4 krt / vuodessa Työryhmä 6-12 krt / vuodessa Yhteistyö on yhteistyötä ja se vaatii toimijoilta riittävän tiivistä otetta ja tahtotilaa yhteistoimintaan!
Yhteistyön vuosikello Ohjausryhmätyö 2-4krt/v Ennakointi, linjaukset ja päätöksenteko Työryhmä(t) 6-12 krt/v Sovittujen asioiden tekeminen ja kehittäminen TR TR Vuosisuunnittelu TR TR Yhteistyön vuosikello on selkäranka, joka luo suunnitelmallisuutta ja systemaattisuutta yhteistyön seurannalle ja kehittämiselle TR Seuranta ja väliarviointi TR Seuranta ja väliarviointi TR TR
Ohjausryhmätyö Roolina: Strategiset linjaukset suunnitelman kommentointi /hyväksyntä - toteuman seuranta Seudun strategiset painopisteet ja linjaukset toimintasuunnitelmien pohjaksi (lokakuu) Toimintasuunnitelmien hyväksyntä ja resursointi (joulukuu) Seudun toimintasuunnitelman toteutumisen ja mittareiden seuranta esim. tammikuu-toukokuu-syyskuu esim. maaliskuu-kesäkuu-lokakuu
Työryhmätyö(t) Toimintasuunnitelman ehdotuksen valmistelu seuraavalle vuodelle (syys-lokakuu) Toimintasuunnitelman tarkentaminen annettujen linjausten pohjalta (marras-joulukuu) Kuukausittaiset tapaamiset toimintasuunnitelman toteuttamisen seurantaan ja kehitystyöhön (tapaamiset tulee kalenteroida 6-12kk ajanjaksolle eteenpäin)
ELY:n seudullisten yrityspalveluiden vastuuhenkilön ja seutujen koordinaattoreiden yhteistyötapaamiset Alueen kokonaisuuden tarkastelu Yhteisten linjausten eteneminen eri seuduilla (linkitys valtakunnan tasoon) Tapaamisia 6-12 krt vuodessa Kahdenkeskiset keskustelut seudun koordinaattorin kanssa Osallistuminen seudun ohjausryhmän / työryhmän työhön ELY:n vastuuhenkilön ja alueen seutukoordinaattoreiden yhteiset tapaamiset
Ely-alueen seutujen yhteiset ajankohtaispäivät Yhteisen ymmärryksen ja sitoutumisen vahvistaminen Kaikille seudullisten yrityspalveluiden sopimuksen osapuolille ja tärkeille verkostotoimijoille Ajankohtaiset keskustelunaiheet alueen kehittämisessä esim. ennakointitiedon käsittely, strategisten painopisteiden kommentointi, hyvien käytäntöjen jakaminen, seudun yrityskehityshankkeista keskustelu 2-4 krt vuodessa Ajankohtaispäivien järjestäminen on Ely:n seudullisten yrityspalveluiden vastuuhenkilöiden tehtävänä Seutujen yhteisten koulutus- ja osaamisenkehittämistilaisuuksien järjestäminen yhdessä seudun toimijoiden kanssa
TEM:in valtakunnalliset tapaamiset seutujen koordinaattoreille Valtakunnan tason tulevaisuus ja palaute kokemuksista Vertaisoppiminen ja parhaiden käytäntöjen jakaminen Valtakunnan tason ajankohtaiset asiat 1-2 krt vuodessa
Toimintasuunnitelma
Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelma on yksi keskeinen kaikille seuduille yhteinen toiminnan seurannan työkalu Toimintasuunnitelmaa on kehitetty siten, että sen kautta Asetetaan selkeämmin tavoitteita Jaetaan vastuita Voidaan seurata toimintaa Toimintasuunnitelma on jaettu siten, että siinä suunnitellaan sekä yhteistyön kehittämistä että yhteistyötä eri asiakassegmenteissä Tehty muutos vahvistaa asiakasnäkökulman esillä pitoa ja toiminnan kytkeytymistä TEM:n asiakkuusstrategiaan
Toimintasuunnitelma - perustietosivu Yhteistyön missio ja visio Sopimusosapuolet - Sopimuksen allekirjoittaneet organisaatiot Koordinaattori - Koordinaattori organisaatio, henkilö ja hänen yhteystiedot Ohjausryhmä - ohjausryhmätyön tarkoitus - puheenjohtaja - jäsenten nimet ja taustaorganisaatiot Työryhmä(t) - työryhmän tarkoitus - puheenjohtaja - jäsenten nimet ja taustaorganisaatiot Vuosikello - ohjausryhmän ja työryhmän tapaamisten aikataulut ja teemat Painopisteet v. 201x 1. 2. 3. 4. 5. 6. Budjetti 201x
Toimintasuunnitelma - perustietosivu Yhteistyön missio ja visio Valtakunnallisesti seudullisilla yrityspalveluilla on yhteinen missio ja visio, seutu voi tarvittaessa syventää tätä määritelmää oman seudun toimijoiden yhteisiä päämääriä kuvaavaksi. Sopimusosapuolet Kuvaus organisaatioista, jotka ovat seudulla allekirjoittaneet seudullisen yrityspalvelusopimuksen. Seutukoordinaattori Kyseisen seudun seudullisten yrityspalveluiden koordinaattorina toimiva organisaatio ja kyseisen organisaation nimeämä henkilö sekä hänen yhteystietonsa Ohjausryhmä Kyseisen seudun seudullisten yrityspalveluiden ohjauksesta vastaavan ryhmän rooli, puheenjohtaja ja jäsenet Työryhmä(t) Seudulla olevat työryhmät ja niiden toiminnan tarkoitus sekä puheenjohtajat ja jäsenet Vuosikello Ohjausryhmän ja työryhmän tapaamisten aikataulut. Vuosikello voi olla myös kuvattuna suunnitelman liitteenä. Painopisteet v. 201x Kyseisen vuoden tärkeät kehittämisen painopisteet, jotka on tarkemmin puretaan auki toimintasuunnitelmassa Budjetti 201x Jos seututoimijoiden yhteistyön kehittäminen tai asiakastyö vaatii määrärahoja myös nämä tarvittavat tai käytettävissä olevat resurssit on hyvä vuosittain määritellä
Toimintasuunnitelma - perustietosivu Segmentit: yrityksen perustajat, paikalliset pienyritykset, kotimarkkinoille keskittyvät pk-yritykset, kansainvälistymällä kasvua hakevat pk-yritykset, suur-yritykset
Toimintasuunnitelma - perustietosivu Tavoite Mitkä ovat yhdessä asetettavat tavoitteet? Toimenpiteet Mitkä ovat yhteistyössä tehtävät toimenpiteet, joilla tavoite aiotaan saavuttaa? Mittari Millä onnistumista arvioidaan? Mittarina voi myös olla asioiden toteutumisen seurannan mittaaminen esim. onko sovitut asiat tehty vai ei? Vastuu Kuka sovittujen toimenpiteiden toteuttamisesta vastaa? Jos toteutusvastuu jakautuu useammalle eri taholle, on hyvä sopia kuka toimii koordinointivastuussa. Vastuukohdassa on myös hyvä pohtia tarvittavia resursseja ja niiden saatavuutta, onko esim. vastuutaholla mahdollisuus kohdentaa tehtävään tarvittava työaika. Aikataulu Mikä on toteutusaikataulu, sovitaanko asialle väliseurantapisteitä? Toteuma Toteumariviä täytetään seurattaessa asioiden etenemistä.
Mittarit ja seurantatieto
Mittarit - alustus Seudullisten yrityspalveluiden mittarit on jaettu kahteen eri luokkaan: Seudullisten yrityspalveluiden yhteistyötä ja toimintaa mittaaviin Seudun kehityssuuntia kuvaaviin mittareihin Mittareiden valinnassa on tärkeää valita seudun tavoitteita ja yhteistyön kehitystilaa tukevat mittarit Monille seuduille on ensimmäisessä vaiheessa kaikista hyödyllisintä varmistaa, että yhteistyön suunnittelu ja tekeminen alkaa kehittymään. Paras mittari on toimintasuunnitelmaan asetettavat tavoitteet ja niiden toteutumisen seuranta. Iso osa mittareista kertoo ennen kaikkea seudun tai alueen trendeistä, tärkeässä roolissa näiden mittareiden käytössä on tiedon pohjalta tehtävä tulkinta ja toiminnalliset johtopäätökset Valtaosa mittareista ei ole valtakunnallisesti vertailukelpoisia, koska eri seutujen mittaustiedon keruujärjestelmät ja -tavat vaihtelevat. Tämä ei kuitenkaan estä tiedon käyttöä seudun omassa toiminnassa.
Yhteistyötä kuvaavat mittarit
Seudun kehityssuuntia kuvaavat mittarit Mittari Mittayksikkö Mittaustiedon lähde Alue A. Alueen / seudun yritysten kehitys kpl ELY Seutu / aluetaso - Perustettujen yritysten määrä Eur Tekes - Lopettaneiden yritysten määrä PRH Trendien seuranta - Tunnistettujen kasvuyritysten määrä - Kasvuyritysten liikevaihdon kehitys B. Yrityskehitysrahoitus - Alueen yrityskehitysrahoituksen määrä ja sen jakauma eri segmentteihin C. Neuvontatapahtumien määrä eri segmentteihin Eur / segmentti Seurattavat toimenpiteet kpl / segmentti D. Alueen innovaatioherkkyys Tuoteväylän mittarit Alueen omat tutkimukset E. Alueen yritysten investointiaktiivisuus Investointirahoituksen määrä ja jakautuminen eri segmentteihin ELY Tekes Verkoston toimijat Toimijoiden crm järjestelmät Innovaatioasiamiehet Alueen toimijat ELY Tekes Finnvera Seutu / aluetaso Suunnitelma / toteuma Seutu Trendien seuranta Mittaustieto osin päällekkäistä ja vajavaista Aluetaso Aluetaso F. Työvoiman kehitys Kpl & % TE-toimisto Seutu / alue / valtakunta - Työttömien määrä - Työttömyysaste trendien tulkinta - Avoimet työpaikat - Yt-neuvottelujen piirissä olleet G. Alueen tai seudun omat tutkimukset Esim. Seudun toimijat Seutu / alue Alueellinen innovaatiotutkimus ELY:n aluekatsaus, ennakointiraportti, yritysharava Suomen yrittäjien tutkimukset H. Toimijoiden muu seuranta- ja mittaustieto
Kysymyksiä?
Pirkanmaan- ja Päijät-Hämeen pilottialueiden kokemukset
Missä meillä mennään? Miten tästä eteenpäin? Mitkä asiat tunnistat omalla seudullasi seuraaviksi kehitysaskeleiksi? 1. Seudullisten yrityspalveluiden organisoituminen 2. Yhteistyön vuosikello 3. Toimintasuunnitelman edelleen kehittäminen 4. Mittaustiedon hyödyntäminen toiminnan suunnittelussa ja seurannassa Listatkaa ajatukset oman seutunne osalta ja jakakaa ne yhdessä lähiryhmän kanssa. Kirjatkaa ryhmän ajatuksia ylös, jotta voitte jakaa ne muille paikallaolijoille.